Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Table (Nguyễn Quốc Trung) pot

MUÏC LUÏC VII MENU TABLE VII-1 Leänh Table\Draw Table: VII-2 Khái niệm bảng cách tạo bảng Lệnh Table\Insert: VII-2 a) Cách tạo bảng Lệnh Table\Insert\Table: VII-2 b) Chèn thêm cột bên trái cột hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Left: VII-3 c) Chèn thêm cột bên phải cột hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Right:VII-3 d) Chèn nguyên dòng phía dòng hành Lệnh Table\Insert\Rows Above: VII-4 e) Chèn nguyên dòng phía dòng hành Lệnh Table\Insert\Rows Below: VII-4 f) Thêm dòng, thêm cột, thêm ô Lệnh Table\Insert\Cells: .VII-4 Xóa nguyên bảng, xóa cột, xóa dòng, xóa ô Lệnh Table\Delete: VII-4 a) Xóa nguyên bảng Lệnh Table\Delete\Table: .VII-4 b) Xóa nguyên cột Lệnh Table\Delete Columns: .VII-4 c) Xóa nguyên dòng Lệnh Table\Delete\Rows: .VII-4 d) Xóa ô Lệnh Table\Delete\Cells: VII-4 Các lệnh chọn nguyên bảng, cột, dòng, ô Lệnh Table\Select: VII-5 Ghép ô thành ô Lệnh Table\Merge Cells: VII-5 Taùch ô thành nhiều ô Lệnh Table\Split Cells: VII-5 Tách ghép bảng Leänh Table\Split Table: .VII-6 a) Tách bảng thành hai bảng Lệnh Table\Split Table: VII-6 b) Ghép bảng thành bảng: VII-6 Lặp lại tiêu đề bảng trang Lệnh Table\Heading Rows Repeat: VII-6 Chuyển văn thành bảng ngược lại Lệnh Table\Convert: .VII-7 a) Chuyển văn thành bảng Lệnh Table\Convert\Text to Table: VII-7 b) Chuyển bảng thành văn Lệnh Table\Convert\Table to Text: VII-8 10 Sắp xếp liệu bảng Lệnh Table\Sort: VII-8 11 Thực phép tính bảng Lệnh Table\Formula: VII-10 12 Các thao tác bảng: VII-11 a) Điều chỉnh độ rộng cột (Width): VII-11 b) Điều chỉnh độ cao dòng (Height): VII-11 13 Kẻ khung tô ô Lệnh Format\Borders and Shading: VII-12 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table VII MENU TABLE Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-1 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Lệnh Table\Draw Table: Tạo bảng bút chì mở công cụ Tables and Borders để định dạng Khái niệm bảng cách tạo bảng Lệnh Table\Insert: Bảng tạo thành từ dòng (Rows) cột (Columns) Giao dòng cột tạo thành ô (Cell) Số dòng cột chọn lúc tạo bảng, nhiên Word cho phép chèn thêm hay xóa bỏ dòng, cột Có thể thực thao tác định dạng liệu chứa ô, thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng Dữ liệu chứa bảng xếp lại theo trật tự Khi cần thiết chuyển thành văn ngược lại Dữ liệu chứa ô văn bản, số hay đối tượng khác Bảng thường sử dụng để trình bày liệu theo dòng cột, phù hợp với liệu cần bố trí theo dạng danh sách a) Cách tạo bảng Lệnh Table\Insert\Table: Cách thực hiện: Đặt trỏ vị trí muốn chèn bảng vào Chọn lệnh Table\Insert\Table, hội thoại Insert Table xuất (Hình VII-1) Nhập số cột vào mục Number of columns Nhập số dòng vào mục Number of rows Nhắp OK để thực Hình VII-1 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-2 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Nút lệnh AutoFormat hội thoại Insert Table dùng để chọn bảng có định dạng sẵn Hình VII-2 Chú ý: Ta sử dụng nút công cụ Insert Table Đặt trỏ vị trí muốn chèn bảng vào Nhắp nút Insert Table Standard, Word buông xuống ô lưới Rà chuột chọn số dòng số cột, sau thả chuột, bảng xuất vị trí trỏ * Các phím dùng để di chuyển trỏ bảng: : Qua trái, sang phải, lên, xuống Tab: Di chuyển đến ô bảng Shift+Tab: Di chuyển đến ô trước Alt+Home: Về ô dòng hành Alt+End: Đến ô cuối dòng hành Alt+Page Up: Về ô đầu cột hành Alt+Page Down: Đến ô cuối cột hành Ghi chú: Khi trỏ ô cuối cùng, gõ phím Tab Word tự động chèn thêm dòng cuối bảng Muốn bật/tắt lưới phân cách ô chọn Table\Hide Gridlines b) Chèn thêm cột bên trái cột hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Left: Trỏ chuột vào ô cột, chuột có dạng giữ chuột trái kéo theo chiều ngang để chọn số cột Chọn lệnh Table\Insert\Columns to the Left c) Chèn thêm cột bên phải cột hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Right: Tương tự phần b Nhưng chọn lệnh Table\Insert\Columns to the Right Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-3 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table d) Chèn nguyên dòng phía dòng hành Lệnh Table\Insert\Rows Above: Trỏ chuột vào đầu dòng, chuột có dạng mũi tên bấm giữ chuột trái rê theo chiều đứng để chọn dòng Thực lệnh Table\Insert\Row Above e) Chèn nguyên dòng phía dòng hành Lệnh Table\Insert\Rows Below: Tương tự phần d Nhưng thực lệnh Table\Insert\Rows Below Chú ý: Chèn dòng cuối bảng: Đặt trỏ ô cuối bảng Gõ phím Tab f) Thêm dòng, thêm cột, thêm ô Lệnh Table\Insert\Cells: Cách thực hiện: Chọn ô muốn thêm vào Thực lệnh Table\Insert\Cells, hội thoại Insert Cells xuất (Hình VII-3) Chọn mục sau: Shift Cells Right: Chèn vào ô chèn đẩy ô hành sang phải Shift cells down: Chèn vào ô chèn đẩy ô hành xuống Hình VII-3 Insert entire row: Chèn vào nguyên dòng Insert entire column: Chèn vào nguyên cột Nhắp OK để thực Xóa nguyên bảng, xóa cột, xóa dòng, xóa ô Lệnh Table\Delete: a) Xóa nguyên bảng Lệnh Table\Delete\Table: Đưa chuột vào chỗ bảng, phía bên trái bảng xuất hình , bạn click chuột vào hình Sau chọn menu Table\Delete\Table b) Xóa nguyên cột Lệnh Table\Delete Columns: Trỏ chuột đầu cột muốn xóa, trỏ chuột có dạng kéo chuột để chọn cột (bôi đen tất ô cột muốn xóa) Chọn lệnh Table\Delete\Columns c) Xóa nguyên dòng Lệnh Table\Delete\Rows: Nhắp chuột phía bên trái dòng để chọn, muốn xóa nhiều dòng liên tục xác định khối chứa dòng muốn xóa Chọn lệnh Table\Delete\Rows d) Xóa ô Lệnh Table\Delete\Cells: Chọn ô muốn xóa Thực lệnh Table\Delete\Cells, hội thoại Delete Cells xuất (Hình VII-4) Chọn mục sau, nhắp OK để thực Shift Cells Left: Xóa ô chọn dồn ô bên phải phía trái Shift cells up: Xóa ô chọn dồn ô phía phía Delete entire row: Xóa nguyên dòng dịch chuyển dòng lên Delete entire column: Xóa nguyên cột, dịch chuyển cột bên phải trái Hình VII-4 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-4 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Các lệnh chọn nguyên bảng, cột, dòng, ô Lệnh Table\Select: Con trỏ vị trí bảng có nhiều dòng, nhiều cột Nếu chọn nguyên bảng (Table), nguyên cột (Columns), nguyên dòng (Rows) ô (Cell) Ghép ô thành ô Lệnh Table\Merge Cells: Cách thực hiện: Chọn ô muốn ghép lại thành ô Chọn lệnh Table\Merge Cells Ngoài cách tách ghép ô lệnh Split Cells Merge Cells, bạn sử dụng công cụ Draw Table để kẻ đường phân chia ô (Split Cells), Eraser để ghép (Merge Cells) ô cách xóa bỏ lưới phân chia chúng Thí dụ: Giả sử ban đầu có bảng: Sau sử dụng Split Cells Merge Cells, có bảng sau: Tách ô thành nhiều ô Lệnh Table\Split Cells: Cách thực hiện: Chọn khối cột, ô muốn tách Chọn lệnh Table\Split Cells để mở hội thoại Split Cells (Hình VII-5) Nhập hay chọn số cột mục Number of columns Nhắp OK để thực Hình VII-5 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-5 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Tách ghép bảng Lệnh Table\Split Table: a) Tách bảng thành hai bảng Lệnh Table\Split Table: Cách thực hiện: Đặt trỏ nằm dòng (muốn dòng) bảng Chọn lệnh Table\Split Table (hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter) Thí dụ: Giả sử có bảng sau, để tách bảng hai, bảng mẫu tin: TT Ho Ten Lê Minh Cầm Nguyễn Cao Kỳ Bạch Sử Thi Trần Thị Họa Ngach Luong 15.110 15.111 15.110 15.110 Bac 3 He So 3.92 2.40 3.92 4.12 Phu Cap 10% 5% 20% 15% Thuc Linh 1,033,200 609,000 1,243,200 1,180,200 Đặt trỏ dòng “Bạch Sử Thi” chọn lệnh Table\Split Table TT Ho Ten Lê Minh Cầm Nguyễn Cao Kỳ Bạch Sử Thi Trần Thị Họa Ngach Luong 15.110 15.111 Bac 3 He So 3.92 2.40 Phu Cap 10% 5% Thuc Linh 1,033,200 609,000 15.110 15.110 3.92 4.12 20% 15% 1,243,200 1,180,200 b) Ghép bảng thành bảng: Chỉ cần xóa bỏ dòng trống hai bảng bảng ghép lại Lặp lại tiêu đề bảng trang Lệnh Table\Heading Rows Repeat: Khi bảng có nhiều dòng nằm nhiều trang liên tục, sang trang sau dòng tiêu đề bảng không lặp lại Bạn sử dụng lệnh Table\Heading Rows Repeat để định dòng tiêu đề tự động lặp lại đầu trang Cách thực hiện: Chọn hay nhiều dòng muốn lặp lại trang, bắt đầu dòng đầu bảng Chọn lệnh Table\Heading Rows Repeat Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-6 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Chuyển văn thành bảng ngược lại Lệnh Table\Convert: a) Chuyển văn thành bảng Lệnh Table\Convert\Text to Table: Giả sử có đoạn văn sau, với khoảng cách cột phím Tab Bây muốn đưa liệu vào bảng có dòng cột Cách thực hiện: Xác định khối văn muốn đưa vào bảng Chọn lệnh Table\Conver\Text to Table, Word phân tích văn chọn đề nghị số dòng, số cột hội thoại Conver Text to Table (Hình VII-6) Nếu không đồng ý chọn lại số dòng số cột mục Number of rows Number of Columns Chọn Separate text at Tab Nhắp nút OK để thực Hình VII-6 Các thành phần khác hội thoại Convert Text to Table: Separate text at: Là ký hiệu để Word dựa vào mà phân tích cột, gồm có: Paragraph: Chia cột dựa vào đoạn văn bản, đoạn đưa vào cột Tabs: Chia cột dựa vào ký hiệu Tab Commas: Chia cột dựa vào ký hiệu dấu phẩy (,) Other: Chia cột dựa vào ký hiệu khác bạn nhập vào ô vuông bên cạnh Thẻ AutoFormat: (Hình VII-7) Hình VII-7 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-7 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table b) Chuyển bảng thành văn Lệnh Table\Convert\Table to Text: Lệnh Table\Convert\Table to Text chuyển liệu ô bảng thành văn bản, nghóa làm công việc ngược lại với lệnh Table\Convert\Text to Table Cách thực Chọn toàn bảng Chọn lệnh Table\Convert\Table to Text để mở hội thoại Convert Table to Text (Hình VII-8) Chọn ký hiệu để phân cách văn cột (Separate text with) Nhắp OK để thực Ý nghóa mục hội thoại Convert Table to Text: Paragraph mark: Mỗi ô trở thành đoạn văn Tabs: Các vị trí chia cột trở thành vị trí Tab Các vị trí chia cột thay bới dấu phẩy (,) Các vị trí chia cột thay ký tự khác ghi ô vuông Hình VII-8 10 Sắp xếp liệu bảng Lệnh Table\Sort: Hình VII-9 Dữ liệu chứa ô bảng xếp (Sort) theo trật tự tuỳ theo yêu cầu người sử dụng Word cho chọn tối đa cột để làm sở cho xếp (gọi khóa xếp) Khóa thứ gọi Sort by ưu tiên xếp trước tiên Khóa thứ gọi Then by có tác dụng Sort By Khóa thứ gọi Then by có tác dụng khóa Trong khóa xếp, theo chiều tăng (Ascending) theo chiều giảm (Descending) Những mục hội thoại Sort: (Hình VII-9) Type: Kiểu liệu cột chọn làm khóa xếp Text: Dữ liệu kiểu văn Number: Dữ liệu kiểu số Date: Dữ liệu kiểu ngày Options: Mở hội thoại Sort Option cho khai báo thông số tuỳ chọn Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-8 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Thí dụ: Sắp xếp danh sách sau tăng dần theo Ngach Luong, Ngach Luong xếp giảm dần theo Bac (giảm), Bac xếp giảm daàn theo Phu Cap TT Ho Ten Lê Minh Cầm Nguyễn Cao Kỳ Bạch Sử Thi Trần Thị Họa Ngach Luong 15.110 15.111 15.110 15.110 Bac 3 He So 3.92 2.40 3.92 4.12 Phu Cap 10% 5% 20% 15% Thuc Linh 1,033,200 609,000 1,243,200 1,180,200 Cách thực hiện: Chọn khối chứa ô muốn xếp, bao gồm dòng tiêu đề Chọn lệnh Table\Sort để mở hội thoại Sort (Hình VII-9) Nhắp chọn Header row Nhắp vào nút thả Sort by, chọn Ngach Luong, chọn Ascending Nhắp vào nút thả Then by (thứ nhất), chọn Bac, chọn Descending Nhắp vào nút thả Then by (thứ hai), chọn Phu Cap, chọn Descending Nhắp OK để thực Kết quả: TT Ho Ten Trần Thị Họa Bạch Sử Thi Lê Minh Cầm Nguyễn Cao Kỳ Ngach Luong 15.110 15.110 15.110 15.111 Bac 3 He So 4.12 3.92 3.92 2.40 Phu Cap 15% 20% 10% 5% Thuc Linh 1,180,200 1,243,200 1,033,200 609,000 Thanh công cụ Table and Boders: (Draw): Vẽ đường bảng (Eraser): Xóa bỏ đường kẻ bảng (Line Style): Kiểu đường kẻ (Line Weight): Kích thước đường kẻ (Border Color): Màu khung kẻ (Outside/Inside/Top/Boder): Chọn vị trí kẻ khung (Shading Color): Tạo màu cho ô chọn (Merge Cells): Ghép lại thành ô (Split Cells): Tách thành nhiều ô (Align Top): Canh liệu dồn đỉnh ô (Align Center): Canh liệu dồn ô (Align Bottom): Canh liệu dồn đáy ô (Distribute Rows Evenly): Chỉnh chiều cao dòng chọn (Distribute Columns): Chỉnh chiều rộng cột chọn Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-9 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table (Table AutoFormat): Mở hội thoại Auto Format để chọn dạng bảng (Change Text Direction): Thay đổi hướng văn (Sort Ascending): Sắp xếp liệu tăng dần theo cột hành (Sort Descending): Sắp xếp liệu giảm dần theo cột hành (AutoSum): Tính tổng cộng cột liệu kiểu số 11 Thực phép tính bảng Lệnh Table\Formula: Chức Word dùng để soạn thảo văn bản, việc tính toán hạn chế nhiều so với phần mềm chuyên nghiệp Excel Tuy nhiên bạn thực phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình… ô bảng Word qui ước tên gọi ô bảng sau: A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 D1 D2 D3 Cột cột A, cột cột B, C, D… Dòng dòng 1, dòng dòng 2, dòng 3… Giao dòng cột tạo thành ô (Cell) Thí dụ: Giao cột B dòng ô B2 Áp dụng: Giả sử có liệu sau, tính tổng số cột A 500 100.5 120.55 721.05 200 300.50 500.5 Đặt trỏ ô muốn ghi kết tính tổng Chọn lệnh Table\Formula, hội thoại xuất Word phân tích số liệu bảng đề nghị công thức tương ứng mục Formula Chẳng hạn, trỏ cuối cột số Word đề nghị công thức =SUM(ABOVE) Ngược lại, Word không tìm công thức thích hợp đưa dấu “=” mục Formula, bạn nhập công thức trực tiếp vào mục Formula chọn tên hàm hộp Paste Function Chọn định dạng hiển thị số hộp thả Number Format (nếu cần) Nhắp OK để thực Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-10 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table 12 Các thao tác bảng: a) Điều chỉnh độ rộng cột (Width): Cách 1: Đơn giản dễ sử dụng Trỏ chuột vào biên đứng cột Bấm giữ chuột kéo để thay đổi độ rộng cột Cách 2: Sử dụng lệnh Table\Table Properties Preferred width: Chiều rộng cột chọn Previous Column: Lùi cột trước Next Column: Đến cột sau Cách thực hiện: Đặt trỏ vào cột muốn thay đổi độ rộng Chọn lệnh Table\Table Properties, hội thoại Table Properties xuất (Hình VII-10) Chọn lớp Column Nhập (hay chọn) độ rộng cột mục Preferred width Nhắp OK để thực Hình VII-10 Thay đổi độ rộng ô: Chọn ô muốn đổi độ rộng, ô có màu đen Trỏ vào lưới đứng ô, bấm giữ chuột kéo để mở rộng/thu hẹp độ rộng b) Điều chỉnh độ cao dòng (Height): Các ô nằm dòng phải có chiều cao nhau, nghóa định chiều cao chung cho ô dòng không định chiều cao riêng cho ô riêng lẻ Tuỳ theo Font chữ cỡ chữ, Word điều chỉnh chiều cao dòng cho vừa khít với liệu nhập vào (Auto) Tuy nhiên, thay đổi chiều cao dòng thấy cần Cách 1: Sử dụng chuột Trỏ chuột vào biên ngang lưới Bấm giữ chuột trái kéo để thay đổi chiều cao dòng Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-11 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Cách 2: Dùng lệnh Table\Table Properties Các thành phần lớp Row Row height is: Chiều cao dòng, gồm có lựa chọn: At least: Chiều cao tối thiểu phải chiều cao qui định mục Specify height Exactly: Chiều cao phải xác chiều cao qui định mục At bên cạnh Allow row to break across pages: Khoảng cách từ lề trái trang (Left Margins) đến cạnh trái dòng Previous Row: Lùi dòng Next Row: Đến dòng Hình VII-11 Cách điều chỉnh độ cao dòng: Chọn dòng muốn thay đổi chiều cao Chọn lệnh Table\Table Properties để mở hội thoại Table Properties (Hình VII-11) Chọn lớp Row Chọn chiều cao mục Row height is, nhập số chiều cao vào Specify height Nhắp OK để thực 13 Kẻ khung tô ô Lệnh Format\Borders and Shading: Mặc nhiên, bảng tạo có đường kẻ đơn phân cách ô, bạn định kiểu đường kẻ vị trí kẻ bảng, chọn màu để tô lấp đầy vào ô a) Cách kẻ khung bao quanh ô: Cách thực hiện: Chọn ô muốn kẻ khung bao Thực lệnh Format\Borders and Shading, chọn lớp Borders (Hình VII-12) Chọn kiểu đường kẻ (Style), màu (Color), độ rộng đường kẻ (Width) Nhắp chuột vào cạnh khung Preview để đặt hay loại bỏ đường kẻ Nhắp OK để thực Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-12 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Hình VII-12 b Cách tô cho ô: Chọn ô muốn tô Chọn Format\Bor ders and Shading, hội thoại Borders and Shading xuất (Hình VII-13) Chọn lớp Shading Chọn màu tô mục Fill, chọn mẫu tô mục Style Color Nhắp OK để thực Biên soạn Nguyễn Quốc Trung Hình VII-13 - Trang VII-13 - .. .Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table VII MENU TABLE Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-1 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Lệnh Table\ Draw Table: ... VII-7) Hình VII-7 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-7 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table b) Chuyển bảng thành văn Lệnh Table\ Convert \Table to Text: Lệnh Table\ Convert \Table. .. Hình VII-5 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VII-5 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Table Tách ghép bảng Lệnh Table\ Split Table: a) Tách bảng thành hai bảng Lệnh Table\ Split Table: