* Nh¸y chuét vµo Copy to another location Trong hép Action, Ghi ®Þa chØ cÇn läc tíi vµo hép Copy to:, hoÆc nh¸y chuét vµo mòi tªn ®á trong hép Copy to:, nh¸y chuét vµo « ®Çu cña vïng c[r]
(1)Ch¬ng I
Giíi thiƯu chung vỊ Microsoft excel 1 PhÇn mỊm MICROSOFT office
* Đây phần mềm ứng dụng cho cơng tác văn phịng, có nhóm:
- MICROSOFT Word - MICROSOFT Excel - MICROSOFT Access - MICROSOFT Powerr Point
* MICROSOFT office phát triển qua phiên sử dụng phổ biến phiên 97
2.Vai trß cđa MICROSOFT excel
- MICROSOFT excel phần mềm chuyên dụng cho lĩnh vực thống kê kế toán
- Cung cp mt lot nhng hàm để thực cơng việc lĩnh vực tính tốn
- Cung cÊp c¸c phÐp tÝnh sè häc vµ logic
- Cho phÐp ngêi sử dụng tự thiết kế số hàm phù hợp với công việc riêng
- Cung cp hệ thống bảng biểu hoàn chỉnh 3 Khởi động thoát khỏi excel
a, Khởi động
Start \ Programs \ Microsoft excel b, Tho¸t khëi excel
File \ Exit
4 Giới thiệu giao diện Excel * Title bar (thanh tiêu đề )
Cho biết tên tệp hành
* Menu bar ( chän lÖnh )
Nã chøa toàn chức Excel + File: Gồm chức tệp, in, ấn + Edit: Dùng soạn thảo
+ View: Cung cp cỏc dịch vụ để hiển thị giao diện * Toolbars (thanh công cụ lệnh )
(2)+ Standard
+ Formatting: Chuyên dùng để định dạng liệu
Cách bật tắt công cụ
View \ Toolbars \ Chọn tên công cụ danh sách * Thanh công cụ Formula
Cỏch bt tt: View \ Formula Cho biết địa ô hành
Hủ bá nhËp d÷ liƯu
Kết thúc nhập liệu thực lƯnh tõ c«ng thøc DÊu b»ng " =" thùc nhập liệu kiểu công thức. Vùng nhập d÷ liƯu
* Work Book: Là phần lớn nhất, dùng để chứa liệu + Đờng viền cột: A,B, ,Z,AA, ,IV (256 ct)
+ Đờng viền dòng 1,2, ,65536 (dòng)
+ Làm việc với bảng tính thông qua ô bảng ( 256*65536= 16777216 ) ô
* CÊu tróc cđa d÷ liƯu Word Book:
Một bảng nh gọi bảng tính "Sheet" Excel cho phép mở 256 Sheet (Mở ngầm định tuỳ chọn) Thanh trạng thái Sheet báo hiệu số Sheet mở * Scroll bar ( cun)
5 Thiết lập thông số cho Excel * Font chuẩn
Cách thực hiƯn B
íc Tool \ Option \ General B
íc C¸c lùa chän
- Standard Font: Chä Font chn cđa ViƯt Nam (Thêng chọn VNArial) - Size: Chọn cỡ chữ (thờng 10)
- Default file location: Chọn th mục để từ E tự cất tệp vào th mục - Chọn OK
B
(3)6 Ngầm định số chuẩn kiểu Việt Nam B
íc Start \ Stting \ Control Panel \ Regional Setting B
íc C¸c lùa chän
- Nh·n Regional settings: Nh·n (chän theo Quèc gia) Thờng chọn French (Standard), nháy chuột vào Apply
- Nh·n Number
+ Decimal symbol: Ký hiƯu dÊu ph©n cách phần thập phân (thờng dấu phẩy ",")
+ No of digits after dicimal: Số chữ số dành cho phần thập phân
+ Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách nhóm chữ số (thờng dùng dÊu chÊm)
+ No of digits in group: Sè chữ số nhóm (thờng chọn 3) + Negative sign symbol
Chó ý:
- Nh·n Currennoy: T¹o ký hiƯu tiỊn tƯ
Gõ hai chữ dd biểu tợng (ề) (đ) - Nhãn Date
Short date style: dd/mm/yyyy
Ch¬ng II
thao tác ban đầu số kiểu d÷ liƯu excel 1 Di chun trá
* Dùng chuột nháy trực tiếp vào ô cần di chun tíi
* Dùng phím mũi tên để di chuyển (hoặc dùng lệnh Goto) * Edit \ Goto (Nhập địa ô cần chuyển tới vào hộp Reference) 2 Cách nhập liệu
- Con trỏ nằm liệu đợc nhập từ bàn phím nằm đó, kết thúc nhập gõ Enter
- Để chỉnh sửa liệu ta thực nh sau: + Chuyển trỏ tới ô ú
+ Nếu nhập liệu xoá néi dung cị
+ Nếu chỉnh sửa gõ phím F2 nháy đúp chuột vào
- Khi gõ Enter trỏ chuyển sang ô khác, muốn thay đổi hớng chuyển ta thực nh sau:
(4)3 Các kiểu liƯu * KiĨu sè: Number
- Kí tự nhập vào phải số từ đến dấu (+); (-) để biểu diễn cho số dơng số âm ( số dơng khơng cần thiết)
Đặc điểm: kiểu số tự động lề sang phải
* Kiểu văn Text: Kí tự nhập vào chữ chữ số, dấu phân cách câu ký tự đặc biệt nh( , " ' + - @ # !)
Đặc điểm: Dữ liệu ô tự động căng sang trái Chú ý:
Để viết giá trị số thành kiểu văn kí tự nhập vào phải dấu nháy đơn (')
* Kiểu ngày tháng Date: Khi nhập vào phải gõ theo định dạng đợc thiết lập phần - Chơng I
* KiĨu c«ng thøc :
Kí tự nhập vào phải dấu (=), sau tóan tử tốn hạng tham gia cơng thức
Chó ý: Các ô bảng tính có nhiều kiểu liệu khác kiểu liệu ô
Chơng III
Các thao tác với tệp bảng tính 1 Khái niệm tệp bảng tÝnh
Tệp đợc tạo môi trờng MICROSOFT EXCEL đợc gọi tệp bảng tính Tệp bảng tính có phần mở rộng XLS máy tự đặt
2 CÊu tróc cđa tƯp b¶ng tÝnh Excel quản lý liệu theo ô
Trong tệp chứa tối đa 256 Sheet 3 Mở tệp
File \ New
4 Đặt tên cho tệp
Cần tiến hành më míi mét tƯp - File \ Save As \ Giao diƯn
- Chän th mơc chøa tƯp ë hép Save in
Khi thÊy tªn cđa th mơc nằm hộp Save in hoàn thành - Nhập tên vào File name
5 Đóng tệp lu th«ng tin - File \ Close \ Lùa chän
(5)+ No: Đóng tệp nhng khơng ghi lại nhng thông tin đợc thay đổi + Cancel: Quay lại nhập liệu
6 Mở tệp tồntại - File \ Open \ Các lựa chọn
- Chọn th mục chứa tệp cần mở hộp Look in, thấy tên th mục nằm trong hộp Look in Bớc đợc hồn thành
7 Më tƯp theo chØ sè
- E cho phép mởi đồng thời nhiều tệp nhng có tệp đợc hiển thị (Tệp hành)
- E cho phép chọn tệp số tệp đợc mở thành hin hnh bng cỏch sau:
Nháy chuột vào Windows \ Chọn tệp danh sách Chơng IV
Các thao tác bản 1 Thao tác chọn
* Chọn ô (Có hai cách) - Nháy chuột trực tiếp vào ô
- Di chuyển trỏ tới ô cần chọn * Chọn cột
- Nháy chuột đờng viền cột
- Chọn nhiều cột liên tiếp: Rê chuột đờng viền
- Chọn nhiều cột không liên tiếp; Chọn cột trớc ấn phím Ctrl dùng chuột chọ tiếp cột lại
* Chn dòng: Thực tơng tự nh chọn cột nhng nháy chuột đờng viền dòng
* Chän mét vùng
- Nháy chuột vào ô
- ấn giữ phím Shift nháy chuột vào ô cuối dùng chuột rê vùng cần chọn
2 Một số thao tác vùng liệu a) Xoá liệu
- Chn vựng liệu cần xố ấn phím Delete b) Sửa đổi liệu
- Chän «
(6)- Chän vïng cÇn chÐp - Edit \ Copy
- Nháy chuột vào đầu vùng - â Edit \â Paste
Chó ý
+ Vùng liệu đợc Copy đợc báo hiệu đờng viền nhấp nháy. + ấn phím Esc để hủy bỏ lệnh Copy
+ Cã thĨ Copy liªn tiÕp cột dòng cách đa trỏ tới góc dới phải ô liệu xuất dấu cộng (+) rê chuột, (Thao tác th-ờng áp dụng cho copy công thức).
d) Di chuyển liệu Cách thực hiện
Chọn vùng liệu Edit \ Cut õ
Nháy chuột vào đầu vùng Edit \ Paste
C¸ch 2:
Chän vïng d÷ liƯu
Đa trỏ tới đờng viền dới xuất mũi tên màu trắng rê chuột tới vùng
e) Xãa d÷ liƯu:
Chọn ô chứa liệu cần xóa nhấn Delete f) Khôi phục liệu vừa bị xóa
Edit \ Undo
Edit \ Redo (Khôi phục lại thao tác Undo) 3 Chèn thêm cột, dòng, ô, Sheet
a, Chèn thêm dòng, cột
Chọn cột dòng nên trớc Insert \ C¸c lùa chän
Chän Rows nÕu chÌn thêm dòng Chọn Columns chèn thêm cột b, Chèn thêm ô
Chon ô cần chèn
Insert \ cells \ C¸c lùa chän
(7) Shift cell down: Chèn ô đợc chọn đẩy ô chọn xuống dới Entire row: Thay chèn chèn dịng
Entire Column: Thay chÌn « b»ng chÌn cét Ci cïng nhÊn OK
c, ChÌn thªm Sheet
Chän Sheet cÇn chÌn Insert \ Work Sheet Chó ý:
Để thay đổi thứ tự Sheet ta đa trỏ chuột tới Sheet kéo đến vị trí mi
4 Xoá cột, dòng, ô, Sheet a, Xoá cột, dòng
Chọn cột, dòng cần xoá Edit \ Delete
b, Xoá ô
Chọn ô cần xoá Edit \ Delete
+ Shift cell left: Xoá ô cần xoá di chuyển ô cần chọn sang trái + Shift cell up: Xoá ô cần xoá dịch ô bên dới lên phía c, Xoá Sheet
Chn Sheet cần xoá Edit \ Delete Sheet 5 Thay dổi độ rộng cột
Đa trỏ chuột đến đờng giao nhau, xuất mũi tên hai chiều nhấn phím trái chuột kéo
Chó ý:
Khi liệu vợt độ rộng tự động mở rộng chiếm sang phần ô bên phải nhng liệu thuộc đó.
6 Đánh số thứ tự tự động
Nhập số vào ô đầu tiên, chọn ô đa chuột tới góc dới phải, xuất trỏ hình dấu cộng (+) ấn phím Ctrl thực rê chuột
7 Khái niệm địa
a, Khái niệm địa ch E
(8)Địa ô liệu tham gia vào toán hạng, tham số phép toán hàMicrosoft
b, Cỏc loi a ch * Địa tơng đối
Địa tơng đối địa tham gia làm toán hạng công thức, mà ta copy công thức sang vị trí khác tự động thay đổi theo phơng chiều Cách viết địa tơng đối : <tên cột><tên dịng>
Ví dụ: A5 G6 * Địa tuyệt đối
Địa tuyệt đối tham gia làm tốn hạng cơng thức, mà copy cơng thức sang vị trí khác khơng b thay i
Cách viết: $<Cột>$<Dòng>
Mun ly địa tuyệt đối nhanh ta nhập địa bình thờng nh địa tơng đối sau nhấn F4
Sử dụng địa tuyệt tốn mà liệu dùng chung cho nhiều ô khác nh: quy đổi ngoại tệ, lơng c bn
* Địa vùng
<Ct1><Dũng1>:<Ct2><Dũng2> * Địa tuyệt đối vùng
$<Cét1>$<Dßng1>:$<Cét2>$<Dßng2> 8 Đặt tên cho vùng liệu, Sheet
a, Đặt tên cho vùng liệu
Mt vựng d liệu đợc đặt tên tham gia vào thành phần công thức ngời ta cần viết tên vùng thay cho địa vùng
Thao tác đặt tên cho vùng liệu - Chọn vùng cần đặt tên
- Insert \ Name \ Define
Nhập tên vào hộp Names in Workbook Chú ý:
- Tên không trùng với địa nào, khơng chứa dấu cách kí tự đặc biệt, tên phải gợi nhớ
- Khi địa vùng đặt tên mà thay đổi ta phải thực đặt lại tên nhng nên lấy tên cũ
- Để kiểm tra vùng đặt tên nháy chuột vào vùng đó, thấy tên nằm ô số công thức vùng đợc đặt tên
(9)Chọn tên danh sách ấn phím Delete b, Đặt tên cho Sheet
- Chọn Sheet
- Format \ Sheet \ Rename
Nháy chuột phải vào Sheet chọn Rename Chơng V
nh dng liệu 1 Định dạng liệu kiểu số
a, Dïng hÖ thèng Menu Chän vïng liệu Format \ Cells Các lựa chọn
+ Number \ C¸c lùa chän hép Category
* Number \ Deciman Place: Chän sè ch÷ sè phần thập phân * Customs \ Standard: Chuẩn thông thờng
#00: Tơng ứng với kiểu số đợc trình bày mơ # #00: Khơng có phần thập phân mà chia nhóm ###0,00: Có phần thập phân phân thành nhóm b, Dùng cơng cụ (Formatting)
$ KiĨu tiỊn tƯ % KiĨu %
Comma Style Phân nhóm
IncreaseDecimal Tăng số chữ số phần thập phân
Decrease Decimal Giảm chữ số phần thập phân Chú ý:
(10)dd/mm/yyy
c, Định dạng theo điều kiện
Thờng đợc áp dụng để kiểm soát liệu đợc nhập vào làm điều kiện để kiểm tra sử dụng hàm "Vlookup"
- Chọn cột cần định dạng Format \ Cell \ Number
- Chọn Custom hộp Category - Xoá dòng Standart hộp Type Nhập điều kiện theo cấu trúc sau: [Màu][Điều kiện]"Thông báo" Màu viết tiếng anh
Màu dòng thông báo hiển thị Điều kiện biểu thøc so s¸nh
Thơng báo dịng văn tự động hiển thị liệu sai 2 Định dạng liệu kiểu văn
Tại bất lỳ liệu có Font mà đặt ngầm định, định dạng lại Font theo hai cách:
a, qua hƯ thèng Menu - Chän « d÷ liƯu - Formart \ Cell \ Font Thùc hiƯn c¸c lùa chän Chó ý:
+ Strikethrough
+ Superscript: ChØ sè trªn + Subscropt: ChØ sè díi
Để gó số kí tự đặc biệt ta gõ kí hiệu tơng ứng với sau chọn kí tự
Font \ Symbol
b, Dïng công cụ (Formatting) 3 Trình bày liệu
a, Trình bày liệu ô Fortting \ Cell \ Alignment C¸c lùa chän Text Alignment:
(11)+ Right: Căn phải * Vertical: Căn theo chiều dọc
+ Top: d liu nằm phía đỉnh + Center: Căn vào gia
+ Bottom: Căn xuống phía dới b, Tạo hớng nhập liệu
- Chọn ô
- Formartting \ Cell \ Orientation ViÕt c¸c kÝ tù theo chiÒu däc
Dùng chuột rê dấu đỏ để lấy hớng chữ c) Trộn ô ( gộp nhiều ô thành ô nhất).
d) Ngắt ô ( liệu vợt độ rộng ô bị ngắt xuống dới) 4 Tạo đờng viền cho vùng liệu
- Chän vïng d÷ liƯu
- Format \ Cell \ Border \ C¸c lùa chän + Line
Style: Chän kiÓu nÐt vÏ Color: KiĨu mµu cđa nÐt vÏ + Presets: KiĨu cđa vị trí vẽ None: Không vẽ
Cuttine: Vẽ xung quanh Inside: VÏ nÐt bªn Border: VÏ số vị trí khác 5 Tạo cho chữ
- Chän vïng d÷ liƯu - Format \ Cell \ Patterns Color: Mµu nỊn
Patterns: KiĨu nỊn
Chơng VI
Một số phép toán hàm 1 Mét sè phÐp to¸n (To¸n tư)
(12) Luü thõa (^) GhÐp x©u (&) B»ng (=) Kh¸c (<>) Lín h¬n (>) Nhá h¬n (<) Lớn (>=) Nhỏ b»ng (<=) Chó ý:
Khi tham gia vµo công thức thứ tự u tiên thực theo thø tù: Nh©n, chia tríc, Céng, trõ sau
