Giáo trình học word 2003 hay

Chắc chắn trong suốt cuộc đời đi làm của mình, bạn đã phải tham gia các buổi phỏng vấn tuyển dụng, thậm chí là nhiều lần. Cảm giác của bạn lúc đó ra sao? Lo lắng? Run rẩy? Bồn chồn? Có khi hơi sợ hãi? Tôi tin rằng bạn có đủ những cảm xúc đó và thường thì chúng rất khó quên. Những lần đầu tiên dự phỏng vấn tuyển dụng của tôi là lúc vừa tốt nghiệp đại học và bắt đầu đi tìm việc làm. Mười năm đã qua nhưng tôi vẫn còn nhớ rất nhiều. Và có lúc vẫn tiếc, nếu là bây giờ thì mình đã hành xử khác. Ngày nay, khi phải thường xuyên tổ chức tuyển dụng và phỏng vấn các ứng viên đến dự tuyển vào các vị trí công việc mà công ty chúng tôi đang cần tuyển, cũng nhìn lại quá khứ của mình, tôi thấy có gì đó thôi thúc, muốn giúp cho các ứng viên thực hiện tốt những buổi phỏng vấn tìm việc của họ. Quan trọng nhất, tôi muốn tìm cách giúp cho các ứng viên bước vào buổi phỏng vấn một cách tự tin vì điều đó có lợi cho cả hai phía: người phỏng vấn và người được phỏng vấn.

MỤC LỤC

MICROSOFT OFFICE WORD 2003 3

BÀI 1:TỔNGQUANVỀMICROSOFTOFFICEWORD2003 3

1 Giới thiệu 3

2 Khởi động 3

3 Giao diện 4

4 Các thao tác quản lý tệp văn bản 5

5 Một số tuỳ chỉnh cần thiết 7

BÀI 2: GÕ TIẾNG VIỆT 9

1 Các bộ gõ tiếng Việt thông dụng hiện nay 9

2 Khởi động bộ gõ tiếng Việt 11

3 Bảng mã và Font 11

4 Cách chuyển đổi qua lại giữa các bảng mã 12

5 Gõ tiếng Việt 13

6 Chính tả trong gõ văn bản 15

7 Trình tự sửa lỗi không gõ được văn bản tiếng Việt .15

BÀI 3: ĐỊNHDẠNGVĂNBẢN 17

1 Các thao tác với khối văn bản 17

2 Định dạng ký tự 18

3 Định dạng Đoạn văn bản 20

4 Định dạng chỉ mục 22

5 Định dạng khung viền và màu nền 22

6 Định dạng Columns 23

7 Định dạng TAB 25

8 Định dạng Drop Caps 26

9 Sao chép định dạng 27

10 Định dạng nhanh bằng Style 27

BÀI 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 29

1 Chèn ký tự đặc biệt 29

2 Chèn công thức toán học 29

3 Chèn chữ nghệ thuật 30

4 Chèn tranh ảnh 31

5 Chèn TextBox 31

6 Chèn các hình vẽ (AutoShapes) .33

7 Chèn sơ đồ 34

8 Chèn biểu đồ 34

BÀI 5:TẠOVÀLÀMVIỆCVỚIBẢNG 36

1 Tạo bảng 36

2 Chọn các đối tượng trong bảng 37

3 Thay đổi kích thước của các đối tượng trong bảng 37

4 Thêm các đối tượng trong bảng 37

5 Xoá các đối tượng trong bảng 38

6 Tách, gộp ô 38

9 Sắp xếp dữ liệu trong bảng 40

BÀI 6: CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO TRONG VĂN BẢN 41

1 Tìm kiếm và thay thế 41

2 Gõ tắt 42

3 Trộn văn bản 43

4 Đánh mục lục tự động 47

5 Quy cách trình bày văn bản 49

BÀI 7:CHUẨNBỊVÀINẤN 54

1 Đánh số trang văn bản 54

2 Tiêu đề đầu và tiêu đề cuối 54

3 Căn lề cho trang văn bản 55

4 In ấn 55

BÀI ĐọC THÊM 57

TIẾP CẬN CƠ BẢN VỚI WORD 2007 57

1 Làm quen với giao diện mới 57

2 Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh 57

3 Tạo một tài liệu mới 58

4 Mở tài liệu có sẵn trên máy 58

5 Lưu tài liệu 58

6 Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước 59

7 Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ 59

8 Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS 59

9 Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu 60

10 Xác lập chế độ phóng to hoặc thu nhỏ đặc biệt 60

11 Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading 60

12 Thanh thước kẻ (Ruler) đâu mất rồi? 60

13 Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) 61

14 Thay đổi xác lập lề trang 61

15 Hiển thị các lề trang 61

16 Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu 62

17 Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu 62

18 Thay đổi cỡ giấy 62

19 Khắc phục hiện tượng: Lề trên bị biến mất 62

20 Một cách khác để khắc phục hiện tượng bị mất lề trên: 62

21 Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu 63

22 Thay đổi Header (Footer) cũ bằng Header (Footer) mới 63

23 Không sử dụng Header (Footer) cho trang đầu tiên 63

24 Áp dụng Header (Footer) khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ 63

MICROSOFT OFFICE WORD 2003

Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003

sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword

- Microsoft Word là một thành phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office

- Một số phiên bản:

2 Khởi động

Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình Desktop (nếu có)

Cách 2: Menu Start/Programs/Microsoft office/Microsoft office Word 2003

Chú ý: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy

tính đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở Khi

đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

3 Giao diện

Các thành phần chính gồm:

- Thanh tiêu đề: có màu xanh xẫm, chứa tên văn bản hiện thời - Microsoft Word và tên

mặc định của văn bản đầu tiên là Document1 Tận cùng đầu phải có 3 nút: Thu nhỏ cực tiểu, Phóng to cực đại, đóng cửa sổ

- Thanh thực đơn: chứa tên của 9 nhóm lệnh

- Thanh công cụ chuẩn: chứa nác nút lệnh thông dụng nhất

- Thanh định dạng: chứa các nút lệnh định dạng cơ bản giúp ta định dạng nhanh văn

bản

- Thước kẻ ngang (thước kẻ dọc nằm bên trái màn hình)

- Vùng soạn thảo văn bản: có chứa một gạch dọc nhấp nháy gọi là con trỏ văn bản

(hay điểm chèn văn bản), con trỏ chuột khi đi vào vùng này sẽ biến thành hình chữ I, khi ra

4 Các thao tác quản lý tệp văn bản

4.1 Tạo mới một văn bản

Ta có thể chọn 1 trong 3 cách sau:

- Chọn menu File → New → Blank document

- Nhấp chuột vào biểu tượng New Blank document trên thanh công cụ

- Tổ hợp phím Ctrl + N

4.2 Mở một văn bản đã có

Ta có thể chọn 1 trong 3 cách sau:

- Chọn menu File → Open

- Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Tổ hợp phím Ctrl + O

ƒ Look in: chọn vị trí file văn bản cần mở

ƒ File name: đánh tên file văn bản cần mở

ƒ Kích chọn Open

Lưu văn bản chưa được đặt tên: Trong trường hợp lần đầu tiên ghi văn bản thì hộp hội

thoại Save as … hiện ra

- Save in: Chọn vị trí cần lưu

- File name: đánh tên file cần lưu

- Kích chọn Save

Lưu những thay đổi của văn bản:

- Chọn menu File → Save

- Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Tổ hợp phím Ctrl + S

Lưu nội dung văn bản với tên mới:

- Chọn menu File → Save As …

- Hoặc bấm phím F12

4.3 Đóng văn bản

Đóng văn bản hiện thời (chọn 1 trong 3 cách sau):

- Chọn menu File → Close

- Tổ hợp phím Ctrl + W

5 Một số tuỳ chỉnh cần thiết

Đầu tiên bạn, hãy vào Tool → Options để lập lại một số thông số sau:

Thẻ View: Trong thẻ này bạn bỏ chọn 2 tùy chọn

- Smart tag: Là nút nhãn hiện lên tự động mỗi khi bạn nhập một text nào giống với

những nhãn định nghĩa trong Smart Tag Ví dụ như khi bạn đánh địa chỉ nhà theo định dạng nước ngoài thì thẻ này sẽ xuất hiện

- Text boundaries: Đây là vùng biên bao quanh text Nó giống như viền của đoạn vậy

Nhưng khi in ra vùng biên này không được in Tuy nhiên khi bạn làm việc với nhiều bảng, hình thì vùng biên này lại làm bạn rối mắt

Thẻ General: Trong thẻ này bạn cấu hình lại

- Bỏ chọn nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes: Đây là cái

khung mà cứ xuất hiện mỗi khi bản Insert một Text box Cái Canvas này có lợi khi bạn làm việc với 1 vài ảnh cùng nhóm Bạn có thể gom nhiều ảnh cùng nhóm vào khung Canvas Tuy nhiên, khi bạn làm việc với 1 hình đơn lẻ, nó trở nên thừa thải

