THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

CHÖÔNG IX: THOÂNG TIN VAØ QUYEÁT ÑÒNH QUAÛN TRÒ CẤU TRÚC I/ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ. 1/ Khái niệm-yêu cầu đối với thông tin 2/ Vai trò của thông tin trong quản trò 3/ Thông tin trong tổ chức 4/ Những trở ngại trong thông tin 5/ Quản trò thông tin vượt qua những trở ngại II/ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ. 1/ Khái niệm 2/ Vai trò của quyết đònh quản trò 3/ Yêu cầu đối với các quyết đònh trong quản trò 4/ Phân loại quyết đònh quản trò 5/ Tiến trình ra quyết đònh và tổ chức thực hiện 6/ Các mô hình ra quyết đònh 7/ Quyết đònh nhóm 8/ Một số vấn đề thường xảy ra khi ra quyết đònh 2/ Vai trò của thông tin trong quản trò: * Vai trò điều phối và thay đổi: - Phương tiện để thống nhất mọi họat động có tổ chức - Phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức - Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung. * Vai trò phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trò * Vai trò phục vụ cho việc ra quyết đònh quản trò * Tác động tổ chức thành một hệ thống mở tương hỗ với môi trường bên ngòai 3/ Thông tin trong tổ chức: a-Thông tin chính thức và không chính thức: * Thông tin chính thức: thông tin theo cấp hệ, * Thông tin không chính thức: thông tin do nhân viên tạo ra bởi những giao lưu rồi thành những nhóm, phe. b-Chiều thông tin: * Thông tin chiều trên xuống. * Thông tin chiều dưới lên. * Thông tin chiều ngang. c-Các mạng thông tin thông dụng : • Mạng dây chuyền: Biểu thò các cấp của hệ cấp dọc, trong đó chỉ có thông tin từ trên xuống hay dưới lên và không có sự chệch hướng. • Mạng chữ Y: Biểu thò 2 cấp dưới báo cáo cho cùng một nhà quản trò cấp trên và trên nhà quản trò này còn nhiều cấp quản trò cao hơn nữa. • Mạng bánh xe: Hệ thống có nhiều thuộc cấp không có thông tin hàng ngang. Mọi thông tin đều phải thông qua nhà quản trò. • Mạch vòng tròn: Một quản trò với nhiều thuộc cấp, mỗi thuộc cấp chỉ trực tiếp quan hệ với hai thuộc cấp khác kế cận. • Mạch đủ mạch: Trong đó mỗi thành phần đều tự do thông tin với những thành phần khác trong mạch, các thành phần đều ngang nhau 4/ Những trở ngại trong thông tin: * Thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung * Thiếu kế hoạch đối với thông tin * Những giả thiết không được làm rõ: * Các thông tin diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghóa… * Ngữ nghóa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên. * Sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém. * Ít lắng nghe và đánh giá vội vả. * Sự không tin cậy, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc. * Thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra. 5/ Quản trò thông tin vượt qua những trở ngại: a-Điều chỉnh dòng tin tức: b-Sử dụng sự phản hồi : Trong tiến trình thông tin, đế tránh sự hiểu sai và không chính xác, nhà quản trò sử dụng vòng phản hồi để đánh giá tác dụng của thông tin đến người nhận như thế nào? c-Đơn giản hoá ngôn ngữ : Ngôn ngữ càng đơn giản càng dễ hiểu, ngôn ngữ phải phù hợp với người nhận d-Tích cực lắng nghe : Đòi hỏi tập trung cao độ khi nghe, phải đặt mình trong vò trí của người phát biểu, để dễ dàng hiểu đúng và hiểu hết vấn đề. f- Hạn chế cảm xúc: Hạn chế mọi cảm xúc trong việc tạo thông tin e- Sử dụng dư luận: Nhà quản trò cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ. B/ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ. 1/ Khái niệm: Quyết đònh quản trò là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trò, nhằm đònh ra chương trình và tính chất họat động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề nào đó trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bò quản trò và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức. 2/ Vai trò của quyết đònh quản trò: + Vai trò đònh hướng các họat động của tổ chức + Vai trò hợp tác về phối hợp và ràng buộc các họat động của các bộ phận + Vai trò áp đặt cưỡng bức hoặc động viên đối với hệ thống bò quản trò + Vai trò đảm bảo các điều kiện , nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu chung. 3/ Yêu cầu đối với các quyết đònh trong quản trò; Bảo đảm tính khoa học: quyết đònh phải có căn cứ, có cơ sở, có thông tin, có nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trò, phù hợp với các quy luật khách quan. Bảo đảm tính pháp lý: quyết đònh phải đúng thẫm quyền, hợp pháp, đòi hỏi cấp dưới phải thực hiện Bảo đảm tính hệ thống, đònh hướng: quyết đònh phải thể hiện việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức và phải có điạ chỉ rỏ ràng Bảo đảm tính cụ thể: quyết đònh phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết và quy đònh rõ thời gian thực hiện. Bảo đảm tính tối ưu: vừa chính xác, vừa hiệu quả tốt nhất Bảo đảm tính linh họat: dễ dàng điều chỉnh