CHUYÊN ĐỀ: SỬ DỤNG PHẦN MỀM POWEROINT 2010

Phụ lục CHUYÊN ĐỀ: SỬ DỤNG PHẦN MỀM POWEROINT 2010 I GIỚI THIỆU VỀ POWPOINT 2010 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đơi chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows đường dẫn truy cập đến chương trình giống Các bước khởi động sau: Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start Chọn All Programs Chọn Microsoft Office Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010 Hình Giao diện chương trình PowerPoint 2007 Các điểm mới PowerPoint 2010 PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon có nút lệnh đồ họa dễ nhận biết được chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước Mỗi tab giống công cụ với nút lệnh danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng Tab chọn Quick Access Toolbar Phụ lục Hình Ribbon tổ chức lại Thốt PowerPoint Thốt chương trình PowerPoint đơn giản, bạn làm theo cách sau :    Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải cửa sổ PowerPoint, Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Khi có sự thay đổi nội dung thuyết trình mà bạn chưa lưu lại PowerPoint hiện hộp thoại nhắc nhở bạn    Chọn Save: lưu lại thay đổi trước thoát PowerPoint Chọn Don’t Save: PowerPoint mà khơng lưu lại thay đổi Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint Hình Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thông tin thuyết trình Ngăn File Thanh trạng thái Khu vực Tìm hiểu thành phần cửa sổ chương trình MicrosoftMaximize/Restore PowerPoint soạn thảo Quick Access toolbar Title bar gọi slide 2010 Minimize Close Giao diện PowerPoint 2010 không có nhiều thay đổi so với phiên 2007 Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau: Ngăn Outline Ngăn Slides Phụ lục Hình Các thành phần cửa sổ PowerPoint  Thanh tiêu đề (Title bar): Thể hiện tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hiện hành Nếu cửa sổ chưa tồn hình ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ  Ribbon: Chức Ribbon sự kết hợp thực đơn cơng cụ, được trình bày ngăn (tab) chứa nút danh sách lệnh  Quick Access Toolbar: Chứa lệnh tắt lệnh thông dụng Bạn có thể thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng  Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng  Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sổ lại, cửa sổ chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sổ thành tồn hình  Nút Close: Đóng ứng dụng lại Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại thay đổi trình diễn  Khu vực soạn thảo trình diễn:Hiển thị slide hiện hành  Ngăn Slides: Hiển thị danh sách slide có thuyết trình  Ngăn Outline: Hiển thị dàn thuyết trình  Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thơng tin về trình diễn cung cấp nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo Ribbon Phụ lục Ribbon được tổ chức thành nhiều ngăn theo chức trình xây dựng thuyết trình Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu dễ sử dụng chức chương trình Ngăn lệnh theo ngữ cảnh Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Mở hộp thoại Nhóm lệnh Hình Ngăn Home Ribbon  File:Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập lệnh mở (open), lưu (save), in (print), tạo (new) chia thuyết trình  Home: Chứa nút lệnh thường xuyên sử sụng trình soạn thảo thuyết trình về lệnh chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình lệnh về tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực hiện lệnh chèn, thêm đối tượng mà PowerPoint hỡ trợ bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… Hình  Design:Thực hiện lệnh về định dạng kích cỡ chiều hướng slide, handout, áp dụng mẫu định dạng kiểu hình nền cho slide Hình  Ngăn Design Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành ngăn Ribbon giúp có thể áp dụng thiết lập thông số cho hiệu ứng chuyển slide nhanh chóng thuận lợi Ngoài ra, có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide chế độ soạn thảo Hình  Ngăn Insert Ngăn Transitions Animations: Danh mục hiệu ứng áp dụng cho đối tượng slide, chép hiệu ứng đối tượng, thiết lập thời gian sự kiện cho hiệu ứng Phụ lục Hình  Ngăn Animations Slide Show: Chuẩn bị thiết lập cho thuyết trình trước trình diễn, tùy biến về mặt nội dung thuyết trình tình báo cáo, broadcast thuyết trình cho khán giả theo dõi từ xa thiết lập thông số cho hình hiển thị trình diễn Hình 10 Ngăn Slide Show  Review: Ghi cho slide thuyết trình, so sánh trộn nội dung thuyết trình cơng cụ kiểm tra lỡi tả Hình 11 Ngăn Review  View: Chuyển đổi qua lại chế độ hiển thị, cho hiển thị ẩn thước, đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng sọan thảo, chuyển đổi chế độ màu hiển thị, xếp cửa sổ,…  Developer: Ngăn mặc định được ẩn nó hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết về VBA Để mở ngăn nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer Hình 12 Ngăn View Hình 13 Ngăn Developer  Add-Ins: Ngăn xuất hiện cài đặt thêm tiện ích cho PowerPoint Phụ lục Hình 14 Ngăn Add-Ins Thay đổi kiểu hiển thị cửa sổ chương trình PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị đó nhóm Presentation Views dùng trình sọan thảo nhóm Master Views dùng trình thiết kế slide, bố cục in trang slide thích Mỡi kiểu hiển thị có cơng dụng riêng q trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa trình chiếu thuyết trình Normal Slide Show Slide Sorter Reading View Hình 15 Các kiểu hiển thị cửa sổ làm việc Nhóm Presentation Views có kiểu hiển thị sau:  Normal: Chế độ dùng nhiều trình biên soạn thuyết trình  Slide Sorter: Chế độ giúp xem tổng thể trình diễn, bố cục, trình tự slide thuyết trình  Notes Page: Chế độ giúp ta thêm ghi vào slide (các ghi không hiển thị trình chiếu)  Reading View: Xem trước thuyết trình giao diện soạn thảo Muốn chuyển qua lại chế độ hiển thị bạn vào ngăn View trênRibbon, sau đó chọn kiểu hiển thị mong muốn chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc bên phải trạng thái Dưới hình minh họa kiểu hiển thị: Phụ lục Normal Slide Sorter Reading View Slide Show Hình 16 Các kiểu hiển thi Nhóm Master Views  Slide Master: Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho slide  Handout Master: Thiết lập thông số cho trang in handout chiều handout, chiều slide bố trí handout, số slide trang in, xếp vị trí header, footer, hộp hiển thị ngày tháng số trang handout,…  Notes Master: Thiết lập thông số cho trang in kèm thông tin ghi slide tương tự handout Phụ lục Hình 17 Slide Master Handout Master Slide Show: Ngồi hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint cịn kiểu hiển thị được sử dụng trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sếp thuyết trình Phím tắt: Nhấn phím F5 để chủn sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tở hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hành Tùy biến lệnh truy cập nhanh Bạn có thể thêm nhanh nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) QAT Sau đó, bạn chọn bỏ chọn nút lệnh cho hiện ẩn QAT Hình 18 Thêm hoặc bớt nhanh nút lệnh QAT Phụ lục Bạn có thể thêm nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau: Chọn nút Office | Options | Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái Chọn nhóm lệnh từ hộp Choose commands from … Sau đó, bạn chọn nút lệnh từ hộp bên nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải Nếu bạn muốn bỏ nút lệnh đó khỏi QAT chọn nó từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải nhấn nút Remove Để trả QAT về trạng thái mặc định nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon QAT xuất hiện bên Ribbon Để hồn tất việc tùy biến QAT nhấn nút OK Hình 19 Tùy biến QAT Phóng to/ thu nho cửa sổ làm việc Bạn có thể phóng to thu nhỏ vùng soạn thảo cửa sổ PowerPoint 2010 bằng cách sử dụng Zoom trạng thái dùng hộp thoại Zoom Bạn có thể phóng to thu nhỏ vùng làm việc khoảng từ 10% đến 400% Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt Phụ lục Điều chỉnh vùng làm việc vừa vặn theo cửa sổ hiện hành Mở hộp Zoom Tỷ lệ hiện hành Thu nhỏ Phóng to Hình 20 Hộp thọai Zoom Zoom trạng thái Để gọi hộp thoại Zoom bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom Cách nhanh bạn nhấp chuột vào nút số phần trăm trạng thái nhấn tổ hợp phím Thanh thước ngang dọc Các thước ngang dọc giúp việc bố trí thành phần slide xác Bạn vào chọn ngăn View Ribbon, sau đó chọn Rulers nhóm Show Thanh thước ngang Thanh thước dọc Hình 21 Thanh thước dọc ngang Thanh thước ngang dọc có kiểu hiển thị Normal Notes Page đơn vị tính thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings Control Panel Windows Phụ lục Hình 78 Nhập tựa đề slide thực lệnh chèn Clip Art Một ngăn Clip Art xuất hiện bên phải sổ Normal View Tại ô Search for bạn nhập vào từ khóa golf nhấn nút Go để tìm hình thư viện Clip Art Hình 79 Tìm hình Clip Art chèn vào Slide Kích chuột vào hình khung Clip Art để chèn vào slide Sắp xếp hình chỉnh độ lớn nhỏ hình cần Phụ lục Hình 80 Kết quả chèn hình từ Clip Art điều chỉnh kích thước hình Nhấp chuột vào nút Close góc bên phải hộp Clip Art để đóng hộp Clip Art Hình 81 Đóng hộp Clip Art Chụp hình hình đưa vào slide PowerPoint2010 bổ sung chức chụp hình hình ứng dụng khác mở để chèn vào slide Các bước thực hành sau: Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Title and Content, nhập tựa đề cho slide “Chụp hình hình đưa vào slide” Hình 82 Nhập tựa đề cho slide mới Phụ lục Để chụp hình cửa sổ ứng dụng chèn vào slide, bạn vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot Hình 83 Danh sách cửa sổ ứng dụng khác mở Nếu bạn muốn chụp phần cửa sổ ứng dụng đó, ví dụ chụp phần cửa sổ ứng dụng Excel 2010 làm sau:  Bạn hãy mở ứng dụng Excel mở tập tin cần chụp hình nội dung để đưa vào PowerPoint  Trở về slide “Chụp hình hình đưa vào slide” vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot, chọn Screen Clipping  Dùng chuột quét chọn vùng hình Excel cần chụp rời nhả chuột, kết hình sau Hình 84 Quét chọn vùng cần chụp Phụ lục Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide Đôi khi, cần thêm hộp văn để nhập thêm thông tin vẽ thêm biểu tượng vào slide Chúng ta tiếp tục làm việc slide phần trước thêm vào slide Shape, WordArt Textbox để minh họa thêm nội dung trình bày slide Các bước thực hành sau: Trở lại slide “Chụp hình hình đưa vào slide” Di chuyển hình vừa chụp sang góc vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn kiểu mũi tên Right Arrow Dùng chuột vẽ hình mũi tên hướng sang phải slide hình sau Hình 85 Thêm Shape vào slide Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút Textbox vẽ hộp văn slide Sau đó, bạn nhập vào “Đây vùng hình Excel vừa chụp bằng công cụ Screenshot PowerPoint” Hình 86 Thêm Textbox vào slide Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt, chọn