Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ phú minh trí, đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ  HỒNG THỊ TÌNH HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Mã số: 08.34.03.01 Đà Nẵng – 2021 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: PGS.TS.NGÔ HÀ TẤN Phản biện 2: TS.HỒ VĂN NHÀN Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 20 tháng 03 năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bất kỳ doanh nghiệp mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh ngày phát triển giảm thiểu tối đa rủi ro xảy Để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không quan tâm đến suất lao động mà cần trọng đến hiệu công tác quản lý, đặc biệt công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động khâu trình quản lý việc thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội đơn vị Khi Việt Nam hội nhập với kinh tế giới khơng mang lại hội mà cịn có khó khăn, thách thức ln đặt doanh nghiệp Để điều hành doanh nghiệp hoạt động cách hiệu quả, hướng đạt mục tiêu đề giai đoạn, hoạt động phải đặt kiểm soát nhà quản lý Hoạt động bán hàng thu tiền hoạt động diễn thường xuyên doanh nghiệp Tuy nhiên trình diễn quy trình này, doanh nghiệp gặp phải rủi ro dễ xảy gian lận rủi ro sai sót số liệu kế tốn báo cáo tài chính, sai sót gây thiệt hại việc làm chậm kế hoạch kinh doanh Việc xây dựng kiểm soát nội hữu hiệu với chu trình bán hàng bảo đảm thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng tốt, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Công ty trách nhiện hữu hạn thương mại dịch vụ Phú Minh Trí đơn vị hoạt động lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng hóa đường xe đầu kéo sơ mi rơ moóc Chuyên cung cấp vận chuyển sản phẩm tro bay, xỉ hạt lò cao nghiền mịn xi măng dạng rời cho đơn vị khác để tạo sản phẩm bê tông thương phẩm phục vụ cho cơng trình xây dựng khu vực Miền Trung Tây Nguyên Hoạt động mang lại doanh thu lớn cho công ty cung cấp nguyên vật liệu tro bay, xỉ hạt lò cao vận chuyển trực tiếp đến nhà máy chân cơng trình cho khách hàng Chu trình bán hàng thu tiền công ty diễn thường xuyên liên tục, thị trường ngày mở rộng, số lượng khách hàng ngày tăng, giá lại biến động theo khu vực đối tượng, doanh thu bán hàng ngày tăng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động kinh doanh công ty ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt tuân thủ nguyên tắc, sách quy trình thiết lập để nâng cao hiệu kinh doanh, tái mở rộng Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, việc kiểm sốt cịn nhiều bất cập hạn chế trình bán hàng doanh nghiệp chưa chặt chẽ, tồn cần khắc phục chưa có phân công phân nhiệm rõ ràng nhiệm vụ người, biểu mẫu chưa có quy định cụ thể, tương tác nhân viên chưa thật hiệu Hơn nữa, trước tình hình thị trường có nhiều đối thủ cạnh trạnh địi hỏi cơng ty phải có sách biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động, tăng lợi nhuận, mở rộng quy mô kinh doanh giảm thiểu rủi ro, gian lận để cạnh tranh với đối thủ, chiếm lĩnh thị trường Chính vậy, vấn đề đặt cho Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí xây dựng vận hành kiểm soát nội thật hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt rủi ro, nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh, phát triển theo định hướng chiến lược hướng tới phát triển bền vững Trên sở nhận thức tầm quan trọng mong muốn nâng cao hiểu biết thân kiểm soát nội doanh nghiệp Tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí, Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Phân tích đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí - Đề xuất giải pháp hồn thiện KSNB Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo cứu tài liệu - Phương pháp quan sát, vấn trực tiếp số nhân viên công ty - Phương pháp tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin có để đưa kết nghiên cứu - Phương pháp phân tích so sánh…để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đưa giải pháp Bố cục đề tài - Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm có chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí - Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay, nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền phổ biến Bán hàng thu tiền mục tiêu cuối doanh nghiệp nào, đánh giá tồn hiệu q trình hoạt động kinh doanh Trong trình thực luận văn, tác giả tham khảo, tìm hiểu đề tài nghiên cứu chủ đề kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cụ thể: Nghiên cứu Nguyễn Thanh Trang (2015), Trong luận văn tác giả nghiên cứu việc hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Nghiên cứu Đinh Hồi Nam (2016), Trong luận văn tác giả nghiên cứu việc hoàn thiện KSNB doanh nghiệp Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà đô thị Nghiên cứu Nguyễn Thanh Thủy (2017), Trong luận văn tác giả nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tập đoàn điện lực Việt Nam Nghiên cứu Nguyễn Thị Thúy Hà (2019), Trong luận văn tác giả nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Tổng công ty hàng hải Việt Nam Nghiên cứu Nguyễn Thị Thanh (2019), Trong luận văn tác giả nghiên cứu việc hoàn thiện KSNB doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ vừa miền Bắc Việt Nam Như thấy có nhiều đề tài liên quan đến hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trong q trình làm đề tài luận văn tác giả kế thừa nghiên cứu từ đề tài kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng kiểm sốt nội cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí, luận văn đưa giải pháp góp phần hồn thiện kiểm soát nội nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận, sai sót xảy CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội “KSNB tiến trình thiết lập vận hành hội đồng quản trị, ban quản lý nhân khác, thiết kế để đem lại đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, tuân thủ với luật quy định liên quan” - Các mục tiêu KSNB chia thành nhóm sau: + Nhóm mục tiêu hoạt động + Nhóm mục tiêu báo cáo tài báo cáo phi tài + Nhóm mục tiêu tn thủ 1.1.2 Vai trị, mục tiêu hệ thống kiểm soát nội a Vai trò, cần thiết hệ thống KSNB - Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn SXKD - Đảm bảo tính xác số liệu kế toán BCTC - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông - Lập BCTC kịp thời, hợp lệ b Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội - Bảo vệ tài sản đơn vị - Đảm bảo độ tin cậy thông tin - Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý - Đảm bảo hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội Theo quan điểm COSO, KSNB bao gồm phận sau: a Môi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm chức quản trị quản lý, quan điểm, nhận thức hành động Ban quản trị Ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội tầm quan trọng kiểm soát nội hoạt động đơn vị a Đánh giá rủi ro Rủi ro tồn hoạt động tổ chức Đánh giá rủi ro việc xác định phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy tuân thủ quy định b Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Mục đích sách thủ tục giúp thực hành động để kiểm sốt rủi ro xảy tổ chức c Thông tin trao đổi thông tin Thông tin trao đổi thông tin điều kiện thiếu việc thiết lập, trì nâng cao lực kiểm sốt đơn vị thơng qua việc hình thành báo cáo để cung cấp thông tin hoạt động cho đối tượng sử dụng bên bên đơn vị d Giám sát Giám sát trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động KSNB giai đoạn 1.1.4 Hạn chế kiểm sốt nội 1.1.5 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Giới thiệu chu trình bán hàng thu tiền a Giới thiệu - Chu trình bán hàng thu tiền xem giai đoạn cuối hoạt động sản xuất kinh doanh, q trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền doanh nghiệp với khách hàng họ 10 - Tất khoản thu tiền bán hàng ghi lại kịp thời, xác đầy đủ - Tất khoản nợ phải thu khách hàng cần phản ánh vào tài khoản chi tiết khách hàng - Tất chứng từ, sổ kế toán, hàng tồn kho tiền bảo quản an toàn - Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu phận tham gia vào chu trình b Rủi ro thủ tục kiểm soát Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chu