PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH XÂY LẮP

Công ty Cổ phần SIS Việt Nam GIỚI THIỆU PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH XÂY LẮP (Construction Software Solution) SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION - Hà Nội, 01.2012 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Lĩnh vực hoạt động:  Chuyên nghiệp cung cấp Phần mềm Giải pháp quản trị nguồn lực DN - ERP  Kết hợp với Nhà cung cấp uy tín cung cấp giải pháp cho DN như: Chứng thực số - CA, Tư vấn Thuế trực tuyến (TANET.VN)…  Dịch vụ Kế toán - Thuế cho doanh nghiệp Phƣơng châm hành động: Dịch v , Đội ngũ SIS Việt Nam: Tận tuỵ, chu đáo với công việc Phong cách làm việc chuyên nghiệp, Hài hoà quan hệ đối tác, đồng nghiệp Luôn trau dồi kiến thức & Sản phẩm độc đáo Thành tích: SAO KHUÊ 2005, 2006, 2008 , 2009 & 2010 Cúp CNTT 2005 & 2006 Bằng khen Bộ TT-TT 2002 – 2005 Hơn 5.000 Khách hàng toàn Quốc Sản phẩm: SAS INNOVA 8.0 – & Quản trị DN Online SAS INNOVA 6.8.1/6.8.2 - Phần mềm Kế toán quản trị SAS INNOVA 2011 OPEN - PMKT thuế (Miễn phí BQ 100%) SAS ERP 8.0 - Phần mềm Quản trị tổng thể DN SAS INNOVA 8.0 HRM - Phần mềm Nhân tiền lương Khách hàng: Công ty CP SIS Việt Nam Địa : Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Hà Nội Tel: +84-4-35117785 Fax: +84-4-35117787 Hotline : 04.22001100 Email : sales@sisvn.com SIS Việt Nam www.sis.vn www.phanmemketoan.net www.sasopen.com Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction NỘI DUNG TÀI LIỆU Stt Mục Trang PHẦN I NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHUYÊN NGÀNH XÂY LẮP PHẦN II KHÓ KHĂN KHI DN CHƢA ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CHUYÊN NGÀNH 12 PHẦN III LỢI THẾ ỨNG DỤNG SAS INNOVA 8.0 - CONSTR VÀO QUẢN TRỊ 14 PHẦN IV GIỚI THIỆU TỔNG QUAN PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 - CONSTR 16 PHẦN V CHI TIẾT SAS INNOVA 8.0 - CONSTR 19 Quản trị nội dung đặc thù ngành xây lắp (SAS SP) 19 1.1 Nghiệp vụ giá thành dự toán - thực tế hoạt động xây lắp 19 1.2 Nghiệp vụ hạch toán & quản lý tổ/đội thi công 21 1.3 Nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho 23 1.4 Nghiệp vụ quản lý công nợ phải thu/trả khách hàng & nhà cung cấp 26 1.5 Nghiệp vụ quản lý khoản tạm ứng nội 29 1.6 Nghiệp vụ quản lý hoạt động đầu tư 30 1.7 Nghiệp vụ quản lý TSCĐ - CCDC, máy móc thi công công trình 31 1.8 Nghiệp vụ quản lý chi phí/giá thành - doanh thu, báo cáo tài 34 1.9 Nghiệp vụ kế toán thuế 38 Quản trị mua hàng (SAS PO) 41 Quản trị Bán hàng – Phân phối (SAS SO) 42 Quản trị Vốn tiền (SAS CA) 44 10 Tổng hợp (SAS GL) 46 11 Quản trị Hệ thống (SAS SY) 48 12 PHẦN VI QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS INNOVA 8.0 - CONSTR 50 13 PHẦN VII QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM 58 14 PHẦN VIII LIÊN HỆ 63 ALL FOR CUSTOMER! SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN I NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN ĐẶC THÙ CHUYÊN NGÀNH XÂY LẮP Xây lắp ngành tương đối đặc thù công việc quản lý & hạch toán kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản lý DN đòi hỏi cán kế toán phải cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin liên quan đến nhóm vấn đề như: Chi phí, giá thành công trình; Lãi lỗ công trình; Công nợ/Lãi lỗ theo tổ/đội thi công; Quản lý tình hình kho chân công trình; Quản lý khấu hao TSCĐ & máy móc thi công công trình; Quản lý khoản tạm ứng; Quản lý hoạt động đầu tư; Kết sản xuất kinh doanh… Mô hình tổ chức/quản lý DN Xây lắp Nghiệp vụ giá thành dự toán - thực tế hoạt động xây lắp Đây coi nghiệp vụ đặc thù kế toán DN xây lắp thường đối tượng để hạch toán quản lý chi phí & tính giá thành thực thời gian dài riêng lẻ, chi phí tương đối lớn với dự án, công trình Đồng thời yếu tố chi phí xây dựng góc độ định mức từ trước thực dự án (định mức số lượng, định mức tiền) Các định mức cung cấp phận kỹ thuật & theo quy chuẩn SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Việc xác định theo dõi chi phí, giá thành thực tế với định mức yếu tố quan trọng, từ xác định được, so sánh hai thông số để có đánh giá, điều chỉnh thực quản lý công trình, dự án cách hiệu Con số dự toán & thực tế thường xác định tiêu chi phí, khoản mục phí cho hạng mục, công trình xây dựng như:     Chi Chi Chi Chi phí phí phí phí vật liệu nhân công máy thi công khác… Chi phí, giá thành thực tế vào thực phát sinh tổ/đội thi công, phận quản lý vật tư – kho, phận nhân tiền lương, phận khác Nghiệp vụ hạch toán & quản lý tổ/đội thi công Các đơn vị phụ thuộc công ty hạch toán lãi đến Tổ/Đội thi công Mỗi Tổ/Đội thi công thi công lúc nhiều công trình, dự án khác Cần quản lý thông tin loại báo cáo chi tiết, tổng hợp: Báo cáo chi tiết tiền lãi Báo cáo tổng hợp tiền lãi cho công trình/dự án Tiền lãi vào Tiền ứng & Tiền Tổ/Đội sử dụng; lãi suất, cách tính lãi, thời gian tính lãi (thường theo ngày) phụ thuộc vào doanh nghiệp Chi tiết tiền lãi thể theo công trình theo khoảng thời gian tuỳ chọn người quản lý với tiêu như: Tiền công trình, tiền giữ lại, tiền sử dụng, tiền tạm ứng, chênh lệch, lãi suất, tiền lãi… SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho Vật tư doanh nghiệp xây lắp thường thực xuất kho thẳng từ nhà cung cấp đến chân công trình mà không qua bước giao nhận qua kho công ty Như vậy, quản lý cần theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho chân công trình, tổ đội thi công Mỗi công trình lấy vật tư gì, đâu với số lượng, giá trị cần quản lý chi tiết để đảm bảo tính xác khâu xác định chi phí tính giá thành thực tế cho công trình Bên cạnh xảy trường hợp điều chuyển từ kho công ty đến công trình chuyển vật tư từ công trình sang công trình khác nhiều yếu tố khác Các chứng từ nghiệp vụ thường là: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu xuất kho, … Báo cáo thể tổng hợp vật tư cho công trình, chi tiết vật tư (thẻ kho/sổ chi tiết vật tư) theo công trình Nghiệp vụ quản lý công nợ phải thu/trả khách hàng & nhà cung cấp Trong lĩnh vực xây lắp thường nhà cung cấp cung cấp cho không công trình mà cung cấp cho nhiều công trình lúc với vật tư khác nhau, dịch vụ khác Do đó, cần quản lý thông tin chi tiết nhà cung cấp cung cấp cho công trình vật tư dịch vụ gì, bao nhiêu? Hoặc nhà cung cấp cung cấp cho công trình gì, vật tư - dịch vụ gì, tình hình toán công nợ nào…? SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Tương tự với việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng, chủ đầu tư Một khách hàng, chủ đầu tư thực nhiều dự án, dự án có nhiều công trình, công trình có nhiều hạng mục công việc khác Cần theo dõi thông tin công nợ đến đối tượng Các thông tin chứng từ thường Phiếu mua/bán hàng, Hoá đơn đầu vào/ra, thu/chi… Các thông tin đầu thường sổ sách/báo cáo: Sổ chi tiết công nợ phải thu/trả theo khách hàng/nhà cung cấp; Sổ chi tiết theo đối tượng (Dự án, công trình, hạng mục…); Báo cáo tổng hợp, bảng cân đối phát sinh công nợ… Ngoài doanh nghiệp xây lắp yêu cầu quản lý công nợ theo: hạn toán; theo hạn mức nợ định; quản lý công nợ gồm lãi suất cho phần hạn toán (tỷ lệ lãi suất, ngày chậm trả, tiền lãi hạn…) Nghiệp vụ quản lý khoản tạm ứng nội Công ty xây lắp quản lý nhiều cấp Chi nhánh, Tổ/đội thi công với nhiều công trình khác nhau, đơn vị hạch toán độc lập hay phụ thuộc, công trình nhận trực tiếp từ chủ đầu tư từ Công ty mẹ việc theo dõi tạm ứng xảy nhiều, phức tạp đa dạng như: Theo dõi tình hình tạm ứng đơn vị, người nhân viên với dự án, công trình, hạng mục Theo dõi trình hoàn ứng cán nhân viên dạng báo cáo công nợ chi tiết, tổng hợp gắn theo nhiều tiêu thông tin SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Nghiệp vụ quản lý hoạt động đầu tƣ Ngoài nghiệp vụ nhận công trình/dự án từ khách hàng, doanh nghiệp xây lắp trực tiếp thực hoạt động đầu tư xây lắp công trình Với dự án này, DN tự bỏ vốn để thực đầu tư từ bắt đầu hình thành dự án kết thúc dự án Sau tiến hành cung cấp thị trường trực tiếp quản lý dự án, công trình Để quản lý dự án/công trình đòi hỏi cấp quản lý DN phải nắm đầy đủ thông tin chi phí đầu tư cho công trình từ bắt đầu hoàn thành công trình Các yếu tố chi phí bóc tách nhiều giai đoạn, nhiều hạng mục đầu tư, … Bên cạnh cần đưa báo cáo phục vụ điều hành như: Tổng hợp đầu tư, Báo cáo theo dõi yếu tố chi phí đầu tư cho dự án, … Căn vào báo cáo này, nhà đầu tư (DN) biết với công trình tổng chi phí