Công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của công ty. - Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc. - Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân c[r]

(1)

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ BÍCH Mã số sinh viên : 1607QTVA058

Khóa : 2016-2018

Lớp : ĐHLTQTVP16A

(2)

LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” tơi xin gửi lịng

biết ơn sâu sắc đến Cô giáo hướng dẫn ThS Đinh Thị Hải Yến - Giảng viên khoa Quản trị Văn phòng - người hết lịng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình tạo điều kiện tốt cho tơi hồn thành khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn đến tồn thể q thầy, Khoa Quản trị Văn phịng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu hồn thành khóa luận

Tơi xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo anh chị cán nhân viên Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình tạo điều kiện giúp đỡ cho khảo sát thực tế công ty nhiệt tình bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ để từ tơi có sở để hồn thành đề tài khóa luận

Trong q trình thực hiện, cố gắng để hoàn thành khóa luận, nhiên thời gian nghiên cứu có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi thiết xót hạn chế Rất mong nhận tham gia góp ý kiến thầy cơ, ban giám đốc cơng ty bạn để khóa luận hoàn chỉnh

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên thực

(3)

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH

Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn cô giáo ThS Đinh Thị Hải Yến Các số liệu sử dụng phân tích khóa luận có nguồn gốc rõ ràng Các kết chưa công bố nghiên cứu khác

Ngồi ra, khóa luận cịn sử dụng số quan điểm nhận xét, đánh giá tác giả, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc rõ ràng

Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm thơng tin sử dụng khóa luận

Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Người cam đoan

(4)

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Tên chữ viết tắt

1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

2 Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

3 CBCNV Cán cơng nhân viên

4 TGĐ Tổng Giám đốc

5 BHXH Bảo hiểm xã hội

(5)

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý chọn đề tài

2 Lịch sử nghiên cứu

3 Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài

4 Muc tiêu nhiệm vụ nghiên cứu

5 Giả thuyết nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Ý nghĩa khóa luận

8 Kết cấu khóa luận

Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

1.1 Khái niệm

1.1.1 Văn phòng

1.1.2 Quản trị văn phòng

1.2 Vai trò văn phòng quản trị văn phòng 10

1.2.1 Vai trò văn phòng 10

1.2.2 Vai trò trị văn phòng 10

1.3 Chức quản trị văn phòng 11

1.3.1 Chức hoạch định 11

1.3.2 Chức tổ chức 12

1.3.3 Chức quản trị 13

1.3.4 Chức kiểm tra 14

1.4 Nội dung cơng tác quản quản trị văn phịng 14

1.4.1 Công tác tổ chức xây dựng máy 14

1.4.2 Công tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 15

(6)

1.4.4 Công tác đảm bảo thông tin 16

1.4.5 Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ 16

1.4.6 Công tác tổ chức hội họp 18

1.4.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 18

1.4.8 Công tác hậu cần 19

1.4.9 Tổ chức phòng làm việc khoa học 20

1.4.10 Công tác lễ tân 21

1.4.11 Công tác thi đua khen thưởng 21

Tiểu kết chương 22

Chương 23

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 23

2.1 Khái quát Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình 23

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy công ty 25

2.1.4 Văn hóa - tầm nhìn – sứ mệnh - giá trị cốt lõi định hướng phát triển công ty 25

2.2 Thực trạng cơng tác quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình 27

2.2.1 Công tác tổ chức xây dựng máy văn phịng 27

2.2.2 Cơng tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 34

2.2.3 Công tác xây dựng nội quy, quy chế hoạt động 37

2.2.4 Công tác đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý 39

2.2.5 Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ 41

2.2.5.1 Công tác Văn thư 41

2.2.5.2 Công tác Lưu trữ 48

2.2.6 Công tác tổ chức hội họp, hội nghị 50

2.2.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 55

2.2.8 Công tác hậu cần 57

(7)

2.2.10 Công tác lễ tân 60

2.2.11 Công tác thi đua khen thưởng 61

2.3 Nhận xét, đánh giá 63

2.3.1 Ưu điểm 63

2.3.2 Hạn chế 65

2.3.3 Nguyên nhân 67

Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 71

3.1 Nâng cao nhận thức, trách nhiệm lãnh đạo cơng tác văn phịng 71

3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73

3.2.1 Tuyển dụng nguồn nhân lực 73

3.2.2 Đào tạo nguồn nhân lực 75

3.2.3 Tổ chức hướng dẫn thực thống chuyên môn nghiệp vụ 77

3.3 Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh tăng cường phát huy phối kết hợp đội ngũ cán nhân viên văn phòng 79

3.4 Tăng cường đầu tư trang bị sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, tra, kiểm tra công tác quản trị văn phòng 79

3.4.1 Đầu tư trang bị sở vật chất 79

3.4.2 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 80

3.4.3 Tăng cường công tác tra, kiểm tra 81

3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 vào hoạt động văn phòng 82

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

(8)

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài

Trong bối cảnh giới có nhiều thay đổi với xu hướng hội nhập quốc tế ngày sâu rộng, Việt Nam tiếp tục công đổi toàn diện đất nước Nền kinh tế phát triển mạnh, có nhiều chuyển biến tích cực với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ đường hội nhập quốc tế Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc quan, doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận văn phịng ln góp phần giúp quan, tổ chức thực cơng tác văn phịng ln coi mặt tồn quan, doanh nghiệp, nhân tố định đến thành công doanh nghiệp Cuộc cách mạng khoa học cơng nghệ đại hóa với xu hướng quốc tế hóa đời sống kinh tế giới đặt cho công tác quản trị văn phòng yêu cầu

Xã hội ngày phát triển địi hỏi cơng tác văn phòng phải thay đổi cách thức làm việc để đáp ứng đòi hỏi ngày cao xã hội đại Hiện nay, văn phịng coi “cửa ngõ” quan, tổ chức, sợi dây gắn kết ngồi doanh nghiệp văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn đi, văn đến Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị, phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Trong năm gần đây, khơng phủ nhận vai trị quản trị hầu hết hoạt động đời sống kinh tế xã hội Đối với quan tổ chức, doanh nghiệp hay cao quốc gia, cộng đồng, vai trò quản trị trở nên quan trọng hết Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị

(9)

khẳng định thương hiệu có chỗ đứng thị trường Hà Nội tỉnh thành nước, giữ niềm tin khách hàng Mục tiêu Cơng ty đưa dược phẩm Tâm Bình trở thành doanh nghiệp có uy tín, thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thuốc đông dược có chất lượng sản phẩm tốt, giá hợp lý

Để thực mục tiêu giải pháp khơng thể thiếu nâng cao hiệu công tác quản trị văn phịng Trong q trình nghiên cứu tơi nhận thấy cơng tác quản trị văn phịng cơng ty bên cạnh kết đạt mặt hạn chế cần phải khắc phục Với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn đưa số giải pháp để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phịng cơng ty tốt Chính tơi chọn đề tài: “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” để làm đề tài nghiên cứu

2 Lịch sử nghiên cứu

Nghiên cứu quản trị văn phịng có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình, tạp chí Giáo sư, Tiến sĩ, Tác giả tiếng nước thảo luận vấn đề Tiêu biểu cơng trình nghiên cứu khoa học quản trị tác giả sau:

Giáo trình Quản trị học Nguyễn Hải Sải, Nhà xuất Thống Kê năm 2005 giúp tơi có sở lý luận nghiên cứu cơng tác quản trị học

Giáo trình Quản trị văn phòng Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật năm 2005 giúp tơi có sở lý luận để nghiên cơng tác văn phịng

Giáo trình Quản trị văn phịng Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB, Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012 giúp tơi có sở lý luận để nghiên cứu cơng tác văn phịng quản trị văn phòng

(10)

Giáo trình Quản trị hành văn phịng Vương Thị Kim Thanh, Nhà xuất Thống kê năm 2009 giúp tơi có sở lý luận đề nghiên cứu vấn đền bản, nguyên lý quản trị hành văn phịng quản trị chức văn phòng

Bên cạnh hệ thống lý luận cơng tác quản trị văn phịng cịn phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng công tác quản trị văn phịng Cụ thể như: Khóa luận tốt nghiệp tác giả Vũ Thị Thùy Dương “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ” giúp tơi tham khảo số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Phạm Thị Huyền “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành” giúp tơi tham khảo thực trạng cơng tác văn phịng đưa số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng;

Tuy nhiên đề tài nghiên cứu khái qt cơng tác quản trị văn phịng mà chưa sâu vào nghiên cứu công tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Vì đề tài không bị trùng lặp đối tượng phạm vi nghiên cứu

Những tài liệu với nội dung cơng tác văn phịng quản trị văn phịng giúp tơi có sở nghiên cứu lý thuyết tiến hành sâu phân tích thực trạng, sở lý thuyết ứng dụng, phân tích, đối chiếu vào thực trạng công ty đưa tồn giải pháp khắc phục tồn Là tài liệu quý báu có giá trị tham khảo để tơi thực tốt khóa luận “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình”

3 Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

Về địa bàn thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình từ năm 2016 đến

(11)

pháp công tác tổ chức, cách thức quản lí Lãnh đạo cơng tác quản trị văn phịng

4 Muc tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Muc tiêu nghiên cứu

Trên sở nghiên cứu lý luận thực trạng cơng tác quản trị văn phịng hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng hoạt động văn phòng công doanh nghiệp

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

Tìm hiểu lý luận chung văn phòng, quản trị văn phòng

Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

Nhận xét, đánh giá thực tế công ty

Đưa đề xuất, kiến nghị nhằm cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng

5 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đề tài nghiên cứu áp dụng công quản trị văn phịng doanh nghiệp nói chung Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình thực tốt

Từ ưu nhược điểm công tác tác quản trị văn phòng giúp cho lãnh đạo cán nhân viên cơng ty nhìn nhận lại cách khác quan để có hướng giải pháp hiệu giúp cơng ty có bước xây dựng cơng tác quản trị văn phòng năm 2018 năm

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong q trình thực đề tài “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” tơi sử dụng

phương pháp nghiên cứu sau:

(12)

Phương pháp quan sát: Quan sát cách tổ chức, điều hành lãnh đạo cách thực cơng tác quản trị văn phịng

Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu cơng tác quản trị văn phịng

Phương pháp so sánh: So sánh việc thực công tác quản trị văn phịng cơng ty

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích tư liệu công ty để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan tổ chức công tác quản trị văn phịng cơng ty Từ đó, đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, mạng Internet 7 Ý nghĩa khóa luận

Đối với công ty: Việc nghiên cứu công tác quản trị văn phịng giúp cơng ty nhận thấy mặt đạt mặt hạn chế cần khắc phục cách khách quan Đồng thời, giải pháp khuyến nghị mà đưa giúp công ty khắc phục phần hạn chế công tác quản trị văn phòng thực tốt tương lai

Đối với cá nhân: Kết nghiên cứu góp phần cho thân vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, đồng thời lấy thực tiễn để củng cố lý luận Qua nghiên cứu đề tài góp phần quan trọng q trình thực nhiệm vụ thân, giúp thân nhận thức sâu sắc thực trạng công tác quản trị văn phịng cơng ty; từ nâng cao hiệu công việc tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo công ty giải pháp để nâng cao cơng tác quản trị văn phịng Mặt khác, khóa luận thơng qua giúp thân hồn thành chương trình khóa học

8 Kết cấu khóa luận

(13)

mục tài liê ̣u tham khảo, danh mục từ viết tắt và phần phu ̣ lu ̣c bài khóa luận gờm chương:

Chương Cơ sở lý luâ ̣n công tác quản trị văn phòng

Chương Thực tra ̣ng cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

(14)

Chương

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

1.1 Khái niệm

1.1.1 Văn phòng

Trong bối cảnh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN Việt Nam, có nhiều tổ chức hoạt động quan quyền lực nhà nước; quan hành nhà nước; quan tư pháp; tổ chức trị - xã hội; đơn vị nghiệp; quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; tổ chức phi phủ; doanh nghiệp… Trong cấu quan, tổ chức “văn phịng” phận khơng thể thiếu, chí doanh nghiệp văn phịng (trụ sở chính) pháp luật quy định phận bắt buộc tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản điều 35 Luật Doanh nghiệp) Tuy nhiên, hiểu “văn phịng” có nhiều cách hiểu khác cách nhìn khác tác giả Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình lưu hành hầu hết cố gắng đưa cách hiểu vấn đề thực tế chưa có quan điểm thống tuyệt đối

Theo Từ điển Tiếng việt năm 1992: Văn phịng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị Quan niệm đồng văn phòng với phận văn thư quan, đơn vị

Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị Là địa điểm mà hàng ngày cán công chức đến để thực thi cơng việc

Văn phòng phòng làm việc cán lãnh đạo (có tầm cỡ) ví dụ: Văn phịng Giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước…

Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị

(15)

Đầu vào văn phòng thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin từ bên ngồi nội giúp lãnh đạo quan có định đắn Đầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết

Mặt khác, hoạt động quan, đơn vị cần có phương tiện kỹ thuật cần thiết “Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: Tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu sử dụng yếu tố này”1

Theo giáo trình Quản trị Văn phịng Viện Đào tạo – nghiên cứu tổ chức hành tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên “Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức đó”2

Theo giáo trình Quản trị Hành văn phòng Trường Đại học Sài Gòn: “Văn phòng phận tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ công tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp”3

Từ định nghĩa này, rút định nghĩa đầy đủ văn phòng: “Văn phòng máy điều hành, tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị”4

Trong thực tế Văn phịng có tên gọi sau:

1Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm

2012, trang 7,8

2 Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Tri, NX; Khoa học kỹ thuật năm 2005, trang 12 3 Quản trị Hành văn phịng , Trường Đại học Sài Gòn năm 2014, trang

(16)

Đối với quan hành nhà nước Bộ, quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân cấp, Hội đồng nhân dân cấp, Tập đồn, Tổng Cơng ty có quy mơ lớn văn phịng thường có tên văn phịng gắn liền với tên quan “Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân, Văn phịng tập đồn, Văn phịng Tổng Công ty”

Đối với số tổ chức, đơn vị có quy mơ vừa nhỏ Văn phịng có tên “Phịng Hành chính-Tổ chức, Phịng Hành – Tổng hợp, Phịng Hành - Nhân sự…”, tổ chức ghép nhiệm vụ phận văn phòng

1.1.2 Quản trị văn phòng

Có nhiều cách hiểu khác quản trị Koontz O’Donnell cho rằng: “Quản trị thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu định” Hay theo Stoner Robbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị đó” Theo H.L Sisk: “Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề ra” Và nhiều quan niệm khác quản trị xuất phát từ quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác

Theo giáo trình Quản trị Hành văn phòng Trường Đại học Sài Gòn năm 2014: “Quản trị tác động liên tục có tổ chức, có định hướng chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức đề điều kiện biến động môi trường thay đổi nguồn lực”5

Theo giáo trình Quản trị văn phịng Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất khoa học kỹ thuật năm 2005: “Quản trị văn phòng trình tác động có tổ chức, có đính hướng chủ thể đến đối tượng văn phòng nhằm đạt mục tiêu định”6

5Quản trị Hành văn phịng , Trường Đại học Sài Gòn năm 2014, trang 17

(17)

Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị trình làm việc với người thông qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động”7

Như hiểu “Quản trị văn phịng việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng nhằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu quả”8

1.2 Vai trò văn phòng quản trị văn phòng

1.2.1 Vai trò văn phịng

Văn phịng phận khơng thể thiếu tất quan nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng cửa ngõ quan tổ chức, trung tâm thực trình quản lý, điều hành quan tổ chức Bởi định, thị thủ trưởng phải thơng qua văn phịng để chuyển giao đến phòng ban, đơn vị khác Văn phịng phải theo dõi đơn đốc, nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan

“Văn phòng trung tâm thực trình quản lý điều hành đơn vị Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, quan hệ đối ngoại Là máy làm việc nhà lãnh đạo

Là trung tâm khâu nối hoạt động quản lý điều hành tổ chức

Là cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng tổ chức Là người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung, nhà lãnh đạo nói riêng”9

1.2.2 Vai trò trị văn phòng

Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, đơn vị Văn phòng “bộ nhớ” thủ trưởng quan, văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học công việc quan “chạy đều”, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ích lợi sau:

7 Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê năm 1998, trang

(18)

Tổ chức máy nhằm hoàn thiện hệ thống sở để lãnh đạo văn phòng tổ chức điều hành

Tổ chức máy nhằm định hướng, xác định công việc cho nhận đơn vị, nhân viên văn phòng

Tổ chức máy nhằm làm giảm bớt gánh nặng cơng việc cho lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo quan

Tổ chức máy nhằm chun mơn hóa, nâng cao hiệu hoạt động Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị

Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị

Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị Nâng cao suất lao động quan đơn vị

Tiết kiệm chi phí

Tóm lại, “Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác tồn thể quan Do quản trị văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nhằm đạt mục tiêu đề ra”10

1.3 Chức quản trị văn phòng

1.3.1 Chức hoạch định

Quản trị văn phịng q trình hoạch định nguồn thơng tin mà hoạch định q trình xác định mục tiêu tổ chức biện pháp để đạt mục tiêu Theo chức năng, nhiệm vụ giao, nội dung hoạch định quản trị văn phòng bao gồm công việc chủ yếu sau đây: xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan văn phòng; hoạch định hội họp, hội thảo, lễ hội quan văn phòng; hoạch định chuyến công tác - lãnh đạo quan; hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho quan hoạt động

(19)

“Hoạch định chức giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính chủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung Hoạch định tạo phối hợp phận cá nhân việc thực cơng tác văn phịng”11

1.3.2 Chức tổ chức

“Chức tổ chức việc lựa chọn công việc, phận giao cho phận người huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực mục tiêu tổ chức vạch ra”12

Tổ chức trình nghiên cứu, thiết lập cấu hợp lý, mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thực mục tiêu tổ chức Thành lập đơn vị làm cơng tác quản trị văn phịng: quan thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác quản trị văn phịng thành lập Có quan gọi đơn vị Văn phịng, có quan gọi phịng Hành - Quản trị - Tổ chức phịng Hành - Tổ chức Việc tổ chức bao gồm công việc sau:

+ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị làm công tác quản trị văn phòng

Sau thiết kế máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị cấu tổ chức đơn vị làm cơng tác văn phịng Kết việc nghiên cứu biên tập ban hành văn để làm sở thực trình quản trị

+ Xác định nhân lực làm công tác quản trị văn phịng

Nhân lực làm cơng tác quản trị văn phòng bao gồm tất người thuộc quyền quản lý điều hành thủ trưởng văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động văn phòng, nhà quản trị

(20)

nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền định vấn đề về: Tổng số lao động văn phòng người, xác định cụ thể, hợp lý số lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hố, trình độ chun mơn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi

+ Phân bổ lao động tổ chức văn phòng

Trên sở chức năng, nhiệm vụ văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp

Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo bỏ sót việc khơng có đơn vị nào, người đảm nhận Phát huy khả thành viên tạo sức mạnh chung văn phòng

1.3.3 Chức quản trị

“Là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mục tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng”13

Là hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc văn phòng quan Các hoạt động bao gồm:

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực tại, dự báo nhu cầu nhân lực tương lai

+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào vị trí cơng tác cịn thiếu người đảm nhiệm Thực biện pháp hỗ trợ chưa tuyển người

+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ người thuộc tổ chức

+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán có nhằm nâng cao khả lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ văn phòng

(21)

1.3.4 Chức kiểm tra

“Kiểm tra trình áp dụng chế, phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực tổ chức Trong quản trị văn phòng, kiểm tra hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng cơng tác văn phịng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế cơng tác, quy trình làm việc, từ mà có giải pháp uốn nắn sai lệch”14

Kiểm tra bao gồm nội dung chủ yếu sau:

Nội dung thứ kiểm tra hành Có nghĩa kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế cơng tác, quy trình cơng việc Thực chất việc kiểm tra kiểm tra lại mình, kiểm tra quản trị

Nội dung thứ hai kiểm tra công việc Căn vào chương trình, kế hoạch, tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết đạt tất lĩnh vực công tác văn phòng

Nội dung thứ ba kiểm tra nhân sự: Nội dung nhằm xem xét việc thực quy chế làm việc văn phòng Đánh giá khả chuyên môn cán công nhân viên văn phịng

1.4 Nội dung cơng tác quản quản trị văn phịng

1.4.1 Cơng tác tổ chức xây dựng máy

“Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác có mối quan hệ mật thiết với bố trí phù hợp với đặc điểm quan, đơn vị để thực công tác văn phòng”15

Cơ cấu tổ chức hay nói khác máy văn phịng, đơn vị đòi hỏi phải thiết kế cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động máy từ cấp xuống cấp phải thông suốt, có hiệu quả, mối quan hệ phải xác định rõ ràng

Nhà quản lý tham gia vào việc phân công công việc tức định kết hợp phạm vi trách nhiệm Những kế hoạch, nỗ lực cấp

14 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 16, 17

(22)

thấp tổ chức phải xem xét phải có phối hợp phịng ban để tránh trùng lặp không cần thiết

1.4.2 Cơng tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác

“Chương trình hình thức văn dùng để trình bày tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định”16

“ Kế hoạch hình thức văn dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng”17

Chương trình, kế hoạch là: văn thể mục tiêu giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng nguồn lực, tài nguyên khai thác quan, đơn vị cách tối ưu thời gian xác định

Xây dựng chương trình, kế hoạch là: trình xác định mục tiêu cần đạt đơn vị phương thức tiến hành tốt để đạt mục tiêu thời kỳ

1.4.3 Công tác xây dựng nội quy, quy chế hoạt động

Để đảm bảo việc quản lý điều hành văn phòng hiệu quả, quan, đơn vị phải xây dựng cho nội quy, quy chế tổ chức hoạt động Đây coi quy tắc công tác quản lý điều hành văn phòng, sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu

Nội dung nội quy, quy chế phải bao quát hết lĩnh vực hoạt động phận quan, đơn vị việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm, mối quan hệ phận Văn phòng phận quan, đặc điểm, tính chất hoạt động quan nên cấu tổ chức nhiệm vụ cụ thể văn phòng quan

16 Lý luận phương pháp công tác văn thư, Vương Đình Quyền, NXB; Đại học quốc gia Hà Nội năm 2011, trang 96, 97

(23)

khác Những điểm khác thể nội quy, quy chế hoạt động tổ chức văn phịng

1.4.4 Cơng tác đảm bảo thông tin

“Thông tin lĩnh vực quản trị phản ánh nội dung hình thức vận động liên lạc đối tượng, yếu tố hệ thống hệ thống với mơi trường”18

Thơng tin coi yếu tố vật chất quan trọng quản trị nói chung hoạt động văn phịng nói riêng

Thông tin tin tức thu nhận, cảm thụ đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ

Mục tiêu phục vụ thơng tin cho hoạt động quan, đơn vị đảm bảo cho hoạt động quan đơn vị, phận cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết Từ tạo điều kiện cho hoạt động quan có hiệu cao Mục tiêu thực dựa vào hệ thống văn quản lý, mệnh lệnh truyền đạt từ cấp xuống cấp

Việc thu nhận xử lý thông tin hoạt động quản trị văn phòng nhằm thực mục đích sau:

Thực thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động quan, đơn vị Thông tin cần thiết cho việc thực chức quản lý quan nhằm: Xây dựng phổ biến mục tiêu quan, tổ chức

Lập kế hoạch chi tiêu để đạt mục tiêu

Tổ chức sử dụng nguồn nhân lực cho có hiệu cao Lựa chọn, đánh giá phát triển cán công nhân viên quan Kiểm tra việc thực công việc

1.4.5 Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ

* Công tác văn thư

“Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ

(24)

hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức”19

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, ki ̣p thời chính xác những thông tin cần thiết phục vu ̣ nhiê ̣m vu ̣ quản lý nhà nước của quan, đơn vi ̣

Thực hiê ̣n tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công viê ̣c của quan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng đúng chính sách, chế đô ̣, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; ̣n chế được bê ̣nh quan liêu giấy tờ, giảm bớt những giấy tờ không cần thiết

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liê ̣u, ta ̣o điều kiê ̣n làm tố t công tác lưu trữ Nguồ n bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liê ̣u lưu quốc gia là các hồ sơ, tài liê ̣u có giá tri ̣ từ văn thư đươ ̣c nô ̣p vào lưu trữ quan Trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng của mình các quan cần phải tổ chức lâ ̣p hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ quan

Công tác văn thư bao gồm nội dung sau: - Công tác soa ̣n thảo và ban hành văn bản; - Công tác tổ chức quản lý văn bản;

+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến + Công tác quản lý và giải quyết văn bản - Công tác quản lý và sử du ̣ng dấu;

- Công tác lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n hành và giao nô ̣p tài liê ̣u vào lưu trữ quan

* Công tác lưu trữ

“Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”20

Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức bảo quản cách khoa học văn tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ

19 Lý luận phương pháp công tác văn thư, Vương Đình Quyền, NXB; Đại học quốc gia Hà Nội năm 2011, trang 11

(25)

Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan xã hội nói chung đơn vị, tổ chức nói riêng Cơng tác lưu trữ bao gồm công việc:

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ hành - Chỉnh lý tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Thống kê kiểm tra tài liệu

- Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1.4.6 Công tác tổ chức hội họp

“Hội họp tập hợp nơi để làm, tìm cách giải cơng việc chung”21

Tổ chức hội họp nội dung hoạt động quan trọng văn phòng Hội họp hình thức làm việc tập thể nhằm tạo phối hợp hành động công việc tạo suất lao động cao

Hội họp tổ chức tốt phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho cá nhân tham dự có hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên hiểu biết vấn đề mà hội nghị bàn bạc, người quan tâm

Qua hội họp, tư tưởng mới, quan điểm phổ biến, truyền bá, khó khăn thách thức bàn bạc, tháo gỡ, cơng việc triển khai nhanh sai sót mang lại hiệu tốt

Về mặt kinh tế, hội họp tổ chức tốt thu nhiều thơng tin bổ ích, tạo phối kết hợp tổ chức, cá nhân quan, thu chất lượng hiệu cao công việc

1.4.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

Để chủ động chuyến công tác văn phòng phải lập kế hoạch cụ thể chuyến Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm

(26)

đến, thới gian, thành phần, phương tiện kinh phí Nhà quản trị văn phịng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trước lãnh đạo phê duyệt

Khi kế hoạch duyệt, nhà quản trị văn phịng đơn đốc, theo dõi đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian

* Chuẩn bị trước chuyến gồm có:

- Tên đồn cơng tác, trưởng đồn thành viên; - Nội dung lịch làm việc;

- Thời gian đoàn từ quan;

- Những đề nghị để quan, đơn vị chuẩn bị giúp đỡ đồn; * Chuẩn bị nội dung cơng tác

Nội dung phần quan trọng chuyến Căn mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo quan phân công cho đơn vị chuẩn bị

Đôn đốc đơn vị phân công thực công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung tiến độ thời gian Tổ chức việc đánh máy, nhân văn thuộc chuyến công tác

* Chuẩn bị phương tiện giao thơng, kinh phí

- Phương tiện lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe đường) - Ăn, nghỉ đường nơi đến công tác theo chế độ

- Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo quy định nhà nước

- Kinh phí dự phịng

- Chuẩn bị nội dung khác có liên quan 1.4.8 Cơng tác hậu cần

Công tác hậu cần chức quan trọng văn phòng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành hình ảnh, thương hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp

Công tác hậu cần yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, điều kiện vật chất nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài mà văn phịng phải cung ứng

(27)

Phục vụ phương tiện lại, phục vụ chuyến công tác cho lãnh đạo quan Phục vụ việc tiếp khách quan, tổ chức

Phục vụ điều kiện vật chất, trang thiết bị cho hội họp, lễ tân, khánh tiết quan

Phục vụ nước uống ngày cho cán nhân viên quan

Mua sắm, quản lý vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ làm việc cán nhân viên

Đảm bảo quyền lợi chăm lo đời sống tinh thần, vật chật cho CBCNV Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng, cơng tác phí, giao dịch…)

Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan, tổ chức Các loại công vụ khác như:

Dịch vụ sửa chữa vừa nhỏ cho quan, tổ chức Bảo vệ trật tự an toàn cho quan, tổ chức

Trong trường hợp theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho quan vào thời điểm

1.4.9 Tổ chức phòng làm việc khoa học

“Bố trí văn phịng tổ chức, xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ cho phù hợp để có tiện nghi tối đa cho nhân viên cho khách Sắp xếp cho việc di chuyển tài liệu ngắn dễ kiểm sốt”22

Tổ chức phịng làm việc khoa học làm cho mơi trường văn phịng phù hơp với yêu cầu khả nhân viên không việc thiết kế văn phòng mà trình tổ chức nguồn nhân lực thực hoạt động văn phòng

Tổ chức phòng làm việc khoa học có ý nghĩa lớn hoạt động quan tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng quan đem lại hiệu cao

(28)

Văn phòng máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan, đơn vị Vì văn phịng có tổ chức khoa học đảm bảo cho hoạt động quan diễn trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng quan, đơn vị

Tổ chức phòng làm việc khoa học cho quan phải tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu cao

1.4.10 Công tác lễ tân

“Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội đất nước hay nước”23

Bất quan đơn vị phải có giao dịch làm việc với khách; lễ tân cơng việc thiếu công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động quan Công tác lễ tân tổ chức tốt tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải công việc quan trọng khác

Công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách Đây sở quan trọng để tạo bầu khơng khí thuận lợi quan hệ công việc đặc biệt kinh doanh Những lời nói, cử hành động tốt đẹp cơng tác đón tiếp khách ban đầu làm vui lịng khách hàng, kéo khách hàng đến với quan - điều quan trọng sống doanh nghiệp

1.4.11 Công tác thi đua khen thưởng

“Thi đua hoạt động có tổ chức với tham gia tự nguyện cá nhân, tập thể nhằm phấn đấu đạt thành tích tốt xây dựng bảo vệ Tổ quốc

Khen thưởng việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng khuyến khích lợi ích vật chất cá nhân, tập thể có thành tích xây dựng bảo vệ Tổ quốc”24

Thi đua nhằm tạo động lực động viên, lơi cuốn, khuyến khích cá nhân, tập thể phát huy truyền thống yêu nước, động, sáng tạo vươn lên

23 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 105

(29)

hoàn thành tốt nhiệm vụ giao mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh

Thi đua, khen thưởng phận cấu thành quan trọng đời sống xã hội, động lực nhằm phát triển kinh tế - xã hội bền vững góp phần bảo vệ chế độ trị - xã hội

Công tác thi đua, khen thưởng động lực phát triển tích cực, cơng cụ quản lý quan trọng, tham gia thực thắng lợi nhiệm vụ, xây dựng người mới, lay động mạnh mẽ đến tình cảm, trách nhiệm, ý thức tự lực tự cường, lòng tự hào cộng động đồng sức sáng tạo tập thể, cá nhân

Tiểu kết chương

(30)

Chương

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH

2.1 Khái quát Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

Tên Cơng ty viết Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH

Tên Cơng ty viết tiếng nước ngoài: TAM BINH PHARMACEUTICAL TRADING AND MANUFACTURING COMPANY LIMITED

Tên Công ty viết tắt: DUOCPHAMTAMBINH CO., LTD

Địa trụ sở chính: Số 349, Phố Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam25

Các chi nhánh, cửa hàng giới thiệu bán sản phẩm gồm:

Cơng ty TNHH Dược phẩm Tâm Bình Sài Gịn: Số 243/9/21 Tô Hiến Thành, Phường 13, Quận 10, TP Hồ Chí Minh

Nhà máy sản xuất: Lơ số CN-03-12, Khu công nghiệp Ninh Hiệp, xã Ninh Hiệp, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội

Cửa hàng giới thiệu bán sản phẩm: Số 22, Phố Ơng Ích Khiêm Số 349 Phố Kim Mã

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty

Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình thành lập ngày 13/12/2010, Dược sĩ Lê Thị Bình sáng lập Ngay từ ngày đầu thành lập, Tâm Bình lựa chọn hướng riêng, kết hợp thành tựu y học cổ truyền, khai thác mạnh nguồn dược liệu sẵn có Việt Nam với cơng nghệ bào chế đại Qua q trình xây dựng phát triển, Tâm Bình khẳng định thương hiệu thị trường Dược phẩm Việt Nam với sản phẩm bào chế hoàn toàn từ thảo dược như: Viên Khớp Tâm Bình, Viên Gout Tâm Bình, Đại Tràng Tâm Bình, Thấp Diệu Nang Tâm Bình Viên Tiêu Hóa Tâm Bình…

(31)

Từ ngày đầu thành lập, Công ty Dược Tâm Bình có 20 thành viên với văn phịng chật hẹp 22 Ơng Ích Khiêm, Ba Đình, Hà Nội Đến Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình phát triển thành cơng ty lớn mạnh có trụ sở 349 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội, hai nhà thuốc Kim Mã Ông Ích Khiêm với văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh Một nhà máy sản xuất thuốc khang trang, đại có diện tích 8.200 m2 khu công nghiệp Ninh Hiệp, Gia Lâm, Hà Nội trang bị dây chuyền máy móc đại Cơng ty có vùng chuyên canh chuyên cung cấp dược liệu cho nhà máy ln đảm bảo nguồn dược liệu an toàn Với đội ngũ nhân viên lên tới gần 200 người, 350 đại lý phân phối 63 tỉnh thành nước với hàng nghìn nhà thuốc có bán sản phẩm Tâm Bình Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình phát triển cách quy mô, đồng từ hoạt động sản xuất thuốc đến hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, giá thành hợp lý chiến lược xây dựng thương hiệu cách quy mơ, giúp Tâm Bình khẳng định vị

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty

Công ty Dược phẩm Tâm Bình doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh nhiều loại thuốc dược phẩm Với mục đích thơng qua hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm góp phần vào phát triển nói chung của thị trường dược phẩm nước đồng thời nâng cao đời sống cán công nhân viên tồn cơng ty Do Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình có chức nhiệm vụ sau:

Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập thuốc chữa bệnh, dược liệu

Tổ chức sản xuất kinh doanh loại thuốc cung ứng dịch vụ liên quan đến thuốc thảo dược

Không ngừng cải tiến cấu quản lý, hoàn thiện dây chuyền sản xuất, tăng xuất lao động, hạ giá thành sản phẩm Nắm bắt nhu cầu thị trường xây dựng phương án kinh doanh có hiệu

(32)

Nghiên cứu thực hiệ biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả cạnh tranh mở rộng thị trường tiêu thụ

Nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng để sản xuất đưa thị trường sản phẩm phù hợp

Giới thiệu đưa sản phẩm công ty đến khách hàng thông qua nhà phân phối đại lý bán lẻ thuốc công ty

Nghiên cứu, triển khai hoạt động sản xuất ứng dụng cơng nghệ tiên tiến nhằm ngày hồn thiện dây chuyền sản xuất thuốc loại

2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy công ty Cơ cấu tổ chức công ty bao gồm26:

Tổng Giám đốc : Lê Thị Bình

Phó Tổng Giám đốc: Nguyễn Thế Hùng Ban kiểm sốt

Nhà máy sản xuất Chi nhánh

Các phòng ban

Tổng Giám đốc người đại diện theo pháp luật công ty điều hành hoạt động cơng ty chịu trách nhiệm tồn kết hoạt động sản xuất kinh doanh theo pháp luật nhà nước Giúp việc cho Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc trưởng phịng ban

Ban kiểm sốt có chức tham mưu cho định Tổng Giám đốc trực tiếp trợ giúp việc định Tổng Giám đốc

Các phịng ban có chức năng, nhiệm vụ cụ thể rõ ràng, Tổng Giám đốc quy định có mối quan hệ mật thiết với việc lập – thực kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm công ty

2.1.4 Văn hóa - tầm nhìn – sứ mệnh - giá trị cốt lõi định hướng phát triển cơng ty

* Văn hóa

(33)

Đề cao tinh thần trách nhiệm: Sự phát triển cơng ty uy tín thương hiệu dược phẩm Tâm Bình ln có đóng góp lực, trí tuệ thành viên làm việc cơng ty Vì thành viên phải tồn tâm tồn ý làm việc có trách nhiệm, có sáng kiến để cải tiến xây dựng môi trường làm việc hiệu

Luôn coi người nguồn lực quý giá: Công ty tạo điều kiện để thành viên công ty phát huy hết khả mình, khuyến khích học hỏi giao trọng trách phù hợp với lực kinh nghiệm cán nhân viên

Văn hóa cộng đồng, sống đồn kết, cởi mở giữ chữ “Tâm” công việc

* Tầm nhìn

Trở thành doanh nghiệp có uy tín, chất lượng sản phẩm tốt, giá hợp lý Việt Nam lĩnh vực thuốc đông dược

* Sứ mệnh

Cam kết mang đến cho cộng đồng sản phẩm thuốc sản phẩm chăm sóc sức khỏe an tồn, hiệu cao tâm huyết, trân trọng, tình u trách nhiệm với sống người xã hội

Ln hướng tới hài lịng khách hàng tâm huyết trách nhiệm cao với công việc, tạo việc làm đảm bảo thu nhập hội thăng tiến cho người lao động

Gia tăng giá trị lợi ích cho nhà đầu tư chiến lược kinh doanh đắn phát triển nguồn tài lực mạnh sẵn có cơng ty

* Các giá trị cốt lõi: thành công doanh nghiệp bắt nguồn từ giá trị cốt lõi doanh nghiệp Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình xây dựng nên giá trị cốt lõi Công ty, kim nam dẫn đường cho ban lãnh đạo tồn thể nhân viên cơng ty đồng tâm, đồng lịng xây dựng cơng ty ngày phát triển để trở thành công ty dược uy tín, đánh giá bệnh nhân, nhân viên đối tác

(34)

Tận tụy: Phục vụ mong đợi cộng đồng với sản phẩm an tồn, hiệu cao từ gây dựng niềm tin sức khỏe

Sáng tạo: Luôn nỗ lực phấn đấu sáng tạo, nghiên cứu cho đời sản phẩm đạt chất lượng cao để xứng đáng tin cậy người sử dụng

* Định hướng phát triển

Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, ưu tiên sản phẩm từ thảo dược có chất lượng cao theo hướng chuẩn hoá, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ đại

Xây dựng hệ thống chuỗi giá trị sản phẩm, từ nguồn đầu vào đến tay người tiêu dùng…

2.2 Thực trạng cơng tác quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

2.2.1 Cơng tác tổ chức xây dựng máy văn phòng

* Cơ cấu tổ chức máy văn phịng cơng ty bao gồm27:

Trưởng phòng: 01 người

Nhân viên Hành – Nhân sự: 01 người Nhân viên Văn thư – Lưu trữ: 01 người Nhân viên Lễ tân: 02 người

Nhân viên IT: 01 người

Nhân viên Lái xe văn phòng : 01 người Nhân viên Hậu cần - Tạp vụ: 01 người Nhân viên Bảo vệ: 01 người

Theo thống kê trình độ cán nhân viên văn phịng cơng ty sau: Trình độ văn hóa Có 9/9 người tốt nghiệp THPT, chiếm 100%;

Trình độ chun mơn: Trên đại đại học: 1/9=11,1%; đại học: 4/9=44,4%, Cao đẳng 1/9 = 11,1%; trrung cấp:1/9=11,1%; trung cấp = 2/9=22,2% (nhân viên có trình độ chuyên môn trung cấp trung cấp lái xe, tạp vụ bảo vệ)

(35)

Đội ngũ cán nhân viên phòng Hành - Nhân Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình

ST

T Bộ phận

Tổng số

Độ tuổi Trình độ Chun mơn < 30 30-35 36-40 Trên đại học Đại

học đẳng Cao Trung cấp

Dưới trung cấp Trưởng

phòng 1

2 Hành

– Nhân 1

3 Văn thư –

Lưu trữ 1

4 Lễ tân 2 1

5 Lái xe văn

phòng 1

6 IT 1

7 Hậu cần

-Tạp vụ 1

8 Bảo vệ 1

Cộng 3 1

(Nguồn: Văn phòng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình)

Nhìn chung đội ngũ cán nhân viên phịng Hành - Nhân Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình đội ngũ cán trẻ có trình độ chun mơn, kỹ nghiệp vụ, có kiến thức, có sức khỏe, đạo đức tốt để thực tốt chức tham mưu, tư vấn tổng hợp cho cấp lãnh đạo Hồn thành xuất sắc nhiệm vụ cơng việc giao

* Chức

(36)

Tham mưu với ban giám đốc công tác nhân Phối hợp với phòng ban phận thực xây dựng cấu máy tổ chức công ty, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, phận; xác định vị trí chức danh cho phịng ban phận; định biên nhân cho vị trí; xây dựng mơ tả công việc; tiêu đánh giá công việc; quy định, quy trình, biểu mẫu làm việc phịng ban phận tồn cơng ty

Tham mưu ban giám đốc cơng tác hành bao gồm tồn cơng tác phục vụ cho người lao động có đủ điều kiện để làm tốt cơng việc: Cơng cụ, dụng cụ, văn phịng phẩm, tạp phẩm, vệ sinh, an ninh, hậu cần, văn thư lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng

* Nhiệm vụ

- Về công tác nhân sự:

Xây dựng tiêu chí đánh giá cơng việc thực việc đánh giá kết công việc định kỳ tháng, quý, năm; quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc; quản lý hệ thống báo cáo công ty; đánh giá kết làm việc nhân viên, phòng ban, báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc

Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo số lượng, chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty; phối hợp với phận khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo; xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên cơng nhân tồn cơng ty; chế độ sách cho người lao động; Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên tồn cơng ty, giải thủ tục nhân sự; tính lương phối hợp với phịng Kế tốn tốn lương hàng tháng cho CBCNV; quản lý cơng tác thi đua, khen thưởng; theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thực chế độ liên quan đến BHXH, BHYT cho người lao động

- Về cơng tác hành

(37)

chức đại hội, hội nghị, hội thảo; Quản lý chi phí hành chung, kiểm sốt phát sinh; đăng ký, bảo vệ quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng cơng nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế; công tác khám sức khỏe định kỳ cho tồn thể CBCNV; Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh mơi trường, an tồn vệ sinh thực phẩm, an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy; quản lý tài sản; công tác truyền thông makerting;

* Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí cơng việc phịng Hành – Nhân

Trưởng phòng

- Tổ chức thực cơng tác hành theo chức năng, nhiệm vụ mà ban giám đốc yêu cầu

- Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực hành

-Tham mưu cho ban giám đốc cơng tác hành cơng ty - Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển phòng

- Điều hành hoạt động chung phòng theo đạo

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất công tác quản lý: Quản trị văn phòng quản trị nhân

- Quản lý toàn nhân viên phịng Hành – Nhân

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân cơng cơng việc tồn nhân viên phòng

- Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phòng - Ký, y số giấy tờ hành ban giám đốc ủy quyền

- Thừa ủy nhiệm ban giám đốc truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị ban giám đốc

(38)

- Xây dựng sách đào tạo tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia đào tạo Theo dõi, đánh giá kết sau đào tạo

- Đề xuất giải pháp nhằm tăng hiệu công việc chiến lược phát triển nguồn nhân công ty

- Xây dựng hệ thống văn pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định - Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào mơi trường làm việc - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động

- Xây dựng hệ thống quản lý hành khoa học, chuyên nghiệp, hiệu Thực hiê ̣n những nhiê ̣m vu ̣ khác ban giám đốc phân công

Nhân viên Hành – Nhân

- Thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ phịng hành - Chủ động hỗ trợ việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax

- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu

- Thực công tác nghiệp vụ Trưởng phịng phân cơng - Hỗ trợ cho ban lãnh đạo tiếp khách công ty

- Tổ chức thực hội thảo, hội nghị, lớp học công ty

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý tài sản, thiết bị văn phòng

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…) - Mua sắm văn phịng phẩm cơng ty dự án

- Tổ chức sinh nhật cho thành viên công ty tháng - Hậu cần cho kiện công ty

Thực hiê ̣n những nhiê ̣m vụ khác ban giám đốc Trưởng phịng phân cơng Nhân viên Văn thư – Lưu trữ

(39)

phận, phòng ban, cá nhân giải sau có ý kiến, có trách nhiệm theo dõi việc xử lý văn

Quản lý loại dấu công ty theo quy định

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn công ty ký ngày

Thực công tác lưu trữ tài liệu công ty Hậu cần cho kiện công ty

Hỗ trợ cho họp nội công ty;

Hỗ trợ tổ chức hội thảo, hội nghị, lớp học công ty;

Thực hiê ̣n các công viê ̣c khác ban giám đốc trưởng phòng phân công Nhân viên Lễ tân

Nghe nhận gọi khách hàng liên hệ với công ty:

Tiếp nhận gọi đến, cung cấp thông tin hỏi chuyển đến phận liên quan

Đảm bảo việc tiếp nhận gọi nhanh chóng hướng dẫn thơng tin xác

Liên hệ với phịng ban để xác nhận có khách đến làm việc

Sau nhận yêu cầu phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực theo nội dung truyền đạt

Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước

Tiếp nhận loại thư từ, công văn, bưu kiện… chuyển đến cho phận công ty

Liên hệ với phận nhận thư từ, bưu kiện chuyển đến thực việc chuyển phát cách nhanh chóng

Hỗ trợ việc gửi cơng văn, thư từ… cho đơn vị bên ngồi có yêu cầu phận

Hỗ trợ cho ban lãnh đạo tiếp khách công ty; Hỗ trợ cho họp nội công ty;

Hỗ trợ tổ chức hội thảo, hội nghị, lớp học công ty;

(40)

Nhân viên IT

Quản lý phòng Server, hệ thống mạng nội internet Quản lý hệ thống Camera, trích xuất liệu có yêu cầu Quản lý hệ thống tổng đài, điện thoại gọi nội công ty

Sao lưu liệu server phận theo lịch định kì mà Tổng Giám đốc quy định

Bảo trì, nâng cấp hệ thống máy tính làm việc, network để đảm bảo ổn định tồn hệ thống văn phịng, phận nghiệp vụ công ty

Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm tin học đơn giản word, excel, powerpoint, v.v

Hỗ trợ xử lý cố phần cứng phần mềm máy tính nhân viên, mạng nội bộ, …

Cập nhật quản lý, tư vấn mua thiết bị liên quan đến công nghệ thông tin cho công ty

Thực hiê ̣n những nhiê ̣m vụ khác ban giám đốc Trưởng phịng phân cơng

Nhân viên Lái xe

- Trực tiếp lái xe theo quy định pháp luật quy chế công ty - Trực tiếp lái xe phụ lái hỗ trợ cho cán khác hồn thành nhiệm vụ cơng tác phạm vi phân công

- Nghiêm chỉnh chấp hành quy định pháp luật an tồn giao thơng nội quy, quy định công ty

- Bảo quản tốt phương tiện trang bị làm việc

- Chịu trách nhiệm cá nhân phạm vi cơng tác phân cơng

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán nhân viên trao đổi xe, khơng bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc thật làm giảm uy tín khách công ty

- Giữ mối liên hệ tốt với đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho công ty

(41)

Nhân viên Hậu cần - Tạp vụ

Thực nấu cơm căng tin phục vụ cho ban giám đốc cán nhân viên công ty

Phối hợp đặt tiệc công ty tiếp khách, hội họp, hội nghị

Thực nhiệm vụ vệ sinh phòng làm viê ̣c của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Tồn khu phòng khám, tư vấn khám bệnh tầng 1-2-3, phòng họp căng tin cán nhân viên; phu ̣c vu ̣ buổi họp, hô ̣i nghi ̣ của công ty đoàn khách đến làm viê ̣c với công ty

Quản lý kho dụng cụ, tài sản của văn phịng cơng ty

Thực hiê ̣n những nhiê ̣m vụ khác ban giám đốc Trưởng phịng phân cơng

Nhân viên Bảo vệ

- Trực bảo vệ theo lịch phân cơng hàng tháng phịng Hành – Nhân

- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người phương tiện vào cổng theo thủ tục công ty quy định

- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu đơn vị khách cần đến giao dịch

- Bảo vệ tài sản công ty, không cho mang tài sản khỏi công ty chưa cho phép ban giám đốc

- Tham gia cơng tác phịng, chống cháy nổ công việc khác phân công

Thực trông giữ xe cán nhân viên khách đến công ty

Thực hiê ̣n những nhiê ̣m vu ̣ khác ban giám đốc Trưởng phịng phân cơng

2.2.2 Cơng tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác

(42)

Xác định rõ vai trò tầm quan trọng công tác tham mưu – tổng hợp văn phịng ln nỗ lực, phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ giao Văn phòng thực tốt chức việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác, lịch công tác; công tác tổ chức phục vụ họp; công tác thông tin, tổng hợp thực chế độ báo cáo; công tác tham mưu soạn thảo, ban hành đôn đốc thực văn

Văn phịng cơng ty xây dựng chương trình cơng tác thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ, nhanh chóng, không đùn đẩy công việc cho người khác Công tác xây dựng chương trình kế hoạch làm việc Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình thực theo trình tự sau đây:

Chương trình kế hoạch làm việc năm: Cuối năm văn phịng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên Tổng Giám đốc phịng ban đơn vị cơng ty, để đơn vị vào thực

Chương trình kế hoạch làm việc quý: Trong tháng cuối q phận, phịng ban cơng ty báo cáo đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét dựa vào kế hoạch năm để lên kế hoạch làm việc quý tiếp xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau Kế hoạch quý sau gửi vào ngày 15 tháng cuối quý trước

(43)

Chương trình kế hoạch làm việc tuần: Vào buổi sáng thứ hàng tuần phòng ban, đơn vị công ty báo cáo kết tuần vào công việc, kiện, chương trình kế hoạch, vấn đề cần giải tuần sau đăng ký vào phiếu đăng ký công việc cần phối hợp với phòng ban khác đăng ký lịch gmail để phịng ban biết phối hợp

Văn phịng cơng ty thường xuyên phối hợp với trưởng phòng để xây dựng chương trình làm việc văn phịng nói riêng tồn cơng ty nói chung

Thống kê số lượng chương trình, kế hoạch cơng ty

STT bản ban hành Tên loại văn

Số lượng

Ghi Năm

2016

Năm 2017

Quý I, II, III Năm

2018 Chương trình,

kế hoạch 70 75 82

(Nguồn: Văn phịng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình)

Qua bảng số liệu ta thấy hàng năm văn phịng lập tương đối nhiều nhiều chương trình, kế hoạch công tác cho công ty Thể hoạt động ngày nhiều công ty

Kế hoạch công ty xây dựng theo định kỳ như: Kế hoạch tuần, tháng, quý, năm, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán nhân viên, kế hoạch tri ân khách hàng (2 lần/năm), kế hoạch thiện nguyện (2 lần/năm: vào dịp trung thu tết nguyên đán) kế hoạch đột xuất phát sinh cơng việc Văn phịng lập kế hoạch khoa học thể phong cách làm việc khoa học máy quản lí nói chung cơng ty nói riêng Ví dụ: Cuối năm 2017 Văn phòng tổng hợp dự thảo phòng ban lập Kế hoạch mục tiêu tồn cơng ty năm 201828,

Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2018 Trong kế hoạch thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc, đưa số mục tiêu cụ thể cho phận, phòng ban, đơn vị cần thực hiện, phận, phịng ban dựa vào mục tiêu để lên kế hoạch riêng cho phận phải thực

(44)

Các chương trình kế hoạch cơng ty ban hành bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thơng suốt hiệu Các phịng ban, phận thực theo kế hoạch đề ra, có trách nhiệm cao việc, cố gắng thực theo tiêu, chương trình kế hoạch đề

Bên cạnh cịn tình trạng bệnh thành tích tồn phịng ban, cơng ty, nhiều nhiệm vụ đạt mặt số lượng, hình thức cịn chất lượng lại chưa đạt yêu cầu Kế hoạch chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn chưa đạt hiệu cao

Ví dụ: Trong kế hoạch mục tiêu cơng ty năm 2018 có đặt với với phịng Hành -Nhân Kế hoạch tuyển dụng nhân đạt 95% 100% nhân đạt qua thử việc Công ty đảm bảo kế hoạch tuyển nhân nhân tuyển dụng đạt qua thử việc Nhưng có nhân viên người quen ban lãnh đạo tuyển chưa thực đạt u cầu cơng việc, chưa có kinh nghiệm, chưa có kỹ mềm Như với chất lượng nhân chưa đảm bảo gây cản trở khơng nhỏ q trình hoạt động cơng ty

2.2.3 Công tác xây dựng nội quy, quy chế hoạt động

Công tác xây dựng nội quy, quy chế công ty nhiệm vụ quan trọng máy văn phòng Việc xây dựng tổ chức nội quy, quy chế hiệu ứng tuyệt vời đánh giá thành công đẳng cấp doanh nghiệp

Việc tổ chức, xây dựng nội quy, quy chế thực cách công bằng, dân chủ, công khai Mỗi cán nhân viên nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng quy chế, nội quy công ty, từ cán nhân viên nghiêm chỉnh chấp hành Hơn chế độ đãi ngộ cán nhân viên tương đốt tốt với cơng sức bỏ nên cán nhân viên hăng say làm việc

(45)

chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án giải kịp thời đắn

Để ban hành quy chế, nội quy, quy định cho cơng ty văn phịng cần: - Xác định để xây dựng nội quy, quy chế gồm pháp lý thực tiễn

- Tìm đọc, tham khảo nội quy, quy chế quan, doanh nghiệp khác - Xây dựng dự thảo quy chế cho công ty

- Tổ chức lấy ý kiến ban lãnh đạo cán nhân viên công ty - Bổ xung hoàn thiện, duyệt ban hành

Các nội quy, quy chế công ty ban hành thực tốt như: Nội quy lao động, Quy định chức nhiệm vụ phòng ban, phận; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế văn hóa ứng xử; Quy định cơng tác văn thư, lưu trữ, Quy định gửi báo cáo họp giao ban, Quy định phòng chống cháy nổ, Quy định cấp phát sử dụng văn phòng phẩm, tạp phẩm, Quy định nhập – xuất giao hàng

Ví dụ như: Quy định gửi báo cáo họp giao ban công ty29 quy định

thời gian, địa điểm, thành phần dự họp rõ ràng triển khai thực tốt giúp cho cán nhân viên công ty chủ động công việc giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tốt

Công ty vào Bộ luật lao động để ban hành nội quy lao động30

Nội quy lao động quy định rõ ràng thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, trật tự nơi làm việc, an toàn lao động – vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản bí mật cơng nghệ kinh doanh, kỷ luật lao động xử lý kỷ luật Nội quy quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi nghĩa vụ bên, bắt buộc tồn cán cơng nhân viên công ty thực Nội quy lao động ban hành quy định quy tắc xử cán cơng nhân viên có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ tham gia quan hệ lao động, quy định hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý trách nhiệm vật chất Nội quy lao động khơng có ý nghĩa cho cơng ty mà cịn có ý nghĩa thiết thực với thân cán cơng nhân

(46)

viên ty Khi biết rõ nhiệm vụ chế tài cán công nhân viên hạn chế vi phạm, góp phần nâng cao suất lao động Quy định nội quy lao động có ý nghĩa lớn việc quản lý lao động xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho người lao động tham gia quan hệ lao động

Các nội quy, quy chế công ty ban hành nhằm đưa cơng ty vào nề nếp có đạo hướng dẫn Nhờ cán bộ, nhân viên công ty thực tốt công việc, chuyên môn nghiệp vụ Khi ban hanh quy chế quy định góp phần tạo ý thức làm việc văn hóa cho cơng ty Cơng ty có phát triển nhờ vào đóng góp tất CBCVN thực tốt công việc quy định, thống trình tự giải công việc, nhờ vào thực quy chế, quy định công ty

2.2.4 Công tác đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Trong hoạt động quan, tổ chức nhu cầu thông tin lớn Nhu cầu đa dạng ln thay đổi Nó xác định tùy thuộc vào công việc hay loại công việc, phạm vi hoạt động quan tổ chức nhiều yếu tố khác

Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm hoạt động như: thu thập, lựa chọn, xử lý, xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng bảo quản thông tin Các hoạt động nhằm đạt mục đích định gọi chung trình thu thập, xử lý thơng tin

Văn phịng cơng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thơng tin đơn vị, tổ chức bên thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo điều hành cơng việc cách có hiệu Văn phịng công ty đầu mối thu thập xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa định tối ưu Thông tin thu thập bao gồm hai loại:

Thơng tin có tính hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với thông số chung Loại thông tin công ty thường báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh quý, năm, báo cáo tình hình lao động

(47)

nhận không theo định kỳ thông báo kiện diễn không theo quy luật, nằm dự kiến người nhận tin

Tại công ty thông tin thu thập chủ yếu từ nguồn sau:

Hệ thống văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống phòng ban chức đơn vị chủ yếu văn bản, tính xác cụ thể hóa cao Khi thơng tin đạo gửi vào mức độ cần thiết thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm Nói chung thời gian gửi văn đến phịng ban cơng ty từ 15-20 phút để thực thủ tục nhận thơng tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn .thơng tin chuyển giao chậm chí để đến cuối ngày làm việc Thơng thường thông tin cán văn thư thu nhận vào buổi sáng hàng ngày chuyển sau

Nguồn thơng tin thu qua họp, hội nghị

Ngồi cơng ty thơng tin cịn thu thập qua báo chí, qua hệ thống máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet mạng lan góp phần khơng nhỏ việc cung cấp thông tin cách xác khoa học

Các thơng tin sau thu thập qua trình xử lý Đây bước quan trọng, giúp xác định đâu thơng tin chính, thơng tin quan trọng, đâu thông tin hỗ trợ, thông tin không cần thiêt chất lượng loại bỏ Ví dụ: loại thơng tin mang tính chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” hay “mật” phải chuyển cho Tổng Giám đốc kịp thời xử lý, giải

Sau thông tin xử lý truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, họp, hội nghị

Ngoài thực công tác thu thập xử lý thông tin phận văn phịng cịn thực cơng tác truyền thơng

(48)

Sơ đồ Quy trình thu thập thơng tin Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình

2.2.5 Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ

2.2.5.1 Công tác Văn thư

* Công tác soạn thảo ban hành văn

Công tác soạn thảo ban hành văn cơng ty trọng Coi tảng pháp lý để đảm bảo hoạt động công ty thuận lợi Tạo hành lang pháp lý tối ưu nhất, pháp luật quy định Văn thuộc lĩnh vực phòng ban, đơn vị phịng ban, đơn vị soạn thảo

Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn công ty thực theo bước sau:

Bước 1: Khi cán bộ, nhân viên phịng ban, đơn vị phân cơng giải công việc, vào yêu cầu giải văn cần phải soạn thảo văn để xử lý, giải trao đổi, cán chuyên viên tiến hành soạn thảo văn máy vi tính

Bước 2: Sau đưa lãnh đạo phịng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phịng Hành – Nhân Sự để kiểm tra thể thức văn trình ký lãnh đạo cơng ty Sau văn ký thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ cơng văn đi, nhân bản, đóng dấu chuyển theo nơi nhận ghi văn bản31

31 Văn công ty ban hành [Phụ lục 7, Tr, 119]

Thu nhận thông tin

Xác minh thông tin Chọn lọc thông tin

Tổng hợp thông tin

(49)

Qui trình soạn thảo văn cơng ty cịn có nhiều hạn chế trình độ nhận thức, hiểu biết tầm quan trọng việc ban hành văn kém, lực cán soạn thảo không đồng phần lớn cán soạn thảo kiêm nhiệm không chuyên trách Cịn có trường hợp văn bị chỉnh sửa bắt nhiều lỗi thể thức cách trình bày văn cách diễn đạt nội dung trình lên Trưởng phịng duyệt bị trả lại

* Quản lý văn

Tất văn bản, tài liệu Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình ban hành gửi gọi văn

Công ty thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa công ty để gửi thiết phải qua nhân viên văn thư công ty để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tắc góp phần hạn chế, ngăn chặn lạm dụng giấy tờ, dấu để làm việc trái pháp luật giải công việc sai nguyên tắc chế độ công ty

Việc quản lý văn văn thư công ty thực theo qui trình tương đối chặt chẽ 32 Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn từ phịng ban, đơn

vị xin trình ký lãnh đạo cơng ty, chuyển cho Trưởng phịng xem xét thể thức, tính hợp pháp văn Sau hồn tất thể thức văn Trưởng phịng chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau chuyển cho văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ đăng ký văn đi, nhân bản, đóng dấu Bản lưu văn thư, 01 phơtơ đóng dấu đỏ chuyển cho phận soạn thảo, lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu tác giả văn bản33

Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty phép ban hành loại văn sau: Quyết định, Nội quy, Quy định, Kế hoạch, Quy chế, Hướng dẫn, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Giấy mời, Thông báo, Công văn (chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở,…), Hợp đồng, Giấy ủy quyền loại văn khác

Các văn ban đánh số riêng theo tên loại theo dõi chung vào sổ đăng ký văn (các hợp đồng kinh tế, biên giao – nhận hàng theo dõi phận kế toán)

(50)

Thống kê số lượng văn công ty từ năm 2016 đến 2018

STT Tên loại văn Năm 2016 Năm 2017

Quý I, II,III Năm

2018

Ghi

1 Quyết định 32 36 42

2 Quy định 30 34 40

3 Kế hoạch 70 75 82

4 Quy chế 12 15 18

5 Hướng dẫn 15 18 22

6 Báo cáo 45 52 65

7 Tờ trình 10 13 16

8 Thông báo 22 25 29

9 Công văn 16 19 22

10 Giấy mời 85 98 106

11 Biên 18 25 18

12 Hợp đồng 26 32 40

Tổng 381 442 500

Qua bảng thống kê số lượng văn ban hành 03 năm công ta thấy số lượng văn ban hành tương đối nhiều tăng dần qua năm nên khối lượng cơng việc cán văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng ngày nhiều

* Quản lý văn đến

Đa số văn đến quản lý tập trung cán văn thư lưu trữ cơng ty Tuy nhiên cịn số văn không quản lý tập trung cán văn thư lưu trữ mà Phòng, Ban, cá nhân tự giải

Việc quản lý văn đến cán văn thư lưu trữ công ty thực theo quy định soạn thảo, luân chuyển, trình ký văn bản, thực cụ thể sau 34:

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại văn đến

Văn từ bên ngồi gửi đến cơng ty hàng ngày tiếp nhận phận lễ tân Bộ phận lễ tân có trách nhiệm tiếp nhận tồn văn bên

(51)

gửi đến công ty, tiến hành kiểm tra, phân loại vào sổ chuyển giao văn đến Đối với văn gửi đích danh cá nhân hay phịng ban phận lễ tân chuyển cho cá nhân phịng ban

Khi tiếp nhận văn đến phận lễ tân có nhiệm vụ kiểm tra địa chỉ, độ nguyên vẹn phong bì:

Nếu phong bì khơng địa phải trả lại cho nơi gửi; khơng cịn ngun vẹn, bị bóc trước phải lập biên có chữ ký người chuyển giao văn

Nếu phong bì địa cịn ngun vẹn phận lễ tân vào “Nơi nhận” văn để phân thành loại:

- Văn có tên riêng gửi cán bộ, lãnh đạo công ty: không bóc bì chuyển đến lãnh đạo, cá nhân;

- Văn gửi cho cá nhân, phòng, ban, đơn vị công ty: phận lễ tân có trách nhiệm chuyển sau làm xong thủ tục tiếp nhận công văn đến;

- Văn gửi “Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình”: Bộ phận lễ tân chuyển cho phận văn thư xử lý cơng văn đến theo quy định

Bóc bì văn đến

Văn gửi công ty, đơn vị cán văn thư bóc bì, kiểm soát sơ - Đối với đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh văn cần kiểm tra, xác minh phải giữ lại phong bì đính kèm với văn để lưu hồ sơ giải sau

- Đối với văn khẩn: phải trình lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơng ty giải Đối với văn khẩn cá nhân phải chuyển qua đường email thông báo điện thoại

- Đối với văn đóng dấu ký hiệu độ mật bao gồm: tuyệt mật, tối mật mật cán văn thư khơng bóc bì vào “Nơi nhận” của văn bản:

+ Nếu văn mật gửi cho cơng ty, đơn vị: có lãnh đạo cơng ty, người ủy quyền bóc bì

(52)

Vào sổ, trình văn đến

Các văn gửi chung đến công ty (văn chuyển qua fax, nhận qua đường bưu điện, gửi qua mail ) cán văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn đến Lấy số 01 ngày nhận văn đến số cuối ngày 31/12 năm Nội dung sổ đăng ký theo quy định nhà nước35

Sau làm xong thủ tục cán văn thư trình lên Trưởng phịng Hành – Nhân Trưởng phịng Hành – Nhân có trách nhiệm chuyển văn trình Tổng Giám đốc, bàn giao lại văn cho văn thư Tổng Giám đốc cho ý kiến đạo

Chuyển giao, theo dõi, đôn đốc giải văn đến

Văn thư nhận ý kiến đạo, tiến hành scan văn chuyển giao văn hình thức gửi qua mail tới đơn vị, cá nhân có liên quan thực

Theo quy chế cơng ty tất văn đến phải giải ngày chậm buổi sáng ngày hôm sau Như cách giải quyết, xử lý công văn đến công ty hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh công ty Tránh việc văn bản, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin

Qua khảo sát, tổng hợp, số lượng văn đến từ năm 2016 đến tháng hết quý III/2018, cụ thể sau:

STT Tên loại văn Năm 2016 Năm 2017

Quý I, II,III Năm

2018

1 Quyết định 10 12

2 Quy định 12 12

3 Kế hoạch 12 14 12

4 Quy chế 10 12

5 Hướng dẫn 15 16 14

6 Báo cáo 10

7 Tờ trình

8 Thông báo 22 24 18

(53)

9 Công văn 25 22 20

10 Giấy mời 22 30 17

11 Biên

12 Hợp đồng 18 20 15

Tổng 165 188 136

Qua bảng thống kê ta thấy số lượng văn đến công ty không theo theo tên loại theo năm

* Quản lý sử dụng dấu

Cũng các quan, đơn vi ̣ khác dấu của Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình có vai trò rất quan tro ̣ng viê ̣c ban hành văn bản, thể hiê ̣n vi ̣ trí pháp lý, tính chân thực của công ty và hiê ̣u lực thi hành của văn bản các đơn vi ̣, cá nhân công ty ban hành Bô ̣ phâ ̣n văn thư th ̣c phịng Hành - Nhân đươ ̣c giao nhiê ̣m vu ̣ quản lý và sử du ̣ng dấu

Con dấu cơng ty dấu trịn, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đối với số văn thảo, chương trình hội nghị đóng dấu treo trang góc bên trái văn Văn thư cơng ty người trực tiếp quản lý dấu phải chịu trách nhiệm việc đóng dấu vào văn Khi văn lãnh đạo công ty ký duyệt ban hành bắt buộc phải có chữ ký nháy lãnh đạo phịng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo đóng dấu, văn quan trọng hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân hàng Mọi văn trước đóng dấu sốt, xét kỹ thể thức chữ ký cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn dấu Con dấu cơng ty để nơi quy định, bảo quản cẩn thận tủ có khố Khơng có tượng đóng dấu khống Ngồi cơng ty cịn sử dụng số dấu dấu chức danh, dấu tên, dấu thẩm định, dấu mức độ khẩn, mật Trong trường hợp văn thư vắng phải bàn giao dấu lại cho Trưởng phịng Hành

* Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan

(54)

Lập hồ sơ hiê ̣n hành là khâu cuối cùng các nô ̣i dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trũ Nô ̣i dung củ a viê ̣c lâ ̣p hồ sơ đươ ̣c dựa Nghi ̣ ̣nh số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 củ a Chính phủ về công tác văn thư sau:

Căn vào qui định nhà nước quan, đơn vị, cán làm công tác văn bản, giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác đơi có làm cơng việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm phải tiến hành lập hồ sơ cơng việc làm Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn thư cơng ty trình độ nghiệp vụ hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập danh mục hồ sơ hàng năm hướng dẫn lập hồ sơ công ty, mà chủ yếu xếp công văn lưu theo tên loại thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cấu tổ chức Trong file lưu tài liệu, văn thư viết tờ mục lục đánh số thứ tự văn nên phần tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu

Hình ảnh hộp đựng văn trước nộp vào lưu trữ

(55)

2.2.5.2 Công tác Lưu trữ

* Thu thập bổ sung tài liệu

Chúng ta biết lưu trữ lựa chọn tài liệu, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành hoạt động cơng ty để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu sau

Thực tế cho thấy công ty không tiến hành thu thập tài liệu từ thành lập tới Hầu hết tài liệu quản lí phịng ban Các phịng ban, cán nhân viên q trình làm việc sản sinh văn tài liệu phịng ban, cá nhân tự thu thập lưu giữ

* Phân loại tài liệu

Văn bản, tài liệu cán văn thư lưu trữ phân loại cách cụ thể như: Đối với tài liệu văn công ty phân theo tên loại, tên loại xếp theo số văn Đối với tài liệu văn đến công ty xếp theo thời gian đến,

Cán văn thư xếp tài liệu theo nguyên tắc từ vào trong, từ trái qua phải, từ xuống Tài liệu công ty xếp thẳng đứng thuận tiện cho việc lấy ra, tiện cho việc tra cứu

Trên thực tế công ty chưa trọng việc phân loại tài liệu Các phòng ban tự lưu tài liệu nên phân loại tài liệu theo cách riêng để thuận tiện cho cơng việc phịng ban

* Xác định giá trị tài liệu Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu tính xác thận trọng, tránh sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có tài liệu lưu trữ Đồng thời cần có cở sở khoa học thực tiễn để không lưu trữ tài liệu khơng có giá trị, gây lãng phí khơng cần thiết nhân lực kinh tế

(56)

thực dẫn tới tài liệu cần phân loại tiêu hủy chưa xử lí, gây khó khăn việc tra tìm bảo quản

* Bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu

Tất tài liệu lưu trữ đưa vào kẹp hộp đựng tài liệu để xếp lên giá tủ Bên cạnh đó, cán văn thư thường xuyên làm nghiệp vụ để bảo quản tài liệu như: tiến hành biện pháp chống mối mọt, vệ sinh phòng Nhằm hạn chế nguyên nhân gây hại cho tài liệu Các tài liệu bảo quản phịng an tồn trang bị đầy đủcác hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn nhất, thiết bị phòng chống cháy, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, điều hòa Tuy nhiên chưa có thiết bị cần thiết chống mọt, ẩm mốc như: Máy hút bụi, quạt thông gió gây ảnh hưởng tới tuổi thọ an tồn thơng tin tài liệu

Việc phân loại tài liệu theo tên loại thời gian văn bản, theo ngày tháng năm ban hành văn theo số kí hiệu văn Mọi việc cán văn thư lưu trữ thực hiện, văn trùng thừa loại bỏ, văn có ngày tháng ban hành xế theo số, kí hiệu Phân loại tài liệu theo năm, theo tên loại theo thời gian đến tài liệu

Hiện Cơng ty chưa có kho lưu trữ, tài liệu bảo quản an toàn phịng Tại văn phịng cơng tác bảo quản diễn tương đối tốt, vệ sinh tài liệu thường xuyên Cán văn thư, lưu trữ bảo quản tài liệu sạch, không hư hỏng tài liệu, tài liệu đưa lên giá để tài liệu Các hồ sơ bảo quản cẩn thận hộp catton đưa lên giá nhằm tránh mối mọt, ẩm làm hư hại tài liệu, trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, bố trí nơi thống mát

* Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu:

(57)

Hình ảnh hồ sơ lưu trữ cơng ty

2.2.6 Cơng tác tổ chức hội họp, hội nghị

Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình quan tâm trọng đến công tác tổ chức hội họp công ty, công tác tổ chức hội họp quan trọng đối nội đối ngoại Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán nhân viên công ty với quan tổ chức, khách hàng, đối tác Điều định đến thành cơng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty

(58)

Tại Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình thường có họp, hội nghị như: Họp giao ban Trưởng đơn vị phòng ban vào buổi sáng thứ hàng tuần để báo cáo sơ kết làm việc chưa làm tuần, đưa kế hoạch tuần sau

Họp giao ban trưởng phòng ban, phận với Tổng Giám đốc vào ngày thứ thứ tháng sau với nội dung tổng kết hoạt động tháng trước, nêu khó khăn vướng mắc chưa giải cần xin ý kiến TGĐ, đưa đề xuất dự kiến xử lý, dự kiến kế hoạch làm việc cho tháng sau, chốt kết đánh giá xếp loại nhân viên với TGĐ

Họp tồn cơng ty với Tổng Giám đốc vào ngày tháng sau để tổng kết lại hoạt động tháng trước, nhắc nhở vấn đề tồn tại, đưa dự kiến kế hoạch hoạt động cho tháng sau

Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực kế hoạch đơn đốc nhắc nhở vấn đề thực dang dở

Hội nghị tồn cơng ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua đề phương hướng cho năm

Hình ảnh Lễ tổng kết năm 2017 công ty

(Nguồn: Công ty Dược phẩm Tâm Bình)

(59)

-Lễ kỷ niệm thành lập công ty [Phụ lục 14, Tr 124]

Công tác tổ chức hội nghị cơng ty thực theo quy trình sau: * Giai đoạn chuẩn bị

- Chuẩn bị nội dung

Cơng ty vào mục đích trọng tâm hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phù hợp Những nội dung chuẩn bị gồm có:

Báo cáo

Những vấn đề thảo luận

Kết luận chương trình hành động Bài phát biểu lãnh đạo

Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung nắm danh sách cá nhân, phòng ban viết báo cáo bổ sung, cá nhân phòng ban viết tham luận cho hội nghị

Tất báo cáo tham luận viết thành văn gửi trước cho người chuẩn bị nội dung gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian quy định

Bộ phận chuẩn bị nội dung vào mục đích, yêu cầu, nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung tham luận để chuẩn bị vấn đề cần đưa trao đổi, thảo luận hội nghị

- Chuẩn bị thành phần tham dự

Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: Đối tượng hội nghị ai, sao?

Cấp trên, ngang cấp, cấp nội mời người nào? Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề

Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch

Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị

(60)

Khi vấn đề ấn định, ban tổ chức tiến hành thủ tục để tổ chức hội nghị:

Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị

Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị công việc cần thiết cho hội nghị

- Công tác chuẩn bị hậu cần

Bộ phận hậu cần tích cực chuẩn bị cho hội nghị Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà phận hậu cần chuẩn bị mặt như:

Hội trường phòng thảo luận; Phòng ở, phòng ăn;

Phương tiện lại; Giờ nghỉ giải lao;

Chuẩn bị trật tự an ninh

* Giai đoạn tổ chức điều hành

- Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị

Trước diễn hội nghị ban tổ chức với văn phòng thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi

Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu thấy việc chưa đảm bảo phải chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất công việc chuẩn bị cho hội nghị diễn sn sẻ, tốt đẹp

- Chương trình hội nghị

Tùy vào phạm vi, tính chất hội nghị ban tổ chức xây dựng chương trình làm việc cụ thể Chương trình hội nghị chuẩn bị từ trước, với hội nghị lớn công ty chương trình hội nghị gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời

(61)

thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình

- Điều hành hội nghị

Giai đoạn điều hành hội nghị công ty gồm bước sau: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn Đọc diễn văn khai mạc hội nghị

Trình bày báo cáo hội nghị Trình bày báo cáo bổ sung

Những tham luận đóng góp với hội nghị Điều hành việc thảo luận hội nghị

Ghi chép hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận

Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống * Giai đoạn kết thúc hội nghị

Sau hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờ sau: Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị; Danh sách đại biểu tham dự hội nghị;

Chương trình hội nghị;

Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo; Báo cáo hội nghị;

Các báo cáo bổ sung tham luận; Bài phát biểu đại biểu cấp trên; Biên hội nghị;

Nghị kết luận hội nghị; Lời bế mạc hội nghị;

Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn có giá trị

- Thơng báo, triển khai kế hoạch hội nghị

(62)

điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơn vị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị triển khai có kết tốt

- Tổ chức rút kinh nghiệm

Sau họp, hội nghị văn phịng cơng ty phận liên quan rút kinh nghiệm Chủ trì cho họp rút kinh nghiệm người phân công tổ chức hội nghị

Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt cịn hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lượng hội nghị rút kinh nghiệm để họp, hội nghị lần sau tổ chức tốt

2.2.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

Văn phịng cơng ty đóng vai trò quan trọng việc chuẩn bị cho lãnh đạo công tác

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty thường xun có chuyến công tác xa lâu ngày ngắn ngày nước, kể chuyến công tác nước ngồi Chuyến cơng tác quan trọng cơng ty diễn nhiều hình thức ngắn ngày, dài ngày phụ thuộc vào nhiệm vụ tầm quan trọng cơng việc Vì cơng việc chuẩn bị quan trọng góp phần khơng nhỏ tới kết chuyến Văn phòng chuẩn bị chuyến theo trình tự

* Lập kế hoạch chuyến công tác

Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phương tiện, kinh phí Văn phịng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước lãnh đạo phê duyệt

Nội dung lịch làm việc Thời gian đoàn bắt đầu

(63)

Văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến Văn phòng vào chuyến để bố trí phương tiện cho lãnh đạo (đặt vé phương tiện công cộng thông báo cho lái xe xe cơng ty) Cơng ty có nhân viên lái xe văn phịng đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo cơng tác nhanh chóng kịp thời Đơn đốc đơn vị phân công thực công việc đảm bảo yêu cầu nội dung tiến độ thời gian

Tổ chức việc đánh máy, nhân văn liên quan đến chuyến công tác

Chuẩn bị kinh phí

Trước ngày lãnh đạo cơng tác văn phịng có trách nhiệm đơn đốc nhắc nhở đơn vị chuẩn bị hoàn tất công việc

Sau lãnh đạo trở văn phịng thực cơng việc sau:

Giúp lãnh đạo giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác

Thu thập tài liệu, giấy tờ sau công tác để lập hồ sơ

Tổ chức họp để thông báo kết cho chuyến công tác triển khai thực công việc, rút kinh nghiệm kỹ thuật tổ chức chuyến công tác (nếu nội dung chuyến phải triển khai đến phận triệu tập phận đó)

Công tác tổ chức chuyến công tác văn phòng quan tâm theo sát đảm bảo thời gian, lịch trình chuyến Chuẩn bị kỹ lưỡng đầy đủ tài liệu, giấy tờ đồ dùng cần thiết cho chuyến đi, trước sau chuyến cơng tác văn phịng ln làm nhiệm vụ đơn đốc hồn tất cơng việc lãnh đạo cơng tác giao phó

Trước chuyến Trưởng phịng Hành chính- Nhân tham dự buổi họp giao ban công việc để nắm vững nội dung mà Tổng Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững công việc mà Tổng Giám đốc yêu cầu phòng ban, đơn vị chuyên viên phải thực

(64)

Trong thời gian Tổng Giám đốc cơng tác nhân viên văn phịng giúp Phó Tổng Giám đốc thực cơng việc mà Tổng Giám đốc ủy quyền Ngoài Trưởng phịng cịn ghi lại cơng việc quan trọng xảy cách chi tiết, Tổng Giám đốc trở Trưởng phịng báo cáo tóm tắt hoạt động thời gian Tổng Giám đốc vắng nhận giấy tờ chi phí cơng tác làm thủ tục tốn cho Tổng Giám đốc

2.2.8 Cơng tác hậu cần

Công tác hậu cần phục vụ công ty chức quan trọng văn phịng, ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành công ty hình ảnh, thương hiệu cơng ty đến với khách hàng đối tác

Hoạt động quan thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài Các điều kiện phương tiện phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng tu sửa, bổ sung để nâng cấp phục vụ kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Đây hoạt động mang tính đặc thù cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động, công việc quan Văn phòng phải chăm lo sở vật chất, phục vụ hoạt động quan

Trong cơng tác hậu cần văn phịng thực tốt số nhiệm vụ chủ yếu sau: Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; văn phòng trang bị đầy đủ sở vật chất phục vụ máy tính, máy in, máy photo, điều hịa, quạt thơng gió, bàn, ghế, xe Cơ sở vật chất phòng ban tự quản lý

Văn phịng cơng ty trang bị đầy đủ loại tủ, giá đựng tài liệu, hồ sơ, văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, kẹp, ghim, mực dấu

Bố trí phịng họp, hình thức, nghi lễ theo quy định họp, làm việc, tiếp khách công ty

Bảo đảm điều kiện phương tiện lại cho cán bộ, nhân viên công ty thực nhiệm vụ giao

(65)

Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ công việc cán bộ, nhân viên công ty36

Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ khách đến làm việc với công ty, tiếp nhận, quản lý quà tặng khách hàng, đối tác gửi tặng (nếu có), chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác đến làm việc công ty theo yêu cầu lãnh đạo công ty

Tham mưu đề xuất tổ chức thực biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí cơng ty

Quản lý tồn tài sản công ty bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện lại tài sản khác hình thành trong hoạt động công ty

Quản lý xe theo quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an tồn tuyệt đối đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao Có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ phương tiện lại đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu Sử dụng xe mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ đồn cơng tác có u cầu

Đảm bảo quyền lợi chế độ cho CBCNV: lương, phụ cấp theo lương, BHXH, BHYT, thưởng …

Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức hoạt động chào mừng ngày lễ tết, kiện năm (treo cờ, băng rô, hiệu,………….)

Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc khu vực trụ sở: thực công tác vệ sinh điều kiện làm việc phòng làm việc cơng ty, phịng làm việc lãnh đạo, phòng họp, phòng tiếp khách, kiểm tra, giám sát công việc lao động hợp đồng làm vệ sinh cơng ty

Bảo đảm an ninh, an tồn tuyệt đối công ty: xây dựng phương án, kế hoạch biện pháp bảo vệ công ty Hàng năm, xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy tổ chức hướng dẫn triển khai thực cho cán bộ, nhân viên, người lao động công ty

(66)

chức hội nghị đảm bảo sở vật chất hoạt động cho công ty Luôn thường xuyên kiểm tra giám sát công tác tổ chức hội nghị, lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, thay trang thiết bị cũ để phục vụ cơng việc

2.2.9 Tổ chức phịng làm việc khoa học

Tổ chức phòng làm việc khoa học nhằm thiết kế nơi làm việc, trang bị cho nơi làm việc thiết bị dụng cụ cần thiết xếp chúng theo trật tự định nhằm tạo thuận lợi cho thực công việc, nâng cao suất lao động

Công ty Dược phẩm Tâm Bình có tịa nhà tầng tầng hầm để xe địa Số 349, Phố Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội nên việc bố trí phịng thuận lợi diện tích rộng, có cầu thang thang máy Phịng có nhiều cơng việc cần nhân nhiều bố trí phịng có diện tích rộng để đảm bảo phục vụ tốt cho công việc Nhà thuốc khu bác sĩ tư vấn, quầy lễ tân khu vực khách chờ đặt tầng trung tâm cửa vào cơng ty cạnh cầu thang, văn phịng, phịng kế tốn phịng Tổng Giám đốc đặt tầng 4, phịng phó Tổng Giám đốc, phịng kinh doanh phịng truyền thơng makerting đặt tầng thuận tiện cho việc quản lí, giải văn bản, phịng họp đặt hội trường tầng tịa nhà37

Cơ sở vật chất cơng ty trang bị đầy đủ, trang thiết bị kỹ thuật thơng tin văn phịng ln trọng Tại văn phịng có máy tính, máy scan, điện thoại, máy fax, máy in, máy photo, điều hòa, tủ đựng tài liệu

Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng

Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ,

(67)

nhân viên sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)

Tất phận, phịng ban cơng ty trang bị máy vi tính với nhiều chủng loại, nguồn gốc khác tương đối đồng đảm bảo phục vụ cho hoạt động văn phịng cơng ty

Các phòng làm việc hạn chế tối đa việc gây ồn lẫn Các cán nhân viên liên hệ công việc xếp gần để họ tiện trao đổi, hạn chế di chuyển nhiều phòng Âm thanh, ánh sáng quan tâm mức

2.2.10 Công tác lễ tân

Bất quan, tổ chức hay doanh nghiệp phải có giao dịch làm việc với khách; lễ tân công việc thiếu công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động quan Họat động lễ tân quan quan trọng, thể mặt quan trước cơng chúng

Công tác lễ tân Công ty Dược phẩm Tâm Bình trọng lễ tân người tiếp thị văn hóa, hình ảnh đại diện cho mặt công ty đến khách hàng, đối tác, người có nhu cầu quan tâm, hợp tác, nơi tiếp nhận giải thông tin từ khách hàng

* Tổ chức tiếp đón khách quan

Hằng ngày Lễ tân mặc đồng phục đứng cửa phận lễ tân để đón khách, trang phục đồng bộ, có sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác

Phân loại khách: Khách nội hay khách quan để có ứng xử phù hợp Đón tiếp khách: Sau chào hỏi, ghi tên lễ tân dẫn khách đến văn phòng Trong trường hợp đặc biệt, kiện quan trọng lãnh đạo tận nơi đón khách vào

Chảo hỏi khách: Khách đến quan chào đón với thái độ tơn trọng lịch

Sắp xếp khách làm việc với lãnh đạo, hướng dẫn khách ngồi sảnh quan thời gian chờ báo cáo với lãnh đạo

(68)

Hình ảnh Lễ tân Cơng ty

(Nguồn: Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình)

2.2.11 Công tác thi đua khen thưởng

Công ty ln có đãi ngộ tốt cho nhân viên, ngồi quan tâm tinh thần cịn có quan tâm vật chất nhằm động viên tinh thần cho cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đươc giao

Cán bộ, nhân viên phụ cấp tiền lại để khích lệ tinh thần cho nhân viên hăng say học hỏi, làm việc giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân công việc hàng ngày

Công ty coi trọng phong trào thi đua, trọng công tác xây dựng tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến Phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật chọn lọc áp dụng vào sản xuất Tổ chức điều tra, tập hợp báo cáo kịp thời sáng kiến đơn vị

Công ty giao cho phịng ban cơng ty tiến hành kiểm tra thu thập thành tích cá nhân đủ tiêu chuẩn để lập danh sách gửi lên ban lãnh đạo phê duyệt Tổ chức thi đua dựa ngun tắc tự nguyện, tự giác, cơng khai đồn kết hợp tác phát triển

Tiêu chí đánh giá thi đua, khen thưởng công ty quy định rõ quy chế thi đua khen thưởng cơng ty cụ thể

- Tiêu chí đánh giá tập thể:

(69)

+ Thực tốt cơng tác quản lí lao động, việc làm đảm bảo thu nhập cho người lao động đơn vị

+ Đảm bảo an toàn năm - Tiêu chí đánh giá cá nhân:

+ Tích cực học tập cơng tác, có sáng kiến cải tiến kĩ thuật lao động sản xuất, có ý thức bảo vệ tài sản công ty đơn vị

+ Thực tốt nội quy, quy chế cơng ty, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước

+ Thực tốt quy trình quy phạm an tồn

+ Có đạo đức, lối sống lành mạnh, tích cực tham gia hoạt động phong trào có hiệu

Các tập thể, cá nhân có thành tích hội đồng thi đua khen thưởng công ty xét khen thưởng đề nghị cấp khen thưởng theo phân cấp, khen thưởng đảm bảo xác, dân chủ cơng khai, cơng Cơng ty có danh hiệu thi đua, khen thưởng tập thể, cá nhân đạt thành tích dựa tiêu chuẩn đánh giá

Chính sách thi đua đua khen thưởng công ty thực theo quy định Giúp đội ngũ nhân viên công ty thực tuân thủ quy định q trình làm việc, nhằm đảm bảo cho q trình giải cơng việc ổn định đạt hiệu Đồng thời giúp cho đội ngũ nhân nỗ lực, phấn đấu để đạt nhiều thành tích cho thân cho phịng ban, đơn vị

Hình ảnh buổi Lễ tổng kết phát thưởng cuối năm 2017 công ty

(70)

2.3 Nhận xét, đánh giá

2.3.1 Ưu điểm

Thứ nhất: Ban lãnh đạo Công ty Dược phẩm Tâm Bình phần nhận thức tầm quan trọng công tác quản trị văn phịng nên có quan tâm cơng tác văn phịng từ tạo điều kiện thuận lợi cho Trưởng phịng Hành chính- Nhân đề xuất sách cơng tác văn phịng nhằm hồn thiện cơng tác quản trị văn phịng

Thứ hai: Văn phòng tham mưu, phục vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công ty, cán nhân viên cơng ty có nhiều cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành ban lãnh đạo đảm bảo kịp thời, quy định

Thứ ba: Lãnh đạo văn phịng cơng ty làm tốt công tác tham mưu với ban giám đốc, xây dựng cấu máy, xác định vị trí chức danh cho phận; định biên nhân cho vị trí; nên tuyển dụng nguồn nhân làm cơng tác văn phịng có trình độ chun mơn tốt, thái độ làm việc tích cực, chun nghiệp Đội ngũ cán văn phòng người có trình độ chun mơn, có trách nhiệm cơng việc giao Lãnh đạo văn phịng khơng vững vàng chuyên môn nghiệp vụ, công tác quản lý mà cịn có trách nhiệm với cơng việc Cán văn phịng phân cơng đảm nhận vị trí tương đối phù hợp với chun mơn, trình độ nên cán nhân viên văn phịng có hội phát huy lực

(71)

Thứ năm: Văn phịng tham mưu giúp cơng ty ban hành nội quy, quy chế hoạt động bám sát thực tế cán công nhân viên công ty hưởng ứng ủng hộ, giúp công việc thực theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng, ban, phận, góp phần tạo ý thức làm việc văn hóa cho cơng ty

Thứ sáu: Văn phịng cơng ty vận dụng tốt cơng nghệ thông tin sử dụng thư điện tử vào công việc Việc thu nhận xử lý thông tin ban lãnh đạo nhân viên cơng ty trọng thực mà thơng tin ln đảm bảo u cầu tính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống tính kịp thời Quảng bá thương hiệu công ty thông qua công tác truyền thông

Thứ bẩy: Công tác quản lý văn đi, văn đến cơng ty thực theo qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết tốt; giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ, hoàn thành nhiệm vụ quản lý văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ phục tốt cho việc tra tìm tài liệu công ty Tất văn – đến công ty tập trung phận văn thư để đăng ký quản lý thống Giúp cho công ty quản lý chặt chẽ tạo thuận lợi cho cơng ty giải nhanh chóng mang lại hiệu cao công việc

Thứ tám: Công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu công ty thực phần lớn, tương đối đảm bảo việc tra cứa hồ sơ, tài liệu lưu trữ công ty, đáp ứng yêu cầu công việc Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi việc bảo quản hồ sơ, tài liệu công ty

(72)

được nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo với cán nhân viên từ nâng cao hiệu công tác quản lý sản xuất kinh doanh

Thứ mười: Văn phịng cơng ty thực tốt công tác hậu cần, đảm bảo đầy đủ điều kiện tốt cho phận phịng ban cơng ty hoạt động thường xun, liên tục, đảm bảo chuyến công tác lãnh đạo cơng ty chu đáo an tồn

Mười một: Công ty kịp thời động viên, khen thưởng tập thể cá nhân có thành tích để từ khơi dậy tinh thần thi đua cán công nhân viên người lao động tồn cơng ty Việc họp xét khen thưởng thực nghiêm túc, quy định đảm bảo khách quan, khen thưởng người, việc, thành tích

Nhìn chung với quan tâm ban lãnh đạo cơng ty cơng tác văn phịng Đó sở, tảng tạo tiền đề cho cán làm cơng tác quản trị văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ đạt kết Tuy nhiên bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác quản trị văn phịng Cơng ty cịn tồn số hạn chế cần khắc phục

2.3.2 Hạn chế

Thứ nhất: Việc tuyển dụng nhân làm cơng tác văn phịng cơng ty thực tương đối tốt, nhiên công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân cơng ty chưa thực quan tâm, chưa tổ chức đào tạo cho tất cán nhân viên văn phòng, mà số cán nhân viên phải tự học hỏi trau dồi kiến thức Trước mắt với tình hình cán làm cơng tác văn phịng đáp ứng yêu cầu công việc công ty Tuy nhiên sau với phát triển sức cạnh tranh doanh nghiệp, tình hình kinh tế thị trường thay đổi theo chiều hướng khác Nếu công ty chưa có kế hoạch cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán khó đáp ứng yêu cầu công việc thời đại Điều gây khó khăn sức ép người làm cơng tác quản trị văn phịng

(73)

muộn, làm không quẹt thẻ, hút thuốc khơng nơi quy định Hơn nữa, tình trạng cán nhân phải làm thêm vượt 30 tiếng/tháng tồn đơn đặt hàng tăng mà công ty chưa tuyển dụng nhân kịp thời

Thứ ba: Văn phòng trang bị máy vi tính nối mạng internet việc thu thập thông tin mạng chưa đạt kết cao Công tác truyền thông chưa phát huy hết hiệu quả, việc đăng tin lên wedsite bị bỏ, giải pháp nhằm nâng cao công tác truyền thông chưa thực hiệu

Thứ tư: Công tác văn thư có trọng, quan tâm, chưa hiểu rõ tầm quan trọng tài liệu, hồ sơ trình hoạt động nên chưa đầu tư nhiều đến công tác Công ty chưa có dấu đến, đóng dấu cịn trùm q 1/3 chữ ký, dấu đóng lệch

Thứ năm: Do trình độ nhận thức, hiểu biết tầm quan trọng việc ban hành văn kém, lực cán soạn thảo không đồng phần lớn cán soạn thảo kiêm nhiệm không chuyên trách, văn sai thể thức

Thứ sáu: Việc thu thập bổ sung tài liệu công ty chưa khoa học công tác bảo quản tài liệu văn phịng cơng ty cịn hạn chế Việc lập hồ cịn chưa thực đúng, gây khó khăn việc tìm kiếm tài liệu q trình thực cơng việc xảy tình trạng thất lạc, mát, lẫn lộn hồ sơ, tài liệu Một số tài liệu phịng ban cịn bó gói, chất đống kho không nộp lưu vào phận lưu trữ nên gây khó khăn cho việc tra tìm bảo quản, tài liệu bị mối mọt, úa vàng, hư hỏng, mát;

Thứ bẩy: Tại số họp, hội nghị công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp cịn có phận người tham gia không tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần hội nghị Thậm chí số cán quản lý cịn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp cơng ty

(74)

Thứ chín: Việc bố trí phịng làm việc chưa khoa học, nhà riêng Tổng Giám đốc đặt tầng tầng tịa nhà gây nhiều khó khăn việc tiếp đón khách đến cơng ty hay khách đến nhà riêng Phòng văn thư chung với văn phịng có nhiều người qua lại gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu

Thứ mười: Hiện việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin xu thời đại Mặc dù lãnh đạo văn phòng xây dựng văn phịng cơng ty chưa trang bị hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn nên phần ảnh hưởng đến tiến độ hiệu công việc công ty

Mười một: Công tác quản lý, kiểm tra, giám sát cơng tác văn phịng tổ chức thực chưa chặt chẽ Đồng thời chưa có chế tài khen thưởng, xử phạt hợp lý

Trên hạn chế công tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Một mặt gây ảnh hưởng đến hoạt động công tác quản trị văn phòng, mặt khác ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc công ty Để tìm phương pháp nhằm hạn chế tồn trên, phải tìm hiểu rõ nguyên nhân tồn

2.3.3 Nguyên nhân

* Lãnh đạo chưa quan tâm mức đến cơng tác quản trị văn phịng Bất lĩnh vực hay hoạt động muốn hiệu hay không phần lớn phụ thuộc vào người đứng đầu doanh nghiệp Cơng tác quản trị văn phịng ban lãnh đạo có am hiểu cơng tác thực quan tâm, đầu tư cho cơng tác

(75)

Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp lợi nhuận, ln ln chủ doanh nghiệp đặt lên hàng đầu, chi phí thấp lợi nhuận cao Nên để đầu tư khoản chi phí lớn vào hoạt động khơng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu công ty công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, hành chủ doanh nghiệp cịn phải suy nghĩ tính tốn khó thực

* Chưa có động viên thích đáng dành cho cán làm cơng tác văn phịng Mơi trường làm việc định nhiều đến tâm lý tâm huyết cán bộ, nhân viên công việc Một yếu tố vô quan trọng việc giữ chân nhân tâm huyết cán bộ, nhân viên cơng ty vấn đề lương thưởng, chế độ đãi ngộ

Nhìn mặt chung mức lương nhân viên văn phòng so với ngành nghề khác cịn thấp Ngồi chế độ đãi ngộ công ty nhân viên văn phịng chưa thỏa đáng, Ban lãnh đạo cơng ty chưa có quan tâm tận tình, chu đáo đời sống cán bộ, nhân viên

* Cơng tác tuyển dụng, đào tạo nhân cịn yếu

Một yếu tố không phần quan trọng hoạt động công tác văn phịng yếu tố nhân sự, đặc biệt người quản lý đạo trực tiếp công tác

Hiện người quản lý phòng Hành - Nhân cơng ty với chức danh Trưởng phịng Hành - Nhân người tham mưu cho ban lãnh đạo công tác ban hành văn quy định công tác nhân cịn chưa sâu, đặc biệt cơng tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, nhân viên văn phòng

Trình độ tin học ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng hạn chế, văn phòng nhiều phải giải nhiều công việc đội ngũ cán có trình độ chun mơn chưa cao

(76)

* Ý thức trách nhiệm cán văn phòng chưa cao

Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo cịn chậm, đơn vị khơng bố trí thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự

Việc tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng họp, hội nghị cho cán nhân viên cơng ty cịn chưa thường xun Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu

Hàng tháng phòng ban gửi dự trù văn phòng phẩm xuống văn phịng cơng ty, song có khoảng thời gian cơng việc q nhiều dẫn đến tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm phòng ban Đây yếu tố gây ảnh hưởng không nhỏ đến cơng việc phịng ban phận Ý thức tiết kiệm nhân viên văn phịng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chưa sát sao, chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc

Công tác thi đua - khen thưởng cịn mang tính hình thức coi nhẹ phong trào thi đua, trọng khen thưởng cuối năm, làm ý nghĩa thực công tác thi đua - khen thưởng

Như với nguyên nhân gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản trị văn phịng cơng ty Vậy cần phải đưa giải pháp thiết thực nhằm khắc phục hạn chế

(77)

của khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn công tác quản trị văn phịng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo Công ty nói riêng văn phịng nói chung

(78)

Chương

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH

3.1 Nâng cao nhận thức, trách nhiệm lãnh đạo công tác văn phịng Cơng tác quản trị văn phịng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức, doanh nghiệp Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình khơng thể ngoại lệ, công ty muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng văn phịng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành ban lãnh đạo Vì vậy, văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành công việc công ty thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ

Để công tác quản trị văn phịng cơng ty ngày hồn thiện hơn, yếu tố vơ quan trọng quan tâm đầu tư ban lãnh đạo

Muốn ban lãnh đạo quan tâm đến công tác Trưởng phịng Hành - Nhân cán văn phòng cần phải tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo hiểu sâu sắc tầm quan trọng chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng hoạt động công ty, phải nhận thức cơng tác quản trị văn phịng có vị trí quan trọng thiếu tồn quan, tổ chức

(79)

Là nhà lãnh đạo tận tâm cần phải có quan tâm, chia sẻ khó khăn, khích lệ, động viên cán làm cơng tác quản trị văn phịng nói riêng cán nhân viên làm cơng tác văn phịng nói chung

Để gặt hái thành cơng q trình chinh phục nhân tài, yếu tố tảng quan trọng thấu hiểu lịng người Là người lãnh đạo cơng ty ln phải trao đổi, gợi ý cho Trưởng phòng cán nhân viên văn phòng chia sẻ mục tiêu, đam mê mong đợi nghề nghiệp Nắm bắt tiến độ cơng việc Trưởng phịng cán nhân viên văn phòng thực đến đâu xem xét liệu họ có gặp khó khăn khơng mà giúp đỡ với vai trị lãnh đạo cơng ty Ln ln tạo hội để Trưởng phịng Hành cán nhân viên văn phịng chia sẻ

Lãnh đạo cơng ty người lãnh đạo, đạo, điều hành chung, người am hiểu tất lĩnh vực công ty hoạt động khơng có kiến thức chun sâu tất lĩnh vực Trưởng phịng, cán văn phịng phận chun mơn giúp việc người có lực chun mơn sâu, tinh thơng lĩnh vực đảm trách, với tính chun nghiệp cao Vậy để lãnh đạo công ty hiểu nghĩa tầm quan trọng mà từ có trách nhiệm quan tâm đến cơng tác quản trị văn phòng Với tài trách nhiệm mình, Trưởng phịng cán văn phịng phải tích cực tham mưu tư vấn cho ban lãnh đạo để đưa phương án, kế hoạch, chương trình, phương án tính tốn dự báo có tính hiệu hệ chương trình, phương án Khi nhận thức lãnh đạo đắn vai trị cơng tác văn phịng quan tâm, trọng, đầu tư cho công tác như:

(80)

giúp phận văn phòng tổ chức, điều hành thực nhiệm vụ cách nhanh chóng, xác đạt kết cao

- Lãnh đạo công ty quan tâm trọng đến người làm việc tổ chức Từ từ khâu tuyển dụng trọng bố trí người, chuyên môn nghiệp vụ Thường xuyên liên kết mở lớp đào tạo soạn thảo văn cho tất phịng ban, phận cơng ty Th chuyên gia tư vấn, tổ chức hội thảo với chuyên đề liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn phịng

- Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại cho văn phịng: Máy tính hệ thống mạng chất lượng cao, đồng bộ, đầu tư hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý văn bản, thiết bị phục vụ cho soạn thảo văn bản, thiết bị để nhân bản, thiết bị phục vụ cho việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ

- Lãnh đạo cơng ty cấp mức kinh phí định cho văn phịng để văn phịng tự mời chuyên gia tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán văn phòng cử cán văn phịng tham gia khóa đào tạo ngắn hạn

Vậy cần nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm tầm quan trọng cơng tác quản trị văn phịng đội ngũ lãnh đạo Lãnh đạo công ty cần nâng cao nhận thức vai trị, ý nghĩa cơng tác quản trị văn phịng xem yếu tố kiên để hồn thành nhiệm vụ Nhận thức rõ tầm quan trọng công tác quản trị văn phịng đắn lãnh đạo có quan tâm, đầu tư cho hoạt động quản lý, điều hành hoạt động văn phòng

3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

3.2.1 Tuyển dụng nguồn nhân lực

Công tác tuyển dụng có vai trị đặc biệt quan trọng giúp cơng ty vừa đáp ứng đủ nhu cầu cần thiết, vừa tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng có trình độ Trên sở số liệu lao động dự báo số lượng cấu trình độ nguồn nhân lực công ty thời gian tới, cơng ty hồn thiện hoạch định sách tuyển dụng nguồn nhân lực theo giải pháp:

(81)

nhân lực với chiến lược phát triển khoa học công nghệ theo định hướng phát triển khoa học công nghệ lĩnh vực kinh doanh cơng ty Có kế hoạch giải lao động thừa thiếu hợp lý Xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty

Xây dựng quy chế tuyển dụng linh hoạt, cụ thể, rõ ràng, quy trình tuyển dụng chặt chẽ Cơng ty cần lập ban tuyển dụng riêng, để nâng cao công tác tuyển dụng nguồn nhân lực, công ty nên xây dựng bảng mô tả công việc cho vị trí làm việc cân đối chức danh Bản mơ tả cần liệt kê đầy đủ yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả giải vấn đề, kỹ làm việc đặc điểm cá nhân Bản mô tả giúp nhân viên hiểu công ty cần nhân viên nhà tuyển dụng biết kỹ năng, chuyên môn ứng viên

Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, phù hợp với yêu cầu phát triển nguồn nhân lực tình hình mới: cần thực cơng khai cơng tác tuyển chọn; tiêu chuẩn tuyển chọn phải xây dựng cụ thể, rõ ràng, quy trình tuyển dụng phải chặt chẽ, quy củ

Công ty cần thu hút người xuất sắc tới công ty cách thực sách thu hút, trì người giỏi, cần thực tốt chiến lược giữ chân người giỏi: Cơng ty phải có chiến lược giữ người từ mặt trận: thu hút, tuyển dụng, hội nhập cộng tác Trong danh tiếng cơng ty yếu tố đầu tiên, quan trọng nhằm thu hút người giỏi từ bên vào đồng thời giữ người giỏi bên

(82)

3.2.2 Đào tạo nguồn nhân lực

Trong công ty người yếu tố vơ quan trọng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ thái độ phục vụ yếu tố định đến suất lao động hiệu làm việc nhân viên văn phịng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu rào cản cơng việc nhân viên văn phịng Vì để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ đội ngũ nhân viên văn phịng cơng ty nên thực biện pháp sau đây:

Đối với vấn đề tuyển dụng đầu vào cần thực nghiêm túc, công ty xảy tình trạng nhân viên tuyển dụng vào khơng đáp ứng yêu cầu vị trí cần tuyển, tình trạng nhân viên tuyển dụng vào có quen biết với cán quản lý cơng ty Chính điều gây khó khăn cho cơng ty phải bỏ khoản chi phí khơng nhỏ để đào tạo lại cho nhân viên làm quen với cơng việc Để hạn chế tình trạng công ty nên tuyển dụng người đào tạo theo chuyên ngành, có đủ lực phẩm chất cần thiết để đáp ứng với yêu cầu công việc

Công ty nên cử cán công nhân viên học lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho phận nhằm nâng cao khả thích ứng cơng việc mà phụ trách Thường xun mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng nhân viên nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị, lập chương trình kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo

Sau khóa đào tạo văn phịng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên trước sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí cơng việc cách hiệu quả, phù hợp

(83)

Văn phòng cửa ngõ quan, nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội, đối ngoại cơng ty, thái độ phục vụ nhân viên văn phòng quan trọng Sự nhiệt tình ân cần chu đáo khiến cho khách đến liên hệ giao dịch cơng việc có ấn tượng tốt công ty đội ngũ nhân viên Vì để nâng cao thái độ phục vụ nhân viên, văn phịng cơng ty nên thường xuyên cử cán công nhân viên tham gia khóa học kỹ giao tiếp Có kỹ giao tiếp tốt nắm quy luật tâm lý người họ tận dụng mặt tích cực tránh mặt tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến công việc Đồng thời có kỹ giao tiếp giúp cho nhân viên văn phịng có thái độ ứng xử đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp đối tác công ty

Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại công ty thiết bị phục vụ cơng việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax nhân viên sử dụng thành thạo Do cán nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu loại máy móc thiết bị dùng văn phịng

Nâng cao trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng Đối với ngành nghề kinh doanh cơng ty có nhiều hợp đồng giao dịch với công ty nước ngồi, trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phịng có vai trị khơng nhỏ hoạt động giao dịch công ty Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ hầu hết cán văn phịng cơng ty khơng đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập, xử lý truyền gửi thơng tin tiếng nước ngồi, gây khó khăn chậm trễ công việc

(84)

mới, kỹ thuật để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt đối ngoại

Bên cạnh việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm ban lãnh đạo công tác quản trị văn phịng việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán nhân viên văn phòng cần thiết mỗi cán nhân viên đảm bảo yếu tố lực chuyên mơn cao với lịng nhiệt tình niềm đam mê trông công việc thúc đẩy công ty phát triển lên theo tầm nhìn, sứ mệnh đặt từ trước, theo mục tiêu cụ thể giai đoạn

3.2.3 Tổ chức hướng dẫn thực thống chuyên môn nghiệp vụ

Văn phòng sau nhận quan tâm đầu tư lãnh đạo việc tổ chức hướng dẫn thực thống chuyên môn nghiệp vụ cơng tác văn phịng cần thiết như:

Trưởng phịng Hành – Nhân xây dựng tiêu chuẩn cụ thể với vị trí, chức danh cán bộ, nhân viên làm cơng tác văn phòng Bản tiêu chuẩn cần quy định rõ vấn đề trình độ chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất cần có vị trí cần tuyển Đối các cán nhân viên thực cơng tác văn phịng thiếu tiêu chuẩn xây dựng cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm để đáp ứng yêu cầu công việc giao Xây dựng tổ chức máy lựa chọn, bố trí người việc vấn đề mang tính khoa học tổ chức máy khơng đủ mạnh, hoạt động khơng có hiệu lực, hiệu bố trí cán khơng khó thành cơng

(85)

Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển vũ bão nay, người làm cơng tác quản trị văn phịng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Như cần trang bị cho lãnh đạo kỹ năng, kỹ sảo công nghệ thông tin nhằm trao đổi, chia sẻ thông thin, tổ chức bàn bạc, hội thảo qua mạng đưa thông tin, quản lý thơng tin mạng Từ lãnh đạo đánh giá lực trình độ nhân viên đưa biện pháp giúp hoạt động văn phịng cơng ty ngày phát triển

Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty tổ chức rút kinh nghiệm, người có liên quan kiểm tra khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt cịn hạn chế sai sót để tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau Ngồi văn phịng cần phải đẩy mạnh cơng tác tuyên truyền đến tất cán công nhân viên để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt cơng ty hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo cơng ty, giúp xóa nhịa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho người hiểu Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định

(86)

3.3 Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh tăng cường phát huy phối kết hợp đội ngũ cán nhân viên văn phịng

Xây dựng mơi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau:

Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức

Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc cán công nhân viên công ty

Công ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban quan trọng

Trên thực tế công ty phối kết hợp phòng ban chưa thật nghiêm túc, văn phịng có nhiệm vụ xây dựng, đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phịng ban Nếu cơng việc phịng ban phối hợp chặt chẽ tiến hành theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty đạt hiệu cao

3.4 Tăng cường đầu tư trang bị sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, tra, kiểm tra công tác quản trị văn phòng

3.4.1 Đầu tư trang bị sở vật chất

(87)

vấn đề ban lãnh đạo công ty quan tâm đầu tư tốt cho việc xây dựng sở vật chất, mua sắm trang bị trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cơng tác văn phịng thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cần phải tăng cường Cơng nghệ thơng tin tồn phát triển công ty Đổi sở vật chất trang thiết bị để nhằm tạo hiệu công việc tồn quan Chất lượng văn phịng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình cần đươc bảo đảm trì cách bền vững, bố trí phịng làm việc riêng biệt, Ưu tiên số trang thiết bị cho văn phòng như: trang bị đủ bàn ghế, máy vi tính, máy fax, máy scan, máy in, điện thoai, máy photocopy…Máy vi tính cần nối mạng internet nối mạng LAN phịng để trao đổi thơng tin Cùng với dụng cụ cần thiết, văn phòng phẩm phải trang bị đầy đủ, đặt chỗ thuận tiện, dễ sử dụng Cần đảm bảo phịng ban có đủ máy tính cho cá nhân để thực tốt công việc mình, máy in máy photo cần trang bị thêm số lượng máy in cịn bị hỏng nên không đáp ứng số lượng văn bản, giấy tờ công ty

3.4.2 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin động lực phát triển Công ty cần đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới; động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức Tạo bước chuyển biến quan trọng nhận thức hành động, góp phần thúc đẩy phát triển công ty, xây dựng môi trường làm việc văn minh, đại

Hiện nay, ứng dụng phần mềm công tác quản trị văn phịng cơng ty u cầu cần thiết Công ty nên sử dụng phần mềm như:

(88)

thực công việc giao điều hành hoạt động doanh nghiệp Việc theo dõi tiến độ xử lý công việc giúp lãnh đạo nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến đạo hay góp ý phần mềm, từ cơng việc xử lý nhanh chóng thời hạn hướng

- Phần mềm Quản trị nhân Phần mềm OOS GHR giải pháp phần mềm quản trị nhân chuyên nghiệp, phục vụ quản trị nhân tổng thể cho doanh nghiệp Hệ thống phần mềm quản lý tồn diện vịng đời nhân từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, tới nghỉ hưu, nghỉ việc thuyên chuyển công tác Ngồi tính hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, OOS.GHR có khả tích hợp với hệ thống ERP, Accounting, khả đáp ứng toàn diện yêu cầu đặc thù doanh nghiệp

- Phần mềm quản lý văn DocEye Phần mềm quản lý văn điều hành DocEye phần mềm hỗ trợ công việc quản lý văn có đầy đủ tính từ đến nâng cao Phần mềm có hệ thống thu nhận, lưu trữ, quản lý phân phối toàn thông tin phi cấu trúc doanh nghiệp tới người dùng, tới ứng dụng khác tới quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp Trong đó, thơng tin phi cấu trúc bao gồm dạng như: Văn tài liệu, video, hình ảnh, audio, email, báo cáo kết xuất từ ứng dụng nghiệp vụ …

3.4.3 Tăng cường công tác tra, kiểm tra

Thanh tra, kiểm tra, rà sốt cơng tác văn phịng nhằm phát nội dung trái với quy định pháp luật, Công ty để kịp thời chấn chỉnh, đồng thời sở việc thi đua khen thưởng cuối năm

Cơng ty cần có kế hoạch kiểm tra kiểm tra đột xuất, kiểm tra thường kỳ tháng, năm nhằm hoàn thiện cơng tác văn phịng Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây hậu nghiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến người có trách nhiệm liên quan tránh tình trạng đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm, kiên xử lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định nhà nước công ty

(89)

kết thực thi công việc, chất lượng, tiến độ thực hiện; việc thực nội quy, quy định công ty chấm điểm theo thang điểm cộng - trừ để kiểm tra đánh giá công tác văn phịng có minh chứng đánh giá mức hồn thành nhiệm vụ, tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua cuối năm Đưa chế tài thưởng – phạt phân minh rõ ràng

Ví dụ như: Về kết thực công việc điểm chia ra: Hoàn thành cộng điểm, hoàn thành tốt cộng điểm, hoàn thành chậm ngày trừ điểm, hoàn thành chậm 02 trừ điểm, hoàn thành mức độ trừ điểm, khơng hồn thành gây hậu nghiêm trọng không xếp loại (tùy mức độ nghiêm trọng phải bồi thường) Cuối năm lấy điểm đưa vào tổng kết đánh giá xếp loại thi đua khen thưởng

3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 vào hoạt động văn phòng

Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh quan, tổ chức, doanh nghiệp mong muốn liên tục tăng trưởng, đạt lợi nhuận cao liên tục trì tỷ suất lợi nhuận cao điều quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ phải có hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tiêu chuẩn hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ mà quan, tổ chức, doanh nghiệp nên áp dụng

(90)

sinh xảy sai lỗi sai sót cơng việc, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt

Nhận thức tầm quan trọng công tác quản trị văn phòng doanh nghiệp, ban lãnh đạo cán văn phịng nỗ lực cơng tác văn phịng gặt hái kết to lớn Tuy nhiên cơng tác quản trị văn phịng cơng ty cịn tồn số hạn chế, khó khăn cần phải khắc phục Trên sở tồn tại, hạn chế tơi sâu vào tìm hiểu ngun nhân gây để từ đưa giải pháp tối ưu nhằm cải thiện ngày nâng cao cơng tác quản trị văn phịng cơng ty, góp phần vào phát triển cơng ty nhằm mang lại lợi nhuận cao cho chủ doanh nghiệp, đồng thời góp phần vào hồn thiện cơng tác văn phịng hành doanh nghiệp

(91)

KẾT LUẬN

Trong hoạt động doanh nghiệp nói riêng hoạt động quan, đơn vị tổ chức nói chung, cơng tác văn phịng hoạt động khơng thể thiếu gắn liền với phát triển doanh nghiệp Nó đóng vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thương trường

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình trải qua trình hoạt động phát triển dần khẳng định vị thị trường dược phẩm, tạo chỗ đứng vững niềm tin đối khách hàng Công ty đà phát triển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Có kết có đóng góp to lớn cơng tác quản trị văn phịng Tổ chức máy phịng Hành - Nhân ngày củng cố phát triển, đặc biệt đội ngũ văn phịng ngày hồn thiện số lượng lẫn chất lượng Dưới phấn đấu khơng ngừng nghỉ Trưởng phịng với đội ngũ cán văn phịng góp phần thực tốt chức nhiệm vụ công ty Những kết hoạt động văn phòng đạt thời gian qua to lớn Tuy nhiên bên cạnh kết đạt cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình cịn tồn số vấn đề cần phải khắc phục, cải thiện cho phù hợp để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Để cải thiện nâng cao chất lượng công tác quản trị văn phịng cơng ty thời gian tới tơi xin đưa số khuyến nghị sau:

- Trong hoạt động người nhân vật trung tâm, chủ thể sáng tạo Do cần đặc biệt quan tâm đến chất lượng nguồn nhân lực

- Tiến hành khảo sát tình trạng vật lý trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động văn phịng để từ bổ sung thay nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng công việc

(92)

Nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng yêu cầu cấp thiết khách quan phát triển Đứng trước biến động kinh tế thị trường, yêu cầu nhiệm vụ đặt khó khăn thách thức cho cơng tác quản trị văn phịng địi hỏi nhà lãnh đạo cần phải đưa giải pháp tối iu để hoàn thiện phát huy hiệu cơng tác quản trị văn phịng tình hình nhằm phục vụ hoạt động công ty bước gặt hái nhiều thành công Tất giải pháp nêu khóa luận với mục đích cuối nhằm làm cho cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình ngày hiệu hơn, đáp ứng nhiệm vụ trị, định hướng phát triển sản xuất kinh doanh công ty làm tăng thêm giá trị doanh nghiệp

Tuy nhiên thời gian nghiên cứu có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi thiết xót hạn chế Rất mong nhận tham gia góp ý kiến thầy cơ, ban giám đốc cơng ty bạn đồng nghiệp để khóa luận hoàn chỉnh áp dụng tốt với thực tế công ty doanh nghiệp

(93)

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Trương Quang Dũng Tập giảng môn Quản trị văn phịng Trường Đại học kinh tế tài

2.Vũ Thị Thùy Dương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng

tác văn phịng Cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

3.Nguyễn Thành Độ (chủ biên) (2005) Quản trị văn phòng, NXB Lao động xã hội

4.Nguyễn Thành Độ (chủ biên) (2012) Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế quốc dân năm

5.Chu Thị Hậu (2016) Lý luận phương pháp công tác lưu trữ NXB Lao động

6.Phạm Mỹ Hạnh (2008) Quản trị văn phòng. Học viện Cơng nghệ bưu viễn thơng

7 Nguyễn Thu Hiền Cơng tác quản trị văn phịng với việc nâng cao

hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình

8.Quốc Hội “Luật thi đua khen thưởng” số 15/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003

9.Quốc Hội, “Luật Lưu trữ” số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 10.Quốc Hội, “Luật Doanh nghiệp” số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014

11 Hồng Thanh Huy Cơng tác quản trị văn phòng Hội Luật gia

Việt Nam

12.Phạm Thị Huyền Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu

công tác văn phịng Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành

13.Bộ Nội vụ Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính”;

14.Chính phủ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001

(94)

15.Chính phủ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác

văn thư.

16.Vương Đình Quyền Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương

pháp công tác văn thư NXB Đại học quốc gia Hà Nội

17.Đại học Sài Gịn.( 2014) Quản trị Hành văn phịng 18.Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học NXB Thống Kê

19.Vương Thị Kim Thanh (2009) Quản trị hành văn phòng NXB Thống kê

20.Đinh Ngọc Thanh Một số giải pháp nhằm cao hiệu Công

tác quản trị văn phòng

21.Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phịng NXB Thống kê

22.Nguyễn Hữu Tri (2005) Quản trị văn phòng NXB Khoa học kỹ thuật 23.Phạm Thị Ánh Tuyết Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng

cao hiệu cơng tác văn phịng Sở Tài ngun Mơi trường Hải Phịng

(95)

(96)

Phu lục Trụ sở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình

(97)

Cơng ty Tâm Bình Sài Gòn

(98)

Nhà máy sản xuất Ninh Hiệp

(Nguồn: Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình) Kho hàng quận 10

(99)

Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Tổng giám đốc

Phó Tổng giám đốc Ban Kiểm soát

Nhà máy sản xuất Chi nhánh Sài Gịn Phịng Kế tốn Phịng Truyền thơng Marketing Phịng Kinh doanh Phịng Hành chính-Nhân Xưởng sản xuất Tổ dược liệu Tổ đóng gói BP điện BP Kế tốn BP Kho BP Hành BP Quản lý chất lượng BP Kinh doanh – giao hàng

BP Kế tốn – Hành BP Kho BP Kế tốn BP Kho BP giao hàng BP truyền thông BP Marketing BP bán hàng

BP Quản trị bán hàng

BP HCNS

BP VTLT

BP Lái xe BP Hậu cần

Tạp vụ BP Bảo vệ

BP IT Tổ sản

xuất

(100)

Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình

Trưởng phịng

Bộ phận Hành -

Nhân

Bộ phận

Văn thư –

Lưu trữ

Bộ phận Lái xe

Bộ phận

Hậu cần - Tạp vụ

Bộ phận Bảo vệ

Bộ phận

IT

Bộ phận

Bán hàng Bộ

(101)

Phụ lục Kế hoạch mục tiêu tồn Cơng ty năm 2018

KẾ HOẠCH MỤC TIÊU TỒN CƠNG TY NĂM 2018

Căn kết đạt năm 2017 định hướng Công ty năm 2018 Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình đưa mục tiêu năm 2018 sau:

A. KINH DOANH (MIỀN BẮC + MIỀN NAM)

I. BÁN HÀNG

STT Mục tiêu Chỉ số KPI/Hồ sơ

1 Kế hoạch bán hàng năm 2018 lập, phê duyệt

thực

KQ thực hàng tháng so với kế hoạch

2 Doanh thu bán hàng đạt:

(Tăng 15 % so với năm 2017) tỷ đồng/năm

+ Duy trì số Nhà thuốc 100%

4 Phân phối sản phẩm (Áp dụng kv có TDV)

B. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

1 Kế hoạch chăm sóc khách hàng năm 2018 lập, phê

duyệt thực

KQ thực hàng tháng so với kế hoạch

2 Đại lý khu vực khơng có TDV gọi điện nhắc nhở

đặt hàng tháng

100% + Báo cáo chăm sóc

3 Sinh nhật Đại lý, nhà thuốc gọi điện chúc

mừng có hình ảnh, báo cáo

100% + Báo cáo chăm sóc

4 Các khiếu nại khách hàng dịch vụ sau bán hàng

đều xử lý kịp thời vòng ngày làm việc ngày làm việc

5 Khảo sát khách hàng định kỳ (6 tháng/lần) chất

lượng sản phẩm, dịch vụ, TDV tháng/lần

6 Các khoản chi phí chăm sóc theo dõi có

báo cáo hàng tháng cung cấp cho BGĐ đầy đủ

100 % + Báo cáo theo dõi chi phí kinh doanh

C. XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

(102)

2

Đơn hàng vượt hạn mức xuất hàng duyệt theo

quy định 100%

3 Hàng lỗi kỹ thuật đổi trả qui định 100%

D. KẾ TỐN - TÀI CHÍNH

I KẾ TOÁN THUẾ

TT Mục tiêu Chỉ số KPI/Hồ sơ

10 100% Nhà cung cấp đầu vào đủ hồ sơ pháp lý 100%

11 100% hóa đơn đầu vào phải kiểm sốt đảm bảo

hợp pháp, khơng mát 100%

12 100% chứng từ Kế toán, sổ sách in hoàn thiện

dấu, chữ ký đầy đủ, lưu trữ khoa học

- 100% Phiếu thu, chi, nhập, xuất in hàng tháng

- 100% Sổ sách in kết thúc năm

13 100% sách pháp luật thuế cập nhật kịp thời

- File thống kê & cập nhật văn hàng tháng

14 Cung cấp giải trình số liệu với CQ Thuế có YC 100%

II KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

TT Mục tiêu Chỉ số KPI

2 100% khoản công nợ phải trả NCC thực

hạn đầy đủ hồ sơ toán theo QT toán

100% + Báo cáo khoản phải trả

3 100% khoản thu, chi vào sổ có kiểm sốt,

đối chiếu chốt quỹ theo quy định

100% + Báo cáo quỹ

4 Lập kế hoạch năm/tháng việc nhập thành phẩm từ

Nhà máy để bán 100% + Bản kế hoạch năm/tháng

5 100% NVL sản xuất Nhà máy kiểm kê định kỳ,

đột xuất kiểm soát sử dụng

100% + Báo cáo kiểm kê

III KIỂM SỐT TÀI CHÍNH

1 Kế hoạch tài năm lập kiểm sốt thực hàng năm

Kiểm soát hàng tháng báo cáo

2

100% chi phí hoạt động SXKD theo dõi, đo lường, phân tích đầy đủ chi phí thực tế chi phí lãng phí, giám sát thực tiết giảm chi phí tồn Cơng ty đưa giải pháp cắt giảm chi phí hợp lý

Hàng ngày báo cáo

tháng/quý/năm

(103)

1 100% Hàng hóa giao cho khách đảm bảo đúng, đủ,

chính xác số lượng, khách hàng, nhà xe 100%

2 100% khoản cước phí gửi hàng đảm bảo: Đúng,

chính xác số tiền 100%

3 100% Khơng có vụ va quệt xe giao hàng, vi phạm giao

thông, đảm bảo tuân thủ luật GT đường 100%

E. HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

I. NHÂN SỰ

I.1 TUYỂN DỤNG - THỬ VIỆC - THÔI VIỆC

1

95% Kế hoạch tuyển dụng nhân thực

(Căn vào định biên nhân Công nhu cầu tuyển dụng phòng ban phận)

95%

2 100% nhân đạt qua thử việc 100%

3

Tỉ lệ việc 10%

( - Tỉ lệ nghỉ việc = Tổng số thơi việc (chỉ tính nhân

viên thức)/Nhân trung bình (chỉ tính nhân viên chính thức

- Tỉ lệ thơi việc ngưỡng chuẩn từ 4-10%)

10%

I.2 ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN

1

Đạt 20 đào tạo/nhân viên/năm

(5 buổi: buổi Nội quy sách, buổi chun mơn nghiệp vụ, buổi kỹ năng, buổi PCCC, buổi ATVSLĐ, Y tế, môi trường)

20 giờ/nhân viên/năm

2

100% nhân viên hiểu biết Nội quy Cơng ty, văn hóa

doanh nghiệp (Thực qua test đạt từ điểm

trở lên)

100%

3 95% nhân viên đáp ứng chuyên môn nghiệp vụ (Thực

hiện qua test đạt từ điểm trở lên) 95%

4 100% kế hoạch đào tạo nội đào tạo

thực theo phê duyệt 100%

I.3

QUẢN LÝ NHÂN SỰ (Định biên, hồ sơ nhân sự, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thực chế độ chính sách lương thưởng)

1 100% nhân Phòng Ban, phận định

(104)

chức năng, nhiệm vụ yêu cầu Cơng ty

2 100% CBNV có đầy đủ hồ sơ nhân cập nhật

đầy đủ Phần mềm quản lý thông tin nhân 100%

3 100% CBNV có đủ KPI thực theo

Quy trình quy định đánh giá nhân 100%

4 Tỉ lệ CBNV vi phạm kỷ luật Nội quy, quy định

< 10%/năm 10%

5

100% sách tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT & sách phúc lợi khác cho người lao động thực đầy đủ, xác, kịp thời theo quy định Cơng ty

100%

I.4 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

1 100% CBNV có đủ MTCV, kế hoạch, báo cáo, KPI

theo quy định Công ty 100%

2 100% CBNV tuân thủ đầy đủ văn ban hành 100%

3 100% phịng ban có đủ Quy trình, quy định, biểu

mẫu hướng dẫn thực công việc 100%

4

Bộ công cụ nhân như: Nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể, quy định, quy trình, sổ tay, biểu

mẫu… cập nhật, sửa đổi, bổ sung kịp thời qua thời kỳ

Kịp thời khơng có phàn nàn

5 Đảm bảo phần mềm quản lý nhân hoạt động ổn định

và hiệu Hoạt động ổn định hiệu

II. HÀNH CHÍNH

II.1 VĂN THƯ LƯU TRỮ

1 Khơng để xảy sai sót, nhầm lẫn việc quản lý

văn bản, công văn đi, đến

Khơng sai sót, nhầm lẫn

95% nhân viên đảm bảo vòng phút lấy hồ sơ, tài liệu, dụng cụ làm việc (Thông qua đợt kiểm soát nội bộ)

95%

II.2

(105)

1

100% tài sản, công cụ, dụng cụ, đồ khuyến mại, đồng phục, VPP, tạp phẩm, chi phí hành chính, kiện kiểm sốt đầy đủ, kịp thời, xác tiết kiệm, hiệu theo quy định Công ty

100%

2 Không để xảy tình trạng tài sản mát, hư hỏng,

lãng phí mà khơng rõ ngun nhân, giải pháp Khơng mát mát

II.3 QUẢN LÝ AN NINH, VỆ SINH, XE Ô TÔ VĂN

PHÒNG

1

100% vấn đề an ninh, trật tự kiểm soát tồn Cơng ty Khơng để xảy xơ xát, cãi lộn ảnh hưởng đến hình ảnh Cơng ty

100%

2

Đảm bảo toàn khu vực làm việc, vệ sinh, sinh hoạt chung Công ty sẽ, gọn gàng, khô

Luôn gọn gàng,

3

Đảm bảo xe ô tô được: quản lý, sử dụng, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa theo quy định Xe lưu thơng đường an tồn cho người hàng hóa Khơng có vụ tai nạn giao thơng xảy

Khơng có tai nạn xảy

II.4 QUẢN LÝ HỒ SƠ PHÁP LÝ CÔNG TY

1 100% hồ sơ pháp lý Công ty thực đầy

đủ, kịp thời theo quy định pháp luật 100%

II.4 MUA SẮM

100% đề xuất mua sắm thực đầy đủ, xác, kịp thời, tiết kiệm tuân thủ theo quy trình mua sắm

100%

II.5 CƠNG ĐỒN

1 100% chế độ cơng đồn thực đầy đủ,

kịp thời, quy định 100%

II.6 CÔNG NGHỆ THƠNG TIN

1

Ln đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin

(Server, intrernet, website, outlook, phần mềm diệt

vi rút, máy tính, máy in, máy scan, máy chiếu, điện thoại, camera, loa đài, âm thanh, ánh sáng

thiết bị IT khác) hoạt động ổn định, bảo mật, an

toàn, bảo dưỡng, sửa chữa, hỗ trợ kịp thời, không để xảy gián đoạn công việc lỗi hỏng

(106)

III. BÁN HÀNG

Hà Nội, ngày … tháng … năm …

TỔNG GIÁM ĐỐC PHÊ DUYỆT NGƯỜI LẬP

CÁC PHỊNG BAN CHUN MƠN CĨ LIÊN QUAN KÝ XÁC NHẬN bị công từ bên

Doanh số bán hàng Nhà thuốc đạt: đồng (Tăng

trưởng 10% so với năm 2017) đồng

2 Đảm bảo đủ hồ sơ pháp lý nhà thuốc theo

quy định Đủ hồ sơ pháp lý

3 Đảm bảo khơng có phàn nàn khách hàng nhân

(107)

(108)

(109)

(110)

Phụ lục Nội quy lao động công ty

NỘI QUY LAO ĐỘNG

Ban hành:

03/08/2017 Phiên bản: 01 NỘI QUY LAO ĐỘNG

Căn Bộ luật Lao động số: 10/2012-QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 18/6/2012 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2013;

Căn Nghị định số 45/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết số điều Bộ luật lao động thời làm việc, thời nghỉ ngơi an toàn lao động, vệ sinh lao động;

Căn Nghị định số 46/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2013 Chính phủ; Thơng tư 08/2013/TT-BLĐTBXH ngày 10/6/2013 hướng dẫn Nghị định số 46/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Bộ luật Lao động tranh chấp lao động;

Căn Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số nội dung Bộ luật Lao động; Thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH ngày 23/6/2015; Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16/11/2015 Bộ Lao động - Thương binh Xã hội hướng dẫn thực số điều tiền lương Nghị định số 05/2015/NĐ-CP;

Căn tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty, sau trao đổi thống với Ban Chấp hành Cơng đồn, Giám đốc Công ty Quyết định ban hành Nội quy lao động Công ty gồm nội dung sau:

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều Nội quy lao động quy định Công ty yêu cầu người lao

động phải thực nghiêm chỉnh làm việc Công ty

Điều Nội quy lao động áp dụng với tất người lao động làm việc

tại Cơng ty theo hình thức loại hợp đồng lao động, kể người lao động thời gian thử việc, học việc

Điều 3. Những nội dung quy định nội quy lao động có hiệu lực kể

(111)

Điều Mọi trường hợp không quy định nội quy lao động thực theo quy định Bộ luật Lao động văn pháp luật lao động hành Nhà nước quy định

Chương II

THỜI GIỜ LÀM VIỆC, THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI

Điều Thời làm việc

1.Thời làm việc hành

- Thời làm việc quy định: 08giờ/ngày, 44 giờ/tuần (từ thứ đến hết sáng thứ hàng tuần)

- Với lao động hưởng lương thời gian làm việc theo hành chính: + Buổi sáng : Làm việc từ 08 00 đến 12 00

• Nghỉ trưa từ 12 00 đến 13 30

+ Buổi chiều : Làm việc từ 13 30 đến 17 30

2.Thời làm việc theo ca

- Ca 1: Bắt đầu làm việc từ 6:00 đến 14:00 - Ca 2: Bắt đầu làm việc từ 14:00 đến 22:00

- Ca 3: Bắt đầu làm việc từ 22:00 đến 6:00 hôm sau

3.Thời làm thêm

1 Làm thêm khoảng thời gian làm việc ngồi thời làm việc bình thường quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể theo nội quy lao động

2 Người sử dụng lao động sử dụng người lao động làm thêm đáp ứng đủ điều kiện sau đây:

a) Được đồng ý người lao động

b) Bảo đảm số làm thêm người lao động không 50% số làm việc bình thường 01 ngày, trường hợp áp dụng quy định làm việc theo tuần tổng số làm việc bình thường số làm thêm khơng q 12 01 ngày; không 30 01 tháng tổng số không 200 01 năm, trừ số trường hợp đặc biệt Chính phủ quy định làm thêm khơng 300 01 năm

c) Sau đợt làm thêm nhiều ngày liên tục tháng, người sử dụng lao động phải bố trí để người lao động nghỉ bù cho số thời gian không nghỉ

4.Làm thêm trường hợp đặc biệt

(112)

1 Thực lệnh động viên, huy động bảo đảm nhiệm vụ quốc phịng, an ninh tình trạng khẩn cấp quốc phòng, an ninh theo quy định pháp luật

2 Thực công việc nhằm bảo vệ tính mạng người, tài sản quan, tổ chức, cá nhân phòng ngừa khắc phục hậu thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh thảm họa

Điều 6: Thời nghỉ ngơi

1. Nghỉ làm việc

- Người lao động làm việc liên tục 08 nghỉ 30 phút, tính vào thời làm việc

- Trường hợp làm việc ban đêm, người lao động nghỉ 45 phút, tính vào thời làm việc

2. Nghỉ chuyển ca

- Người lao động làm việc theo ca nghỉ 12 trước chuyển sang ca làm việc khác

3. Nghỉ tuần

- Mỗi tuần, người lao động nghỉ 24 liên tục Trong trường hợp đặc biệt chu kỳ lao động nghỉ tuần, người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm cho người lao động nghỉ tính bình qn 01 tháng 04 ngày

- Người sử dụng lao động có quyền định xếp ngày nghỉ tuần vào ngày chủ nhật ngày cố định khác tuần

4. Nghỉ năm

- Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho người sử dụng lao động nghỉ năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động sau:

a) 12 ngày làm việc người làm công việc điều kiện bình thường; b) 14 ngày làm việc người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm người làm việc nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt theo danh mục Bộ Lao động - Thương binh Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành lao động chưa thành niên lao động người khuyết tật;

c) 16 ngày làm việc người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm người làm việc nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt theo danh mục Bộ Lao động - Thương binh Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành

- Người sử dụng lao động có quyền quy định lịch nghỉ năm sau tham khảo ý kiến người lao động phải thông báo trước cho người lao động

(113)

- Khi nghỉ năm, người lao động phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đường 02 ngày từ ngày thứ 03 trở tính thêm thời gian đường ngồi ngày nghỉ năm tính cho 01 lần nghỉ năm

5. Nghỉ năm tăng lên theo thâm niên làm việc

- Cứ 05 năm làm việc cho người sử dụng lao động số ngày nghỉ hàng năm người lao động tăng thêm tương ứng 01 ngày

6. Nghỉ lễ, tết

1 Người lao động nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương ngày lễ, tết sau đây:

a) Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch) b) Tết Âm lịch 05 ngày

c) Ngày Chiến thắng 01 ngày (ngày 30 tháng dương lịch) d) Ngày Quốc tế lao động 01 ngày (ngày 01 tháng dương lịch) đ) Ngày Quốc khánh 01 ngày (ngày 02 tháng dương lịch) e) Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (ngày 10 tháng âm lịch)

2 Nếu ngày nghỉ theo quy định trùng vào ngày nghỉ tuần, người lao động nghỉ bù vào ngày

7. Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương

1 Người lao động nghỉ việc riêng mà hưởng nguyên lương trường hợp sau đây:

a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày b) Con kết hôn: nghỉ 01 ngày

c) Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết chồng chết; chết: nghỉ 03 ngày

2 Người lao động nghỉ không hưởng lương 01 ngày phải thông báo với người sử dụng lao động ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; bố mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết

3 Ngồi quy định người lao động thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương

8. Nghỉ phép ốm, nghỉ đột xuất

Trường hợp người lao động bị ốm đột xuất lý mà khơng thể làm buộc phải nghỉ làm việc đột xuất người lao động phải xin nghỉ phép theo Quy định nghỉ phép mà Công ty ban hành

9. Nghỉ thai sản

(114)

Trường hợp lao động nữ sinh đơi trở lên tính từ thứ 02 trở đi, con, người mẹ nghỉ thêm 01 tháng

Thời gian nghỉ trước sinh tối đa không 02 tháng

2 Trong thời gian nghỉ thai sản, lao động nữ hưởng chế độ thai sản theo quy định pháp luật bảo hiểm xã hội

3 Hết thời gian nghỉ thai sản theo quy định tại, có nhu cầu, lao động nữ nghỉ thêm thời gian không hưởng lương theo thoả thuận với người sử dụng lao động

4 Trước hết thời gian nghỉ thai sản theo quy định, có nhu cầu, có xác nhận sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền việc làm sớm khơng có hại cho sức khỏe người lao động người sử dụng lao động đồng ý, lao động nữ trở lại làm việc nghỉ 04 tháng

Trong trường hợp này, tiền lương ngày làm việc người sử dụng lao động trả, lao động nữ tiếp tục hưởng trợ cấp thai sản theo quy định pháp luật bảo hiểm xã hội

Trường hợp lao động nữ cần chấp hành quy định sau Công ty: + Viết đơn thông báo cho người sử dụng lao động biết việc làm lại trước thời hạn chuyển cho Trưởng phận ký duyệt cam kết việc làm sớm tự nguyện khơng có quyền khiếu nại Công ty việc làm sớm

+ Bảo đảm việc tuân thủ quy định khác Công ty, thời gian làm việc bảo đảm hồn thành cơng việc giao

Trường hợp sau sinh con, 02 tháng tuổi bị chết mẹ nghỉ việc 04 tháng tính từ ngày sinh con; từ 02 tháng tuổi trở lên bị chết mẹ nghỉ việc 02 tháng tính từ ngày chết, thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản không vượt q tháng; thời gian khơng tính vào thời gian nghỉ việc riêng theo quy định pháp luật lao động

Trường hợp có cha mẹ tham gia bảo hiểm xã hội cha mẹ tham gia bảo hiểm xã hội mà mẹ chết sau sinh cha người trực tiếp nuôi dưỡng hưởng chế độ thai sản đủ 06 tháng tuổi

Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản tính ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hàng tuần

10. Thanh toán tiền lương ngày chưa nghỉ

(115)

2 Người lao động có 12 tháng làm việc thời gian nghỉ năm tính theo tỷ lệ tương ứng với số thời gian làm việc Trường hợp khơng nghỉ toán tiền

11. Chế độ nghỉ ngơi lao động nữ

1 Người sử dụng lao động không sử dụng lao động nữ làm việc ban đêm, làm thêm công tác xa trường hợp sau đây:

a) Mang thai từ tháng thứ 07 từ tháng thứ 06 làm việc vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo;

b) Đang nuôi 12 tháng tuổi

2 Lao động nữ làm công việc nặng nhọc mang thai từ tháng thứ 07, chuyển làm công việc nhẹ giảm bớt 01 làm việc ngày mà hưởng đủ lương

3 Người sử dụng lao động không sa thải đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động lao động nữ lý kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, nuôi 12 tháng tuổi, trừ trường hợp người sử dụng lao động cá nhân chết, bị Tòa án tuyên bố lực hành vi dân sự, tích chết người sử dụng lao động cá nhân chấm dứt hoạt động

4 Trong thời gian mang thai, nghỉ hưởng chế độ sinh theo quy định pháp luật bảo hiểm xã hội, nuôi 12 tháng tuổi, lao động nữ không bị xử lý kỷ luật lao động

5 Lao động nữ thời gian hành kinh nghỉ ngày 30 phút; thời gian nuôi 12 tháng tuổi, nghỉ ngày 60 phút thời gian làm việc Thời gian nghỉ hưởng đủ tiền lương theo hợp đồng lao động

12. Chế độ nghỉ ngơi lao động nam

Lao động Nam đóng BHXH có vợ sinh nghỉ việc hưởng chế độ thai sản 05 ngày làm việc trường hợp vợ sinh thường; 07 ngày làm việc vợ sinh mổ hay sinh 32 tuần tuổi; trường hợp vợ sinh đơi chồng nghỉ 10 ngày làm việc, từ sinh ba trở lên thêm nghỉ thêm 03 ngày làm việc Nếu vợ sinh đôi trở lên mà phải phẫu thuật chồng nghỉ 14 ngày làm việc

Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản tính khoảng thời gian 30 ngày đầu kể từ ngày vợ sinh

Chương III

(116)

Điều 7: Quy định vào Công ty tiếp khách đến làm việc

1. Đối với người lao động

1.1 Trong làm việc, người lao động phải có mặt địa điểm làm việc theo

quy định, không làm cơng việc riêng ngồi cơng việc giao

1.2 Không vắng mặt Công ty khơng có lý đáng phải

thơng báo cho cấp biết ngồi công tác

1.3 Không vào Công ty ngồi làm việc ngày nghỉ khơng

có chấp thuận cấp

1.4 Không gây trật tự làm việc

1.5 Không tiếp khách riêng làm việc, trừ trường hợp đặc biệt có đồng ý cán phụ trách

1.6 Khơng khuyến khích mang tài sản cá nhân vào Công ty không chịu trách

nhiệm mát tài sản cá nhân phạm vi Công ty

1.7 Tuân thủ quy định Tồ nhà văn phịng

2. Đối với khách đến làm việc

2.1 Khách đến làm việc nhân viên lễ tân hướng dẫn vào khu vực tiếp

khách, phục vụ nước uống Sau thơng báo cho cá nhân, phận có liên quan đến làm việc Hạn chế đến mức tối đa việc tiếp khách nơi làm việc

2.2 Người lao động nghỉ việc đến Công ty liên hệ công tác xem

khách đến làm việc thực quy định khoản 2.1 điều Điều 8: Tác phong làm việc

1. Trang phục

1.1 Trang phục phải sẽ, gọn gàng, lịch sự, màu sắc trang nhã

+ Đối với Nam: Quần dài, áo có cổ

+ Đối với Nữ: Không ăn mặc hở hang, váy phải dài đến đầu gối

1.2 Nhân viên Phòng Kinh doanh phận Giao hàng cấp phát đồng

phục trình làm việc từ thứ đến thứ hàng tuần: Áo sơmi, balo, mũ bảo hiểm, áo mưa Khi nghỉ việc phải hoàn trả theo quy định

1.3 Khi tham gia kiện Cty phải tuân thủ theo quy định (mặc đồng phục, đầu tóc gọn gàng…) Đồng phục phải giữ gìn cẩn thận, nhận trả đồng phục theo quy định

1.4 Nhân viên sản xuất tham gia sản xuất phải mặc quần áo bảo hộ lao

(117)

1.5 Khi dự hội thảo, hội nghị, tham gia tiếp xúc với khách hàng, đối tác tuỳ theo hoàn cảnh mà sử dụng trang phục cho phù hợp, gọn gàng, lịch

2. Nề nếp làm việc

2.1 Người lao động phải bảo vệ uy tín, hình ảnh, danh dự lợi ích

Công ty

2.2 Người lao động phải tuân thủ nội quy, quy định Công ty

2.3 Người lao động có trách nhiệm cập nhật kiến thức, nâng cao trách nhiệm,

trình độ chuyên môn giải công việc, nỗ lực hết khả nhằm mang lại hiệu công việc tốt

2.4 Nghiêm túc chấp hành đạo điều hành người quản lý trực tiếp, chấp

hành kỷ luật lao động, giữ gìn, xây dựng mơi trường làm việc đại, chuyên nghiệp, minh bạch, suất, chất lượng hiệu

2.5 Người lao động không thực hoạt động (kể công việc không thường xuyên với bên thứ 3) mà lợi ích mâu thuẫn trực tiếp gián tiếp tới lợi ích Cơng ty

2.6 Trong làm việc người lao động không làm việc riêng, tán gẫu, chơi

bài, chơi điện tử; lại, trao đổi công việc gây ồn ảnh hưởng tới đồng nghiệp khác

2.7 Người lao động không uống bia, rượu làm việc đến Công

ty với men (trừ trường hợp đặc biệt lãnh đạo Công ty đồng ý)

- Người lao động phải giữ gìn nơi làm việc, xếp tài liệu gọn gàng nơi quy định Xả/ Bỏ rác thải vào chỗ quy định Định kỳ ngày thứ hàng tuần vệ sinh, xếp tài liệu gọn gàng nơi làm việc

2.8 Không hút thuốc khu vực làm việc chung, khu vực cấm

nhà, hút làm việc

2.9 Kịp thời báo cáo quản lý trực tiếp Phịng HC-NS có bệnh lây nhiễm

có thể gây nguy hiểm đến tính mạng sức khoẻ nhân viên khác 3. Thái độ, hành vi ứng xử

3.1 Với cấp quản lý cao

- Khơng có thái độ, hành vi, phát ngơn thiếu tôn trọng gây trật tự Công ty ảnh hưởng đến uy tín cấp quản lý cao

- Với cán quản lý trực tiếp: Khi thực công việc phải tuân theo đạo cán quản lý trực tiếp (nếu có ý kiến khác quyền đề đạt ý kiến cá nhân - cán quản lý không chấp nhận phải thực theo đạo - bảo lưu ý kiến )

(118)

- Phải hỗ trợ thực công việc Giao tiếp nhã nhặn, có tinh thần hợp tác, tác phong, thái độ mực, không xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự người khác

- Không có thái độ, hành vi chia rẽ làm đồn kết nội bộ, uy tín đồng nghiệp

3.3 Với khách hàng/đối tác

- Chào hỏi khách đến làm việc, giao dịch Công ty

- Phải có thái độ cởi mở, nhiệt tình, lịch với khách hàng/đối tác; lắng nghe ý kiến cố gắng đáp ứng yêu cầu đáng họ

- Khơng địi hỏi nhận tiền hoa hồng đối tượng có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty

- Chịu trách nhiệm với khách thời gian khách văn phòng Khơng khách lại tự khu vực làm việc Công ty

- Không để khách lại Công ty sau thời gian làm việc với lý Chương IV

AN TOÀN LAO ĐỘNG - VỆ SINH LAO ĐỘNG

Điều Trách nhiệm người sử dụng lao động

- Tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, thông báo cho người lao động quy định, biện pháp làm việc an toàn, vệ sinh khả tai nạn cần đề phịng cơng việc người lao động

- Người lao động phải khám sức khoẻ tuyển dụng khám sức khoẻ định kỳ theo chế độ quy định Chi phí khám sức khoẻ cho người lao động người sử dụng lao động chịu

- Tổ chức chăm lo sức khoẻ cho người lao động phải kịp thời sơ cứu, cấp cứu cho người lao động cần thiết

- Người làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại bồi dưỡng vật, hưởng chế độ ưu đãi thời làm việc, thời nghỉ ngơi theo quy định pháp luật

- Người làm việc nơi có yếu tố gây nhiễm độc, nhiễm trùng, hết làm việc phải người sử dụng lao động bảo đảm biện pháp khử độc, khử trùng, vệ sinh cá nhân

(119)

- Việc sản xuất, sử dụng, bảo quản, vận chuyển loại máy, thiết bị, vật tư, lượng, điện, hoá chất, thuốc bảo vệ thực vật, việc thay đổi công nghệ, nhập công nghệ phải thực theo tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động Các loại máy, thiết bị, vật tư, chất có u cầu nghiêm ngặt an tồn lao động, vệ sinh lao động phải đăng ký kiểm định theo quy định Chính phủ

- Người sử dụng lao động phải bảo đảm nơi làm việc đạt tiêu chuẩn khơng gian, độ thống, độ sáng, đạt tiêu chuẩn vệ sinh cho phép bụi, hơi, khí độc, phóng xạ, điện từ trường, nóng, ẩm, ồn, rung yếu tố có hại khác Các yếu tố phải định kỳ kiểm tra đo lường

- Người sử dụng lao động phải định kỳ kiểm tra, tu sửa máy, thiết bị, nhà xưởng, kho tàng theo tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động

- Người sử dụng lao động phải có đủ phương tiện che chắn phận dễ gây nguy hiểm máy, thiết bị doanh nghiệp; nơi làm việc, nơi đặt máy, thiết bị, nơi có yếu tố nguy hiểm, độc hại doanh nghiệp, phải bố trí đề phịng cố, có bảng dẫn an toàn lao động, vệ sinh lao động đặt vị trí mà người dễ thấy, dễ đọc

Điều 10 Trách nhiệm người lao động

- An toàn lao động:

+ Người lao động làm việc đơn vị phải tham gia đầy đủ buổi học tập huấn an tồn lao động, phịng chống cháy nổ, bảo vệ an ninh, trật tự xã hội phải thực nghiêm túc quy định an toàn lao động, phòng chống cháy nổ bảo vệ an ninh, trật tự xã hội

+ Người lao động có trách nhiệm bảo quản sử dụng an toàn thiết bị điện với trang thiết bị phục vụ công tác Chỉ sử dụng trang thiết bị nắm rõ nguyên tắc hoạt động loại máy

+ Nghiêm cấm người khơng có trách nhiệm, người khơng phân cơng, khơng có chun môn kỹ thuật sử dụng, sửa chữa trang thiết bị phục vụ công tác

+ Tất phận thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước, phương tiện phòng cháy chữa cháy nhằm kịp thời phát khắc phục nguy cháy nổ xảy

- Vệ sinh lao động:

+ Người lao động làm việc đơn vị phải giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp

+ Giữ gìn vệ sinh thường xuyên trang thiết bị nơi làm việc

+ Không tổ chức ăn uống, liên hoan nơi làm việc trừ trường hợp tổ chức đơn vị

(120)

Chương V

BẢO VỆ TÀI SẢN VÀ BÍ MẬT CƠNG NGHỆ, KINH DOANH

Điều 11 Bảo vệ tài sản doanh nghiệp

1 Mọi người lao động làm việc đơn vị phải có trách nhiệm bảo quản tài sản chung đơn vị tài sản, trang thiết bị cho riêng cá nhân

2 Phải có ý thức tiết kiệm chi phí, khơng phơ trương lãng phí

3 Tài sản đơn vị mang khỏi đơn vị phải có giấy tờ cho phép theo quy định hợp lệ cấp trực tiếp/ chủ quản tài sản

4 Tài sản tiền bạc cá nhân cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản Điều 12 Bảo vệ bí mật cơng nghệ, bí mật kinh doanh

1 Bí mật cơng nghệ, bí mật kinh doanh:

Bí mật cơng nghệ, bí mật kinh doanh thông tin, hồ sơ, tài liệu giữ liệu tồn hình thức nào, liên quan đến Công ty, hoạt động Công ty khách hàng Công ty, bao gồm:

- Hồ sơ thương mại

- Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo - Các sản phẩm Công ty

- Các thông tin liên quan đến hoạt động, kinh doanh, kế tốn - Các báo cáo Cơng ty

- Thông tin nhà cung cấp, đại lý, khách hàng cũ, tiềm Công ty

- Ý kiến phản hồi khách hàng, nhà cung cấp, đại lý - Thông tin người lao động Công ty

- Các hợp đồng, điều khoản hợp đồng giao dịch Công ty

- Bất kỳ thông tin khác mà Công ty coi mật yêu cầu người lao động giữ bí mật

2 Nghĩa vụ bảo vệ thơng tin: Mọi người lao động có nghĩa vụ bảo mật thơng tin mật giữ gìn bí mật hoạt động kinh doanh Công ty:

- Không tiết lộ, cung cấp tài liệu, số liệu, tư liệu cho đơn vị, cá nhân (kể người lao động khác đơn vị) không chép thơng tin mật hình thức nào, trừ đồng ý Lãnh đạo Công ty

- Tài liệu, văn thuộc phận nào, phận có trách nhiệm bảo quản quản lý, không tự ý tùy tiện trao đổi, giao cho phận khác

(121)

- Các tài liệu liên quan đế số liệu kinh doanh, kế tốn, tài chính… có tính chất bảo mật, quan trọng, phải hủy máy hủy tài liệu Công ty

Chương VI

KỶ LUẬT LAO ĐỘNG VÀ XỬ LÝ KỶ LUẬT

Điều 13: Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

1. Các hình thức kỷ luật thời gian thử thách Khiển trách

2 Kéo dài thời hạn nâng lương không 06 tháng; cách chức Sa thải

Điều 14: Các hành vi vi phạm tương ứng với hình thức xử lý kỷ luật lao động

1 Khiển trách áp dụng người lao động vi phạm hành vi sau:

- Đi muộn, sớm

- Không tuân thủ nghỉ giờ, nghỉ trưa theo quy định - Xin nghỉ phép không quy định

- Ra ngồi Cơng ty khơng báo với phận lễ tân, để xe không quy định; nhầm dép người khác

- Báo cáo không thời gian quy định/báo cáo sai

- Không tắt chuông điện thoại, nghe điện thoại, trật tự, đùa cợt làm phiền người khác, ngồi không ngắn, không tập trung lắng nghe, không chuẩn bị tài liệu cần họp, không chấp hành điều hành Phịng Hành - Nhân

- Nghỉ làm khơng có lý

- Mặc đồng phục không yêu cầu quy định (đồng phục, mũ); không trả đồng

phục theo quy định

- Không giữ sẽ, ngăn nắp chỗ làm việc (bàn thiết bị làm việc), nơi sinh hoạt chung Không để rác vào nơi quy định

- Sử dụng phương tiện, dụng cụ sai mục đích sử dụng vào việc riêng cá nhân mà chưa phép

- Làm mất, làm hỏng tài sản phương tiện giao

- Mang tài sản Cơng ty ngồi chưa phê duyệt

(122)

- Khơng đóng cửa sổ, tắt điều hịa, cuối cùng; khơng khóa tủ tài liệu quan trọng về; mang tài sản ngồi Cơng ty khơng đăng ký

- Khơng hủy tài liệu liên quan đến bí mật kinh doanh…

- Chơi game, vào website không lành mạnh, xem phim, nghe nhạc không phục vụ công việc, làm việc riêng, ngủ làm việc

- Hút thuốc phạm vi Công ty, hút thuốc hành

- Đưa người khơng phận vào Cty khu vực làm việc mà không báo cáo - Dán, sửa đổi tháo gỡ văn thông báo cho nhân viên mà không cho phép người có thẩm quyền

- Không chấp hành đạo cấp người ủy quyền đạo - Khơng hồn thành cơng việc giao

- Không phối hợp công việc với nhân viên/bộ phận có liên quan

- Khơng tuân theo quy trình, quy định, tiêu chuẩn an tồn, vệ sinh lao động cơng việc giao

- Công ty yêu cầu công tác theo quy định Quy chế không thực

- Che dấu lỗi nhân viên cấp

- Lôi kéo, giúp đỡ người khác chống đối không tuân theo yêu cầu đắn cấp trên; đe dọa, xúc phạm đồng nghiệp cấp

- Có hành động gây chia rẽ, đồn kết nội

- Say rượu, đến Cơng ty tình trạng say rượu - bia gây gổ đánh Công ty

- Không tôn trọng cãi với khách hàng

- Phát biểu sai có ác ý nhân viên khác, Công ty dịch vụ Công ty

- Truy cập vào mạng máy tính máy tính lưu trữ thông tin mà không phép chưa gây hậu

- Thực thay đổi khơng phép nội dung mạng máy tính, bao gồm việc xóa thay đổi liệu chưa gây hậu

2 Kéo dài thời hạn nâng lương không 06 tháng; cách chức áp dụng người lao động vi phạm hành vi sau:

- Làm sai lệch chứng từ, hồ sơ tài liệu Công ty chưa gây hậu nghiêm trọng

- Sao chép, lấy tài liệu thông tin bảo mật, lấy hàng kho, lấy thiết bị, chìa khóa Cơng ty khơng nằm phạm vi quản lý

(123)

3 Sa thải áp dụng người lao động vi phạm hành vi sau: - Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ơ, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật cơng nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng tài sản, lợi ích người sử dụng lao động

- Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm thời gian chưa xoá kỷ luật bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm

Tái phạm trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật mà chưa xóa kỷ luật theo quy định Điều 127 Bộ luật lao động

- Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn 01 tháng 20 ngày cộng dồn 01 năm mà khơng có lý đáng

Các trường hợp coi có lý đáng bao gồm: thiên tai, hoả hoạn, thân, thân nhân bị ốm có xác nhận sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền trường hợp khác quy định nội quy lao động

Điều 15: Nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật lao động Việc xử lý kỷ luật lao động quy định sau:

a) Người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi người lao động b) Phải có tham gia tổ chức đại diện tập thể lao động sở

c) Người lao động phải có mặt có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư người khác bào chữa; trường hợp người 18 tuổi phải có tham gia cha, mẹ người đại diện theo pháp luật

d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải lập thành biên

2 Khơng áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động hành vi vi phạm kỷ luật lao động

3 Khi người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động áp dụng hình thức kỷ luật cao tương ứng với hành vi vi phạm nặng

4 Không xử lý kỷ luật lao động người lao động thời gian sau đây:

a) Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc đồng ý người sử dụng lao động

b) Đang bị tạm giữ, tạm giam

c) Đang chờ kết quan có thẩm quyền điều tra xác minh kết luận hành vi vi phạm quy định khoản Điều 126 Bộ luật lao động

(124)

5 Không xử lý kỷ luật lao động người lao động vi phạm kỷ luật lao động mắc bệnh tâm thần bệnh khác làm khả nhận thức khả điều khiển hành vi

Điều 16 Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

1 Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa 06 tháng, kể từ ngày xảy hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật cơng nghệ, bí mật kinh doanh người sử dụng lao động thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa 12 tháng

2 Khi hết thời gian quy định điểm a, b c khoản Điều 123, thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật lao động ngay, hết thời hiệu kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động tối đa không 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu

Khi hết thời gian quy định điểm d khoản Điều 123, mà thời hiệu xử lý kỷ luật lao động hết kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa không 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu

3 Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải ban hành thời hạn quy định khoản khoản Điều

Điều 17 Bồi thường thiệt hại

1 Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị có hành vi khác gây thiệt hại tài sản người sử dụng lao động phải bồi thường theo quy định pháp luật

Trường hợp người lao động gây thiệt hại không nghiêm trọng sơ suất với giá trị khơng q 10 tháng lương tối thiểu vùng Chính phủ công bố áp dụng nơi người lao động làm việc, người lao động phải bồi thường nhiều 03 tháng tiền lương bị khấu trừ tháng vào lương theo quy định khoản Điều 101 Bộ luật lao động

2 Người lao động làm dụng cụ, thiết bị, tài sản người sử dụng lao động tài sản khác người sử dụng lao động giao tiêu hao vật tư định mức cho phép phải bồi thường thiệt hại phần toàn theo thời giá thị trường; trường hợp có hợp đồng trách nhiệm phải bồi thường theo hợp đồng trách nhiệm; trường hợp thiên tai, hoả hoạn, địch họa, dịch bệnh, thảm họa, kiện xảy khách quan lường trước khắc phục áp dụng biện pháp cần thiết khả cho phép khơng phải bồi thường

Điều 18 Nguyên tắc trình tự, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại

(125)

2 Trình tự, thủ tục, thời hiệu xử lý việc bồi thường thiệt hại áp dụng theo quy định Điều 123 Điều 124 Bộ luật lao động

Điều 19 Khiếu nại kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

Người bị xử lý kỷ luật lao động, bị tạm đình công việc phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm vật chất thấy khơng thoả đáng có quyền khiếu nại với người sử dụng lao động, với quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật yêu cầu giải tranh chấp lao động theo trình tự pháp luật quy định

CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Bản Nội quy sở để Công ty quản lý, điều hành hoạt động sản

xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo hoạt động Công ty

Điều 21. Bản Nội quy gồm 07 Chương, 23 Điều Giám đốc Ban chấp hành Cơng đồn Cơ sở thơng qua Có hiệu lực thi hành kể từ ngày quan quản lý lao động địa phương có văn thức thừa nhận Các quy định trước trái với Nội quy lao động bãi bỏ Những nội dung chưa thể Nội quy áp dụng theo Quy chế, Quy định khác Công ty văn Pháp luật hành

Điều 22. Bản Nội quy phổ biến đến rộng rãi đến Người lao động

trong Công ty niêm yết Bảng tin Toàn thể Người lao động Cơng ty phải có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Nội quy

Điều 23. Các Trưởng Trưởng phòng, Ban/Bộ phận Phịng Hành chánh Nhân

sự có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra nhắc nhở người lao động Công ty thực tốt Nội quy

(126)

(127)

Phụ lục Sơ đồ công tác quản lý giải văn

Người thực Trình tự công việc

Cán phân công/ phụ trách

phòng ban, phận

Trưởng phòng Hành - Nhân

Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc

Cán văn thư

Cán văn thư/ Cán phân công

Cán văn thư

Đăng ký làm thủ tục ban hành văn

Gửi văn Soạn thảo văn

Kiểm tra thể thức

Lưu hồ sơ Duyệt ký

Nhân

(128)

(129)

Phụ lục 10 Sơ đồ công tác quản lý giải văn đến

Người thực Trình tự cơng việc

Bộ phận Lễ tân

Cán văn thư

Cán văn thư/ Tổng Giám đốc/ Phó Tổng

Giám đốc

Cán văn thư

Cán văn thư /Phòng, ban, phân/ Cán

được phân công

Đăng ký, scan gửi văn Tiếp nhận văn đến

Kiểm tra, phân loại

Lưu hồ sơ VB gửi đến Cơng ty

Bóc bì, đăng ký VB

Trình xin ý kiến giải quyết

(130)

(131)

Phụ lục 12 Hội nghị cán công nhân viên năm 2018

Phụ lục 13 Hội nghị tri ân khách hàng năm 2018

(132)

(133)

(134)

(135)

(136)

(137)

(138)

(139)

Phụ lục 15 Sơ đồ phòng làm việc

Quầy thuốc

Lễ tân

Thang Thang

máy Bác sĩ tư vấn

Phòng khám Phòng khám

Phòng HCNS Phòng Kế tốn

Phịng Truyền thơng

Phịng Tổng Giám đốc

Phịng Kinh doanh Phịng Phó Tổng Giám đốc

Hội trường

Nhà riêng Tổng Giám đốc Căng tin

Nhà riêng Tổng Giám đốc