trình thu tiền thường phức tạp tiềm ẩn nhiều sai sót, gian lận ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu chu trình Đó thu tiền khơng đúng, không đủ, không kịp thời không ghi nhận báo cáo chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung báo cáo không đầy đủ, không kịp thời, mẫu biểu báo cáo không phù hợp không thống số liệu phận KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương luận văn tập trung làm rõ lý luận hệ thống KSNB hệ thống KSNB doanh nghiệp Nêu rõ vai trò, cần thiết, mục tiêu, yếu tố hệ thống KSNB hạn chế KSNB Và chương luận văn hệ thống hóa lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp để làm sở quan trọng để đánh giá đối chiếu phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí chương 2, từ luận văn đưa giải pháp để tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí CHƢƠNG 11 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tên cơng ty: Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0401282986 Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2009 sửa đổi bổ sung lần thứ ngày 29 tháng 06 năm 2020 với ngành nghề kinh doanh kinh doanh vận tải hàng hóa đường Trong q trình hoạt động công ty cấp giấy chứng nhận đăng ký thay đổi từ lần thứ đến lần thứ sáu việc tăng vốn điều lệ 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Là đơn vị với quy mô vừa nhỏ, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng hóa đường xe bồn Chuyên cung cấp vận chuyển sản phẩm tro bay, xỉ hạt lò cao nghiền mịn xi măng rời cho đơn vị khác để tạo sản phẩm bê tơng phục vụ cho cơng trình xây dựng dự án cơng trình thủy điện khu vực miền Trung, Tây Nguyên 12 2.1.3 Bộ máy tổ chức Công ty a Sơ đồ tổ chức Giám Đốc Phó Giám Đốc Phịng Kinh doanh Phịng nhân Phịng kế tốn Hình 2.1 Bộ máy tổ chức công ty Ghi chú: Quan hệ phối hợp Quan hệ trực tuyến Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế tốn tốn Hình 2.2 Bộ máy tổ chức phận kế toán Ghi chú: Quan hệ phối hợp Quan hệ trực tuyến Kế tốn cơng nợ 13 b Hình thức kế tốn Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chứng từ” xử lý máy tính với phần mềm kế tốn Trí Việt c Thơng tin kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Công ty đăng ký sử dụng hầu hết chứng từ Bộ Tài Chính ban hành như: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, séc chuyển khoản, phiếu nhập kho, xuất kho…Ngoài chứng từ Bộ Tài Chính ban hành, cơng ty cịn sử dụng số mẫu chứng từ công ty tự thiết kế như: Hợp đồng kinh tế, mẫu đề nghị, biên đối chiếu… 2.2 ẢNH HƢỞNG CỦA CÁC YẾU TỐ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 2.2.1 Mơi trƣờng kiểm soát - Ban lãnh đạo xem trọng giá trị đạo đức, thường xuyên nhắc nhở nhân viên thân phải thực công khai, minh bạch hoạt động công ty - Công ty đưa số quy tắc, nội quy q trình thực cơng việc u cầu thành viên phải nghiêm chỉnh chấp hành - Ban giám đốc thường đề cao cá nhân có thành tích tốt công việc chấp hành nội quy doanh nghiệp - Cơng ty có cấu tổ chức hợp lý có khả đảm bảo cơng tác quản lý triển khai xác, kịp thời hiệu 14 - Ban Giám đốc có quy định rõ ràng từ đầu quyền hạn trách nhiệm nhân viên công việc đảm nhận tổ chức - Hầu hết nhân viên cơng ty có trình độ cao đẳng, đại học cấp khác, có đủ lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc đảm nhận - Cơng ty chưa sách đào tạo thường xuyên nâng cao tay nghề trình độ cho nhân viên, chưa đưa sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cụ thể 2.2.2 Đánh giá rủi ro Nhà quản lý doanh nghiệp nhận thấy rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến mục tiêu phát triển bền vững việc nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp là: ngày xuất nhiều cơng ty có vốn đầu tư mạnh dày dạn kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực vận tải hàng hóa, làm thu hẹp thị trường hoạt động công ty hay việc nhà nước ngày tổ chức chặt chẽ đại sách, thủ tục tạo cho doanh nghiệp tình trạng lạc hậu thông tin, dễ dẫn đến sai phạm doanh nghiệp không cập nhật thông tin kịp thời nâng cao trình độ chun mơn nhân viên Hơn nữa, khách hàng