MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Kết cấu của khóa luận 6 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 8 1.1. Tổng quan về văn bản, văn bản quản lý doanh nghiệp 8 1.1.1. Khái niệm về văn bản 8 1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý. 9 1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp. 10 1.2. Phân loại văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp 10 1.2.1. Phân loại văn bản 10 1.2.2. Phân loại văn bản quản lý doanh nghiệp 13 1.3. Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp 14 1.4. Chức năng và vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp. 16 1.4.1. Chức năng của văn bản quản lý doanh nghiệp 16 1.4.2. Vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp 18 1.5. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 18 1.5.1. Khái niệm về soạn thảo văn bản 18 1.5.2. Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp. 19 1.5.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp. 21 1.5.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 30 TIỂU KẾT 36 Chương 2.THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 37 2.1. Tổng quan về doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 37 2.1.1. Tổng quan về doanh nghiệp. 37 2.1.2. Doanh nghiệp tư nhân. 40 2.1.3. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 43 2.2. Cơ sở pháp lý về thể thức và nội dung văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 44 2.3. Hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 46 2.3.1. Các loại văn bản quản lý mà các doanh nghiệp tư nhân được phép soạn thảo và ban hành. 47 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân 50 2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân. 52 2.4.1. Tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 52 2.4.2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 56 2.5. Đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 70 2.5.1. Những kết quả đạt được: 70 2.5.2. Một số tồn tại: 71 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 72 TIỂU KẾT 76 Chương 3.MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN. 78 3.1. Nhu cầu tất yếu khách quan của Nhà nước và yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp tư nhân trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa. 78 3.2. Nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 79 3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 81 3.3.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân. 83 3.3.3. Nâng cao chất lượng và bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân. 85 3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp tư nhân. 87 3.2.5. Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 91 3.2.6. Tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 91 TIỂU KẾT 93 KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành nghiên cứu mình, bên cạnh nỗ lực thân quan tâm thầy cô giáo; động viên ủng hộ bạn bè suốt thời gian học tập, nghiên cứu thực đề tài Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến cô Nguyễn Thị Hường, người hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho hoàn thành khóa luận Tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý thầy, cô Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập, nghiên cứu hoàn thành đề tài khóa luận Trong trình nghiên cứu, điều kiện khảo sát thực tế hạn chế mặt thời gian, kinh nghiệm kiến thức thực tế chưa sâu nên cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy, cô bạn Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hương MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VBQL : Văn quản lý HĐQT : Hội đồng quản trị TNHH : Trách nhiệm hữu hạn DN : Doanh nghiệp DNTN : Doanh nghiệp tư nhân QPPL : Quy phạm pháp luật PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nước ta có bước chuyển để bắt kịp với tiến thời đại, việc hội nhập kinh tế quốc tế bùng nổ công nghệ thông tin đem đến nhiều hội thách thức đòi hỏi phải không ngừng đổi phát triển toàn diện lĩnh vực Cùng với trình lên đất nước, phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường đời loại hình doanh nghiệp với quy mô lớn, nhỏ khác Các doanh nghiệp có vị trí quan trọng kinh tế quốc dân, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Doanh nghiệp đời giải phóng phát triển sức sản xuất, phát huy nội lực phát triển kinh tế xã hội, góp phần tăng trưởng kinh tế, tăng thu ngân sách, giải hiệu vấn đề xã hội Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp thiếu hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin văn phương tiện để chứa đựng, truyền đạt thông tin cách hữu hiệu Tại doanh nghiệp, văn uy tín của người lãnh đạo mà phương tiện giao tiếp quản lý doanh nghiệp Văn quy định cụ thể nhiệm vụ, chức trách bổn phận cá nhân tổ chức hướng họ đến hoạt động thống Văn góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Văn ban hành có đạt chất lượng mục đích đề hay không chủ yếu định khâu soạn thảo Soạn thảo văn không đạt yêu cầu công việc giải không đạt mà ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín hình ảnh doanh nghiệp Hiện nay, Nhà nước ta có văn quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn áp dụng cho doanh nghiệp như: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Mặc dù vậy, chất lượng soạn thảo văn quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân chưa đảm bảo, văn soạn thảo chưa tuân theo quy trình biểu mẫu cụ khiến cho trình cung cấp xử lý thông tin phục vụ hoạt động doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Nếu công tác soạn thảo ban hành văn quan tâm coi trọng góp phần xây dựng hệ thống pháp luật hoàn chỉnh đồng bộ, tạo văn có chất lượng cao Công tác có ý nghĩa to lớn tất quan, đơn vị đặc biệt có vai trò quan trọng việc quản lý doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp tư nhân nói riêng Với tất lý tác giả lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát số doanh nghiệp địa bàn tỉnh Hưng Yên)” làm đề tài khóa luận với mong muốn đóng góp phần việc làm rõ sở lý luận thực tiễn công tác soạn thảo văn doanh nghiệp tư nhân giải pháp góp phần hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp tư nhân nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu vấn đề thể thức văn bản, công tác soạn thảo ban hành văn hay chất lượng soạn thảo văn doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân có số công trình nghiên cứu có giá trị đóng góp không nhỏ mặt lý luận thực tiễn cụ thể như: - Tác giả Nguyễn Huy Thông Hồ Quang Chính (1995) “ Phương pháp soạn thảo văn quản lý - giao dịch - kinh doanh” - Tác giả Nguyễn Huy Anh, Phạm Thanh Phấn (1997) “ Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý giao dịch kinh doanh”, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội [33] -Tác giả Lưu Kiếm Thanh (2002) “ Hướng dẫn ban hành quản lý văn doanh nghiệp”; - Tác giả Nguyễn Thế Phán (2003) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất Lao động Xã hội [8]; - Tác giả Lương Văn Úc (2012) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân[15] - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có công trình nghiên cứu khoa học sinh viên thể thức hệ thống văn doanh nghiệp cụ thể công trình nghiên cứu tác giả: + Tác giả Nguyễn Thị Nga (ĐTSV 2007-2008.12),“ Thể thức văn số doanh nghiệp tư nhân Thái Bình - Thực trạng giải pháp”; + Tác giả Duôn Thị Thủy (ĐTSV 2007-2008.12), “ Thể thức văn doanh nghiệp địa bàn TP Hà Nội - Thực trạng giải pháp” + Tác giả Nguyễn Văn Khang (ĐTSV.2008-2009.18) “ Tìm hiểu hệ thống văn quản lý số doanh nghiệp liên doanh với nước Thực trạng kiến nghị” - Nghiên cứu chất lượng soạn thảo văn quản lý doanh nghiệp tiêu biểu có luận văn thạc sỹ tác giả Nguyễn Thị Ngọc Hân, với đề tài: “ Nâng cao chất lượng soạn thảo văn quản lý doanh nghiệp (Từ thực tiễn Thành phố Hồ Chí Minh)” Trong đề tài tác giả nghiên cứu vấn đề liên quan đến chất lượng soạn thảo văn quản