Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại-xây dựng Sóc Sơn

Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại-xây dựng Sóc Sơn

Lời mở đầu

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhthực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nớc mà đã đợc mở rộng, tăng cờng hợp tác với nhiều nớc trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tợng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Mỗi thông tin thu đ-ợc là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt đợc những thông tin kinh tế cần thiết, đa ra những quyết định tối u nhất về đầu t, chi tiêu trong tơng lai nh thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đơc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình.

Thực tế ở nớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nớc, hiệu quả sử dụng vốn đầu t nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp , cha khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử

dụng chúng trong nền kinh tế thị trờng để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.

Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em

xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:“Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thơng mại-xây dựng Sóc Sơn”

Báo cáo gồm ba phần:

Chơng I : Một số vần đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền.Chơng II : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tạI Công ty cổ phần th-

ơng mại-xây dựng Sóc Sơn.

Chơng III : Một số phơng pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế

toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thơng mại xây dựng–

Sóc Sơn.

Chơng I

Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền.

I Tổng quát về vốn bằng tiền:

1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.

Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị tr-òng Việt nam nh các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM)

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.

- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.

- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.

2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:

Đặc điểm vốn bằng tiền.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nớc Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.

- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá nhập vào trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ.

+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tợng, chất lợng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.

II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:1 Luân chuyển chứng từ:

Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng

tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngời lập chứng từ

Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó đợc xác định bởi khâu sau:

- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho ngời quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Lu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo nguyên tắc.

+ Chứng từ không bị mất.

+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng.

+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ.

2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ:

Mỗi doanh nghiệp đều có một lợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đợc tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.

2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:

Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngời có uỷ quyền) và kế toán trởng Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận đợc phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh- : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền

Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt nh sau:

Đơn vị: Số

Mẫu 01-TT.Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKTNgày 1/ 11/ 1995Ngày của BTC.Nợ

Kèm theo chứng từ gốc.

Ngày tháng năm Thủ trởng Kế toán Ngời lập Ngời Thủ

đơn vị trởng biểu nộp quỹ

§¬n vÞ: Sè: KT/ KRNgµy:

PhiÕu chi

TK Nî Tr¶ cho: Do «ng (bµ) CMT cÊp ngµy

ký nhËn.DiÔn gi¶i:

® KÌm chøng tõ gèc.

Ngµy Th¸ng N¨m

Ngµy Trëng phßng KiÓm Thñ Ngêi lËpNgêi nhËn ký tªn: kÕ to¸n so¸t quü phiÕu

Sæ quü tiÒn mÆt

(Kiªm b¸o c¸o quü)Ngµy th¸ng n¨m

Sè d ®Çu ngµy

Ph¸t sinh trong ngµy Céng ph¸t sinh

Sè d cuèi ngµyKÌm theo chøng tõ thu

chøng tõ chi.

Ngµy th¸ng n¨m Thñ quü ký

2.2 Tµi kho¶n sö dông vµ nguyªn t¾c h¹ch to¸n:

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

Bên nợ:

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho.

+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh Bên có:

+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ.

+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.

- D nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ.

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.

- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.

- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam - Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi.

Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất l-

ợng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong.

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao, ngời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ.

- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.

2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:

Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu.

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu t ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền.

b) Các nghiệp vụ giảm :

Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.

Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn

Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cợc, ký quỹ ngắn, dài hạn Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đa vào sử dụng.

Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.

Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả.

Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV.

Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ.

2.2.2 Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :

Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại" Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t, hàng hoá, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.

- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá.

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hach toán vào tài khoản 413.

Kết cấu tài khoản 007:

Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ.Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ.D Nợ : Ngoại tệ hiện có.

Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá.

Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật t, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ.

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ.

D Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải đợc xử lý.D Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại.

Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ đợc sử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đợc hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính.

Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ : - Các loại tỷ giá :

+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đợc xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan nh giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.

+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thờng đợc xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ.

- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ.

+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phơng pháp khác nhau nh nhập ớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại

+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ.

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đợc tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)

Trình tự hạch toán:

a) Trờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán : - Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)

Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)

Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lợng nguyên tệ mua vào - Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:

Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toánCó TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tếNợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lợng nguyên tệ thu vào - Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111 (111.2)Có TK 131

Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lợng nguyên tệ thu vào - Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán.

Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán.Đồng thời ghi: Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra.

- Mua vật t hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tếCó TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:

Nợ TK 111 (111.2)Có TK 413

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá giảm đợc ghi ngợc lại:

Đồng thời: Nợ TK 007 : Lợng nguyên tệ nhập quỹ - Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế.Nợ TK 131 : Tỷ giá hạch toán.

Có TK 511 : Tỷ giá thực tế - Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ

Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế

Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế)

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quân thực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật t, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân.

Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế bình quân)

Đồng thời: Có TK 007: Lợng nguyên tệ xuất quỹ - Xuất ngoại tệ trả nợ cho ngời bán:

Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ

Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế.(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)Đồng thời : Có TK 007 : Lợng nguyên tệ đã chi ra.

Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý.

+ NÕu chªnh lÖch gi¶m:

Nî TK 413 : Chªnh lÖch tû gi¸Cã TK 111 (1112)+ NÕu chªnh lÖch t¨ng:

Nî TK 111 (1112)Cã TK 413

Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt

Ký cợcTK338,344

Nhận tiền do đơn vị khác kýcợc, ký quỹ

Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê

3.Kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán.

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nh tiền lu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, th tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số d của từng loại tiền gửi.

3 3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.

- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đợc thực hiện trên tài khoản 112- TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng.Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng D nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :

+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.

+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam.

+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng.

Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ đợc phép phát hành trong phạm vi số d tiền gửi của mình Nếu phát hành quá số d là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định Chính vì vậy, kế toán trởng phải thờng xuyên phản ánh đợc số d tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.

- Khi nhận đợc các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn cha xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng Số chênh lệch đợc ghi vào các Tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.

- Trờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.

3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:

Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam đợc thực hiện tơng tự nh đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan.

Doanh thu bán sản phẩm hàng Mua vật t hàng hoá hoá, dịch vụ

TK131,136, 141

Thu hồi các khoản nợ phải thu

Thu hồi vốn đầu t bằng Mua TCSĐ, thanh toán,

331,333,336,338 Nhận ký cợc, ký quỹ của Thanh toán các khoản nợ

Thu hồi tiền ký cợc, ký quỹ Mua chứng khoán, góp

-Nhận tiền cấp dới nộp lên để TK627,641,642

-Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoảnTK711, 721 chi phí phục vụ SX

Thu nhập hoạt động tài chính,

hoạt động bất thờng

4 Hạch toán tiền đang chuyển:

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc gửi vào bu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đực giấy báo có của Ngân hàng.

Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trờng hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng - Chuyển tiền qua bu điện trả cho các đơn vị khác.

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với ngời mua hàng và kho bạc nhà nớc)

- Tiền doanh nghiệp đã lu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền

4.1 Chứng từ sử dụng :

4 - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc

- Các chứng từ gốc kèm theo khác nh: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

4.2 Tài khoản sử dụng:

Việc hạch toán tiền đang chuyển đợc thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:

Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳBên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳD nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai:

TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.

TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.

H×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n trong doanh nghiÖp bao gåm: Sè lîng c¸c mÉu sæ, kÕt cÊu tõng lo¹i sæ, tr×nh tù vµ ph¬ng ph¸p ghi chÐp tõng lo¹i sæ, mèi quan hÖ gi÷a c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n víi nhau vµ gi÷a sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n.

ViÖc lùa chän néi dung vµ h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n cho phï hîp víi doanh nghiÖp phô thuéc vµo mét sè ®iÒu kiÖn sau:

Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít.

Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán Điều kiện và phơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán.Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái

- Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ.

Mỗi hình thức đều có u nhợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp.

5.1 Hình thức nhật ký- sổ cái:

Đặc điểm chủ yếu : Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái.

Hệ thống sổ bao gồm:

Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái.

Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tợng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau.

* Ưu, nhợc điểm và phạm vi sử dụng:

- Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu.

5 - Nhợc điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phơng tiện kỹ thuật

tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lợng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp.

- Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản nh các doanh nghiệp t nhân quy mô nhỏ.

5.2 Hình thức chứng từ ghi sổ“ ”

Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản.

Hệ thống sổ kế toán :

- Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản.6 - Sổ kế toán chi tiết : Tơng tự trong NK- SC.

* Ưu nhợc điểm và phạm vi sử dụng :

- Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận

tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán.

- Nhợc điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thờng bị chậm - Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

5.3 Hình thức Nhật ký- chứng từ :

Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.

Hệ thống sổ kế toán :

- Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê.

7 - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng nh trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ.

* Ưu nhợc, điểm và phạm vi sử dụng :

- Ưu điểm : Giảm bớt khối lợng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận

tiện cho việc phân công công tác.

- Nhợc điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá

- Phạm vi sử dụng : ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng

5.4 Hình thức Nhật ký chung:

Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế đợc phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái.

Thực hiện đuờng lối dổi mới của Đảng và nhà nớc,do yêu cầu quản lý ngày 13/3/1993 uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ra quyết định 653/QĐ-UB sát nhập hai công ty bách hoá công nghệ phẩm và công ty thực phẩm thành công ty thơng mại xây dựng Sóc Sơn đóng tại 124 khu B-thị trấn Sóc Sơn Công ty cổ phân thơng mại –xây dựng Sóc Sơn là một DNNN có quy mô nhỏ với diện tích 7848m2 nằm rải khắp trên các khu vực đông dan trên toàn huyện.Với một cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu.Mặc dù vậy ngay từ khi sát nhập với nhiệm vụ kinh doanh thơng mại phục vụ nhu cầu của CBCNV và nhân dân,thực hiên hoạch toán kinh doanh độc lập,CBCNV tron công ty đã đoàn kết nhất trí nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.

Đến cuối năm 1989 Đảng và nhà nớc có chủ trơng sắp xếp và tổ chức lại doanh nghiệp nhà nớc thành các loại hình doanh nghiệp khác chỉ giữ lại một số DN lớn thuộc ngành chủ chốt với mục đích tăng hiệu quả hoạt động và khẳng định vị trí then chốt của thành phần kinh tế nhà nớc.Đồng thời huy dộng các nguồn lực đang năm trong dân để nâng cao sự phát triển của nền kinh tế xã hội.

Năm 1999 hởn ứng sự đổi mới này công ty thơng nghiêp tổng hợp Sóc Sơn đợc UBND huyện Sóc Sơn chon làm điểm đề nghị với UBND thành phố Hà Nội cho phép công ty TNTH Sóc Sơn tiến hành cổ phần hoá 100% theo nghị

định 44/CP-TT đây là DNNN đầu tiên của huyện đợc cổ phần hoá.Sau 7 tháng chuẩn bị các bớc tiến hành ngày 30/6/1999 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 5673/QĐ-UB chính thức chuyển công ty TNTH Sóc Sơn thành Công ty cổ phân thơng mại –xây dựng Sóc Sơn.Công ty chuyển sang công ty cổ phần với só vốn điều lệ là 4tỷ đồng đợc chia thành 8000 cổ phiếu mỗi cổ phiếu trị giá 500 nghìn đòng trong đó cổ phần ban cho ngời lao động trong công ty là 58% t-ơng ứng 2320triệu đồng,bán cho đối tợng ngoài công ty là 42% tơng ứng 1680 triệu đồng Đây thực là bớc chuyển lớn trong lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần thơng mại –xây dựng Sóc Sơn.Việc cổ phần hoá đã thay đổi hình thức sở hữu của công ty,nếu nh trớc đây công ty thuộc sở hữu của nhà nớc thì hiện nay 100% ngời lao đông trong công ty là chủ sở hữu của công ty,tất cả cùng chung mục đích là làm công ty lớn mạnh đời sống ngời lao độnh đợc cải thiện và nâng cao.

