- Thao t¸c më File: KÝch chuét vµo menu File chän New, mµn h×nh xuÊt hiÖn: t¹i môc General chän tªn file mÉu cÇn më!. KÝch chuét vµo nót OK ®Ó më[r]
(1)Soạn thảo văn Microsoft word
- Mục đích: Microsoft Word phần mềm soạn thảo văn đợc sử dụng phổ biến
Phiên Word Microsoft Word XP
Bài 1: Thao tác quản lý liệu trong Microsoft word
1/ Khởi động thoát khỏi Microsoft Word:
- Khởi động : Nháy đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word trên cửa sổ Desktop
- Tho¸t khái : Chän menu File chän mơc Exit. 2/ Thao t¸c më File:
2.1/ Thao t¸c më File míi:
- Lựa chọn menu File chọn New sau chọn OK (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N)
2.2/ Thao tác mở File có tên:
- Kích chuột vào menu File chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O) hình xuất hiện:
+ Look in: Chọn ổ đĩa Folder chứa tên File + Màn hình hiển thị lựa chọn tên File cần mở Chọn nút Open để mở File.
* Chó ý:
- Trong Microsoft Word lúc mở đợc nhiều File, để chuyển tới File đợc mở ta lựa chọn menu Window chọn tên File cần chuyển tới
- Dữ liệu File chuyển giao đợc cho 3/ Thao tác ghi lại File.
3.1/ Thao tác lu lại File mới:
- Lựa chọn menu File chọn Save As (F12) hình xuất hiện: + Save in: Chọn ổ đĩa Folder chứa tên File cần lu
+ File Name: Viết tên File cần lu Chọn nút Save
* Chú ý: File đợc lu lại Winword có phần mở rộng *.Doc
3.2/ Thao tác lu thêm nội dung File có tên:
(2)- Sử dụng chuột : Kích chuột chọn vị trí đầu cần lựa chọn, sau nhấn giữ kéo rê chuột tới vị trí cần thiết
- Sử dụng bàn phím : Nhấn giữ phím Shift, sau chọn dùng phím mũi tên lựa chọn
- Lựa chọn tất File văn bản: Kích chuột vào menu Edit chọn mục Select All (hoặc nhấn tổ hỵp phÝm Ctrl + A)
5/ Thao tác đóng File:
- Mục đích : Đóng File khơng cần sử dụng để giải phóng vùng nhớ máy quản lý
- Thao tác : Kích chuột vào menu File chọn Close (hoặc nhấn tổ
hợp phím Ctrl + W).
6/ Thao tác đặt lề chọn hớng:
- Mục đích : Đặt lề trái, phải, đỉnh, dới đáy chọn hớng in dọc, in ngang cho trang giấy
- Thao t¸c : KÝch chuột vào menu File chọn Page Setup hình xuất hiƯn:
+ T¹i phiÕu chän Margins:
Top : Chọn khoảng cách từ dòng đầu đến đỉnh trang văn Bottom : Chọn khoảng cách từ dòng cuối đến đáy trang văn Left : Chọn khoảng cách lề trái cho trang văn
Right : Chọn khoảng cách lề phải cho trang văn Gutter : Chọn khoảng cách gáy s¸ch
Header : Chọn khoảng cách từ tiêu đề đến đỉnh trang văn Footer : Chọn khoảng cách từ tiêu đề dới đến đáy trang văn
+ T¹i phiÕu chän Paper Size:
Paper Size : Chän khæ giÊy cần sử dụng cho trang văn Width : §é réng cđa trang giÊy
Height : ChiỊu cao cña trang giÊy
Portrait : Chọn hớng in trang giấy theo chiều thẳng đứng Landscape : Chọn hớng in trang giấy theo chiều ngang Kích chuột chọn OK.
*Chú ý: Nếu muốn đặt ngầm định cho trang văn đợc mở ra ta kích chuột chọn Default chọn mục Yes.
7/ Thao tác khôi phục huỷ bỏ khôi phơc:
- Mục đích: Khơi phục cơng việc vừa thực huỷ bỏ công việc vừa khôi phục
(3)(4)Bµi 2: Thao tác trình bày văn bản
1/ Chỉnh phông chữ văn bản:
- Mc ớch: Chn kiu phụng chữ, khoảng cách ký tự đoạn văn
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn cần chỉnh phơng chữ, sau kích chuột vào menu Format chọn Font hình xuất hiện:
+ T¹i phiếu chọn Font:
Font : Kiểu phông chữ Font Style : KiĨu ch÷
Size : Kích thớc chữ Underline : Kiểu chữ gạch chân Color : Màu chữ
Strikethrough: Ch b gạch ngang đơn
Double strikethrough: Chữ bị gạch ngang đơi
Superscript : ChØ sè trªn (x2) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
Subscript : ChØ sè díi (x2) Hc nhÊn tỉ hỵp phÝm Ctrl + “+”
Shadow : Chän bãng cho ch÷ Outline : Ch÷ chØ cã viền Emboss : Chữ có bóng Engrave : Chữ có bóng chìm
Small caps : Đa ký tự chữ sử dụng phím Caps lock All caps : Đa tất ký tự lên chữ sử dụng phím Caps lock Hiden : Ký tự bị ẩn
+ Tại phiếu chän Character Spacing:
Spacing: Thay đổi khoảng cách ký tự Expended : Ký tự đợc dãn mục By Condensed : Ký tự đợc nén vào mục By Position: Thay đổi khoảng cách gia cỏc dũng:
Raised : Nâng dòng văn lên Lowered : Hạ dòng văn xuống Kích chuột vào OK.
2/ Chỉnh Paragraph cho văn bản:
(5)+ Alignment: lề cho đoạn văn bản:
Left : Căn phẳng phía trái cho đoạn văn Center : Căn vào dòng cho đoạn văn Right : Căn phẳng phía phải cho đoạn văn Justify : Căn phẳng hai lề cho đoạn văn + Indentation: Đặt lề cho đoạn văn
Left : Đặt lề trái cho đoạn văn Right : Đặt lề phải cho đoạn văn Special : chọn
First Line: Căn dòng đầu đoạn văn đợc lùi vào so với hàng khoảng cách xác định mục By
Hanging: Căn dòng đầu đoạn văn đợc lùi so với hàng văn khoảng cách xác định mục By
None: Các dịng khơng đợc lui vào + Spacing: Căn khoảng cách đoạn dòng:
Before : Khoảng cách phía trớc đoạn văn After : Khoảng cách phía sau đoạn văn Line spacing: Căn khoảng cách hàng văn bản, khoảng cách đợc thay đổi mục At
3/ Thao tác đặt chế độ đánh số đoạn tự động:
- Mục đích: Máy tự động đánh số đoạn tự động cho đoạn văn có sử dụng thao tác
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn Sau chọn menu Format chọn Bullets and Numberring hình xuất hiện:
+ Bulleted : Chọn kiểu dấu chấm cần đánh dấu cho đoạn + Numbered : Chọn kiểu số cần đánh dấu cho đoạn + Mutilevel : Chọn cấp cần đánh dấu đoạn Kích chuột vào OK.
4/ Thao tác cắt dán đoạn văn bản:
- Mục đích: Cắt đoạn văn từ vị trí dán sang vị trí khác file văn khác
- Thao tác cắt văn bản: Lựa chọn đoạn văn cần cắt Sau chọn menu Edit chọn mục Cut (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)
- Thao tác dán văn bản: Chọn vị trí cần dán văn Sau chọn menu Edit chọn mục Paste (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)
5/ Thao t¸c chÐp:
(6)- Thao tác copy: Lựa chọn vùng văn cần chép Sau chọn menu Edit chọn Copy (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)
(7)Bài 3: Thao tác chỉnh Tab
- Mục đích: Sử dụng ký tự Tab để dịng cho cấp văn có sử dụng lề cho nhiều thành phần đoạn
1/ Căn lề Tab thớc:
- Mục đích: Sử dụng thang thớc để chọn vị trí lề cho nhiều đoạn văn
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn cần lề Tab Sau chọn kiểu Tab cần sử dụng thớc:
Kích chuột chọn điểm dừng cho cấp Tab Nhấn phím Tab ngầm định cho cấp Tab
2/ Thao tác sửa xoá điểm dừng Tab trªn thíc:
- Mục đích: Di chuyển chọn điểm dừng Tab vị trí khác xố điểm dừng cấp Tab
- Thao tác sửa điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn cần sửa điểm dừng Tab Sau lựa chọn điểm dừng Tab cần thay đổi, nhấn giữ kéo rê chuột
- Thao tác xoá điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn cần xố điểm dừng Tab Sau chọn điểm dừng Tab thớc cần xoá, nhấn giữ kéo rê chuột vào hình soạn thảo văn
3/ Thao t¸c chØnh Tab b»ng menu:
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn cần chỉnh Tab Sau chọn menu Format chọn Tab hình xuất hiện:
+ Tab stop Position: nhËp ®iÓm dõng cho tõng cÊp Tab + Alignment: Chän kiÓu lề cho cấp Tab:
Left : Căn phẳng đoạn Tab theo lề trái Center : Căn đoạn Tab
Right : Căn phẳng đoạn Tab theo lề phải
Decimal : Cn thẳng Tab theo dấu ngăn cách phần thập phân Bar : Căn Tab ngăn cách đờng thẳng + Leader: Chọn kiểu Tab đờng dẫn cần sử dụng (Loại Tab cấp Tab đợc ngăn cách bi cỏc ng chm)
Sau điểm dừng Tab chän Set. KÝch chuét vµo OK.
- NhÊn phÝm Tab cho cấp Tab 4/ Thao tác sửa xo¸ cÊp Tab:
- Thao tác sửa cấp Tab: Lựa chọn đoạn cần sửa cấp Tab Sau chọn menu Format chọn Tab hình xuất hiện:
Tại mục Tab stop Position: chọn điểm dừng Tab cần sửa, chọn kiểu lề Tab
(8)- Thao tác xoá cấp Tab: La chọn đoạn văn cần xố cấp Tab Sau đó chọn menu Format chọn Tab hình xuất hiện.
T¹i mơc Tab stop Position: Chọn điểm dừng Tab cần xoá. Clear : Xo¸ tõng cÊp Tab
Clear All : Xo¸ tất điểm dừng Tab Chọn mục OK.
5/ Thao tác chọn chế độ hiển thị hình:
- Mục đích: Chọn chế độ hiển thị cho hình văn - Thao tác: Lựa chọn menu View chọn chế độ hiển thị:
+ Nomal : Chế độ hiển thị ngầm định
+ Outline : Chế độ hiển thị chỉnh sửa đoạn văn + Page Layout : Chế độ hiển thị đầy đủ
+ Master Document: Chế độ hiển thị sửa theo cấp văn + Full Screen : Chế độ hiển thị văn đầy hình Thốt khỏi nhấn phím ESC
+ Ruler : Chọn chế độ hiển thị thớc 6/ Thao tác chọn công cụ:
- Mục đích: Chọn bỏ chọn cơng cụ hình hiển thị - Thao tác: Chọn menu View chọn Toolbars chọn công cụ cần sử dụng
7/ Thao tác hiển thị chế độ nhìn hình soạn thảo:
- Mục đích: Hiển thị phần trăm chế độ nhìm hình soạn thảo văn
- Thao tác: Chọn menu View chọn Zoom hình xuất hiện: + Zoom to :Chọn chế độ hiển thị cho hình
(9)Bài 4: Thao tác tạo bảng
1/ Thao tác tạo bảng:
- Mc ớch: Xỏc nh s hàng số cột bảng cần tạo
- Thao t¸c: Lùa chän menu Table chän mơc Insert Table màn hình xuất hiện:
+ Number of Columns : Nhập số cột cần tạo + Number of Rows : Nhập số hàng cần tạo + Column Width : Nhập độ rộng cho cột Chọn nút OK.
2/ Thao tác lựa chọn hàng, cột bảng tính:
- Thao tác lựa chọn hàng: chọn hàng cần lựa chọn Sau chọn menu Table chọn mục Select Row.
- Thao tác lựa chọn cột: chọn cột cần lựa chọn Sau chọn menu Table chọn mục Select Column.
- Thao tác lựa chọn bảng: chọn vị trí bảng cần lựa chọn Sau đó chọn menu Table chọn mục Select Table.
3/ Thao tác thay đổi đờng lới hiển thị bảng: - Mục đích: Chọn đờng lới hiển thị bảng
- Thao tác: Lựa chọn bảng cần thay đổi đờng lới Sau chọn menu Format chọn mục Borders and Shading hình xuất hiện:
+ T¹i phiÕu chän Border:
None : Không chọn đờng lới cho bảng Outline : Chọn đờng viền
Inside : Chọn đờng viền Style : Chọn mẫu đờng viền Color : Chọn màu đờng viền
+ Tại phiếu chọn Shading:
None : Không có bãng nỊn
Custom : Chọn phần trăm bóng màu tối Foreground : Chọn màu đờng
Background : Chän mµu nỊn bãng mê Chän nót OK.
