Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ kế toán tại văn phòng khu vực miền trung tổng công ty hàng không việt nam

khóa luận, luận văn, thạc sĩ, tiến sĩ, cao học, đề tài

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Cơng trình hồn thành ĐÀM THỊ THÚY HỒN THIỆN LN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU CỰ MIỀN TRUNG - TỔNG CƠNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Đình Khơi Ngun Phản biện 1: Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: Phan Thị Minh Lý Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng 12 năm 2010 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng - Năm 2010 - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU cách khoa học hơn, góp phần phục vụ cơng tác kế tốn quản lý Tính cấp thiết ñề tài Tổng công ty Hàng không Việt Nam nịng cốt đơn vị Mục đích nghiên cứu đề tài Hãng hàng khơng Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines) ñang nổ Luận văn nhằm hệ thống hóa lý luận liên quan đến cơng tác lực ñể chuyển ñổi thành hãng hàng không tầm cở khu vực luân chuyển chứng từ doanh nghiệp, chủ yếu khâu luân chuyển nhằm ñưa ñến hình ảnh vị hãng lĩnh vực doanh thu chi phí Nghiên cứu thực trạng luân chuyển chứng từ kinh doanh vận tải hàng không Văn phòng khu vực miền Trung Văn phòng khu vực miền Trung Trên sở đề xuất đơn vị hạch tốn trực thuộc Tổng Cơng ty hàng khơng Việt giải pháp nhằm hồn thiện tăng cường ln chuyển chứng từ Nam Trong đó, chức chủ yếu tổ chức hoạt ñộng bán nhằm kiểm soát (chủ yếu doanh thu chi phí) đưa khu vực miền Trung thực khoản chi cho hoạt ñộng kinh thơng tin cho quản lý doanh đơn vị số khoản chi cho Hãng Vấn ñề luân Đối tượng phạm vi nghiên cứu chuyển chứng từ đặt có ý nghĩa quan trọng ñối với văn Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu đặc điểm quy phịng nói riêng Tổng Cơng ty nói chung Thực tế cơng trình ln chuyển chứng từ, mà chủ yếu chứng từ liên tác luân chuyển chứng từ ñảm bảo ñược quy ñịnh Tổng quan ñến doanh thu chi phí Lý Văn Phịng KVMT cơng ty Tuy cịn nhiều bất cập chưa đáp ứng u văn phịng đại diện cho Hãng hàng không quốc gia Việt Nam cầu quản lý tình hình Đó việc ln chuyển chứng từ miền Trung có chức doanh thu bán vé, bán hàng khâu phận chưa đồng bộ, thơng tin cịn trùng lắp, hóa chi phí đảm bảo kinh doanh Văn Phòng KVMT chế trách nhiệm chưa cao, ý thức tiết kiệm chưa trọng nhiều Phạm vi nghiên cứu Văn Phòng KVMT bao gồm: Đà Nẵng, Việc kiểm sốt chứng từ mang tính hợp lý, hợp lệ cung cấp Huế, Quãng Bình, Quy Nhơn, Nha Trang , Pleiku, Bn Ma Thuột, thơng tin đến quản lý chưa cao Các cấp quản lý chưa nhìn nhận Đà Lạt lưu chuyển chứng từ góp phần đáng kể vào cơng tác kiểm sốt Phương pháp nghiên cứu ñơn vị Trên sở phương pháp sử dụng phương pháp thu thập Chính cần có nghiên cứu đầy đủ quy thơng tin từ phịng, ban văn phịng đại diện, sau dùng trình ln chuyển chứng từ đơn vị để xây dựng quy trình phương pháp phân tích để phân tích trình tự luân chuyển chứng lưu chuyển chứng từ Văn phòng khu vực Miền Trung một từ qua khâu, từ tổng hợp lại để đưa giải pháp nhằm kiểm soát chặt chẽ doanh thu chi phí Trên sở sử dụng phương Chứng từ kế tốn phương pháp thơng tin kiểm tra pháp chọn mẫu ñể nghiên cứu, phương pháp ñối chiếu, phương phát sinh hoàn thành nghiệp vụ kinh tế, qua thơng tin pháp thu thập thơng tin, để làm rõ vấn đề nghiên cứu kiểm tra hình thái biến động đối tượng kế tốn cụ thể Những đóng góp luận văn Hệ thống hoá việc luân chuyển chứng từ hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Văn phịng KVMT Phân tích thực trạng cơng tác ln chuyển chứng từ Văn phòng KVMT Đưa số giải pháp luân chuyển