1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Đây là mô hình tổng quát nhất, xem xét toàn bộ hệ thống kế toán về mặt chức năng. Chức năng tổng quát của hệ thống là hoạt động kế toán, đối tác của hệ thống là các nghiệp vụ phát sinh. Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và đối tác, ta có biểu bồ luồng dữ liệu mức khung cảnh như hình:
Quản lý số dư tài khoản
Quản lý số dư đầu kì kế toán Quản lý các hình thức thanh toán Quản lý các ngoại tệ sử dụng Quản lý xuất hàng hóa Quản lý các danh mục liên quan Quản lý tháng, năm đầu kì kế toán Hoạt động kế toán Nghiệp vụ phát sinh Chứng từ kế toán
Ghi chép các thay đổi từng tài khoản
Nhà quản lý Báo cáo
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Ở mức này, chức năng hoạt động kế toán có thể phân thành 3 chức năng con là: Quản lý tài khoản, quản lý lượng tiền mặt, quản lý hàng hóa kinh doanh. . Căn cứ vào chứng từ, sẽ quyết định tính chất của từng nghiệp vụ. Các nghiệp vụ phát sinh, tùy theo tính chất của nghiệp vụ mà một trong ba phân hệ kế toán sẽ được sử dụng. Qua mỗi phân hệ kế toán, các tài khoản Nợ/ Có tương ứng sẽ được ghi
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 39 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Nghiệp vụ phát sinh Quản lý tài khoản Quản lý tiền Quản lý hàng
Ghi các thay đổi từng tài khoản
Chứng từ
Chứng từ
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
3.1 BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý tài khoản
Quản lý tài khoản liên quan tới việc quản lý số dư của tài khoản trong từng kì kế toán. Do vậy, các nghiệp vụ phát sinh tương ứng, thông qua quá trình định khoản, các số dư tài khoản trong từng kì kế toán sẽ được cập nhật tương ứng. Do đó, phân hệ quản lý tài khoản có mối liên hệ mật thiết với các phân hệ khác: Sự thay đổi của bất kì phân hệ nào, có liên quan tới việc thay đổi số liệu của mỗi tài khoản, đều làm thay đổi dữ liệu của phân hệ tài khoản.
Chứng từ
Nghiệp vụ phát sinh
Thay đổi số dư của tài khoản liên quan
Thay đổi số dư của kì kế toán
Ghi Nợ/ Có cho các tài khoản liên quan
Định khoản các nghiệp vụ
Định khoản các nghiệp vụ
3.2 BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý tiền mặt
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn liên quan tới việc lượng tiền của doanh nghiệp được tăng hay giảm. Các hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản, có thể là trả bằng tiền mặt, hoặc là các khoản mua chịu, hoặc phải thu. Do vậy, căn cứ theo chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế sẽ làm tăng hay giảm lượng tiền mặt của doanh nghiệp. Các tài khoản đối ứng với tiền sẽ được ghi nhận, tùy theo nghiệp vụ.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 41 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Nghiệp vụ phát sinh Thu nhận chứng từ liên quan Ghi nhận hình thức thanh toán tương ứng Ghi Nợ/ Có với các tài khoản liên quan Cập nhật lượng tiền mặt tương ứng hiện có, phải Định khoản các nghiệp vụ
3.3 BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hàng hóa
Với một doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất, hàng hóa, vật tư được nhập vào trong kho, sau đó được đem xuất cho khách hàng, cho các đơn vị khác,… Tùy theo nghiệp vụ nhập hàng hay xuất hàng, sẽ tiến hành ghi nhận vào chứng từ nhập hay chứng từ xuất. Qua việc định khoản, các tài khoản Nợ/ Có tương ứng sẽ được ghi.
Nghiệp vụ phát sinh Ghi nhận nghiệp vụ Ghi Nợ/ Có với các tài khoản liên quan Nhập hàng Định khoản các nghiệp vụ
III- Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết1. Xác định các thực thể và các liên kết