1.2 Sự phát triển của công ty.

Với đặc thù là công ty thơng mại phục vụ cho thị trờng đông dân mạng lới kinh doanh rông khăp trên địa bàn,những năm gần đây quy mô kinh doanh của công ty ngày càng đợc mở rộng:

+Năm 2001: 12.156triệu+Năm 2002: 15.273 triệu

Thị trờng tiêu thụ ngày càng đợc mở rộng công ty có 45 quầy kinh doanh tại bốn khu vực đông dân c và năm đại lý tại các xã.Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xăng dầu và kinh doanh tời vụ.Di đôi với việc mở rông quy mô kinh doanh công ty càn nâng cao chất lợc hàng ban với tinh thần thai độ tận tình.

2 Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần thơng mại xây dựng–

Sóc Sơn.

Doanh nghiêp thơng mại là DN chuyên làm nhiêm vụ lu thông hàng hoá,vừa là ngời mua hàng,vùa là ngời bán hàng.Để thực hiện tốt và có hiệu quả nhiêm vụ của một doanh nghiệp thơng mại là phải tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tíêt kiệm nhất.

Công ty cổ phần thơng mại –xây dựng Sóc Sơn là một đơn vị hoạch toán độc lập.Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiên cho DN tồn tại.

Ngay sau khi cổ phần hoá công ty đã thực hiên săp xếp lại hoạt động kinh doanh,bộ máy quản lý với phơng châm một ngời làm đợc nhiều việc.Do vậy nhiều phòng ban đợc xác nhập với nhau.

Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thơng mại xây dựng Sóc Sơn –

P.kế toántài vụ

Cửa hàng số 1

Cửa hàngsố 2

Cửa hàng số 3

Tổ chức hành chính

Trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao nhất là đại hội đồng cổ

đông(ĐHĐCĐ).ĐHĐCĐ của công ty gồm 63 cổ đông có quyền biểu quyết,họp ít nhất mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm và thông qua ph-ơng hớng phát triển của công ty.ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phiếu và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phiếu.ĐHĐCĐ cũng có thể tổ chức lại hoặc giải thể công ty.Nh vậy ĐHĐCĐ là chủ sở hữu của công ty có quyền chiếm hữu,định đoạt số phận của công ty.DớiĐHĐCĐ là hội đồng quản trị(HĐQT)quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty.HĐQT có ba thành viên trong đó có một chủ tịch và phó chủ tịch.HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lợc phát triển của công ty,quyết định các phơng án kinh doanh.Đầu t,giải pháp phát triển thị trờng,các hợp đồng quan trọng có giá trị lớn,phải đợc HĐQT thông qua mới đợc thực hiện.Nói chung HĐQT đua ra các đờng lối,các nghị quyết về phơng hớng hoạt động kinh doanh của công ty,ổ chức bộ máy quản lý đồng thời đa ra các quy chế quản lý nội bộ.Trong HĐQT thì chủ tich HĐQT có nhiệm vụ lập chơng trình kế hoạch hoạt động,theo dõi tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.