màu sắc cho WordArt Phụ lục Hình 87 Chọn màu cho WordArt Nhập chuỗi “Screenshot” hộp Your text here Hình 88 Chèn WordArt Chèn SmartArt vào slide Có nhiều kiểu Smart Art dựng sẵn PowerPoint 2010 Các kiểu được phân loại vào nhóm thuận tiện cho người dùng tìm kiếm sử dụng Hình 89 Các kiểu Smart Art dựng sẵn Phụ lục Bài này, thực hành chèn Smart Art thuộc nhóm Picture được bổ sung vào PowerPoint 2010 Các bước thực hành sau: Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Title and Content Hình 90 Chèn slide mới kiểu Title and Content Nhập tựa đề cho slide “Chèn Smart Art vào slide” Nhấp chuột vào biểu tượng Smart Art vùng placeholder bên slide Hoặc vào ngăn Insert, nhóm Images chọn Smart Art Hình 91 Nhập tựa đề cho slide thực lệnh chèn Smart Art Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện Bạn chọn nhóm kiểu Picture, chọn kiểu Circular Picture Callout nhấp nút Ok để chèn vào slide Phụ lục Hình 92 Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic Một sơ đồ được chèn vào slide hình dưới, lần lượt gán hình vào vị trí tạo sẵn sơ đờ Các vị trí tạo sẵn gọi Shape Ví dụ, slide giới thiệu sản phẩm HD Zune Microsoft với hình ảnh sản phẩm để vòng tròn lớn tính sản phẩm đặt vịng tròn nhỏ bên cạnh Hình 93 Nhập nội dung cho hộp văn bản Chọn biểu tượng Insert Picture from File Shape lớn để chèn hình sản phẩm HD Zune vào Hình 94 Chọn biểu tượng Insert Picture from File Phụ lục Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục chứa hình Sau đó, bạn chọn hình HDZune.jpg nhấn nút Insert Hình 95 Chọn hình từ cửa sổ Insert Picture Hình 96 Hình HD Zune sau chèn vào slide Chọn lên hình HD Zune, hộp Type your text here xuất hiện bên trái Bạn nhập bên cạnh hình HD Zune “HD Zune” Hình 97 Nhập thêm văn bản cho hình Phụ lục Quét chọn chuỗi HD Zune hộp Type your text here Vào ngăn Home, nhóm Font, chọn Font Color chọn màu xanh (Green) Hình 98 Đổi màu font chữ 10 Lần lượt chọn Insert Picture from File Shape nhỏ bên phải chèn hình Zune01.jpg, Zune02.jpg, Zune03.jpg vào Kết hình sau: Hình 99 Chèn hình minh họa tính sản phẩm HD Zune 11 Cịn ba tính quan trọng sản phẩm HD Zune cần được giới thiệu Do vậy, chèn thêm ba Shape nhỏ cho Smart Art Có nhiều cách thực hiện:  Cách 1: Tại hộp Type your text here, di chuyển xuống dịng cuối nhấn phím Enter  Cách 2: Chọn Smart Art slide, sau đó vào SmartArt Tools | nhóm Create Graphic | chọn Add Shape | chọn Add Shape Affter để chèn thêm Shape phía Shape có Phụ lục Hình 100 Chèn thêm Shape hộp Type your text here Hình 101 Chèn thêm Shape SmartArt Tools 12 Thực hiện lệnh tương tự chèn thêm hai Shape cho Smart Art Sau đó, bạn chèn thêm hình Zune04.jpg, Zune05.jpg Zune06.jpg vào Shape vừa tạo thêm Kết hình sau: Hình 102 Slide giới thiệu sản phẩm HD Zune sử dụng Smart Art Phụ lục 10 Nhúng âm vào slide Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn nhiều định dạng nhạc khác vào slide, thông thường chèn định dạng.mp3 hay wma vào slide chúng cho chất lượng tốt có kích thước tập tin nhỏ Định dạng tập tin âm dùng cho PowerPoint 2010  PowerPoint mở rộng khả hỗ trợ nhiều đinh dạng âm so với trước Chúng ta có thể dùng công cụ để chuyển đổi đinh dạng âm lạ đinh dạng mà PowerPoint hỗ trợ Windows Media Encoder (http://www.microsoft.com/windows/windowsmedia/forpros/encoder/default.m sp)  Các đinh dạng âm PowerPoint hỗ trợ như:.aiff (Audio Interchange File Format), au (UNIX Audio), mid hay midi (Musical Instrument Digital Interface), mp3 (MPEG Audio Layer 3), wav (Wave Form), wma (Windows Media Audio)  Đôi phần mở rộng tập tin âm giống với