4/ Thao tác xoá đờng cột hàng:
Lựa chọn hàng cột cần xố Sau chọn menu Table chọn Delete Columns/(Rows).
(10)Lựa chọn vùng bảng tính cần xố Sau vào menu Table chọn mục Delete Cell hình xuất hiện:
+ Shift Cell Left: Sau xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau đợc kéo phía trái bảng
+ Shift Cell Up: Sau xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau đ-ợc kéo lên phía bảng
+ Delete Entire Rows: Xoá hàng mà vùng bảng tính chứa + Delete Entire Columns: Xoá cột mà vùng bảng tính chứa 6/ Thao tác thêm cột hàng:
Lựa chọn cột hàng cần thêm, sau chọn menu Table chọn mục Insert Column/(Row).
* Chó ý: Nếu thêm hàng phía cuối bảng ta nhấn phím Tab 7/ Thao tác nối cột hàng:
- Lựa chọn hàng cột cần kết nối, sau chọn menu Table chọn mục Marge Cells.
8/ Thao tác tách hàng cột:
- Lựa chọn hàng cột cần tách, chọn menu Table chọn mục Split Cells hình xuất hiện.
+ Tại mục Number of Columns: Nhập số cột cần tách + Tại mục Number of Rows: Nhập số hàng cần tách Lựa chän nót OK.
9/ Thao tác thay đổi độ rộng hàng cột:
- Kích chuột lựa chọn hàng cột cần thay đổi độ rộng Sau lựa chọn menu Table chọn mục Cell Height and Width hình xuất hiện:
+ T¹i phiÕu chän Column:
Width of Column : Nhập độ rộng cho cột
Space Between Column : NhËp kho¶ng cách cột + Tại phiếu chọn Row: Chọn mục Alignment lề cho bảng biểu
Left : Căn bảng phía trái lề Center : Căn bảng lề Right : Căn bảng vỊ phÝa ph¶i lỊ Lùa chän nót OK.
10/ Thao tác tách bảng:
- Mc ớch: Ngt bng thành bảng khác
(11)(12)Bài 5: Chỉnh văn Style
- Khái niệm Style: Style mẫu định dạng đoạn văn đợc định dạng trớc Sau đợc áp dụng mẫu định dạng vào đoạn văn khác, đoạn văn đợc ứng dụng mang đầy đủ thuộc tính Style đợc to
1/ Thao tác tạo Style:
- Mc đích: Định dạng cho đoạn văn kiểu mẫu, sau sử dụng định dạng cho đoạn văn khác tạo đồng
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn tạo Style chọn menu Format chọn mục Style chọn nút New hình xuÊt hiÖn:
+ Name : gõ tên Style cần tạo mẫu + Format : Chọn mục định dạng:
Font : Định dạng phông chữ Paragraph : Định dạng đoạn văn Tab : Định dạng Tab
Border : Định dạng khung Numbering : Định dạng kiểu số Lựa chọn nút OK
Chän nót Apply. 2/ Thao t¸c sư dơng Style:
- Mục đích: áp dụng Style tạo cho đoạn văn lựa chọn
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn cần áp dụng Style, sau chọn menu Format chọn mục Style hình xuất hin:
+ Styles: chọn tên Style cần áp dụng cho đoạn văn Kích chuột chọn Apply.
* Chú ý: Ta sử dụng cơng cụ để chọn tên Style cần áp dụng cho đoạn văn
3/ Thao t¸c sưa Style:
- Mục đích: Thay đổi thuộc tính Style tồn Khi tất đoạn văn có sử dụng Style đợc thay đổi theo giúp cho đoạn văn có sử dụng Style có tính đồng
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn chứa Style cần sửa Sau chọn menu Format chọn mục Style Chọn nút Modify hình xuất hiện:
Format: Chọn mục định dạng cần sửa
(13)Numbering : Định dạng kiểu số Lựa chän nót OK
Chän nót Apply.
* Chú ý: Sau sửa xong style tất đoạn văn có sử dụng chung tên style đợc thay đổi theo kiểu định dạng style sửa 4/ Thao tác xố Style:
- Mục đích: Xố tên style không cần sử dụng để đa đoạn văn kiểu định dạng ngầm định
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn chứa style cần xố, sau chọn menu Format chọn mục Style hình xuất ta chọn nút Delete.