ngày hiểu biết có nhu cầu cao nên địi hỏi doanh nghiệp phải đưa sách thiết thực để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp 2.2.3 Hoạt động kiểm sốt - Phân chia trách nhiệm rõ ràng - Công ty họp nhân viên lại để nhắc nhở tính độc lập việc giải công việc thuộc trách nhiệm 15 sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp để giải công việc mang lại hiệu tốt cho hoạt động doanh nghiệp - Ban giám đốc xây dựng quy trình doanh thu áp dụng cho tồn cơng ty nhằm đảm bảo tính hữu hiệu hiệu hoạt động kinh doanh - Tổ chức ký hợp đồng với nhà cung cấp để quản lý xăng kinh doanh, giá cả, sách chiết khấu nhà cung cấp mặt hàng mà công ty kinh doanh - Các đơn đặt hàng sau nhận từ khách hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra lại tính xác đơn đặt hàng xem xét khả cung ứng, hạn mức tín dụng khách hàng sau trình cho trưởng phòng kinh doanh, giám đốc để kiểm tra xét duyệt - Thông qua việc sử dụng định vị giám sát hành trình đơn vị kiểm sốt xác quãng đường xe đi, thời điểm dừng đỗ vị trí giao hàng để có kế hoạch cung cấp hàng hợp lý - Việc nhập liệu kế tốn cơng nợ vào phiếu giao hàng mà lái xe cung cấp - Về chứng từ sổ sách: sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận doanh thu, phản ánh nghiệp vụ kịp thời vào chứng từ ghi sổ hàng ngày - Sổ sách báo cáo có đóng dấu giáp lai rõ ràng bảo quản cẩn thận tủ sắt doanh nghiệp - Phê chuẩn xét duyệt: việc phê chuẩn, ủy quyền xét duyệt thực Giám đốc người có thẩm quyền cơng ty - Kiểm sốt vật chất: Cơng ty đưa quy định hạn chế tiếp xúc với tài sản sử dụng thiết bị người 16 nhiệm vụ, ln vệ sinh máy móc thiết bị thường xuyên, tắt tất nguồn về, khóa cửa phịng hết làm việc - Phân tích rà sốt: cơng ty định việc đối chiếu số liệu chi tiết tổng hợp, kỳ kỳ trước, từ phát nguyên nhân bất thường để kịp thời xử lý 2.2.4 Thông tin trao đổi thông tin Cơng ty kết nối internet cho tồn hệ thống máy tính tồn cơng ty, tạo điều kiện cho việc liên lạc kịp thời, rõ ràng đến khách hàng việc tra cứu thông tin quan trọng sách, pháp luật, đối tác, thị trường… Cơng ty chưa có liên kết mạng nội nên xem trực tiếp thông tin phận, gây khó khăn, lãng phí thời gian việc thu thập thơng tin phận có liên quan 2.2.5 Giám sát Cơng ty chưa có phận kiểm sốt nội bộ, đưa số quy định việc bảo vệ tài sản, hay thu chi tiền phải đồng ý kế toán trưởng giám đốc Chưa tổ chức chương trình đánh giá định kỳ hoạt động kinh doanh công ty hiệu làm việc cá nhân để có chế độ khen thưởng hay xử phạt hợp lý Để đạt hiệu cao hoạt động kinh doanh, Ban giám đốc thực giám sát thường xuyên thông qua tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp,… để nghe ý kiến đóng góp họ, ghi nhận thông tin phản hồi từ nhân viên ty để phát bất thường có phương án giải kịp thời 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 17 2.3.1 Các đặc điểm liên quan đến hoạt động bán hàng thu tiền Công ty - Khách hàng chủ yếu Công ty công ty xây dựng, sản xuất bê tông thương phẩm, chủ đầu tư, ban quản lý dự án cơng trình thủy điện khu vực Miền Trung Tây Nguyên - Hoạt động chủ yếu mang lại doanh thu cho công ty hoạt động kinh doanh vận tải mặt hàng: tro bay, xỉ hạt lò cao nghiền mịn xi măng dạng rời - Phương thức bán hàng công ty: Hiện công ty áp dụng phương thức bán lẻ, bán hàng, vận chuyển hàng theo hợp đồng - Phương thức toán: + Theo phương thức thu tiền + Theo phương thức bán chịu 2.3.2 Kiểm sốt chu trình bán hàng công ty - Khách hàng gửi đơn đặt hàng - Nhân viên bán hàng tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra kho/ hàng xe bồn/ nhà máy tín dụng khách hàng - Trưởng phòng kinh doanh duyệt đơn đặt hàng, mức tín dụng khách hàng mức cao phải có phê duyệt Phó Giám đốc Giám đốc + Nếu đơn đặt hàng không duyệt nhân viên bán hàng thơng báo cho khách hàng biết lý hủy đơn + Nếu đơn đặt hàng duyệt nhân viên bán hàng tiến hành làm hợp đồng gửi cho khách hàng, đồng thời phận kho phận điều xe phối hợp với để duyệt lệnh xuất hàng tiến hành điều xe để lái xe giao cho khách hàng 18 2.3.3 Kiểm sốt chu trình thu tiền Cơng ty - Khách hàng dựa vào hợp