danh sách không thể chèn vào PowerPoint được codec sử dụng tập tin không phù hợp Cách tốt nhất nên sử dụng codec Microsoft chuyển đổi đinh dạng âm thanhđể đảm bảo tính tương thích Trong phần này, thực hành chèn tập tin âm trích từ đoạn phim giới thiệu sản phẩm Zune HD Do vậy, chèn âm slide phần trước Các bước thực hành sau: Từ slide “Chèn Smart Art vào slide” phần Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio Chọn Audio from File , hộp thoại Insert Audio xuất hiện Hình 103 Chèn Audio slide Phụ lục Chọn tập tin âm lưu trữ máy nhấn nút Insert để chèn vào slide Một biểu tượng hình loa xuất hiện slide đại diện cho tập tin âm thanh, bạn có thể di chuyển nó vào góc slide Hình 104 Chọn tập tin âm chèn vào slide Ngoài ra, có thể chèn âm từ nguồn khác thư viện Clip Art Audio ghi âm với tính Record Audio Với tính Trim Audio, có thể cắt bỏ bớt đoạn âm không cần thiết chừa lại phần tập tin âm Bạn chọn vào biểu tượng hình loa slide vào ngăn Audio Tools, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Audio Hình 105 Chọn lệnh Trim Audio Thiết lập đoạn âm cần lấy Start Time End Time nhấn nút OKsau hoàn tất Phụ lục Hình 106 Thiết lập đoạn âm cần sử dụng 11 Nhúng đoạn phim vào slide PowerPoint 2010 tương thích với nhiều định dạng video phổ biến hiện Trong đó, nên sử dụng hai định dạng flv wma chúng cho chất lượng hình ảnh chấp nhận được, phát sinh lỡi chèn có kích thước tập tin nhỏ Định dạng tập tin video dùng cho PowerPoint 2010  Các đinh dạng âm PowerPoint hỗ trợ như: flv (Flash Video – lựa chọn video tốt nhất chèn vào PowerPoint 2010), asf (Advanced Streaming Format), avi (Audio Video Interleave), mpg hay mpeg (Moving Picture Experts Group), wmv (Windows Media Video)  Đôi phần mở rộng tập tin video giống với danh sách không thể chèn vào PowerPoint được codec sử dụng tập tin không phù hợp Cách tốt nhất nên sử dụng codec Microsoft chủn đởi đinh dạng video để đảm bảo tính tương thích Phần này, thực hành chèn hai đoạn phim nhỏ vào slide Một đoạn giới thiệu về Office 2010 đoạn giới thiệu về sản phẩm Zune HD Các bước thực hành sau: Vào ngăn Home, nhóm Slides chọn New Slide Chọn kiểu layout Two Content Nhập tựa đề cho slide “Chèn video vào slide” Phụ lục Hình 107 Chèn slide mới kiểu Two Content Nhấp chuột vào Insert Media Clip placeholder bên trái Hộp thoại Insert Video xuất hiện Hình 108 Hộp thoại Insert Video Tìm đến thư mục chứa video, chọn video nhấn nút Insert để chèn vào slide nhấn nút xổ xuống nút Insert chọn Link to file để liên kết với video mà không nhúng vào thuyết trình Ví dụ, bạn chọn đoạn video tên Office 2010 – The Movie.wmv nhấn lệnh Insert để nhúng vào slide: Phụ lục Hình 109 Chèn đoạn video vào slide Tương tự, chèn đoạn video lại vào slide với định dạng flv Nhấp chuột vào Insert Media Clip placeholder bên phải Hộp thoại Insert Video xuất hiện Hình 110 Chọn kiểu tập tin video Tại hộp Files of type, bạnchọn All Files (*.*) để định dạng tập tin video khác hiển thị Bạn chọn tên tập tin Welcome to Zune HD.flv nhấn nút Insert để chèn vào slide Hình 111 Chèn FLV vào slide Lưu ý chèn video: Khi chèn video vào slide, đinh dạng mà PowerPoint hỗ trợ codec đúng thì trình chèn diễn rất nhanh Nếu bi treo máy hay trình chèn diễn lâu, bạn nên dùng chương trình chuyển mã video chuyên dụng để chuyển video đinh dạng PowerPoint hỗ trợ III THỰC HÀNH TẠO BÀI TRÌNH CHIẾU Các bước tạo chình chiếu : Khởi động powerpoint Chọn mãu chình chiếu Bố chí nội dung cho trang chiếu, nhập nội dung Chỉnh sửa, định dạng nội dung Đặt hiệu ứng cho trang chiếu, đối tượng trang chiếu Trình chiếu