* Chú ý: Sau xoá Style tất đoạn văn có sử dụng chung kiểu style c bin i
5/ Thao tác tìm kiếm:
- Mục đích: Tìm kiếm từ đoạn văn
- Thao t¸c: Chän menu Edit chän mơc Find hình xuất hiện: + Find What : Nhập từ cần tìm kiếm
+ Search : Chn hng tỡm kiếm Chọn nút Find Next máy tự động tìm kiếm 6/ Thao tác tìm kiếm thay thế:
- Mục đích: Máy tự động tìm kiếm thay từ đoạn văn thành từ đoạn văn khác
- Thao t¸c: Chän menu Edit chọn mục Replace hình xuất hiện: + Find What : Nhập từ cần tìm kiếm
+ Replace With : Nhập từ cần thay + Search : Chọn hớng tìm kiếm Find Next : máy tự động tìm kiếm
Replace : máy tự động thay câu tìm đợc
Replace All : máy tự động thay tất từ tìm kiếm thấy 7/ Thao tác đánh dấu vùng văn bản:
- Mục đích: Đánh dấu vùng văn cần chuyển nhanh tới cần thiết - Thao tác tạo Bookmark: Lựa chọn đoạn văn cần đánh dấu Sau đó vào menu Edit chọn mục Bookmark hình xuất hiện:
+ Bookmark Name : Gõ tên vùng cần lu trữ + Add : Lu trữ lại vùng đánh dấu
- Thao tác chuyển nhanh tới vùng đánh dấu: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark hình xuất hiện:
(14)- Thao t¸c xo¸ Bookmark: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất ta chọn tên Bookmark cần xoá chọn mục Delete. 8/ Thao t¸c di chun nhanh:
- Mục đích: Chuyển nhanh tới vị trí dịng, trang Bookmark -Thao tác: Lựa chọn menu Edit chọn Goto hình xuất hiện:
+ Goto What : Lùa chän c¸ch di chuyÓn + Enter Number : NhËp sè thø tù cÇn chun tíi Goto: Chun nhanh tíi vïng lùa chän
(15)Bài 6: Thao tác chèn ký tù - ¶nh
1/ Chèn ký tự đặt biệt:
- Mục đích chèn ký tự khơng có bàn phím nh: , , , - Thao tác: Chọn menu Insert chọn mục Symbol hình xuất ta chọn ký tự cần chèn
Insert: Chèn ký tự Close: Thoát khỏi 2/ Chèn ngày hƯ thèng:
- Mục đích: Chèn ngày hệ thống tồn máy tính
- Thao t¸c: Chän menu Insert chän môc chän Date and Time hình xuất ta chọn kiểu ngày cần chèn
Chọn nút OK. 3/ Thao tác chèn ảnh:
- Mục đích: Chèn ảnh vào File văn
- Thao t¸c: Chän menu Insert chän Picture chọn mục Clip Art hình xuất hiện:
Chọn ảnh cần chèn, chọn nút Insert.
- Thao tác sửa ảnh: Chọn ảnh cần sửa, hình xuất nút quanh ảnh, ta kích chuột thu hẹp nới rộng ảnh
4/ Thao tác chèn chữ nghệ thuËt:
- Mục đích: Chèn kiểu chữ nghệ thuật dạng ảnh
- Thao tác: Chọn menu Insert chọn Picture chọn mục Word Art màn hình xuất chọn kiểu chữ nghệ thuật Chọn nút OK, sau gõ dòng chữ nghệ thuật chọn nút Insert
5/ Thao tác chèn công thức:
- Mc ớch: La chn công thức ký tự cần tạo Khi công thức đợc coi nh ảnh văn
- Thao tác: Kích chuột vào menu Insert chọn Object chọn Microsoft Equation 3.0 hình xuất ta chọn cơng thức ký tự cần chèn, sau khỏi cách kích chuột văn
(16)6/ Thao t¸c chÌn File:
- Mục đích: Lựa chọn file văn sau chèn vào File văn đợc mở thời
- Thao tác: Kích chuột vào menu Insert chọn File hình xuất hiện. + Look in: Ta chọn th mục ổ đĩa chứa tên File cần chèn + Màn hình hiển thị chọn tên File cần chèn
Lùa chän nót OK 7/ Thao t¸c chÌn chó thÝch:
- Mục đích: Sử dụng từ gõ tắt, sau có thích cuối trang văn có chứa thích
- Thao tác: Kích chuột chọn vị trí có ký tự thích, sau chọn menu Insert chọn Footnote hình xuất ta chọn OK Gõ ký tự thích, sau kích chuột văn
(17)Bài 7: Hoàn thiện văn bản
1/ Thao tác đặt ký tự gõ tắt:
- Mục đích: Sử dụng ký tự đại diện cho dòng văn Khi cần gọi lại dung văn ta gọi ký tự đại diện, đoạn văn xuất
- Thao tác đặt ký tự gõ tắt: Lựa chọn đoạn văn cần đặt ký tự gõ tắt Sau chọn menu Insert chọn Auto Text chọn mục Auto Text màn hình xuất hiện:
+ Name: Gõ ký tự đại diện cho đoạn văn + Insert: Chèn đoạn văn có ký tự đại diện + Delete: Xoá ký tự đại diện cho đoạn văn + Add: Chèn thêm ký tự đại diện cho đoạn văn
- Thao tác gọi đoạn văn có sử dụng ký tự gõ tắt: Gõ ký tự đại diện cho đoạn văn sau nhấn phím F3.
2/ Thao tác tạo cột báo:
- Mc đích: Chia đoạn văn thành nhiều cột hiển thị trang hình
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn cần tách cột Sau chọn menu Format chọn mục Columns hình xuất hiện:
+ Number Of Columns: Nhập số cột cần tách
+ Line Between: Chọn đờng thẳng ngăn cách cột + Width: Nhập độ rộng hàng
Lựa chọn nút OK.
3/ Thao tác ngắt trang ngắt cột:
- Mc ớch: Ngt trang hoc ngắt cột vị trí dấu nháy
- Thao tác: Lựa chọn vị trí cần ngắt trang cột Sau chọn menu Insert chọn mục Breack hỡnh xut hin:
+ Page Break: Ngắt trang văn + Column Break: Ngắt cột văn Lựa chọn nót OK.
4/ Thao tác đặt ký tự lớn đầu đoạn văn bản:
- Mục đích: Tạo ký tự lớn đầu dòng văn đầu cột báo File văn
- Thao tác: Kích chuột bơi đen ký tự cần đặt chữ lớn đầu đoạn văn bản, sau vào menu Format chọn Drop Cap hình xuất hiện:
+ Position: Chọn vị trí cần đặt ký tự
None: Không chọn ký tự có chữ hoa lớn đầu dòng Dropped: Đặt ký tự vùng văn
(18)+ Line to Drop: Chän kÝch cỡ chữ to số dòng
+ Distance from text: Đặt khoảng cách từ ký tự lớn tới vị trí chữ
Kớch chut vo OK. 5/ Thao tác tự động sửa ký tự:
- Mục đích: Tự động sửa ký tự gõ sai ký tự đợc đặt sẵn - Thao tác: Lựa chọn ký tự đặt sẵn mà ký tự gõ sai cần sửa Sau chọn menu Tools chọn mục AutoCorrect hình xuất hiện.
+ Replace: Gâ ký tự cần thay + Add: Nhận thêm giá trị nhập vào
+ Delete: Xoá ký tự bảng hiển thị Lựa chọn nút OK.
6/ Thao tác đặt bảo vệ File văn bản:
- Mục đích: Sử dụng mật giúp cho File đợc giữ bí mật
- Thao t¸c: Lùa chän menu File chän Save As chän nót Options mµn h×nh xt hiƯn:
+ Password to Open: NhËp mËt bảo vệ chọn nút OK hình xuất ta nhập lại mật lần chọn nút OK
Chọn nút Save để ghi lại mật * Chú ý:
+ Khi mở lại File máy đòi hỏi mật ta nhập mật đặt chọn mục OK
+ NÕu huû bá ta trë l¹i phiÕu chän file chän Save As chän nót Options xoá bỏ mật
La chn nút OK, chọn Save để lu lại 7/ Thao tác xếp File:
- Mục đích: Sắp xếp cửa sổ File đợc mở - Thao tác: Lựa chọn menu Window chọn mục Arrage All. 8/ Thao tác tách cửa sổ:
- Mục đích: Tách cửa sổ Microsoft Word thành hai hay nhiều cửa sổ hiển thị
- Thao tác tách cửa sổ: Lựa chọn menu Window chọn mục Split sau chọn vị trí cần ngắt cửa sổ
(19)Bài 8: thao tác với hệ thống Word
1/ Thao tác với hệ thống đặt chế độ hiển thị:
- KÝch chuét vµo menu Tools chän Options hình xuất hiện gồm phiếu chọn:
+ View: Chọn chế độ hiển thị hình cách kích chuột chọn check:
Show: Chọn chế độ hiển thị đối tợng Word Drawings: Hiển thị đối tợng vẽ hình
Object Anchor: Chọn chế độ giữ nguyên vị trí đối tợng (Neo đối tợng)
Text Boundaries: Chọn đờng khung bao quan lề văn Text Animate: Chọn chế độ hiển thị ký tự có hiệu ứng
