Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh hưng yên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Kết cấu của khóa luận 6 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 8 1.1. Tổng quan về văn bản, văn bản quản lý doanh nghiệp 8 1.1.1. Khái niệm về văn bản 8 1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý. 9 1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp. 10 1.2. Phân loại văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp 10 1.2.1. Phân loại văn bản 10 1.2.2. Phân loại văn bản quản lý doanh nghiệp 13 1.3. Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp 14 1.4. Chức năng và vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp. 16 1.4.1. Chức năng của văn bản quản lý doanh nghiệp 16 1.4.2. Vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp 18 1.5. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 18 1.5.1. Khái niệm về soạn thảo văn bản 18 1.5.2. Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp. 19 1.5.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp. 21 1.5.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 30 TIỂU KẾT 36 Chương 2.THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 37 2.1. Tổng quan về doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 37 2.1.1. Tổng quan về doanh nghiệp. 37 2.1.2. Doanh nghiệp tư nhân. 40 2.1.3. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 43 2.2. Cơ sở pháp lý về thể thức và nội dung văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 44 2.3. Hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 46 2.3.1. Các loại văn bản quản lý mà các doanh nghiệp tư nhân được phép soạn thảo và ban hành. 47 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân 50 2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân. 52 2.4.1. Tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 52 2.4.2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 56 2.5. Đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. 70 2.5.1. Những kết quả đạt được: 70 2.5.2. Một số tồn tại: 71 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 72 TIỂU KẾT 76 Chương 3.MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN. 78 3.1. Nhu cầu tất yếu khách quan của Nhà nước và yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp tư nhân trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa. 78 3.2. Nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 79 3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 81 3.3.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân. 83 3.3.3. Nâng cao chất lượng và bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân. 85 3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp tư nhân. 87 3.2.5. Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân. 91 3.2.6. Tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân. 91 TIỂU KẾT 93 KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài nghiên cứu của mình, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân là

sự quan tâm của thầy cô giáo; sự động viên ủng hộ của bạn bè trong suốt thờigian học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến côNguyễn Thị Hường, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tốtnhất cho tôi hoàn thành bài khóa luận này Tôi xin chân thành cảm ơn đến toànthể quý thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ HàNội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo mọi điều kiệnthuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tàikhóa luận của mình

Trong quá trình nghiên cứu, do điều kiện khảo sát thực tế còn hạn chế vềmặt thời gian, kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu nên cách nhìn nhận vàđánh giá vấn đề chỉ ở một góc độ nhất định, do vậy không tránh khỏi nhữngthiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy, cô

và các bạn

Xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hương

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC BẢNG

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Kết cấu của khóa luận 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 8

1.1 Tổng quan về văn bản, văn bản quản lý doanh nghiệp 8

1.1.1 Khái niệm về văn bản 8

1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý 9

1.1.3 Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 10

1.2 Phân loại văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp 10

1.2.1 Phân loại văn bản 10

1.2.2 Phân loại văn bản quản lý doanh nghiệp 13

1.3 Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp 14

1.4 Chức năng và vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp 16

1.4.1 Chức năng của văn bản quản lý doanh nghiệp 16

1.4.2 Vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp 18

1.5 Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 18

1.5.1 Khái niệm về soạn thảo văn bản 18

1.5.2 Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp .19

1.5.3 Những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 21

1.5.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 30

TIỂU KẾT 36

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 37 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên 37

2.1.1 Tổng quan về doanh nghiệp 37 2.1.2 Doanh nghiệp tư nhân 40 2.1.3 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên .43

2.2 Cơ sở pháp lý về thể thức và nội dung văn bản quản lý của doanh nghiệp

tư nhân 44 2.3 Hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 46

2.3.1 Các loại văn bản quản lý mà các doanh nghiệp tư nhân được phép soạn thảo và ban hành 47 2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân 50

2.4 Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân 52

2.4.1 Tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản 52 2.4.2 Tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 56

2.5 Đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên 70

2.5.1 Những kết quả đạt được: 70 2.5.2 Một số tồn tại: 71 2.5.3 Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân 72 TIỂU KẾT 76

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH

NGHIỆP TƯ NHÂN 78 3.1 Nhu cầu tất yếu khách quan của Nhà nước và yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp tư nhân trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa 78

3.2 Nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác soạn thảo và

ban hành văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 79

3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân 81

3.3.2 Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân 83

3.3.3 Nâng cao chất lượng và bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân 85

3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp tư nhân 87

3.2.5 Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp tư nhân 91

3.2.6 Tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân .91

TIỂU KẾT 93

KẾT LUẬN 94

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Bảng kết quả khảo sát về tổ chức bộ phận soạn thảo và ban hành văn bản của doanh nghiệp 54 Bảng 2.2 Trình độ chuyên môn của đội ngũ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của một số DNTN 56 Bảng 2.3 Số lượng văn bản đến tại các doanh nghiệp 68 Bảng 2.4 Số lượng văn bản đi tại các doanh nghiệp 69

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nước ta đang có những bước chuyển mình để bắt kịp với sự tiến bộ củathời đại, việc hội nhập kinh tế quốc tế và sự bùng nổ của công nghệ thông tin đãđem đến nhiều cơ hội cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta phải không ngừngđổi mới và phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực Cùng với quá trình đi lên củađất nước, sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của cácloại hình doanh nghiệp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau Các doanh nghiệp có vịtrí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sảnphẩm trong nước (GDP) Doanh nghiệp ra đời đã giải phóng và phát triển sứcsản xuất, phát huy nội lực và phát triển kinh tế xã hội, góp phần tăng trưởngkinh tế, tăng thu ngân sách, giải quyết hiệu quả các vấn đề xã hội Trong hoạtđộng quản lý của doanh nghiệp không thể thiếu hoạt động trao đổi, cung cấpthông tin và văn bản là một trong những phương tiện để chứa đựng, truyền đạtthông tin một cách hữu hiệu Tại doanh nghiệp, văn bản không chỉ thể hiện uytín của của người lãnh đạo mà còn là phương tiện giao tiếp và quản lý doanhnghiệp Văn bản quy định cụ thể các nhiệm vụ, chức trách và bổn phận của mỗi

cá nhân trong tổ chức hướng họ đến các hoạt động thống nhất Văn bản còn gópphần thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Văn bản banhành có đạt chất lượng và mục đích đề ra hay không chủ yếu quyết định ở khâusoạn thảo Soạn thảo văn bản không đạt yêu cầu thì không những công việc giảiquyết không đạt mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín và hình ảnh của doanhnghiệp

Hiện nay, Nhà nước ta đã có các văn bản quy định về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản áp dụng cả cho các doanh nghiệp như: Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Mặc dù vậy, chấtlượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp tư

nhân vẫn chưa được đảm bảo, các văn bản soạn thảo chưa tuân theo một quytrình và biểu mẫu cụ thế khiến cho quá trình cung cấp và xử lý thông tin phục vụcác hoạt động của doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.Nếu công tác soạn thảo và ban hành văn bản được quan tâm và coi trọng sẽ gópphần xây dựng hệ thống pháp luật hoàn chỉnh và đồng bộ, tạo ra những văn bản

có chất lượng cao Công tác này có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các cơ quan, đơn

vị và đặc biệt có vai trò quan trọng trong việc quản lý các doanh nghiệp nóichung và doanh nghiệp tư nhân nói riêng

Với tất cả lý do trên tác giả lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên)” làm đề tài khóa luận

của mình với mong muốn đóng góp một phần nào đó trong việc làm rõ hơn về

cơ sở lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo văn bản của các doanh nghiệp tưnhân cũng như các giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng củacông tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp nói chung vàdoanh nghiệp tư nhân nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về vấn đề thể thức văn bản, công tác soạn thảo và ban hành vănbản hay chất lượng soạn thảo văn bản tại các doanh nghiệp, doanh nghiệp tưnhân đã có một số công trình nghiên cứu có giá trị và đóng góp không nhỏ cả vềmặt lý luận và thực tiễn cụ thể như:

- Tác giả Nguyễn Huy Thông và Hồ Quang Chính (1995) “ Phương pháp soạn thảo trong văn bản trong quản lý - giao dịch - kinh doanh”.