Nếu muốn thay đổi thứ tự u tiên ta dùng dấu ( ) 2 Một số hàm thông dụng
a, Hàm Sum( )
=Sum(Danh sách tham số)
Thùc hiƯn tÝnh tỉng cđa c¸c tham sè danh s¸ch
- Danh sách tham số giá trị cụ thể, địa ô, vùng lại hàm khác
- Gi÷a c¸c tham sè danh s¸ch c¸ch bëi dÊu chÊm phÈy ";"
- Nếu cần tính tổng liên tiếp danh sách tham số địa đầu địa cuối cách dấu hai chấm ":"
VÝ dô: =Sum(a1:a5)
- Nếu cần tính tổng số địa ta viết theo cách sau: + Nếu mà liên tiếp viết theo địa vùng
+ Nếu khơng liên tiếp viết địa Ví dụ: =Sum(a1;a3;c10)
b, Hàm Average( )
=Average(Danh sách tham số)
Hàm thực tính trung bình cộng số danh sách tham số c, Hàm Round( )
=Round(BiÓu thøc sè ; n)
Biểu thức số giá trị cụ thể, địa chỉ, kết phép toán lại kết ca mt hm Microsoft
Hàm thực làm tròn biĨu thøc sè theo quy t¾c:
- Nếu n>0: Làm tròn tới n chữ số đứng sau dấu phẩy thập phân
(13)d, Hµm Max( )
=Max(Danh sách tham số)
Hàm trả giá trị lớn danh sách tham số e, Hàm Min( )
=Min(Danh sách tham số)
Hàm trả kết giá trị nhá nhÊt cđa c¸c tham sè danh s¸ch tham số
f, Hàm And( )
=And(Điều kiện1;Điều kiện 2;§iỊu kiƯn 3; ;§iỊu kiƯn n)
(§iỊu kiƯn1;§iỊu kiện 2;Điều kiện 3; ;Điều kiện n) biểu thức so sánh Hàm trả hai kết quả:
TRUE Nếu tất các điều kiện FALSE Khi xuất điều kiện sai g, Hàm OR( )
=OR(§iỊu kiƯn1;§iỊu kiƯn 2;§iỊu kiƯn 3; ;§iỊu kiƯn n)
Hàm thực kiểm tra điều kiện trả hai giá trị là: * TRUE: cần điều kiện
* FALSE: tất điều kiện sai Chú ý:
Các điều kiện hàm And OR lại hàm AND hàm OR khác
Ví dụ:
Tìm học sinh có điểm tin lớn có điểm văn điểm toán lớn
=AND(d2>=5;OR(b2>=8;c2>=8))
Tìm học sinh trợt có môn nhỏ =OR(b2<5;c2<5;d2<5)
Chú ý:
Khi xâu ký tự tham gia vào biểu thức so sánh phép tốn phải đợc để dấu nháy kép (" ")
VÝ dơ:
T×m học sinh dân tộc điểm văn lớn =AND(b2>=8;e2<>"Kinh")
h, Hàm NOT( )
(14)VÝ dơ:
=NOT(7>3) Cho gi¸ trÞ False
Tìm học sinh khi, kinh mơn phải từ trở lên dân tộc mơn phải từ tr lờn
=OR(AND(b2>=5;c2>=5;d2>=5);AND(b2>=4;c2>=4;d2>=4;f2<>"Kinh") Chơng VII
Hàm IF( ) 1 Cú pháp
=IF(<điều kiện>;<Giá trị >;<Giá trị 2>)
* [Điều kiện] biểu thức so sánh (Logic) Gồm hàm AND; OR Hoặc có lúc kết trả hàm AND; OR; nột hàm IF khác
*<Giá trị > <Giá trị 2> giá trị cụ thể, kiểu số kiểu Text, cã thĨ lµ mét biĨu thøc (+,-,*,/), cã thĨ hàm, lại hàm IF khác
2 Công dụng hàm IF
Hàm kiểm tra <điều kiện> điều kiện lấy <Giá trị 1> , ngợc lại điều kiện sai lấy <Giá trị 2>
Chơng VIII
Các hàm xâu ký tù 1 Hµm Left( )
=Left([BiĨu thøc xâu];n)
Hàm cắt lấy n ký tự phía trái [Biểu thức xâu] Ví dụ:
=Left("Hà Nội";2) Hàm cho giá trị "Hà" Nếu A2 có "Cam Đờng"
=Left(a2;3) cho giá trị "Cam" 2 Hàm Right( )
=Right([Biểu thức xâu];n)
Hàm thực cắt lấy n ký tự bên phải [Biểu thức xâu] Ví dụ:
Nếu A1 có "Lào Cai"
=Right(a1;3) Cho giá trị "Cai" 3.Hàm Mid( )
(15)Hµm nµy thùc hiƯn cắt sâu từ ký tự thú n1 (tính từ bên trái) lấy n2 ký tự
VD: Nếu A4 có "ABCDEFGH" =Mid(a4;4;3) Cho giá trị "DEF" 4 Hàm Len( )
=Len([Biểu thức xâu])
Hàm trả độ dài [Biểu thức xâu] (Bằng số ký tự [Biểu thức xâu])
VÝ dơ:
NÕu ë A1 cã "Lµo Cai" =Len(a1) Cho giá trị 5 Hàm Lower( )
=Lower([Biểu thức xâu])
Hàm thực chuyển tất ký tự hoa [Biểu thức xâu] thành ký tự thờng
6 Hàm Upper( )
=Upper([Biểu thức xâu])
Hàm thực chuyển tất ký tự thờng [Biểu thức xâu] thành ký tự hoa
7 Hàm Proper( )
=Proper([BiĨu thøc x©u])
Hàm thực đổi ký tự đầu từ [Biểu thức xâu] thành ký tự hoa
8 Hµm Replace( )
=Replace([BiĨu thøc x©u 1];n1;n2;[BiĨu thøc x©u 2])
Hàm thực thay từ ký tự n1 (tính từ trái sang phải) lấy n2 ký tự [Biểu thức xâu 1] thay vào [Biểu thức xâu 2]
VÝ dơ:
NÕu a2 cã "Lª Văn Nam"
=Replace(a2;4;3;"Quang") Hàm cho giá trị "Lê Quang Nam" 9 Hàm Rept( )
=Rept([Biểu thức xâu];n)
Hàm thực lặp lại n lần [BiĨu thøc x©u] VÝ dơ:
(16)10 Hàm search( )
=Search([Biểu thúc xâu 1];[Biểu thức xâu 2];n)
Hàm dùng để tìm [Biểu thức xâu 1] [Biểu thức xâu 2], kết nhận đợc vị trí bắt đầu xuất [biểu thức xâu 1] [Biểu thức xâu 2]
Nếu thêm n việc tìm kiếm bắt đầu đợc tiến hành từ ký tự thứ n Ví dụ:
=Search("Hång";"Ngäc Hång Hång") Cho giá trị 11 Hàm Trim( )
=Trim([biểu thøc x©u])
Hàm tực cắt bỏ tất ký tự trắng hai đầu [Biểu thức xâu] cắt bỏ bớt ký tự trắng mà để lại ký tự trắng hai từ [Biểu thức xâu]
Chó ý:
Một liệu kiểu số sau xử lý hàm xâu ký tự tự chuyển đổi kiểu xâu ký tự Để biến xâu kí tự thành kiểu số ta sử dụng hàm sau:
=Value([BiÓu thức xâu])
Chơng IX
Các hàm xử lý thời gian 1 Định dạng chuẩn thời gian kiểu ViƯt Nam
Khi có chuẩn Franch(Standard) dd/mm/yyyy
Chúng ta thực theo nhập liệu kiểu ngày tháng ta tuân theo kiểu định dạng
2 Các hàm thời gian a, Hàm Day( )
=Day([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm trả kết ngày [Dữ liệu kiểu ngày] Ví dơ:
NÕu t¹i A1 cã 12/05/2001 =Day(A1) Cho kÕt 12 b, Hàm Month( )
=Month([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm trả kết tháng [Dữ liệu kiểu ngày] Ví dụ:
(17)c, Hàm Year( )
Year([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm trả kết năm [Dữ liệu kiểu ngày] Ví dụ:
=Year(A1) Cho kết 2001 d, Hàm To day( )
=To day()
Hàm trả kết ngày e, Hàm Day360( )
=DayS360([Dữ liệu ngày 1];[Dữ liệu ngày 2])
Hàm trả số ngày, khoảng cách hai ngày lµ: <Ngµy 1> - <Ngµy 2>
Hµm nµy sÏ quy tròn tất tháng thành 30 ngày f, Hàm Weekday( )
=Weekday([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm trả kết thứ ngày [Dữ liểu kiểu ngày] h, Hàm Now( )
=Now( )
Hàm trả liệu thời gian 3 Một số phép tính với liƯu kiĨu ngµy a, [KiĨu ngµy] - [KiĨu ngµy] = [Kiểu số]
Kết kiểu số, khoảng cách hai ngày Chú ý:
Nu vit đơn sau lấy kết ta phải định dạng lại b, [Kiểu ngày] + [Kiểu ngày] = [Kiểu số]
c, [KiĨu ngµy] - [KiĨu sè] = [Kiểu ngày]. Chơng X Các hàm số học 1 Hàm ABS( )
=ABS([BiÓu thøc sè])
Hàm trả giá trị tuyệt đối [Biểu thức số] Ví d:
=ABS(-7) Cho kết 2 Hàm SQRT( )
=Sqrt([BiÓu thøc sè])
(18)Ví dụ:
=SQRT(16) Cho kết 3 Hàm Pi( )
=Pi( )
Hàm trả kết giá trị Pi =3,141592654 4 Hàm Mod( )
=Mod([Biểu thức số];n)
Hàm trả kết phần d [Biểu thức số] chia n 5 Hàm làm tròn ROUND( )
=Round([Biểu thức số];n)
Hàm thực làm tròn [Biểu thức số]
* Nếu n>0: Làm tròn n chữ số phần thập phân
* Nếu n<0: Làm tròn phía bên trái dấu phẩy n chữ số phần nguyên 6 Hµm EVEN( )
=Even([BiĨu thøc sè])
Hàm thực làm tròn tới số nguyên chẵn gần [Biểu thức số]
§èi víi sè âm thực làm tròn xuống Ví dụ:
=Even(23,5) Cho kết 24 =Even(-4) Cho kết lµ -5 7 Hµm ODD( )
=ODD([BiĨu thøc sè])
Hàm thực làm tròn tới số nguyên lẻ gần 8 Hàm FLOOR( )
=FLOOR([Biểu thức sè 1];[BiĨu thøc sè 2])
Hµm nµy thùc hiƯn trả kết bội số [Biểu thức sè 2] gÇn víi [BiĨu thøc sè 1] nhÊt
Giá trị đợc tính nhỏ [Biểu thức số 1] 9 Hàm CEILING( )
=CEILING([BiÓu thøc sè 1];[BiÓu thøc sè 2])
Hàm thực trả giá trị bội số [Biểu thức số 2] gần với [Biểu thức số 1] đợc tính lớn [Biểu thức số 1]
10 Hµm INT( )
=INT([BiĨu thøc sè])
(19)11 Hµm TRUNC( )
=TRUNC([BiĨu thøc sè])
Loại bỏ số phần thập phân [Biểu thức sè] 12 Hµm FACT( )
=FACT([BiĨu thøc sè])
Hàm trả kết giai thừa biểu thức số nguyên 13 Hàm COMBIN( )
=COMBIN([Biểu thøc sè 1];[BiĨu thøc sè 2])
Hµm nµy thùc hiƯn tÝnh tỉ hỵp cđa [BiĨu thøc sè 2] [BiĨu thøc sè 1] Ch¬ng IX
Các hàm thống kê đơn giản 1 Hàm COUNT( )
=Count([Danh sách trị])
Hàm trả kết số ô chứa liệu kiểu số [Danh sách trị]
Ví dụ:
=Count(3;6;"Hà Nội";6;9) Cho kết 2 Hàm COUNTA( )
=Counta([Danh sách trị])
Hàn trả kết quat [Banh sách trị] Ví dụ:
=Count(3;6;"Hà Nội";6;9) Cho kết 3 Hàm COUNTIF( )
=Countif([Danh sách trị];"Điều kiện")
Hm ny thc đếm trị [Danh dách trị] thoả mãn "Điểu kiện"
4 Hµm RANK( )
=Rank(x;[Danh sách trị])
Hàm trả vị thứ x danh sách sác trị Chú ý:
Khi trị [Danh sách trị] xếp vị thứ trị nhỏ sau vị thứ đợc xếp tăng lên số trị trớc 5.Hàm SUMIF( )
(20)Hàm thực tính tổng giá trị cột hai tơng ứng cột thoả mÃn "điều kiện"
Chơng XII
Các hàm tìm kiếm tham chiếu I Liên kết liệu excel
1 Liên kết liệu tệp Tên Sheet!Địa ô
* Tờn sheet tên sheet chứa liệu cần kết nối * Địa ô địa ô cần kết nối liệu 2 Liên kết liệu cỏc khỏc nhau
[Tên tệp]Tên Sheet!Địa ô II Hàm tham chiếu VLOOKUP( )
=Vlookup(x;Bảng tham chiếu;Cột tham chiếu;Cách dò tìm)
Hàm lấy giá trị x đem so sánh với giá trị cột bảng tham chiếu, giá trị so khớp dịch chuyển sang bên phải lấy giá trÞ cđa cét tham chiÕu
Cách tìm nhận giá trị
* dị tìm tuyệt đối (x phải hồn tồn trùng khớp) * dị tìm tơng đối
Với cách dị cột bảng tham chiếu phải đợc sếp theo thứ tự tăng dần x nhỏ phần tử coi nh khơng tìm thấy Nếu x lớn phần tử cuối coi nh tìm thấy phần tử cuối
Chó ý:
Bảng tham chiếu nên đặt sheet khác đặt tên cho Khi hàm VLookup thay cho việc viết địa ta cần viết tên vùng
III Hµm HLookup( )
=HLookup(x;bảng tham chiếu; dòng tham chiếu; cách dò t×m)
Việc thực hàm tơng tự nh thực hàm VLookup, nhng viêc tham chiếu đợc tính theo dũng
Chơng XIII
Các hàm tài chÝnh 1 Hµm PV( )
(21)Hàm cho kết số tiền cần đầu t vào sơng việc biết lãi suất, thời gian đầu t số tiền lấy / năMicrosoft
Chó ý:
Nếu đơn vị thời gian tính theo tháng lãi suất phải tính theo tháng Nếu đơn vị thời gian tính theo năm lãi suất phải tính theo năMicrosoft
2 Hµm NPV( )
=PV(<tû lÖ khÊu hao %>;<l·i xuÊt năm>; )- < vốn > 3.Hàm FV ( )
* Cách
=FV(<LÃi xuất %>;<số năm>;- <số tiền gưi>;;1)
Hµm nµy thùc hiƯn tÝnh tỉng sè tiỊn có tài khoản biết số tiền gửi hàng năm, lÃi suất số năm gửi
* Cách
=FV(<Lãi xuất %>;<số năm>;- <số tiền gửi định kỳ>; - <số có sẵn>;1) 4.Hàm PMT ( )
Hàm thực tính số tiền phải trả hàng tháng vay lÃi, biết số tiền vay, lÃi phải trả hàng tháng thời gian trả
=PMT(<lÃi suất>;<số tháng trả dần>;<số tiền vay>) 5.Hàm NPER( )
Tính số thời gian trả hết nợ biết số tiền vay, lÃi suất, số tiền trả hàng tháng
=NPER(<lÃi suất %>;- <số tiền trả hàng tháng>;<số tiền vay>) Chơng XIV
Cơ sở liệu (DATABASE) 1 Khái niệm sở liệu
a, Vựng c sở liệu sở tập hợp thông tin mô tả đối t-ợng đợc tổ chức theo cột dịng.
VD:
Nh mét b¶ng ®iĨm cđa mét líp häc
* Dịng chứa tên thông tin đợc gọi tên trờng (FIELD) * Từ dòng thứ hai trở đợc gọi ghi (RECORD)
Chó ý:
Tên trờng không đợc trùng
(22)Đây vùng riêng biệt chứa điều kiện mà ghi vùng sở liƯu tho¶ m·n
c, Vïng Rót trÝch (EX TRACT)
Vùng chứa ghi thoả mÃn vùng tiêu chuẩn 2 Sắp xếp liệu
B
ớc 1: Chọn vùng sở liệu B
íc 2: DATA\SORT B
íc 3: Các lựa chọn
* Sort by: Chọn tên trờng xếp u tiên số - Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng
- Descending: Sắp xếp theo chiều giảMicrosoft
* Then by: Chọn trờng xếp yêu tiên thứ hai (thao tác tơng tự nh Sort by)
* My list has
- Header row: Sắp xếp theo ký tự đầu - No header row: S¾p xÕp theo ký tù ci 3 Sư dơng AUTOFILER.
Đây phơng pháp lọc liệu tự động : B
íc 1: Chän vïng c¬ së d÷ liƯu B
íc 2: Data\ Filter\ Auto Filter B
íc 3: C¸c lùa chän
Cần lọc liệu trờng ta chọn giá trị trờng Chú ý:
§Ĩ trả lại sở liệu ban đầu Combo book vừa trọn trọn All Để quay lại sở liệu ban đầu ta lại trọn Data\ Auto Filter
Ta cã thĨ chän mét lóc nhiỊu ®iỊu kiƯn läc
4 Sử dụng Auto Filter cho điều kiện lọc đơn giản. B
íc 1: Chän vïng d÷ liƯu B
íc 2: Data\ Filter\ Auto Filter B
íc 3: T¹i trêng cần xây dựng điều kiện ta chọn (CustoMicrosoft ) - Combo book (1) vµ (2) cho biÕt biĨu thøc so sánh
- Combo book (3) (4) cho giá trị so sánh * Equals: Bằng
* Doesnot equals: Kh¸c
* Is greater than or equels to: Lớn hặc * Is less than: Nhỏ
(23)* Begins with: Bắt đầu với
* Does not begins with: Không bắt đầu với * Ends with: KÕt thóc bëi
* Does not ends with: Kh«ng kÕt thóc bëi * Contains: Cã chøa
* Does not contains: Kh«ng cã chøa Chó ý:
And or dùng để kết hợp hai điều kiện (1); (3) (2); (4) 5 Các vùng tiêu chuẩn
a, Tiªu chn kiĨu sè
Gồm cột dịng, dịng chúa tên trờng để xây dựng điều kiện lọc Dòng thứ chứa giá trị số làm iu kin
Chú ý:
Tên trờng phải trùng khít với tên trờng vungf sở liệu b, Tiêu chuẩn xâu ký tự
Tiêu chuẩn xâu ký tự có tên trờng trùng với tên trờng vùng sở liệu, dòng thứ hai trở xâu ký tự
c, Tiêu chuẩn so sánh
Tên trờng tên trờng vùng sở liệu, dòng thứ hai trở biểu thức so sánh
d, Tiêu chuẩn công thức
Là vùng mà tên trờng phải khác hoàn toàn với tiêu chuẩn vùng tiêu chuẩn, dòng thứ hai chứa công thức
Chú ý:
Khi xây dựng xong vùng tiêu chuẩn dòng thø hai bao giê cịng chøa mét hai gi¸ trị: TRUE (Đúng); FALSE (Sai)
i vi d liu kiểu ngày tham gia vào kiểu cơng thức khơng so sánh với kiểu xâu ta để ngun kiểu số
c, Tiªu chuẩn kết hợp
* Những tiêu chuẩn nằm dòng có tính chất (And) * Những tiêu chuẩn nằm cột có tính chất (Or) * Kết hợp And với Or
6 Các hàm vùng sở liƯu a, Advanced Filter: (Läc cao cÊp)
Hµm lọc theo tiêu chuẩn ngời sử dụng xây dựng Thao tác:
B
ớc 1: Chọn vùng sở liệu B
(24)B
ớc 3: * Ghi địa vùng cần lọc vào hộp List range:, nháy chuột vào mũi tên đỏ Trong hộp List range:, khoanh vùng cần lọc nháy vào mũi tên đỏ hộp Advanced Filter - List range
* Ghi địa vùng tiêu chuẩn vào hộp Criteria Filter: nháy chuột vào mũi tên đỏ hộp Criteria range:, khoanh vùng tiêu chuẩn nháy vào mũi tên đỏ hộp Advanced Filter - Criteria range
* Nháy chuột vào Copy to another location Trong hộp Action, Ghi địa cần lọc tới vào hộp Copy to:, nháy chuột vào mũi tên đỏ hộp Copy to:, nháy chuột vào ô đầu vùng cần lọc tới nháy chuột vào mũi tên đỏ hộp Advanced Filter - Copy to:
*Chon Ok để hoàn thành việc lọc 7 Các hàm sở liệu a, Hàm Dsum( )
=Dsum(Vùng sở liệu;Cột n;Vùng tiêu chuẩn)
Hàm cho kết tổng liệu kiểu số cột n ghi vùng sở liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
b, Hàm Dmax( )
=Dmax(Vùng sở liệu;cột n;Vùng tiêu chuẩn)
Hàm trả kết giá trị lớn nhấp cột n ghi vùng sở liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
c, Hàm Dmin( )
=Dmin(Vùng sở liệu;cột n;Vùng tiêu chuẩn)
Hàm trả kết giá trị nhỏ nhấp cột n ghi vùng sở liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
d, Hàm Dcount( )
=Dmin(Vùng sở liệu;cột n;Vùng tiêu chuẩn)
Hàm trả kết ô chứa giá trị số cột n ghi vùng sở liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
e, Hàm Dcounta( )
=Dcounta(Vùng sở liệu;Cột n;Vùng tiêu chuẩn)
Hàm cho kết số ô chứa liệu cột n ghi vùng sở liệu thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
f, Hàm Daverage( )
=Daverage(Vùng sở liệu;cột n;Vùng tiêu chuẩn)
(25)8 Tính tổng theo nhóm liệu B
ớc 1: Sắp xếp liệu theo trờng cần phân thành nhóm Data \ Sort \ Ok
B
íc 2: TÝnh tỉng th¬ nhãm Data \ Subtotal
B
íc 3: C¸c lùa chän At each changing
Chọn trờng phân nhóm use function (thờng để sum) Add Subtotal to:
Chọn trờng cần tính tổng sau gõ Ok Chú ý:
PhÝa tr¸i cđa cưa sỉ cã mét d·y sè lµm mét sè nhiƯm vơ * 1: HiƯn th«ng sè tỉng kÕt chung (Grand Total)
* 2: Chỉ hiển thị nhóm * 3: Hiển thị y
Để trả sở liệu ban đầu ta thực nh sau: Data \ Subtotals \ Remove all
9 Sư dơng hµm Concatnate( )
Hàm trợ giúp cho giá trị x hàm tham chiếu Ví dụ:
=Vlookup(Concatenate(A2;" Total";BTT;5;0) Chơng XIV
Biểu đồ excel
Ngoài việc sử lý cho kết giá trị số excel cho phép thể liệu theo dạng đồ hoạ (Đó biểu đồ)
1 ThiÕt kế sở liệu
biu din s liệu theo dạng đồ hoạ liệu phải nằm sở liệu
2 Vẽ biểu đồ B
íc 1: Chän vïng sở liệu B
ớc 2: Insert \ Chart - C¸c lùa chän
* Chart type: Chọn kiểu đồ thị (Kiểu thông dụng Colum) * Chart sub - type: Chọn kiểu chi tiết
B
(26)- Series in:( Data range )
- Rows: Phân tích liệu theo dòng - Colums: Phân tích liệu theo cột
- Series ( đặt tên cho cột liệu ): nháy vào khung series chọn cột-> gõ vào tên khung name tơng ứng
B
íc 4: Chän Next
* Titles: Chart titles: Nhập Titlé biểu đồ * Category (X) axit: Tiêu đề cho trục X * Value (Y) axit: Tiêu đề cho trục Y
* Data Labels \ Show value: Các giá trị cña tõng cét B
ớc 5: Chọn Finish để hoàn thành 3 Hiệu chỉnh biểu đồ
Mỗi đối tợng biểu đồ hoàn tồn độc lập, ta thay đổi kích thớc thuộc tính
Chó ý:
Khi in, biểu đồ tự động chiếm trang hình, bảng sở liệu không in Khi liệu bảng sở liệu thay đổi biểu đồ tự thay đổi
Ch¬ng XV In b¶ng tÝnh 1 Xem tríc in
File \ Print Preview Các lựa chọn:
* Nháy chuột vị trí cần phóng to thu nhỏ - Zoom: Chän tû lÖ phãng to thu nhá
- Setup: Thiết lập khổ giấy tiêu đề
+ Page: ThiÕt lËp khỉ giÊy, híng giÊy, chÊt lỵng in (Prins quality) + Margins: Đặt lề
+ Header and footer: Tiêu đề tiêu đề dới Custom header: Tiêu đề
Custom footer: Tiêu đề dới
- Margins: Hiểu chỉnh lề cho phù hợp với liệu 2 In
a, In th«ng thêng
(27)(Thao tác: Nháy đúp chuột vào biểu tợng in) b, In theo lựa chọn
B
íc 1: File \ Prins C¸c lùa chän:
- Name: Chọn tên máy in (Chọn máy in thích hỵp) - Prins range:
All: In tất trang sheet hành Page(s): In từ trang (From) đến trang (To) - Prins what:
Selection: Chỉ in vùng đợc chọn
Entire wordbook: In toµn bé liểu tệp bảng tính Active sheet(s): Chỉ in liệu sheet hành - Copies: Số lợng b¶n copy
3 In theo vïng B
íc 1: Chän vïng cÇn in B
íc 2: File \ Prin area \ Set prin area
Để huỷ bỏ chế độ in B ớc thay chọn Set prin area chọn Clear prin area
4 Bảo vệ liệu
* B¶o vƯ ë møc cho xem: B
íc 1: Chon sheet cần bảo vệ liệu B
íc 2: Tools \ Protection \ Protect sheet B
ớc 3: Nhập mật vào hộp Password chọn Ok sau khẳng định lại Password chọ Ok
* Bảo vệ mở (Bảo vệ chế độ thờng khơng nên làm) B
íc 1: File \ Save as \ Options B
íc 2: C¸c lùa chän
Password to open: Đặt chế độ mở Password to modify: Bảo vệ mức sửa B
íc 3: NhËp vµo Password to open B
(28)Môc lôc
Ch¬ng I
Giíi thiƯu chung vỊ Microsoft excel
1 PhÇn mỊm MICROSOFT office 1
2.Vai trß cđa MICROSOFT excel 1
3 Khởi động khỏi excel 1
4 Giíi thiƯu c¸c giao diƯn chÝnh Excel 1
5 ThiÕt lËp c¸c thông số cho Excel 3
6 Ngm định số chuẩn kiểu Việt Nam 3
Ch¬ng II
thao tác ban đầu số kiĨu d÷ liƯu excel
1 Di chun trỏ 4
2 Cách nhập liệu 4
3 Các kiểu liệu 4
Chơng III
Các thao tác với tệp bảng tính
1 Khái niệm tệp bảng tính 5
2 CÊu tróc cđa tƯp b¶ng tÝnh 5
3 Më tệp 5
4 Đặt tên cho tệp 5
5 Đóng tệp lu thông tin 6
6 Mở tệp tồntại 6
- File \ Open \ C¸c lùa chän 6
- Chọn th mục chứa tệp cần mở hộp Look in, thấy tên th mục nằm trong hộp Look in Bớc đợc hồn thành 6
7 Më tƯp theo chØ sè 6
Ch¬ng IV
Các thao tác
1 Thao t¸c chän 6
* Chän cét 6
2 Một số thao tác vùng liệu 7
3 Chèn thêm cột, dòng, ô, Sheet 8
4 Xoá cột, dòng, ô, Sheet 8
5 Thay dổi độ rộng cột 9
6 Đánh số thứ tự tự động 9
7 Khái niệm v a ch 9
8 Đặt tên cho vùng liệu, Sheet 10
Chơng V 11
nh dng d liu 11
1 Định dạng liệu kiểu số 11
2 Định dạng liệu kiểu văn 12
3 Trình bày liệu 13
4 Tạo đờng viền cho vùng liệu 13
5 Tạo cho chữ 14
Chơng VI 14
Một số phép toán hàm 14
1 Mét sè phÐp to¸n (To¸n tư) 14
2 Một số hàm thông dụng 15
Chơng VII 17
Hàm IF( ) 17
1 Cú pháp 17
2 Công dụng hàm IF 17
Chơng VIII 18
Các hàm xâu ký tự 18
(29)2 Hµm Right( ) 18
3.Hµm Mid( ) 18
4 Hµm Len( ) 18
5 Hµm Lower( ) 19
6 Hµm Upper( ) 19
7 Hµm Proper( ) 19
8 Hµm Replace( ) 19
9 Hµm Rept( ) 19
10 Hµm search( ) 19
11 Hµm Trim( ) 20
Chơng IX 20
Các hàm xử lý thời gian 20
1 Định dạng chuẩn thời gian kiểu Việt Nam 20
2 Các hàm vÒ thêi gian 20
3 Mét sè phÐp tÝnh với liệu kiểu ngày 21
Chơng X 22
Các hàm số học 22
1 Hàm ABS( ) 22
2 Hµm SQRT( ) 22
3 Hµm Pi( ) 22
4 Hµm Mod( ) 22
5 Hàm làm tròn ROUND( ) 22
6 Hµm EVEN( ) 22
7 Hµm ODD( ) 23
8 Hµm FLOOR( ) 23
9 Hµm CEILING( ) 23
10 Hµm INT( ) 23
11 Hµm TRUNC( ) 23
12 Hµm FACT( ) 23
13 Hàm COMBIN( ) 23
Chơng IX 24
Các hàm thống kê đơn giản 24
1 Hµm COUNT( ) 24
2 Hµm COUNTA( ) 24
3 Hµm COUNTIF( ) 24
4 Hµm RANK( ) 24
5.Hàm SUMIF( ) 24
Chơng XII 25
Các hàm tìm kiếm tham chiếu 25
I Liên kết liệu excel 25
1 Liên kết liệu tệp 25
2 Liên kết liệu tệp khác nhau 25
II Hµm tham chiÕu VLOOKUP( ) 25
III Hàm HLookup( ) 25
Chơng XIII 26
Các hàm tài 26
1 Hàm PV( ) 26
2 Hµm NPV( ) 26
3.Hµm FV ( ) 26
4.Hµm PMT ( ) 26
5.Hàm NPER( ) 26
Chơng XIV 27
Cơ sở liệu (DATABASE) 27
1 Khái niệm sở liệu 27
2 Sắp xÕp d÷ liƯu 27
(30)4 Sử dụng Auto Filter cho điều kiện lọc đơn giản 28
5 Các vùng tiêu chuẩn 29
6 Các hàm vùng sở liệu 29
7 Các hàm sở liệu 30
8 Tính tổng theo nhóm liệu 31
9 Sử dụng hàm Concatnate( ) 31
Chơng XIV 32
Biểu đồ excel 32
1 ThiÕt kÕ sở liệu 32
2 V biu 32
3 Hiệu chỉnh biểu đồ 32
Ch¬ng XV 33
In b¶ng tÝnh 33
1 Xem tríc in 33
2 In 33
3 In theo vïng 34