Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của tổng công ty truyền thông đa phương tiện

Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau: - Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Tổng công ty VTC; - Tìm hiểu về thành ph

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Cam Anh Tuấn

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG

CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Cam Anh Tuấn

Hà Nội - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Cam Anh Tuấn

Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thắm

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do lựa chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 6

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 6

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

6 Phương pháp nghiên cứu 10

7 Các nguồn tư liệu tham khảo 11

8 Đóng góp của đề tài 11

9 Bố cục của Đề tài gồm 03 phần 12

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 13

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 13

1.1.1 Một số khái niệm 13

1.1.2 Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 15

1.1.3 Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 18

1.1.4 Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 22

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của

doanh nghiệp 24

1.2 Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp 28

Tiểu kết chương 1 36

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN 37

2.1 Khái quát về Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện 37

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 37

2.1.2.Chức năng 39

2.1.3.Nhiệm vụ 40

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 40

2.2 Khái quát về tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện 42

2.3 Tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Truyền thông

đa phương tiện 45

2.3.1 Phân cấp quản lý về công tác lưu trữ 45

2.3.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ 46

2.3.3 Tổ chức xây dựng, ban hành và phổ biến, hướng dẫn các văn bản

quy định về công tác lưu trữ 48

2.3.4 Bố trí cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ công tác lưu trữ 53

2.3.5 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 54

2.3.6 Công tác thống kê về lưu trữ 66

2.3.7 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ 67

2.4 Nhận xét 68

2.4.1 Ưu điểm 68

2.4.2 Hạn chế 69

Tiểu kết chương 2 73

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY VTC 74

3.1 Nhóm giải pháp tổng thể 74

3.1.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên

trong cơ quan về công tác lưu trữ 74

3.1.2 Nâng cao hơn nữa trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước,

của Lãnh đạo Tổng công ty VTC về công tác lưu trữ 76

3.1.3 Nâng cao chất lượng công tác văn thư 79

3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 79

3.2.1 Thành lập bộ phận lưu trữ 79

3.2.2 Nâng cao chất lượng nhân sự làm công tác lưu trữ 80

3.2.3 Đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 81 3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ… 82

3.2.5 Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu quả

của công tác lưu trữ 83

3.2.6 Nâng cao chất lượng tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 84

Tiểu kết chương 3 88

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý giá của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thông tin trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những công hiến to lớn của anh hùng các dân tộc, các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và văn hóa nổi tiếng Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị Do đó con người có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người

Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao,

và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công cụ không thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản lý, trong nghiên cứu hay trong đời sống của mỗi cá nhân Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng khẳng định được vai trò, vị trí của mình để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chuyên môn

có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy được tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội

Thực hiện chủ trương, chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, từ năm

1986, các loại hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác nhau đã được thành lập và đi vào hoạt động gồm có: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước đã góp phần tạo ra các nguồn lực thiết yếu về vốn, công nghệ… là tiền đề vững chắc cho nền kinh tế Việt Nam hòa nhập cùng thị trường quốc tế vốn sôi động, đầy tiềm năng nhưng cũng nhiều thử thách

Cùng với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đó là sự hình thành một khối lượng lớn các tài liệu văn bản mang tính đặc thù ở các doanh nghiệp với tư cách là các tổ chức kinh tế, hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.Khối tài liệu mà các doanh nghiệp sản sinh ra không chỉ lớn về số lượng mà còn đa dạng về loại hình, phong phú về mặt nội dung và hình thức, có giá trị thực tiễn cao nên cần được tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Về lâu dài, đây là nguồn tài liệu có giá trị phục

vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước dưới nhiều góc độ

Xuất phát từ vị trí cũng như ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn

và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội

Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (sau đây gọi tắt là Tổng công ty VTC) là Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theo mô hình Công

ty mẹ - Công ty con thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông Trong nhiều năm qua, Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện là một trong những doanh nghiệp bước đầu đã có nhiều thành tựu trong công tác lưu trữ Tuy nhiên, công tác tổ chức quản

lý vẫn bộc lộ những hạn chế khó tránh khỏi trong công tác này như: Chưa ban hành

hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên… Từ đó, dẫn tới hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao

Tài liệu lưu trữ ngày càng thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của chúng đối với mọi mặt của đời sống xã hội Tuy nhiên bảo quản tài liệu lưu trữ như thế

nào để giữ gìn được tài liệu, giảm được sự phá hủy của môi trường là hết sức khó

khăn đối với các cơ quan Lưu trữ Lịch sử và cơ quan Lưu trữ hiện hành nói chung

và Tổng công ty VTC nói riêng Vì vậy, tôi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác

lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện” làm luận văn của mình

Thông qua luận văn này, tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong Tổng công ty

VTC hiểu và quan tâm hơn đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nhằm

hoàn thiện công tác lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện nói

riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:

Thứ nhất: Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại

Tổng công ty VTC;

Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý

công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:

- Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Tổng công ty VTC;

- Tìm hiểu về thành phần và ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt

động tại Tổng công ty VTC;

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý công tác lưu trữ;

- Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ cũng như

việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Tổng công ty VTC;

- Căn cứ vào lưu trữ học đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý công

tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC;

- Nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ

tại Tổng công ty VTC

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung

Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm: Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ; Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ; Ban

hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;

Thực hiện thống kê về công tác lưu trữ và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ

- Phạm vi không gian, thời gian

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Cơ quan Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện từ năm 2016 đến nay Năm 2016 là năm Tổng công ty chính thức thành lập bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ Trước đó, Tổng công ty không có bộ phận hay nhân sự thực hiện công tác này Do vậy, tác giả lấy mốc thời gian khảo sát đề tài từ năm 2016 đến nay

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu mới, đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới với sự ra đời của nhiều loại hình doanh nghiệp và sự đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận động phát triển của nền kinh tế Việt Nam Nghiên cứu này giúp chúng ta hiểu rõ được tình hình quản lý công tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tin hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học

đã đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác lưu trữ Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế Việt Nam có đề tài Luận văn

Thạc sĩ: ”Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả

Nguyễn Thị Kim Bình Luận văn không đi sâu nghiên cứu các giải pháp nghiệp vụ

cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà chỉ tập trung nghiên cứu các mặt của công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này, bao gồm công tác chỉ đạo và

tổ chức, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác kho tàng, khai thác sử dụng tài liệu và công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Tổng công ty 91 vào Lưu

trữ lịch sử Luận án Tiến sĩ: “ Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn

kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình Luận án nghiên cứu các biện

pháp để hoàn thiện cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý, tình hình thực tiễn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Nhà nước; nguyên nhân gây nên những bất cập trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay;

đề xuất các nguyên tắc và giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Nhà nước phù hợp với đặc thù tài liệu lưu trữ, đặc điểm tổ chức, hoạt động và xu hướng phát triển của các Tập đoàn

Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 -2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn

thạc sĩ của Trần Vũ Thành “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh

nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý

công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài trên địa bàn

thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai Luận văn thạc sĩ: “Xác định giá trị tài liệu

hành chính hình thành trong hoạt động của các TCT 100% vốn nhà nước” của tác

giả Lã Thị Hồng Để đưa ra nguyên tắc, phương pháp, các cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính của các TCT 100% vốn nhà nước, tác giả luận văn đã phân tích một cách sâu sắc và đầy đủ thành phần, nội dung và ý nghĩa về nhiều mặt tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước

Về quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, có đề tài khóa luận tốt nghiệp:

“Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước khi chuyển đổi hình thức

sở hữu tại tỉnh Phú Thọ” của Phạm Thị Hồng Thúy Đối với công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cụ thể, có đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nguồn và thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam - thực trạng và

giải pháp” của Lâm Thị Ngoan… Các đề tài này mới chỉ đề cập đến một hoặc một

số nội dung của công tác quản lý công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào lưu trữ hiện hành; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,…

Trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tác giả Vũ Thị Phụng có bài viết

“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng và

giải pháp” hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Kim

Bình Cả hai bài viết đều được đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 5/2004 Cùng với những bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa họclần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5

năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “Tài

liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của tác giả Vũ Thị Phụng Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy

giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết

“Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của Tác giả

Nguyễn Thị Kim Bình… Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính cấp thiết của công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm thu thập đầy đủ và quản lý tốt tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội

Như vậy, các nhà nghiên cứu mới chỉ nghiên cứu công tác khảo sát và đánh giá hệ thống văn bản của các doanh nghiệp Còn vấn đề các doanh nghiệp thực hiện như thế nào với tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp mình thì mới được đề ra nhưng chưa có điều kiện thực hiện Nhưng đây cũng là tín hiệu đáng mừng, cho thấy công tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp đã được giới lưu trữ học và xã hội quan tâm đến

Qua đó, có thể thấy rằng, nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước cụ thể Tổng công ty VTC một cách tổng quan, khái quát và đầy đủ các nội dung của công tác này là một đề tài chưa được ai thực hiện Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là chỉ ra mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động trên cả nước như Tổng công ty VTC

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu Phương pháp này được tác giả

sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Cơ quan Tổng công ty VTC Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này

6.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp

Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp Dựa trên các số liệu và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa

ra các nhận định trong đề tài

6.3 Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam

6.4 Phương pháp hệ thống

Từ phương pháp so sánh tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của

hoạt động này trong Tổng công ty VTC

6.5 Phương pháp khảo sát thực tế

Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến, tiếp xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư

và cán bộ, nhân viên của các Ban, Trung tâm thuộc Cơ quan Tổng công ty VTC có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát, tác giả thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát

6.6 Phương pháp thống kê

Vận dụng phương pháp này, tác giả tiến hành thống kê tài liệu đang bảo quản tại Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện; thống kê thực trạng về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC nhằm đưa ra những giải pháp giúp cho công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC đạt hiệu quả cao hơn

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu như: Sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành Lưu trữ như: Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của tác giả Vũ Thị Phụng; các đề tài luận văn Thạc sĩ, đề án Tiến sĩ nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các Doanh nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình và các luận văn của học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học KHXH&NV có những nội dung liên quan đến đề tài Nguồn tư liệu thứ 3 tác giả sử dụng là các bài viết trên tạp chí Văn thư, Lưu trữ và một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác Lưu trữ của doanh nghiệp Một nguồn tư liệu chủ yếu tác giả muốn dùng nữa là các văn bản của Tổng công ty VTC quy định về tổ chức quản lý công tác lưu trữ

9 Bố cục của Đề tài gồm 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Trong chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái niệm, nguyên tắc, nội dung, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng của công tác lưu trữ, đồng thời hệ thống các văn bản pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức quản

lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Tổng Công

ty Truyền thông đa phương tiện

Tại chương này, tác giả khái quát về lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện Căn

cứ vào cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về tổ chức quản lý công tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện qua khảo sát thực tế tại Tổng công ty để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu ở chương 2, tại chương này, tác giả tập trung nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện và đặc biệt là sự định hướng giúp đỡ của TS Cam Anh Tuấn - người

đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè trong lớp cao học 2017-2019, đồng nghiệp, gia đình và thầy giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

1.1.1 Một số khái niệm

- Tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở thành một cơ cấu nhất định” hay “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất”

Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung [10; tr.136]

- Quản lý

Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng dẫn chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất

Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau

Quản lý là động tác có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi [10; tr.12]

- Tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp của chủ thể quản lý nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là các hoạt động về tổ chức, điều hành, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các mặt của công tác này trong một cơ quan, đơn vị

Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ được thực hiện bởi các cơ quan quản lý sự nghiệp lưu trữ là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và

tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sản sinh ra tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình có thể thực hiện một hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của mình: ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác lưu trữ; tổ chức triển khai nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ

Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm của doanh nghiệp:

Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự

liên kết giữa các thành viên trong tổ chức Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức văn bản như: Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, thỏa thuận… để thực hiện các mục tiêu nhất định, nhất là mục tiêu kinh doanh để có lợi nhuận

Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật

1.1.2 Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc hiệu quả

* Nguyên tắc tập trung thống nhất được thể hiện ở hai mặt sau đây:

Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho từ Trung ương đến cơ sở do nhà nước thống nhất quản lý

Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan quản lý, các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ, pháp chế lưu trữ về tổ chức [9; tr.16]

Việc quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nhất là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện trong nhiều văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước và từng bước được thực hiện trong thực tiễn công tác lưu trữ

ở nước ta

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam Vì thế, công tác lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định của Luật Lưu trữ

Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ: Nhà nước

ta quy định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ Những cơ quan này giúp Nhà nước trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước Đồng thời, những cơ quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc

Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong cả nước Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu; Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và lưu trữ các

cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cấp trên theo quy định

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong đất nước Việt Nam Theo ý kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu hình thành trong

hoạt động của các doanh nghiệp “Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng

cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của Pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm

hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”[12;tr.31]

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại doanh nghiệp Áp dụng lý luận này với thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh nghiệp hiện nay thì nguyên tắc quản lý tập trung được thể hiện: tập trung quản lý về tài liệu, thống nhất về tổ chức nghiệp vụ lưu trữ và được cụ thể hóa quy định trong các văn bản chính thức của doanh nghiệp Đây chính là những nội dung cơ bản doanh nghiệp cần phải thực hiện khi xây dựng mô hình lưu trữ phù hợp cho doanh nghiệp Theo mô hình này nghĩa là các ban, trung tâm, đơn vị trong doanh nghiệp hàng năm thực hiện công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ của Cơ quan Tổng công ty (tức là bộ phận tham mưu và đảm nhận công tác lưu trữ chung của doanh nghiệp) và theo đó hàng năm các ban, trung tâm, đơn vị trong doanh nghiệp khi giải quyết công việc xong phải tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào bảo quản thống nhất tại kho lưu trữ của doanh nghiệp, do Văn phòng trực tiếp quản lý Vấn đề lưu trữ, bảo quản và tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ về sau là do

bộ phận tham mưu, giúp việc về công tác lưu trữ này sẽ thực hiện và triển khai Như vậy, tài liệu sẽ được thống nhất về mặt quản lý và bảo quản an toàn, lâu dài suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu Nguyên nhân là do khi đã tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ rồi, doanh nghiệp sẽ có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ, có am hiểu về nghiệp vụ lưu trữ, từ đó sẽ có những tham mưu chính xác, kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong cả nước Có thể nhận thấy rằng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ đang được các doanh nghiệp nhà nước

áp dụng, riêng các doanh nghiệp các nghiệp vụ này chưa được quy định cụ thể, do vậy để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ thì trước mắt doanh nghiệp cần căn cứ vào các quy định của nhà nước, căn cứ vào lý luận nghiệp vụ lưu trữ, từ đó xây dựng và ban hành các quy chế, quy định về công tác lưu trữ cho bản thân doanh nghiệp một cách phù hợp với luật pháp Bên cạnh

đó, các cơ quan quản lý nhà nước cũng cần nghiên cứu xây dựng ban hành các hướng dẫn về tổ chức khoa học tài liệu cho các doanh nghiệp để công tác tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả

* Nguyên tắc hiệu quả

Nguyên tắc hiệu quả của tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp đều đặt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận lên hàng đầu Ngoài thực hiện nhiệm vụ công ích doanh nghiệp còn phải đạt mục tiêu lợi nhuận và các mục tiêu khác Vì vậy, để đảm bảo đạt được các mục tiêu trên, hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hiệu quả Khi đó tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp phải được xem là một trong những yếu tố phục vụ mục tiêu nâng cao lợi nhuận và các mục tiêu khác của doanh nghiệp Để hoạt động lưu trữ được ổn định và phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư về nhân sự, kho tàng, thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu Đây được xem là khoản đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuyệt đối

không nên biến lưu trữ thành nơi lưu giữ những giấy tờ không cần thiết và trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp như thực tế đang diễn ra hiện nay tại một số doanh nghiệp Vấn đề này cần được quan tâm khi doanh nghiệp không còn được nhà nước bao cấp, ưu đãi như trước đây Đặc biệt, khi doanh nghiệp phát triển theo xu hướng giảm tỉ lệ vốn của nhà nước ở phần lớn các doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, tổ chức khoa học và khai thác giá trị thực tiễn của tài liệu có giá trị kinh tế, khoa học - công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, nhằm mục đích tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp phải được quan tâm đầu tiên Lợi nhuận chỉ có được khi chi phí thấp hơn doanh thu Theo nguyên tắc đó, các khoản chi phí cho từng hạng mục, công việc cấu thành công tác lưu trữ của doanh nghiệp đều phải được hạch toán chi tiết và cần được xem là đầu tư cho kinh doanh

Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là điều không đơn giản bởi lợi ích từ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho doanh nghiệp khó định lượng Nhiều trường hợp, tài liệu lưu trữ được sử dụng mang lại giá trị gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc có ý nghĩa đặc biệt đối với hoạt động của doanh nghiệp như trưng bày trong phòng truyền thống để khơi dậy lòng tự hào, tinh thần đoàn kết, gắn bó của cán bộ nhân viên và người lao động đối với doanh nghiệp, xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp; đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ; phục vụ cho việc ban hành các quyết định hành chính quản lý, điều hành của doanh nghiệp… Vì vậy, cần có cái nhìn toàn diện đối với đóng góp của công tác lưu trữ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp

1.1.3 Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

Thứ nhất là thành lập bộ quản lý công tác lưu trữ: Bộ phận quản lý công tác

lưu trữ được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở khu vực Nhà nước Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức quản lý

công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong

cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo quy định hiện hành của pháp luật Ở lĩnh vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu trữ được xây dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ương đến địa phương Riêng đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh nghiệp mà các nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác lưu trữ

Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ: Nhân lực là

nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan Trình

độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp

vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữở cơ quan là một việc làm cần thiết và được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo cơ quan Đối với doanh nghiệp chính sách tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ còn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo về vai trò và vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp Hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí cán bộ phụ trách công tác lưu trữ Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ

Thứ ba là tổ chức xây dựng, ban hành và phổ biến, hướng dẫn các văn bản

quy định về công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một trong những công tác có tính pháp chế cao Do vậy, để quản lý tốt công tác này, Nhà nước cũng như từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng và ban hành một hệ thống các quy

định có tính pháp lý Đây là một nội dung có tính quyết định đến chất lượng công tác lưu trữ của từng cơ quan, doanh nghiệp Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ được ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 Dưới Luật có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Tại các doanh nghiệp, ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên, cần phải thực hiện những quy định cụ thể do chính doanh nghiệp mình ban hành Những doanh nghiệp được lãnh đạo quan tâm đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế, quy định một số điều cụ thể về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ

Việc xây dựng những văn bản quy định, hướng dẫn không những giúp cho cán bộ lưu trữ thực hiện tốt nghiệp vụ mà còn giúp cho cán bộ chuyên môn nhận thức được trách nhiệm của mình, tránh tâm lý xem nhẹ công tác này và đặc biệt giúp lãnh đạo kiểm soát và nắm được tình hình thực hiện công tác để kịp thời điều chỉnh, sửa đổi quy định sao cho phù hợp Bên cạnh việc ban hành văn bản thì cần phổ biến những văn bản, quy định của nhà nước nói chung và của doanh nghiệp nói riêng Công tác này cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Phổ biến văn bản giúp cho cán bộ, nhân viên nắm được và hiểu đúng nội dung quy định để tránh thực hiện sai, thực hiện thiếu, dẫn đến vi phạm pháp luật về lưu trữ, gây ra những hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp

Thứ tư là bố trí cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ công tác lưu trữ Để thực

hiện tốt nghiệp vụ lưu trữ, việc đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đóng vai trò quan trọng Đặc điểm của một số nghiệp vụ lưu trữ là có tính chất kỹ thuật như các nghiệp vụ bảo quản an toàn tài liệu cả về thông tin và tình trạng vật lý của tài liệu

Do vậy, việc bố trí kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, trang bị đầy

đủ các trang thiết bị như: giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, hút bụi đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu cần được các nhà

quản lý doanh nghiệp quan tâm Tuy nhiên, công tác này ở một số các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa được thực hiện tốt, chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng Có thể thấy, việc bố trí cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí phục vụ công tác lưu trữ trong mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào sự quan tâm, nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ cũng như vai trò của công tác lưu trữ của lãnh đạo các cấp

Thứ năm là tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: tổ chức khoa học tài liệu, tổ

chức bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong đó, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ Trường hợp tài liệu thu thập chưa được lập hồ sơ theo quy định, lưu trữ cần có biện pháp để chỉnh lý khoa học tài liệu, qua đó, phục

vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp Tổ chức bảo quản bao gồm việc xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ… nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Cuối cùng là tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nghiệp vụ này yêu cầu lưu trữ của các doanh nghiệp phải mang tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau, trước hết là các mục đích của doanh nghiệp, sau là của cơ quan, tổ chức có liên quan

Thứ sáu là thực hiện thống kê về công tác lưu trữ: Thống kê là một trong

những biện pháp quan trọng trong công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ Đó là những bản thống kê tổng hợp phản ánh bằng số liệu tình hình về các mặt của phòng, kho lưu trữ như: tình hình kho tàng, trang thiết bị, khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng, bố trí cán bộ lưu trữ…

Thứ bảy là công tác kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác

lưu trữ: Công tác kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các quy định pháp luật lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Dựa trên những kết quả kiểm tra các cơ quan quản lý Nhà nước có thể đánh giá được mức độ phù hợp của các quy định pháp luật lưu trữ đối với thực tiễn lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Từ đó, có những điều chỉnh nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn công tác lưu trữ Đồng thời, các cơ quan quản lý lưu trữ có thể có những chỉ đạo, hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có hiệu quả cao hơn công tác lưu trữ của mình

1.1.4 Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhà nước là một trong những doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo,

có vị trí then chốt trong nền kinh tế; là lực lượng nòng cốt tạo nguồn thu lớn, góp phần tăng trưởng kinh tế đất nước và là nguồn lực thực hiện vai trò đi đầu trong cácdoanh nghiệp, mở đường, tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp thuộc tất cả các lĩnh vực; là lực lượng vật chất quan trọng để nhà nước định hướng và điều tiết nền kinh tế

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, giữ gìn minh chứng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giữ gìn những bằng chứng pháp lý về việc tuân thủ pháp luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các doanh nghiệp, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính trong các doanh nghiệp

Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Các doanh nghiệp luôn coi công tác này là một lĩnh vực hoạt động trong công tác quản lý đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy của các doanh nghiệp Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng

lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý của các doanh nghiệp được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:

Thứ nhất, tổ chức quản lý công tác lưu trữ giúp hoạt động lưu trữ của các

doanh nghiệp trở nên quy củ, đảm bảo đúng quy định pháp lý của Nhà nước Nếu các doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ cho cơ quan mình sẽ giúp cho lãnh đạo, cán bộ, nhân viên từ cán bộ chuyên viên đến người làm công tác lưu trữ xác định được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện công tác lưu trữ, nắm rõ hơn các căn cứ pháp lý để thực hiện tốt quy định, tránh được quy định không phù hợp với điều kiện thực tiễn, gây khó khăn trong việc tổ chức thực hiện Trái lại, nếu cơ quan chưa ban hành được quy định về công tác lưu trữ thì cán bộ nhân viên khó có thể nắm bắt được quy định của ngành, cơ quan về công tác này, hơn nữa chưa ban hành quy định đồng nghĩa với việc thiếu các chế tài xử lý nếu công tác này chưa chưa thực hiện tốt hoặc các nhân viên chưa có ý thức thực hiện, do đó thiếu các hình thức răn đe, chế tài xử phạt

để có các hình thức rút kinh nghiệm

Thứ hai, tổ chức quản lý công tác lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả của

hoạt động lưu trữ đối với sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Tài liệu lưu trữ được hình thành, sản sinh ra trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Do đó, tổ chức quản lý công tác lưu trữ tốt sẽ góp phần bảo vệ an toàn, gìn giữ bằng chứng, căn cứ về quá trình hoạt động của doanh nghiệp; lưu lại, giữ lại những hồ sơ, tài liệu có giá trị là nguồn thông tin quý báu, những bài học kinh nghiệm trong quá trình phát triển của doanh nghiệp Những thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ không chỉ là những thông tin chiến lược, bí quyết sản xuất… mà còn cả những thông tin về các đối tác, bạn hàng tin cậy, thông tin về thị trường… Tổ chức quản lý việc lưu trữ những “tri thức thành văn” quan trọng này sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động của các doanh nghiệp, đóng góp cho thành công của doanh nghiệp trên thương trường đầy tính cạnh tranh

Thứ ba, tổ chức quản lý công tác lưu trữ giúp nâng cao vị thế của công tác

lưu trữ trong doanh nghiệp So với các hoạt động khác trong doanh nghiệp, công tác

lưu trữ đóng vai trò hỗ trợ phía sau cho hoạt động chính của doanh nghiệp như hoạt động sản xuất, kinh doanh, marketing… Lãnh đạo doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến những hoạt động chính có yếu tố sống còn của doanh nghiệp Do vậy, những hoạt động thứ yếu như tổ chức quản lý công tác lưu trữ ít được quan tâm Và kết quả là công tác lưu trữ không đóng góp được nhiều vào kết quả chung của doanh nghiệp Tuy nhiên, nếu công tác lưu trữ được tổ chức quản lý tốt: Các khâu nghiệp vụ được thực hiện một cách chính xác, đúng quy trình, giúp tổ chức khoa học tài liệu, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy…, đáp ứng được các nhu cầu sử dụng của lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng thì vai trò của công tác lưu trữ sẽ dần được khẳng định, vị thế của doanh nghiệp sẽ ngày một nâng cao

Từ những phân tích trên cho thấy việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tốt có thể mang lại nhiều vai trò hơn nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp

Chúng ta đều hiểu rằng, để giải quyết một vấn đề được tốt, trước hết cần nhận thức đúng đắn về vấn đề đó từ một góc độ, khía cạnh Nếu nhận thức không đúng đắn thì vấn đề sẽ giải quyết không đạt kết quả tốt Công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật đó và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nhận thức của cơ quan chức năng, của lãnh đạo doanh nghiệp, của các cán bộ chuyên môn trong doanh nghiệp Sau đây là các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp:

- Quy định pháp lý của nhà nước

Cơ quan nhà nước có chức năng quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, trong đó có công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tuy nhiên, trong thời gian qua do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nên Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước chưa thực sự thể hiện đầy đủ thẩm quyền của mình trong quản

lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, còn thiếu những văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ cho các doanh nghiệp nhà nước mà chỉ quy định chung chung, nhưng lại yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện công tác lưu trữ giống như các đơn vị hành chính sự nghiệp của nhà nước

Có thể thấy rằng, trong hơn 30 năm của thời kỳ đổi mới, Việt Nam đã có những thay đổi rất mạnh mẽ, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế Từ một nền kinh tế

kế hoạch hóa tập trung bao cấp đã thay thế bằng nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa Kết quả của những thay đổi đó là sự hình thành một số lượng lớn các loại hình doanh nghiệp với nhiều hình thức sở hữu khác nhau Sự thay đổi này vẫn đang tiếp tục diễn ra, ngay cả mỗi loại hình doanh nghiệp Thể hiện rõ nét cho

sự thay đổi này chính là quá trình đổi mới và sắp xếp doanh nghiệp nhà nước, cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước đang diễn ra hiện nay Những thay đổi này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và phát triển của ngành lưu trữ nói chung, công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói riêng Trước những thay đổi của nền kinh

tế như thế đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước, trong đó có cơ quan quản lý ngành lưu trữ phải thay đổi tư duy và định hướng để có thể có những quyết sách, kế hoạch quản lý kịp thời Tuy nhiên, thực tế cho thấy cơ quan quản lý ngành lưu trữ chưa bắt kịp những thay đổi đang diễn ra như hiện nay

Sự hình thành các loại hình doanh nghiệp khác nhau đồng nghĩa với việc hình thành nhiều đơn vị hình thành phông mà tài liệu của chúng thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Chỉ riêng sự xuất hiện các doanh nghiệp đã gây nên sự xáo trộn trong công tác quản lý vốn, khó khăn đối với cơ quan quản lý ngành lưu trữ xuất phát từ việc các doanh nghiệp Việt Nam lại thuộc nhiều hình thức sở hữu khác nhau, hoạt động theo cơ chế hoàn toàn mới Rõ ràng là một khi nền kinh đã có nhiều thay đổi về hình thức sở hữu và hoạt động theo cơ chế khác thì việc áp dụng các nguyên tắc, cách thức quản lý cũ cho các đối tượng quản lý sẽ không còn phù hợp Hơn nữa, những thay đổi trong lĩnh vực này không chỉ sâu sắc mà lại diễn ra với tốc độ nhanh chóng đã khiến cho cơ quan quản lý ngành lưu trữ vốn đã thụ động nay càng trở lạc hậu so với thời đại

- Sự thay đổi của doanh nghiệp

Hiện nay, mô hình một số doanh nghiệp không mang tính ổn định, luôn có

sự thay đổi khi cơ quan lý nhà nước có quyết định chỉ đạo, điều hành Một số doanh nghiệp đang trong giai đoạn thay đổi, hoàn thiện về cơ cấu và cơ chế hoạt động để phù hợp với môi trường xã hội hiện đại Nghiên cứu Đề án “Tái cơ cấu

doanh nghiệp nhà nước, trọng tâm là tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước giai đoạn 2011-2015’’ và Đề án “Tổng thể tái cơ cấu kinh tế giai đoạn 2013 - 2020” cho thấy, trong khoảng 5 năm tới, có thể nhà nước vẫn là chủ sở hữu 100% vốn điều lệ Công ty mẹ và nhiều doanh nghiệp hoạt động ở những ngành mũi nhọn, then chốt, độc quyền như: dầu khí, than - khoáng sản, điện lực Còn các doanh nghiệp khác có thể sẽ được cổ phần hóa Vì vậy, về mặt logic các doanh nghiệp này không còn doanh nghiệp nhà nước Khi đó, tính chất hoạt động, cơ chế quản

lý điều hành nội bộ cũng như quản lý nhà nước tất cả các mặt hoạt động của các doanh nghiệp này sẽ thay đổi so với hiện nay, trong đó có công tác lưu trữ Như vậy, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp tất nhiên phải thay đổi theo cơ cấu tổ chức mới

- Nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp

Có thể nhận định rằng nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp về tài liệu lưu trữ, về giá trị của tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp chưa cao Bên cạnh những bận rộn, lo toan cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt, việc tổ chức công tác lưu trữ đối với các lãnh đạo doanh nghiệp chưa phải là vấn đề cấp bách, cần thiết Quan niệm tài liệu lưu trữ đơn giản chỉ là những tài liệu đã hết giá trị sử dụng hiện đang còn phổ biến trong một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có trụ sở làm việc chật hẹp Những người hàng ngày tiếp xúc và làm việc trực tiếp với văn bản như lãnhđạo các doanh nghiệp phải hiểu được một trong những chức năng cơ bản của văn bản là phản ánh, đầyđủ, trung thực hoạt động của

cơ quan Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đều được thể hiện qua hệ thống văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động đó Việc tận dụng những giá trị của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là giá trị kinh tế có thể tiết kiệm vốn và phần nào nâng cao được năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nên kinh tế thị trường với nhiều biến động Rất nhiều thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể là thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ như là nguồn lựcđáng kể, góp phần cải thiện những khó khăn hiện tại chưa hình thành trong nhận thức của những người lãnhđạo của các doanh nghiệp

Từ nhận thức trên của lãnh đạo các doanh nghiệp dẫn đến việc thiếu những văn bản chỉđạo, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp Ở những doanh nghiệp nhà nước có văn bản chỉđạo thì vẫn còn xẩy ra tình trạng nhiều nhà lãnhđạo chưa nhận thức được trách nhiệm giao nộp tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của mình vào lưu trữ theo đúng quy định Việc các lãnhđạo doanh nghiệp giữ lại nhiều tài liệu có giá trị để tiện sử dụng hàng ngày vẫn là phổ biến Việc làm này tất nhiên đã, đangvà sẽảnh hưởng đến chất lượng phông lưu trữ cơ quan nói riêng, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung một khi tài liệu của các doanh nghiệp được thu thập vào bảo quản trong lưu trữ lịch sử

- Nhận thức của cán bộ chuyên môn

Cơ sở cho việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là cần phải thực hiện tốt công tác văn thư Mối liên hệ này cần phải đảm bảo bền chặt và thường xuyên Điều đáng ghi nhận trong công tác công văn giấy tờ trong các doanh nghiệp là công tác văn thư đã được lãnh đạo quan tâm, thể hiện rõ nét nhất qua việc bố trí cán bộ văn thư tương đối đầy đủ Tuy nhiên, công tác văn thư của một cơ quan không chỉ dừng lại

ở bộ phận văn thư mà chủ yếu là diễn ra bộ phận chuyên môn Tài liệu của các bộ phận chuyên môn là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu cho lưu trữ cơ quan Cho nên, kết quả công tác lưu trữ của các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào ý thức của các cán bộ chuyên môn về công tác này Thực tế cho thấy, phần lớn cán bộ chuyên môn của các doanh nghiệp đều có khái niệm rất đơn giản về công tác lưu trữ Theo quan điểm của họ, công tác lưu trữ là thuộc trách nhiệm của những người phụ trách công tác lưu trữ và không thuộc trách nhiệm hoặc liên quan đến cán bộ các phòng ban chuyên môn Tài liệu sau khi giải quyết xong công việc phần lớn không được lập hồ sơ hoàn chỉnh Chỉ có một số tài liệu theo yêu cầu công việc cần phải thu thập đầy đủ đểđảm bảo tính logic cho quá trình giải quyết công việc thì mới được sắp xếp lại tương đối đầy đủ

- Năng lực của nhân sự làm công tác lưu trữ tại doanh nghiệp

Các nghiệp vụ về công tác lưu trữ phần lớn là nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải có trình độ chuyên môn, có tư duy tổ chức công việc khoa học, hợp lý Thực tế, nhân sự của các doanh nghiệp được bố trí công tác

này không phải đào tạo chuyên ngành lưu trữ hoặc được đào tạo đúng chuyên ngành nhưng phải kiêm nhiệm nên việc thực hiện công tác này gặp rất nhiều khó khăn cộng thêm khối lượng tài liệu lớn, phức tạp, số lượng nhân sự lưu trữ không đủ với việc chưa được đào tạo cơ bản đã làm cho họ không thể đảm đương được nhiệm vụ của mình Đây là một trong những yếu tố dẫn đến việc công tác lưu trữ của các doanh nghiệp chưa đi vào nề nếp, tài liệu lưu trữ chưa được tổ chức khoa học theo đúng yêu cầu của công tác lưu trữ

Ý thức đó lại càng trở nên cố hữu khi không có một chế định nào bắt buộc họ phải thay đổi Đó là do trong một thời gian dài đã thiếu các quy định của các cơ quan cấp trên cũng như chính doanh nghiệp về công tác lưu trữ

1.2 Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp

Hiện nay, ngoài những quy định tại Luật Lưu trữ và các Luật liên quan đến doanh nghiệp, vấn đề tổ chức công tác lưu trữ còn được quy định ở một số văn bản khác sau đây:

• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ

về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

• Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

• Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội vụ

quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

• Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

• Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ

quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

• Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ;

• Ngoài ra, một số văn bản Luật chuyên ngành khác như Luật Kế toán,

Luật Quản lý tài sản công… đều có những quy định riêng về chế độ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ hình thành trong các hoạt động chuyên biệt

Các văn bản pháp lý tập trung vào những nội dung chủ yếu sau đây:

*Quy định về trách nhiệm của người đứng đầu

Tại Điều 6, Luật Lưu trữ 2011 quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”

Qua quy định trên, có thể thấy người đứng đầu cơ quan là người có trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cho

cơ quan Khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan là ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan mình Tuy nhiên trên thực tế, tùy thuộc về quy mô tổ chức và tình hình hoạt động của công tác lưu trữ mà lãnh đạo ban hành quy chế Văn thư - lưu trữ hay ban hành Quy chế tách biệt cho 02 lĩnh vực này Quy chế về công tác lưu trữ là công cụ để lãnh đạo quản lý và nắm bắt được tình hình công tác tại cơ quan, văn bản này được ban hành trước khi ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, không phải cơ quan, tổ chức nào cũng thực hiện đầy đủ quy định này, việc ban hành quy chế đôi khi phụ thuộc vào sự quan tâm, nhận thức của lãnh đạo về công tác lưu trữ

* Quy định về tổ chức và trách nhiệm của lưu trữ cơ quan

Tại Điều 10 Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm của lưu trữ cơ quan

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Lưu trữ cơ quan là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo và thực hiện các nghiệp

vụ về lưu trữ Theo như quy định trên, cán bộ lưu trữ cần hướng dẫn các cán bộ chuyên môn lập hồ sơ công việc từ giai đoạn văn thư và hướng dẫn nộp lưu tài liệu

vào lưu trữ cơ quan theo quy định Bên cạnh đó, bộ phận lưu trữ có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ sau khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Với khối lượng công việc nhiều cộng thêm những nghiệp vụ lưu trữ phức tạp cho thấy việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ là cần thiết nhằm thực hiện thống nhất trong các cơ quan, tổ chức

* Quy định về nhân sự làm công tác lưu trữ

Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định về người làm lưu trữ như sau:

- Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp

vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật

- Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó

- Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc

Như vậy, Luật Lưu trữ đã quy định những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn, chế độ đối với cán bộ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tại Thông tư 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 đã quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ Tại Điều 3 của Thông tư quy định tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ cụ thể như sau:

- Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc

- Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

- Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc

- Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

- Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ

* Quy định về ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ

- Tại Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Thông tư này hướng dẫn việc xây dựng các quy định liên quan đến toàn bộ

các nội dung nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,

tổ chức, trong đó có doanh nghiệp Đây là một văn bản quan trọng giúp các doanh nghiệp hình thành các quy phạm nội bộ cho công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình

- Tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội

vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các doanh nghiệp tham khảo Thông tư này của Bộ Nội vụ

để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp mình Điều này góp phần xác định chính xác một số loại hồ sơ hình thành phổ biến trong doanh nghiệp như hồ sơ tổ chức, thi đua-khen thưởng, thanh quyết toán… Tuy nhiên, nhiều hồ sơ

có tính chất chuyên môn không được đề cập đến tại Thông tư này

- Tại Điều 41, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, trong đó có doanh nghiệp nhà nước như sau:

+ Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

+ Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận

+ Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

+ Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

+ Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính;

Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

- Tại Điều 11, Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020 quy định chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

+ Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

+ Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

+ Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

+ Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

+ Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

+ Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

+ Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ

sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật

* Quy định về báo cáo thống kê trong quản lý công tác lưu trữ

- Tại Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ Định

kỳ hàng năm, các doanh nghiệp nhà nước thực hiện theo quy định tại Thông tư này về báo cáo thống kê công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ gửi cơ quan chủ quản

* Quy định về tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Tại Luật Lưu trữ đã có quy định những vấn đề về các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Cũng theo Luật này mỗi nghiệp vụ lưu trữ đều được quy định một cách cụ thể về trách nhiệm và nội dung tổ chức thực hiện từng nghiệp vụ Cụ thể như sau:

- Quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Tại khoản 2, Điều 12, Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận, hồ sơ tài liệu”

Bên cạnh đó, tại Điều 11 Luật Lưu trữ quy định cụ thể về thời hạn nộp hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định:

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

- Quy định về tổ chức khoa học tài liệu

+ Công tác phân loại tài liệu được quy định tại mục a, khoản 2, Điều 15 Luật Lưu trữ

+ Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ được quy định tị Điều 16, Luật Lưu trữ như sau:

Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện

và tổng hợp

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học

Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

Nội dung của tài liệu;

Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

Hình thức của tài liệu;

Tình trạng vật lý của tài liệu

- Quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

Tại Điều 25, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

cụ thể:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật

- Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ

Tại Điều 31, Luật Lưu trữ quy định như sau: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”

Như vậy, từng nghiệp vụ lưu trữ đều được quy định khá cụ thể trong Luật Lưu trữ Đặc biệt, tại Luật này quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ như tổ chức tổ chức công tác bảo quản

và khai thác sử dụng tài liệu, trách nhiệm của lãnh đạo cần bố trí, xây dựng kho tàng, quy định các, quy định về các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Như vậy cho thấy sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đóng vai trò quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quan an toàn khối thông tin tài liệu quý báu và phát huy được giá trị của nó trong công việc thực tế hàng ngày của cán bộ, nhân viên trong toàn cơ quan

* Quy định về bố trí cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác lưu trữ

- Tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Thông tư này đã quy định và hướng dẫn chi tiết cho cơ quan, tổ chức đảm bảo được các yêu cầu chung sau đây:

Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng

Về địa điểm: thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết

Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá

- Tại mục a và b, khoản 1, Điều 39, Luật Lưu trữ đã quy định về việc bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ cụ thể như sau:

+ Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

+ Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Có thể thấy hành lang pháp lý về công tác lưu trữ tại Việt Nam tương đối đầy đủ và chặt chẽ Đây là công cụ, phương tiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, kiểm soát công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Ngược lại, đối với các cơ quan, tổ chức thì hệ thống quy định của Nhà nước về lưu trữ giúp các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên có căn cứ pháp lý để tổ chức thực hiện, đưa hoạt động lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp và tránh được việc thực hiện sai quy định dẫn đến vi phạm pháp luật về các lĩnh vực khác nói chung và lĩnh vực lưu trữ nói riêng

Tiểu kết chương 1

Đối với khoa học lưu trữ ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp cũng là một trong những đối tượng nghiên cứu quan trọng Những tổng kết về lý luận lưu trữ học dựa trên cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp nhằm xây dựng cơ sở để đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

Hơn nữa, những tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của doanh nghiệp đều có

ý nghĩa thực tiễn và được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình Vì thế, các doanh nghiệp cần phải tiếp tục tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ để bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu của doanh nghiệp mình

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN

2.1 Khái quát về Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện

Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (sau đây gọi tắt là Tổng công ty VTC) là Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theo mô hình Công

ty mẹ - Công ty con thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, là doanh nghiệp kinh doanh có 100% vốn Nhà nước, hoạt động độc lập theo quy định tại Luật Doanh

nghiệp Nhà nước và các quy định khác của pháp luật

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

- Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005):

Tiền thân của Tổng công ty VTC là xí nghiệp Dịch vụ bảo hành thiết bị Phát thanh, truyền hình thuộc Đài Truyền hình Quốc gia Việt Nam - VTV, được thành lập ngày 12 tháng 2 năm 1988 theo quyết định số 33/QĐ-BTT của Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Thông tin Truyền thông Việt Nam)

Ngày 25/3/1993, theo Quyết định số 288/QĐ của Bộ Văn hóa - Thông tin,

Xí nghiệp được chuyển thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật thông tin (viết tắt là Intedico)

Tháng 12 năm 1996, Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ truyền hình Việt Nam (VTC) được thành lập trên cơ sở sáp nhập 02 công ty: Ratimex và Telexim vào Công ty Intedico và trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam

Ngày 26/6/2003 theo Quyết định số 129/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam (VTC) được chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu chính Viễn thông về việc đổi mới sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước Đây được xem là cột mốc quan trọng, đánh dấu quá trình trưởng thành của doanh nghiệp

Trong giai đoạn này Công ty VTC là đơn vị chủ lực hậu cần của ngành truyền hình Việt Nam, có nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển, sản xuất, tư vấn, cung ứng các thiết bị sản xuất chương trình truyền hình và các thiết bị kỹ thuật khác cho ngành truyền hình, chiếm thị phần lớn trên cả nước VTC đã góp phần không nhỏ