lý doanh nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, đưa thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo văn quản lý Mỗi công trình nghiên cứu tiếp cận góc độ khía cạnh khác phản ánh chất lượng soạn thảo văn doanh nghiệp vùng khác Tuy nhiên, thực tế vấn đề đòi hỏi cần phải nghiên cứu để có giải pháp đồng cụ thể Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực với mục tiêu làm rõ thực trạng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát thực tế số doanh nghiệp địa bàn tỉnh Hưng Yên) nhằm kết đạt được, tồn nguyên nhân tồn Trên sở lý luận soạn thảo, ban hành văn bản, văn quản lý doanh nghiệp đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn quản lý số doanh nghiệp tư nhân địa bàn tỉnh Hưng Yên, tác giả đưa số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân, có đề xuất xây dựng mẫu trình bày cho loại văn quản lý thông dụng doanh nghiệp tư nhân Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nói tác giả thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu vấn đề chung văn bản, văn hành công tác soạn thảo, ban hành văn hành - Nghiên cứu quy định hành công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý thực nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân - Đánh giá, so sánh công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân với công tác soạn thảo ban hành văn quản lý loại hình doanh nghiệp khác - Phân tích, đánh giá kết đạt được, tồn nguyên nhân tồn công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân - Nghiên cứu đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu tình hình công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân, tình hình tổ chức quản lý công tác soạn thảo ban hành văn bản, giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý số DNTN địa bàn tỉnh Hưng Yên 5.2 Phạm vi nghiên cứu Nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân đề tài rộng, giới hạn khóa luận tốt nghiệp, đề tài tập trung nghiên cứu: Phạm vi không gian: Phạm vi nghiên cứu đề tài tập trung vào số DN, DNTN địa bàn tỉnh Hưng Yên Phạm vi thời gian Nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân, chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý số doanh nghiệp tư nhân từ năm 2011 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu - Nâng cao nhận thức vai trò công tác soạn thảo ban hành văn góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp nói chung DNTN nói riêng - Xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật quy định chi tiết thể thức, kỹ thuật trình bày văn doanh nghiệp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn quản lý DN, DNTN, góp phần cải cách hành doanh nghiệp - Kết nghiên cứu giúp cho DNTN xây dựng hệ thống văn quản lý có tính đồng hiệu Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các công trình nghiên cứu khoa học trước liên quan đến đề tài luận văn, báo cáo khoa học, tạp chí, văn pháp quy giáo trình, internet - Phương pháp khảo sát vấn thực tế: + Khảo sát hệ thống văn bản, công tác soạn thảo ban hành văn quản lý số doanh nghiệp tư nhân địa bàn tỉnh Hưng Yên (từ năm 2011 đến năm 2015) Tác giả sử dụng phiếu khảo sát, vấn trực tiếp gửi email cho người làm công tác soạn thảo văn doanh nghiệp địa bàn tỉnh Hưng Yên để có số liệu đầy đủ cụ thể ` + Khảo sát số loại hình doanh nghiệp CTCP, công ty TNHH để so sánh, đánh giá đưa đề xuất phù hợp với công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân (chi tiết doanh nghiệp khảo sát phụ lục 01) - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trong phương pháp này, dựa kết khảo sát thực tế tác giả tiến hành so sánh DNTN có quy mô lớn, nhỏ khác để có đánh giá khách quan Ngoài tác giả tiến hành so sánh DNTN với CTCP, công ty TNHH để vấn đề mà DNTN đạt được, chưa đạt để có giải pháp phù hợp - Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích đánh giá chất lượng soạn thảo văn quản lý số doanh nghiệp tư nhân địa bàn tỉnh Hưng Yên từ năm 2011 đến năm 2015 Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu kết luận, khóa luận chia làm ba chương: Chương Cơ sở lý luận soạn thảo, ban hành văn văn quản lý doanh nghiệp Trong chương tác giả làm rõ khái niệm liên quan đến văn bản, soạn thảo ban hành văn bản, khái niệm văn quản lý doanh nghiệp Phân loại văn văn quản lý doanh nghiệp, quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp yêu cầu soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp Chương 2.Thực trạng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân Tại chương tác giả dựa kết khảo sát thực tế công tác soạn thảo ban hành văn số doanh nghiệp tư nhân địa bàn tỉnh Hưng Yên để phân tích, nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân; tổ chức thực nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân Trong chương tác giả tồn phân tích nguyên nhân tồn công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân Chương Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp tư nhân 10 ảnh hưởng đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp, DNTN cần xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác soạn thảo văn doanh nghiệp Các văn sở để phòng ban, cán bộ, nhân viên doanh nghiệp thực theo đảm bảo tính thống hiệu Thực tế cho thấy, để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý DNTN cần ban hành quy chế, quy định hướng dẫn dựa sở: Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Các văn mà DNTN cần xây dựng ban hành bao gồm: + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ + Quy định công tác soạn thảo văn + Các văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày nội doanh nghiệp + Các mẫu văn Để xây dựng hoàn thiện quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý tác giả có đề xuất số nội dung cụ thể sau: Chương I Những quy định chung + Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng + Giải thích từ ngữ từ viết tắt + Thể thức văn + Kỹ thuật trình bày văn + Ngôn ngữ văn phong văn + Phông chữ văn + Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày + Trách nhiệm soạn thảo ban hành văn Chương II Quy định thể thức hình thức văn Trong có quy định cụ thể thành phần thể thức bắt buộc văn thành phần thể thức khác văn 88 + Quốc hiệu + Tên quan ban hành văn + Số, ký hiệu văn + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn + Tên loại trích yếu nội dung văn + Nội dung văn + Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Dấu quan tổ chức + Nơi nhận + Các thành phần thể thức khác Chương III Thể thức kỹ thuật trình bày + Thể thức + Kỹ thuật trình bày + Biểu mẫu Chương IV Các quy định khác + Tiêu chuẩn cán làm công tác soạn thảo văn + Theo dõi, kiểm tra công tác soạn thảo ban hành văn + Nội dung kiểm tra công tác thi hành văn + Trách nhiệm người theo dõi, kiểm tra Chương V Điều khoản thi hành + Trách nhiệm thi hành + Khen thưởng kỷ luật + Hiệu lực thi hành 3.3.3 Nâng cao chất lượng bổ sung số lượng đội ngũ cán làm công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân Con người chủ thể sáng tạo giá trị vật chất tinh thần xã hội Trong trình sản xuất cải vật chất, người vừa chủ thể tổ chức sản xuất xã hội Đối với doanh nghiệp, người “nguồn tài nguyên quý giá” “nhân tố” định tồn phát triển doanh nghiệp Con người tài sản doanh nghiệp, doanh nghiệp biết vận 89 dụng hiệu trí lực thể lực người doanh nghiệp phát triển Tất hoạt động doanh nghiệp thiếu bàn tay, trí óc người Trong công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng chất lượng đội ngũ làm đảm nhiệm công tác Tuy nhiên, đội ngũ làm công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân chưa quan tâm,trình độ chuyên môn thấp, để khắc phục DNTN cần phải thực hiện: - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho đội ngũ cán làm công tác soạn thảo ban hành văn DNTN Hiện nay, việc đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn DNTN cần thiết Để đào tạo đội ngũ cán làm công tác soạn DNTN cử cán học khóa học ngắn hạn dài hạn sở đào tạo Ngoài ra, cán bộ, nhân viên cần đào tạo tin học, sử dụng phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word phần mềm khác soạn thảo văn Các kỹ đánh máy cần phải sử dụng mười ngón thành thạo, đánh máy đạt tối thiểu 350 ký tự/ phút Trong trường hợp chủ doanh nghiệp người chịu trách nhiệm soạn thảo văn họ phải tham gia lớp huấn luyện nghiệp vụ hiểu biết tin học, ứng dụng phần mềm đề nâng cao chất lượng văn bản, nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp - Khen thưởng, kỷ luật cán làm công tác soạn thảo văn Để công tác soạn thảo văn doanh nghiệp tư nhân có chất lượng hiệu cao giải pháp thiếu vấn đề thi đua khen thưởng kỷ luật công tác soạn thảo văn Khi doanh nghiệp xây dựng chế cho hoạt động soạn thảo ban hành văn có chế tài xử phạt cho trường hợp vi phạm điều kiện để công tác thực nghiêm túc, hoàn thiện hiệu Mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo ban hành văn 90 doanh nghiệp, DNTN cần có trách nhiệm nghiêm túc công việc Trong trường hợp có cá nhân, tổ chức không hoàn thành công việc hay trình làm có sai phạm đánh giá vào thi đua, khen thưởng phòng ban phụ trách công việc Nếu mức độ sai phạm có ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp có mức nhắc nhở kỷ luật định - Bổ sung số lượng đội ngũ cán làm công tác soạn thảo ban hành văn DNTN Số lượng làm công tác soạn thảo văn DNTN lớn khoảng 02 đến 03 người phụ trách, DNTN nhỏ siêu nhỏ có 01 người phụ trách hầu hết cán kiêm nhiệm chuyên môn soạn thảo ban hành văn Vì vậy, DNTN vào tình hình thực tiễn doanh nghiệp để bổ sung số lượng cán có chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo công tác soạn thảo văn để phụ trách công tác Việc tăng thêm số lượng cán có chuyên môn giúp DNTN không tốn nhiều thời gian cho việc đào tạo trình giải công việc, giao dịch văn thuận lợi 3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân Hiện nay, ứng dụng phần mềm công tác soạn thảo ban hành văn quan nhà nước yêu cầu tất yếu Các DN, DNTN ngoại lệ Trung tâm Thông tin (Bộ Nội Vụ) xây dựng Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư 01/2011/BNV (Phần mềm Thông tư 01) Phần mềm Thông tư 01 xây dựng môi trường Windows, sử dụng font chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; Phần mềm Thông tư 01 sử dụng liệu máy cá nhân sử dụng liệu dùng chung máy chủ Đối với quan, đơn vị có máy chủ, mạng LAN hình thành Cơ sở liệu văn quan, đơn vị soạn thảo phát hành để phục vụ tra cứu, khai thác chuẩn hóa công tác văn hành toàn quan, đơn vị [26] 91 Phần mềm coi giải pháp hữu hiệu giúp DN, DNTN soạn thảo văn theo tiêu chuẩn mà không nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa Thường phần mềm như: Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm tyger, phần mềm kế toán phần mềm soạn thảo, quản lý văn doanh nghiệp có chi phí lớn, doanh nghiệp phải đầu tư phần kinh phí để mua phần mềm Nhưng với phần mềm Thông tư 01 giải phần khó khăn DN, DNTN công tác soạn thảo ban hành văn Các DNTN tải phần mềm dễ dàng, cần thao tác tìm tin mạng Internet DNTN tải phần mềm có kèm theo hướng dẫn Sau tải phần mềm DN nhập mật bảng hướng dẫn thay đổi tên người dùng mật Biểu tượng phần mềm Thông tư 01: Các DNTN xem xét ứng dụng phần mềm với văn hành hình thành hoạt động quản lý điều hành DNTN lựa chọn loại hình văn ban hành, nhập thông tin văn bản, sau xem trước văn xuất Word, phần mềm tự động chỉnh cỡ chữ, kiểu chữ kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể: Đăng nhập vào phần mềm (khi tải có tên đăng nhập mật khẩu, trình sử dụng người dùng thay đổi mật khẩu) sau: 92 Để thuận tiện trình soạn thảo văn bản, số thành phần thể thức chương trình mặc định hiển thị sẵn, người dùng không cần phải khai báo lại Người dùng lựa chọn mẫu văn cần soạn thảo theo lưu đồ sau: 93 Để nhập nội dung vào trường khai báo mẫu, di chuyển qua lại trường cách sau: Sau thực bước ta xem trước văn sau: Sau xem văn cảm thấy đầy đủ xác người sử dụng xuất word Như vậy, với bước đơn giản người dùng sử dụng nhiều tiện ích phần mềm giảm thiểu thời gian việc chỉnh văn Ngoài phần mềm Microsoft Word, phần mềm Thông tư 01, 94 doanh nghiệp tư nhân lựa chọn cho phần mềm phù hợp với thực tế doanh nghiệp để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn góp phần cải cách hành doanh nghiệp 3.2.5 Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống văn quản lý doanh nghiệp tư nhân Kiểm tra, rà soát hệ thống văn quản lý DNTN nhằm phát nội dung trái với quy định pháp luật văn để kịp thời chấn chỉnh Tạo chế để tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp phát văn có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo trình thực có quyền phản ánh với DNTN để sửa đổi hay bãi bỏ văn Các DNTN cần phải rà soát, kiểm tra tránh trường hợp sai phạm, vi phạm quy định pháp luật hành, ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Việc kiểm tra, rà soát hệ thống văn quan, nhà nước thực quy củ có nhiều bước phải lập kế hoạch rà soát văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt sau tiến hành thực bước kiểm tra văn Đối với doanh nghiệp tư nhân trình kiểm tra đơn giản hơn, nội dung kiểm tra bao gồm: - Mục đích ban hành văn bản; - Phạm vi áp dụng văn bản; - Hiệu lực thời gian văn bản; - Về hình thức văn có với quy định hành hay không Các văn soạn thảo phù hợp tên loại nội dung văn hay không - Về nội dung văn cần phát khiếm khuyết như: + Có trái với pháp luật, có trồng chéo mâu thuẫn hay không; + Xem xét pháp lý để ban hành văn bản; + Xem xét tính hợp hiến, hợp pháp; + Xem xét tính thống đồng văn bản; + Xem tính khả thi văn Người thực công tác đội ngũ cán có kiến thức chuyên môn công tác này, chủ doanh nghiệp tư nhân 3.2.6 Tiêu chuẩn hóa mẫu hóa văn quản lý doanh nghiệp tư nhân 95 Các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu sản xuất, kinh doanh thu lợi nhuận Thể thức kỹ thuật trình bày văn doanh nghiệp khác với văn quan nhà nước, áp dụng hiệu quan nhà nước lại không phù hợp với doanh nghiệp Các thành phần thể thức cần phải đáp ứng nhu cầu thực tiễn doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa thủ tục rườm rà khiến cho hoạt động doanh nghiệp hiệu Nhất DNTN trình hoạt động không hình thành nhiều văn bản, cần tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa thể thức kỹ thuật trình bày, hướng đến chuẩn hóa nội dung văn dựa sở “đơn giản, dễ hiểu dễ thực hiện” mà đáp ứng yêu cầu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp - Tiêu chuẩn hóa văn quản lý doanh nghiệp tư nhân: Tiêu chuẩn hóa văn quản lý doanh nghiệp tức xây dựng, áp dụng thể thức văn bản, yêu cầu thể thức trình bày văn áp dụng vào thực tế soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp Tiêu chuẩn hóa đem lại thống hình thức mức độ định mặt nội dung văn góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp hoạt động soạn thảo văn bản, giảm bớt thông tin trùng lặp, hạn chế tối đa sai sót mặt thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, nâng cao hiệu suất soạn thảo chất lượng văn ban hành Tiêu chuẩn hóa văn tạo thuận lợi cho người nhận văn nắm bắt nhanh thông tin kiểm tra văn cách nhanh chóng, xác [30] - Mẫu hóa văn quản lý doanh nghiệp tư nhân: Mẫu hóa văn việc cụ thể hóa thể thức văn tiêu chuẩn trình bày văn thể thức nội dung Các DNTN cần chủ động việc mẫu hóa văn hình thành hoạt đông để tạo thống làm tiêu chuẩn cho cán làm công tác soạn thảo văn vào Mẫu hóa văn bản bao gồm mẫu hóa định, báo cáo hay văn giao dịch, kinh doanh hàng doanh nghiệp tư nhân Để khắc phục yếu điểm phát huy ưu điểm công tác soạn thảo văn doanh nghiệp tư nhân tác giả có đề xuất mẫu 96 trình bày văn phần thể thức nội dung văn DNTN sau: + Trong thành phần thể thức tên quan ban hành văn cho phép doanh nghiệp xây dựng hình ảnh cách ghi địa chỉ, mail số điện thoại doanh nghiệp, chèn logo (đối với doanh nghiệp có thiết kế logo riêng) thành phần thể thức tên quan ban hành văn bản, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12-13 + Đối với yếu tố ngày tháng năm: Ngày tháng năm ban hành văn ngày ký văn + Yếu tố dấu văn thực không cần thiết văn DNTN nên tập trung chủ yếu vào chữ ký nhà lãnh đạo Qua trình nghiên cứu khảo sát thực tế DNTN tác giả đề xuất cụ thể hóa số mẫu văn dành cho doanh nghiệp tư nhân dựa theo tình hình cụ thể số doanh nghiệp tư nhân (phụ lục số 04) TIỂU KẾT Các DNTN có đóng góp không nhỏ nghiệp phát triển đất nước Nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp tư nhân góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp Để văn doanh nghiệp tư nhân ban hành có tính khả thi hiệu lực, hiệu cao cần phải kể đến quan tâm quan quản lý nhà nước, trường đạo tạo lĩnh vực này, nhận thức lãnh đạo cán làm công tác soạn thảo ban hành văn quản lý doanh nghiệp Ngoài ra, ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn giải pháp góp phần tiết kiệm thời gian giúp cán nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ Tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa văn doanh nghiệp tư nhân yêu cầu tất yếu doanh nghiệp Trong chương tác giả đề xuất đưa vài giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản, hy vọng phần giúp doanh nghiệp tư nhân soạn thảo ban hành văn có tính khả thi chất lượng 97 KẾT LUẬN Doanh nghiệp tư nhân loại hình doanh nghiệp nước ta Đặc trưng doanh nghiệp thường có cấu tổ chức đơn giản hoạt động lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, buôn bán Trong trình hoạt động doanh nghiệp khẳng định vai trò kinh tế quốc dân giải việc làm cho nhiều người lao động Tuy nhiên, để nâng cao hiệu phát triển doanh nghiệp chủ doanh nghiệp tư nhân phải trọng đổi nâng cao hoạt động doanh nghiệp có cải cách hành Một công việc mà doanh nghiệp tư nhân phải quan tâm đến chất lượng văn mà doanh nghiệp soạn thảo ban hành Qua khảo sát thực tiễn số doanh nghiệp địa bàn tỉnh Hưng Yên cho thấy, số doanh nghiệp tư nhân nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa công tác soạn thảo ban hành văn hiệu hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh nhiều DNTN chưa thực quan tâm đến chất lượng soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp mình, trình soạn thảo văn có nhiều lỗi sai thể thức, kỹ thuật trình bày, câu từ sử dụng văn chưa gây khó hiểu cho người nhận người thực văn Các văn để hướng dẫn soạn thảo văn DNTN Cán làm công tác soạn thảo văn có trình độ chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu, chưa đào tạo nghiệp vụ chưa có kinh nghiệm soạn thảo văn Vì vậy, chất lượng soạn thảo văn không đảm bảo, giảm giá trị văn ban hành Để góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn DNTN, tác giả đề xuất số giải pháp như: Nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn DNTN; xây dựng ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật công tác soạn thảo ban hành văn DNTN; nâng cao chất lượng bổ sung số lượng cán làm công tác soạn thảo ban hành văn DNTN; ban hành văn 98 hướng dẫn; kiểm tra, rà xoát văn bản; ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể ứng dụng phần mềm công tác soạn thảo ban hành văn DNTN; tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa văn doanh nghiệp tư nhân Để thực giải vấn đề nói cần phối hợp quan quản lý nhà nước, sở đào tạo có liên quan quan tâm đặc biệt doanh nghiệp tư nhân để góp phần nâng cao chất lượng văn doanh nghiệp tư nhân góp phần thực thành công cải cách hành doanh nghiệp Trong khuôn khổ đề tài khóa luận hạn chế mặt kiến thức thực tế tác giả dừng lại nghiên cứu bước đầu Đề tài đưa sở lý luận, đánh giá phân tích với trường hợp cụ thể số doanh nghiệp tư nhân địa bàn tỉnh Hưng Yên số giải pháp doanh nghiệp tư nhân Tuy nhiên, vấn đề cần phải nghiên cứu thêm như: Ứng dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn doanh nghiệp tư nhân; Mẫu hóa thể thức nội dung văn quản lý doanh nghiệp tư nhân Hơn nữa, đề tài tác giả chưa giải vấn đề mang tính toàn