tính đến thời điểm bao nhiêu, gồm loại chi phí nào… Nghiệp vụ quản lý TSCĐ - CCDC, máy móc thi công công trình Các doanh nghiệp xây dựng sử dụng hệ thống chứng từ cho hạch toán quản lý từ đầu tư, mua sắm, điều chuyển, thuê, cho thuê, lý, nhượng bán, sửa chữa, khấu hao…Hệ thống tài khoản sử dụng theo chế độ quy định nhà nước Các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng với nguyên tắc làm tròn tháng đảm bảo dễ thực hiện, ổn định Với tài sản máy móc thi công công trình lúc thực tham gia nhiều công trình/hạng SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction mục khác Do đó, việc phân bổ xác chi phí khấu hao TSCĐ cho công trình nhằm xác định chi phí sản xuất kinh doanh công trình/hạng mục quan trọng Với nhiều hạng mục chi phí cho máy móc thi công chiếm tỷ lệ lớn tổng chi phí/giá thành công trình/hạng mục như: San lấp mặt bằng, Giải phóng mặt bằng, Xây dựng hạ tầng… Như vậy, DN xây lắp áp dụng phân bổ theo số số ca máy hoạt động công trình (theo sản lượng) phù hợp với đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh Thông thường, DN xây lắp có số lượng máy móc thi công định, chưa thực dự án không sử dụng hết công suất thực cho thuê máy móc Để theo dõi chi phí, doanh thu cho nghiệp vụ DN XL thường mở chi tiết tài khoản: TK 623, 154, 632, 511 Nghiệp vụ quản lý chi phí/giá thành - doanh thu Chi phí cho công trình xây dựng thường có giá trị lớn, công trình kéo dài 01 nhiều năm Các chi phí cần phải theo dõi theo thời điểm, năm, liên năm từ khởi công luỹ Các DN xây lắp thường hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình tức chi phí phát sinh cho công trình, hạng mục công trình tập hợp vào công trình, hạng mục Ngoài ra, theo đặc thù quản lý có doanh nghiệp xác định chi phí theo phận, đơn vị thi công, tổ/đội sản xuất… Chi phí thƣờng bao gồm: Vật liệu, nhân công, máy thi công, sản xuất chung… Để xác định Giá thành sản phẩm xây lắp cần xác định chi phí cách chi tiết: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm vật liệu chính, phụ; vật liệu khác tham gia cấu thành sản phẩm xây lắp Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn tiền lương, tiền công khoản phụ cấp toán cho công nhân SIS Việt Nam Page Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Chi phí máy thi công: Gồm chi phí cho máy thi công trực tiếp sử dụng cho công trình - - máy xúc, ủi, cẩu… Chi phí thường xuyên cho hoạt động máy thi công: Lương công nhân điều khiển, phục vụ máy Chi phí nguyên liệu vật liệu, dụng cụ, khấu hao, dịch vụ mua phục vụ hoạt động máy… Chi phí tạm thời: Sửa chữa lớn trung, đại tu; chi phí phát sinh trước sau sử dụng (trước hạch toán TK 142, 242 sau phân bổ vào TK 623; sau tiến hành trích trước chi phí TK 335) Chi phí sản xuất chung: Gồm chi sản xuất tổ/đội, công trường như: Lương nhân viên quản lý đội, công trường; khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định tiền lương công nhân xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, quản lý đội; khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động đội chi phí khác Chi phí bán hàng: Gồm toàn chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá kỳ Chi phí quản lý DN: Gồm toàn khoản chi phí phát sinh liên quan đến quản lý & hành chung công ty Giá thành đƣợc thực nhƣ sau:     Giá thành toàn bộ: Giá thành sản xuất + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý DN Giá thành luỹ kế năm luỹ kế từ khởi công công trình Kết chuyển thẳng từ TK 154 sang TK 632 mà không qua TK 155 (nhập kho) Giá vốn giá trị SXKD dở dang công trình/hạng mục Các chứng từ đƣợc sử dụng: Hoá đơn bán hàng (VAT) Phiếu nhập/xuất/Điều chuyển kho Giấy tạm ứng, chi Hoá đơn mua hàng, dịch vụ…(có thể xuất thẳng công trình) Doanh thu: Sản phẩm xây lắp thường công trình xây dựng, hạng mục thi công,… nên tiêu thụ theo giá dự toán theo giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá thầu) Doanh thu để tính thuế khối lượng nghiệm thu hoàn thành kỳ Kế toán tạm tính chi phí tương ứng với doanh thu & xác định lãi/lỗ cho khối lượng hoàn thành SIS Việt Nam Page 10 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction lớp giao diện sử dụng giao thức HTTP thông qua mạng LAN, Internet, Intranet,… Để thực lớp này, WS dùng WebService với chuẩn chính: SOAP (Simple Object Access Protocol), WSDL (Web Service Description Language) UDDI (Universal Description, Discovery, and Integration)SOAP (Simple Object Access Protocol), WSDL (Web Service Description Language), truyền liệu theo định dang XML  Lớp CSDL: Lớp thực nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ truy xuất liệu ứng dụng Lớp sử dụng dịch vụ hệ quản trị sở liệu SQL Server để thực nhiệm vụ ƢU ĐIỂM MÔ HÌNH:  Cở sở liệu tập trung: - Dễ quản lý, lưu liệu - Giảm rủi ro thất thoát số liệu - Dể dàng triển khai cần triển khai địa điểm  Ứng dụng:  Tính di động lớn : Có thể triển khai nơi nhiều nơi, kết nối trung tâm liêu thông qua mạng nội hay mạng Intranet Tốc độ xử lý liệu cao, giảm thiểu thời gian nhập liệu User Chỉ cần với thiết bị có khả kết nối internet người dùng nhập số liệu nơi  Tính bảo mật cao o Đây mô hình tiên tiến nay, giảm thiểu rủi ro kinh doanh hệ thống bị lỗi o Tách riêng lớp, nâng cao tính bảo mật hệ thống SIS Việt Nam Page 49 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN VI PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION Để có giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý lâu dài Doanh nghiệp việc lựa chọn Phần mềm, Nhà cung cấp thích hợp việc sử dụng quy trình triển khai khoa học điều kiện thành công quan trọng dự án Khảo sát & Phân tích Khảo sát chi tiết KH Phân tích, Tƣ vấn & Thiết kế Đề xuất giải pháp Tinh chỉnh & Chỉnh sửa Kiểm tra Ký kết hợp đồng kinh tế Cài đặt chƣơng trình Đào tạo & Chuyển giao chƣơng trình Triển khai Dự án SAS INNOVA 8.0 - Constr Kiểm tra & Điều chỉnh hệ thống Nghiệm thu Bảo hành Giai đoạn tiền triển khai: Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu cần giải pháp phần mềm về: Các điểm quản lý, Các nghiệp vụ kỹ thuật cần quản lý, Các phận cần quản lý chí yêu cầu phát sinh ngắn hạn, trung hạn dài hạn yêu cầu quản trị DN thay đổi từ DN xác định cho giải pháp phần mềm tổng thể đảm bảo số yêu cầu: SIS Việt Nam Page 50 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction      1.1 Giải pháp phù hợp với yêu cầu DN Đảm bảo tính mở rộng/nâng cấp tương lai Tính khả thi triển khai dự án cao Mức chi phí phù hợp phần mềm (Bản quyền, đào tạo - triển khai, chỉnh sửa, bảo trì-bản hành…), hạ tầng phần cứng… Sự tích hợp giải pháp phần mềm SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION với phần mềm khác Khảo sát phân tích Cán tư vấn SIS Việt nam tiếp cận doanh nghiệp, phận, cá nhân… để “tìm hiểu” yêu cầu tổng quan khách hàng, coi khâu quan trọng toàn việc thực dự án, quy mô, yêu cầu dự án:        Yêu cầu KH Kế toán quản trị nào? Yêu cầu đặc thù quản lý khác DN… Yêu cầu kỹ thuật, bảo mật,… Yêu cầu liên quan đến điểm cài đặt, phận, đơn vị… Quy trình, công việc tại khách hàng Khó khăn, vướng mắc công tác quản lý DN gì? … Căn vào trình “bắt bệnh” cho doanh nghiệp, cán tư vấn triển khai SIS tiếp hành phân tích vấn đề, yêu cầu góc độ tổng quan để “đề bài” củ toán DN đưa rõ ràng, tường từ SIS trả lời được:  Thực doanh nghiệp cần giải pháp nào?  Và giải pháp thực giải vấn đề gì? 1.2 Đề xuất giải pháp Căn vào yêu cầu DN phân tích SIS Việt nam, phận tư vấn cung cấp giải pháp cho toán quản lý DN Trong đó, giải pháp vào chi tiết làm rõ vấn đề DN gặp phải gặp khó khăn đưa hướng giải phù hợp cho vấn đề Đề xuất thường bao gồm nội dung bản:  Vấn đề DN gặp phải SIS Việt Nam Page 51 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction         1.3 Các phân tích Cách giải vấn đề Các tư vấn liên quan Những yêu cầu để đảm bảo thực dự án thành công Kế hoạch thực sơ Đề xuất dự toán chi phí cho thực dự án Những thuận lợi, khó khăn … Ký kết HĐKT Khi giải pháp thông qua Khách hàng & SIS Việt Nam xác nhận việc thực triển khai Dự án phần mềm SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION HĐKT Trong quy định nội dung công việc chi tiết theo giải pháp như: Phạm vi công việc, mô tả chi tiết, thời gian thực hiện, phụ lục liên quan… Giai đoạn triển khai: Đặc thù doanh nghiệp có mô hình, quy trình, sản phẩm sản xuất - kinh doanh, nhân sự, trình độ không giống bên cạnh yêu cầu quản lý & kế toán khác nên việc triển khai giải pháp cần phải có phân tích cụ thể theo doanh nghiệp 2.1 Khảo sát chi tiết KH Căn vào yêu cầu quản trị DN thống KH SIS Việt Nam, Cán SIS thực công việc khảo sát chi tiết nghiệp vụ, yêu cầu nhằm làm rõ vấn đề cụ thể nhằm trả lời câu hỏi: Cái gì? Nó nào? Đồng thời tiến hành làm rõ nội dung chưa tường minh thành vấn đề cụ thể, chi tiết để thực triển khai Giai đoạn cần đến hợp tác cụ thể tới cán bộ, phận liên quan DN vấn đề đưa cụ thể việc thực dễ dàng, đồng thời tránh trường hợp phải làm làm lại yêu cầu chưa rõ chưa đưa hết dẫn đến thiếu kết nối toàn hệ thống cho phát triển sau SIS Việt Nam Page 52 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction 2.2 Phân tích, tƣ vấn & thiết kế Dựa Quy trình, báo cáo, chứng từ, nghiệp vụ, yêu cầu quản trị DN cách rõ ràng, SIS VN phân tích, đánh giá tư vấn thiết kế chương trình phần mềm phù hợp với nội dung xác nhận Khi làm rõ được:  Quy trình (Workflow): SIS  Phân tích hệ thống khai báo ban đầu & mã hoá chúng: Như mã hoá Tài khoản,  Phân tích yếu tố đầu vào: mapping Quy trình DN, yêu cầu quản lý & kinh nghiệm triển khai SIS thực để thiết lập Quy trình chuẩn DN Quy trình ứng dụng & thống phận liên quan đảm bảo mang tính kế thừa, khoa học, linh hoạt Quy trình công việc khâu quan trọng số để giải pháp mang tính chất hệ thống toàn diện, có quy trình rõ ràng nội dung khác xoay quanh mã hoá nghiệp vụ, mã hoá chi phí, danh mục vật tư, hàng hoá, kho hàng, định mức – công đoạn sản xuất, đơn vị, phận…Các thông tin đảm bảo chuẩn hoá theo quy định VAS, DN khả mở rộng tương lai SIS VN tiến hành DN phân tích yếu tố đầu vào hệ thống quy trình như: kế toán, kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…từ đưa chuẩn thông tin đầu vào như: Chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập-xuất, thông tin nhân sự…  Phân tích, tƣ vấn yếu tố đầu ra:  Phân tích, tƣ vấn, thiết kế vấn đề đặc thù khác DN  Phân tích thiết kế giao diện liên quan… Các vấn đề báo cáo phục vụ phận, phòng ban, phục vụ BLĐ quan nhà nước mục đích khác mổ xẻ, tư vấn tiến hành thiết kế cho phù hợp với yêu cầu quản lý SIS Việt Nam Page 53 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction 2.3 Tinh chỉnh, Customize Những phân tích, thiết kế giai đoạn 2.2 để phận kỹ thuật SIS VN tiến hành chỉnh sửa chương trình phần mềm Đây giai đoạn quan trọng để phù hợp hoá vấn đề quản lý DN với phần mềm sẵn có Các yêu cầu rõ ràng việc tinh chỉnh chương trình diễn nhanh đảm bảo chất lượng, yêu cầu DN Thông thường công việc có tính lặp lại quy trình, thực tế triển khai có vấn đề chưa hợp lý phát sinh công việc lặp theo quy trình chuẩn để đảm bảo tính đắn chỉnh sửa 2.4 Kiểm tra (testing): Đây khâu thiếu quy trình kiểm soát chất lượng đến với khách hàng SIS VN Bất tinh chỉnh cần đến đội ngũ kiểm tra độc lập nhằm đảm bảo vấn đề đáp ứng đúng, đủ yêu cầu DN, tình kiểm tra với nhiều phép thử với nghiệp vụ xảy phần hành SIS Việt Nam xây dựng quy trình kiểm tra khoa học, chặt chẽ thực nhóm nhân có kinh nghiệm nghiệp vụ, tư vấn hiểu biết sâu sắc sản phẩm, logic sản phẩm từ yêu cầu DN với Sản phẩm lập trình khớp cách tốt 2.5 Cài đặt chƣơng trình (setup): Nghiệp vụ cài đặt chương trình phần mềm DN quy trình triển khai thực sớm hay muộn phụ thuộc vào đặc thù yêu cầu DN, hay phận, đơn vị - chi nhánh Thường giai đoạn chương trình hoàn thiện tiến hành cài đặt khai báo thông tin hệ thống ban đầu như: Khai báo tham số hệ thống, đơn vị, phận, …cho hệ thống chạy thử nghiệm theo mô hình khách hàng Tại công đoạn có tài liệu ghi chép lại việc cài đặt để sau cán SIS cán phụ trách hệ thống khách hàng kiểm soát, điều chỉnh dễ dàng thông số liên quan SIS Việt Nam Page 54 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Tiến hành phân quyền sử dụng cho cá nhân, phận liên quan để họ học, thực công việc SIS VN đào tạo, chuyển giao làm thức sau 2.6 Đào tạo & chuyển giao: Đây giai đoạn quan trọng quy trình triển khai hệ thống Để thực giai đoạn cách tốt cần phối hợp chặt chẽ DN SIS VN nhằm đảm bảo đào tạo người, công việc – chuyên môn, tiến độ, yêu cầu đề Kế hoạch đào tạo Các hình thức:  Đào tạo tập trung: Đây buổi đào tạo mang tính tổng thể, quy định, quy ước chung, thao tác, chức mà cá nhân, phận tách rời hiểu, thống & thực Đồng thời xác nhận chức năng, nhiệm vụ vị trí/user hệ thống  Đào tạo riêng lẻ: Đây buổi đào tạo mang tính chi tiết theo nghiệp vụ cán bộ, phận hệ thống theo chiều sâu chuyên môn người dùng Đồng thời có hệ thống tài liệu hướng dẫn dành riêng cho họ Các giai đoạn:  Thời gian đào tạo thường SIS Việt Nam chia làm giai đoạn khác tuỳ thuộc vào quy mô, trình độ người tiếp nhận DN Khi chia giai đoạn đảm bảo tiếp thu dần dần, không xáo trộn công việc tư làm việc dần hình thành, thêm vào giúp cho cán vừa học vừa làm vấn đề phát sinh tháo gỡ  Số lượng giai đoạn trình chuyển giao chia nhiều hay ít, khoảng cách lần đào tạo lâu hay nhanh phụ thuộc vào DN, quy mô hệ thống phần mềm, số lượng người dùng, phân hệ… Đối tƣợng đƣợc đào tạo:  Đối tượng sử dụng phần mềm đào tạo người dùng cuối cùng, BLĐ, quản trị hệ thống, trưởng phận liên quan… SIS Việt Nam Page 55 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Tài liệu đào tạo:  SIS VN xây dựng tài liệu theo đặc thù DN, đồng thời chi tiết tới nghiệp vụ, vị trí người dùng hệ thống: Giáo trình, tài liệu mô tả & HDSD đặc thù, số liệu đào tạo …  Tài liệu xây dựng chuyển cho DN dạng file in softcopy 2.7 Kiểm tra & Điều chỉnh hệ thống Sau trải qua giai đoạn đào tạo, chuyển giao phần mềm, cán vào vận hành hệ thống Trong trình vận hành cán tiến hành kiểm tra toàn hệ thống & đưa điều chỉnh có để hoàn thiện toàn chương trình Những điều chỉnh hiểu điều chỉnh kỹ thuật hay điều chỉnh nghiệp vụ Đây giai đoạn cuối quy trình triển khai dự án trước tiến hành nghiệm thu toàn hệ thống phần mềm SAS INNOVA 8.0 – CONSTRUCTION 2.8 Nghiệm thu dự án Sau hoàn tất công việc thống DN SIS VN dựa vào nghiệm thu giai đoạn, phần hành, công việc chi tiết dự án đánh giá, nghiệm thu toàn thức chuyển sang giai đoạn Bảo hành sản phẩm Tuy nhiên, trình khai thác sản phẩm đặc biệt tháng đầu sử dụng cán tư vấn, triển khai & phụ trách dự án tiếp tục hỗ trợ trực tiếp từ xa để đảm bảo hệ thống vận hành tốt DN làm chủ giải pháp để cán triển khai, đào tạo SIS rút dần khỏi DN SIS Việt Nam Page 56 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Một số điều kiện ảnh hƣởng thành công dự án: Sự thành công dự án phụ thuộc nhiều vào yếu tố chuẩn bị đặt cho dự án Đối với dự án, yêu cầu điều kiện chuẩn bị khác Một yếu tố quan trọng thành công dự án ủng hộ hỗ trợ Ban Lãnh đạo, cán có liên quan đến nghiệp vụ Kế toán, Kho, Bên cạnh đó, sản phẩm phát triển cho cán DN làm chủ ứng dụng, ủng hộ tham gia họ việc phát triển triển khai sản phẩm có ý nghĩa Về dự án xây dựng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp yêu cầu nguồn lực sau:  DN định cán tham gia trình quản lý dự án Một cán Giám đốc dự án có thẩm quyền định vấn đề liên quan dự án, cán trợ lý giúp đỡ trình theo dõi công việc dự án, giúp đỡ nhóm dự án SIS việc liên lạc, thông tin, trao đổi v.v với phòng ban việc liên quan khác dự án  DN cung cấp đủ môi trường cho kiểm nghiệm nghiệm thu sản phẩm (máy chủ công cụ cho việc lưu trữ liệu, sở hạ tầng hệ thống thông tin, bàn ghế, điện thoại, fax, máy tính cá nhân, phần mềm, hệ điều hành, thiết bị khác liên quan đến dự án) Khi phần mềm phát triển xong kiểm nghiệm sử dụng  DN chuẩn bị cho việc tiến hành dự án bao gồm việc thành lập Ban đạo dự án thống từ Ban Lãnh đạo tới Phòng ban cán nghiệp vụ, lên kế hoạch xếp thời gian cán có liên quan v.v  DN cung cấp nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp, nghiệp vụ - quy trình kinh doanh, mua hàng, quy trình quản lý khác (thông qua cán nghiệp vụ cán có thẩm quyền) để hoàn thiện khâu đặc tả yêu cầu người sử dụng Sau xác định tính đắn qui trình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế, cán có thẩm quyền phải ký xác nhận yêu cầu nghiệp vụ phân tích thiế kế thời hạn thời gian định  DN xác định rõ phạm vi phần mềm theo ràng buộc thời gian ngân sách Nhằm xác định rõ mục tiêu toán đặt  DN tạo điều kiện cho Ban quản lý dự án phép tiếp cận với cấp Lãnh đạo trường hợp cần thiết  Một số công đoạn tiến hành DN (khảo sát, vấn người dùng cuối, phân tích, trình bày lại cho người dùng cuối ký xác nhận v.v) số công đoạn tiến hành SIS (Lập