GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Word 2007 phiên bản tiếng việt(Lê Văn Hiếu) - 6 pptx

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong bước bạn xếp lại tài liệu có nghĩa đặt nội dung vào tài liệu, bao gồm: Thơng tin cịn lại copy merge Vị trí định sẵn - Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trộn Cách nhanh thêm địa click Address block Wizard Ban đầu thêm «AddressBlock» thư (envelope), bao gồm họ tên, địa chỉ, thành phố, tỉnh thành, mã bưu điện l Xem lại mail merge Bước thứ 5: Bạn xem lại kết thực trước hoàn tất việc trộn thư Trong bước bạn có quyền thay đổi cách thêm hay bớt trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin Sau bạn thêm tất nội dung field tài liệu, bạn xem lại tài liệu trộn trông Trong bước bạn có số chọn lựa: Nếu thứ trơng khơng ổn click Previous để trở lại bước thứ để bạn thêm, xóa, sửa lại thông tin cho Nếu thứ ổn, click lần vào nút đầu cửa sổ Wizard để duyệt trang tiếp hình bên Nếu bạn muốn xem tài liệu trộn người nhận cụ thể click Find a recipient Khi bạn xem qua tài liệu, bạn bỏ người nhận danh sách cách click Exclude this recipient Nếu bạn nhận danh sách có số người nhận mà bạn khơng muốn có click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients mở để bạn bỏ chọn nhiều người nhn danh sỏch Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 81 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 m Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge Khi hài lòng với tài liệu merge sau xem lại bạn sẵn sàng in, click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin số trang cần in, sau nhấn OK Trong bước thứ bạn hội để thay đổi: Nếu bạn muốn xem lại kết điều chỉnh bao thư (envelopes) cụ thể đó, click Edit individual envelopes, tạo trộn riêng bao gồm tất bao thư tài liệu Word Sauk hi xem lại sửa chữa bao thư với tài liệu này, bạn in ấn chúng Hoặc bạn lưu trữ tài liệu in ấn sau Nếu bạn muốn lại thay đổi bạn thực với bao thư cụ thể đó, chắn lưu trữ tài liệu File lưu độc lập với tài liệu n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon Các lệnh Tab Mailings sẵn sàng bạn thực bước trình wizard Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bước trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước bạn hồn tất việc hịa trộn Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng trường để thể thao tác tính toỏn ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 82 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Những lệnh bạn dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: Start Mail Merge: Đây điểm nơi bạn chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách người nhận Write & Insert Fields: Đây nơi bạn chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hịa trộn, bạn sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân bạn vào tài liệu toàn diện, hay in chỳng hoc gi th in t Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 83 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN Giới thiệu Ribbon a Thanh Ribbon Office 2007 thiết kế để giúp bạn làm việc tiện lợi hiệu Trong hệ thống Office 2007 gồm Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Access 2007 phần Outlook 2007 có tính quan trọng đưa vào Ribbon nằm ngang thay hệ thống menu (trình đơn) toolbar (thanh công cụ) Thanh Ribbon xuất giúp bạn xử lý tác vụ dễ dàng nhanh chóng hơn, bao gồm phím tắt Tại phải thay đổi? Nhiều nghiên cứu thực để tìm hiểu cách mà người dùng sử dụng Microsoft Office, họ mong muốn chương trình hoạt động Giao diện kết tất nghiên cứu Lệnh chức nhóm lại với theo cách mà người dùng sử dụng chúng Vì bạn khơng phải cơng tìm kiếm làm việc, thứ nằm tầm tay bạn b Có Ribbon? Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi cách sử dụng chỳng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 84 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Thanh Ribbon tự điều chỉnh dựa đối tượng mà bạn làm việc để đưa lệnh thao tác phù hợp Ví dụ bạn làm việc với biểu đồ Excel Ribbon hiển thị lệnh liên quan tới biểu đồ Nếu không, lệnh ẩn c Có nhiều tính chương trình sử dụng Ribbon Các chương trình sử dụng Ribbon có tính mới: Nút Microsoft Office the trình đơn File nơi bạn tìm thấy lệnh trình đơn File trước đây, bao gồm: Open, Save Print cài đặt chương trình, chỉnh sửa thuc tớnh tớnh, v.v Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 85 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 The sits above the Ribbon and contains the commands that you want to keep near at hand By default, the Quick Access Toolbar contains the Save, Undo, and Repeat (or Redo) commands, but you can customize it with whatever commands you want Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) chứa lệnh mà bạn muốn xuất thường trực Mặc định, Quick Access Toolbar chứa lệnh Save, Undo Repeat (hoặc Redo) Tuy nhiên bạn tùy biến cơng cụ để chứa lệnh mà bạn muốn d Các loại phím tắt Có cách để sử dụng phím tắt Giả sử để in đậm chữ bạn sử dụng: Phím truy cập Tab lệnh hình Tổ hợp phím khơng nằm Ribbon Nhiều người cho kết hợp tồ hợp phím dẫn đến việc thực thi lệnh gọi phím tắt, cách nghĩ Nhưng có định nghĩa xác phím tắt Xác định khác biệt quan trọng loạt phím tắt khác có phương thức hoạt động khác Access Keys (phím truy cập) Access Key cho phép bạn truy cập Ribbon, liên hệ mật thiết với Tab, lệnh thứ mà bạn nhìn thấy hình Bạn sử dụng Acces Key cách nhấn Alt sau nhấn tiếp phím chuỗi phím Mỗi lệnh Ribbon, trình đơn nút Microsoft Office Quick Access Toolbar có phím truy cập riêng, phím truy cập gán Key Tip Key Tip phiên hệ thng ký t gch chõn m bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 86 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 quen thuộc phiên trước muốn truy cập trình đơn cách sử dụng phím Alt Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím dùng để thực lệnh khơng liên quan tới bạn nhìn thấy hình Các phím phải nhấn lúc để kích hoạt lệnh, đa số trường hợp, dù khơng phải tất cả, có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy) Tổ hợp phím khơng thay đổi phiên Office 2007, hoạt động giống hêt 5cac1 phiên trước Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) Khi bạn muốn dùng bàn phím thay thiết bị trỏ chuột để điều khiển Ribbon thứ khác hình, trước tiên bạn phải bật chức nâm điều khiển bàn phím Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh cách nhấn phím Alt Sau đó, bạn có nhiều tùy chọn để duyệt khắp Ribbon a Key Tip v cỏc biu tng hỡnh khiờn (Badges) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 87 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngay bạn nhấn phím Alt, bạn thấy nhãn nhỏ, khiên nhỏ lên để Key Tip Tab Khi bạn nhấn phím để kích hoạt Tab, khiên nhỏ hiển thị Key Tip cho lệnh Tab Nói cách khác, bạn thấy lần nhóm Key Tip, bạn phải nhấn lựa chọn trước thấy nhiều Key Tip cách tuyệt để sử dụng phím tắt bạn không cần phải ghi nhớ, thứ hiển thị hình b Tìm hiểu thêm Key Tip Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M gán cho nút lệnh SmartArt Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M gán cho nút lệnh Margins Các Key Tip trùng lặp Tab khác nhau, ví dụ M phím tắt cho SmartArt Tab Insert lại phím tắt cho Margins Tab Page Layout Bạn thấy làm việc với Key Tip Tab kích hoạt Nếu bạn lỡ chọn sai Tab cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab chọn lại Tab mà bạn cần Lưu ý: Nếu có hộp thoại mở dùng ký tự Key Tip với Tab lệnh Ribbon, Key Tip hộp thoại ưu tiên c Di chuyển phớm mi tờn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 88 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngồi Key Tip bạn dùng phím mũi tên để duyệt Ribbon Đầu tiên bạn nhấn phím Alt để chọn Ribbon làm tiêu điểm, sau dùng phím mũi tên để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại Tab Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ bạn dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office) Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab kích hoạt bạn di chuyển tiệp cách sử dùng phím mũi tên Một điểm tiến so với phiên trước Microsoft Office bạn di chuyển lên / xuống thay trái / phải d Phím TAB Ribbon Bạn dùng phím TAB để di chuyển quanh Ribbon Sau nhấn Alt để chọn Ribbon, bạn nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua nút lệnh theo nhóm Tab kích hoạt Sau vòng hết lện Tab tại, tiêu điểm chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, Tab quay trở lại nhóm Tab Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại Khi đến lệnh mà bạn muốn, nhấn ENTER e Di chuyn bng phớm F6 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 89 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hình Nhấn F6 Outlook chọn xoay vịng thư mục danh sách: thư mục hoạt động, xem trước bảng, To Do Bar Hình Đang nhấn F6 Word chọn xoay vòng tài liệu, mở bảng, trạng thái cửa sổ, giao diện Bạn đến vùng khác cửa sổ chương trình cách nhấn F6 Ví dụ Outlook, xem mục Mail, tiêu điểm di chuyển danh sách thư mục, mở thư mục, xem trước bảng, To Do Bar Hình ảnh minh họa hướng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook Trong giao diện chương trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vịng tất vùng cửa sổ, bao gồm bảng mở, trạng thái Ribbon Ví dụ, muốn để phóng to tài liệu bạn bạn làm sau: Nhấn F6 tiêu điểm hiển thị trạng thái Nhấn phím TAB mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu + Bấm phím ENTER f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? Nếu bạn làm việc với Mocrosoft Office nhiều năm chuyên gia phím tắt, bạn thuộc lịng tất phím tắt Có thể bạn bối rối tất trình đơn phím tắt cũ biến Thực ra, Ribbon phím tắt cần có thời gian để bạn làm quen nắm bắt bạn s ỏnh giỏ cao nú Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 90 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn khơng hài lịng muốn trở lại với phím tắt cũ câu trả lời: hầu hết phím tắt cũ hoạt động Tuy nhiên bạn phải nhớ xác khơng cịn nơi hình nhắc bạn cần phải nhấn phím Đây cách hoạt động: Trong phiên trước bạn nhấn Alt + E trình đơn Edit mở lên bạn nhấn tiếp ký tự gạch chân để truy cập lệnh Trong Office 2007 nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc ký tự tắt khác) khơng có trình đơn mở Thay vào đó, thông điệp hiển thị cho bạn biết bạn dùng hệ thống phím tắt cũ Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt cần nhấn tiếp để thực lệnh Nếu bạn không nhớ, nhấn Esc để hiển thị Key Tip Hãy ý đến máy tính bạn Có thể bạn khơng nhận máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có người cố thâm nhập vào máy tính nhằm tư lợi mục đích Bạn cần phải nhận thức đe dọa để bảo vệ máy tính tt hn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 91 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu mối đe dọa Hầu hết đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), phần mềm âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn khơng hay biết Đa số phần mềm độ thiết kế để tự nhân lây nhiễm sang file máy tính khác Một cách lây nhiễm gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới địa liên lạc máy tính bạn Những mã độc thực máy bạn phụ thuộc vào dạng tính phá hoại Có thể tạo thơng điệp gây phiền toái thực gây tổn hại cách xóa liệu chương trình bạn Đây số định nghĩa phần mêm độc, dựa vào bạn biết phái đối mặt với gì: Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem vào file chương trình khác Worm Phần mềm nhân cách tự gửi qua mạng Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) cơng máy tính bạn Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) cụng mỏy tớnh ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 92 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng thay đổi thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập trang web không đáng tin cậy Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt Outlook 2007 tích hợp hệ thống chống Phishing b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn thứ vơ hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm chí tài liệu Office Cơ thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro Lưu ý Đơi mã độc khơng ẩn cơng cách cơng khai Ngồi việc cẩn trọng trước thơng tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm website có u cầu thơng tin cá nhân, xác định có phải trang web giả mạo khơng trước điền thơng tin Ví dụ bạn phải trang web thức ngân hàng bạn mở tài khoản khơng phải trang có giao diện giống Một lưu ý khác bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải file từ Server Hãy trang web đáng tin cậy c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro Cách để tăng cường an ninh hệ thống bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn ln cập nhật Microsoft thường xuyên phát hành cập nhật - Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 93 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 mà giới truyền thơng hay gọi vá (patch) - để chiến đấu với đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows Microsoft Office Một cách thường xuyên kiểm tra cập nhật Windows office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft Ngồi bạn cịn thiết lập Microsoft Update tự động tải cập nhật chúng phát hành Một thiết lập xong, chương trình ln tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng sử dụng chương trình chống Virus Hãy cài đặt cập nhật thường xuyên Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng người quản trị mạng thực thay bạn điều Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát Virus nhận dạng Vì virus không ngừng phát tán nên bạn cần cập nhật chng trỡnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 94 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 thường xuyên Khi virus xuất giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus e Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau: Cài chương trình diệt virus spyware Sử dụng mật mã phức tạp (gồm chữ, số ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm sốt luồng thơng tin Thường xun lưu liệu quan trọng f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus email file đính kèm Đơi cần mở email kích hoạt virus Ngay cài đặt chương trình chống virus, virus xuất nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thơng tin Vì vậy, thận trọng với file đính kèm đặc biệt người gửi hoàn toàn xa lạ (hoặc tên người quen nội dung không phù hợp), tiêu đề tên file ớnh kốm cú gỡ ú bt thng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 95 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Lưu ý Outlook 2007 có tính ẩn phịng chống virus file đính kèm Ví dụ loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngoài bạn lo lắng thông tin bạn nhận chứa virus có số cách hiệu việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có họ gửi email cho bạn không hay email gửi từ kẻ mạo danh Lưu ý Đừng mở email file đính kèm đáng nghi trước bạn xác minh thơng tin người gửi _The end_ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 96 ... 89 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hình Nhấn F6 Outlook chọn xoay vòng thư mục danh sách: thư mục hoạt động, xem trước bảng, To Do Bar Hình Đang nhấn F6 Word. .. So¹n: Niemtin071@yahoo.com 83 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN Giới thiệu Ribbon a Thanh Ribbon Office 2007 thiết kế để giúp bạn... Save Print cài đặt chương trình, chỉnh sa cỏc thuc tớnh tớnh, v.v Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 85 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 The sits above the Ribbon