Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư, phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV Hóa chất 21

Đề tài nghiên cứu và góp phần hoàn thiện một số vấn đề lý luận về phân tích công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp, xem xét và đánh giá thực trạng nội dung công tác quản lý vật tư tại Công ty TNHH một thành viên Hóa chất 21; đưa ra một số giải pháp, phương hướng nhằm hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích công tác quản lý vật tư tại Công ty TNHH một thành viên Hóa chất 21.

TƯ, PHỤC VỤ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

NGUYỄN ĐÔNG PHƯƠNG

PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, PHỤC VỤ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH

TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGUYỄN VĂN NGHIẾN

Hà Nội - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kỹ thuật với đề tài “Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư, phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV Hóa chất 21” là kết quả của quá trình học tập,

nghiên cứu khoa họcđộc lập, nghiêm túc

Tôi xin cam đoan các số liệu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc, được trích dẫn và có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố và các trang web…

Tôi xin cam đoan các giải pháp nêu trong luận văn được rút ra từ cơ sở lý luận và quá trình nghiên cứu từ thực tiễn

Hà Nội, ngày tháng 3 năm 2014

Học viên

Nguyễn Đông Phương

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

SXKD : Sản xuất kinh doanh

CĐKT : Cân đối kế toán

HĐKD : Hoạt động kinh doanh

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Bảng biểu

Bảng 2.1 – Sản lượng tiêu thụ một số sản phẩm chính trong những năm gần đây 49

Bảng 2.2 Bảng cân đối kế toán tại Công ty TNHH MTV Hoá chất 21 54

Bảng 2.3: Cơ cấu tài sản, nguồn vốn 55

Bảng 2.4: Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu tại 55

Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty 56

Bảng 2.6: Tình hình thu nhập của cán bộ công nhân viên tại 57

Bảng 2.7 Phân loại vật tư nhóm A năm 2012 65

Bảng 2.8 Danh sách các nhà cung ứng tiềm năng năm 2012 66

Bảng 2.9 So sánh Số nhà cung ứng với số lượng cung ứng 67

Bảng 2.10 Tên các nhà kho – chức năng kho năm 2012 68

Bảng 2.11 Nhu cầu vật tư cho kế hoạch sản xuất 800 tấn thuốc nổ AD1 – 7/2012 74

Bảng 2.14: Báo cáo Nhập – Xuất - Tồn vật tư nhóm A năm 2012 76

Bảng 2.15 Diện tích kho E và kho tại XN4 năm 2012 80

Bảng 2.16 Diện tích nhà kho khu 1 - năm 2012 81

Bảng 2.17 Báo cáo nhập- xuất – tồn sản phẩm thuốc nổ AD1 năm 2012 83

Bảng 2.18 Báo cáo nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu chính sản xuất AD1 năm 2012 84 Bảng 2.19 Báo cáo tiêu hao vật tư thực tế so với định mức vật tư năm 2012 84

Bảng 3.1 Nhu cầu vật tư cho sản xuất 9.400 tấn thuốc nổ AD1, kíp điện, đốt là 18 triệu m - năm 2012 97

Bảng 3.3 Tính giá trị số lượng đặt hàng trung bình vật tư nhóm A - năm 2012 98

Bảng 3.4 Xác định số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) – năm 2012 98

Bảng 3.5 So sánh giữa lượng đặt hàng kinh tế / thực tế - năm 2012 99

Bảng 3.6 So sánh giá trị về lượng và giá trị về tiền giữa lượng thực tế/Q* năm 2012 99 Bảng 3.7 Bố trí sắp sếp các nhà kho – chức năng kho năm 2012 101

Bảng 3.8 Nhu cầu bảo quản vật tư nhóm A theo mức tính cho Q* năm 2012 101

Bảng 3.9 Nhu cầu bảo quản vật tư nhóm A theo lượng trung bình (Q t) năm 2012 102

Bảng 3.10 Nhu cầu bảo quản vật tư nhóm A theo lượng lớn nhất Q max năm 2012 102 Bảng 3.11 Diện tích bảo quản vật tư nhóm B, C năm 2012 103

Bảng 3.12 Nhu cầu bảo quản vật tư nhóm B, C theo lượng trung bình (Q t ) năm 2012 103

Bảng 3.13 Cân đối nhu cầu bảo quản vật tư nhóm A, B, C theo kho năm 2012 104

Hình vẽ và sơ đồ Hình 1.1 Tồn kho trong chuỗi cung ứng 25

Hình 1.2 Mô hình điểm đặt hàng 29

Hình 1.3 Mô hình tái tạo định kỳ 29

Hình 1.4 Xác định điểm đặt hàng 30

Hình 1.5 Dự trữ an toàn 31

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Hóa chất 21 43

Sơ đồ 2.2: Xác định nhu cầu vật tư tại Công ty TNHH MTV Hóa chất 21 58

Sơ đồ 2.3: Quá trình mua vật tự của Công ty TNHH MTV Hóa chất 21 61

Sơ đồ: 2.4 Qui trình xây dựng định mức vật tư tư tại Công ty 82

Biểu đồ

Biểu đồ 2.5 Nhập – Xuất – Tồn thuốc nổ TNT 77

Biểu đồ 2.7 Nhập – Xuất – Tồn dây điện Φ0,45 78 Biểu đồ 2.8 Nhập – Xuất – Tồn giấy ĐL 210 78