- Mearurement Units: Cái này là đơn vị đo trong Microsoft Word Bạn nên chuyển

sang Centimeters cho quen Mặc định Word chọn đơn vị Inches Cái này bạn sẽ thấy có nhiều

lợi ít khi bạn chọn Margin cho trang

Thẻ Edit: Trong thẻ này bạn cũng thay đổi 2 thuộc tính

- Insert/Past Pictures: Chổ này qui định cách thức mặc định của hình ảnh xuất hiện

trên văn bản của bạn như thế nào Mặc định hình ảnh sẻ được xem như 1 ký tự (In the line with text), nhưng thông thường chúng ta chọn cách Square để text bao quanh hình nhiều hơn Bạn thay đổi cách thể hiện nào bạn thường dùng nhất

- Bỏ chọn Smart cut and past: Tùy chọn này là nguyên nhân gây ra lỗi cách khoản

trong khi soạn thảo Khi bị lỗi này, chữ sẽ bị cách bởi 1 khoảng trắng Bỏ tùy chọn này, bạn

sẽ không bao giờ gặp lỗi này

Thẻ Save: Trong thẻ này bạn lại phải chọn thêm 2 tùy chọn

- Chọn Always create backup copy: Đây là một tính năng hấp dẫn của MS Word 2003

Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bạn dự phòng mỗi lần bạn đóng cửa sổ làm việc Word Cái này khác với chức năng save Version trong Word

- Chọn Auto Save Recover info every: Bạn chọn tùy chọn này và xác định thời gian

cho chương trình tự Save lại thay đổi khi bạn làm việc Cái này cứu được rất nhiều người khi

họ gặp sự cố cúp điện Tôi chọn 5 phút là lưu 1 lần! Chắc ăn

Thẻ Spelling & Grammar

Nếu chúng ta gõ văn bản bằng tiếng Anh thì không nên chọn lại

Thẻ Security

Kiểm tra lỗi từ ngữ

Kiểm tra lỗi ngữ pháp

Đặt mật khẩu chống

mở file

Đặt mật khẩu chống sửa đổi

Bài 2: GÕ TIẾNG VIỆT

1 Các bộ gõ tiếng Việt thông dụng hiện nay

1.1 Vietkey

VietKey 32-Bit là chương trình hỗ trợ gõ tiếng

Việt trong các môi trường Windows 32-Bit của

Microsoft:

- Windows NT 3.51, NT 4.0, NT 5.0

(WorkStation & Server)

- Windows 95, Memphis, Windows 98

- Windows 3.1(1) ( sau khi cài Win32s)

Đối với các hệ Windows 16-Bit như Windows

3.1, Windows 3.11, VietKey có riêng phiên bản 16-Bit

1.2 Unikey

UniKey là chương trình

bàn phím tiếng Việt cho môi

trường Windows với các đặc

điểm chính:

- UniKey là chương

trình miễn phí hoàn toàn

- UniKey có mã nguồn

mở theo các điều khoản của

The GNU General Public Licence

- Chạy trên tất cả các môi trường Windows 32 bit, bao gồm: Windows 9x, Windows

NT, Windows 2000, Windows XP

- Hỗ trợ cả tất cả các kiểu gõ tiếng Việt thông dụng nhất: Telex, VNI, và VIQR

- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt thông dụng nhất hiện nay, bao gồm: TCVN3, VNI, Unicode (pre-composed, decomposed, VIQR, VPS, VISCII, BK.HCM2, BK HCM1,

- Kích thước rất nhỏ gọn, và dễ dùng Chương trình chỉ có duy nhất 1 file EXE với kích thước 60 KB và không cần thêm thư viện nào khác, không cần cài đặt

- Khác với nhiều chương trình bàn phím tiếng Việt khác, UniKey hoạt động trong môi trường Windows NT/2000/XP không cần sử dụng đến clipboard cho bảng mã unicode, vì vậy bạn sẽ không bị mất nội dung clipboard khi gõ tiếng Việt unicode

2 Khởi động bộ gõ tiếng Việt

Phần lớn máy tính thường để chế độ khởi động bộ gõ tiếng việt cùng lúc khi khởi động Windows Để kiểm tra xem bộ gõ đã khởi động chưa chúng ta quan sát vị trí (như hình)

đã có biểu tượng chữ Vietkey hoặc Unikey chưa

Nếu chưa có thì Vào Start ÆProgramÆVietkey hoặc Unikey

Hoặc biểu tượng trên màn hình

3 Bảng mã và Font

Bảng mã: Một tập hợp nhiều kí tự khác nhau Một ví dụ là bảng mã chuẩn ASCII

(American Standard Code for Information Interchange - Mã chuẩn Hoa kỳ trong Trao đổi Thông tin) bao gồm 128 kí tự, phần lớn là các kí số, kí tự tiếng Anh, những ký tự đặc biệt và thông dụng như các dấu cộng, trừ, phần trăm Unicode là một bảng mã chuẩn khác, gồm có hàng ngàn các kí tự gồm tiếng Anh và quốc tế bao gồm cả các kí tự Việt nam Cũng có một vài bảng mã tiếng Việt (không chuẩn) như TCVN-ABC, VNI, VISCII, chúng chỉ có tối đa là

256 kí tự

Font : Mỗi font chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếng

Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọn không đúng thì các từ bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn Các bộ font chữ thông dụng hiện nay là:

- Bảng mã TCVN3

Bảng mã này sữ dụng 8 bit để mã hoá ký tự do vậy chỉ mã hoá được 2 8 =256 ký tự

Họ Font: Những Font bắt đầu bằng “.VN”

VD một số Font đại diện: VnTime, VnTimeH, VnArial…

Lưu ý: Nếu chúng ta chọn Font VnTime nhưng lại sữ dụng phím Caps Lock để viết chữ hoa có dấu thì sẽ bị lỗi vì vậy muốn gõ được chữ hoa có dấu chúng ta chuyển sang Font VnTimeH

- Bảng mã VN I

Là bảng mã kết có hỗ trợ đồ hoạ rất lớn vì vậy khi cần làm

việc với các phần mềm đồ hoạ như Photoshop, Flast… hoặc

Họ Font: Những Font bắt đầu là “VNI” VD: VNI Time

- Bảng mã Unicode

Bảng mã Unicode sữ dụng 16 bit đễ mã hoá ký tự vì vậy mã hoá được 2 16 ký tự, số lượng ký

tự mã hoá được là rất lớn vì vậy được sữ dụng rộng rải và ít gặp về lỗi tiếng Việt khi chuyển từ máy này sang máy khác hoặc sữ dụng trên Internet

Họ Font của Unicode không quy định được bắt đầu bằng cụm từ nào, tuy nhiên chúng

ta có thể loại trừ 2 họ Font trên, phần còn lại phần lớn là Font sữ dụng bảng mã Unicode

Các Font đại diện: Time New Roman, Arial, Tahoma…

4 Cách chuyển đổi qua lại giữa các bảng mã

Như vậy chúng ta đã biết khi sữ dụng Font nào thì phải chọn đúng bảng mã tương ứng để gõ Nhưng trong trường hợp chúng ta Copy được một đoạn văn bản, nhưng lại gõ bảng mã khác

so với bảng mã và văn bản của mình đang có Như vậy để hợp nhất 2 đoạn văn bản này cùng một loại Font thì nhất thiết chúng ta phải hợp nhất chúng về cùng một bảng mã

VD Đoạn văn bản A sữ dụng Font VnTime có nghĩa là gõ trên bảng mã TCVN3, đoạn văn bản B sự dụng Font Time New Roman có nghĩa là gõ trên bảng mã Unicode Vậy bây giờ cần chuyển bảng mã của đoạn A về Unicode để A đồng nhất theo B hoặc chuyển bảng mã của đoạn B về TCVN3 để B đồng nhất theo A

Để thực hiện chuyển bảng mã, chúng ta sữ dụng công cụ chuyển mã của Unikey và làm theo các bước sau vì vậy máy tính của bạn phải chạy Unikey

Bước 1: Bôi đen đoạn mã A, chuột phải chọn Cut (mục đích của thao tác này là đưa đoạn

văn bản A vào bộ nhớ Clipboard)

Bước 2: Chuột phải trên biểu tượng Unikey ở thanhTaskbar chọn công cụ (Hình) phím tắt là Ctrl + Shift + F6, cửa sổ công cụ hiện ra

Mã nguồn: Chính là bảng mã của đoạn văn bản A, trong

trường hợp này là TCVN3

Mã đích: Là mã cần chuyển tới, trong trường hợp này là

Unicode

Bước 3: Tại vị trí cũ con trỏ đang đặt, chuột phải chọn Paste để dán kết quả đã được chuyển

Bạn có thể dùng bảng điều khiển của UniKey để tắt chức năng bỏ dấu ở cuối từ

5.2 Kiểu gõ

Các phần mềm gõ tiếng Việt cung cấp cho ta nhiều kiểu gõ

- Kiểu gõ VNI: Ví dụ như muốn gõ chữ “ô” chúng ta gõ chữ “o” và số 6, muốn gõ dấu huyền

chúng ta gõ số 2 Binh2 = Bình

- Kiểu gõ TELEX: Dùng các ký tự để làm dấu: vd: oo = ô, ee = ê…

Sau đây là bảng quy định phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ TELEX

Phím Dấu

s Sắc

r Hỏi

x Ngã

j Nặng

z Xoá dấu đã đặt Ví dụ: toansz = toan

Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chư ư

gõ chữ gốc là chữ hoa, còn các dấu thanh, dấu mũ có thể gõ phím chữ thường

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữ hoa mới có được chữ hoa có dấu Nếu dùng font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể

gõ đè dấu mới Ví dụ: toanfs = toán, toansf = toàn

thể dùng cơ chế gõ lặp dấu Với cơ chế này, nếu ký từ nào bị hiểu là dấu tiếng Việt thì bạn chỉ cần gõ ký tự đó thêm một lần nữa thì UniKey sẽ khôi phục lại ký tự bạn cần

Ví dụ:

Kiểu TELEX: WWindowws = Windows, hoặc guitarr = guitar

Kiểu VNI: e11 = e1

Bạn cũng có thể dùng phím CTRL để báo cho UniKey không bỏ dấu vào các chữ đã

- Trước hết phải gõ đúng, các danh từ riêng, chữ cái đầu câu phải viết hoa

- Các dấu câu: dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi phải được gõ sát vào từ đứng trước nó

- Ký tự tiếp theo các dấu gồm: (, [, {, <, ‘, “ phải viết sát vào bên phải các dấu này

- Các dấu: ), ], }, >, ’, ” phải được viết sát vào kí tự cuối cùng của từ bên trái

- Không dùng phím Enter để chuyển qua dòng khác Phím Enter chỉ dùng khi kết thúc một đoạn văn bản

- Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách

- Không sử dụng các kí tự trống ở đầu dòng để căn lề

7 Trình tự sửa lỗi không gõ được văn bản tiếng Việt

Khi không gõ được tiếng Việt, chúng ta lần lượt kiểm tra các khả năng sau

(1) Chưa bật phần mềm gõ tiếng Việt

- Khởi động bộ gõ tiếng Việt như đã hướng dẫn ở trên

(2) Đã khở động bộ gõ tiếng việt nhưng đang ở chế độ tiếng Anh

Khắc phục: Tìm đến biểu tượng của bộ gõ Tiếng Việt sau đó bấm một lần nữa lên biểu tượng

đó để chuyển từ chữ E sang chữ V

-Æ

(3) Đã khởi động bộ gõ tiếng Việt, và đã chuyển sang chế độ gõ tiếng Việt nhưng vẫn

- Trước hết kiểm tra xem đang dùng Font gì sau đó kiểm chế độ gõ tiếng Việt đang ở bảng mã nào, bấm chuột phải lên biểu tượng bộ gõ tiếng Việt sau đó chọn đúng bảng mã tương ứng (Đã hướng dẫn ở mục 3 Font và bảng mã)

(4) Các khả năng trên đều đã phù hợp nhưng vẫn bị lỗi k

gõ tiếng việt

hi

- Kiểm tra lại kiểu gõ xem đang ở kiểu gõ nào bằng cách:

Chuột phải lên biểu tượng bộ gõ tiếng Việt, sau đó chọn

kiểu gõ, nếu chúng ta đang gõ ở kiểu gõ TELEX thì chọn

kiểu gõ về TEXL, đang gõ ở kiểu gõ VNI thì chọn kiểu gõ là

VNI

(5) Ngoài ra chúng ta có thể kiểm tra thêm khả năng trên cùng lúc có 2 phần mềm gõ tiếng Việt cùng hoạt động, và mỗi phần mêm chọn một bảng mã khác nhau

Bài 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1 Các thao tác với khối văn bản

1.1 Chọn một khối văn bản

Dùng phím

Tại vị trí con trỏ đang đặt ta giữ phím Shift nếu:

- Ấn phím mũi tên sang một lần sẽ chọn một ký tự

- Ấn phím mũi tên xuống sẽ chọn được từ vị trí của dòng đó cho đến vị trí đó của dòng dưới

- Ấn phím End: Chọn từ vị trí con trỏ cho đến cuối dòng

- Ấn phím Home: chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng

Muốn chọn tất cả văn bản ấn phím Ctrl + A

Dùng chuột

- Chọn một khối bất kỳ: rê chuột từ đầu khối đến cuối khối

- Chọn một từ: nháy đúp chuột tại từ đó

- Chọn một hoặc vài dòng: nháy chuột hoặc rê chuột tại lề trái các dòng

- Chọn toàn bộ văn bản: lệnh Edit → Select All

Kết hợp phím và chuột:

Đặt con trỏ tại đầu khối sau đó giữ phím Shift và ấn chuột vào cuối khối

Chú ý: Muốn thôi đánh dấu văn bản nháy chuột tại vị trí bất kì hoặc ấn phím mũi tên bất kỳ

1.2 Sao chép một khối văn bản

Cách 1

Bước 1: Chọn khối văn bản cần sao chép

Bước 2: Dùng lệnh: Edit Æ Copy hoặc biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C

Bước 3: Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần dán

Bước 4: Vào lệnh: Edit Æ Paste hoặc biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc tổ hợp phím Ctrl + V

Cách 2: Chọn khối văn bản cần sao chép sau đó giữ phím Ctrl và kéo khối văn bản đến vị trí

Bước 2: Dùng lệnh: Edit Æ Cut hoặc biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc dùng

tổ hợp phím Ctrl + X

Bước 3: Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần dán

Bước 4: Vào lệnh: Edit Æ Paste hoặc biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc tổ hợp phím Ctrl + V

Cách 2: Chọn khối văn bản cần sao chép kéo khối văn bản đến vị trí cần dán

1.4 Xoá khối văn bản

- Xoá từng ký tự: Nếu ấn phím Backspace thì phải đặt trỏ sau ký tự cần xoá

Nếu ấn phím Delete để xoá thi phải đặt trỏ trước phím cần xoá

- Xoá khối:

+ Chọn khối cần xóa

+ Gõ phím Delete hoặc phím Backspasce

Chú ý: Trong trường hợp làm sai một thao tác nào đó trong khi đang soạn thảo hoặc xoá

nhầm ta có thể sử dụng lệnh Edit/Undo Typing hoặc Ctrl+Z hoặc nháy chuột vào biểu tượng

để lấy lại kết quả trớc đó

2 Định dạng ký tự

Định dạng nhanh bằng thanh định dạng

- Chọn khối ký tự muốn định dạng

- Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size , một danh sách các cỡ chữ hiện ra để ta chọn số chỉ cỡ chữ hoặc đánh trực tiếp Font chữ lên đấy

chữ nghiêng, để được chữ có gạch chân, muốn bỏ chức năng nào ta chọn lại chức năng ấy

Định dạng đầy đủ dùng menu

Để định dạng đầy đủ, dùng lện Format Æ Font , hộp thoại sau xuất hiện, ta có thể chọn các mục theo ý muốn rồi nhấn OK Lưu ý các lựa chọn sau trong hộp thoại :

Thẻ Font

- Hộp Font - cho phép chọn phông chữ

- Hộp Font style - chọn kiểu chữ: Regular - kiểu chữ bình thường; Italic - kiểu chữ nghiêng; Bold – kiểu chữ đậm; Bold Italic – kiểu vừa đậm vừa nghiêng;

- Hộp Size - chọn cỡ chữ

- Font color - chọn màu cho chữ

- Hộp Underline style: để chọn kiểu đường gạch chân (nếu kiểu chữ đang chọn là underline)

- Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thể chọn chúng và xem thể hiện ở mục Preview

- Nếu nhấn nút Default – kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này

Thẻ Character Spacing

Thẻ này dùng để co giản chuổi ký tự theo chiều ngang và chiều dọc

Thẻ Text Effect

Cho phép thiết lập một số hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn bản Hãy chọn kiểu trình diễn ở danh sách Animations và xem trước kết quả sẽ thu được ở hộp Preview

3 Định dạng Đoạn văn bản

Đoạn văn bạn trong máy tính được tính khi chúng ta gõ Enter

Để định dạng đoạn văn bản trước hết chúng ta phải chọn đoạn văn bản cẩn định dạng, sau đó vào menu Format chọn Paragraph hoặc chuột phải chọn Paragraph

Hộp thoại Paragraph hiện ra, trên hộp thoại có các mục cần định dạng như sau:

Mục Aligment

Chọn kiểu căn lề cho đoạn:

- Left : Căn lề trái

- Right : Căn lề bên phải

- Center: Căn giữa

- Justified: C ăn đều hai bên

Co giản chuổi ký tự theo chiều dọc

- Hanging: để thiết lập độ thụt dòng của dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên

một khoảng cách được gõ vào mục By

- None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn

- Nếu mục Special là First line, khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên

trong đoạn vào mục By

Mục Spacing

Cho phép thiết lập các khoảng cách dòng:

- Before: Khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn văn

bản trên nó

- After: Để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối cùng của đoạn với dòng đầu tiên của

đoạn sau nó

- Line Spacing: Để chọn các kiểu dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng là 1 (Single) Màn hình

Preview cho phép xem trước những kết quả định dạng đoạn vừa thiết lập

- Nhấn Ok để chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn bản đang chọn; trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm

4 Định dạng chỉ mục

Cách 1: Format Æ Bullets and Numbering…

Nếu các kiểu chỉ mục chưa vừa ý chúng ta thì có thể vào Customize để thêm tùy chỉnh

Cách 2: Sử dụng các nút lệnh Bullets và Numbering trên thanh công cụ định dạng

- Nút lệnh Bullets

- Nút lệnh Numbering

Chú ý: Để bỏ chọn phần văn bản đã định dạng:

- Chọn phần văn bản cần bỏ chọn định dạng

+ Cách 1: Chọn mục None trong hộp thoại

+ Cách 2: Nháy nút lệnh tương ứng với mục cần bỏ

Shading, hộp thoại sau xuất hiện

Thẻ Border

Cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn:

- Mục Style: Chọn kiểu đường định thiết lập

- Mục Color: Chọn màu cho đường thẳng

- Mục Width: Chọn độ dày, mỏng cho đường

- Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview

- Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập

định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho các ô đã chọn

Microsoft Word cung cấp tính năng

Columns giúp người dùng dễ dàng chia

văn bản của mình thành nhiều cột (giống

như định dạng trên các trang báo và tạp

chí) Mỗi đoạn văn bản có thể được chia

thành các cột có độ rộng khác nhau Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ, như thao tác trên các trang tài liệu bình thường

Bước 1: Lựa chọn vùng văn bản cần chia

Bước 2: Chọn menu Format/ Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:

Thiết lập các thông số cho hộp

thoại Columns với các ý nghĩa

- Left - chia văn bản thành 2 cột,

cột bên trái có chiều rộng bằng một nửa

- Khoảng cách giữa hai cột kề nhau cũng được thay đổi khi mục Equal columns width được chọn (checked) thì độ rộng của các cột và khoảng cách giữa các cột đều bằng nhau

Muốn thay đổi độ rộng mỗi cột hoặc khoảng cách giữa các cột khác nhau, hãy bỏ chọn mục này Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp

- Hãy quan sát mục Col #: để biết được cột sẽ cần điều chỉnh và không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trước được kết quả sẽ đạt được

Bước 1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột

Bước 2: Kích hoạt menu Format | Columns , Hộp thoại Columns xuất hiện cho phép

chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia

7 Định dạng TAB

TAB là kết quả để lại trên văn bản khi ấn phím TAB trên bàn phím

Những kết quả:

- Nhãy con trỏ văn bản một khoảng cách do vị trí đặt TAB

- Sau khi nhãy con trỏ văn bản để lại các ký tự như các dấu , - do chúng ta đặt để phục vụ cho một số công việc soạn thảo như soạn thảo giấy mời, soạn thảo đoạn văn bản có nhiều dấu

VD: (Trích đoạn văn bản)

Trân trọng kính mời: Đến tại: Vào hồi:

Vậy định dạng TAB có các bước như sau:

Bước 1: chọn kiểu TAB: Quan sát bên góc trái của thanh thước ngang ta thấy kiểu TAB

Tab trái: Văn bản sẽ được căn lề trái tại vị trí TAB này

Tab phải: Văn bản sẽ được căn lề phải tại vị trí TAB này

Tab giữa: Văn bản sẽ được căn lề giữa tại vị trí TAB này

Để chọn TAB chúng ta nhấn chuột lần lượt lên biểu tượng trên đến loại TAB phù hợp

Bước 2: Đặt TAB: khi đã chọn được kiểu TAB theo ý muốn, ta nhấn chuột vào trị trí cần đặt trên thanh thước ngang Để xóa TAB đó đi ta kéo rê TAB đó xuống khỏi thanh thước ngang

(Nên kiểm soát việc đặt TAB nếu đặt không phù hợp thì chúng ta phải di chuyển cho phù hợp

Ký hiệu biểu diễn dấu

Tab trên thanh thước kẻ

Bước 3: Đặt hiệu ứng cho TAB:

Nháy đúp chuột lên TAB cần đặt hoặc vào Format/Tabs

Trong hộp thoại TAB ta chọn tọa độ TAB cần định dạng sau đó chọn các mục như hình Sau khi đã lựa chọn các mục xong ta nhấn Set, nếu có nhiều TAB thì chúng ta phải chọn lần lượt từng TAB, chọn hiệu ứng cho nó rồi bấm Set Nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập TAB

AB thì chúng

cần đặt TAB, khi đó tại vị TAB đã đặt sẽ mờ đi, chúng ta nhấn chuột chọn lại vị trí TAB đó

8 Đị g Drop Caps

Ví dụ:

cho các cột và có thể sử dụng chúng

Lưu ý: TAB chỉ có hiệu lực trên một dòng, nó sẽ có hiệu ứng cho các dòng tiếp theo nếu

chúng ta ấn Enter trên dòng đó Vì vậy tùy theo tình huống chúng ta đặt TAB, có thể đặt và thết lập TAB trước rồi mới gõ, hoặc vừa gõ vừa đặt TAB, nếu đã gõ xong rồi mới đặt T

ta phải đặt nhiều lần hoặc sao chép TAB Phương pháp sao chép TAB như sau:

Chúng bôi đen dòng đã được đặt TAB và các dòng

nh dạn

Các bước thực hiện:

- Chọn kí tự cần định dạng

- Dùng lệnh Format → Drop Cap…

- Hộp thoại xuât hiện cho phép tùy chỉnh

- Chọn đoạ ăn bản cần sao chép định dạng

(Format Painter), nếu muốn sao chép cho nhiều lần thì ta nháy đúp chuột

lượ

Xong click

- Lần t bôi đen các đoạn văn bản cần định dạng theo

hoặc bấm phím Esc (góc trên cùng bên trái bàn phím)

- Việc sửa đổi cách trình bày văn bản sẽ nhanh hơn

- Văn bản sẽ được định dạng một cách nhất quán

- Định dạng văn bản nhanh chỉ bằng m

- Kiểu đoạn văn ( ): Chứa các đặc trưng định dạng đoạn là chính

- Kiểu ký tự ( a ): Các đặc trýng định dạng ký tự (chủ yếu là Font chữ)

Khi Click New Style → hộp thoại xuất hiện

ăng cho Style

Style based on: Style sắp tạo sẽ dựa trên Style

Tùy chọn các định dạ

chữ, in đậm, …

Chú ý: Để đơn giản việc định dạng chúng ta nên định dạng đoạn văn bản mẫu trước sau đó

nhưng chỉ việc đặt tên cho Style

- Trong Styles and Formatting… kích chuột phải vào Style (hoặc mũi tên) cần sửa và chọn M

ần

ew Style

-

ta thực hiện thêm các chức n

9 Name: Tên Style

9 Style Type: Chọn kiểu nhóm Style

9

đã có nào

làm như các bước trên

10.2 Sửa, xóa Style

odify Style

- Tại cửa sổ Modify Style l

- Chọn đ

- Chọn kiểu phù hợp định dạng cho đối tượng

ÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

c 2: Chọn lệnh Insert → Symbol, hộp thoại Symbol xuất hiện

- Bước 3: Chọn một kiểu trong bảng chọn Sym

- Bước 4: Nháy vào nút lệnh Insert để chèn

- Bước 5: Nháy nút lệnh Close kế

Chú ý: Khia ta lựa chọn

font sẽ có các ký t

thay đổi font ngay tại mục Font của hộp thoại, với các kiểu

Để có thể soạn thảo được công thức toán học, máy tính của bạn phải được cμi đặt bộ

ự đặc biệt khác nhau

2 Chèn công thức toán học

oft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office

được tiến hành như sau:

- Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi

sẽ chèn công thức toán học vào

- Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công

thức to

Chọn mục Microsoft Equation 3.0 (như hình

trên), rồi nhấn OK Thanh công cụ Equation cùng

hộp soạn thảo công thức xuất hiện:

án học bằng cách: Mở mục chọn Insert |

Object… Hộp thoại Object xuất hiện:

- Hộp soạn thảo công thức là vùng để soạ

ation chứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công thức và các

3 Chè

- Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn

Word

n thảo công thức toán học

- Thanh công cụ Equ

ý hiệu, phần tử trong một công thứ

- Chọn một kiểu ưa thích, rồi chọn OK

- Hộp thoại Edit Word Art hiện ra

ện

đã tạo được bởi thanh công cụ WordArt:

Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ này như sau:

4 Chè

- Clip Art… Chèn ảnh tích hợp sẵn của Microsoft Word

5 Chè

Box: Là một khung văn bản ta có thể đặt vào bất kì đâu trên trang văn bản

háy vào nút Text Box trên thanh Drawin

- Thực hiện lệnh Format → Text Direction

- Chọn hướng cần thay đổi → OK để kết thúc

Vào menu Tool/Option, Tại mục General bỏ chọn Aurtomatically create

n các hình vẽ (AutoShapes)

Drawing

vị trí muốn vẽ

ình vẽ ta có thể thêm vào nội dung văn bản bằng cách bấm chuột phải vào

Để vẽ hình, chọn hình thích hợp tiếp theo bấm và rê chuột lên

Trong các h

Chọn

AutoShapes

Vẽ đoạn thẳng

Vẽ mũi tên

Điều khiển màu nền

Điều khiển màu khung

Điều khiển màu chữ

Độ đậm nhạt của nét

Kiểu nét

Kiểu mũi tên

Hiệu ứng nổi

Hiệu ứng 3D

Vẽ Hình chữ nhật

Text Book

Ch

ng hệ ữ thuật

Vẽ hình ovan