đồng phiếu giao hàng để kiểm tra, đối chiếu khối lượng theo bảng kê mà kế tốn cơng nợ gửi - Trong q trình kiểm tra đối chiếu khối lượng có chênh lệch hai bên giải để xử lý chênh lệch - Sau kiểm tra đối chiếu xử lý chênh lệch xong kế tốn cơng nợ tiến hành lập hóa đơn gửi cho khách hàng theo dõi công nợ - Sau lập hóa đơn kế tốn cơng nợ gửi khối lượng hóa đơn để kế tốn doanh thu nhập số liệu ghi nhận doanh thu - Khi khách hàng tốn kế tốn doanh thu kế tốn cơng nợ vào phiếu thu giấy báo có ngân hàng để cập nhật số liệu ghi sổ kế tốn có liên quan a Kiểm sốt hoạt động theo dõi công nợ - Định kỳ kế tốn cơng nợ lập báo cáo cơng nợ đối chiếu với phận kinh doanh để nhân viên bán hàng đôn đốc công nợ khách hàng yêu cầu hàng - Những rủi ro xảy trình theo dõi cơng nợ: Kế tốn sai sót q trình nhập số liệu dẫn đến cơng nợ phải thu khách hàng bị lệch - Thủ tục kiểm sốt: Kế tốn cơng nợ vào hóa đơn lập chưa toán để ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ theo đối tượng b Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền Hằng ngày, kế tốn cơng nợ cập nhật thông tin khách hàng chuyển trả qua internet banking có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ phát sinh từ ngân hàng 19 c Kiểm sốt q trình lập dự phịng, xóa khoản nợ phải thu khó địi - Lập dự phịng phải thu khó địi: Trường hợp khách hàng khơng trả nợ cơng ty cơng ty cần phải có kế hoạch dự phịng nguồn để thay khoản - Thẩm định xóa số khoản phải thu khơng thu được: Có nhiều ngun nhân khiến khoản phải thu Doanh nghiệp không thu tiền, để tránh sai sót phải có phận thẩm định tìm hiểu lý khơng thu tiền 2.3.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty a Những kết đạt công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền b Những hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương 2, tác giả vào nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Từ đó, ưu điểm cần phát huy hạn chế cần khắc phục Ngồi ra, luận văn cịn nêu lên số rủi ro mà hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty gặp tiêu chí để đánh giá chất lượng hệ thống KSNB CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 20 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 3.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty a Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để kiểm sốt tính xác thực đơn đặt hàng Phòng kinh doanh phải cử nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, sau phân loại đơn đặt hàng, đánh số thứ tự ghi vào sổ theo dõi đơn hàng chuyển sang phận liên quan tiếp tục xử lý Hợp đồng pháp lý quan trọng, khách hàng quen, Công ty lập hợp đồng nguyên tắc mà không lập thêm phụ lục cần bổ sung phụ lục hợp đồng thực đơn hàng b Hồn thiện thủ tục kiểm sốt liên quan đến sách tín dụng Ban hành sách tín dụng + Đối với khách hàng Cơng trình: Cơng ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng khách hàng việc bán hàng sách tín dụng ký hợp đồng 21 + Đối với khách hàng phải hạn chế tín chấp cho khách hàng, mua hàng trả tiền trước nhận hàng hai phải có thư bảo lãnh ngân hàng + Đối với khách hàng cũ: Giám đốc cho bán vượt giá trị gối đầu Vì Công ty nên bàn đến phương án bảo lãnh nợ ngân hàng số khách hàng mua nợ giá trị gối đầu c Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chuyển giao hàng lập hóa đơn Để tránh thất chuyển giao hàng hóa, công ty nên tách biệt chức nhân viên kế tốn việc nhập liệu xuất hóa đơn Nên để việc nhập liệu cho nhân viên kinh doanh nhập kiểm tra đảm bảo hàng bán khơng có sai sót đối chiếu với đơn đặt hàng d Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt giá bán Hiện nay, Cơng tác quản lý giá bán đơn vị trọng yếu Nguyên nhân dẫn đến rủi ro doanh thu bán hàng Công ty phân quyền định giá cho trưởng phận kinh doanh không quy định trưởng phận kinh doanh phải báo cáo giá bán Công ty sau chốt giá với khách hàng nên khơng có để kiểm sốt Đến cuối tháng chốt khối lượng có phát sinh trạm kế tốn hỏi trưởng phịng báo giá Nhưng cơng ty ngày mở rộng thị trường khách hàng ngày nhiều nên trưởng phịng kinh doanh bị nhầm lẫn giá báo cho khách