Ban kiểm soát(BKS)của công ty gồm ba ngời trong đó có một kiểm saot viên trởng và hai kiểm saot viên.Kiểm soát viên trởng là ngời có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ kế toán tài chính.BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp hợp lý trong việc quảm lý điều hành hoạt động kinh doanh ghi chép sổ sách kế toán,kiểm tra báo cáo tài chính.Cụ thể là ban kiểm soát phải thẩm định báo cáo tài chính hàng năm nhằm phát hiện sai sót gian lận của các bộ phận và đa ra trình ĐHĐCĐ xem sét quyết định.Thông qua kiểm soát để đảm bảo các quyết định,quy chế quản lý nội bộ,các nghị quyết chỉ đạo của ĐHĐCĐ và ĐHĐQT

Trong HĐQT một thành viên đợc bầu làm giám đốc đièu hành(GĐĐH)có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo các nghị quyết của HĐQT và phơng án kinh doanh của công ty đã đựoc ĐHĐCĐ phê duyệt.Giám đốc quản lý trực tiếp phòng tài chính kế toán và mạng

trực tiếp phòng kinh doanh thị trờng.Một phó giám đốc phụ trách tài chính hành chính,quản lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính.

Phòng kế toán tài vụcó nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chínhcủa nhà nớc, xử lý chứng từ ,lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài chính của công ty,t vấn cho giám đổctong việc ra quyết định kinh doanh.

Phòng tổ chức hành chính có quyền tham mu các đầu mối chỉ đạo và thực hiện các lĩnh vực tổ chức quản lý cán bộ lao động tiền lơng,đào tạo,thi đua,khen thởng, kỷ luật.

Phòng kinh doanh thị trờng phòng này có nhiều chức năng đợc xác nhập bởi phòng kế hoạch và phòng kinh doanh tổng hợp Hiện nay phòng này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh,kế hoạch lu chuyển hàng hoá,tổ chức lập và xây dựng kế hoạch kinh doanh quảng cáo và xúc tiến bán hàng,nghiên cứu mở rộng thị trờng,tìm kiếm và tổng kết các hợp đồng kinh tế

Ba cửa hàng là nơi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng phản ánh kịp thời về phòng kinh doanh thị trờng và nhu cầu hàng hoá bán ra.Thực hiện các kế hoạch kinh doanh công tác tổ chức các phòng ban liên quan đảm bảo các chế độ l’;ng thởng và quyền lợi khác cho nhân viên.

3.Môi trờng kinh doanh của Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn :

Công ty cổ phần thơng mại –xây dựng Sóc Sơn là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại từ nhiều năm nay,cônh ty luôn đứng vững trên thị trờng,là một DN quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại của huyện Sóc Sơn nhất là từ khi tiến hành cổ phần hoá thì mọi quyền lợi của mỗi cổ dông đều gắn liền với sự phát triển của công ty.Do vậy bộ máy lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả kinh doanh,việc phân phối lợi nhuận và điều lệ của công ty luôn quan tâm,khuyến khích và có chế độ dãi ngộ kịp thời đối với CBCNV.

Là một công ty Công ty cổ phần thơng mại –xây dựng Sóc Sơn,công ty là một DN kinh doanh thơng mại luôn đứng vững trên thị trờng trong nhiều năm qua.Khách hàng của công ty là các cơ quan,xí nghiệp,nông trờng,trang trại,đóng trên địa bàn ,các đơn vị bộ đội,CBCNV và nhân dân.Các mặt hàng mà công ty khai thác,kinh doanh đều đợc chọn lựa,nghiên cứu phù hợp với thị trờng để xác định chính sách kinh doanh hợp lý.

Là một DN thơng mại nên công ty luôn là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.Công ty vừa có nhiệm vụ mua hàng,vừa có nhiệm vụ bán hàng.Do vậy công ty xác định rõ các thông tin về các DN,công ty sản xuất ,các nhu cầu kinh doanh về số lợng,chất lợng,giá cả,chính sách bán hàng và khả năng cung cấp hàng hoá của công ty đó.Thông qua đó công ty xác định rõ đặc điểm của từng nguồn hàng,lựa chọn các nhà cung cấp hàng hoá tốt nhất về chất lợng,có uy tín,giao hàng với độ tin cậy caovà giá thành hợp lý.

4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán công ty gồm 2 loại kế toán là:- Kế toán tại công ty.

- Kế toán tại các cửa hàng

Kế toán tại các cửa hàng có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ban đầu và hạch toán ban đầu, ghi chép lập bảng kê chi tiết Sau đó chuyển cả các chứng từ có liên quan đến phòng tài chính kế toán công ty Kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép hàng ngày Sau đó kế toán lập các sổ sách cần thiết, tổng hợp và báo cáo tài chính Tất cả các sổ sách và chứng từ kế toán đều phải có sự kiểm tra phê duyệt của kế toán trởng và giám đốc công ty Tại công ty, bộ máy kế toán công ty đợc phân công với các chức năng nhiệm vụ rõ ràng để hoàn thành phần việc kế toán đã giao.

Bộ máy kế toán Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn gồm có 5 ngời đảm nhiệm các phần kế toán khác nhau gồm : Kế toán trởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ mỗi ngời đảm nhiệm 1 phần hành kế toán cụ thể

Sơ đồ bộ máy kế toán

1 Trởng phòng kế toán

Phụ trách chung và điều hành toàn bộ công tác kế toán của đơn vị chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc và Nhà nớc về quản lý và sử dụng các loại lao động vật t tiền vốn trong sản xuất kinh doanh Tổ chức hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của Nhà nớc, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo theo quy định.

- Chỉ đạo trực tiếp hớng dẫn công nhân viên dới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại công ty làm việc ở bất cứ bộ phận nào.

- Các tài liệu tín dụng liên quan đến công tác kế toán đều phải có chữ ký của kế toán trởng mới có tác dụng pháp lý.

2 Kế toán công nợ : Kế toán cung cấp là những ngời thay mặt giám đốc thực

hiện các khoản nộp ngân sách , thanh toán công nợ các loại vốn bằng tiền, vốn vay, hạch toán theo lơng khách hàng tạm ứng.

3 Kế toán thuế : Hàng tháng lập kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, theo dõi tình hình nộp ngân sách Nhà nớc ,lập kế hoạch và quyết toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền nộp sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc

Trởng phòngkế toán

Kế toán

công nợ Kế toánthuế kế toánlơng Thủ quỹ

4 Kế toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ : Thanh toán số lơng phảI trả cho

từng ngời trên cơ sở tiền lơng thực tế và tỷ lệ phần trăm theo quy định.

5 Thủ quỹ kiêm tàI sản cố định : Tiến hành thu chi tạI doanh nghiệp ,hàng

tháng cân đối vào các khoản thu chi vào cuối ngày, theo dõi tàI sản cố định , phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ trên cơ sở nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty và tỷ lệ trích khấu hao đã đợc cục quản lý vốn và tàI sản của thành phố Hà nội phê duyệt.

Do tình hình kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng động trong điều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số chất chủ yếu cho các cửa hàng , đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho công ty Các cửa hàng tự quyết định phơng án bán hàng, tổ chức bán hàng theo kế hoạch đề ra Mọi chứng từ thu chi tài chính đều phải đợc thống kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty để hạch toán chung toàn công ty

+ Phơng thức hạch toán: Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán báo cáo ở các cửa hàng Hạch toán tập trung tại phòng tài chính kế toán công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc

Ghi chó:

: Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng (quý)

: §èi chiÕu kiÓm tra

5 Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty:

Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau:* Chứng từ phát sinh trớc khi đến phòng kế toán gồm:

+Phiếu thu +Phiếu chi

+ Thông t kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng

+ Các văn bản đã đợc duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan.

.

* Kiểm tra và thực hiện phần hành :

Phó phóng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi rồi trình lên kế toán trởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt.

Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho trởng phòng ký duyệt.

* Tập hợp, lu trữ chứng từ:

Các chứng từ gốc sau khi đợc dùng làm căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ đợc lu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác đợc đóng lại thành quyển và lu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.