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ 3

MỤC LỤC 5

LỜI MỞ ĐẦU 9

1 Tính cấp thiết của đề tài 9

2 Mục đích nghiên cứu 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4 Phương pháp nghiên cứu 10

5 Bố cục của luận văn 10

CHƯƠNG 1 11

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ 11

1.1.Khái niệm vật tư về công tác quản lý vật tư 11

1.1.1 Khái niệm vật tư kỹ thuật: 11

1.1.2 Phân loại vật tư kỹ thuật: 11

1.1.3 Quản lý vật tư: 12

1.2 Quá trình lập kế hoạch cung ứng: 12

1.2.1 Đặc điểm của kế hoạch mua sắm 13

1.2.2 Nội dung mua sắm vật tư 13

1.2.3 Trình tự lập kế hoạch mua sắm 13

1.3 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu 14

1.3.1 Khái niệm và ý nghĩa 14

1.3.2 Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu 15

1.3.3 Tổ chức và quản lý công tác định mức 17

1.4 Quản lý nguồn cung cấp 18

1.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư 18

1.4.2 Nội dung quản lý nguồn cung cấp 18

1.5.Quản lý tồn kho (dự trữ) trong doanh nghiệp 23

1.5.1 Tồn kho dự trữ 23

1.5.2 Nguyên nhân tồn kho 24

1.5.3 Tầm quan trọng hàng tồn kho 25

1.5.4 Các quyết định quản lý hàng tồn kho 25

1.5.5 Chi phí hàng tồn kho 27

1.5.6 Phân loại danh mục hàng tồn kho 28

1.6 Mô hình quản lý dư trữ 28

1.6.1 Mô hình điểm đặt hàng 29

1.6.2 Mô hình tái tạo định kỳ 29

1.6.3 Xác định điểm đặt hàng 30

1.6.4 Dự trữ an toàn 30

+/ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) 32

1.7.Tổ chức sắp xếp kho 32

1.7.1 Khái niệm và chức năng kho 33

1.7.2 Hoạt động cơ bản của kho 33

1.7.3 Giao diện và thiết kế 35

1.7.4 Hoạt động kho bãi - Bốc xếp hàng hóa 36

1.7.5 Các nguyên tắc bốc xếp hàng hóa 38

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 40

CHƯƠNG 2 41

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21 41

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV HÓA CHẤT 21 41

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 41

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH MTV Hoá chất 21 42

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 42

2.1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh 48

2.1.5 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty 53

2.1.6 Tình hình tài chính 54

2.2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21 57

2 2.1 Tình hình quản lý vật tư tại công ty TNHH một thành viên hóa chất 21 58

2.2.2 Phân loại vật tư theo luật Pareto /quy tắc 80-20 và danh sách các nhà cung ứng 65

2.2.3 Phân tích tình hình mua (nhập) vật tư 71

2.2.4 Phân tích tồn kho trong doanh nghiệp 76

2.2.5 Phân tích tổ chức sắp xếp kho 79

2 2.6 Phân tích tình hình định mức vật tư 82

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 84

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 88

CHƯƠNG 3 90

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21 90

3.1 Các yêu cầu hoàn thiện hoàn thiện công tác quản lý vật tư 90

3.2 Định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới 91

3.2.1 Định hướng chung về sản xuất kinh doanh 91

3.2.2 Định hướng sản xuất sản phẩm 92

3.2.3 Định hướng phát triển sản phẩm, đầu tư đổi mới công nghệ 92

3.2.4 Định hướng thị trường tiêu thụ 93

3.2.5 Định hướng về nâng cao năng suất lao động 93

3.2.6 Định hướng đối với khách hàng 94

3.3 CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ 94

3.4 NỘI DUNG GIẢI PHÁP 95

3.4.1 Hoàn thiện mô hình quản lý dự trữ 95

3.3.2 Qui hoạch lại bên trong kho và năng cấp phần mềm quản lý vật tư 100

3.5 Đánh giá chung về giải pháp và kiến nghị 107

3.5.1 Nhận xét chung về công tác quản lý vật tư tại doanh nghiệp 107

3.5.2 Tính khả thi của các giải pháp 108

3.5.3 Những hạn chế của quá trình phân tích 108

3.5.4 Kiến nghị 109

KẾT LUẬN 111

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Phân loại vật tư theo luật Pareto /quy tắc 80-20

Phụ lục 2: Số 1478/ TBSĐ Thông báo sửa đổi tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất

lượng – Phụ lục V : Sửa đổi định mức vật tư cho sản xuất 1000 Kg thuốc

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vật tư đầu vào của doanh nghiệp chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, đồng thời là một trong những yếu tố quan trọng trong ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Vì vậy quản lý vật

tư hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Đảm bảo vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành thuận lợi, đúng kế hoạch Đó là vấn đề đòi hỏi trong hoạt động cung ứng vật tư sao cho đúng yêu cầu kỹ thuật, số lượng, chủng loại, thời gian, vị trí mà sản xuất yêu cầu

Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích trong sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ vai trò quan trọng của công tác quản lý vật tư, cùng với sự giúp

đỡ của - TS Nguyễn Văn Nghiến, tôi đã nghiên cứu đề tài: “Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư, phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH một thành viên hóa chất 21”

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức phân tích, phương pháp và nội dung phân tích công tác quản lý vật tư

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác quản lý vật tư tại Công ty TNHH một thành viên Hóa chất 21 trong hai năm 2011, 2012, lấy năm 2012 làm năm phân tích

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp: duy vật biện chứng, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích các số liệu thống kê

5 Bố cục của luận văn

Luận văn thạc sỹ với đề tài “Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư, phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH một thành viên hóa chất 21” ngoài lời mở đầu và kết luận, được kết cấu

thành 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HÓA CHẤT 21

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ

1.1.Khái niệm vật tư về công tác quản lý vật tư

1.1.1 Khái niệm vật tư kỹ thuật:

Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật

tư kỹ thuật Tư liệu sản xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động Những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động để chiếm lấy Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của

tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những tính năng kỹ thuật nhất định Do đó không phải mọi đối tượng lao động cũng đều là sản phẩm lao động, chỉ nguyên liệu mới là sản phẩm của lao động

Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng (được gọi tắt là vật tư)

1.1.2 Phân loại vật tư kỹ thuật:

Vật tư kỹ thuật gồm nhiều chủng loại, nhiều thứ, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ rẻ tiền Tất cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất Toàn bộ vật tư được phân theo tiêu thức cơ bản sau

a)Theo công dụng trong quá trình sản xuất: được chia thành hai nhóm

*)Vật tư dùng làm đối tượng lao động

- Nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy

- Hệ thống thiết bị, máy móc điều khiển

- Công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất

- Các loại phụ tùng máy

- Các loại đồ trong dùng nhà xưởng

b)Theo tính chất sử dụng

Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật

tư chuyên dùng bao gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp như vật tư chuyên dùng ngành đường sắt, vật tư chuyên dùng cho ngành y tế, vật tư chuyên dùng cho ngành an ninh quốc phòng

c)Theo tầm quan trọng của vật tư

Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Một số vật tư nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số khác quá đắt, một số khó mà có được Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng”

Chúng cần phải được phân loại để có phương pháp quản lý có hiệu quả

1.1.3 Quản lý vật tư:

Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích trong sản xuất kinh doanh

*)Công tác quản lý vật tư bao gồm:

- Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư

- Xác định phương thức đảm bảo vật tư

- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua vật tư Tổ chức cấp phát vật tư

- Quản lý vật tư nội bộ

- Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư

1.2 Quá trình lập kế hoạch cung ứng:

Hoạch định nhu cầu là sự lựa chon để đáp ứng nhu cầu bởi dự trữ Mỗi phương thức đại diện cho điểm kết thúc của một loạt lựa chọn cụ thể được xem xét để đáp ứng nhu cầu Vì vậy xem xét những kỹ thuật hoạch định liên quan đến hoạch định

nhu cầu mà cụ thể làm tối thiểu hóa lượng dự trữ cần thiết ở trong một kênh cung ứng Để nguyên vật liệu có sẵn vừa lúc chúng cần cho sản xuất, chúng ta có hai cách:

- Cách thứ nhất: định thời gian nguyên vật liệu có sẵn vừa lúc chúng cần cho sản xuất

- Cách thứ hai: đáp ứng nhu cầu bằng dự trữ Mức dự trữ được duy trì bằng các quy tắc bổ sung dự trữ Những quy tắc này định rõ khi nào là số lượng nguyên vật liệu bao nhiêu sẽ di chuyển trong kênh cung ứng