- Tác giả Nguyễn Huy Anh, Phạm Thanh Phấn (1997) “ Hướng dẫn soạn thảo văn bản trong quản lý giao dịch kinh doanh”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà

- Tác giả Lương Văn Úc (2012) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân[15].

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có các công trình nghiên cứu khoa họccủa sinh viên về thể thức và hệ thống văn bản của các doanh nghiệp cụ thể làcông trình nghiên cứu của các tác giả:

+ Tác giả Nguyễn Thị Nga (ĐTSV 2007-2008.12),“ Thể thức văn bản của một số doanh nghiệp tư nhân ở Thái Bình - Thực trạng và giải pháp”;

+ Tác giả Duôn Thị Thủy (ĐTSV 2007-2008.12), “ Thể thức văn bản của doanh nghiệp trên địa bàn TP Hà Nội - Thực trạng và giải pháp”.

+ Tác giả Nguyễn Văn Khang (ĐTSV.2008-2009.18) “ Tìm hiểu về hệ thống văn bản quản lý của một số doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài - Thực trạng và kiến nghị”.

- Nghiên cứu về chất lượng soạn thảo văn bản quản lý của doanh nghiệptiêu biểu có luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Hân, với đề tài: “

Nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp (Từ thực tiễn Thành phố Hồ Chí Minh)” Trong đề tài này tác giả đã nghiên cứu vấn đề

liên quan đến chất lượng soạn thảo văn bản quản lý của các doanh nghiệp tạithành phố Hồ Chí Minh, đưa ra thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượngsoạn thảo văn bản quản lý

Mỗi công trình nghiên cứu đều được tiếp cận ở góc độ và các khía cạnhkhác nhau phản ánh chất lượng soạn thảo văn bản tại các doanh nghiệp ở cácvùng khác nhau Tuy nhiên, trên thực tế vấn đề này đòi hỏi cần phải nghiên cứu

để có các giải pháp đồng bộ và cụ thể

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với mục tiêu là làm rõ thực trạng soạn thảo và ban

hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát thực tế một sốdoanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên) nhằm chỉ ra những kết quả đạt được,những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó

Trên cơ sở lý luận về soạn thảo, ban hành văn bản, văn bản quản lý doanh

nghiệp và đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại một số

doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, tác giả đưa ra một số đề xuất

và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của cácdoanh nghiệp tư nhân, trong đó có đề xuất xây dựng mẫu trình bày cho các loạivăn bản quản lý thông dụng tại các doanh nghiệp tư nhân.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu nói trên tác giả thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu những vấn đề chung về văn bản, văn bản hành chính và côngtác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính

- Nghiên cứu các quy định hiện hành về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản quản lý của doanh nghiệp

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ soạnthảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân

- Đánh giá, so sánh công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của cácdoanh nghiệp tư nhân với công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý củacác loại hình doanh nghiệp khác

- Phân tích, đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhâncủa những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của cácdoanh nghiệp tư nhân

- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo

và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng của đề tài nghiên cứu là tình hình công tác soạn thảo và ban hành

văn bản của các doanh nghiệp tư nhân, tình hình tổ chức và quản lý công tácsoạn thảo và ban hành văn bản, giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và banhành văn bản quản lý của một số DNTN trên địa bàn tỉnh Hưng Yên

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanhnghiệp tư nhân là một đề tài rộng, vì vậy trong giới hạn của khóa luận tốtnghiệp, đề tài tập trung nghiên cứu:

6 Giả thuyết nghiên cứu

- Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý củacác doanh nghiệp nói chung và DNTN nói riêng

- Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết về

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượngcông tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của DN, DNTN, góp phần cảicách hành chính trong doanh nghiệp

- Kết quả nghiên cứu sẽ giúp cho các DNTN xây dựng hệ thống văn bản

quản lý có tính đồng bộ và hiệu quả

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các công trình nghiên cứu khoa học

trước đó liên quan đến đề tài như luận văn, báo cáo khoa học, tạp chí, văn bảnpháp quy và các giáo trình, internet

+ Khảo sát một số loại hình doanh nghiệp như CTCP, công ty TNHH để sosánh, đánh giá và đưa ra đề xuất phù hợp với công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân (chi tiết các doanh nghiệp khảo

sát tại phụ lục 01)

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trong phương pháp này, dựa trên các

kết quả khảo sát thực tế tác giả tiến hành so sánh giữa các DNTN có quy môlớn, nhỏ khác nhau để có những đánh giá khách quan Ngoài ra tác giả cũng tiếnhành so sánh các DNTN với CTCP, công ty TNHH để chỉ ra những vấn đề màDNTN đã đạt được, chưa đạt được để có những giải pháp phù hợp

- Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích đánh giá về chất lượng soạn

thảo văn bản quản lý của một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh HưngYên từ năm 2011 đến năm 2015

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận được chia làm ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về soạn thảo, ban hành văn bản và văn bản quản lý của doanh nghiệp.

Trong chương này tác giả làm rõ các khái niệm liên quan đến văn bản, soạnthảo và ban hành văn bản, khái niệm về văn bản quản lý doanh nghiệp Phân loạivăn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp, quy trình soạn thảo và ban hành vănbản quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản

Chương 3 Một số đề xuất và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo

và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân.

Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả có một số đề xuất vàgiải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại cácdoanh nghiệp tư nhân như: Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luậtquy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanhnghiệp tư nhân, ban hành văn bản chỉ đạo về công tác này; các giải pháp nghiệp

vụ nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của các doanhnghiệp tư nhân

Chương 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ VĂN

BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về văn bản, văn bản quản lý doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà nghiên cứu và nhiều ngànhkhoa học Ở những khía cạnh và góc độ nghiên cứu khác nhau mà văn bản cónhững khái niệm khác nhau

Khái niệm về “văn bản” được các tác giả nước ngoài quan tâm, đề xuất thểhiện ở một số khái niệm sau [31;24]:

“ Văn bản là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một

cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch kinh doanh”.

“ Văn bản là một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc của một người hoặc một tổ chức và được đảm bảo bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích tham khảo trong tương lai”.

Tại Việt Nam khái niệm này được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau giảiquyết vấn đề liên quan đến khía cạnh, lĩnh vực nghiên cứu khác nhau:

Theo từ điển tiếng việt “ Văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với nội dung nhất định”.

Dưới góc độ ngôn ngữ học: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một số giao tiếp nào đó”.

Theo “Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị doanhnghiệp”, nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012, khái niệm văn bảnđược định nghĩa như sau:

Theo nghĩa chung nhất: “Văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang nội dung, ý nghĩa trọn vẹn Xét về mặt ngôn ngữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ

lớn nhất, bậc cao nhất mang tính toàn văn, toàn nghĩa”.

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo văn bản”.

Nhìn nhận dưới góc độ văn bản học thì văn bản được hiểu theo các nghĩasau:

Theo nghĩa rộng: “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” Với nghĩa rộng này, thì mọi vật liệu có ghi ký hiệu ngôn ngữ

như văn bia, câu đối ở các đền chùa, chúc thư, gia phả, các tác phầm văn học, sửhọc, các công trình nghiên cứu khoa học, công văn, giấy tờ đều là văn bản[9;57]

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp”.