chứng từ hợp lý nhằm kiểm sốt doanh thu chi phí, cung cấp thơng tin cho quản lý Kết cấu luận văn Luận văn ngồi lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bao gồm chương Chương I: Cơ sở lý luận luân chuyển chứng từ kế toán 1.1.1.2 Tác dụng chứng từ kế toán - Chứng từ phương pháp thích hợp với tính đa dạng biến đổi khơng ngừng đối tượng kế tốn nhằm chụp ngun hình tình trạng vận động ñối tượng - Chứng từ với hệ thống chứng từ hoàn chỉnh pháp lý chi việc bảo vệ tài sản xác minh tính hợp pháp - Chứng từ kế tốn cịn sở ñể phục vụ kiểm soát nội doanh nghiệp - Chứng từ phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ cơng tác lãnh đạo nghiệp vụ đơn vị hạch tốn phân tích kinh tế doanh nghiệp Chương II: Thực trạng việc luân chuyển chứng - Chứng từ gắn với quy mơ, thời điểm phát sinh nghiệp vụ từ kế tốn Văn Phịng Khu Vực Miền Trung - Tổng Công Ty kinh tế với trách nhiệm vật chất cá nhân, ñơn vị Hàng Khơng Việt Nam Chương III: Hồn thiện việc ln chuyển nghiệp vụ chứng từ kế tốn Văn Phòng Khu Vực Miền Trung Chương I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Chứng từ kế toán - Với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ sở ñể phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán 1.1.2 Nội dung quy định chứng từ kế tốn - Các yếu tố bản: yếu tố bắt buộc phải có tất 1.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán loại chứng từ, chủ yếu ñảm bảo chứng minh 1.1.1.1 Khái niệm chứng từ kế tốn cần thiết tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, sở ñể chứng từ thực chứng từ kế toán chức thông tin kết nghiệp vụ Chứng từ điện tử đời điển hình phát triển khoa học kế toán Về ngun tắc, chứng từ điện tử có ñầy ñủ yếu tố chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng chứng từ truyền thống ñã ñề cập từ kế toán - Các yếu tố bổ sung: yếu tố có vai trị thơng tin thêm Đối với chứng từ điện tử chứng từ kế tốn nên ñược nhằm làm rõ ñặc ñiểm cá biệt loại nghiệp vụ nhằm lập xử lý theo quy định chứng từ kế tốn Tuy nhiên, chứng giảm nhẹ đơn giản hố cơng tác kế tốn từ điện tử khơng có số liên chứng từ kế tốn có giá trị chứng từ 1.1.3 Phân loại chứng từ kế tốn: Chứng từ phân loại dựa tiêu thức khác ñiện tử 1.2 Luân chuyển chứng từ - Phân loại theo công dụng chứng từ 1.2.1 Khái niệm luân chuyển chứng từ - Phân loại theo nội dung chứng từ Để phục vụ cho công tác quản lý công tác hạch tốn kế - Phân loại theo địa điểm lập chứng từ tốn, chứng từ kế tốn ln phải vận động từ phận sang - Phân loại theo mức ñộ khái quát chứng từ phận khác, theo trật tự ñịnh phù hợp với loại chứng từ - Phân loại theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo thành chu trình gọi - Phân loại theo tính cấp bách nghiệp vụ luân chuyển chứng từ - Phân loại theo hình thức biểu 1.2.2 Các giai đoạn q trình ln chuyển chứng từ - Phân theo tính chất nguyên thuỷ chứng từ 1.2.2.1 Lập chứng từ theo yếu tố chứng từ (hoặc tiếp 1.1.4 Trình tự lập xử lý chứng từ nhận chứng từ ñã lập từ bên ngoài): Tùy theo nội dung kinh tế - Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ñơn vị ñều nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp Tùy theo yêu cầu phải lập chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài sản mà chứng từ ñược lập thành (liên) nhiều tài phát sinh đơn vị (liên) Đối với chứng từ ñiện tử phải ñược lập theo quy - Chứng từ phải rõ ràng, ñầy ñủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu mẫu - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ theo ñúng quy ñịnh ñịnh lập chứng từ ñiều khoản chứng từ ñiện tử khơng quy định liên chứng từ điện tử 1.2.2.2 Kiểm tra chứng từ nội dung hình thức Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, - Chứng từ kế toán phải ñược lập ñủ liên theo quy ñịnh hợp lý chứng từ qua yếu tố chứng từ, chữ ký - Người lập, người ký duyệt người khác ký tên người có liên quan, tính xác số liệu chứng từ 9 1.2.2.3 Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn cho ñạo nghiệp vụ Chứng từ ñể ghi sổ kế tốn nhằm cung cấp nhanh thơng tin cần thiết Phân loại chứng từ phù hợp với yêu ghi sổ lập ñịnh khoản tương ứng với nội dung chứng từ 1.2.2.4 Bảo quản sử dụng lại chứng từ kỳ hạch toán 10 chứng từ, nội dung cơng việc, độ dài thời gian người chịu trách nhiệm khâu Phương pháp lập kế hoạch chứng từ: lập riêng cho loại chứng từ lập chung cho tất loại chứng từ 1.2.4 Nội dung chứng từ kế toán luân chuyển chứng từ Hệ thống biểu mẫu chứng từ tiêu chuẩn trình tự chung cho luân chuyển chứng từ Phương pháp tính tốn, ghi chép Trong kỳ hạch tốn chứng từ sau ghi sổ kế tốn phải bảo quản sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu sổ kế tốn tổng hợp sổ kế toán chi tiết tiêu chứng từ Thời gian lập lưu trữ Trách nhiệm, quyền lợi ñơn vị, cá nhân việc thực nội quy định 1.2.5 Kiểm tra, hồn chỉnh bảo quản, lưu trữ chứng từ 1.2.2.5 Lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy ñịnh) 1.2.5.1 Kiểm tra chứng từ Chứng từ ñược chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc: Chứng Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ; tính hợp pháp, hợp từ khơng bị cần tìm nhanh chóng Đối với lệ tính xác số liệu Kiểm tra việc chấp hành quy chế chứng từ ñiện tử phải ñược lưu trữ ñủ ñiều kiện kỹ thuật chống thoái quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt hố chứng từ điện tử chống trình trạng truy cập thơng tin bất hợp loại nghiệp vụ kinh tế pháp từ bên ngoài, chứng từ ñiện tử trước ñưa vào lưu trữ phải 1.2.5.2 Hồn chỉnh chứng từ in giấy để lưu trữ theo quy ñịnh lưu trữ tài liệu kế toán Xem xét giá chứng từ; xếp, phân loại chứng từ 1.2.2.6 Huỷ chứng từ Huỷ chứng từ hết hạn lưu trữ Đối với chứng từ ñiện tử phải ñược tiêu huỷ theo quy ñịnh chứng từ lập định khoản kế tốn 1.2.5.3 Bảo quản chứng từ, lưư trữ tài liệu kế toán Đơn vị kế tốn có trách nhiệm bảo quản an tồn tài liệu kế 1.2.3 Kế hoạch luân chuyển chứng từ toán q trình sử dụng lưu trữ theo quy định Kế hoạch ln chuyển chứng từ trình tự thiết lập sẵn 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng ñến tổ chức luân chuyển chứng từ cho trình vận ñộng loại chứng từ nhằm phát huy ñầy ñủ chức thông tin kiểm tra chứng từ Nội dung kế hoạch luân chuyển chứng từ: Xác ñịnh khâu vận ñộng kế tốn Đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng ñến việc luân chuyển chứng từ kế tốn 11 12 Văn phịng KVMT thành lập theo định số KẾT LUẬN CHƯƠNG I Quy trình luân chuyển chứng từ vận ñộng liên tục kế 524/HKVN ngày tháng năm 1993 Tổng giám ñốc Tổng tiếp từ giai ñoạn sang giai đoạn khác chứng từ để đạt Cơng ty Hàng không Việt Nam, với chức mục tiêu cụ thể Nội dung quy trình ln chuyển quan điều phối hoạt ñộng Tổng Công ty Hàng không Việt chứng từ từ khâu lập chứng từ theo yếu tố chứng từ, kiểm Nam thành phố Đà Nẵng tỉnh miền Trung Tây Nguyên tra chứng từ, sử dụng chứng từ cho lãnh ñạo nghiệp vụ ghi sổ kế 2.1.2 Đặc ñiểm quản lý Văn Phịng Khu Vực Miền Trung tốn, bảo quản sử dụng lại chứng từ kỳ hạch toán, lưu trữ huỷ chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ ñường 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn Phịng Khu Vực Miền Trung thiết lập trước cho q trình vận động chứng từ nhằm phát huy đầy đủ thơng tin tìm kiếm chứng từ Có hai cách lập Các chức năng, nhiệm vụ Văn phịng KVMT theo đạo Tổng cơng ty Hàng Khơng Việt Nam 2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý Văn Phịng Khu Vực chương trình ln chuyển chứng từ: lập riêng cho loại chứng từ lập chung cho tất loại chứng từ Qua quy trình luân Miền Trung chuyển chứng từ hợp lý, khoa học kiểm sốt nghiệp Bao gồm: Ban giám đốc, phịng tài kế tốn, phịng kế vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thơng tin cho quản lý, đặc biệt hoạch hành chính, phịng thương mại, trung tâm kiểm sốt khai thác, kiểm sốt doanh thu chi phí đơn vị Chương II phịng Đảng đồn luận văn vào phân tích việc ln chuyển chứng từ kế tốn 2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng chức Văn phịng KVMT Các phịng chức có chức năng, nhiệm vụ ñã ñược Văn Chương II: THỰC TRẠNG VIỆC LN CHUYỂN CHỨNG phịng KVMT đặt đựa chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 2.1.2.4 Mối quan hệ phịng tài kế tốn với TỪ KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU VỰC MIỀN TRUNG – TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM phận khác đơn vị 2.1 Đặc điểm chung Văn Phịng khu vực miền Trung-Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam Phịng tài kế tốn phận khác có mối quan hệ lẫn nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ ñã ñề 2.1.2.5 Phân cấp quản lý Văn Phòng Khu Vực Miền 2.1.1 Giới thiệu Văn phòng khu vực miền Trung - Tổng Công Ty Hàng Không Việt Nam Trung 13 14 - Phân cấp quản lý doanh thu Văn Phòng Khu Vực Miền Doanh thu bán bao gồm doanh thu bán vé hành khách Trung: Cấu trúc mạng bán, doanh thu bán Văn Phòng Khu Vực doanh thu bán vận đơn hàng khơng Văn Phịng Khu Vực Miền Miền Trung, tập hợp doanh thu bán Tống Công Ty Trung thực doanh thu bán Đối với doanh thu bán vé hành - Phân cấp quản lý chi phí Văn Phịng Khu Vực Miền khách khoản tiền thu trước khách hàng khách hàng Trung: Các chi phí thường xun đơn vị chi thay Tổng chưa sử dụng dịch vụ (khách hàng chọn thời điểm sử dụng công ty dịch vụ năm kể từ mua vé, điều cịn tuỳ thuộc vào 2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ kế toán Văn phòng Khu Vực Miền Trung loại vé) Đối với doanh thu bán vận chuyển hàng hoá (vận ñơn hàng không) : số tiền thu khách hàng thực vận 2.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản chuyển hàng hoá tàu bay Khi lập khơng vận đơn cho lơ hàng Do đặc thù ngành hàng khơng, hệ thống tài khoản gồm vận chuyển hàng hóa chuẩn bị vận chuyển 22 ký tự có dạng : xx.xxx.xxxx.xxxxxx.xxxx.xxx Doanh thu vận chuyển doanh thu ñã ñược xác ñịnh sau hành khách ñã sử dụng dịch vụ vận chuyển (thống kê vé hành 2.2.2 Sổ kế toán khách, hàng hoá khách ñã ñi máy bay vận chuyển) Đây Sử dụng chương trình kế tốn GAS onlines để in sổ kế tốn doanh thu để xác định kết kinh doanh kết chuyển từ doanh Ngồi ra, VNA sử dụng chương trình quản lý doanh thu dành cho thu bán sau đối chiếu vé, hàng hố mua (tờ audit) vé, văn phòng khu vực, văn phịng chi nhánh đại lý VNA; hàng hố (tờ flight) Hiện Văn phịng KVMT khơng thực chương trình Sabre hệ thống bán vé cho tất ñiểm bán doanh thu này, mà doanh thu ñược xác ñịnh tập trung VNA nay; Cargosport-VN chương trình xuất AWB tự ñộng Tổng công ty 2.3 Thực tế công tác luân chuyển chứng từ Văn 2.3.1.2 Các loại chứng từ doanh thu bán Phòng khu Vực Miền Trung-Tổng Công Ty Hàng Không Việt - Chứng từ hàng không từ phịng vé đại lý bao gồm: Nam + Chứng từ bán vé hành khách : Vé ñiện tử, vé giấy ñiện tử, 2.3.1 Luân chuyển chứng từ doanh thu Văn Phòng Khu Vực Miền Trung 2.3.1.1 Đặc điểm doanh thu ngành hàng khơng vé viết tay, MCO, VCH, BCB, FIM + Chứng từ bán vận chuyển hàng hoá : AWB, CCA - Các chứng từ báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng hợp bán vé hành khách, hành lý, MCO, VCH; báo cáo chi tiết bán vé hành 15 16 khách, hành lý, MCO,VCH; báo cáo chi tiết hoàn vé hành khách, bán vé hành khách, hành lý, MCO, VCH tháng gởi ñến kế hành lý, MCO,VCH; báo cáo doanh thu bán hàng hóa;bảng kê tổng tốn thu bán tiến hành thu thêm phần chênh lệch tháng hợp chênh lệch bán vé, MCO, VCH,hàng hoá; bảng kê chi tiết hoá ñơn; bảng hoa hồng ñại lý; bảng ñối chiếu toán; sổ chi tiết - Bước 6: Kế tốn trưởng (hoặc người ủy quyền) kiểm tốn với người mua; bảng tính mức đặt cọc; phiếu thu; Bank tra ký duyệt, ñúng chuyển báo cáo lưu kho, sai trả Statement Detail report lại kế toán thu bán kế toán ngân hàng - Các chứng từ thu tiền gồm giấy báo có, bảng kê tiền mặt 2.3.1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu bán - Bước 7: Kế toán thu bán kế toán ngân hàng nhận báo cáo lưu kho 2.3.1.4 Bảng quy ñịnh luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu bán Văn phịng KVMT thể lưu đồ 2.2 bao gồm bước: Quy ñịnh luân chuyển chứng từ ñược thể bảng - Bước 1: Chứng từ hàng khơng phịng vé, đại lý 2.1: Bảng quy ñịnh luân chuyển chứng từ Trong quy ñịnh lập kiểm tra chứng từ theo kỳ gởi báo cáo ñược gởi trách nhiệm, số liên chứng từ, số liên chứng từ, người nhận, thời ñến nhân viên giao nhận chậm năm ñến bảy ngày sau hạn nộp báo cáo loại chứng từ doanh thu bán Văn phòng ngày kết thúc kỳ báo cáo KVMT - Bước 2: Nhân viên giao nhận gởi nhận chứng từ hàng không báo cáo đến cơng ty cổ phần tin học viễn thơng hàng khơng (AITS) để xử lý nhằm xác định doanh thu bán, gởi kế tốn thu bán để hạch tốn lưu lại 2.3.1.5 Quy trình cấp phát quản lý chứng từ hàng khơng điều kiện khơng sử dụng chứng từ ñiện tử Quy trình cấp phát quản lý chứng từ hàng khơng điều kiện khơng sử dụng chứng từ ñiện tử thể qua lưu ñồ 2.3 - Bước 3: Đại lý toán tiền bán vé, hàng hóa sau ngày Trong thể chứng từ gởi đến Tổng cơng ty xin cấp chứng sau kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo kế tốn ngân hàng hạch tốn từ hàng khơng sau cấp chứng từ cho đại diện, phịng vé tiền vé, hàng hố tốn phịng vé ñại lý Lưu ñồ thể trách nhiệm cán qua khâu luân - Bước 4: Kế tốn thu bán kế tốn ngân hàng đối chiếu số chuyển việc quản lý chứng từ hàng khơng chương trình RASi 2.3.1.6 Ưu điểm nhược ñiểm công tác luân chuyển liệu - Bước 5: Sau xử lý, khoảng 30 ngày kế từ ngày cuối tháng báo cáo, AITS lập bảng tổng hợp chênh lệch chứng từ doanh thu Văn phịng KVMT a Ưu điểm 17 18 - Các chứng từ ñược lập ñầy ñủ, hợp lý hợp lệ Các khâu ln chuyển tương đối kiểm sốt chứng từ, kiểm sốt - Việc kiểm kê chứng từ thực vào cuối năm nên có sai sót việc phát kéo dài doanh thu bán - Xác ñịnh rõ trách nhiệm cán công nhân viên 2.3.2 Thực tế công tác luân chuyển chứng từ chi phí Văn Phịng Khu Vực Miền Trung kiểm tra qua khâu luân chuyển - Trong thời đại tin học hố ngày phát triển, Tổng cơng 2.3.2.1 Các khoản chi phí Văn phịng Khu Vực Miền Trung ty ñã ñang áp dụng chương trình phần mềm để đáp ứng a Chi ñảm bảo kinh doanh tổng công ty (Chi thay Tổng nhu cầu ngày cao quản lý Các chương trình cơng ty): Chi hạ cất cánh ñược kiểm tra theo số lương hạ cất cánh, phân quyền rõ cho cán công nhân viên khác loại máy bay, loại dịch vụ mặt ñất sử dụng có - Tại VNA sử dụng hai loại chứng từ: Chứng từ giấy (vé giấy viết tay, vé giấy ñiện tử, MCO, vé hành lý cước, AWB, CCA, ) chứng từ ñiện tử (vé ñiện tử) Hiện nay, ñiểm bán VNA ñều xuất vé ñiện tử Đây bước ñột phá VNA cố gắn tồn cán cơng nhân viên nạp ñiện cho máy bay ATR sân bay Cam Ranh tháng, bảng ñơn giá phục vụ hợp ñồng ñã ñược ký kết b Chi thường xuyên ñơn vị (Chi ñảm bảo kinh doanh ñơn vị ): Là chi phí trì chức hoạt ñộng ñơn vị 2.3.2.2 Các loại chứng từ chi phí - Việc quản lý chứng từ hàng khơng điều kiện khơng Các loại chứng từ chi phí thể bảng 2.2 sử dụng chứng từ ñiện tử ñược chặt chẽ từ khâu nhận chứng từ từ Trong thể loại chi phí, chứng từ kèm theo phận Tổng công ty ñến cấp phát cho ñại lý ñại diện lập chứng từ b Nhược ñiểm - Thời gian nộp báo cáo dài ảnh hưởng ñến việc xử lý 2.3.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí Văn Phịng KVMT - Chưa có chương trình quản lý chung cho bán vận đơn hàng Quy trình ln chuyển chứng từ chi phí thể qua lưu đồ 2.4 Ở thể bước ln chuyển, trách nhiệm chứng từ qua bước luân chuyển 2.3.2.4 Quy trình chi dụng cụ sản xuất khơng, đại lý sử dụng Excel, AITS sử dụng chương trình Quy trình chi dụng cụ sản xuất thể qua lưu ñồ 2.5 chứng từ AITS chậm ảnh hưởng ñến việc xác ñịnh doanh thu kéo dài, kiểm sốt tốn quản lý cơng nợ riêng Trong đó, lưu đồ thể cách thức mua sắm trách nhiệm 19 tổ, đội, phịng ban đại diện qua bước mua sắm Sau tập hợp chứng từ gởi đến phịng tài kế tốn 2.3.2.4 Ưu điểm nhược điểm ln chuyển chứng từ chi phí Văn phịng KVMT a Ưu ñiểm 20 - Đơn vị ñã xúc tiến ban hành áp dụng tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng ISO, nhiên tình hình có thay đổi nên khơng cịn phù hợp - Việc tách bạch chức nhiệm vụ ñộc lập tương ñối phận giúp cho việc kiểm sốt đối chiếu thơng tin Quy định rõ ràng loại chứng từ cho loại chi phí - Chính đợt kiểm tra tài kế tốn hàng năm góp Quy trình kiểm sốt thiết lập, người chịu trách nhiệm phần giúp đơn vị nâng cao cơng tác kiểm sốt doanh thu chi phí khâu luân chuyển chứng từ nói riêng cơng tác kiểm sốt quản lý tài nói chung b Nhược điểm 2.4.2 Đánh giá rủi ro Việc kiểm tra mang tính đầy ñủ, tính hợp lý, hợp lệ - Đối với doanh thu bán vé Trong quy trình chưa quy định thời gian hồn thành chứng từ + Có thể dể xảy việc áp dụng sai giá vé, thu sai biểu giá, khâu Do gây nên nhũng nhiễu ñơn vị Nội thu sai loại phí, thuế phịng vé đại lý lỗi nghiệp vụ dung kiểm tra dựa vào danh mục chi theo kế hoạch hay ñịnh mức cố ý (chủ yếu vé ñược ép giá tay) chi mà chưa xem xét ñến nhu cầu thực tế phận 2.4 Mơi trường kiểm sốt đánh giá rủi ro qua cơng tác ln chuyển chứng từ doanh thu chi phí + Rủi ro việc ñổ liệu từ hệ thống bán sang chương trình quản lý doanh (RASi) + Trách nhiệm xử lý chứng từ quản lý, lưu trữ liệu 2.4.1 Mơi trường kiểm sốt thuộc AITS Tuy nhiên chưa có kiểm tra việc xử lý nên - Lãnh ñạo ñơn vị thường xuyên quan tâm ñến tầm quan dể xảy rủi ro gian lận lỗi nghiệp vụ trọng việc kiểm sốt thực chế độ quản lý doanh thu tiết kiệm chi phí - VNA có sách hoạt động chương trình phần mềm quản lý hoạt ñộng thu bán vé ñầy ñủ ñược cập nhật bổ sung theo sát tình hình thực tế bán - VNA thường xuyên nâng cao trình độ chun mơn nhân viên trọng + Chưa kiểm sốt thu đủ tất hành khách có số kg vược cước BCB bỏ qua người quen - Đối với doanh thu bán vận đơn hàng khơng + Rủi ro xảy việc cân sai trọng lượng tính cước, áp dụng sai loại hàng gian lận lỗi nghiệp vụ 21 22 + Biểu giá cước bán AWB ñược thay ñổi theo trị trường qua thực trạng ln chuyển nêu thơng qua việc ln chuyển theo mùa nên việc áp dụng giá dể xảy sai sót Ngồi ra, dể xảy chứng từ trình độ kiểm sốt chưa đáp ứng tình hình việc thu thiếu loại thuế, phí với lơ hàng quốc tế Do cần có phương hướng giải pháp hoàn thiện - Đại lý toán tiền chậm, chiếm dụng tiền bán vé phù hợp với mơ hình quản lý Việc ln chuyển chứng từ khoa - Theo quy ñịnh kết thúc kỳ báo cáo, đại lý có nhiệm vụ phải học, hợp lý góp phần kiểm sốt doanh thu chi phí, giảm nộp tồn số tiền bán vé cho đơn vị thường xảy tình thiểu rủi ro thiệt hại có biện pháp ngăn chặn phịng ngừa trạng nợ gối đầu thường xun, nợ dây dưa số ñại lý ñể dẫn ñến mục tiêu sau giảm thiểu chi phí, góp phần thúc - Đối với kiểm sốt chi phí, rủi ro chi khơng khoản mục duyệt, mua sắm khơng có kế hoạch chi ñẩy công tác bán, nâng cao hiệu kinh doanh ñơn vị nâng cao lợi nhuận vược dự toán kế hoạch ñã ñược duyệt ñối với danh mục ñã Chương III : HOÀN THIỆN VIỆC LUÂN CHUYỂN CHỨNG duyệt ñơn giá cụ thể Chi khoản chi cho hoạt động khơng đem TỪ KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU VỰC MIỀN TRUNG lại hiệu thiết thực cho tiêu dùng mức cần thiết cá nhân hay phận so với mức hoạt ñộng kinh doanh gây lãng phí Ngồi có chi phí gian lận khoản chi có sổ sách khơng có thực tế - Sai sót hệ thống thường thường liên quan đến cơng tác tổ chức hệ thống kế toán KẾT LUẬN CHƯƠNG II Tổ chức thực bán sản phẩm hàng khơng hoạt động khai thác bay lĩnh vực hoạt động chức nhiệm vụ Văn phịng KVMT Thơng quy quy trình ln chuyển chứng từ nhằm kiểm sốt tốt lĩnh vực này, chủ yếu kiểm 3.1 Những vấn đề đặt từ thực trạng cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn Văn phịng KVMT - Quy trình chưa có khả lập báo cáo nhanh, kiểm sốt cơng nợ tích cực - Chưa xây dựng chương trình quản lý doanh thu khơng vận đơn - Vấn đề bảo quản lưu trữ chứng từ chưa khoa học hợp lý để cần tìm dể dàng - Ngồi cịn rủi ro việc ln chuyển chứng từ doanh thu chi phí đơn nêu mục 2.4.2 3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức luân chuyển chứng từ soát doanh thu chi phí thúc đẩy hiệu hoạt động đơn vị kế tốn Văn Phịng Khu Vực Miền Trung Quy trình luân chuyển chứng từ thực tế Văn phịng 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt KVMT nhìn chung thiết lập tương đối ñầy ñủ Tuy nhiên 23 - Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu chi phí phải ban hành thành văn - Có quy chế cụ thể xử phạt nhân viên phòng vé đại lý có quan hệ lợi ích với nhân viên xử lý chứng từ (AITS) 24 xuyên kiểm tra việc kê khai loại hàng khách hàng, kiểm tra nhân viên có áp dụng giá loại hàng kê khai, giám sát việc tính trọng lượng lơ hàng vận chuyển AWB thực tế hàng - Hồn thiện việc kiểm soát vé hành lý cước: Dựa vào - Thành lập uỷ ban giám sát hoạt ñộng kinh doanh hệ thống check-in khách hàng ñể kiểm tra hành khách cước gồm ñại diện phận giao cho tổ chức đồn thể để tổ chức - Hồn thiện quy định thời gian nộp báo cáo, chuyển báo ñánh giá hoạt ñộng đơn vị - Cơng tác đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho nhân viên ln trì đẩy mạnh cáo, xử lý chứng từ phịng vé đại lý; AITS: Quy định thời hạn nộp báo bán vé phịng vé đại lý - Hồn thiện quy định hồn chỉnh quản lý doanh thu bán: - Xây dựng phong trào ý thức tiết kiệm ñơn vị, giáo dục Đơn vị ñã có quy ñịnh tạm thời thu bán vé ñiện từ ñể ứng với nâng cao ý thức, đạo đức nhân viên, xây dựng mơi trường văn tình hình thực tế, đơn vị cần xây dựng quy định chung quản lý thu hố cơng ty bán Đặc biệt quy trình quản lý doanh thu bán hàng hố - Tiếp thu kiến nghị đánh giá quan kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi, cấp 3.2.2 Hoàn thiện luân chuyển chứng từ kế tốn phục vụ kiểm sốt doanh thu 3.2.2.2 Hồn thiện kiểm sốt tốn cơng nợ đại lý - Thời hạn tốn đại lý phải tốn tồn số tiền phải trả cho VNA vòng ngày kể từ ngày cuối kỳ báo cáo Thời hạn dài, ñiều làm vốn 3.2.2.1 Hồn thiện quy trình kiểm soát doanh thu VNA bị chiếm dụng thời gian dài Để giải vấn đề này, - Hồn thiện việc kết nối số liệu hệ thống xử lý chứng từ kế toán thu bán kiểm tra số tiền ñại lý cách vào thu bán (chương trình quản lý doanh thu –RASi) cho hệ thống kế hệ thống bán vé, xem số tiền bán vé đại lý theo ngày tốn ngày hơm sau đại lý phải nộp số tiền ñến VNA - Hoàn thiện việc kiểm tra việc xử lý chứng từ: Kế toán cần - Thời gian lập báo chênh lệch theo tháng AITS ñược ñào tạo chuyên sâu vé AWB ñể chọn mẫu kiểm tra việc xử khoảng 30 ngày kể từ ngày cuối tháng báo cáo dẫn ñến số lý tiền ñại lý chiếm dụng ñại lý dài (khoảng tháng) có - Hồn thiện việc kiểm tra loại hàng, trọng lượng tính cước chênh lệch Để giải vấn đề cơng ty AITS nên lập báo với vận tải hàng hố (đối với AWB): Thành lập ban giám sát thường chênh lệch bán vé, hàng hố theo kỳ báo cáo gởi đến đơn vị 25 26 đơn vị in từ RASi có thông báo email AITS Nếu Các báo cáo, chứng từ nộp cần phải lưu theo loại chứng từ giải ñược ñiều làm thời hạn tốn đại lý rút lưu theo tháng Trong phân loại chứng từ lưu trữ năm, ngắn, kiểm sốt cơng nợ đại lý 10 năm hay chứng từ lưu trữ vĩnh viễn Từ thiết lập khung kệ 3.2.2.3 Xây dựng chương trình quản lý doanh thu bán vận đơn hàng khơng góp phần tiết kiệm chi phí, giảm ln chuyển chứng từ cung cấp nhanh thông tin cho quản lý chứng từ cho năm theo tháng ñể riêng loại chứng từ lưu trữ KẾT LUẬN Cần xây dựng chương trình quản lý doanh thu bán AWB Luận văn thơng qua quy trình ln chuyển chứng từ nhằm Tuy nhiên ñể thực ñiều phải tiến hành cài đặt xuất AWB kiểm sốt doanh thu tiết kiệm chi phí mục tiêu luận tự động chương trình Cargosport-VN tất ñại diện văn Vấn ñề ñặt phải giải pháp ñể thực ñại lý bán AWB mục tiêu tốt Luận văn lựa chọn nghiên cứu Văn phòng 3.2.2.4 Xúc tiến chuẩn bị xuất vận đơn hàng hố điện tử cho doanh thu vận tải hàng hoá khu vực miền Trung thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam vấn ñề quy trình luân chuyển chứng từ Cùng với lý luận quy Áp dụng chương trình hàng hóa điện tử (E- Freight) trình luân chuyển chứng từ doanh nghiệp, luận văn trình bày Hiệp hội vận tải Hàng khơng quốc tế (IATA), tiến hành ñầy ñủ thực trạng công tác luân chuyển chứng từ ñưa chuẩn bị xuất AWB ñiện tử (e-AWB) nhằm giảm việc luân chuyển hạn chế rủi ro cịn tồn đọng thực tế kiểm sốt doanh thu chứng từ AWB, giảm chi phí, giúp đại hố quản lý kiểm chi phí thơng qua cơng tác ln chuyển chứng từ đơn vị Từ sốt doanh thu bán hàng hố nhanh kiến nghị số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ln chuyển 3.2.3 Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế toán phục vụ kiểm soát chi phí chứng từ, qua hồn thiện kiểm sốt doanh thu chi phí Văn phịng KVMT Luận văn ñã nổ lực nghiên cứu ñặc thù Công tác luân chuyển chứng từ kế toán phục vụ kiểm sốt chi cơng tác ln chuyển chứng từ Văn phịng KVMT để cố gắng tìm phí thể lưu đồ 3.1: Quy trình hồn thiện việc ln tịi giải pháp thiết thực để phục vụ kiểm soát Tuy nhiên chuyển chứng từ kế toán phục vụ kiểm sốt chi phí bên cạnh hướng cụ thể cho giải pháp, luận văn 3.2.4 Hoàn thiện việc bảo quản, lưu trữ chứng từ hàng khơng định hướng cho cơng tác ln chuyển chứng từ theo xu phát triển ñơn vị ñể tiến ñến kinh doanh ñộc lập Luận văn có thiếu sót, mong đóng góp thầy đồng nghiệp  ... tự động Tổng cơng ty 2.3 Thực tế công tác luân chuyển chứng từ Văn 2.3.1.2 Các loại chứng từ doanh thu bán Phòng khu Vực Miền Trung- Tổng Công Ty Hàng Không Việt - Chứng từ hàng khơng từ phịng... Phân cấp quản lý Văn Phòng Khu Vực Miền 2.1.1 Giới thiệu Văn phòng khu vực miền Trung - Tổng Công Ty Hàng Không Việt Nam Trung 13 14 - Phân cấp quản lý doanh thu Văn Phòng Khu Vực Miền Doanh thu... TẠI VĂN PHỊNG KHU VỰC MIỀN TRUNG – TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM phận khác ñơn vị 2.1 Đặc ñiểm chung Văn Phịng khu vực miền Trung- Tổng Cơng ty Hàng Khơng Việt Nam Phịng tài kế tốn phận khác