trình, phân tích thiết kế chương trình, biên soạn tài liệu, số thử nghiệm v.v) Cần có thiết bị đảm bảo an toàn liệu… SIS Việt Nam Page 57 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN VII PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM SAS INNOVA 8.0 CONSTRUCTION Dự án coi thành công DN khai thác hiệu tính mà chương trình cung cấp theo yêu cầu đặt giải pháp Để DN khai thác tốt chương trình phần mềm thay đổi phù hợp với yêu cầu quản trị DN nghiệp vụ bảo hành, bảo trì & nâng cấp phần mềm yêu cầu bắt buộc quan trọng Để có giải pháp dịch vụ tối ưu, SIS Việt Nam không ngừng cải thiện đổi hình thức, nội dung cung cấp dịch cho cho DN Bên cạnh đó, đội ngũ phát triển sản phẩm liên tục đưa dòng sản phẩm, tính mói, tiện ích để cập nhật & nâng cấp sản phẩm không ngừng đáp ứng nhu cầu ngày cao quản trị doanh nghiệp Nội dung thực nghiệp vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm SIS Việt Nam Page 58 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Cập nhật thông tư, định Bộ Tài Bảo hành lỗi phát sinh Tư vấn sử dụng, lưu & an toàn liệu … Hỗ trợ cài đặt, chuyển đổi chương trình phần mềm khách hàng phát sinh Định kỳ cán Kiểm tra chất lượng dịch vụ kiểm tra tình hình sử dụng, hỗ trợ & thông báo sách, sản phẩm, tính cho Quý khách hàng 1.6 Tổ chức để khách hàng sử dụng sản phẩm tham gia lớp, khoá học tập trung miễn phí 1.7 Cấp “Sổ bảo trì /Phiếu bảo trì” cho Khách hàng khách hàng ký dịch vụ bảo trì 1.8 … Quy trình thực nghiệp vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm 2.1 Quy trình luân chuyển thông tin Trung tâm Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Cán 1080 Nguồn thông tin đến Cán bảo hành Cán 1080 tiếp nhận thông tin Phân bổ thông tin cho cán BH chuyên trách Tiếp nhận thông tin Xử lý thông tin N Cán 1080 phân cán khác xử lý Xử lý ? Y Xử lý cho KH Ghi chú: Phân bổ thông tin cho cán BH chuyên trách nghĩa là: chuyển thông tin cho cán BH phụ trách chăm sóc KH Nguồn thông tin đến: Từ KH, phòng ban Nguồn tiếp nhận phản hồi thông tin: qua fax, email, tel, skype, thư tín Trường hợp cán BH dược phân công không xử lý được: không đủ lực, thời gian phản hồi cách xử lý cho KH SIS Việt Nam Page 59 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction 2.2 Quy xử lý lỗi Trung tâm Dịch vụ chăm sóc khách hàng: KH B Cán 1080 Yêu cầu xử lý lỗi Phòng TK Cán BH Phòng KT Cố vấn Tiếp nhận lỗi N Lỗi phát sinh? Y Xử lý cho KH B N Xử lý? HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 Y Xử lý cho KH B Chuyển cho cán BH xử lý -Tiếp nhận 1080 -Tiếp nhận KH N Xử lý? Y Xử lý cho KH BBXL-BH/01 SBH-BH/01 HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 Đề nghị tư vấn ĐNTV-BH/01 HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 ĐNTV-BH/01 BBXL-BH/01 SBH-BH/01 Xử lý cho KH Tư vấn nghiệp vụ Tư vấn kỹ thuật Tư vấn khác Trả lời Ghi chú: Trường hợp xử lý online cho KH, cán 1080 cán BH phải vào biên xử lý lỗi lotus (trường hợp sổ bảo hành) Trường hợp xử lý trực tiếp trụ sở KH biên xử lý lỗi (biên giấy), cán BH phải xác nhận vào sổ bảo hành SIS Việt Nam Page 60 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction Nếu vấn đề KH gặp phải lỗi phần mềm tư vấn cho KH hướng giải Phƣơng thức thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm Dịch vụ bảo hành chương trình phần mềm thực qua hình thức bản:  Bảo hành trực tiếp: Cán SIS Việt Nam tiến hành bảo hành chỗ khách hàng trường hợp phương án bảo hành từ xa không thực  Bảo hành từ xa: Đội ngũ bảo hành SIS Việt Nam tiến hành sử dụng truy cập từ xa qua Internet (TeamViewer) để tiến hành thực dịch vụ  Ngoài tư vấn, hỗ trợ & bảo hành sản phẩm qua: Tel, Email, Fax, … Ngay phát sinh cố DN liên hệ với Trung tâm chăm sóc KH SIS Việt Nam để kịp thời xử lý (Tel, Fax, Email…) DVKH giao cho cán chuyên trách chịu trách nhiệm xử lý chính, thông tin SIS cung cấp, bàn giao đầy đủ để tiện trình giao dịch Khi cần thực dịch vụ, SIS tiến hành can thiệp xử lý cố phát sinh với trường hợp thực dịch vụ từ xa thời gian không 24 thực dịch vụ trực tiếp DN với KH có khoảng cách = 200 KM Thời gian thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm  Thời gian bảo hành sản phẩm thường 01 năm  Không giới hạn thời gian bảo trì sản phẩm nhằm đảm bảo tính liên tục trình dùng sản phẩm với trình phát triển DN Quy định trách nhiệm thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm Trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng vận hành để thực chức nhiệm vụ chuyên trách đảm bảo cung cấp tới khách hàng dịch vụ: kịp thời, xác, đầy đủ với tinh thần trách nhiệm cao Để đảm bảo điều trước hết cấu nhân có phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng: 5.1 Phụ trách trung tâm bảo hành sản phẩm: Chịu trách nhiệm chung hoạt động trung tâm, kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng cán phận đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tối ưu cho khách hàng Đồng thời đề chương trình chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng khai thác tối đa phần mềm quản trị… 5.2 Bộ phận xử lý Hotline - Online Gồm cán nắm vững nghiệp vụ phần mềm, sản phẩm phần mềm kinh nghiệm, kiến thức tư vấn Họ tiếp nhận vấn đề từ khách hàng, phân loại & xử lý cách nhanh nhất, hiệu Những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ, tư vấn họ người trực tiếp xử lý cho KH Những vấn đề nằm tầm kiểm soát mang yếu tố kỹ thuật & nhiều thời gian chuyển đến cán kỹ thuật xử lý SIS Việt Nam Page 61 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction 5.3 Bộ phận kỹ thuật viên xử lý cố Chịu trách nhiệm quản lý lượng khách hàng định Họ có trách nhiệm thực xử lý cố tiếp nhận trực tiếp từ khách hàng số chuyển từ phận Hotline (1080) Họ chịu trách nhiệm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng với khách hàng họ quản lý trước phụ trách phòng, KCS công ty Đây phận sẵn sàng thực nghiệp vụ bảo hành trực tiếp (onsite) cần thiết để đảm bảo tiến độ, yêu cầu công việc dịch vụ cách tốt 5.4 Bộ phận KCS Đây phận hoạt động đảm bảo chất lượng toàn trình từ trước, sau bán hàng SIS Việt Nam Bộ phận kiểm tra, kiểm soát chất lượng Sản phẩm, Dịch vụ cung cấp cho khách hàng như: Ý thức/thái độ phục vụ, Chất lượng phục vụ, Tài liệu thực dịch vụ, Quy trình thực dịch vụ, sản phẩm cung cấp cho KH… Thông tin thực dịch vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm Trung tâm chăm sóc KH, SIS Việt Nam 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.35117785 Fax: 04.35117787 Hotline: 04.22002200 Hotline Giám đốc TT: 0983.535.110 Email: support@sisvn.com Nâng cấp sản phẩm Do phát triển mạnh mẽ không ngừng công nghệ thông tin, thay đổi quản lý, quy mô kinh doanh DN mà giải pháp phần mềm cần thường xuyên nâng cấp để đảm bảo DN có hệ thống phần mềm phù hợp, tiên tiến Do vậy, SIS VN trọng vào phát triển sản phẩm & cung cấp cho khách hàng với chất lượng tốt với gói dịch vụ như:  Nâng cấp sản phẩm phiên  Nâng cấp chức  Nâng cấp tiện ích  Nâng cấp theo yêu cầu đặc thù DN  … SIS Việt Nam Page 62 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN VIII LIÊN HỆ CÔNG TY CP SIS VIỆT NAM Quý Khách hàng liên hệ với SIS Việt Nam: Công ty CP SIS VN Địa chỉ: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.35117785 Fax: 04.35117787 Hotline: 04.22002200 Email SIS VN: sales@sisvn.com Website: www.sisvn.com Phòng Kinh doanh & Marketing Tel: 04.35117785 Hotline: 0912.426.152 – Mr Nguyễn Xuân Điệp (TP) Email: nxdiep@sisvn.com Phòng Tƣ vấn - Triển khai Tel: 04.35147907 Hotline: 0919.164.234 - Mrs Dung (P.TP) Email: vtdung@sisvn.com Trung tâm chăm sóc KH Tel: 04.38513704 Hotline: 0983.535.110 – Mrs Oanh (TP) Email: support@sisvn.com ALL FOR CUSTOMER! -SIS Việt Nam Page 63 ... DỤNG SAS INNOVA 8.0 - CONSTR VÀO QUẢN TRỊ 14 PHẦN IV GIỚI THIỆU TỔNG QUAN PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 - CONSTR 16 PHẦN V CHI TIẾT SAS INNOVA 8.0 - CONSTR 19 Quản trị nội dung đặc thù ngành xây lắp (SAS. .. THỐNG SAS INNOVA 8.0 CONSTRUCTION SIS Việt Nam Page 15 Giải pháp Phần mềm kế toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN IV GIỚI THIỆU TỔNG QUAN PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION... toán chuyên ngành Xây lắp SAS INNOVA 8.0 - Construction PHẦN III LỢI THẾ KHI ỨNG DỤNG SAS INNOVA 8.0 - CONSTRUCTION VÀO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP XÂY LẮP Dòng sản phẩm SAS INNOVA Công ty CP SIS Việt