Như vậy, văn bản được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau nhưng đều cónhững điểm chung: Văn bản là phương tiện ghi tin, là vật mang tin, truyền đạtthông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu ngônngữ nhất định, mục đích của văn bản là thông báo cho đối tượng tiếp nhận phảithực hiện hành động đáp ứng yêu cầu nhất định của người soạn thảo văn bản.Văn bản bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu, sách báo, các loại văn bia, hoành phi,câu đối, khẩu hiệu áp phích, băng truyền hình, bản vẽ Văn bản còn được hiểu làcác tài liệu, công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổchức, doanh nghiệp

1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý.

Văn bản quản lý là loại văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp banhành theo những thể thức, thủ tục, quy chế do luật định để ghi nhận và truyềnđạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản

lý, vì vậy văn bản quản lý có chức năng cơ bản đó là thông tin, quản lý và điềuhành

Một đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là tính hiệu lực của chúng trong

quá trình quản lý Văn bản quản lý có thể thức riêng được quy định bởi các cơquan Nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành các văn bản quản lý được thựchiện theo một quy trình nhất định [4;18-19].

1.1.3 Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thựchiện các hoạt động kinh doanh Tổ chức kinh tế là các tổ chức hoạt động sảnxuất - kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay dịch vụ xã hội với mụcđích nhất định, được xã hội cho phép và hoạt động trong hệ thống phân công laođộng Một tổ chức được gọi là doanh nghiệp phải có các dấu hiệu đặc trưng như:Phải là tổ chức kinh tế, hoạt động vì mục đích kinh tế; phải có đầy đủ các điềukiện về hình thức và nội dung để thực hiện các hoạt động như: tên riêng, trụ sởgiao dịch, bộ máy quản lý, mục đích hoạt động; phải có sự công nhận và bảo hộcủa Nhà nước bằng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Các vấn đề liên quanđến doanh nghiệp được trình bày cụ thể ở chương 2)

Văn bản quản lý doanh nghiệp là các văn bản được hình thành và sử dụngtrong hoạt động của doanh nghiệp Văn bản quản lý doanh nghiệp là nhữngquyết định, thông tin quản lý thành văn do các doanh nghiệp ban hành theo đúngthẩm quyền, thể thức, thủ tục nhất định nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinhdoanh và quản lý nội bộ trong các doanh nghiệp

Nói cách khác, văn bản quản lý doanh nghiệp là phương tiện truyền tin, làcông cụ cho các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp Văn bản có giá trị nhấtđịnh buộc các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp tuân thủ theo Văn bản cònthể hiện ý chí của chủ thể quản lý doanh nghiệp, là phương tiện giao tiếp giữadoanh nghiệp với nhà nước, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, với đối tác và

khách hàng

1.2 Phân loại văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp

1.2.1 Phân loại văn bản

Hệ thống văn bản của nước ta hiện nay rất đa dạng, phong phú và phứctạp đòi hỏi phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý thích

hợp Theo quy định tại Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì hệ thống văn bản hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được phân làm ba loại: Văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.

Theo quy định hiện hành thì không có bất kỳ doanh nghiệp nào có thẩmquyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành Vì vậy, trong khuôn khổ của khóa luận tácgiả chỉ nghiên cứu về văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành cũng nhưcách phân loại đối với các văn bản này

Văn bản hành chính chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật,hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trìnhquản lý hành chính nhà nước và thông tin về pháp luật Văn bản hành chính gồmhai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

+ Văn bản hành chính cá biệt:

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được

cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giảiquyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cánhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người

vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sởquyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính

cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong một số trường hợp, nócũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên

Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt: Không chứa đựng quy phạmpháp luật mà chỉ mang tính áp dụng pháp luật; chỉ đích danh đối tượng thi hành;

hiệu lực cho một lần hoặc một vài đối tượng.

+ Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin,điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác, hoặc để giảiquyết các công việc cụ thể; phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Văn bản hành chính thông thường chia làm hailoại: Văn bản hành chính có tên loại và và văn bản hành chính không có tên loại

Văn bản hành chính không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạtđộng giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyếtcác nhiệm vụ có liên quan Công văn là văn bản không có tên loại Công văn cóthể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến, văn bản đi Nội dung của công văn làthông báo về vấn đề nào đó trong hoạt động công vụ được tạo nên do một vănbản quy phạm pháp luật đã ban hành, hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên,thông báo cho hoạt động dự kiến xảy ra, xin ý kiến về vấn đề nào đó; trình kếhoạch, xác lập vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan Công văn được

sử dụng vào nhiều mục đích như: Công văn hướng dẫn, công văn giải thích,công văn phúc đáp, công văn đôn đốc, công văn giao dịch, công văn đề nghị,công văn đề xuất, công văn thăm hỏi, công văn cảm ơn [5]

Văn bản có tên loại bao gồm: Quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản, tờtrình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường,giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền ), các loại phiếu (phiếu gửi,phiếu báo, phiếu trình )

- Văn bản chuyên ngành

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số

cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổchức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy địnhcủa các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thứccủa những văn bản đã được mẫu hóa

- Văn bản chuyên môn có trong tất cả các lĩnh vực: Tài chính, tư pháp,ngoại giao, y tế, văn hóa, giáo dục, xây dựng

- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa,bản đồ, khí tượng, thuỷ văn

Hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt độngchuyên môn khác nhau Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnhlệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chícủa ít nhất hai bên

1.2.2 Phân loại văn bản quản lý doanh nghiệp

- Theo giá trị pháp lý.

Văn bản hành chính cá biệt: Là các văn bản mà doanh nghiệp ban hànhnhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định thẩm quyền và nghĩa vụ cụ thểcủa những đơn vị, cá nhân có liên quan Văn bản hành chính cá biệt mang tínhchất áp dụng luật pháp trên cơ sở quyết định của cơ quan cấp trên hoặc doanhnghiệp ban hành Văn bản này bao gồm: Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị

Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản có nội dung chứa đựng cácthông tin mang tính chất điều hành hành chính Doanh nghiệp ban hành các vănbản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn,phương án, đề án, kế hoạch, chương trình, hợp đồng, giấy tờ, giấy giới thiệu

Thư tín: Là văn bản phục vụ cho hoạt động giao dịch trong sản xuất, kinhdoanh Thư tín không mang tính chất chính thức và thường được viết theo tưcách cá nhân

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ: Là các văn bản quản lý chuyên môn,nghiệp vụ do các phòng ban chức năng của bộ máy quản lý ban hành Các vănbản này bao gồm bản vẽ kỹ thuật, bản thiết kế, sổ sách chuyên môn, hóa đơn,chứng từ

- Phân loại theo mặt hoạt động quản lý.

Các văn bản quản lý tổ chức doanh nghiệp: Là các văn bản tạo nên bộ máyquản lý doanh nghiệp Các văn bản này quy định các hoạt động của tổ chứcnhằm thống nhất hành động như: Quyết định, nghị quyết, điều lệ doanh nghiệp,nội quy, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trìnhnghiệp vụ, quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế Chức năng, nhiệm vụ của các

bộ phận, chức danh và tiêu chuẩn chức danh của cán bộ, công nhân viên trongdoanh nghiệp.

Các văn bản quản lý kinh tế, kỹ thuật: Là các văn bản dùng để quản lý cáchoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục đích và hiệu quả kinh tế Vănbản này quy định những hoạt động kinh tế diễn ra theo các tính toán nhất địnhnhư: Chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án,

dự án, chương trình hoạt động và các giải pháp kinh tế kỹ thuật

Các văn bản quản lý nghiệp vụ chuyên môn: Là các văn bản ghi chép hệthống thông tin, nghiệp vụ chuyên môn phục vụ cho công tác quản lý hoạt độngkinh tế kỹ thuật và tổ chức Các văn bản này bao gồm: Bản thiết kế, quy trìnhcông nghệ, tiêu chuẩn kinh tế và tổ chức, bảng biểu, chứng từ

Các văn bản quản lý hành chính: Là các văn bản hành chính thông thườngnhằm chuyền tải thông tin giữa các tổ chức với nhau, giữa các bộ phận trong tổchức và với các cá nhân và ngược lại Văn bản này bao gồm: Công văn, thôngbáo, tờ trình, báo cáo, biên bản, giấy mời, đơn từ, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền,giấy công tác

Các văn bản hợp đồng: Là các văn bản ký kết trách nhiệm giữa các bêntrong việc liên kết hoạt động, trao đổi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hoặc liên kếtkinh tế nhằm mục đích kinh doanh, các văn bản này bao gồm: Các hợp đồngkinh tế, dân sự, hợp đồng lao động [15; 289-290]

1.3 Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp

Theo từ điển Tiếng Việt “ Đặc trưng là nét riêng biệt, được xem là dấu hiệu để phân biệt với những sự vật khác” Đặc trưng còn được hiểu lả “ tính chất nổi bật, khác biệt, giúp phân biệt cá thể đã cho với các cá thể khác mà ta

có thể đem ra so sánh” Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp là nét

riêng biệt, nổi bật cả văn bản giúp phân biệt với các loại văn bản khác như vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính Văn bản quản lý doanh nghiệp cócác đặc trưng cụ thể sau:

- Về chủ thể ban hành: Văn bản quản lý doanh nghiệp do các doanh

nghiệp, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành Không phải ai cũng đượcban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành các loại văn bản nhấtđịnh trong phạm vi thẩm quyền của mình Các doanh nghiệp không có quyềnban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Về mục đích ban hành: Văn bản quản lý doanh nghiệp ban hành nhằm

mục đích tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt đông của doanh nghiệp

- Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo và

ban hành để tác động đến các cá nhân, tổ chức có liên quan trong doanh nghiệp,hay các đối tượng khác tùy theo mục tiêu của văn bản hướng đến

- Về trình tự ban hành văn bản, hình thức văn bản: Văn bản quản lý

doanh nghiệp được soạn thảo và ban hành dựa theo các văn bản hướng dẫn củapháp luật Mỗi văn bản được sử dụng trong những trường hợp cụ thể và có cáchthức trình bày riêng Sử dụng hình thức của văn bản sẽ tạo ra sự thống nhẩ vềnội dung và hình thức của hệ thống văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửdụng văn bản

- Về ngôn ngữ, văn phong: Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo

và ban hành với mục đích truyền đạt thông tin đến đối tượng quản lý một cáchđầy đủ và chính xác nhất Văn bản quản lý doanh nghiệp vừa có tính chất diễn tả

sự việc, vừa có tính chất lập luận sâu sắc, logic Vì vậy, cần phải lựa chọn phongcách ngôn ngữ phù hợp cho mỗi tính chất đó Văn phong của văn bản mang tínhphổ thông, đơn giản, dễ hiểu

Văn bản quản lý doanh nghiệp có các đặc trưng khác như:

- Văn bản quản lý có tính khoa học cao, vì bản thân chúng được soạn thảotrên những luận cứ khoa học và các lý thuyết kinh tế Do đó cần đánh giá tínhthích ứng của các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật và xác định các lý thuyết kinh tếứng dụng một cách chính xác và phù hợp với điều kiện hiện tại của doanhnghiệp

- Văn bản quản lý doanh nghiệp mang tính kinh tế cao, tức là trong mọivấn đề của văn bản đều phải lấy hiệu quả kinh tế làm căn cứ Vì vậy, cần phảihiểu thấu đáo các vấn đề hiệu quả kinh tế để mọi lựa chọn đều đạt được hiệu quả

Từ những đặc trưng trên cho thấy để soạn thảo và ban hành văn bản quản

lý doanh nghiệp đòi hỏi phải nắm vững các lý thuyết kinh tế và có kinh nghiệmcao trong quản lý kinh tế, nếu không sẽ dẫn đến của văn bản quản lý sẽ thấp

1.4 Chức năng và vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp.

1.4.1 Chức năng của văn bản quản lý doanh nghiệp

Xã hội ngày càng phát triển thì các mối quan hệ xã hội càng phong phú và

đa dạng Ngoài mối quan hệ giữa các quốc gia, mối quan hệ trong nước cũngnhiều tầng, nhiều lớp, đa phương, đa tuyến Ngay trong các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp đã có các mối quan hệ phức tạp Hơn nữa, trong thực tế hiện nayđòi hỏi con người gắn bó mật thiết hơn trong mối quan hệ hợp tác, trao đổi, muabán Sự xuất hiện và phát triển của văn bản quản lý doanh nghiệp là một tất yếutrong quá trình phát triển của xã hội Do vậy, Nhà nước sử dụng hệ thống vănbản để hình thành nền hành chính quốc gia nhằm thống nhất quá trình quản lýkinh tế, văn hóa, xã hội Văn bản là phương tiện thông tin để các cơ quan Nhànước nắm được tình hình và kết quả thực hiện các quyết định quản lý của mình.Các doanh nghiệp sử dụng văn bản làm công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý,sản xuất và kinh doanh Trong mọi hoạt động giao dịch, sản xuất kinh doanhgiữa doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp với các đối tác,khách hàng đều nhờ văn bản làm sợi dây liên lạc chính Công dân dùng vănbản để chuyển những nguyện vọng, mong muốn của mình cho nhau hoặc cho cơquan có thẩm quyền [16;5] Như vậy, văn bản có vị trí và chức năng quan trọng,không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và các doanhnghiệp nói riêng Tại các doanh nghiệp, văn bản quản lý có các chức năng tiêubiểu như:

- Chức năng thông tin.

Thông tin là cơ sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hànhđộng, thông tin còn diễn tả kết quả của hành động Mục tiêu thông tin của mộtdoanh nghiệp là thể hiện sự kiểm soát, thay đổi để gây ảnh hưởng lên hành độngtheo lợi ích của doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức

năng quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và chính nó là sự tổng hợp các chứcnăng quản lý Ngoài văn bản có nhiều phương tiện thông tin khác như điệnthoại, vô tuyến, máy ghi âm, ghi hình Mặc dù các phương tiện này có ưu điểmnhanh, gọn nhẹ nhưng không phải là phương tiện chính thức

Trong hoạt động hàng ngày của các tổ chức, doanh nghiệp đều không thểthiếu được hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản

lý Vì vậy, văn bản trở thành công cụ hữu hiệu trong việc truyền đạt thông tin.Văn bản còn là phương tiện quan trọng để điều hành trong mọi hoạt động của cơquan Trên thực tế, người lãnh đạo ở bất cứ nơi nào cũng là người chịu tráchnhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà mình phụ tráchtrên cơ sở chức trách và thẩm quyền được giao Như vậy, cùng một lúc họ phảithu nhận mọi thông tin của cấp trên, cấp dưới, của đối tác vừa phải có tráchnhiệm báo cáo chuyển thông tin của mình đến các cấp, các ngành và đến đối tácnghĩa là phải trao đổi thông tin Có thể nói việc xử lý thông tin một cách khoahọc, nhanh chóng, chính xác để soạn thảo văn bản sẽ là yêu cầu bắt buộc đối vớicác nhà lãnh đạo, nhà quản lý

- Chức năng quản lý và điều hành

Chức năng này phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của các doanhnghiệp Các nhà lãnh đạo, quản lý đều phải ra các quyết định quản lý sau khi đãthu thập, phân tích đầy đủ và toàn diện những thông tin cần thiết bằng hệ thốngvăn bản quản lý, giao dịch Cấp dưới cũng như người lãnh đạo, đối tác cũng phảithực hiện những hoạt động theo những quyết định quản lý trong hệ thống vănbản quản lý Do vậy, văn bản là công cụ để doanh nghiệp quản lý và điều hànhhoạt động của mình

- Chức năng văn hóa - xã hội và sử liệu.

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các tổ chức,doanh nghiệp qua quá trình đấu tranh hướng đến “ Chân - Thiện - Mỹ” Văn bảnthể hiện được sự ứng xử của con người đối với thiên thiên, đối với chính conngười cũng như đối với mọi vấn đề trong thực tiễn Thông qua hệ thống vănbản, ta có thể hiểu được những chế định cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hóa

trong từng thời kỳ lịch sử Các văn bản ra đời đều dựa vào các nhu cầu của xãhội, chúng phản ánh các mối quan hệ xã hội.

Chức năng sử liệu của văn bản thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những biến

cố xã hội, những vấn đề, sự kiện đã xảy ra Chúng như những bức tranh phảnánh thực tại xã đã xảy ra theo thời gian

Đối với doanh nghiệp, chức năng văn bản thể hiện trong việc ghi lại, phảnánh lại những sản phẩm văn hóa, giá trị văn hóa cốt lõi để truyền bá rộng rãi chomọi đối tượng nhằm đạt được những mục đích nhất định Văn bản còn lưu trữlại quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp qua các giai đoạn và cácmốc thời gian khác nhau

- Chức năng kinh tế

Văn bản quản lý doanh nghiệp có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sảnxuất, kinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động trên thươngtrường, các doanh nghiệp phải ổn định các mối quan hệ trong sản xuất, kinhdoanh Bởi vậy, văn bản là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện được sự ổnđịnh trong sản xuất, kinh doanh và pháp lý hóa mối quan hệ trong sản xuất, kinhdoanh Ngoài ra, văn bản quản lý là phương tiện để các doanh nghiệp thực hiệncác giao dịch, trao đổi các công việc với các đối tác, khách hàng

1.4.2 Vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp

Văn bản quản lý có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinhdoanh và giúp các nhà lãnh đạo quản lý và điều hành doanh nghiệp Văn bảnquản lý của doanh nghiệp tạo ra sự thống nhất về hành động, hướng hành độngtheo mục tiêu đã đề ra Văn bản quy định cụ thể các nhiệm vụ, chức trách và bổnphận của mỗi cá nhân trong tổ chức hướng họ đến các hoạt động thống nhất.Đồng thời văn bản quản lý còn tạo ra sự đồng bộ các hoạt động quản lý, thừahành và hướng các hoạt động này vào thực hiện có hiệu quả mục tiêu chung của

tổ chức

1.5 Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp

1.5.1 Khái niệm về soạn thảo văn bản

Theo từ điển tiếng việt thì “soạn” có nghĩa là sắp đặt, “thảo” có nghĩa làviết sơ lược, “soạn thảo” có nghĩa là viết ra, thảo ra một văn kiện quan trọng, cótính chất chính thức Ví dụ: Soạn thảo một điều luật để trình quốc hội, soạn thảoHiến pháp, soạn thảo hợp đồng Soạn thảo có thể sử dụng phương pháp viết tayhoặc dùng máy tính để tạo lập Ví dụ: Soạn thảo văn bản.

Soạn thảo văn bản bao gồm các công việc liên quan đến ghi chép, tổng hợpthông tin liên quan đến các sự kiện, sự việc và các hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp Người soạn thảo văn bản có thể sử dụng hình thức viết tay hoặc sử dụngcác phần mềm soạn thảo văn bản Hiện nay, phần mềm soạn thảo thông dụng đó

là Microsoft word

1.5.2 Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò quan trọng đối với các

cơ quan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng Đối với vấn đề soạn thảovăn bản, chủ tịch Hồ Chí Minh đã có những phát biểu, lời dạy rất ý nghĩa Trong

cuốn Lề lối làm việc người đã dạy: “ Khi viết, khi nói phải luôn làm thế nào cho

ai cũng hiểu được, làm sao cho quần chúng đều hiểu, đều tin, đều quyết tâm làm theo lời kêu gọi của mình Bao giờ cũng tự hỏi: Ta viết cho ai xem? Nói cho ai nghe? Chưa điều tra, nghiên cứu, chưa biết rõ chớ nên viết Trước khi nói phải nghĩ cho chín, sắp đặt câu cẩn thận Nếu là tài liệu quan trọng, phải xem lại chín, mười lần”.

V.I Lênin đòi hỏi rất nghiêm túc và thận trọng trong việc xây dựng, biên soạn,

thông qua các dự án luật và văn bản pháp quy Người nói: “ Phải rất thận trọng trong khi lập pháp, phải thử đi thử lại bảy lần” trước khi quyết định [4].

Có thể nói, để đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản hiểu và làm theonhững nội dung ghi trong văn bản thì cần thận trọng ngay từ khâu đầu tiên làsoạn thảo và ban hành văn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thựchiện không tốt sẽ làm giảm giá trị của văn bản và ảnh hưởng đến công tác quản

lý, lưu trữ văn bản

Đối với các doanh nghiệp, công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

có vai trò nhất định Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2014 thì các cánhân, tổ chức muốn thành lập doanh nghiệp cần đăng ký thành lập và làm cácthủ tục cần thiết để thành lập doanh nghiệp Trong hồ sơ doanh nghiệp bao gồm:Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ doanh nghiệp, bản sao các giấy tờ(tùy theo các loại hình doanh nghiệp khác nhau mà có các văn bản giấy tờ khácnhau) Để cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người thành lập doanhnghiệp phải soạn thảo các giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ của mình theo các mẫuquy định.Sau khi lập đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh, cá nhân, tổ chức nộp hồ

sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm vềtính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh Ngay khiđăng ký thành lập doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức phải soạn thảo các vănbản, hoàn thiện hồ sơ của mình Các văn bản đó sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp

lý của doanh nghiệp Trên cơ sở đó sẽ giúp các doanh nghiệp hoạt động và pháttriển Qua các hệ thống các văn bản quản lý của doanh nghiệp góp phần tạo nên

cơ sở pháp lý và là hành lang cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanhnghiệp [16; 34-35]

Sau khi được thành lập, các doanh nghiệp hoạt động dựa trên nhữngnguyên tắc nhất định Đồng thời, mỗi doanh nghiệp đều tìm kiếm và xây dựngcách thức làm việc phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao Các văn bản dodoanh nghiệp soạn thảo, ban hành và sử dụng trong hoạt động của mình phảnánh những nguyên tắc mà doanh nghiệp phải tuân theo [33; 77]

Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo và ban hành giúp các nhàlãnh đạo hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động của các cá nhân hay hoạt động của tổchức thông qua các cá nhân để hoàn thành các công việc Ngoài ra, các văn bảncòn giúp các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được các thông tin cũng như tình hìnhhoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình

Ví dụ: Công ty TNHH Ngọc Kim hoạt động trong lĩnh vực thời trang công

sở Công ty mới thành lập không lâu nhưng đã khẳng định thương hiệu của mìnhtại thị trường trong và ngoài nước Các văn bản giao dịch hàng ngày giữa giámđốc với các bộ phận, chi nhánh và các showroom trong công ty đều sử dụng

hình thức gửi thư điện tử (phụ lục 05) Cuối mỗi ngày làm việc các nhân viênphải soạn thảo và gửi báo cáo cho giám đốc, phó giám đốc để cáo tình hình hoạtđộng của chi nhánh cũng như doanh thu trong ngày để lãnh đạo có thể nắm bắtđược tình hình Mặc dù không trực tiếp quản lý nhưng lãnh đạo công ty cũng cóthể biết được tiến độ, hiệu quả làm việc của nhân viên qua các văn bản, báo cáo

