GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Word 2007 phiên bản tiếng việt(Lê Văn Hiếu) - 5 pdf

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có lẽ bạn sử dụng trường khơng nhận Ví dụ số trang điều khiển trường, bạn tạo bảng mục lục tự động phần trước, thụ bạn tạo trường mục lục lệnh cho Word thu thập đề mục để tạo thành bảng Mục Lục Trường mục lục thành phần tạo nên bảng mục lục Các bạn mục lục tự động dù tạo cách dựa trường mục lục để thu thập đề mục Khi kết thu thập trường mục lục hiển thị, bạn nhìn thấy bảng mục lục Bạn xem trường tài liệu cách nhấn tổ hợp phím Alt + F9 Trường phần có dấu ngoặc móc xung quanh phần cho biết loại trường Hình minh họa trường mục lục (Table of Content Fields) Để lấy lại góc nhìn bình thường, ẩn trường xem kết hiển thị chúng, nhấn Alt + F9 lần c Các công tắc trường Giả sử bạn muốn loại bỏ số trang với số cấp bảng mục lục Một cách làm xóa số trang cách thủ cơng nhớ khơng cập nhật bảng mục lục Nhưng cách làm không đáng tin cậy, cách tốt dùng field switches (công tắc trường) Field switches lệnh bên trường để xác định mã thực việc Sức mạnh thực trường field switches Các field switches thêm để kết thúc trường đặt bên dấu ngoặc móc, chúng bắt đầu với dấu sổ ngược ( \ ) Bảng mục lục tự động tạo field switches thay cho bạn, bạn thêm, bớt, hiệt chỡnh cỏc field switches ny sau Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 65 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một bảng mục lục có nhiều switch Bảng mục lục hình minh họa chứa switch \o "1-3" , dùng để tạo mục lục dựa đề mục đánh dấu Heading 1, Heading 2, Heading Switch \h làm cho đề mục bảng mục lục biến thành liên kết (hyperlink) Để thêm switch bạn gõ dấu sổ ngược ( \ ) ký tự lệnh vào dấu ngoặc móc, ví dụ để xóa hết số trang mục lục sử dụng switch \n sau: { TOC \o "1-3" \h \n } Bạn dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, nhiên bạn muốn xóa số trang cấp bạn phải nhờ tới switch \n cách gõ: { TOC \o "1-3" \h \n "2-3"} d Trường TC Ngồi trường mục lục (TOC field) bạn dùng trường TC (TC field) bảng mục lục tự động Trường TC cách để đánh dấu đề mục mà bạn muốn xuất bảng mục lục Bạn dùng trường TC nào? Giả sử có tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục lại dài bạn muốn trích phần Bạn dùng trường TC để lấy phần tiêu đề làm đề mục bảng mục lục Một ứng dụng khác trường TC bạn nhận tài liệu có định dạng lộn xộn bạn cần phải tạo bảng mục lục cho Sẽ nhanh chóng bạn sử dụng trường TC thay phi nh dng li ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 66 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục Đây cách tạo trường TC: Chọn văn mà bạn muốn thêm vào bảng mục lục Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + O để mở hộp thoại Mark Table of Contents Entry Trong hộp thoại, hiệu chỉnh văn mục Entry cần Nếu có bảng mục lục tài liệu (mỗi bảng đại diện ký tự A,B,C ) chọn bảng mục lục mà bạn muốn phần Table identifier Nếu có bảng mục lục khơng cần lựa chọn phần Chọn cấp độ mà đề mục xuất bảng mục lục phần Level f Thêm trường TC vào bảng mục lục Để trường TC xuất bảng mục lục, bạn phải thêm field switch \f vào bảng mục lục Field switch \f yêu cầu bảng mục lục thêm trường TC vo Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 67 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn mở hộp thoại Table of Contents Options chọn Table entry fields bạn tạo thay bảng mục lục Nhưng có dễ để tạo hiệu chỉnh bảng mục lục tự động Hãy nhấn Alt + F9 sau bạn tạo bảng mục lục gõ "\f" vào phần cuối trường nhu sau: { TOC \o "1-3" \h \f } Sau cập nhật trường cách đặt trỏ chuột vào trường mục lục nhấn F9 Nhấn Alt + F9 lần để xem kết g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Nhiều tài liệu dài có bảng mục lục, ngồi mục lục chung mục lục riêng chương Cá loại sách hướng dẫn nghiên cứu có nhiều bảng mục lục, ví dụ bảng mục lục chứa tên chương mục lục chi tiết có chứa phân chương Bạn hướng dẫn cách để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Trong