GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Word 2007 phiên bản tiếng việt(Lê Văn Hiếu) - 2 ppt

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Đừng lo lắng, bạn nhanh chóng làm cho văn trở nên bắt mắt công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline); tạo danh sách (list); sử dụng kiểu trang trí v.v Những cơng cụ giúp bạn định dạng văn Hãy xem chi tiết phần b Tạo điểm nhấn Bảng thơng cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng cổ phiếu Contoso Pharmaceuticals Bạn gây ý người đọc cách sử dụng đinh dạng in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline) Bạn thực điều cách sử dụng nút Ribbon dùng phím tắt Chọn đoạn văn mà bạn muốn gây ý, sau chọn thẻ Home Ribbon, bạn định dạng văn nút phần Font Ví dụ, muốn in đậm văn Click vào nút Bold (hoặc dùng phím tắt Ctrl + B) Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn khơng vừa mắt, sau thực lệnh in đậm nhấn phím Undo cơng cụ truy cập nhanh phía Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 17 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 cửa sổ Word Hoặc bạn chọn văn vừa in đậm nhấn nút Bold (hoặc phím tắt Ctrl + B) lần Bạn thay đổi màu sắc để đoạn văn trông nội bật Vẫn thẻ Home phần Font Ribbon, bạn tìm đến nút Font Color Clcik vào mũi tên nút , di chuyển chuột lên màu bảng màu Bạn xem trước đoạn văn chọn trông với màu Khi bạn chọn màu thích, Click lên màu c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) Bạn thêm điểm nhấn cách in đậm, in nghiêng, đổi font chữ, kích cỡ, màu sắc v.v Nhưng thay làm bước riêng biệt tốn thời gian bạn áp dụng kiểu trang trí nhanh (Quick Styles) Quick Styles tập hợp định dạng, bạn thay đổi in đậm, in nghiêng, font chữ, kích cỡ, màu sắc Click-Chuột Để thêm kiểu trang trí chọn đoạn văn mà bạn muốn, sau phần Styles thẻ Home bạn di chuyển trỏ chuột ngang qua kiểu trang trí để xem đoạn văn thay đổi tương ứng Nếu chưa chọn kiểu vừa ý, nhấn nút More để mở rộng bảng liệt kê kiểu Khi chọn kiểu phù hợp, Click chuột vào Đừng lo lắng bạn chọn sai kiểu trang trí, bạn chọn kiểu khác lúc cách lập lại thao tác d Tạo danh sách Bảng thơng cáo báo chí điểm thành công Quý vừa qua, điểm bật trình bày dạng danh sách Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 18 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) dạng ký hiệu (Bullet) để gây ý Chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách Tại thẻ Home, phần Paragraph, click vào Bullets bạn Numbering Word tự động tạo danh sách cho e Thêm bớt khoảng trống Bạn dễ dàng thay đổi khoảng cách dịng tồn tài liệu đoạn văn chọn Để thay đổi khoảng cách dịng tồn tài liệu bạn phải chọn tất tài liệu cách nhấn phím tắt Ctrl + A Để thay đổi khoảng cách dòng đoạn văn bản, bạn cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn đó, khơng cần phải chọ đoạn Sau đó, thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing Có ký hiệu cho biết khoảng cách dịng Hãy chọn khoảng cách mà bạn mong mun Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 19 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 f Sử dụng kiểu định dạng cho tồn tài liệu Bảng thơng cáo báo chí trơng ổn, có tiêu đề, điểm nhấn in đậm, có nhiều màu khác nhau, danh sách bắt mắt Bước cuối cùng, xem qua Tập hợp kiểu trang trí nhanh (Quick Style sets), tập hợp kiểu trang trí bạn dùng để thay đổi phong cách trang trí tồn tài liệu với cú Click-Chuột Mỗi Tập hợp (set) bao gồm định dạng trang trí cho Tiêu đề, Tựa, Trích dẫn, font v.v tất thiết kế cách thống Mỗi thay đổi Style Set, Style tương ứng thay đổi mà không bị chồng chéo Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) thay cho Style tiêu đề cũ cho Style Tựa (Title) cũ Để xem tài liệu thay đổi chọn thẻ Home, Click vào Change Style phần Styles, sau chọn Style Set Di chuyển chuột Style danh sách, trỏ chuột dừng Style bạn thấy tài liệu thay đổi theo Style tương ứng Khi chọn Style va ý, hóy Click lờn nú Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 20 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI Làm quen nhanh với giao diện 2007 a Làm quen với Ribbon Lần mở Word 2007 lên bạn ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn so với phiên trước Phần thay đổi lớn Ribbon nằm cửa sổ chương trình Thanh Ribbon thể sẵn lệnh thơng dụng nhờ bạn khơng phải lục tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần Tại lại có thay đổi này? Câu trả lời để giúp cho bạn làm việc dễ dàng hiệu Thanh Ribbon nghiên cứu thiết kế cho lệnh đặt vị trí hợp lý b Có trờn Ribbon? Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 21 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi cách sử dụng chúng Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ Tab lựa chọn cẩn thận dựa hoạt động người dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn lệnh nhóm Font để định dạng văn như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v c Nút hiển thị hộp thoại nhóm Mới nhìn qua bạn khơng tìm thấy lệnh có phiên Word trước Đừng lo, số nhóm có nút hình mũi tên chéo nằm góc phải bên nhóm Nút mũi tên gọi Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại) Nếu bạn Click vào nút mở tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng Các tùy chọn xuất dạng hộp thoại mà bạn thấy phiên Word trước Nhân tiện nói phiên Word trước, bạn tự hỏi liệu bạn chọn giao diện giống phiên trước Word 2007 không Câu trả lời KHÔNG Tuy nhiên, sau quen thuộc với giao diện bạn cảm thấy thích thú với tiện lợi mà mang lại d Nhng Tab ph Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 22 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Khi bạn chọn một ảnh, tab phụ có tên Picture Tools xuất hiện, Tab chứa lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh Word Trong phiên 2007, có số Tab xuất Ribbon bạn cần đến chúng Giả sử bạn vừa chèn ảnh vào tài liệu, bạn muốn có hiệu chỉnh liên quan tới ảnh chẳng hạn chọn cách văn bao quanh ảnh bạn muốn cắt xén phần thừa ảnh Vậy bạn tìm lệnh liên quan đâu? Chọn ảnh Tab phụ Picture Tools xuất hiện, click vào Các nhóm lệnh xuất để bạn xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng hạn Khi bạn click ảnh, Tab Picture Tools biến nhóm khác xuất trở lại e Toolbar mini Khi bạn chọn đoạn văn từ chuyển trỏ chuột đén đó, Toolbar (thanh công cụ) nhỏ xuất dạng m Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 23 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một số lệnh định dạng hữu dụng bạn muốn xuất hoàn cảnh Giả sử bạn muốn định dạng nhanh văn bạn Tab Page Layout Đương nhiên bạn Click vào Tab Home để sử dụng lệnh định dạng đó, nhiên có cách nhanh hơn: Chọn phần văn muốn định dạng sau chuyển trỏ chuốt tới vị trí Một công cụ nhỏ xuất dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đọ, công cụ rõ bạn sử dụng tùy chọn để định dạng văn Toobar Mini hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, nhiên bạn phải muốn vài lệnh khác xuất thường trực Hãy xem phần Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) f Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) vùng nhỏ nằm góc trái Ribbon, chứa lệnh mà bạn dùng ngày qua ngày khác như: Save, Undo, Repeat Bạn thêm vào lệnh mà thường dùng để xuất mà không cần biết Tab Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn Add to Quick Access Toolbar g Ẩn tạm thời Ribbon Thanh Ribbon giúp cho thứ Word 2007 trở nên tập trung dễ dàng tìm kiếm thứ cần thiết Tuy nhiên, đơi bạn khơng cần phải tìm thứ Bạn muốn tập trung làm việc với tài liệu bạn muốn có nhiều không gian Thật đơn giản, tạm ẩn Ribbon Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 24 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Cách ẩn Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab tại, nhóm Tab biến Như bạn có nhiều khoảng trống Khi bạn muốn Ribbon xuất trở lại, nhấp đúp vào Tab lần h Sử dụng bàn phím Những người yêu bàn phím, phần dành cho bạn Phìm tắt bắt đầu với Ctrl phiên trước Ví dụ Ctrl + C Copy, Ctrl+S lưu tài liệu Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt với lợi ích lớn so với phiên trước: - Mọi lệnh có phím tắt - Các phím tắt u cầu nhấn phím - Các phím tắt (Short Cut) có tên mới: Key Tips Nhấn phím Alt để Key Tips xuất cho tất Tab, nút lệnh Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office Lúc này, bạn nhấn Key Tip cho Tab mà bạn muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home Các Key Tip cho lệnh Tab Home xuất bạn việc nhn Key Tip ca lnh m bn cn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 25 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng Có nhiều thay đổi tương tự Office 2007 Tin tốt lành lệnh cơng cụ đưa trước mắt người dùng trạng thái sẵn sàng Thay có khoảng 30 công cụ lệnh bị vùi hàng tá menu hộp thoại bạn có trung tâm điều khiển (Control Center) kết hợp thứ với cách trực quan Một quen thuộc với Ribbon chương trình (Word, Excel, Access ), bạn cảm thấy dễ dàng chương trình khác b Các lệnh tổ chức nào? Các lệnh Paste, Cut Copy thường sử dụng Word Excel, đó, theo logic lệnh đặt Tab Home, Tab trờn Ribbon Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 26 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Các lệnh tổ chức theo cách chúng sử dụng Microsoft nhận thấy người dùng có số lệnh ưa thích mà họ dùng dùng lại hàng ngày Những lệnh đặt nơi bật tiện dụng Ví dụ lệnh Paste lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, khơng cho khoảng khơng gian lớn so với lệnh liên quan Copy Cut Các lệnh thơng dụng khơng cịn phải chia sẻ không gian công cụ với lệnh liên quan dùng Những thứ hữu dụng đặt tầm tay bạn Những lệnh có tần suất sử dụng thấp có phần nhỏ cơng cụ Ví dụ người dùng sử dụng lệnh Paste Special lệnh Paste, muốn truy cập lệnh Paste Special bạn nhấn phím mũi tên bên lệnh Paste c Nhiều lệnh xuất cần thiết Tab phụ Picture Tools xuất bạn chèn ảnh vào Word Những lệnh bạn thường sử dụng nằm Ribbon trạng thái sẵn sàng Trong đó, số lệnh khác xuất bạn thực cần Chẳng hạn bạn khơng có ảnh tài liệu cơng cụ để xử lý hình ảnh khơng cần thiết phải xuất Nhưng cần bạn chèn vào ảnh, Tab phụ Picture Tools xuất với Tab Format chứa lệnh để bạn làm việc với ảnh Khi bạn kết thúc công việc với ảnh Tab Picture Tools biến Nếu bạn muốn làm việc lại với ảnh, cần Click lên nó, Tab Picture Tools lại xuất Word biết bạn làm cung cấp cho bạn công cụ cần thiết phù hợp Thanh Ribbon phản ứng với hành động bạn Vậy bạn không cần phải lo lắng không nhìn thấy tất lệnh Hãy thực bước đầu tiên, sau thứ bạn cần tự ng xut hin Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 27 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần Click vào phím mũi tên liên quan tới nhóm đó: phía nhóm bạn cần nhiều tùy chọn Click vào phím mũi tên nhóm Font Hộp thoại Font xuất với đầy đủ tùy chọn Khi bạn thấy phím mũi tên nhỏ phía nhóm có nghĩa nhóm có thêm nhiều tùy chọn ẩn Click vào phím mũi tên (phím gọi Dialog Box Launcher) hộp thoại bảng chứa lệnh (Task Pane) Ví dụ PowerPoint, nhóm Font thẻ Home chứa lệnh font chữ thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch Nhưng bạn muốn sử dụng lệnh định dạng font thơng dụng supperscript bạn phải click vào phím mũi tên bên nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript lệnh khác liên quan đến font chữ Sau di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn Cuối cùng, nhấn vào phím Paste Ribbon Hoặc bạn dùng phím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển dời tới nơi bạn mong muốn e Xem trước thay đổi trước chọn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 28 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn phải rơi vào cảnh lặp lập lại thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi dẫn đến kết không vừa ý, bạn nhấn Undo, sau lại thực lựa chọn khác Vịng lặp nhàm chán diễn có kết làm bạn hài lịng Giờ đây, bạn nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi chọn giải pháp ưng ý, click lên Bạn khơng phải đụng đến lệnh Undo f Tạo công cụ riêng bạn Bạn phải rơi vào cảnh lặp lập lại thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi dẫn đến kết không vừa ý, bạn nhấn Undo, sau lại thực lựa chọn khác Vịng lặp nhàm chán diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi chọn giải pháp ưng ý, click lên Bạn khơng phải đụng đến lệnh Undo g Sử dụng độ phân giả hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon Trong hình phần thơng cáo báo chí, tất thứ trơng giống Khơng tiêu đề, khơng hướng dẫn, khơng có điểm nhấn quan trọng để gây ý cho người c Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 29 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nhóm Show/Hide Tab View hiển thị đầy đủ mà hình độ phân giải cao, hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên nhìn thấy lệnh Những bạn tìm hiểu phiên Office áp dụng hình bạn có độ phân giải cao Nếu hình bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, số nhóm lệnh hiển thị tên nhóm khơng hiển thị tất lệnh Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên tên nhóm để truy cập tất lệnh Nhìn vào hình minh họa trên, độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ lệnh, với độ phân giải thấp hiển thị tên nhóm mà khơng có lệnh Trong trường hợp bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập lệnh Tổng quát, nhóm tên nhóm độ phân giải thấp nhóm lệnh thường sử dụng Chế độ Minimize: dù độ phân giải nào, bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại số nhóm cịn hiển thị tên nhóm Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình số nhóm hiển tên tăng lên Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với hình nhỏ bạn thấy Office 2007 hiển thị phiên Ribbon với Tab nhóm nh hn Ngc li vi mn hỡnh ln Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 30 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG Sức mạnh biểu mẫu (Template) Mặc dù bạn làm việc với Word quen thuộc với tài liệu Word, bạn khơng tường tận biểu mẫu Biểu mẫu gì? Nó giúp ích cho bạn sao? Một biểu mẫu loại tài liệu có sẵn nội dung đó.như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang canh lề, cách dòng; yếu tố trang trí màu sắc, đường viền Hãy xem biểu mẫu trợ giúp hữu ích bạn bắt đầu soạn thảo tài liệu Giả sử hàng tuần bạn có họp bạn phải soạn soạn lại lịch họp với vài thay đổi nhỏ lần Hãy bắt đầu với số thông tin phù hợp chuẩn bị sẵn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Hãy theo dõi vài ví dụ tạo tài liệu từ biểu mẫu sẵn có Word Office phần sau Bạn sử dụng biểu mẫu để tào tài liệu chuyên nghiệp ấn tượng cho riêng Sử dụng mu trang bỡa Fax cú sn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 31 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Giả sử công việc bạn phải thường xuyên gửi Fax cho khách hàng đối tác, bạn ln cần có trang bìa ghi lại nội dung bảng Fax Bạn tự tạo trang bìa bạn gửi / nhận Fax Hoặc bạn sử dụng biểu mẫu sẵn có Word Bản tìm thấy biểu mẫu hình minh họa, nhiều biểu mẫu khác Word Bạn cần điền thông tin phù hợp, in gửi Fax Thế xong, đơn giản nhanh chóng Thậm chí bạn thêm xóa số phần tùy theo nhu cầu cụ thể, nhiên, thiết yếu có sẵn bạn khơng phải số Sử dụng mẫu lịch làm việc sẵn có Đây ví dụ khác cho thấy biểu mẫu Word giúp ích cho bạn Hãy tưởng tượng bạn giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho nhóm Trước trang tài liệu rỗng, bạn thử tham khảo số biểu mẫu có trang Microsoft Office trực tuyến - bạn liên kết trực tiếp tới biểu mẫu (bạn hướng dẫn sau) Có nhiều biểu mẫu danh mục khác nhau, thông dụng là: Lịch làm việc Lịch ngày tháng, Thư từ, Sơ Yếu Lý Lịch v.v Có nhiều cho bạn lựa chọn Hình minh họa cho thấy biểu mẫu: Đây mẫu đơn giản trực quan với văn vùng định dạng để bạn điền Một mẫu hoàn chỉnh, theo phong cách nghệ thuật Mẫu sử dụng định dạng Bảng (Table) sử dụng màu sắc khác để phân biệt vùng Đây mẫu tương đối phức tạp Tìm biểu mẫu cài đặt kốm vi Word Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 32 ... Niemtin071@yahoo.com 20 Tỡm hiu Microsoft Office 20 0 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 20 07 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI Làm quen nhanh với giao diện 20 07 a Làm quen với Ribbon Lần mở Word 20 07 lên... Niemtin071@yahoo.com 25 Tỡm hiu Microsoft Office 20 0 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 20 07 Làm quen nhanh với hệ thống Office 20 07 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng Có nhiều thay đổi tương tự Office 20 07. .. Niemtin071@yahoo.com 22 Tìm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 20 07 Khi bạn chọn một ảnh, tab phụ có tên Picture Tools xuất hiện, Tab chứa lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh Word