Kế hoạch mua sắm vật tư đóng một vai trò rất quan trọng của kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo yếu tố về vật chất, để thực hiện kế hoạch khác Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư

1.2.1 Đặc điểm của kế hoạch mua sắm

Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp của các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp

Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp rất phức tạp

Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp

vụ cao độ

1.2.2 Nội dung mua sắm vật tư

Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp các tài liệu tính toán kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đủ vật tư, vật tư tốt đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất

Kế hoạch mua sắm vật tư có 2 nội dung cơ bản :

Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch: (Vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản cho sửa chữa, cho dự trữ)

Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu trên gồm: Tồn kho nguồn tiềm năng nội bộ, nguồn mua ngoài

1.2.3 Trình tự lập kế hoạch mua sắm

Gồm các giai đoạn sau:

*) Giai đoạn chuẩn bị:

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư Để làm tốt giai đoạn này thì cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:

+ Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất

+ Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm

+ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các công trường, phân xưởng, của doanh nghiệp

*) Giai đoạn tính toán các nhu cầu:

Để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại vật tư cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp

+ Xác định số lượng vật tư tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ của doanh nghiệp

+ Xác định số lượng vật tư hành hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm sao số lượng vật tư mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh Có nghĩa là tổng nhu cầu bằng tổng nguồn dự trữ nhưng rất ít

1.3 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

1.3.1 Khái niệm và ý nghĩa

*)Khái niệm:

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch

*)ý nghĩa:

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng và rất cần thiết của công tác quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh ngiệp nói chung

*)Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có tác dụng sau:

- Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp Từ đó xác định đúng đắn các

mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư

- Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu, hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục

- Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý

-Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra

-Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất Ngoài ra, định mức tiêu dùng nguyên, vật liệu còn là cơ sở

để xác định các mục tiêu cho các phong chào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến

kỹ thuật trong các doanh nghiệp

1.3.2 Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Có nhiều phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trong thực

tế các doanh nghiệp thường dùng 3 phương pháp cơ bản sau:

*)Phương pháp thống kê báo cáo

Đây là phương pháp tính mức tiêu dùng nguyên liệu cho kỳ kế hoạch dựa vào những số liệu thực chi về nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm trong kỳ báo cáo Theo phương pháp này, trình tự định mức như sau:

- Dùng phương pháp tính số bình quân, quá trình tính toán được tiến hành là thu thập số liệu kỳ báo báo, căn cứ vào kết quả sản xuất kỳ báo cáo người ta thu thập những tài liệu cần thiết Số liệu thu thập càng nhiều, mức độ chính xác càng cao

- Tính thực chi bình quân về nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong kỳ báo cáo

Cách tính như sau:

+ Cách 1: Dùng phương pháp bình quân số học

N Pi

+ Cách 2: Dùng phương pháp bình quân gia quyền

i

Qi Qi Pi MO

1 1

Trong đó:

- Qi: Là lượng sản phẩm sản xuất ra ứng với số lần quan sát i

- Pi: Thực chi vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm của lần quan sát thứ i

*)Phương pháp thí nghiệm kinh nghiệm

Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có kết hợp với kinh nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh, để xây dựng mức cho kế hoạch (Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và tính chất của vật tư sản phẩm sản xuất ra để xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm cụ thể)

- Thí nghiệm trong sản xuất: Sản xuất thử ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất

để thu thập và rút ra kết luận

- Thí nghiệm trên cơ sở nghiên cứu: Tức là tiến hành sản xuất thử trong phòng thí nghiệm, thường dùng để xác định mức trong công nghiệp hóa chất

*) Yêu cầu của phương pháp này

- Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế của sản xuất – bao gồm cả điều kiện kỹ thuật của sản xuất như trang thiết bị, qui trình công nghệ, phương pháp sản xuất, trình độ người lao động…

- Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất đại diện Sau khi đã xác định được mức của từng loại thì tiến hành sản xuất thử Nếu phù hợp thì sẽ ban hành định mức

*) Phương pháp phân tích tính toán

Phương pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chi phí vật tư Tính toán bộ tiêu hao vật tư trong sản xuất và tổng hợp mức kế hoạch Phương pháp này phải có đủ tài liệu thống kê báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cụ thể, chi phí vật tư, quản lý, công nghệ…

1.3.3 Tổ chức và quản lý công tác định mức

Tổ chức và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được bắt đầu từ các cơ

sở sản xuất, xây dựng, cho đến các doanh nghiệp, tổng công ty, ngành quản lý sản xuất Thông thường có hai hình thức tổ chức sau:

- Tổ chức tập trung: Thích hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, tổ chức theo hình thức này thì bộ phận định mức (phòng, ban, tổ) trực tiếp xây dựng các mức tiêu dùng nguyên vật liệu

- Hình thức tổ chức phi tập trung: Theo hình thức này bộ phận (phòng, ban, tổ) định mức chỉ việc hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các phòng, ban liên quan đến mức chi tiết và lập các loại mức tổng hợp trong phạm vị doanh nghiệp Khi đã xác định được định mức vật tư cho từng loại sản phẩm hợp đồng định mức ban hành tập định mức mới và được ông giám đốc ký duyệt sau đó đưa vào áp dụng Trong quá trình thực hiện phải có cán bộ theo dõi giám sát quá trình thực hiện nếu có gì không hợp lý phải sửa đổi

Quản lý thực hiện theo mức là quá trình thực hiện các biện pháp kinh tế, tổ chức

kỹ thuật với sự phối hợp của những người lao động nhằm sử dụng nguyên vật liệu theo qui định về số lượng, chất lượng, đồng thời khai thác và phát huy khă năng tiết kiệm vật tư trong sản xuất Quản lý thực hiện mức ở doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phòng quản trị vật tư nắm vững tình hình sử dụng nguyên vật liệu một cách kịp thời và cụ thể; so sánh đối chiếu với các mức đã ban hành, tìm nguyên nhân gây ra tăng (giảm) lượng nguyên vật liệu thực tế tiêu dùng, có biên pháp khắc phục hiện tượng gây lãng phí nguyên vật liệu

- Chủ động tìm biện pháp để phát huy mọi khả năng tiết kiệm nguyên vật liệu, thực hiện giảm mức

- Phân tích đánh giá kết quả thực hiện mức, tổng kết và phổ biến kinh nghiệm tiên tiến và tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất

1.4 Quản lý nguồn cung cấp

1.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư

*) Khái niệm

Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định

*) Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật tư:

- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất

- Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất

- Tính xã hội của nhu cầu vật tư kỹ thuật

- Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư

- Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật tư

- Tính khách quan của nhu cầu vật tư

- Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật tư

Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hàng hoá công nghiệp, công nghệ sản xuất, kiến thức thương mại…

1.4.2 Nội dung quản lý nguồn cung cấp

“Để bán tốt phải bắt đầu từ mua tốt”

(Trịch châm ngôn – tr295 –giáo trình quản trị hậu cần)

Phối hợp cùng dòng chảy hàng hóa và dich vụ những phương tiện vật chất

là vấn đề chính trong quản trị chuỗi cung ứng Các quyết định có tính tích hợp về

số lượng sản phẩm vận chuyển, phương thức vận chuyển, địa điểm vận chuyển, kế hoạch cung ứng Những quyết định hoạch định này cần có dự phối hợp hoạt động cung ứng với các hoạt động khác trong doanh nghiệp

a Họat động mua sắm của doanh nghiệp

Họat động mua sắm của doanh nghiệp có nhiệm vụ thu mua hàng hóa và dịch

vụ các họat động mua sắm được thể hiện:

- Giúp doanh nghiệp quyết định tự sản xuất hay mua nguyên vật liệu

- Xác định nguồn cung cấp

- Lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán về hợp đồng

- Kiểm soát, quản lý hiệu quả của nhà cung ứng

Hoạt động mua sắm của doanh nghiệp có tầm quan trọng rất lớn đến doanh nghiệp vì là trung tâm chi phí chính và ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm

b./Vai trò của mua sắm

Mua tốt cũng cần như bán tốt Mua sắm tốt đem lại cho công ty những lợi ích trên ba phương diện:

Vậy một công ty có ROS là 8%, chi phí nguyên vật liệu là 55% thì giảm 5% chi phí nguyên vật liệu, có tác dụng tương tự như tăng 34% doanh thu

c/ Quản lý nguyên vật liệu

Là lập kế hoạch và kiểm soát dòng chảy của nguyên vật liệu (Hệ thống hậu cần trong quá trình sản xuất kinh doanh)

Quản lý nguyên vật liệu liên quan đến mua sắm, kho bãi, lập kế hoạch sản xuất, vận tải hàng hóa, tiếp nhận, kiểm soát chất lượng vật liệu, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, cứu hộ và xử lý phế liệu

Quy trình mua sắm

- Phân tích các nhu cầu mua sắm chúng ta cần: Nhận diện các nhu cầu sắm và

yêu cầu của người sử dụng, từ dó chúng ta quyết định tự làm hay mua ngoài Tự

làm thì trong điều kiện sản xuất kinh doanh chúng ta có thực hiện được không hay mua một số thành phần, nếu không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp với việc mua ngoài thì ta thực hiện mua ngoài

- Khi thực hiện mua thì hình thức đặt hàng có các dạng như tái đặt hàng là đạt hàng những loại thường xuyên cần cho sản xuất Đặt hàng có điều chỉnh là những loại mặt hàng cần cho sản xuất nhưng có sự thay đổi về số lượng và đặt hàng mới

là những loại hàng hóa đặt lần đầu

- Lựa chọn nhà cung cấp thì chúng ta tiến hành phân tích thị trường, tìm danh sách nhà cung cấp, sơ chọn các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp

- Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp chúng ta nhận hàng hóa, dịch vụ và đánh giá hoạt động sau mua hàng của nhà cung ứng

Nội dung của quản lý mua

1 Xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu

2 Xác định và đánh giá yêu cầu người sử dụng

3 Quyết định nên làm hay mua

4 Xác định hình thức mua sắm

5 Tiến hành một phân tích thị trường

6 Xác định tất cả các nhà cung cấp tiềm năng

7 Sơ chọn tất cả các nguồn có thể

8 Đánh giá nhà cung cấp còn lại

9 Chọn nhà cung cấp

10 Tiếp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ

11 Đánh giá việc thực hiện của nhà cung cấp sau mua hàng

Hoạt động thu mua liên quan đến mua nguyên vật liệu thô, chi tiết linh kiện cho tổ chức Những hoạt động này bao gồm

- Chọn và phân loại nhà cung ứng

- Đánh giá khả năng của nhà cung ứng

- Xác định giá trị nhận được

- Đo lường giới thiệu chất lượng hoặc kiểm soát chất lượng

- Xác định phương thức giao nhân hàng

Giá của hàng hóa

1 Thị trường hàng hóa (nguồn gốc của giá): là thị trường của các nguyên

liệu cơ bản có liên quan đến sản phẩm được mua sắm

- Cung  + cầu  = giá 

- Cung  + cầu  = giá 

2 Bảng giá: Bảng giá được niêm yết

3 Báo giá: Người mua sẽ tập hợp bảng giá do nhà cung cấp đưa, so sánh

nó với bảng giá của các nhà cung cấp khác sau đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất

4 Đàm phán: để đi đến kết luận mua hay không từ nhà cung cấp đã chọn

Để xác định doanh nghiệp nên mua hay nên tự sản xuất ra sản phẩm dịch vụ,

Các lý do cho quyết định tự sản xuất

- Số lượng quá nhỏ hoặc không có nhà cung ứng nào

- Yêu cầu về chất lượng quá đặc biệt ngoài khả năng của các nhà cung cấp

- Điều kiện đặt hàng quá khắt khe

- Để đảm bảo bí mật công nghệ

- Tiết kiệm chi phí

- Tận dụng năng lực có sẵn của máy móc và nhân lực

- Đảm bảo sự ổn định cho công ty, tránh rủi ro

- Tránh sự phụ thuộc vào 1 nguồn cung ứng duy nhất

- Các lý do về cạnh tranh, chính trị, xã hội hay môi trường có thể buộc công

ty tự sản xuất

- Lý do về tâm lý của lãnh đạo công ty

Các lý do cho quyết định đặt hàng

- Công ty có thể không đủ kinh nghiệm/năng lực kỹ thuật trong việc tự sản xuất

- Vượt quá năng lực của dây chuyền sản xuất

- Đòi hỏi của khách hàng cho một vài bộ phận phải được cung cấp bởi các hãng danh tiếng

- Những thách thức trong việc duy trì và phát triển công nghệ sản xuất cần thiết nhưng không phải là mục tiêu phát triển của công ty

- Quyết định tự sản xuất khi được chọn rất khó thay đổi Trong khi đó rất dễ dàng chọn được nguồn cung và bộ phận thay thế đồng thời rất khó có thể xác định chi phí lâu dài cho việc tự sản xuất

- Việc đặt hàng thương cần ít nhân lực

Quyết định mua hay tự sản xuất

W: tổng số ngày làm việc trong năm

D: nhu cầu hàng năm

t: thời gian giữa 2 lần đặt hàng

Q: lượng hàng phải đặt

TSC: tổng chi phí lưu kho hàng năm

Lượng sản xuất tối ưu (EPQ)

là sản phẩm được phân phối tức thì ngay sau khi chúng được sản xuất Khoảng thời gian cần để sản xuất một lượng hàng EPQ là: t = Q/m

Do đó, mức lưu kho trung bình là: 1 – D/M)(Q/2)

Tổng chi phí sản xuất (EPQ) trong 1 năm là:

1.5.Quản lý tồn kho (dự trữ) trong doanh nghiệp

1.5.1 Tồn kho dự trữ

Nguyên vật liệu tồn kho bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ dụng cụ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm.Tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan Do sự phát triển chuyên môn hóa sản xuất

2

) )(

1 ( H iP m

d Q S Q D TC

( 2

*

m d iP H SD Q







P D m d iP H SD TC

P D m d iP H SD m

d iP H SD

m d iP H SD Q

TC

) / 1 )(

( 2

) / 1 )(

( 2 2

) / 1 )(

( 2

) / 1 )(

TC

PD SD iP H DS iP H iP H SD Q

TC

iP H SD EOQ

2

*) (

2 )

( 2 2 1

*) (

2

*

làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác nếu sản phẩm đó dùng cho sản xuất Mặt khắc, sản phẩm được sản xuất ở nơi này, nhưng tiêu dùng sản phẩm đó lại ở nơi khác Thời gian sản xuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phương tiện vận tải với các trọng tải khác nhau Trong những điều kiện như vậy, sự liện tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư Một doanh nghiệp có thể dự trữ nhiều loại sản phẩm khác nhau nhưng chúng

có thể phân thành các nhóm chính sau đây:

- Dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm mua ngoài

- Dự trữ bán thành phẩm trong quá trình sản xuất

- Dự trữ thành phẩm

- Dự trữ phụ tùng, dụng cụ, thiết bị dự phòng

1.5.2 Nguyên nhân tồn kho

Mặc dù hàng tồn kho dẫn đến nhiều phát sinh chi phí song các doanh nghiệp không tránh khỏi tồn kho, một số trường hợp doanh nghiệp còn chủ động tạo ra một lượng tồn kho nhất định và tồn kho có một số lý do chính sau đây:

- Lý do kinh tế: sản xuất một khối lượng hàng hóa thông thường dẫn đến tiết kiệm chi phí, hạ giá thành đơn vị sản phẩm nên doanh nghiệp thường sản xuất lô lớn sản phẩm rồi tiêu thu dần

- Khắc phục biến động về nhu cầu sản phẩm, về nguồn cung ứng nguyên vật liệu và nguồn lực của doanh nghiệp như sự cố máy, công nhân nghỉ việc, phế phẩm phát sinh…

- Chi phí vận chuyển lớn nhưng không phụ thuộc vào số lượng vận chuyển

- Các ràng buộc về số lượng mua: nhà cung cấp không bán số lượng ít, ràng buộc về tải trọng phương tiện vận chuyển, kho chứa và các điều kiện khác

- Sự khác biệt giữa các bộ phận sản xuất: khoảng cách xa nhau, phương pháp

tổ chức sản xuất khác nhau, thời gian sản xuất khác nhau, năng xuất khác nhau

- Tồn kho vì đầu cơ: doanh nghiệp dự đoán giá nguyên vật liệu hoặc sản phẩm

sẽ tăng trong thời gian tới

Tóm lại có bốn động lực dẫn đến tồn kho trong doanh nghiệp là: thời gian, khoảng cách, bất ổn định và chi phí

1.5.3 Tầm quan trọng hàng tồn kho

Hình 1.1 Tồn kho trong chuỗi cung ứng

-Sự thay đổi hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến tỷ số lợi nhuận ròng trên tài sản (ROA) Tăng hàng tồn kho làm tăng chi phí hàng hóa bán ra dẫn đến lợi nhuận hàng bán sẽ thấp do vậy ROA giảm

- Cầu hàng tồn kho sẽ đáp ứng nhu cầu cho khách hàng Song hàng tồn kho quá nhiều lại tăng chi phí làm tăng giá thành sản phẩm dẫn đến giảm cầu

- Chi phí hàng tồn kho nằm trong giá cả và dịch vụ Giảm chi phí tích trữ hàng tồn kho sẽ có lợi cho người mua và người bán, như vậy sẽ tốt cho nền kinh tế Bên cạnh việc giảm thiểu chi phí tích trữ hàng tồn kho thì chi phí liên quan đến vận chuyển hàng tồn kho cũng giảm, sẽ là một nhân tố tích cực thúc đẩy tăng trưởng nền kinh tế

1.5.4 Các quyết định quản lý hàng tồn kho

+ Quay vòng của hàng tồn kho là một thước đo về chất lượng của công ty, đáp ứng nhu cầu thị trường Quản lý hàng tồn kho tốt như thế nào được thể hiện

+ Mức tồn kho tại cơ sở lưu giữ:

- Kinh tế qui mô và tồn kho chu kỳ

- Sự không chắc chắn/Mức tồn kho an toàn

Điểm cung cấp

nguyên liệu thô

Vận chuyển

Lưu trữ nguyên vật liệu

Lưu trữ Sản phẩm

A

B

C NHÀ KHO

NHÀ KHO

NHÀ KHO NHÀ KHO

NHÀ KHO

- Thời gian trong quá trình lưu trữ

- Tồn kho chủ động + Khi số lượng kho dự trữ tăng sẽ làm tăng chi phí hàng tồn kho trung bình

mà không tăng doanh số bán hàng thì lợi nhuận giảm

Như vậy: quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng quyết định thành

công của nhiều công ty

+ Mức dự trữ thường xuyên (tồn kho chu kỳ): Lượng tồn kho cần thiết thỏa mãn nhu cầu giữa 2 lần cung cấp; Phụ thuộc vào cỡ lô sản xuất, số lượng mua, vận chuyển

+ Kinh tế quy mô quyết định mức tồn kho chu kỳ:

Trong lĩnh vực mua lại hoặc mua mới, giá cả phụ thuộc vào số lượng mua, thường là mua nhiều thì giá rẻ nhưng làm tăng tồn kho chu kỳ

Công ty vận tải sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh và giá rẻ cho vận chuyển số lượng lớn làm tăng tồn kho chu kỳ

+ Sự không chắc chắn/ Mức tồn kho an toàn

Sự không chắc chắn xảy ra ở nhu cầu khách hàng, giao thông vận tải, chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng làm cho doanh nghiệp cần tăng dự trữ (dự trữ

an toàn) để chống lại sự không chắc chắn

+ Mức dự trữ an toàn (bảo hiểm)

+ Tồn kho nhằm thỏa mãn khi nhu cầu tăng bất thường ngoài dự kiến So sánh chi phí tồn kho tăng thêm với thiệt hại thiếu hàng bán để quyết định dẫn đến sự thỏa hiệp:

- Tồn kho an toàn nhiều: Mức độ đảm bảo tăng nhưng chi phí sẽ tăng cao

- Tồn kho an toàn ít: Chi phí thấp nhưng mức độ đảm bảo thấp

+ Thời gian lưu kho: Chi phí hàng tồn kho liên quan mật thiết với thời gian

lưu kho Thời gian lưu kho càng lâu thì chi phí càng cao

Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất phụ thuộc vào chu kỳ sản xuất Chu kỳ sản xuất nên được đánh giá cẩn thận có tính đến kỹ thuật, công nghệ, kế hoạch và những điều kiện thực tế của quá trình sản xuất

+ Tồn kho dự liệu trước (chủ động)

Có hàng tồn kho phát sinh khi công ty dự kiến một số sự kiện bất thường, tích trữ hàng tồn kho để “tự bảo hiểm” chống lại các sự kiện đặc biệt như: thời tiết, bất ổn về chính trị, đình công, giá cả tăng đột biến, sự thiếu hụt nguồn cung cấp…

+ Tồn kho với chiến lược cạnh tranh

Nếu ưu tiên tính sẵn sàng trong chiến lược cạnh tranh thì công ty cần dự trữ một lượng lớn tồn kho hàng hóa gần nơi tiêu thụ Nếu ưu tiên chi phí thấp trong chiến lược cạnh tranh thì lượng tồn kho cần giảm đảm bảo tiết kiệm chi phí

1.5.5 Chi phí hàng tồn kho

Tồn kho phát sinh nhiều loại chi phí bao gồm:

- Chi phí vốn: là chi phí lãi suất hoặc chi phí cơ hội và do một lượng vốn lưu động nằm trong giá trị hàng hóa lưu kho

- Chi phí không gian lưu trữ: Bao gồm các chi phí xử lý hàng, di chuyển sản phẩm vào và ra khỏi kho, tiền thuê nhà, sưởi ấm, ánh sáng…Chi phí không gian lưu trữ phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho

- Chi phí dịch vụ hàng tồn kho: Bao gồm các dịch vụ đi kèm là bảo hiểm và thuế, thay đổi tùy vào từng quốc gia nên các công ty phải xem xét điều này khi tính toán chi phí hàng tồn kho

- Chi phí rủi ro hàng tồn kho: Bao gồm các chi phí liên quan đến lỗi thời, hư hỏng, trộm cắp và rủi ro khác Mức độ và nguy cơ sảy ra sẽ ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho

* Tính toán chi phí hàng tồn kho: Gồm bốn bước

B1: Xác định giá trị mặt hàng được lưu trữ trong kho;

B2: Đo lường mỗi thành phần chi phí theo tỷ lệ giá trị sản phẩm lưu kho trong một đơn vị thời gian (năm, tháng, tuần);

B3: Tập hợp lại ta được tổng chi phí lưu kho cho 1 đơn vị sản phẩm trong một đơn

vị thời gian;

B4: Nhân chi phí lưu kho đơn vị sản phẩm với số lượng hàng tồn kho trung bình

1.5.6 Phân loại danh mục hàng tồn kho

- Phân tích ABC

Năm 1951 H.Ford Dicky của General Electric phân loại sản phẩm theo lượng bán hàng, giá trị hàng hóa, thời gian lưu kho hoặc chi phí lưu kho thành 3 nhóm A,B,C

Những mặt hàng ảnh hưởng lớn hoặc giá trị cao thì lập thành nhóm A, còn lại những mặt hàng có tác động ít hơn hoặc giá trị thấp hơn thì chứa trong nhóm B và C

- Luật Pareto / quy tắc 80-20

Vào thế kỷ 19 Vilfredo Pareto nhận thấy rằng: “Nhiều sự kiện bị chi phối bởi một số ít yếu tố quan trọng hoặc các đặc tính tương đối của các thành viên trong một quần thể không đồng nhất” Chẳng hạn, một tỷ lệ nhỏ dân số (20%) có thể chiếm giữ một tỷ lệ lớn tài sản quốc gia (80%) Ông gọi là “quy tắc 80-20”

- Hạn chế trong phân tích ABC: Mục B và C sẽ ít quan trọng hơn so với A, từ đó sẽ tập trung hầu hết hoặc tất cả sự chú ý vào mặt hàng A Đôi khi việc sử dụng B và C có thể được bổ sung cho việc sử dụng A vì giữa chúng có một mối quan hệ cần thiết và bổ sung cho nhau hoặc loại C có thể có lợi nhuận cao hơn mặc dù nó chiếm một phần nhỏ trong danh số bán hàng

- Thực hiện phân loại ABC

Chọn một tiêu chí phân loại, tính toán chỉ tiêu đó cho từng sản phẩm Xếp hạng theo thứ tự giảm dần theo tiêu chí này, tính toán tích lũy giá trị của chỉ tiêu theo tỷ lệ phần trăm tổng chỉ tiêu đó cho mỗi danh mục sản phẩm

1.6 Mô hình quản lý dư trữ

a Một chính sách dự trữ phải trả lời 2 câu hỏi:

- Dự trữ bao nhiêu?

- Khi nào đặt hàng để tái tạo dự trữ?

b Hai mô hình dự trữ cơ bản:

- Hệ thống điểm đặt hàng

- Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ

Các mô hình quản lý dư trữ

Mô hình điểm đặt hàng: Người ta đặt hàng tái tạo dự trữ khi số lượng dự trữ đạt tới một mức nhất định (điểm đặt hàng)

Mô hình tái tạo định kỳ: Người ta đặt hàng để tái tạo dự trữ sau những

khoảng thời gian nhất định (1 tháng chẳng hạn)

1.6.1 Mô hình điểm đặt hàng

Hình 1.2 Mô hình điểm đặt hàng

Điểm đặt hàng = Nhu cầu trung bình trong khoảng thời gian giao nhận+ Dự trữ bảo hiểm

1.6.2 Mô hình tái tạo định kỳ

Hình 1.3 Mô hình tái tạo định kỳ

t1 = t2 = = tn = t ; Q1≠ Q2 ≠ Q3

• Mức tái tạo = Nhu cầu trung bình trong khoảng thời gian định kỳ tái tạo và

thòi gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm

1.6.3 Xác định điểm đặt hàng

Hình 1.4 Xác định điểm đặt hàng

- Mức lưu kho (IP) = lượng lưu kho hiện có + lượng hàng sẽ tiếp nhận theo

kế hoạch – lượng hàng phải giao (còn nợ)

IP = OH + SR – BO Khi IP giảm xuống đến R: đặt lại 1 lượng hàng Q

- Điểm đặt hàng (R) là mức dự trữ thấp nhất khi mức lưu kho IP đạt tới thì 1 lượng hàng cố định Q được đặt

R = L*D

- Xác định lượng đặt hàng

Q = EOQ hoặc,

= Lượng hàng tại điểm thay đổi giá (ngưỡng giảm giá)

= Tải trọng phương tiện VC, Dung tích kho chứa…

trong khoảng thời gian giao hàng

Nhu cầu không được thoả mãn

0

Việc thiếu hàng do cầu tăng cao trong thời gian chờ hàng về kho (L)

Hình 1.5 Dự trữ an toàn

+ Giả sử nhu cầu trung bình trong đơn vị thời gian là d, độ lệch chuẩn là σd và thời gian giao hàng là L đơn vị Khi đó:

- Nhu cầu trung bình trong thời gian giao hàng: m = Ld

- V [nhu cầu trong thời gian giao hàng] = L  σ2d

+ Mức lưu kho an toàn: S = Z x σd x L

Trong đó: z hằng số phụ thuộc vào mức phục vụ

Mức phục vụ (Kpv) = P(không thiếu hàng) = P(nhu cầu trong thời gian giao hàng < R) z = NORMSINV(Kpv)

+ Lưu kho an toàn giảm khi giảm 1 trong các yếu tố sau:

- Biến động nhu cầu hay sai số dự báo

- Thời gian giao hàng trung bình

Nhu cầu trung bình trong khoảng thời gian giao hàng

- OH là tồn kho thực tế trong kho

- SR sản phẩm đã đặt hàng sẽ nhận được

- BO sản phẩm phải giao hàng (nợ giao)

+/ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

D = Nhu cầu hàng năm (đơn vị sản phẩm/năm)

S = Chi phí đặt hàng trên 1 đơn hàng ($/đơn hàng)

C = Đơn giá ($/unit)

i = Lãi suất (%/năm)

Q = Số lượng sản phẩm của 1 lần đặt hàng

H = Chi phí lưu kho ($/đơn vị/năm)

= (Phí bảo quản + Phí cơ hội)

N = Số lượng đơn hàng trong 1 năm

Q/2 = Mức lưu kho trung bình (đơn vị sản phẩm)

• Tổng chi phí = phí lưu kho + phí đặt hàng + phí mua hàng

TC = (Q/2)H + (D/Q)S + (DC)

• Q * = EOQ =

H SD

2

TBO =

D

EOQ

(Đặt hàng theo chu kỳ, thời gian giữa hai lần đặt hàng)

+/ Tính toán thời gian giữa các lần đặt hàng (P) và mức lưu kho mong muốn (T)

T mS S d(PL) z  PL

T d(PL) z  d PL

P d D H P d

2

.

Với: m = Nhu cầu trung bình trong thời gian P+L

Ss = Mức lưu kho an toàn; d = Suất nhu cầu

1.7.Tổ chức sắp xếp kho

Là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho NVL, bán thành phẩm, thành

2S 2S 2SD EOQ P

+

phẩm và xử lý các thông tin liên quan…từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng (Nguồn: UNESCAP)

Là quá trình xây dựng kế hoạch, cung cấp và quản lý việc chu chuyển và lưu kho có hiệu quả hàng hoá, dịch vụ và các thông tin liên quan từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ vì mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng (World Marintime Unviersity-

ĐH Hàng Hải Thế Giới, D Lambert 1998)

1.7.1 Khái niệm và chức năng kho

Khái niệm: Kho là một điểm trong hệ thống hậu cần, nơi một công

ty lưu trữ hoặc chứa đựng hàng hóa (nguyên vật liệu, bán thành phẩm hàng hoá hoặc hàng hóa đã hoàn thành khoảng thời gian khác nhau)

Chức năng của kho:

1- Hợp nhất với vận tải

- Kho bãi có thể cho phép một công ty để ghép các lô hàng nhỏ thành

một lô hàng lớn phù hợp với vận tải nhằm tiết kiệm chi phí

- Đối với hệ thống hậu cần đầu vào, các kho sẽ ghép các lô hàng của các nhà

cung cấp khác nhau và vận chuyển một khối lượng lô hàng đến nhà máy

- Đối với hệ thống hậu cần tiêu thụ, các kho sẽ nhận được một lô hàng khối lượng hợp nhất từ các nhà máy khác nhau và vận chuyển lô hàng thị trường khác nhau

- Dịch vụ cũng có thể là một yếu tố cho các kho cung cấp vật lý

- Nhu cầu khách hàng thường thay đổi, không chắc chắn

4- Dự phòng: Dự phòng là tích trữ hàng tồn kho lớn hơn bình thường

1.7.2 Hoạt động cơ bản của kho

1 Nhận hàng

- Với hoạt động tiếp nhận, vận chuyển nội địa cần có kế hoạch dự kiến giao hàng

tại một địa điểm và thời gian cụ thể sẽ nâng cao năng suất làm việc kho bãi và hiệu quả xếp dỡ

- Trên các cảng tiếp nhận, hàng hóa sẽ được kiểm tra hỏng hóc; bất cứ hỏng hóc nào cũng được ghi nhận biên bản nhận hàng của người vận chuyển và được ký nhận

- Trước khi đưa hàng hóa vào lưu trữ, các hàng hóa phải được kiểm tra lần nữa theo đơn đặt hàng (P/O) để xác minh rằng các hàng hóa nhận giống với đơn đặt hàng

2 Di chuyển

Các hoạt động cơ bản của kho bao gồm lưu kho và di chuyển hàng hóa Di chuyển ngắn là khía cạnh quan trọng của kho, di chuyển sản phẩm thực hiện trong bốn hoạt động sau:

4 Lưu kho

- Hoạt động chủ yếu của kho hàng là lưu trữ

- Trong thực tế, nhiều mặt hàng chỉ lưu trữ trong 24 giờ hoặc ít hơn

- Lưu trữ dài hạn (hơn chín mươi ngày) thường được gắn liền với các nguyên liệu, hàng hóa bán thành phẩm, bởi vì chúng có giá trị thấp hơn, liên quan đến ít rủi

ro hơn, yêu cầu các cơ sở lưu trữ ít phức tạp

5 Sắp xếp đơn hàng

- Đơn đặt hàng yêu cầu nhân viên nhà kho phải chọn từ khu vực lưu trữ các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng

- Các thông tin đặt hàng được trao cho các nhân viên kho một bản để lựa chọn về vận chuyển, sắp xếp hàng hóa đảm bảo giảm thiểu quãng đường giữa các gói hàng

- Trong quá trình bốc hàng, tổng số đơn vị của một loại hàng hóa của tất cả các đơn đặt hàng được chọn đồng thời và vận chuyển đến khu vực chuẩn bị giao hàng

- Khi đơn đặt hàng đến khu vực vận chuyển, các mặt hàng được đặt trong gói (vận chuyển), kiểm tra nhãn và tên công ty đồng thời phải buộc chặt hoặc cho vào bọc

6 Vận chuyển:

- Sau khi vận chuyển đến cảng, hàng hóa được chuyển từ khu vực bốc hàng vào

xe của người vận chuyển Người vận chuyển chỉ nhận hàng từ người gửi hàng ký vận đơn

- Cuối cùng, hệ thống thông tin nhà kho được cập nhật để phản ánh việc xuất kho các mặt hàng đó và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng

- WMS điển hình bắt đầu tại các cảng tiếp nhận nơi mã vạch của mặt hàng được quét vào hệ thống

- Những lợi ích của WMS là rất lớn; Năng suất kho và độ chính xác là những lợi ích rõ ràng Ngoài ra, WMS thiện kiểm soát quản lý và hiệu quả thông qua các điểm xác nhận công việc, trách nhiệm, đo lường hiệu suất, và lập kế hoạch

kịch bản những gì sẽ xảy ra

1.7.3 Giao diện và thiết kế

Bố trí và thiết kế nhà kho theo 5 nguyên tắc sau:

- Sử dụng nhà kho một tầng: Đặt kho bất cứ nơi nào có thể, nó cung cấp không gian có thể sử dụng và thường là ít tốn kém để xây dựng

- Di chuyển hàng hóa theo đường thẳng: Sử dụng lưu lượng đường thẳng hoặc trực tiếp của hàng hoá vào và ra khỏi kho, để tránh đi thụt lùi và lặp đi lặp lại, vòng vèo kém hiệu quả

- Kế hoạch lưu trữ hàng hóa phù hợp: Để tối đa hóa hoạt động của kho, tận dụng không gian hiện có và hiệu quả, cung cấp khả năng tiếp cận hàng hóa; bảo vệ thật tốt các hàng hóa đang lưu trữ

- Tối thiểu đường đi trong kho: Nhằm để giảm thiểu không gian lối đi trong kho

mà các loại hàng hóa kích thước và bán kính cồng kềnh Chúng ta cũng phải xem xét đặc tính các sản phẩm và ràng buộc áp đặt

- Sử dụng độ cao và mặt bằng của nhà kho: Sử dụng năng lực khối của tòa nhà hiệu quả

1.7.4 Hoạt động kho bãi - Bốc xếp hàng hóa

a/ Khái niệm

- Có thể coi một cách thích hợp nhất “bốc xếp hàng hóa” như là sự dịch chuyển quãng ngắn một cách có hiệu quả các loại nguyên vật liệu, hàng hóa/sản phẩm… thường diễn ra trong giới hạn của một tòa nhà, chẳng hạn như một phân xưởng hoặc một nhà kho, hoặc giữa một tòa nhà và đơn vị vận tải

- Sử dụng cả máy móc thiết bị và lao động chân tay

- Số lượng: Đảm bảo cung cấp chính xác số lượng NVL, hàng hóa, sản phẩm

- Không gian: Tận dụng hiệu quả không gian kho hàng

- Hợp tác: Hợp tác với các bộ phận khác để thiết kế và thực hiện việc bốc xếp hàng hóa một cách hiệu quả nhất

c/ Các mục tiêu bốc xếp hàng hóa

+ Tăng sức chứa khả dụng

- Tận dụng không gian kho hàng hiệu quả nhất có thể

- Sắp xếp, bố trí hàng hóa theo cả chiều dài, rộng, và chiều cao của kho hàng

- Giảm không gian cần dành cho lối đi bằng cách dùng thiết bị máy móc thích hợp

+ Giảm số lần xử lý cùng một lượng hàng hóa

Việc vận chuyển lặp lại cùng một lượng hàng hóa vào ra kho hoặc giữa các điểm khác nhau trong kho là khó tránh khỏi Do vượt quá giới hạn kho, đặc thù quy trình

xử lý, sản xuất, tiêu thụ không hết Tuy nhiên cần hạn chế tối đa những hoạt động lặp lại bằng cách, bố trí hợp lý vị trí lưu giữ hàng hóa trong kho, thiết kế lại qui trình bốc xếp hàng hóa và dự báo đúng yêu cầu sản xuất, yêu cầu tiêu thụ

+ Tạo môi trường làm việc hiệu quả

Đảm bảo an toàn cho người lao động, đồng thời đào tạo sử dụng máy móc thiết

bị Trang bị thiết bị bảo hộ lao động cho người lao động và tạo điều kiện để người lao động hoàn thành tốt công việc

+ Giảm lao động chân tay nặng nhọc

- Một số công việc đòi hỏi sử dụng nhân công như sắp xếp lựa chọn hàng hóa (số lượng nhỏ) theo đơn đặt hàng của khách hàng

- Quần áo, giầy dép

- Đồ dùng văn phòng phẩm

+ Giảm lao động chân tay nặng nhọc

- Tự động hóa tối đa công việc bốc xếp hàng hóa

+ Cải thiện dịch vụ logistic

- Bốc xếp hàng hóa tốt sẽ giúp hệ thống logistic đáp ứng nhanh và hiệu quả nhu cầu của các nhà máy và khách hàng

- Cải tiến hiệu quả quá trình bốc xếp hàng hóa dễ dàng hơn và có ảnh hưởng lớn hơn tới chất lượng dịch vụ khách hàng so với cải thiện chất lượng quá trình vận tải

- Cần linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu nội bộ và yêu cầu khách hàng

1.7.5 Các nguyên tắc bốc xếp hàng hóa

1 Nguyên tắc lập kế hoạch: Lập kế hoạch tổng thể hoạt động bốc xếp hàng hóa

và kho bãi để đạt hiệu quả chung cao nhất

2 Nguyên tắc hệ thống: Phối hợp nhiều nhất có thể các hoạt động bao gồm các công đoạn: đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng, lưu kho, sản xuất, kiểm tra, đóng gói, bảo quản, giao hàng, vận chuyển và tiêu thụ tới khách hàng

3 Nguyên tắc lưu thông hàng hóa: Bố trí thiết bị và qui trình xử lý nhằm tối ưu hóa luồng xử lý hàng hóa

4 Nguyên tắc đơn giản hóa: Đơn giản hóa bằng cách giảm, loại bỏ hoặc kết hợp các di chuyển không cần thiết hay các thiết bị không cần thiết

5 Nguyên tắc trọng lực: Tận dụng trọng lực để di chuyển hàng hóa ở bất kỳ nơi nào có thể

6 Nguyên tắc bố trí không gian: Tận dụng tối đa không gian thể tích kho chứa hàng

7 Nguyên tắc kích thước đơn vị: Tăng số lượng, kích thước và khối lượng của các kiện hàng hay tốc độ lưu chuyển hàng

8 Nguyên tắc cơ khí hóa: Cơ khí hóa các thao tác xử lý

9 Nguyên tắc tự động hóa: Tự động hóa các quá trình sản xuất, xử lý và lưu kho

10 Nguyên tắc lựa chọn thiết bị: Xem xét tất cả các yếu tố liên quan của hàng hóa cần xử lý, sự vận chuyển chúng và phương pháp vận chuyển định áp dụng

11 Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa: Tiêu chuẩn hóa các phương pháp xử lý cũng như chủng loại và kích thước của thiết bị

12 Nguyên tắc thích nghi: Sử dụng các phương pháp và thiết bị có thể đáp ứng đòi hỏi ở phạm vi rộng các nhiệm vụ và ứng dụng khác nhau, trừ một số thiết bị chuyên dụng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng nhiệm vụ

13 Nguyên tắc khối lượng chết: Giảm tỷ lệ khối lượng chết (khối lượng thùng hàng, bao bì đóng gói hàng hóa) với khối lượng hàng hóa vận chuyển thực sự

14 Nguyên tắc tận dụng: Lập kế hoạch tận dụng triệt để nhân công và thiết bị xử

lý