để có những quyết định phù hợp nhằm phát triển doanh nghiệp

Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽcông nghệ thông tin,có thểnhững văn bản điện tử cũng như văn phòng khônggiấy sẽ hình thành, các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành các vănbản quản lý của doanh nghiệp sẽ được giảm tải nhưng không vì thế mà phủ địnhvai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp

1.5.3 Những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản quản

lý doanh nghiệp

- Thứ nhất, về nội dung của văn bản quản lý doanh nghiệp

Một trong những yêu cầu thiết yếu để đảm bảo cho văn bản quản lý củadoanh nghiệp được soạn thảo và ban hành có chất lượng cao thì người soạn thảovăn bản cần nắm vững nội dung của văn bản Trong quá trình soạn thảo nộidung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:

- Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó,

tức là trả lời các câu hỏi ( 5W: What, Who, Where, When, Why): Ban hành vănbản để làm gì? Ai/ tổ chức nào ban hành? Khi nào ban hành? ở đâu và tại sao lạiban hành? Do đó, cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thứcgiải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp Nội dung văn bản phải thiếtthực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, cótính khả thi

Tính mục đích của văn bản quản lý thể hiện ý chí của các tổ chức, doanhnghiệp, đồng thời truyền tải ý đồ của nhà quản trị và phản ánh đầy đủ những lợiích, tâm tư, nguyện vọng của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp Đểvăn bản có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, phải viết nội dung phù hợp với chủtrương đườn lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước

- Tính khoa học: Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đầy đủ

lượng thông tin thực tế cần thiết trong nội dung của văn bản quản lý Chức năngthông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản Thông tin quản lý truyền đạt

qua văn bản là đáng tin cậy nhất Truyền đạt quyết định là một khâu tất yếu của

quá trình quản lý Đây cũng là một khoa học và một nghệ thuật như bản thânkhoa học quản lý Thông tin văn bản không những phải nhanh chóng mà cònphải chính xác và đúng đối tượng Một yêu cầu cần thiết là làm thế nào cho việc

sử dụng các hệ thống văn bản vào mục đích truyền đạt quyết định quản lý.Không nên làm cho các văn bản trở nên bề bộn và các văn bản dễ dàng bị bỏquên [12] Hơn nữa, các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được

xử lý và đảm bảo tính chính xác, đúng thực tế, không sử dụng số liệu đã quá cũ,các thông tin mang tính chung chung và lặp lại nhiều lần

Nội dung của văn bản cũng cần phải đảm bảo tính logic: Sự nhất quán vềchủ đề, bố cục chặt chẽ Trong một văn bản cần khai triển được tình trạng trùnglặp, chồng chéo trong các quy định Nội dung các mệnh lệnh, các ý tưởng trongvăn bản phải rõ ràng không làm cho người nhận, thực thi văn bản hiểu theonhiều nghĩa khác nhau Nội dung của văn bản đảm bảo tính hệ thống của vănbản và có tính sự bảo đối với từng trường hợp cụ thể

- Tính chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu: Đối tượng thực hiện của văn bản

có trình độ học vấn khác nhau do đó để phù hợp với mọi đối tượng thì nội dungvăn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu sao cho mội đối tượng cóliên quan đến việc chấp hành, thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu nội dungvăn bản được đúng đắn và thống nhất [31] Soạn thảo văn bản đảm bảo yêu cầungắn ngọn, súc tích giúp cho người đọc có thể nắm bắt nhanh chóng thông tincần truyền đạt, tránh dài dòng không đề cập đến vấn đề trọng tâm, trọng điểmgây mất thời gian trong việc giải quyết các vấn đề Tuy nhiên, khi soạn thảo vănbản chỉ nên rút bỏ thông tin không cần thiết, tránh rút gọn ý tưởng nội dung cầnthiết khiến cho nội dung méo mó, sai lệch

- Tính khả thi: Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là

hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: Không

đảm bảo được tính mục đính, tính khoa học thì văn bản khó có khả năng thựcthi Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanhchóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau:

Văn bản được soạn thảo và ban hành phải giải quyết được vấn đề xuất phát

từ những yêu cầu khách quan của thực tiễn gắn với các đối tượng, hoàn cảnh

cụ thể và phải phù hợp với năng lực, trình độ của đối tượng thi hành Mọi quyđịnh của văn bản không chỉ nhằm hướng đến mục đích riêng của các doanhnghiệp mà còn đảm bảo quyền và lợi ích của các cá nhân, người lao động tạidoanh nghiệp

Nội dung văn bản quản lý của doanh nghiệp phải đưa ra những yêu cầu vềtrách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năngvật chất của chủ thể thi hành Nếu xác định đúng những nội dung cần thiết củavăn bản sẽ góp phần thúc đẩy phát triển của doanh nghiệp và đóng góp khôngnhỏ vào nền kinh tế quốc dân

Thứ hai, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức của văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cáchtrình bày thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tínhpháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành Văn bản chính là phương tiện để cácdoanh nghiệp có thể giao dịch, trao đổi thông tin nên thể thức văn bản cần giớithiệu cho người đọc hiểu được các vấn đề cơ bản trong văn bản Vì vậy, cónhững thành phần thể thức nếu thiếu chúng thì văn bản sẽ không được coi là hợpthức và việc sử dụng văn bản để truyền đạt các thông tin quản lý sẽ không đượchiệu quả

Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/TT-BNV của

Bộ Nội vụ Ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính thì: “ Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy”.

Thể thức và kỹ thuật trình bày không thể thiếu được trong văn bản quản lý

của các doanh nghiệp Song song với việc trình bày các thành phần thể thức là

kỹ thuật trình bày tương ứng Như vậy để đảm bảo về mặt thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản thì cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Khi tiến hành công tác soạn thảo văn bản người soạn thảo phải sắp xếp bốcục các phần của văn bản một cách khoa học, logic Văn bản được thể hiện trênkhổ giấy A4 (210mm × 297mm) sạch sẽ, không nhàu nát Trường hợp nội dungcủa văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêngthì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng

- Quốc hiệu

Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia Quốc hiệu hiện nay

của nước ta là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và tiêu ngữ là “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

Kỹ thuật trình bày văn bản:

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theochiều ngang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng

thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ

chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếudòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đượcđặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnhUnderline)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản

Cơ quan ban hành văn bản tức là tác giả của văn bản Tên cơ quan giúp chongười đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó của cơ quan nào banhành và vị trí của cơ quan đó Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồmtên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trêntrực tiếp (nếu có) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cần phải ghi đầy đủtheo tên gọi chính thức căn cứ vào văn bản thành lập, giấy phép hoạt động

thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dướitên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trườnghợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiềudòng

- Số và ký hiệu văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, doanh nghiệp banhành, bắt đầu từ số 01 cho văn bản ban hành đầu tiên trong năm và đánh số liêntục đối với văn bản tiếp theo cho đến hết năm (ngày 31 tháng 12) Tùy theo tổng

số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được ban hành, mỗi tổ chức, doanhnghiệp có quy định cụ thể về việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bảnghi bằng chữ số Ả-rập

Ký hiệu của văn bản do nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và nhómchữ viết tắt của tên cơ quan hoặc đơn vị tổ chức làm ra văn bản đó hợp thành Số

và ký hiệu văn bản được ghi dưới tác giả văn bản

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ban hành văn bản chính là nơi mà các doanh nghiệp đặt trụ sở.Địa danh phải phù hợp với phạm vi hoạt động của doanh nghiệp

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đó được

ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải viết đầy đủngày tháng năm; ghi bằng chữ số Ả-rập; đối với ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,

2 phải ghi thêm số 0 đằng trước

- Tên loại văn bản và nội dung của văn bản

Tên loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản theo hệ thống văn bản docác cơ quan, doanh nghiệp ban hành Tên loại văn bản thường được in bằng chữ

in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy sau địa danh và ngày, tháng, năm Tríchyếu nội dung của văn bản thường là câu gắn gọn tóm tắt cơ bản nội dung củavăn bản

Nội dung của văn bản là thành phần không thể thiếu của một văn bản Nộidung văn bản được trình bày theo từng loại văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Người đứng đầu một doanh nghiệp khi ký văn bản theo thẩm quyền thì ghichức vụ của người đứng đầu;

“ KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu (người ủy quyền)

Ví dụ: KT GIÁM ĐỐCTrường hợp ký thừa lệnh khi người đứng đầu,người có thẩm quyền ủy nhiệm cho cấp dưới chịu trách nhiệm về vấn đề, lĩnhvực được giao phó thì phải ghi chữ viết tắt là “TL”

Trường hợp người đứng đầu cơ quan hoặc người có thẩm quyền có thể ủyquyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền và ghi là

“TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan tổ chức

Họ và tên của người ký bao gồm họ tên, tên đệm (nếu có) của người ký vănbản

- Dấu của cơ quan tổ chức

Dấu đóng trên văn bản thể hiện tính pháp lý và hiệu lực của văn bản Mỗi

cơ quan có một con dấu riêng và văn thư là người chịu trách nhiệm chính về sửdụng và bảo quản con dấu Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ có chữ ký của người

có thẩm quyền Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, khôngđược đóng dấu khống

- Nơi nhận

Nơi nhận nhằm xác định được cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản với

nhiều mục đích để kiểm tra, giám sát, giải quyết công việc, để lưu

Nơi nhận là thành phần không thể thiếu của văn bản, nó được coi là mụcđích, đối tượng mà văn bản hướng đến Vì vậy, văn bản cần phải ghi rõ nơinhận, người có thẩm quyền giải quyết công việc, cá nhân, tổ chức có liên quan

Cá nhân, đơn vị phụ trách soạn thảo văn bản có trách nhiệm tham mưu, đề xuấtnhững cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản trình lãnh đạo hay người

có thẩm quyền xét duyệt

- Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác bao gồm dấu chỉ các mức độ “ MẬT”, “KHẨN”

Mức độ khẩn của văn bản được thực hiện tùy theo mức độ cần đượcchuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: Hỏa tốc,Thượng khẩn hoặc khẩn Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyếtđịnh Dấu chỉ mức độ khẩn được khắc sẵn; mực dùng để đóng dấu là màu đỏtươi Mức độ mật của văn bản được xác định theo các mức: Mật, tuyệt mật, tốimật

Dấu chỉ mức độ “MẬT”, “KHẨN” được đóng dưới số và ký hiệu văn bản.Đối với công văn được đóng dưới trích yếu nội dung công văn

Các thành phần thể thức: Địa chỉ của cơ quan tổ chức; địa chỉ hộp thư điện

tử Email, địa chỉ trang mạng (website); số điện thoại, số telex, số Fax đối vớicông văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiệnthuận lợi cho việc liên hệ

Trường hợp các văn bản có kèm theo phụ lục thì phải có chỉ dẫn về phụ lục

đó Phụ lục phải có tiêu đề; văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải đánh số bằng

Thứ ba, về ngôn ngữ và văn phong của văn bản quản lý

Chất lượng của văn bản quản lý doanh nghiệp một phần phụ thuộc vàocách sử dụng ngôn ngữ và văn phong trong văn bản Khi soạn thảo văn bản đòihỏi người soạn thảo phải biết cách lựa chon ngôn ngữ và văn phong thích hợp,phải sử dụng chúng một cách đúng đắn

- Ngôn ngữ

Ngôn ngữ là phương tiện tư duy và giao tiếp của con người được thực hiệnqua hai hình thức: Giao tiếp bằng lời và giao tiếp bằng văn bản Ở đây tác giả đềcập đến giao tiếp bằng văn bản, ngôn ngữ có chức năng truyền tải thông điệp,truyền đạt thông tin gián tiếp thông qua nhiều thể loại văn bản khác nhau đếnđối tượng mà chủ thể hướng đến Văn bản quản lý là phương tiện để các doanhnghiệp truyền đạt thông tin, chiến lược, kế hoạch, chính sách và các thông tincần thiết khác nhằm đảm bảo các hoạt động của mình

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý doanh nghiệp phải thể hiện được tínhtrung thực, khách quan, tính chính xác rõ ràng, khuôn mẫu và trang trọng lịch

sự Các sự kiện, sự việc phải được miêu tả một cách đúng đắn, các dữ liệu phảilấy từ nguồn tài nguyên đáng tin cậy Ngôn ngữ phải đảm bảo được tính logic vềthời gian và không gian, có đầu có cuối, nguyên nhân đề cập trước, sự kiện sựviệc, kết quả đề cập sau Khi hành văn phải đảm bảo tính thuyết phục; Các phầnsuy luận phải có căn cứ xác đáng

Một số câu không được dùng trong văn bản: Câu trong văn bản là câu vănviết vì vậy không được theo lối văn nói Câu văn phù hợp với từng ngữ cảnhgiao tiếp, vì vậy chúng thường chứa đựng nhiều ngụ ý, nhiều ý nghĩa, phụ thuộcvào thái độ cử chỉ vì vậy không được phép dùng Câu trong văn bản cần đơngiản, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu vì vậy không được ghi vắn tắt trừ một số vănbản đặc biệt như phiếu chuyển, phiếu xuất nhập kho, hóa đơn, chứng từ Câuvắn tắt là câu gồm một số từ ngữ, không cần dùng ngữ pháp, khuyết chủ ngữ, bổngữ hay thành phần phụ khác những vấn phải đảm bảo tính đầy đủ và ngắn gọn[15]

Văn bản không được phép sử dụng câu nghi vấn Trong văn bản gặp các

trường hợp phải hỏi thì ta phải dùng loại câu khác để diễn đạt Văn bản khôngđược phép dùng mệnh lệnh trừ công điện Câu mệnh lệnh là câu sai khiến ai làmtheo lối văn nói Văn bản cũng không được phép dùng câu hoài nghi Câu hoàinghi là câu văn viết mang tính phủ định hay khẳng định không rõ ràng, sử dụngcâu này sẽ không thể hiện được chính xác các ý đồ của người viết.Văn bản cũngkhông cho phép lạm dụng các trạng từ “ tương đối” quá nhiều để diễn đạt gây racảm giác khó hiểu cho người đọc.

Trong các văn bản hành chính thì chúng ta không được dùng các dấu như:Dấu ( ) hoặc (v,v ) là dấu chỉ các yếu tố các còn tiếp diễn nhưng không cầnphải viết ra.Dấu chấm hỏi (?) là dấu dùng để hỏi không nên sử dụng trong cácvăn bản hành chính, văn bản mang tính trang trọng

- Văn phong

Văn bản quản lý doanh nghiệp có ảnh hưởng đến các hoạt động điều hành,quản lý doanh nghiệp và các hoạt động sản xuất, kinh doanh, tài chính, laođộng trong doanh nghiệp Văn bản này thường được viết theo lối văn trầnthuật, để thể hiện các sự kiện, dữ kiện Tránh sử dụng lối văn hình tượng, ẩn dụ,thiên về cảm xúc cá nhân

Văn phong sử dụng phải có tính khuôn mẫu, điển hình, tiêu chuẩn hóa cácthuật ngữ, sử dụng cách diễn đạt trong sáng Hành văn trong văn bản này đỏi hỏitôn trọng tính ngôn ngữ và chính tả cao Không dùng câu tỉnh lược, viết tắtkhông có chú thích, lối viết mơ hồ, dài dòng gây khó hiểu

1.5.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp

- Khái niệm quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo định nghĩa trong ISO 9001 thì quy trình (Proceduce) là: “cách thức

cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình” Còn theo từ điển tiếng việt thì: “quy trình là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó”[3;

34] Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự tiến hành các công việc soạn thảo,ban hành văn bản được sắp xếp theo một thứ tự nối tiếp nhau, từ công việc nàyđến công việc khác Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện theocác giai đoạn hay các bước cụ thể Kết thúc mỗi một giai đoạn hay mỗi một

bước, người soạn thảo văn bản đạt được những mục tiêu nhất định làm cơ sở chonhững bước tiếp theo, cho đến khi soạn thảo văn bản một cách hoàn chỉnh được

ký duyệt và ban hành [4]

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là bước đi cần thiết và việc xáclập các bước đi đó sao cho phù hợp khi tiến hành soạn thảo và ban hành vănbản Khi xác định quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cần có các địnhhướng cụ thể Định hướng bước đi nào là cần thiết, là tất yếu trong việc xâydựng và ban hành văn bản nhằm đảm bảo tính pháp lý cần thiết của nó

- Các định hướng khi xác định quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Soạn thảo và ban hành văn bản muốn có chất lượng phải có quy trìnhthích hợp Trước khi xác định quy trình soạn thảo và ban hành văn bản thì cánhân, tổ chức phụ trách công tác này cần có các định hướng:

+ Định hướng ứng dụng: Theo định hướng này, để xác định quy trình

soạn thảo văn bản quản lý doanh nghiệp cần phải làm rõ mục đích của văn bản,phạm vi ứng dụng, mức độ và yêu cầu giải quyết công việc Có thể dựa vào cáccâu hỏi sau để làm rõ định hướng này: Xác định loại văn bản cần soạn thảo làvăn bản hành chính hay văn bản chuyên môn - kỹ thuật; ai là người đảm bảotính hiệu lực, hiệu quả của văn bản; văn bản được soạn thảo và ban hành có mâuthuẫn với các văn bản ban hành trước đó hay không; ai sẽ phải thực hiện văn bảnsắp ban hành; phạm vi văn bản đến đâu; ai hay đơn vị nào có liên quan và mức

độ liên quan đối với văn bản; người nào có trách nhiệm kiểm tra thực hiện cácvăn bản; tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi loại văn bản; tổ chứctrao đổi quan điểm, các chủ trương như thế nào để đảm bảo văn bản được xâydựng phản ánh chính xác ý đồ chung và không mang tính quan liêu Tổ chức xâydựng và duyệt văn bản như thế nào cho hợp lý vừa tránh nặng nề lại vừa chặtchẽ, không chồng chéo lên nhau

+ Định hướng tổ chức: Định hướng tổ chức được hiểu là khi xác định quy

trình soạn thảo văn bản cần làm sáng tỏ cách tổ chức xây dựng văn bản theo cơcấu nào cho phù hợp để có thể đảm bảo chất lượng của việc soạn thảo và banhành văn bản Trong định hướng này cần xác định được các vấn đề: Tổ chức thu

thập thông tin cho văn bản dự kiến ban hành; tổ chức trao đổi, đóng góp ý kiếngiữa các cá nhân, tổ chức có liên quan để đảm bảo văn bản được soạn thảo vàban hành phản ánh chính xác ý đồ chung; tổ chức soạn thảo và duyệt văn bảnthế nào cho hợp lý vừa tránh nặng nề lại chặt chẽ, không chồng chéo lẫn nhau[33; 92-93].

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp:

Theo Chương II Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

có quy định liên quan đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng được cụ thể hóa trong điều

lệ của các doanh nghiệp Dựa trên những quy định chung đơn vị có thể xác lậpquy trình cụ thể cho mỗi loại văn bản mà đơn vị mình có trách nhiệm soạn thảo.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản trong các doanh nghiệp bao gồm nhiềubước Nhìn chung, quy trình đó được chia làm các bước sau đây:

Bước 1 Bước chuẩn bị

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản

Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản cần quan tâm đến việc xác địnhmục đích mà văn bản đó hướng đến là gì Ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì,thuộc chức năng, quyền hạn của cơ quan nào Các doanh nghiệp khi đưa ra cácquyết định quản lý, các kế hoạch, chiến lược sản xuất, kinh doanh, hoặc thiết lậpmối quan hệ với các đối tác thì cần phải xác định mục đích để ban hành vănbản Khi xác định được mục đích ban hành văn bản thì nhà lãnh đạo, cá nhânhay tổ chức soạn thảo văn bản có thể thấy rõ được việc cần thiết ban hành haykhông ban hành văn bản đó

Giới hạn của văn bản là việc xác định nội dung của văn bản sẽ đề cập đếnnhững vấn đề gì, trọng tâm trọng điểm ở đâu và giải quyết chúng như thếnào Nếu như không đặt ra những giới hạn đó thì văn bản rất có thể sẽ lan man,

lạc đề và không đạt được kết quả như mong muốn.

Đối tượng giải quyết vấn đề là các cơ quan, doanh nghiệp, đối tác có liênquan đến việc giải quyết vấn đề được ghi trong văn bản Việc xác định chính xácđối tượng giải quyết vấn đề sẽ là cơ sở để cá nhân, tổ chức soạn thảo văn bảnxác định được tên loại của văn bản

- Xác định thể loại văn bản

Dựa theo mục đích, yêu cầu và đối tượng mà văn bản hướng đến thì ngườisoạn thảo văn bản xác định thể loại văn bản sao cho phù hợp Ở các doanhnghiệp tên loại văn bản có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động liên quan đến quátrình sản xuất, kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp Các quy chế, quyđịnh, các quyết định quản lý cần được sử dụng trong từng trường hợp cụ thể

để văn bản ban hành có hiệu lực, hiệu quả

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp vàtrong soạn thảo văn bản cũng cần phải chú trọng.Thông tin được thu thập từnhiều nguồn khác nhau liên quan đến vấn đề, sự việc mà văn bản đề cập đến.Tuy nhiên, chúng rất đa dạng, nhiều chiều có những thông tin đúng, cần thiết thìcũng có những thông tin không chính xác Vì vậy, khi soạn thảo văn bản cầnphải thu thập, chọn lọc và xử lý thông tin để văn bản có tính chính xác, tin cậy

Bước 2 Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Khi tiến hành soạn thảo văn bản thì cần xây dựng đề cương và viết bảnthảo:

Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào

đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề Đề cương thểhiện rõ bố cục, các ý tưởng và nội dung chính trong một văn bản Để có một đềcương hoàn chỉnh cần phải căn cứ vào các yếu tố như: Phạm vi điều chỉnh củavăn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý văn bản.Soạn thảo đề cương bao gồm các công việc:

- Xây dựng đề cương: Đề cương thường bao gồm các phần: Phần mở đầu,phần nội dung và phần thi hành Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội

dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày.

Bản thảo là bản liên kết các ý trong đề cương để, cụ thể hóa ý tưởng, dựkhiến được khác định ở khâu xây dựng đề cương Viết bản thảo là khâu quantrọng để viết thành một văn bản hoàn chỉnh.Trên cơ sở đề cương đã xây dựng đểviết bản thảo

- Trong trường hợp cần thiết, cá nhân hay tổ chức có trách nhiệm soạnthảo văn bản đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiếncủa các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu

ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Bước 3 Duyệt bản thảo, sửa chữa và bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền mới được ký văn bản.Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì người soạn thảo văn bản không phải

là người ký văn bản mà ngoài lãnh đạo cơ quan còn có các bộ phận chức năngtham mưu hay người thư ký giúp việc Vì vậy, cần phải quy định cụ thể người

có thẩm quyền ký duyệt văn bản để đảm bảo tính chặt chẽ tránh sự lợi dụng vănbản có mục đích riêng

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

- Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảothì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệtbản thảo đó;

Nhân bản đúng số lượng quy định;

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

Bước 4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra