Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN VĂN CHÌ TỔ CHỨC CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, Tháng 12/2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN VĂN CHÌ TỔ CHỨC CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐỖ VĂN HỌC Hà Nội, Tháng 12/202 BẢN CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu tơi, với hướng dẫn TS Đỗ Văn Học Các trích dẫn, số liệu nêu luận văn hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, khơng chép ngun văn cơng trình nghiên cứu cơng bố ……, ngày ….tháng… năm 2020 Tác giả luận văn Nguyễn Văn Chì LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn “Tổ chức công tác lưu trữ trường Cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh”, trước hết xin trân trọng cảm ơn đến Khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Đào tạo sau đại học trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô trực tiếp quản lý, giảng dạy truyền đạt, trang bị cho kiến thức vô quý báu suốt thời gian học tập trường Tôi xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ cán bộ, viên chức làm công việc văn thư - lưu trữ ban lãnh đạo trường cao đẳng mà trực tiếp khảo sát lấy số liệu thực tế, đồng chí, đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn Đặc biệt, xin cảm ơn TS Đỗ Văn Học người thầy tận tình dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu để hồn thành luận văn Trong suốt q trình hồn thành luận văn, bên cạnh nỗ lực thân để tìm hiểu nghiên cứu, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước, chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến góp ý xây dựng để luận văn hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGH BGDĐT CB-GV-NV CĐ CĐN CTĐT CTCT-HSSV CSGDNN GDNN HSSV KT&ĐBCL KHCN QLKH-HTQT Sở LĐTB&XH Sở GD&ĐT Tp.HCM TLLT TC-HC-TH TS-ĐT UBND MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục chữ viết tắt Mục lục Trang MỞ ĐẦU…………………………………………………………………… Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ …………………………………………………….7 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức công tác lưu trữ ……………………………… 1.1.1 Một số khái niệm ……………………………………………… ……7 1.1.2 Tổ chức công tác lưu trữ … …………………………………… … 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức công tác lưu trữ …………………………… 14 1.2.1 Quy định Nhà nước …………………… …………………… 14 1.2.2 Quy định UBND Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh … … 15 1.2.3 Quy định số trường cao đẳng …… ………………… ……… 16 1.3 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động trường cao đẳng …………………… …………………………………………… 16 1.3.1 Thành phần tài liệu trường cao đẳng ………………… ……… .16 1.3.2 Nội dung tài liệu hình thành hoạt động trường cao đẳng… 17 1.3.3 Giá trị tài liệu lưu trữ trường cao đẳng ………………… 18 Tiểu kết chương 1…………………………………………… …………… 20 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH… 21 2.1 Khái quát trường cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh…………………………………………………………… ………….21 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường cao đẳng …… ….… 22 2.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn ………………………………………………….22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức …………………………………………….………….23 2.3 Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh …………… ………………………………… 23 2.3.1 Tổ chức hoạt động quản lý 23 2.3.2 Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ trường cao đẳng …………………………………………………………………………30 2.4 Nhận xét đánh giá tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ………………… ………… ………37 2.4.1 Ưu điểm……………………………………………………… …… 37 2.4.2 Hạn chế tổ chức công tác lưu trữ trường …………………38 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế ……………………… ……………42 Tiểu kết chương ………………………………………………… ………43 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH………………………….…… 44 3.1 Yêu cầu phải đổi công tác lưu trữ trường cao đẳng …………………………………………………………… 44 3.1.1 Yêu cầu phát triển trường cao đẳng hệ thống giáo dục quốc dân …………………………………………………………………….44 3.1.2 Yêu cầu đổi mới, hội nhập đáp ứng nhu cầu xã hội ……… … 45 3.1.3 Yêu cầu hoạt động chuyên môn quản lý trường cao đẳng …………………………………………………………………………46 3.1.4 Yêu cầu đổi để quản lý sử dụng tài liệu liệu lưu trữ hiệu quả………………………………………………………………………… 46 3.2 Một số giải pháp ……………… …………………………… 47 3.2.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý…… ………………………….48 3.2.2 Nhóm giải pháp hoạt động chun mơn nghiệp vụ …… …… …51 Tiểu kết chương …………………………………………………… ……58 Kết luận ……………………………………………… ……………………59 Tài liệu tham khảo ………………………………………………………… 61 Phụ lục ………………………………………………………………………66 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Một là, Giáo dục ln có vị trí quan trọng việc nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, góp phần phát triển đất nước Để phục vụ cho nhiệm vụ cao đó, với hệ thống trường giáo dục, đào tạo khác, hệ thống trường cao đẳng có vị trí vơ quan trọng vào nghiệp giáo dục nước, đào tạo đội ngũ cán bộ, đáp ứng yêu cầu xây dựng bảo vệ tổ quốc Hai là, trình hoạt động trường cao đẳng, khối lượng tài liệu lớn sản sinh có giá trị nhiều mặt hoạt động Nhà trường, sinh viên, xã hội Tuy nhiên công tác lưu trữ chưa đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tài liệu có giá trị Ba là, với tình hình thực tế, việc tổ chức hoạt động công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, có trường cơng lập trường tư thục nhiều tồn Việc tổ chức cơng tác lưu trữ cịn chưa đáp ứng yêu cầu, thể việc bố trí cán chưa hợp lý, số trường chưa có kho lưu trữ riêng, trang thiết bị bảo quản tài liệu thiếu, tài liệu nằm rải rác nhiều phòng, ban, đơn vị trường đơn vị tự quản lý bảo quản tài liệu Tài liệu chưa quản lý tập trung, thống nhất, có nhu cầu tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn Từ việc đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng, tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình thực tế, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động tổ chức công tác lưu trữ vấn đề cần thiết cấp bách để bảo quản an toàn tài liệu có giá trị hình thành trường cao đẳng Chính vậy, việc tác giả chọn đề tài: “Tổ chức công tác lưu trữ trường Cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn thạc sĩ cần thiết 2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Qua trình thực luận văn thạc sĩ, tham khảo học tập số kinh nghiệm từ cơng trình sau: Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trường học: Hồng Văn Thanh, (năm 2010) “Cơng tác lưu trữ trường Cao đẳng: Thực trạng giải pháp”, tác giả thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức trường cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế công tác lưu trữ hướng tới việc nghiên cứu đề xuất số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ trường cao đẳng Lê Phương Bình, (năm 2016), “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ số trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ trường Cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Mai Sa (năm 2019) “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn”, sở nghiên cứu lý luận pháp lý công tác lưu trữ, tác giả đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gịn, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý hoạt động trường đại học Sài Gịn - Ngồi cịn có số sách lưu trữ như: + Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy (2015), Lưu trữ học đại cương Nxb Đại học Quốc gia TP HCM + Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác Lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp , Hà Nội - Một số báo, tạp chí, viết tham luận: 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 ... trạng tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 4 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 3.2... tổ chức công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ trường Cao đẳng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tổ chức công tác lưu trữ trường. .. 2.4.2 Hạn chế tổ chức công tác lưu trữ trường Hiện việc tổ chức công tác lưu trữ trường cao đẳng địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, quan tâm lãnh đạo nhà trường việc tổ chức công tác lưu trữ ngày hoàn