Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các công ty cổ phần qua khảo sát một số công ty trên địa bàn hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Hương Quỳnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN (QUA KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Hương Quỳnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN (QUA KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Liên Hương XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS Nguyễn Văn Hàm TS Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu tham khảo, kết nghiên cứu luận văn hoàn toàn xác thực, chưa cơng bố cơng trình khác Các trích dẫn luận văn có nguồn gốc rõ ràng M C C LỜI CAM ĐOAN M C C BẢNG DANH M C CÁC TỪ, C M TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài 9 Bố cục 10 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC QUẢN Ý CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM 11 1.1 Các khái niệm liên quan 11 1.1.1 Công tác lưu trữ 11 1.1.2 Tổ chức công tác lưu trữ 12 1.1.3 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ 13 1.2 Cơ sở pháp lý để tổ chức quản lý công tác lưu trữ CTCP 16 1.2.1 Các văn quy định nhà nước 16 1.2.2 Sự hình thành phát triển Công ty Cổ phần Việt Nam 18 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Việt Nam 20 1.3 Khái quát tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động Công ty Cổ phần Việt Nam 31 1.3.1 Thành phần nội dung tài liệu hình thành từ hoạt động Công ty Cổ phần Việt Nam 31 1.3.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ trình hoạt động Cơng ty Cổ phần 35 1.4 Sự cần thiết phải tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần Việt Nam 37 1.4.1 i l nh đạ d anh nghiệ n hiểu ị th i triển hai thực văn há lu t v tổ chức công tác lưu trữ quan d anh nghiệ 38 1.4.2 iể s át ch t ch h ạt động nghiệ v lưu trữ d anh nghiệ quản lý t t tài liệu lưu trữ d anh nghiệ 40 1.4.3 u iện hai thác s d ng hiệu tài liệu lưu trữ d anh nghiệ 43 Tiểu kết chương 44 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 45 2.1 Phương pháp nội dung hảo sát 45 2.2 Kết khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần (qua khảo sát số công ty địa bàn Thành phố Hà Nội) 46 2.2.1 Quy định pháp lu t Việt Na đ i với tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 46 2.2.2 Tổ chức ph n có chức tha ưu tổ chức thực công tác lưu trữ 49 2.2.3 Tổ chức tuyển d ng b trí nhân cơng tác lưu trữ 51 2.2.4 Ban hành văn quy định v tổ chức quản lý công tác lưu trữ 53 2.2.5 Tổ chức bồi dưỡng, t p huấn cán lưu trữ 55 2.2.6 Tổ chức thực th ng nghiệp v lưu trữ 56 2.2.7 Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 62 2.2.8 Báo cáo th ng kê v lưu trữ the quy định 63 2.2.9 Kiể tra đánh giá tình hình thực nhiệm v cơng tác lưu trữ 65 2.3 Nhận xét đánh giá tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 66 2.3.1 Ưu điểm 66 2.3.2 Những hạn chế c n tồn 67 Tiểu kết chương 69 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN Ý CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM 70 3.1 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 70 3.1.1 Nguyên nhân từ Công ty Cổ phần 70 3.1.2 Nguyên nhân từ hía quan quản lý nhà nước v công tác lưu trữ 71 3.2 Một số giải pháp cụ thể 72 3.2.1 Nâng cao nh n thức l nh đạo, cán nhân viên tr ng quan v tổ chức quản lý công tác lưu trữ 72 3.2.2 Hồn thiện sở pháp lý v cơng tác lưu trữ đ i với DN nói chung, CTCP nói riêng 77 3.2.3 Tổ chức hướng dẫn nghiệp v lưu trữ CTCP 80 3.2.4 Đầu tư inh hí b trí nhân lực chuyên trách v lưu trữ CTCP 82 3.2.5 Kiể tra đánh giá v hoạt động lưu trữ CTCP 85 3.2.6 Giải há đ i với cán công tác lưu trữ CTCP 86 3.2.7 Đ xuất s mơ hình tổ chức quản lý lưu trữ CTCP 88 Tiểu kết chương 91 KẾT LUẬN 93 DANH M C TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 PH L C BẢNG DANH M C CÁC TỪ, C M TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ DN Doanh nghiệp VTLT Văn thư lưu trữ LT Lưu trữ TLLT Tài liệu lưu trữ CTCP Công ty cổ phần CTLT Công tác lưu trữ ĐHĐCĐ Đại hội đồng Cổ đông HĐQT Hội đồng Quản trị DNTN Doanh nghiệp tư nhân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, số lượng doanh nghiệp Cổ phần nước ta tăng lên đáng ể - kết tất yếu trình thực đề án Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, nhằm nâng cao hiệu hoạt động tạo động lực cho phát triển kinh tế Điều dẫn tới việc Nhà nước khơng cịn chủ sở hữu số tổ chức kinh tế trước kia, thay vào đó, Nhà nước nắm giữ lượng cổ phần định doanh nghiệp Những doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hành tự chịu trách nhiệm hiệu hoạt động doanh nghiệp Chủ sở hữu Công ty Cổ phần tổ chức, cá nhân có vốn góp cơng ty, họ người có quyền bầu người đại diện làm lãnh đạo doanh nghiệp, họ thực quyền thành viên góp vốn cách trực tiếp thơng qua người đại diện hoạt động, quyền lợi nghĩa vụ thành viên góp vốn theo quy định pháp luật Như vậy, Nhà nước số thành viên góp vốn doanh nghiệp, có quyền hạn nghĩa vụ thành viên góp vốn thơng qua người đại diện phần vốn góp doanh nghiệp cách bình đẳng, Nhà nước khơng quyền định hoạt động doanh nghiệp doanh nghiệp Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội địa phương Tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp bảo quản theo quy định pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Để phát huy tốt vai trị tài liệu lưu trữ, ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu, bảo mật thơng tin tài liệu lưu trữ, tổ chức cần quan tâm đến công tác tổ chức quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Không quan hành nhà nước mà doanh nghiệp, để hoạt động hiệu quan hơng thể khơng coi trọng cơng tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Tuy nhiên, thời gian qua, công tác lưu trữ quan tâm quản lý tài liệu quan nhà nước tổ chức trị xã hội, cịn doanh nghiệp chưa có quy định hay hướng dẫn cụ thể công tác Hiện có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh…Tuy doanh nghiệp, có chức năng, nhiệm vụ hác có điểm chung ln phát sinh giấy tờ, tài liệu, văn đi, đến cần lưu trữ để sử dụng, tra cứu trình hoạt động Vì việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn đi, đến qua thời kì cách cẩn thận, khoa học việc cần thiết hỗ trợ nhiều hoạt động doanh nghiệp Xuất phát từ thực tiễn chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần” (Qua khảo sát số công ty địa bàn Thành phố Hà Nội ) làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu Công ty Cổ phần thông qua đặc điểm hệ thống văn quy định, tổ chức nhân sự, sở vật chất Qua đó, đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần - Trên sở lý luận chung khảo sát thực tiễn, tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác lưu trữ sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu văn nhà nước văn liên quan có quy định tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần - Khảo sát trực tiếp số Công ty Cổ phần có chủ sở hữu nhà nước Cơng ty Cổ phần có chủ sở hữu tư nhân vấn đề liên quan trực tiếp đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ cơng ty - Phân tích, đánh giá ưu điểm, tồn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần Đề xuất số giải pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần - Đề tài sâu nghiên cứu giải pháp cụ thể tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ khơng góc độ quản lý nhà nước mà đề tài nghiên cứu giải pháp góc độ quản lý lãnh đạo CTCP Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1 Đối tượng nghiên cứu - Các quy định hành tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần - Hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: Từ năm 2014 đến nay, từ Luật Doanh nghiệp 2014 thông qua - Không gian: số Công ty Cổ phần địa bàn Thành phố Hà Nội, bao gồm có cơng ty có chủ sở hữu nhà nước Cơng ty Cổ phần có chủ sở hữu tư nhân (cụ thể: Công ty Cổ phần sách Alpha, Công ty Cổ phần - 28 - - 29 - - 30 - - 31 - - 32 - Phụ lục 02 Một số hình ảnh hình thức tổ chức lƣu trữ tài liệu khảo sát công ty cổ phần - 33 - - 34 - Giá đựng tài liệu Công ty Cổ phần sách Alpha Khảo sát ảnh chụp 12/2019 - 35 - - 36 - Tủ hồ sơ, t i liệu Công ty Cổ phần Biopham Khảo sát, ảnh chụp 8/2020 - 37 - - 38 - Không gian làm việc, kho tài liệu Công ty Cổ phần Giao hàng ti t kiệm Khảo sát, ảnh chụp vào 12/2019 - 39 - - 40 - Tủ đựng hồ sơ, t i liệu Công ty CP kinh t - kỹ thuật METCO Khảo sát, ảnh chụp 04/2020 - 41 - Kh lƣu trữ tài liệu Công ty CP giáo dục Solution Khảo sát ảnh chụp 9/2020 - 42 - ... chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần Việt Nam Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn TP Hà Nội Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác. .. việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần ưu nhược điểm bên cạnh đề xuất giải pháp khắc phục hiệu 2.2 K t khảo sát tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Công ty Cổ phần (qua khảo sát số công. .. tài tác giả trình bày tìm hiểu sở lý luận thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 44 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC ƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH