Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng Bài trí công sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP BÀI TRÍ CƠNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN THỊ THU HƢỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ THÚY HỢI Mã số sinh viên : 1405QTVB018 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng dƣới hƣớng dẫn ThS Nguyễn Thị Thu Hƣờng Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chƣa cơng bố dƣới hình thức trƣớc Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá đƣợc thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, khóa luận sử dụng số nhận xét, đánh giá nhƣ số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung Sinh viên thực Nguyễn Thị Thúy Hợi LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, nhận đƣợc hỗ trợ, giúp đỡ nhiều cá nhân, tổ chức Với tất tình cảm cho phép tơi đƣợc bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến tất cá nhân tổ chức tạo điều kiện giúp đỡ trình học tập nghiên cứu đề tài Trƣớc hết tơi xin gửi tới Khoa Quản trị văn phịng tòan thể cán giảng viên Khoa lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Đặc biệt nữa, xin chân thành cảm ơn tới Th.S Nguyễn Thị Thu Hƣờng, ngƣời hƣớng dẫn tơi suốt q trình làm đề tài khóa luận Với quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình chu đáo, đến tơi hồn thành xong khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Bài trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội” Tiếp đến xin chân thành cảm ơn đến công ty địa bàn Thành phố Hà Nội cho đƣợc khảo sát tìm kiếm thơng tin, anh, chị cô công ty tạo điều kiện thuận lợi cho suốt thời gian khảo sát quan Với điều kiện thời gian nhƣ kinh nghiệm hạn chế sinh viên, đề tài khơng thể tránh đƣợc thiếu sót Tơi mong nhận đƣợc bảo, đóng góp ý kiến thầy, để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tế sau Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 22 tháng 03 năm 2018 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Tổng quan tình hình nghiên cứu: Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÀI TRÍ CƠNG SỞ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm trí 1.1.2 Khái niệm công sở: 1.1.3 Khái niệm trí cơng sở 1.2 Vai trò trí cơng sở 1.3 Mơ hình tổ chức trí công sở 1.4 Một số yêu cầu, nguyên tắc việc trí trụ sở sơ quan 10 1.4.1 Yêu cầu 10 1.4.2 Một số nguyên tắc trí cơng sở 11 1.4.2.1 Nguyên tắc tiện lợi 11 1.4.2.2 Nguyên tắc hợp lý 12 1.4.2.3 Nguyên tắc tiết kiệm 12 1.4.3 Các trí trụ sở 13 1.5 Một số yếu tố tác động tới trí cơng sở 13 1.5.1 Giá trị văn hóa truyền thống dân tộc 14 1.5.2 Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội quốc gia 15 1.5.3 Trình độ, lực nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên 16 1.5.4 Vị thế, “thƣơng hiệu” doanh nghiệp 17 1.5.5 Mức độ đại hóa cơng sở 18 1.5.6 Một số yếu tố khác 18 1.6 Các xu hƣớng trí cơng sở 20 1.6.1 Theo xu hƣớng phong thủy 21 1.6.2 Theo xu hƣớng đại 27 1.6.3 Theo xu hƣớng truyền thống 29 1.7 Nội dung trí cơng sở 30 1.7.1 Bài trí khuôn viên công sở 30 1.7.1.1 Quốc huy, Quốc kỳ: 30 1.7.1.2 Biển tên quan 32 1.7.2 Bài trí phịng làm việc 33 1.7.2.1.Theo phịng ban theo luồng cơng việc 35 1.7.2.2 Theo mặt mở 35 1.7.2.3 Theo sử dụng vách ngăn 37 1.7.2.4 Phòng cấp lãnh đạo 37 1.7.2.5 Phòng họp chung 39 1.7.3 Bài trí trang thiết bị phòng làm việc 40 1.7.3.1 Nguyên tắc 40 1.7.3.2 Phƣơng pháp trí 41 TIỂU KẾT CHƢƠNG 42 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 43 2.1 Tổng quan doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội 43 2.2 Giới thiệu khái quát số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội 45 2.2.1 Công ty cổ phần đầu tƣ B&B 45 2.2.2 Tổng cơng ty 319 Bộ Quốc Phịng 46 2.2.3 Công ty cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen 49 2.2.4 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 51 2.3 Thực trạng trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội 53 2.3.1 Bài trí trụ sở số doanh nghiệp 55 2.3.2 Thiết kế trí khn viên cơng sở số doanh nghiệp 57 2.3.3 Cơng tác trí, xếp phòng làm việc 62 2.3.4 Cơng tác trí, xếp trang thiết bị 69 2.3.5 Công tác đại hóa máy móc, phƣơng tiện, trang thiết bị 73 3.4 Nhận xét, đánh giá hiệu trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội 75 3.4.1 Ƣu điểm 75 3.4.2 Nhƣợc điểm 77 3.4.3 Nguyên nhân 78 TIỂU KẾT CHƢƠNG 79 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ CHO MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 80 3.1 Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng trí công sở 80 3.1.1 Giải pháp vĩ mô 80 3.1.1.1 Hoàn thiện quy định hƣớng dẫn thực trí cơng sở theo mơ hình chung 80 3.1.1.2 Nâng cao nhận thức cho doanh nghiệp trí cơng sở 80 3.1.1.3 Tăng cƣờng vai trò quan quản lý Nhà nƣớc 81 3.1.2 Giải pháp vi mô 82 3.1.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, nhân viên doanh nghiệp trí cơng sở 82 3.1.2.2 Hồn thiện trí cơng sở, tạo mơi trƣờng bầu khơng khí thoải mái xây dựng nếp sống doanh nghiệp 83 3.1.2.3 Các doanh nghiệp cần mời chuyên gia, ngƣời am hiểu nội thất để tƣ vấn cách trí cơng sở cho phù hợp 83 3.1.2.4 Xây dựng quy định trí cơng sở doanh nghiệp 84 3.1.2.5 Về trang thiết bị phòng làm việc 86 3.1.2.6 Kiểm tra giám sát, đánh giá trang thiết bị doanh nghiệp 86 3.2 Đề xuất kiến nghị 87 3.2.1 Đối với lãnh đạo 87 3.2.2 Đối với nhân viên 89 TIỂU KẾT CHƢƠNG 90 KẾT LUẬN 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Nền kinh tế ngày phát triển dẫn tới cạnh tranh lẫn doanh nghiệp điều khơng thể trách khỏi Địi hỏi doanh nghiệp cần phải có chiến lƣợc thu hút tận dụng đƣợc tối đa nguồn nhân lực Vì nguồn nhân lực có mạnh doanh nghiệp phát triển bền vững Để làm đƣợc điều này, doanh nghiệp phải xây dựng môi trƣờng làm việc thoải mái, phù hợp với mong muốn, nhu cầu nhân viên nhằm thúc đẩy khả sáng tạo, phát triển họ Đây đƣợc xem yếu tố quan trọng tạo nên thành công cho doanh nghiệp Môi trƣờng làm việc không đƣợc thể phong cách làm việc doanh nghiệp mà cịn đƣợc thể cách trí, xếp, thiết kế nội thất nơi làm việc Nơi làm việc đƣợc trí khoa học tạo khơng gian làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy, tạo động lực làm việc cho nhân viên Trái lại, khơng đƣợc trí cách, phù hợp làm cho mơi trƣờng làm việc thiếu chuyên nghiệp, phòng làm việc lộn xộn dẫn tới hiệu công việc không cao Nhƣ vậy, thấy trí nơi làm việc vừa nhân tố thể mặt doanh nghiệp vừa nhân tố thúc đẩy phát triển cho doanh nghiệp Trên thực tế doanh nghiệp nƣớc nói chung khu vực địa bàn Hà Nội nói riêng Tùy vào u cầu, tính chất cơng việc, trình độ phát triển kinh tế, điều kiện cụ thể doanh nghiệp mà văn phòng đƣợc tổ chức trang bị máy móc, đồ dung khác Tuy nhiên, văn phòng phải đƣợc trang bị máy móc đồ dùng tối thiểu muốn cơng việc diễn có hiệu Tại số doanh nghiệp vấn đề trí cơng sở chƣa đƣợc trọng quan tâm điều dẫn tới nơi làm việc trở nên thiếu khoa học, ảnh hƣởng tới tinh thần làm việc nhân viên Trƣớc thực tế việc nâng cao hiệu trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội cần thiết cấp bách Sau thời gian tìm hiểu tiếp xúc định chọn đề tài: “Bài trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp với hy vọng đóng góp ý nghĩa lý luận thực tiễn quan trọng phục vụ việc trí công sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội cách có hiệu Tổng quan tình hình nghiên cứu: Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em tìm hiểu tổng kết đƣợc số sách tham khảo, khóa luận tốt nghiệp, Báo cáo thực tập tốt nghiệp… Có liên quan tới đề tài Cụ thể là: - Vấn đề đƣợc đề cập giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” tác giả Dƣơng Hồng Hạnh biên tập sách đề cập tới việc tổ chức phịng làm việc bố trí trang thiết bị, máy móc văn phịng giúp tạo mơi trƣờng làm việc thích hợp, phù hợp với sở thích, giới tính để đem lại hiệu cơng việc tốt Bài trí cơng sở quan doanh nghiệp vấn đề đƣợc nhiều ngƣời quan tâm danh thời gian nghiên Tuy nhiên, hầu hết đề tài nghiên cứu phần nhỏ văn hóa cơng sở nhƣ đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Thực trạng văn hóa cơng sở cơng ty cổ phần hóa chất Miền Bắc” tác giả Lê Thị Hồng Thuyết năm 2016 Tác giả đƣa gia số vấn đề mơ hình văn phịng, cách trí xếp thiết bị văn phịng cơng ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc… Nhận thấy đề tài chƣa sâu vào nghiên cứu trí cơng sở doanh nghiệp chƣa khai thác đƣợc ƣu điểm hạn chế doanh nghiệp trí cơng sở Dựa tinh thần kế thừa phát huy đề tài trƣớc xin nghiên cứu đề tài: “Bài trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Trên sở nghiên cứu lí luận thực trạng cách trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội, nghiên cứu muốn đề xuất số giải pháp nâng cao chất lƣợng trí cơng sở cho doanh nghiệp - Nhiệm vụ: Để thực mục tiêu đề đề tài em tập trung nghiên cứu nhiệm vụ chủ yếu sau: * Thứ tìm hiểu sở lí luận trí cơng sở * Thứ hai, nghiên cứu phản ánh, đánh giá thực trạng trí cơng sở số doanh nghiệp (công ty Cổ phần) địa bàn Thành phố Hà Nội * Thứ ba, Trên sở nhận xét đánh giá thực trạng, đề xuất số giải pháp nâng cao chất lƣợng trí cơng sở cho doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu chủ yếu cách trí cơng sở số doanh nghiệp (Công ty Cổ phần) địa bàn thành phố Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Do giới hạn thời gian khả Vì vậy, em tập trung nghiên cứu phạm vi số doanh nghiệp (Công ty Cổ phần) địa bàn Thành phố Hà Nội + Phạm vị thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu cách trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội thời gian từ đầu năm 2017 đến Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài em sử dụng số phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ sau: * Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận: Sƣu tầm, đọc, tra cứu tài liệu, sách, báo cáo liên quan đến vấn đề nghiên cứu Phân tích tổng hợp hệ thống theo mục đích đề tài * Phƣơng pháp nghiên cứu thực tiễn TÀI LIỆU THAM KHẢO Dƣơng Hồng Hạnh (2010), Nghiệp vụ thƣ ký văn phịng, NXB giao thơng vận tải Trần Hồng, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hóa thơng tin Lƣu trọng Nhân, Thiết kế nhà sở kinh doanh theo nguyên tắc dịch lí phương đơng, BXB Văn hóa thơng tin Nguyễn Hữu Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị quốc gia Hà Nội Nguyễn Hữu Tri (2005), quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Vƣơng Hoàng Tuấn (2000), Kỹ nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM Thủ tƣớng Chính phủ (2007)Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 ban hành Quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước Thủ tƣớng Chính phủ(2015) Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg việc Quy định tiêu chuẩn, định mực, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị quan nhà nước, tổ chức, đơn vị nghiệp công lập http://319.com.vn/ctd-ctct-xd-don-vi/2097-doi-dieu-ve-van-hoa-ungxu-noi-cong-so-hien-nay.html 10 https://www.fastcompany.com/3054804/8-top-office-designtrends-for-2016 11 Website công ty cổ phần đầu tƣ B&B, công ty cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen, Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà, Tổng cơng ty 319 Bộ quốc phịng 93 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Phiếu khảo sát thực trạng trí công sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội Phụ lục 02 Hình ảnh trụ sở tổng cơng ty 319 quốc phịng Phụ lục 03 Biển tên công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 04 Bảng tên công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 05 Phòng làm việc công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 06 Phịng làm việc cơng ty dịch vụ bất động sản Hoa Sen Phụ lục 07 Phịng làm việc cơng ty cổ phần đầu tƣ B&B Phụ lục 08 Phòng làm việc tổng cơng ty 319 Bộ quốc phịng Phụ lục 09 Quầy lễ tân tổng công ty 319 Bộ quốc phịng Phụ lục 10 Phịng họp Tổng cơng ty 319 Bộ quốc phòng Phụ lục 11 Một số trang thiết bị phòng làm việc Phụ lục 01 Phiếu khảo sát thực trạng trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội Phụ lục 02 Hình ảnh trụ sở tổng cơng ty 319 quốc phòng Phụ lục 03 Biển tên công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 04 Bảng tên công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 05 Phịng àm việc cơng ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phụ lục 06 Phòng àm việc công ty dịch vụ bất động sản Hoa Sen Phụ lục 07 Phịng àm việc cơng ty cổ phần đầu tƣ B&B Phụ lục 08 Phòng àm việc tổng cơng ty 319 Bộ quốc phịng Phụ lục 09 Quầy l t n tổng cơng ty 319 Bộ quốc phịng Phụ lục 10 Phịng họp Tổng cơng ty 319 Bộ quốc phòng Phụ lục 11 Một số trang thiết bị phòng àm việc Điện thoại để bàn Máy chấm cơng dấu vân tay Máy tính Máy photo Máy fax ... SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 43 2.1 Tổng quan doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội 43 2.2 Giới thiệu khái quát số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội ... ? ?Bài trí cơng sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội? ?? Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Trên sở nghiên cứu lí luận thực trạng cách trí công sở số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà. .. hiệu doanh nghiệp 42 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BÀI TRÍ CƠNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội Theo thống kê Chi cục dân số