có cách nhanh chóng sử dụng Heading Styles có sẵn Word, hai cách cịn lại sử dụng số trường hợp đặc biệt h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu Giả sử bạn muốn tạo bảng mục lục cho sách dạy nấu ăn Một bảng mục lục rút gọn chứa tên chương bảng mục lục chi tiết Bảng chứa tên chương như: Appetizers, Entrees, Sauces Bảng thứ hai chi tiết với tên chương công thức chế bin tng chng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 68 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu tài liệu bạn sử dụng Heading Styles có sẵn Word, cách thực đơn giản Tạo bảng mục lục tự động, sau bảng đổi Swith \o từ "1-3" thành "1-1" : {TOC \o "1-1" \h} Đó bảng mục lục Vì bảng mực lục thứ hai chứa đề mục đánh dấu với Heading 1, Heading Heading nên bảng mục lục chi tiết bạn Còn cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu là: trường TC Bookmarks mà bạn tìm hiểu i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu Bổ sung cho cách sử dụng Heading Styles switch \o phần trước cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu: Dùng Table identifiers để đánh dấu bảng mục lục với ký tự khác Bookmark phần, ví dụ cơng thức nấu bữa ăn sáng, cơng thức nấu bữa ăn trưa sau tạo mc lc cho tng phn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 69 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 j Table Identifier Để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu, với bảng chứa đề mục khac bạn sử dụng Table Identifier Đầu tiên, bạn cần xác định ký tự đại diện cho mục lục, ví dụ "A" cho công thức nấu nước chấm "B" cho công thức nấu bữa trưa Sau đánh dấu đề mục mà bạn muốn xuất cách sử dụng trường TC phần f , mục Table identifier hộp thoại Mark Table of Contents Entry dialog nơi bạn chọn bảng mục lục phù hợp Khi tạo bảng mục lục bạn cần sử dụng switch \f sau: { TOC \f B} Switch \f tạo bảng mục lục cách thu thập mục đánh dấu trường TC Với ký tự B trường mục lục bảng mục lục hiển thị trường TC tương ứng Nếu thay B A mục lục bao gồm đề mục đánh dấu với Table identifier A k Bookmark Nếu tài liệu bạn cần bảng mục lục cho khối văn bạn sử áp dụng Heading Styles cho tài liệu bạn dùng Bookmark để tạo bãng mục lục Một chương sách ví dụ hay "khối văn bản" bạn khơng cần phải đánh dấu riêng lẻ phần Bookmark Word khơng dùng cho bảng mục lục mà dùng để định danh khối văn chọn để dùng cho mục đích tham chiếu với cỏi tờn tựy ý bn t Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 70 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn cách chọn toàn khối văn Sau Tab Insert, nhóm Links, chọn Bookmarks Một hộp thoại xuất để bạn đặt tên ("Breakfast" chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo Khi đặt tên xong, nhấn Add Bây tạo mục lục cách sử dụng switch \b với tên Bookmark vừa tạo Ví dụ mục lục cho cơng thức nấu bữa sáng sau { TOC \b "Breakfast" } Khi đó, trường mục lục thu thập tất mục đánh dấu Heading Style toàn vùng ỏnh du (bookmark) cú tờn Breakfast Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 71 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT Mail Merge a Tìm hiểu sử dụng mail merge (trộn thư) Trong Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau: Những tài liệu ban đầu Người nhận thông tin, chẳng hạn tên địa người mà bạn muốn kết hợp với tài liệu Các tài liệu hồn thành, bao gồm thơng tin tài liệu cộng thêm thông tin riêng người nhận Sự hiểu biết yếu tố giúp bạn đạt kết trộn thư mong đợi b Tài liệu Là tài liệu có chứa nội dung thông tin giống cho tất người Tài liệu điểm bắt đầu, thư, phong bì, e-mail, chí mt phiu gim giỏ Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 72 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nội dung giống hệt sao, ví dụ nội dung thư Bạn cần đánh loại văn lần, không cần biết bạn in Danh sách người nhận bao gồm tên, địa thêm nhiều thơng tin khác tên công ty, chức vụ c Thông tin người nhận Trong Mail Merge, chứa thông tin người nhận khác nhau, thông tin điền vào khu vực định sẳn (place holder) tài liệu Thơng tin người nhận bao gồm: Địa bao thư, Tên câu chào thư, Tiền lương nhân viên, v.v Thông tin người nhận phải đặt nguồn liệu (data source), nguồn liệu khái niệm bao trùm Mail Merge Ví dụ danh sách liên lạc (contacts) Microsoft Oulook nguồn liệu Các nguồn liệu khác bảng (table) Word, bảng tính Excel, sở liệu Access, chí tài liệu văn Thông tin người nhận thường liệt kê theo dịng cột hình minh họa Nguồn liệu phải có cấu trúc rõ ràng để xác định thông tin cho khu vực định sẳn (place holder) tài liệu d Bộ tài liệu hoàn tất Tập hợp tài liệu hoàn thành thư có nội dung giống mà bạn dự kiến đem in gửi thư điện t Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 73 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Khi hồn tất việc trộn thư bạn có: Một tập hợp tài liệu hồn chỉnh riêng biệt mà bạn in (như thư, bì thư ) gửi qua mạng (như email) Nội dung giữ nguyên tất tài liệu, có thơng tin người dùng thay đổi tài liệu Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận a.Thiết lập danh sách người nhận mail merge Các cột hàng danh sách người nhận khu vực định sẳn (place holder) tài liệu kết hợp để thực việc trộn thư Bạn biết yếu tố trộn thư Bây bạn tìm hiểu làm để thiết lập tài liệu bạn kết nối với danh sách người nhận Mail merge gồm hai phần tài liệu danh sách người nhận Sau bạn hiểu có hai thành phần chủ chốt làm có liên quan, bạn cài đặt sử dụng thành cơng Mail Merges Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 74 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Tìm hiểu thêm danh sách người nhận Các cột đại diện cho loại thông tin người nhận; hàng thơng tin hồn chỉnh cho người nhận Một danh sách người nhận thực chương trình nào, thơng tin danh sách người nhận phải có cột hàng Bạn tạo cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn Excel, Access Outlook Các cột danh sách đại diện cho nhóm hay loại thơng tin Mỗi cột xác định cột tiêu đề Ví dụ, khách hàng danh sách bạn có cột cho họ tên, địa Mỗi hàng danh sách đại diện cho thông tin đầy đủ người nhận Lưu ý cần thiết phải ghi tên địa phải đầy đủ Từ tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thơng tin người nhận sau bạn thêm cột vào vị trí tài liệu Khi Mail Merge hồn thành, có tài liệu hồn chỉnh cho người mà có chứa thơng tin từ mục hàng danh sách người nhận c Danh sách thụng tin ngi nhn n t õu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 75 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng tồn sẵn Ví dụ: Thơng tin Khách hàng với tên, địa chỉ, nhiều Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp Thông tin nhân viên bạn Nếu danh sách tồn tại, bạn cần kết nối với với tài liệu Mail Merge Nhưng đừng lo bạn chưa có danh sách Mail merge có bước cho bạn tạo danh sách người nhận từ đầu Lưu ý: Bạn thay đổi liệu danh sách người nhận vào lúc cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients hợp cách mở tập tin nguồn liệu trực tiếp d Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge Merge fields bao quanh dấu ngoặc kép (>) Sau bạn kết nối với danh sách người nhận, bạn định thơng tin mà bạn muốn có thư hợp cách sử dụng trường (fields) Một trường tập hợp lệnh điều khiển Word tự động chèn thơng tin vào tài liệu Một khơng thức, coi trường vị trí định sẵn (place holder) Trong việc tạo gửi thư hàng loạt, trường mà bạn sử dụng gọi merge fields, chúng vị trí định sẵn cho thông tin đến trực tiếp từ danh sách người nhận Ví dụ, hình minh họa, merge fields cập nhật thông tin lưu giữ cột Địa Tên danh sỏch ngi nhn e Tỡm hiu Merge field Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 76 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Merge fields thực tạo fields khác Ví dụ, field Địa Block kết hợp tên, tên họ , địa đường phố, thành phố, mã bưu điện «Tiêu Đề» «Họ Tên» «Địa Chỉ Tên Đường» «Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia» Bạn kiểm sốt cách nhìn thể thơng tin người nhận tài liệu hợp (merged) cách định dạng trường (fields) Ví dụ, bạn muốn tên in đậm màu đỏ Trong tài liệu chính, chọn trường, bao quanh vạch hình chữ V ( «») Trên Tab Home, bấm vào lệnh nhóm Font nhóm Paragraph, click vào nút Dialog Box Launcher để thực tùy chọn định dạng mà bạn muốn f Thực mail merge Một phong bì ghi địa người nhận cách sử dụng Mail Merge Wizard Trong phần bạn học cách khác to Mail Merge Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 77 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau đó, bạn có hội để thực hành thư hợp (mail merge) riêng bạn cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn xem phần trước g Mail Merge Wizard Để thực thư hợp nhất, chọn Start Mail Merge tab Mailings sau chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình bạn thay đổi kích cỡ Để thực merge mail cần phải qua bước, bạn làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong Bước 1, trình Wizard mở với câu hỏi bạn muốn loại tài liệu để thực mail merge Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục) h Cách tạo tài liệu cho mail merge Hãy thử click vào tuỳ chọn Envelope (phong bì), Bước Wizard để chọn kích thước tuỳ chọn in ấn cho phong bì bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 78 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu Bạn sử dụng tài liệu mở, thay đổi cách trình bày tài liệu chọn tài liệu khác Chọn Change document layout, sau click vào Envelope options bạn muốn thay đổi kích thước phong bì Chọn Start from existing document bạn có phong bì lưu trước mà bạn muốn sử dụng mail merge, hình bạn mở mở tài liệu trống, chọn tùy chọn nơi để thay tài liệu trống cho phong bì bạn Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với tài liệu trống i Kết nối đến danh sách người nhận Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn bạn tạo danh sách Trong bước này, bạn kết nối với danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào tài liệu bạn Bạn có ba lựa chọn: Chọn Use an existing list bạn có danh sách người nhận có chứa thông tin bạn muốn hợp nhất, chọn đường dẫn cho file danh sách Chọn Select from Outlook contacts bạn có danh sách liên lạc Outlook Sau chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file Chọn Type a new list bạn chưa có danh sách người nhận Danh sách lưu sở liệu Access với kiểu file (.MDB) thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu bạn thư mục lưu vào Và bạn tái sử dụng lại cho lần trộn thư sau Cách tốt bạn nên lưu file danh sách My Data Sources thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge Tuy nhiên, bạn kết nối với danh sách thơng tin người nhận từ vị trí máy tính bạn từ máy chủ j Chọn danh sỏch ngi nhn email ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 79 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn chọn, phân loại, lọc danh sách thông mà bạn muốn tài liệu Sau kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách người bạn muốn gửi thư Bạn làm tất hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại tự động mở sau bạn kết nối tạo danh sách Tất người nhận có dấu chọn gần bên tên họ, bạn xóa dấu chọn cho người Lọc danh sách người nhận cách click Sort để chọn tên cột mà bạn muốn xem lại xếp Click Filter để nhập tên trường giá trị danh sách người nhận mà bạn muốn Click Find duplicates… để chạy báo cáo xem có trùng lặp danh sách danh sách hay không Click Find recipient… để xem thơng tin người nhận Đối với Validate addresses… bạn phải có chương trình dị lỗi địa thực chức k Sắp xếp tài liệu Có nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 80 .. .Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một bảng mục lục có nhiều switch Bảng mục lục hình minh họa chứa switch \o " 1-3 " , dùng để tạo mục lục... Niemtin071@yahoo.com 66 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục Đây cách tạo trường TC: Chọn văn mà bạn muốn thêm vào bảng mục... hiu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu tài liệu bạn sử dụng Heading Styles có sẵn Word, cách thực đơn giản Tạo bảng mục lục tự động, sau bảng đổi Swith \o từ " 1-3 "