ScreenTips: Chọn chế độ hiển thị dịng thơng báo đối t-ợng hình
Highlight: Chọn chế độ hiển thị đánh dấu bật ký tự Bookmark: Chọn chế độ hiển thị vùng văn đợc đánh dấu mục Bookmark
Nonprinting Character: Không hiển thị đối tợng in Tab characters: Hiển thị ký tự Tab nhấn phím Tab Space: Hiển thị ký tự dấu cách
Paragraph mark: Hiển thị ký tự ngăn cách đoạn văn Optional Hyphen: Hiển thị khoảng ngắt tuỳ chọn
All: Hin thị đầy đủ thuộc tính đợc lựa chọn Window: Lựa chọn đối tợng hiển thị cửa sổ
Status Bar: Hiển thị trạng thái Word Vertical Ruler: Hiển thị thớc đứng
Hozirontal Scroll Bar: hiển thị cuối theo chiều ngang hình Vertical Scroll bar: Hiển thị cuối theo chiều đứng hình + General: Chọn chế độ lựa chọn chế độ tổng thể Word
Blue background, White text: Đặt chế độ màu Word xanh, màu chữ trắng
Recently user file list: Số lợng danh sách File đợc mở trớc không lâu
Macro Virus Protection: Chọn chế độ bảo vệ có Virus Macro + Edit: Chọn chế độ sửa chữa đoạn văn
(20)Drag and Drop text Editing: Cho phép di chuyển thay đổi nhấn giữ vào kéo rê vùng văn
+ Save: Đặt chế độ tự động in cho văn
Save AutoRecover infor every: Đặt chế độ tự động máy ghi khoảng thời gian (tính phút)
Password to Open: Đặt chế độ Password mở File
Password to Modify: Đặt chế độ Password sửa chữa nội dung File
+ Spelling and Grammar: Đặt chế độ từ động kiểm tra lỗi ta ngữ pháp tiếng Anh
2/ Thao tác lựa chọn công cụ:
- Mục đích: Chọn bỏ chọn cơng cụ hình Word
- Thao t¸c: KÝch cht vào menu Tools chọn Customize chọn Commands hình xuÊt hiÖn:
Categories: Chọn chủ đề chứa công cụ Command: Chọn nút lệnh tơng ứng cần sử dụng
Sau nhấn giữ kéo rê biểu tợng lên phần công cụ cần sử dụng Kích chuột vào Close.
3/ Thao tác đếm từ khoảng cách từ:
- Kích chuột vào menu Tools chọn Word Count hình hiển thị máy tự động đếm dòng, đoạn văn bản, ký tự trắng trang văn hiển thị
(21)4/ Thao tác tạo mẫu tiêu đề mở File:
- Mục đích: Khi mở File ta óc thể lựa chọn mở theo mẫu văn đợc định nghĩa sẵn
- Thao tác: Tạo mẫu văn sẵn có, sau vào menu File chọn Save As hình xuất hiện.
Kích chuột vào mục Save of Typeb để ghi mẫu File vào File Name: Gõ tên File mẫu cần ghi
KÝch chuét vµo OK
- Thao tác mở File: Kích chuột vào menu File chọn New, hình xuất hiện: mục General chọn tên file mÉu cÇn më
Kích chuột vào nút OK m.
(22)Bài 9: Thao tác với mục lục th
1- Thao tác kiểm tra lỗi tả tiếng Anh:
- Mc ớch: Máy tự động kiểm tra lỗi tả tiếng anh, từ sai Word gạch chân màu đỏ, câu sai cú pháp Word gạch chân màu xanh
- Thao tác: Kích chuột vào menu Tools chọn Spelling And Grammer Word tự động kim tra li.
2- Thao tác hiển thị thông tin văn bản:
- Mc ớch: Hin th thông tin số trang, số câu, số ký tự, số đoạn, số khoảng trắng
- Thao tác: Kích chuột vào menu Tools chọn Word Count màn hình xuất thông tin trang văn
3/ Thao t¸c trén in th:
- Mục đích: Sử dụng văn để làm mẫu, sau chèn tr-ờng để thực việc trộn in th
- Thao tác: Tạo mẫu văn bản, sau kích chuột vào menu Tools chọn Mail Merge chọn Create chọn Form Letters chọn Active Window chọn nút Get Data chọn Create Data Source Màn hình xuất hiện, kích chuột chọn nút Remove Field Name để xố tất trờng đợc định nghĩa sẵn
Tại mục Field Name gõ tên trờng cần chèn vào văn Sau mỗi thao tác kích chuột vào mục Add Field Name Sau chọn OK sau đó nhập tên File cần lu trữ ghi chọn nút Save, chọn mục Edit Data Source hình xuất ta nhập tên đối tợng (nhập ghi) Kết thúc việc nhập ghi chọn nút OK.
Thao tác trộn in th: Chuyển dấu nháy tới tên File mÉu, kÝch cht vµo mơc Insert Merge Field vµ chọn tên trờng cần chèn Sau thao tác chèn ta kÝch chuét vµo menu Tools chän Mail Merge chän Merge chän Merge.
Khi máy tạo file chứa danh sách ghi đợc trộn Mỗi ghi đợc ghi riêng trang
4/ Thao tác đánh mục lục tự động:
- Mục đích: Tự đơng đánh mục lục, chọn số trang tơng ứng cho tiêu đề toàn văn
- Thao tác: Trớc đánh mục lục cho tiêu đề văn ta phải đặt Style cho từ cấp tiêu đề văn Mỗi Style tiêu đề văn phải đặt tơng ứng Heading 1, Heading 2, Heading 3, (Nếu tiêu đề khơng có phơng tiếng việt ta sử dụng phơng pháp sửa đổi Style menu Formar, Styles chọn Modify sửa lại định dạng cho Heading đó)
Sau kích chuột vào menu Insert chọn Index and Tables chọn kiểu mục lục mục chọn Table of Contents.
(23)5/ Thao tác in phong bì th:
- Mc ớch: In tiêu đề phong bì th phần gửi gi n
- Thao tác: Kích chuột vào menu Tools chọn Envelopes and Labels hình xuất hiện, t¹i mơc Envelopes chän:
+ Delivery address: Gõ địa ngời nhận th + Return Address: Gõ địa ngời gửi th Kích chuột vào nút:
Print: §Ĩ in phong bì
(24)Bài 10: Thao tác in văn bản
1/ t tiờu cho trang giấy:
- Mục đích: Đặt tiêu đề đầu tiêu đề cuối cho trang văn - Thao tác: Lựa chọn menu View chọn mục Header And Footer hình xuất hiện:
+ Header: Gõ dịng tiêu đề đầu + Footer: Gõ dòng tiêu đề cuối
+ Thanh c«ng ta lùa chän c«ng viƯc cần sử dụng Kích chuột văn hiển thÞ
2/ Đặt số trang tự động:
- Mục đích: Đặt số trang tự động cho tất trang văn file
- Thao t¸c: Lùa chän menu Insert chän mơc Page Numbers màn hình xuất hiện:
+ Position: Chn v trớ đặt số trang:
Top Of Page : Đặt số trang đỉnh
Bottom Of Page : Đặt số trang dới đáy văn + Alignment: Chọn lề cho số trang
Left : Số trang đặt lề trái văn
Center : Số trang đặt lề trang văn Right : Số trang đặt lề phải trang văn Outside : Hai trang liền kề đặt phía
Inside : Hai trang liền kề đặt liền
+ Show Number On First Page: Chọn trang đầu có đánh khơng đánh số trang
+ Nếu đánh số trang không ta chọn nút Format hình xuất hiện:
Number Format : Chọn định dạng số
(25)3/ Thao t¸c xem tríc in:
- Mục đích : Xem tổng thể trang văn hình hiển thị - Thao tác : Chọn menu File chọn mục Print Preview.
- Tho¸t khái : Chän nút Close (hoặc nhấn phím ESC). 4/ Thao tác in:
- Mục đích: Kết xuất giấy in
- Thao t¸c: Lùa chän menu File chän mơc Print (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P) hình xt hiƯn:
+ Page Range: chän ph¹m vi in:
All : In tất trang File văn Current Page : In trang dấu nháy đứng
Selection : In vïng b«i ®en
Pages : In số trang đợc đa vo La chn nỳt OK.
Chúc bạn thành công!
Tác giả