diện áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp tư nhân nước ta Vì vậy, để đề tài hoàn thiện tác giả mong muốn nhận đóng góp từ chuyên gia, thầy cô bạn sinh viên./ 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2000), Soạn thảo quản lý văn doanh nghiệp, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Tạ Hữu Ánh (2002), Công tác hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội Nguyễn Mạnh Cường (2005), Soạn thảo văn ban hành văn quy phạm pháp luật quan cấp bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học,Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nguyễn Đăng Dung (1995), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, Nxb thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Ngọc Hân: Nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp (Từ thực tế thành phố Hồ Chí Minh), Luận văn thạc sĩ Nhữ Mai Nhung (2015), Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thế Phán (2003), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp, Nxb Lao động Xã hội Vương Đình Quyền (2007), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 10 Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn ban hành quản lý văn doanh nghiệp, Nxb Thống kê 11 Ngô Kim Thanh (2013), Giáo trình quản trị doanh nghiệp, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 12 Nguyễn Văn Thâm (2001), Những văn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 13 Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nxb Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Mình 14 Nguyễn Huy Thông Hồ Quang Chính (1995), Phương pháp soạn thảo văn quản lý - giao dịch – kinh doanh 15 Lương Văn Úc (2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 16 Nguyễn Đăng Việt (2014): Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức 100 quản lý công tác văn thư – lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 17 Đinh Thị Hải Yến (2014), Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân (khảo sát thực tế số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội), Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 18 Bài giảng công tác văn thư – Lưu trữ doanh nghiệp, Khoa lưu trữ học quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, 2006 19 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 20 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 21 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 22 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu 23 Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế thể thức, kỹ thuật trình bày loại văn 24 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 25 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn hành 26 Tổng Công ty Điện lực miền Bắc, Quyết định số 1039/QĐ-EVN NPC việc ban hành lần Quy định thể thức trình bày văn Tổng Công ty Điện lực miền Bắc ban hành ngày 13 tháng năm 2015 27 Công ty Cổ phần Tập đoàn Thiên Quang, tài liệu Nghị đại hội cổ đông; tài liệu họp đại hội cổ đông năm 2011, 2012, 2013, 2014 2015 28 Công ty Cổ phần thép Việt – Ý, điều lệ công ty, tài liệu họp đại hội đồng cổ đông năm 2011, 2012, 2013, 2014 2015 29 Trung tâm thông tin Bộ Nội Vụ, Tài liệu hướng dẫn sử dụng, cài đặt 101 phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ), 2011 30 Thực trạng giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa văn quản lý nhà nước quan cấp sở thành phố Hồ Chí Minh, Ths.Liêng Bích Ngọc, Giảng viên khoa hành - Trường cán TP HCM 31 Văn quản lý nhà nước - vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương (ch.b.), Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường Nxb Giáo dục, 2013 32 Nguyễn Việt Khoa, Từ Thanh Thảo (2010), Luật Kinh Tế, Thành phố Hồ Chí Minh, Nxb Phương Đông 33 Nguyễn Văn Thâm (2010) Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 34 Nguyễn Huy Anh, Phạm Thanh Phấn (1997), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý giao dịch kinh doanh,Nxb Thống Kê, Hà Nội 102