Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu File (Nguyễn Quốc Trung) doc

MUÏC LUÏC I MENU FILE I.1 Tạo tập tin Lệnh File\New: I.2 a) Cách tạo tập tin mới: I.2 b) Caùch tạo tập tin khuôn mẫu mới: I.2 Mở tập tin có sẵn Lệnh File\Open: I.6 Đóng tập tin Leänh File\Close: I.7 a) Đóng tập tin mở: I.7 b) Đóng tất tập tin mở: I.7 Lưu tập tin vào đóa Lệnh File\Save: I.7 a) Lưu tập tin chưa có tên: I.8 b) Lưu tập tin có tên: I.8 c) Lưu tất tập tin: I.8 Lưu tập tin vào đóa với tên khác Lệnh File\Save As: I.8 Leänh File\Save as Web Page: I.9 Leänh File\Versions: I.9 Leänh File\Web Page Preview: I.10 Chọn khổ giấy lề Lệnh File\Page Setup: I.10 a) Lớp Margins: I.10 b) Lớp Paper Size: I.11 c) Lớp Paper Source: I.12 d) Lớp Layout: I.12 10 In nội dung tập tin lên hình Lệnh File\Print Preview: I.13 11 In nội dung tập tin máy in Lệnh File\Print: I.14 12 Leänh File\Send To: I.16 13 Định số thông tin cho tập tin Lệnh File\Properties: I.16 a) Lớp General: I.16 b) Lớp Summary: I.17 c) Lớp Statistics: I.17 d) Lớp Contents: I.18 e) Lớp Custom: I.18 14 Thoát khỏi Word Lệnh File\Exit: I.19 Giáo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File I MENU FILE Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.1 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Tạo tập tin Lệnh File\New: a) Cách tạo tập tin mới: Chọn lệnh File\New, hội thoại New xuất Chọn lớp General (Hình I-1) Chọn Blank Document Trong mục Create New, nhắp chọn Document Chọn OK Tiến hành soạn thảo văn Chọn lệnh File\Save (Xem mục 4) để lưu tập tin vào đóa với đuôi Doc Chú ý: Bạn tạo tập tin nhanh không mở hộp thoại cách nhấn Ctrl+N hay (New Blank Document) Standard b) Cách tạo tập tin khuôn mẫu mới: Chọn lệnh File\New, hội thoại New xuất (Hình I-1) Trong mục Create New, nhắp chọn Template Nhắp nút OK, cửa sổ soạn thảo văn xuất Nhập nội dung thiết lập định dạng cho Template văn thông thường Chọn lệnh File\Save (Xem mục 4) để lưu tập tin Template vào đóa với đuôi Dot Lớp General: Hình I-1 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.2 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Legal Pleadings: Hình I-2 Lớp Letters & Faxes: Hình I-3 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.3 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Memos: Hình I-4 Lớp Other Documents: Hình I-5 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.4 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Publications: Hình I-6 Lớp Report: Hình I-7 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.5 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Web Pages: Hình I-8 Mở tập tin có sẵn Lệnh File\Open: Chọn lệnh File\Open (hay nhấn Ctrl+O hay (Open) Standard), hội thoại Open xuất (Hình I-9) Chọn loại tập tin All Word Documents hộp thả Files of type Chọn nơi chứa tập tin muốn mở hộp thả Look in Khi chọn thư mục thư mục có tập tin văn tên liệt kê phía mục Look in Chọn tập tin Open (hay nhắp đúp tên tập tin) để mở Chú ý: Nếu bạn nhớ xác tên tập tin vị trí lưu nhập tên tập tin vào mục File name theo dạng [Drive:\][Path\]FileName Các mục hội thoại Open (Hình I-9): Look in: Để chọn nơi chứa tập tin muốn mở File name: Để nhập tên tập tin theo dạng [Drive:\][Path\]FileName Files of type: Chọn loại tập tin Open: Mở tập tin thư mục chọn Cancel: Đóng hội thoại, huỷ bỏ lệnh không lưu thuộc tính vừa chọn (Up One Level): Quay thư mục cha (Search the Web): Khởi động chương trình Microsoft Internet Explorer (Views): Cho hiển thị tên tập tin, thư mục có biểu tượng kèm theo Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.6 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Hình I-9 Đóng tập tin Lệnh File\Close: a) Đóng tập tin mở: Lệnh File\Close dùng để đóng tập tin hành Bạn nên lưu tập tin trước đóng, tập tin chưa lưu có cập nhật mà chưa lưu lại Word cảnh báo: (Hình I-10) Yes: Lưu đóng No: Không lưu đóng Cancel: Hủy bỏ lệnh Hình I-10 b) Đóng tất tập tin mở: Lệnh File\Close All dùng để đóng tất tập tin mở Những tập tin lưu Word tiến hành đóng lại, tập tin chưa lưu Word cảnh báo chờ xác nhận Cách thực hiện: Giữ phím Shift, nhắp chọn menu File, lệnh Close trở thành Close All Nhắp chọn Close All để đóng Lưu tập tin vào đóa Lệnh File\Save: Dữ liệu hay văn nhập vào tạm thời đặt nhớ hiển thị lên hình, điện toàn liệu nhớ bị xoá Muốn lưu trữ văn để sử dụng sau phải đặt tên cho Khi đặt tên cần phải xác định vị trí lưu trữ kiểu tập tin (mặc nhiên Word Document) Tâïp tin Word gọi Word Document có phần mở rộng DOC Khác với hệ điều hành MS-DOS, tên tập tin Word có chiều dài không hạn chế cho phép có khoảng trống tên Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.7 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File a) Lưu tập tin chưa có tên: Chọn File\Save (hay nhấn Ctrl+S hay (Save) Standard), hội thoại Save As xuất (Hình I-11) Chọn ổ đóa, thư mục lưu tập tin mục Save in Chọn kiểu tập tin mục Save as type, Word Document Nhập tên tập tin vào mục File name Nhắp nút lệnh Save để tiến hành lưu Hình I-11 b) Lưu tập tin có tên: Nếu tập tin có tên (nghóa trước có lưu lần, có thay đổi, muốn lưu lại thay đổi đó) Word tiến hành lưu tên cũ vị trí cũ c) Lưu tất tập tin: Lệnh File\Save All dùng để lưu tất tập tin mở vào đóa Những tập tin có tên đặt tên (Word lưu tên cũ), tập tin chưa có tên Word cho hội thoại Save As để đặt tên xác định vị trí lưu Cách thực hiện: Giữ phím Shift, nhắp chọn menu File, lệnh Save trở thành lệnh Save All Nhắp chọn Save All để lưu Lưu tập tin vào đóa với tên khác Lệnh File\Save As: Lệnh File\Save As dùng để lưu tập tin hành vào đóa với tên khác Hộp hội thoại cách thực lưu giống trường hợp lệnh File\Save Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.8 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lệnh File\Save as Web Page: Hình I-12 Lệnh File\Versions: Hình I-13 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.9 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lệnh File\Web Page Preview: Hình I-14 Chọn khổ giấy lề Lệnh File\Page Setup: Lệnh File\Page Setup dùng để chọn khổ giấy sử dụng (Paper Size), đặt lề (Margins), cách tiếp giấy in (Paper Source) cách bố trí trang in (Layout) Hội thoại Page Setup: a) Lớp Margins: Hình I-15 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.10 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Top: Chừa lề Bottom: Chừa lề đáy Inside: Mép lề Outside: Mép lề Gutter: Chừa rãnh để đóng tập Header: Khoảng cách từ mép giấy phía đến tiêu đề trang Footer: Khoảng cách từ mép giấy phía đến hạ mục trang Mirror margins: Sử dụng trường hợp in để đóng tập Apply to: Phạm vi mà lựa chọn có hiệu lực, có lựa chọn: This section: Để áp dụng cho vùng Whole document: Toàn văn (mặc nhiên) This point forward: Từ vị trí trỏ đến cuối văn b) Lớp Paper Size: Hình I-16 Paper size: Hộp thả dùng để chọn khổ giấy chuẩn để sử dụng (chỉ có cài đặt máy in) Nếu sử dụng loại giấy không thuộc khổ giấy chuẩn định chiều rộng chiều dài giấy Custom size mục: Width: Hộp tăng giảm cho chọn chiều rộng giấy in Height: Hộp tăng giảm cho chọn chiều cao giấy in Orientation: Định hướng in Í Portrait: In theo chiều đứng giấy in  Landscape: In theo chiều ngàng giấy in Apply to: Áp dụng cỡ giấy in hướng in This section: Để áp dụng cho vùng This point forward: Để áp dụng in từ vị trí đến vùng kế sau Whole Document: Để áp dụng cho toàn tài liệu Default: Lưu thông số chọn lớp Margins lớp Paper Size thành giá trị để sử dụng sau Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.11 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File c) Lớp Paper Source: Hình I-17 First pape: Chọn cách tiếp giấy cho trang Other papes: Chọn cách tiếp giấy cho trang lại Apply to: Phạm vi mà lựa chọn có hiệu lực: This section: Để áp dụng cho vùng Whole document: Toàn văn (mặc nhiên) This point forward: Từ vị trí trỏ đến cuối văn d) Lớp Layout: Hình I-18 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.12 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Section start: Chỉ định nơi bắt đầu lựa chọn Headers and footers: Qui định tiêu đề hạ mục Different odd and even: Phân biệt tiêu đề đầu cuối trang trang lẻ trang chẵn Different first pape: Phân biệt tiêu đề trang thứ khác với trang khác Vertical alignment: Hộp thả để chọn cách canh liệu trang Top: Nội dung văn canh phần đầu trang (mặc nhiên) Center: Nội dung văn canh trang Justified: Nội dung văn dàn từ đầu đến cuối trang Bottom: Nội dung văn canh phần cuối trang Line Numbers: Mở hội thoại đặt tuỳ chọn để ghi số thứ tự đầu dòng Apply to: Phạm vi mà lựa chọn có hiệu lực: This section: Để áp dụng cho vùng Whole document: Toàn văn (mặc nhiên) This point forward: Từ vị trí trỏ đến cuối văn 10 In nội dung tập tin lên hình Lệnh File\Print Preview: Lệnh File\Print Preview dùng để xem trước trang in lên hình, mục đích lệnh kiểm tra toàn diện văn trước in cho máy in Word chuyển qua hình Preview cho xuất công cụ Print Preview: Hình I-19 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.13 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Thanh công cụ Print Preview: (Print): Mở hội thoại File\Print để in văn (Magnifier): Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn (One Page): Chỉ cho hiển thị trang (Multiple Pages): Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang) (Zoom): Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị hình, từ 10% đến 500% (View Ruler): Cho bật/tắt hiển thị thước ngang dọc (Shrink to Fit): Tự động chỉnh kích thước ký tự để khích với số trang định (Full Screen): Dành toàn hình để hiển thị văn (Close Preview): Đóng hình Print Preview, quay hình soạn thảo (Context Sensitive Help): Trợ giúp theo cảm ngữ cảnh Khi chế độ Preview, trỏ chuột giống kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo Muốn phóng to (100%) chỗ đưa kính lúp đến nhắp chuột, kính lúp có dấu trừ (-), nhắp chuột lần văn thu nhỏ lại 11 In nội dung tập tin máy in Lệnh File\Print: Lệnh File\Print (hay nhấn Ctrl+P hay (Print) Standard) dùng để đưa nội dung văn qua máy in in lên giấy Cần phải kiểm tra lại toàn văn trước thực in như: cách trình bày trang lề có hợp lý không?, định dạng, lỗi tả… Nên dùng lệnh File\Print Preview để in văn lên hình kiểm tra trước Khi in văn bản, Word “đưa” văn qua hàng đợi in máy in chọn “sắp hàng” chờ in Cách thực hiện: Chọn lệnh File\Print để mở hội thoại Print (Hình I-20) Chọn loại máy in mục Printer Name, kiểm tra giấy máy in chọn Chọn trang in mục Pages range Nhâïp số in vào mục Number of copies Nhắp OK để thực in Nếu nhắp chuột vào nút (Print) Standard Word cho in tất trang văn hành máy in (Default) Hội thoại Print: Print what: Cho chọn in văn (Document) hay thông tin khác tập tin Print to File: In văn tập tin có phần mở rộng PRN, tên tập tin nhập từ bàn phím Collate: Kiểm tra thứ tự in Print: Cho chọn in trang lẻ (Odd pages), hay in trang chẵn (Even pages), hay toàn số trang (All pages in range) phạm vi chọn Page range Properties: Cho thay đổi thuộc tính máy in, giấy in,… Options: Cho thay đổi tuỳ chọn công việc in Page range: Vùng trang in All: In tất trang Current page: Chỉ in trang hành Pages: Cho nhập số trang muốn in Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.14 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Number of copies: Soá in Hình I-20 Xem thêm thủ thuật: Thông thường tất chương trình xem, soạn thảo tài liệu có phần in ấn Người dùng việc bấm chuột lên biểu tượng máy in công cụ cửa sổ chương trình tài liệu hành in Nếu có lựa chọn khác việc in phải vào menu File>Print (hay bấm tổ hợp phím Ctrl+P) để mở hội thoại Print Chọn máy in danh sách ô Name (trường hợp có nhiều máy in), bấm chọn All muốn in tất tài liệu mở cửa sổ chương trình, chọn Current page in trang tài liệu làm việc (trong tài liệu có nháy đứng), gõ số trang muốn in vào ô Pages (mỗi số trang in cách dấu phẩy, sử dụng dấu - để in nhiều trang liên tục tài liệu Chẳng hạn: gõ 2,5,7 để in trang 2, trang 5, trang 7; gõ 2-5 để in từ trang đến trang 5; gõ 2,4-8 để in trang in từ trang đến trang 8), chọn Selection để in vùng văn chọn Thay đổi giá trị mặc định ô Number of copies để số văn in cần thiết; ứng với giá trị có lựa chọn Collate Lựa chọn thiết lập in theo dạng (mỗi lần in bộ), thuận tiện có ý định đóng tài liệu thành bộ; bỏ lựa chọn muốn lần in trang Cuối bấm nút OK để in Tuy nhiên, tuỳ vào chương trình sử dụng mà có lựa chọn in khác như: Thiết lập lại cỡ giấy in, xem trước in chức Print Preview, canh lề trang in, đánh số trang, in nhiều trang văn vào trang in (Pages per sheet), in trang chẳn, trang lẻ (duplex)… Khi bấm lệnh in mà máy in không đáp ứng gì, bạn xem chọn máy in dùng ô Name hộp thoại Print nói chưa Đôi bạn soạn thảo Word mà font biến mất, font plotter máy in chọn máy in plotter, bạn chọn lại máy in khác Nếu bấm lệnh in, thấy đèn máy in nhấp nháy mà chờ lâu không thấy in xem lại catalog để biết đèn nhấp nháy báo hiệu trục trặc (thường gặp bị kẹt giấy) Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.15 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File 12 Leänh File\Send To: Hình I-21 13 Định số thông tin cho tập tin Lệnh File\Properties: Mục đích việc đặt thông tin cho tập tin nhằm giúp việc tìm kiếm tập tin thuận tiện nhanh chóng Hội thoại Properties: (Hình I-22) a) Lớp General: Type: Loại tập tin Location: Vị trí lưu tập tin Size: Kích thước tập tin MS-DOS name: Tên tập tin hệ điều hành MS-DOS Created: Ngày tạo tập tin Modified: Ngày cập nhật sau Accessed: Ngày truy xuất tập tin sau Attributes: Các thuộc tính Hình I-22 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.16 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File b) Lớp Summary: Title: Tiêu đề tập tin văn Subject: Chủ đề tập tin văn Author: Tác giả tập tin văn Manager: Tên thủ trưởng tác giả Company: Tên quan Category: Dùng để phân loại văn Keywords: Từ khóa, phục vụ cho việc tìm kiếm tập tin Comments: Ghi cho văn Template: Tên tập tin template dùng cho văn Save preview picture: Nếu chọn, Word lưu trang văn dạng ảnh nhỏ để tiện cho việc preview hội thoại mở tập tin Nếu mục chọn kích thước tập tin tăng lên Hình I-23 c) Lớp Statistics: Pages: Tập tin có trang Paragraphs: Tập tin có đoạn Lines: Tập tin có dòng Word: Tập tin có từ Characters: Tập tin có ký tự Hình I-24 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.17 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File d) Lớp Contents: Hình I-25 e) Lớp Custom: Hình I-26 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.18 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Xem thêm thủ thuật: WinXP tự động lưu trữ số thông tin cho tập tin tạo Các thông tin bao gồm kích thước (Size), ngày tạo lập, loại tập tin Các thông tin hiển thị bạn duyệt tập tin Windows Explorer Đối với tài liệu Word, bạn bổ sung thêm vào nhiều thông tin hơn, chẳng hạn tên người tạo lập, chủ để, ghi tài liệu… Để thực điều này, bạn vào menu File>Properties điền thông tin vào thẻ Summary Thẻ Summary gồm số thông tin bản, cần thiết Để bổ sung nhiều thông tin hơn, vào thẻ Custom Ở có đến 27 loại thông tin tài liệu để bạn ghi thấy cần thiết Tại phải bỏ thời gian để làm điều này? Hãy xem lợi ích to lớn mà mang lại: Chế độ duyệt file “Details view” Windows Explorer hiển thị thông tin tài liệu theo mặc định có số thông tin hiển thị, bạn mở rộng chế độ hiển thị thông tin Windows Explorer cách vào menu View>Choose Details đánh dấu thông tin tài liệu muốn hiển thị thêm Khi dùng Windows Explorer để tìm, bạn xem trước thông tin cần thiết tài liệu để phần “hình dung” nội dung tài liệu mà không cần phải mở chúng Một điều hữu ích bạn xếp thứ tự tài liệu có chung thông tin đó, chẳng hạn tài liệu có tác giả, tài liệu chủ đề… cách bấm vào thẻ thông tin tương ứng Đối với loại tài liệu khác MS Office Excel, Power Point, bạn bổ sung thêm thông tin cho chúng theo cách Tập thói quen tạo thông tin bổ sung cho tài liệu hữu ích cho bạn việc quản lý, tìm kiếm tổ chức tài liệu Bạn thấy bỏ vài phút, để làm việc xứng đáng lâm vào cảnh hàng để tìm tài liệu bị thất lạc lâu không dùng đến 14 Thoát khỏi Word Lệnh File\Exit: Lệnh File\Exit để thoát khỏi Word, trước thoát cần lưu tập tin làm việc vào đóa, không bị liệu, nhiên trước thoát Word thông báo nhắc nhở: Yes: Lưu thoát No: Không lưu, thoát Cancel: Huỷ bỏ lệnh (không lưu, không thoát) Biên soạn Nguyễn Quốc Trung Hình I-27 - Trang I.19 - .. .Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File I MENU FILE Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.1 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Tạo tập tin Lệnh File\ New:... Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Publications: Hình I-6 Lớp Report: Hình I-7 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.5 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File. .. I-3 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.3 - Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Lớp Memos: Hình I-4 Lớp Other Documents: Hình I-5 Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.4 - Giáo