Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh khánh hòa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NỮ NHƯ QUỲNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NỮ NHƯ QUỲNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGHIÊM KỲ HỒNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 1.1 Công tác lưu trữ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.2 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 13 1.2 Lưu trữ lịch sử tổ chức sử dụng TLLT Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 18 1.2.1 Lưu trữ lịch sử 18 1.2.2 Tổ chức sử dụng TLLT Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 22 Tiểu kết chương .29 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA .30 2.1 Khái quát Chi cục Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 30 2.1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa 30 2.1.2 Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 34 2.1.3 Thành phần, nội dung giá trị TLLT Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 35 2.2 Thực tiễn công tác tổ chức sử dụng TLLT 40 2.2.1 Ban hành văn quy định, hướng dẫn tổ chức sử dụng TLLT 40 2.2.2 Đảm bảo điều kiện để thực tổ chức sử dụng TLLT 46 2.2.3 Thực nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT 48 2.3 Đánh giá chung 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Những hạn chế, tồn 61 Tiểu kết chương 64 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA 65 3.1 Định hướng yêu cầu nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng TLLT TTLTLS tỉnh Khánh Hòa 65 3.1.1 Định hướng 65 3.1.2 Yêu cầu 66 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng TLLT Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 67 3.2.1 Ban hành đầy đủ văn quy định, hướng dẫn tổ chức sử dụng TLLT 67 3.2.2 Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân làm công tác tổ chức sử dụng TLLT 68 3.2.3 Đẩy mạnh sưu tầm, thu thập tài liệu qua thời kỳ lịch sử tạo nguồn lực thông tin cho tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu cao 70 3.2.4 Ứng dụng khoa học - công nghệ tổ chức sử dụng TLLT 72 3.2.5 Mở rộng hình thức tổ chức sử dụng TLLT 75 3.2.6 Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành tổ chức sử dụng TLLT 79 3.3 Các kiến nghị khác 81 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương 81 3.3.2 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa 82 3.3.3 Đối với Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 82 3.3.4 Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa 82 Tiểu kết chương 83 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .86 PHỤ LỤC 92 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác, trung thực có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng./ Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2017 Tác giả luận văn Lê Nữ Như Quỳnh LỜI CẢM ƠN Được phân công Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh) đồng ý thầy giáo hướng dẫn TS Nghiêm Kỳ Hồng, thực đề tài “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa” Để hồn thành luận văn này, xin chân thành cảm ơn Thầy, Cơ giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo hướng dẫn TS Nghiêm Kỳ Hồng người tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi suốt thời gian thực đề tài luận văn Mặc dù có nhiều cố gắng, song trình độ kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp q Thầy, Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt Tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN CTLT Công tác lưu trữ LTLS Lưu trữ lịch sử UBND Ủy ban nhân dân TLLT Phó Giáo sư TLLT Tài liệu lưu trữ Tp HCM Thành phố Hồ Chí Minh Th.s Thạc sĩ TS Tiến sĩ TTLTLS TW VTLTNN Trung tâm Lưu trữ lịch sử Trung ương Văn thư lưu trữ nhà nước MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hịa có giá trị phục vụ cho yêu cầu xã hội trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật lợi ích đáng nhân dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu nội dung nghiệp vụ quan trọng cơng tác lưu trữ; mục đích cuối tồn hoạt động lưu trữ Vì vậy, Đảng Nhà nước ta quan tâm khẳng định tầm quan trọng công tác nhiều văn đạo, văn pháp luật quan trọng Tiêu biểu như: - Tại Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần VI (12/1986 - đại hội mở đầu thời kỳ đổi đất nước, Đảng thức đưa chủ trương quan trọng ngành lưu trữ “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia” [12] - Tại Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X (4/2006) - đại hội diễn bối cảnh nước ta đạt nhiều thành tựu quan trọng sau 20 năm tiến hành công đổi mới, Báo cáo Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đại hội X Đảng đề nhiệm vụ cho toàn ngành lưu trữ phải “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” [13] - Để thực nghiêm túc chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg “Tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Chỉ thị yêu cầu cấp, ngành phải đặc biệt quan tâm, tăng cường công tác tuyên truyền, quản lý, đạo, việc bố trí kho lưu trữ tài liệu, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện tồn tổ chức máy làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ [06] - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01/7/2012 có quy định quan trọng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [52] Để phát huy đầy đủ giá trị TLLT, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta cần tiến hành cách toàn diện Lưu trữ lịch sử Quốc gia Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Tuy nhiên, công tác Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nhiều tồn tại, hạn chế Vì vậy, việc nghiên cứu để làm sáng tỏ lý luận thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; đánh giá thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đưa giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu công tác Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần thiết Với lý trên, chọn đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài luận văn cao học, với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé việc nghiên cứu nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử (thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hịa) nói riêng cơng tác lưu trữ địa phương nói chung Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Trên sở đánh giá thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, luận văn tập trung nêu rõ biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 2.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu số vấn đề sở lý luận pháp lý công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa - Đề xuất biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quy định Từ đó, đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa 3.2 Phạm vi: - Khơng gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa - Thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa giai đoạn từ năm 2011-2016, kể từ năm Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ Tình hình nghiên cứu Cho đến nay, có nhiều đề tài nhà khoa học nước giới nghiên cứu công tác lưu trữ Xét phạm vi nước, thấy có cơng trình khoa học nghiên cứu tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ viết thành sách chuyên khảo giáo trình, như: Cơng tác lưu trữ Việt Nam Vũ Dương Hoan chủ biên (Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987); Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); Lịch sử lưu trữ Việt Nam Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2010), Giáo trình Lưu trữ học đại cương Phan Đình Nham Bùi Loan Thùy (Nxb ĐH Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2015) Các cơng trình nêu đề cập tồn diện vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ, có cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp đầy đủ sở lý luận để tác giả thực luận văn Ngoài ra, nhiều tác giả có viết đăng tạp chí khoa học uy tín nhằm nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, đưa giải pháp đảm bảo hoạt động hiệu công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tiêu biểu như: “Một vài suy nghĩ Phụ lục 5: Các tiêu kế hoạch bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ TTLTLS tỉnh Khánh Hòa năm 2016-2020 Chỉ tiêu I Thu thập, sưu tầm tài liệu Số quan đến hạn nộp lưu Số lượng tài liệu thu thập Sưu tầm tài liệu quý II Chỉnh lý tài liệu Tài liệu giấy III Bảo quản TLLT Tài liệu giấy IV Tổ chức sử dụng TLLT Số lượt người khai thác tài liệu Số hồ sơ phục vụ khai thác Ước tốc độ tăng bình quân (%) Thực 2011 2015 Tổng số Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 20112015 20162020 quan 37 88 12 14 17 20 25 4% 6% m giá 125,47 284 40 44 50 70 80 4% 6% tài liệu 200 600 90 100 115 135 160 20% 10% m giá 593,5 560 100 105 110 120 125 5% 5% m giá 270 lượt người 245 445 60 75 90 100 120 6% 10% hồ sơ 493 670 100 120 140 150 160 7% 10% Đơn vị tính Kế hoạch 2016 - 2020 Phụ lục 6: Phần mềm Lotus Notes (Phần mềm ứng dụng tra cứu tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa) s Phụ lục 7: Giao diện trang web Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa ... TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 1.1 Công tác lưu trữ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.2 Tổ chức. .. luận pháp lý tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Chương Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa Chương Giải... tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 7 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 1.1 Công tác lưu