hàng Do Cơng ty nên quy định giá bán cho khu vực để phù hợp với thị trường thời điểm e Hồn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu bán hàng Cơng ty nên kiểm sốt doanh thu cách nhanh chóng cách thiết kế bảng so sánh doanh thu thực tế doanh 22 thu sổ sách phần mềm để xác định rõ ràng có chênh lệch biết nguyên nhân đâu f Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nợ phải thu khách hàng Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi để dễ theo dõi phân cơng địi nợ Mặt khác, cuối tháng phải đối chiếu công nợ với khách hàng, cho dù khách hàng khơng mua hàng cịn nợ cơng ty phải có biên đối chiếu cơng nợ để có chứng từ pháp lý xảy tranh chấp sau Một mặt liên tục đánh công văn đề nghị toán gửi tới khách hàng hối thúc việc tốn g Hồn thiện cơng tác giám sát việc thực Công ty phải tăng cường khả giám sát công việc cách thường xuyên cách chứng từ phát sinh ngày phải thơng qua phận kiểm sốt kiểm tra chặt chẽ Cơng ty nên xây dựng ban kiểm tốn nội để kiểm tra giám sát cơng tác giám sát việc thực h Hồn thiện thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Ghi chép kịp thời nghiệp vụ thu tiền Giữa kế tốn cơng nợ kế tốn doanh thu phải thường xuyên đối chiếu sổ sách để kiểm tra chéo lẫn nhằm phát sai sót điều chỉnh kịp thời Công ty nên áp dụng phần mềm ngân hàng vào công tác quản lý tiền thu bán hàng 3.2.2 Hồn thiện cơng tác kế tốn phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty a Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty nên xây dựng ứng dụng thống gọi phần mềm quản lý, để quản lý tất hoạt động Công ty quản 23 lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý tài chính… kết nối trực tuyến với tất phịng ban có phân quyền truy cập sử dụng b Hoàn thiện hệ thống chứng từ Để hạn chế đến mức tối đa rủi ro ảnh hưởng đến chu trình bán hàng thu tiền, Công ty nên xây dựng biểu mẫu đơn đặt hàng thống cho tất khách hàng tất mặt hàng c Hoàn thiện hệ thống báo cáo Ngoài hệ thống biểu mẫu theo quy định, Công ty cần thiết lập thêm biểu mẫu: Mẫu phiếu thẩm định khách hàng, Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng, Báo cáo tuần doanh thu mặt hàng KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở hạn chế cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí, chương luận văn đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện thêm hệ thống kiểm sốt nội cơng ty nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, góp phần vào hiệu trình hoạt động kinh doanh tương lai công ty KẾT LUẬN Cùng với trình hội nhập kinh tế quốc tế diễn biến phức tạp khôn lường môi trường kinh doanh Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp Việt Nam phải thường xuyên đối diện với rủi ro tài ngày cao, đa dạng loại hình, khó lường mức độ Do đó, doanh nghiệp Việt Nam cần phải trọng vào công tác quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao sức mạnh vị lĩnh vực kinh doanh Để thực tốt vai trò, doanh nghiệp 24 phải nắm bắt thơng tin doanh thu, chi phí, đồng thời phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội hợp lý, hữu hiệu với loại mục tiêu Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát nguồn hữu ích cho nhà quản lý đối tượng quan tâm, sở để đưa định kinh doanh đảm bảo ổn định ngày phát triển doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để từ tìm giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải số vấn đề sau: - Luận văn trình bày lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Luận văn sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí Đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty - Trên sở nghiên cứu lý luận thưc tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty, luận văn đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Phú Minh Trí ... SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình. .. THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 3.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty. .. TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 20 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 3.2