GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Word 2007 phiên bản tiếng việt(Lê Văn Hiếu) - 4 pps

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thích hình chữ nhật chứa văn bị xóa hay ghi khơng? Hay bạn muốn thay đổi kích thước chúng? Khi text chèn vào tài liệu bạn thích đoạn text xuất với hai dòng gạch chân hay dịng gạch chân? Bạn có vài chọn lựa cho việc thể comment hiệu chỉnh Cách làm sau: Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dịng Track Changes, sau click Change Tracking Options Bạn có nhiều chọn lựa để tùy biến th hin ca tớnh nng Track Changes Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 49 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU Căn Header Footer a Thêm vào số trang, ngày Nếu bạn không gọi headers and footers, nghĩ đến việc định dạng trang sách Thông thường tên sách thường xuất đầu trang tên chương xuất trang đối diện số trang Đó dạng thể Header Footer, ứng dụng cách tương tự Word Thường bạn muốn đánh dấu số trang suốt tài liệu Các thông tin khác tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa email, địa web; tên file vị trí file Khơng có qui luật cụ thể với Header Footer, Word 2007, bạn tạo Header Footer theo ý b ỏnh du s trang Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 50 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Số trang (Page numbers) sử dụng thông thường Header Footer, thật cần thiết cho tài liệu Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm sau: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer, chọn Page Number Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ trên, dưới, Sau chọn kiểu số thư viện Số trang áp dụng suốt tài liệu chúng thay đổi bạn xóa hay thêm vào số trang tài liệu c.Thêm vào ngày tháng Một vài Headers Footers có sẵn thư viện bao gồm Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày Nhưng bạn chèn ngày độc lập với Headers Footers Cách làm sau: Click Header Footer nơi bạn muốn ngày xuất tài liệu Trong nhóm Insert, chọn Date & Time Chọn loại định dạng ngày Bạn chọn ngày hoặc chọn hai Chọn Update Automatically ô chọn Ngày cho bạn biết bất bạn mở tài liệu Bạn cập nhật file mở điều chỉnh lại trước in ấn d Thêm tên file đường dẫn đến file Một kiểu Headers Footers thông thường khác thêm tên cho tài liệu đường dẫn đến nơi tài liệu lưu trữ Để chèn thông tin lần bạn phải sử dụng Field (trng ni dung) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 51 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hãy làm theo cách hướng dẫn sau: Trong nhóm Insert, click Quick Parts chọn Field Trong hộp Field, under Field names, chọn FileName Click vào ô chọn Add path to filename Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn cách tự động bạn di chuyển tài liệu nơi khác e Xóa bỏ header footer Bạn chuyển tài liệu bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung Header hay Footer Giả sử thông tin Footer, chẳng hạn đường dẫn tài liệu khơng cịn cần thiết Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer Chọn Remove Footer Số trang Header có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự Header Footer cho tng phn ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 52 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Tạo nhiều loại header footer tài liệu Bạn có tài liệu nhiều phần bạn muốn tạo nhiều loại Header Footer tương ứng với phần Hình minh họa bên cho biết phần tài liệu có Header Footer khác Với trang bìa bạn không cần số trang Header Footer Đối với phần đầu, chẳng hạn Mục Lục, Header Footer nên thể cho người đọc biết chưa phải nội dung Với chương, Header Footer lúc cần thiết để định hướng cho người đọc, nhắc cho họ biết xem phần tác giả Bạn biết điểm tiện dụng Header Footer cần tạo lần dùng xuyên suốt tài liệu Nhưng với tài liệu có nhiều phần bạn cần nhiều quyền kiểm sốt Header Footer Phải làm nào? b.Tạo thành phần khác Nếu tài liệu có nhiều phần bạn muốn tạo nhiều loại Header Footer với phần, điều cần làm tạo section breaks (ngắt đoạn) phần ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 53 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một section break cho phép tạo một cách trình bày cho trang phần Với cách trình bày (layout) thiết lập, bạn tạo Header Footer theo cách bạn muốn cho phần (section) c Cách phân chia section Bạn chèn section break phần tài liệu, khơng phải nơi không gian header footer Chính vậy, bạn phải đóng hình làm việc Header Footer trước thực bước sau đây: Chỉ trỏ nơi bạn muốn bắt đầu section Trên Ribbon, chọn Tab Page Layout chọn Breaks Dưới Section Breaks, chọn Next Page Word tạo section break vị trí phía trỏ chuột d Cách tạo mục lục header footer khác cho section Một section break phân chia bên thành phần phía phần khác Vậy với section break chèn vào trước Chapter 1, tất trước (trang bìa, mục lục ) phần (section 1) Chapter trở thành phần (section 2) Khi bạn mở không gian làm việc Header Footer, thẻ đánh dấu xuất cho bạn biết bạn làm việc với Header Footer phần Trong hình minh họa, thẻ đánh dấu phần khác gán cho phần mt s Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 54 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Footer phần kết thúc phần Header bên bắt đầu phần Tab Same as Previous Nó có ý nghĩa gì? Nó có nghĩa bạn tạo phần khác Word có tùy chọn cho phép bạn chia sẻ điểm chung Header Footer phần Trong hình minh họa, thẻ Same As Previous có nghĩa nội dung Header liên kết với nội dung Header phần trước Nếu bạn muốn Header độc lập với Header trước bạn phải xóa liên kết Header Với Footer tương tự Header e Cách tạo khác biệt cho trang Khi bạn đưa nội dung đầu (trang bìa, mục lục ) vào phần riêng, bạn chí cịn phân chia thành phần nhỏ Giả sử bạn khơng muốn xuất Header Footer trang bìa: Sử dụng chức Different First Page hình để thực Nếu bạn chọn tùy chọn Different First Page có nghĩa bạn cho phép Header Footer trang Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 bìa khác với phần lại trang phần (section) Bạn làm điều tương tự với phần khác tài liệu Khu vực Header Footer có phần văn với nội dung "First Page Header" and "First Page Footer" (chỉ xuất không gian làm việc Header Footer) Nếu bạn có áp dụng đánh số trang chứa Different First Page ngăn không cho đánh số trang bìa f Header Footer khác cho trang chẵn lẻ Khi bạn sử dụng thư viện Header Footer thiết kế sẵn, bạn thấy số tạo để dành riêng cho trang chẵn lẻ Nội dung Header Footer đặt góc trang, giống thiết kế trang đối diện sách Nếu bạn muốn in đóng tài liệu mình, bạn cần định dạng tương tự Để tạo Header Footer cho trang chẳng lẻ, bạn thực tiến trình tương tự trên: Tạo phần khác tài liệu section break, xóa liên kết phần thêm Header Footer cho phần Lưu ý thực hiện: Nếu bạn muốn Header Footer trang chẵn Lẻ nằm góc trang bạn phải bật chứa Different Odd & Even Pages Tab Design trước thực Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) a Cách làm việc với bảng mục lục tự động Mục lục danh sách đơn giản liệt kê tên chương phân thành nhiều cấp hình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Mục lục cung cấp nhìn tổng quát tài liệu giúp cho người đọc tìm thấy phần cách nhanh chóng Word 2007 cung cấp cho bạn cấp lập mục lục tự động Có bước để tạo mục lục tự động: Chuẩn bị tài liệu cách gán Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên chương tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục Thu thập tiêu đề để tạo thành bảng mục lục b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục Sau bạn định tên chương tiêu đề xuất mục lục bạn cần áp dụng số Style đặc biệt để Word thêm chúng vào mục lục tự động Các Style nằm tab Home, nhóm Styles Với chương tiờu lm nh sau: Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 57 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chỉ trỏ vào tên tiêu đề chương Trong nhóm Styles, chọn Heading cho cấp độ cao tên chương, Heading cấp độ tiếp theo, tên của phần chương Heading cho tiêu đề phụ Các Heading Styles bảng mục lục tự động làm việc với để tạo bảng mục lục cho tài liệu Word định mục lục Heading làm cấp độ cao bảng mục lục, Heading tương ứng với cấp độ cao thứ hai Heading cho cấp độ c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu Sau chọn Heading Style phù hợp cho phần, đến lúc thu thập tất chúng vào bảng mục lục, lúc Word làm việc thay cho bạn Đầu tiên bạn trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thơng thường người ta đặt mục lục đầu tài liệu Trên tab References, chọn Table of Contents, sau click Automatic Table Automatic Table bạn cảm thấy phù hợp Rất nhanh đơn giản Bảng mục lục xuất với hộp màu xanh nhạt Đó hiệu ứng để thơng báo cho bạn biết mục lục tự động d Cp nht bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 58 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau tạo bảng mục lục cho tài liệu, bạn phải trì Bảng mục lục tự động cập nhật tài liệu mở; cịn hay tự cập nhật bạn thêm tên chương tiêu đề vào làm thay đổi số trang tài liệu Chỉ cần thực bước sau: Bạn cập nhật mục lục cách Click vào tab References sau chọn Update Table nhóm Table of Contents Khi cập nhật bảng mục lục bạn hỏi bạn muốn cập nhật toàn mục lục hay muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang bạn thêm nội dung làm tăng số trang tài liệu mà không thêm tiêu đề mới, bạn thêm thay đổi nội dung tiêu đề nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, bạn cập nhật bảng mục lục bạn liệu thay đổi Để thay đổi nội dung bảng mục lục, chỉnh sửa tài liệu, khơng sửa trực tiếp bảng mục lục, sau click Update Table e.Thay đổi bảng mục lục Có nhiều cỏch bn thay i bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 59 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bên cạnh việc chon nhiều kiểu định dạng có sẵn Word, bạn tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn định số cấp cho mục lục, có cho số trang xuất hay khơng, tạo đường nối dấu chấm tiêu đề số trang, v.v Bạn tìm hiểu vấn đề phần tiếp theo: Thay đổi hình thức bảng mục lục Điều chỉnh mục lục a.Thay đổi hình thức bảng mục lục Bạn có bảng mục lục rồi, bạn lại muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu bạn có màu xanh bảng mục lục khơng Bạn thích màu xanh muốn bảng mục lục có màu trùng với tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục dài bạn muốn làm ngắn bớt Hoặc bạn hài lịng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề mục số trang Hoặc bạn muốn số trang nằm gần đề mục Tất việc đó, cịn nhiều hơn, đề thực b Thiết kế lại bảng mục lục Bạn có bảng mục lục, trơng ổn, bạn muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau chọn Insert Table of Contents Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 60 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong hộp thoại Table of Contents, chắn mục From template đánh dấu hộp Formats, sau chọn Modify Chọn TOC hộp thoại Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC sau chọn Modify Hộp thoại Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, xem mục Print Preview hộp thoại Table of Contents bạn thấy Table of Contents, hay viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu bạn muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) thành màu xanh, bạn làm theo quy trình việc chọn TOC TOC hộp thoại Style trước đến hộp thoại Modify Style Sau click OK, hộp thoại xuất với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK kết thành màu xanh ý muốn bạn c Thit k li bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 61 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoại Modify Style, nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi hộp thoại Style trước thực chức Modify Style Chú ý click Format, bạn có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … bạn thay đổi cài đặt phần xem lại chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục dài, có lẽ cần hai cấp độ TOC TOC phù hợp với tài liệu bạn Mục Show levels hộp thoại Table of Contents nơi bạn chọn phân cấp bạn muốn thể bảng mục lục Word 2007 có đến cấp độ khác Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng mục lục bạn tăng cấp độ lên Bạn xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn thực thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi gạch đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) ca s trang Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 62 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang dịng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục tab leaders khơng cịn hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục Nếu bạn muốn xóa bỏ bảng mục lục, sử dụng lệnh Remove Table of Contents Xóa bỏ bảng mục lục hai cú Click-Chuột: Click lệnh Table of Contents sau click Remove Table of Contents phần cuối danh sách Hãy bạn sử dụng lệnh Remove Table of Contents, bạn xóa thủ cơng trực tiếp bảng mục lục, mã ẩn lưu lại tài liệu bạn Những mã ẩn gây lỗi bảng mục lục sau Tìm hiểu trường cách tạo nhiều mục lục a.Tạo Mục Lục cách sử dụng trường (field) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 63 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngồi cách tạo Mục Lục có có cách nâng cao sử dụng trường mục lục (TOC fields) Nếu bạn sử dụng trường Word có lẽ bạn thấy sức mạnh Hãy học sử dụng trường để tạo Mục Lục Nếu trường khái niệm mẻ bạn, tìm hiểu chúng qua phần học cách dùng trường để tạo trực tiếp Mục Lục Bạn biết chúng hữu ích bạn muốn điều khiển hồn tồn bảng mục lục b Trường (field) gì? Những ví dụ trường mục lục Mã trường xuất dấu ngoặc móc ({ }) Trường (field) tập hợp lệnh dẫn Word tự động chèn nội dung thực công việc tài liệu Trường ứng dụng rộng Word có số việc bạn thực trường, chẳng hạn việc bỏ đánh dấu số trang cho vài đề mục mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 64 ... Niemtin071@yahoo.com 56 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Mục lục cung cấp nhìn tổng quát tài liệu giúp cho người đọc tìm thấy phần cách nhanh chóng Word 2007 cung cấp... Niemtin071@yahoo.com 59 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bên cạnh việc chon nhiều kiểu định dạng có sẵn Word, bạn tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng... bng mc lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 61 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa