GIÁO TRÌNH DẬY NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG

Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Phần I: Những khái niệm cơ bản Bài 1. Những khái niệm cơ bản I. Khái niệm về thông tin và máy tính. 1. Thông tin - Khái niệm: Thông tin là tất cả những gì đem lại sự hiểu biết về thế giới xung quanh và về chính con ngời. Ví dụ: Các bài báo, bản tin trên truyền hình hay đài phát thanh cho ta biết tin tức về tình hình thời sự trong nớc và thế giới. - Các dạng thông tin cơ bản: + Dạng văn bản + Dạng hình ảnh + Dạng âm thanh 2. Xử lý thông tin Xử lý thông tin bao gồm: Lu trữ, tìm kiếm, sao chép, tính toán, tổng hợp, phân tích, chắt lọc, tạo ra trật tự thông tin theo yêu cầu của con ngời, cuối cùng đa ra những quyết định đúng đắn . 3. Máy tính Máy tính là một loại máy bao gồm các loại cơ khí và điện tử, dùng để xử lý thông tin một cách tự động với độ chính xác cao và tốc độ cực nhanh. 4. Tin học Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu lý thuyết về xử lý thông tin tự động để phục vụ cuộc sống của con ngời, thông qua thiết bị là máy tính điện tử. II. Vài khái niệm cơ bản Thông tin trên đĩa đợc tổ chức theo cấu trúc hình cây gồm các tệp và th mục 1. Tệp tin (File) * Khái niệm: Tệp tin là đơn vị cơ bản để lu trữ thông tin trên thiết bị lu trữ. Tệp tin có thể rất nhỏ, chỉ chứa một vài ký tự hoặc có thể rất lớn, chứa nội dung của cả một quyển sách dày. * Tên tệp tin: Mỗi tệp tin phải có tên riêng. Tên tệp tin gồm 2 phần: Phần tên và phần kiểu Giáo trình Microsoft Word 1 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải - Phần tên: Không quá 8 kí tự, không có dấu, không có dấu cách - Phần kiểu: Không quá 3 kí tự, không có dấu cách giữa 2 phần cách nhau bởi dấu chấm (.) Ví dụ: BAITAP.DOC ; BLUONG.XLS; 2. Th mục * Khái niệm: Là một phần bộ nhớ đợc đặt tên, để quản lý nhiều tập tin cùng tính chất. * Tên th mục: Tên th mục không quá 8 kí tự, không có dấu cách. VD: Game, Canhac, Dulieu . - Khi một th mục chứa các th mục con bên trong, ta nói th mục ngoài là th mục mẹ, th mục bên trong là th mục con 3. Đờng dẫn * Khái niệm: Đờng dẫn là dãy tên các th mục lồng nhau đặt cách nhau bởi dấu (\), bắt đầu từ một th mục xuất phát nào đó và kết thúc bằng th mục hoặc tệp tin để chỉ ra đờng tới th mục hoặc tập tin tơng ứng. VD. E:\Canhac\Nhacthieunhi 4. Các thao tác chính với tệp tin và th mục - Xem thông tin về các tệp tin và th mục; - Tạo mới; - Xóa; - Đổi tên; - Sao chép; - Di chuyển Giáo trình Microsoft Word 2 Cấu trúc th mục mẹ - con Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Bài 2. Cấu trúc máy tính Máy tính gồm 2 phần: Phần mềm và phần cứng I. Phần mềm - Phần mềm của máy tính chính là các chơng trình điều khiển đã đựơc cài đặt lên máy tính để ngời dùng sử dụng khai thác chúng phục vụ cho công việc chuyên môn của mình. - Phần mềm của máy tính bao gồm 2 phần chính: + Phần mềm hệ thống: Là các chơng trình để khởi động máy tính và tạo ra chơng trình để con ngời thông qua các chơng trình các chơng trình của mình sử dụng máy tính tiện lợi và có hiệu quả. Phần mềm hệ thống quan trọng nhất là hệ điều hành. VD: Windows98; Windows XP . + Phần mềm ứng dụng: Là chơng trình đáp ứng những yêu cầu ứng dụng cụ thể. VD: Phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word); Phần mềm bảng tính điện tử (Microsoft Excel). II. Phần cứng * Khái niệm: Tất cả các thiết bị tạo lên một dàn máy tính. 1.Màn hình Là thiết bị dùng để hiển thị kết quả làm việc của máy tính. 2. Bàn phím Là thiết bị để ngời dùng đa các lệnh và nhập thông tin vào trong máy. Giáo trình Microsoft Word 3 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải 3. Chuột Là thiết bị dùng để điều khiển máy tính. 4. Bộ vi xử lí (CPU) Bộ vi xử lí có thể nói là bộ não của máy tính. Nó có nhiệm vụ thực hiện các lệnh điều khiển các hoạt động của máy nh nhận lệnh đa vào từ bàn phím, thực hiện tính toán, so sánh, hiển thị thông tin lên màn hình, điều khiển máy in . 4.1. Bộ nhớ trong Là nơi lu trữ tạm thời những thông tin chơng trình, số liệu để bộ vi xử lí thực hiện. Bộ nhớ trong càng lớn thì càng có lợi. Bộ nhớ trong gồm 2 loại: - ROM (Read Only Memory): Là bộ nhớ chỉ đọc, thông tin trong ROM đợc nhà sản xuất ghi một lần duy nhất trên đó. Thông tin trên ROM không bị mất khi nguồn điện tắt. - RAM (Random Access Memory): Là bộ nhớ lu trữ tạm thời những thông tin đang đợc bộ vi xử lí làm việc. Thông tin trên RAM đợc ghi và đọc liên tục trong quá trình làm việc với máy tính. Mọi thông tin tren RAM sẽ bị mất khi nguồn điện tắt. 4.2. Bộ nhớ ngoài Nh ta đã biết bộ nhớ trong chỉ lu trữ tạm thời những thông tin đang đợc bộ vi xử lí thực hiện. Để lu trữ một lợng thông tin lớn hơn, nh các chơng trình và các số liệu trên máy vi tính ngời ta sử dụng đĩa từ, để có thể đọc và ghi dữ liệu lên các đĩa từ này ngời ta sử dụng đến bộ đọc, ghi gọi là ổ đĩa. Có 2 loại ổ đĩa là ổ cứng và ổ mềm. - ổ đĩa cứng: Gồm nhiều đĩa bằng kim loại mỏng đợc xếp chồng trên nhau, bên ngoài đợc bao bọc một lớp kim loại cứng để bảo vệ, bên trong đợc rút chân không để tăng tốc độ đọc, ghi. Quy ớc sử dụng: ổ đĩa cứng đợc kí hiệu C, D, E . Giáo trình Microsoft Word 4 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải - ổ đĩa mềm: Gọi là mềm vì các đĩa khi dùng đến mới cho vào ổ. Đĩa mềm đợc cấu tạo bởi một tấm nhựa plastic mỏng, bề mặt đợc phủ bởi một lớp Oxit từ, bề ngoài đợc bảo vệ bởi một lớp nhựa cứng. Quy ớc sử dụng: ổ đĩa mềm có kí hiệu A, B Giáo trình Microsoft Word 5 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Bài 3. Cách sử dụng chuột và bàn phím I. Các thao tác chính với chuột - Di chuyển chuột: Giữ và di chuyển chuột trên mặt phẳng (không nhấn bất cứ nút chuột nào). - Nháy chuột: Nhấn nhanh nút trái chuột và thả tay ra. - Nháy nút phải chuột: Nhấn nhanh nút phải chuột và thả tay ra. - Nháy đúp chuột: Nhấn nhanh 2 lần liên tiếp nút trái chuột. - Kéo thả chuột: Nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột đến vị trí đích và thả tay ra để kết thúc thao tác. II. Bàn phím máy tính * Khu vực chính của bàn phím: Bao gồm 5 hàng phím. Các hàng phím từ trên xuống lần lợt là: Hàng phím số, hàng phím trên, hàng phím cơ sở, hàng phím dới và hàng phím chứa phím cách (Spacerbar) * Các phím chức năng: Enter: Dùng để xuống dòng Shift: Kết hợp với phím chữ thì đợc chữ hoa. VD: Shift + a A Capslock: Đèn Capslock sáng thì gõ toàn bộ chữ hoa, đèn tối gõ toàn chữ thờng. Ctrl và Alt: 2 phím này gõ 1 mình không có tác dụng, nó phải đợc kết hợp với phím khác mới có tác dụng. Việc gõ với phím nào sẽ do các phần mềm quyết định. Esc: Dùng để ra khỏi 1 thao tác trung gian nào đó. * Cách đặt tay và gõ phím: - Đặt các ngón tay lên hàng phím cơ sở.(Hai ngón trỏ đặt ở 2 phím có gai rồi lần lợt đến các ngón khác). Thanh dấu cách gõ bằng 2 ngón cái. Gõ phím nhẹ nhng dứt khoát. Mỗi ngón tay chỉ gõ một số phím nhất định. Giáo trình Microsoft Word 6 Hàng phím dưới Hàng phím số Hàng phím chứa phím cách Hai phím có gai Hàng phím trên Hàng phím cơ sở Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Phần II: Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Bài 1. Giới thiệu về Microsoft Word I. Giới thiệu Microsoft Word là một trong các chơng trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay chạy trên nền Windows. Sản phẩm này đợc tích hợp trong bộ phần mềm từ MS Word 4.0, 6.0, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2002, Word 2003, và hiện nay là Word 2007. Đối với Việt Nam hiện nay thì phiên bản phổ biến nhất vẫn là Word 2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft Office 2003. * Trong gói phần mềm Microsoft Office 2003 gồm có các phần mềm: Microsoft Word: Dùng để soạn thảo văn bản. Microsoft Excel: Dùng để xử lý bản tính. Microsoft Access: Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Microsoft PowerPoint: Dùng để trình chiếu. Microsoft Outlook: Dùng để gửi và nhận th điện tử. Microsoft FronPage: Dùng để thiết kế Web. * Các đặc trng nổi bật nhất của phần mềm soạn thảo văn bản Word là: Có thể tuỳ biến font chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn. Word cho phép chỉnh sửa văn bản một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp Hỗ trợ khá mạnh cho việc chèn các hình ảnh đồ hoạ vào văn bản giúp cho văn bản thêm sinh động. Cung cấp các công cụ rất hữu dụng cho việc soạn thảo các công thức toán học, hay hoá học, . Khá linh hoạt trong việc xuất ra các định dạng khác nhau nh MXL, Web. Để soạn thảo đựơc tiếng Việt có dấu trong Word, ngời ta cần phải sử dụng bộ gõ. Bộ gõ thông dụng nhất hiện nay là bộ gõ Vietkey và Unikey. 1. Cách khởi động và thoát khỏi Word. a) Khởi động Word. Có rất nhiều cách có thể khởi động đợc phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ngời dùng có thể chọn một trong các cách sau: Giáo trình Microsoft Word 7 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Cách 1: Vào Menu Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2003. Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tợng của phần mềm Word trên màn hình Desktop . Sau khi Word khởi động xong, chơng trình sẽ xuất hiện một màn hình làm việc riêng với một văn bản trống và sẵn sàng cho ngời sử dụng soạn thảo. Cũng giống nh các ứng dụng chạy trên Windows, Word cũng có các nút chức năng cho phép điều chỉnh độ rộng cửa sổ hiển thị. - Khi tối thiểu hoá các tài liệu bằng nút Minimize các tài liệu sẽ thu gọn trên thanh Taskbar. - Hiển Thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore/ Maximize - Đóng cửa sổ làm việc của Word bằng các nút Close Giáo trình Microsoft Word 8 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải b) Thoát khỏi Word. Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Word nữa, để thoát khỏi Word, các cách thực hiện nh sau: C1: Bấm vào Close ở góc trên bên phải của cửa sổ Word. C2: Vào Menu File/ Exit. C3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt+F4 (Nhấn và giữ phím Alt sau đó gõ phím F4). C4: Dùng tổ hợp phím Ctrl+W. C5: Kích phải chuột lên vị trí chơng trình Word nằm trên thanh công cụ (Taskbar) và chọn Close 2. Màn hình làm việc của Word. Màn hình làm việc của Word sau khi quá trình khởi động hoàn tất sẽ bao gồm các thành phần sau: a) Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề, chức năng của nó là hiển thị tên của văn bản đang soạn và tên của ứng dụng. Trên thanh tiêu đề có 3 nút, tính từ bên phải sang là nút thoát, nút phóng to, nút thu nhỏ Giáo trình Microsoft Word 9 Thanh tiêu đề Hệ thống Menu Các thanh công cụ Thanh thước kẻ Thanh công cụ vẽ Thanh trượt Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải b) Hệ thống Menu chính: Chứa tất cả các chức năng của Word nh: Các chức năng chỉnh sửa, định dạng văn bản, Các chức năng chèn các đối tợng nh chèn hình ảnh, kí tự đặc biệt c) Các thanh công cụ: Thanh công cụ chuẩn cung cấp các nút lệnh giúp cho việc truy cập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thờng dùng. Các thanh công cụ chuẩn thờng dùng là: Standard, Formatting, Drawing, Tables and Borders Thanh Standard. -Mở một văn bản mới. - Mở tài liệu đã có trên đĩa. - Cất lu văn bản vào đĩa. - In toàn bộ tài liệu ra máy in. - Xem văn bản trớc khi in. - Kiểm tra chính tả đối với văn bản tiếng anh. - Cắt bỏ khối văn bản đang đánh dấu và lu nội dung đó vào Clipboard. - Sao chép khối văn bản đang đánh dấu vào Clipboard. - Dán văn bản vừa Copy hoặc Cut vào vị trí hiện hành của con trỏ. - Chổi định dạng kí tự. - Xóa bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó. - Nhắc lại một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó. - Chèn bảng biểu vào văn bản tại vị trí con trỏ. - Chèn bảng tính Excel vào văn bản tại vị trí con trỏ - Định dạng văn bản dới dạng báo chí. - Khởi động chơng trình vẽ Microsoft Draw. - Tắt bật hiển thị Tab hoặc Space. - Thay đổi tỉ lệ hiển thị. Giáo trình Microsoft Word 10 [...]... in - Đặt tên cho văn bản cần lu trong th mục File name - Bấm vào nút Save để lu Giáo trình Microsoft Word 12 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải 3 Lu file với tên khác Vào Menu File\Save as hộp thoại Save as xuất hiện, nhập tên file mới vào ổ File name Lu ý: Trong bớc này ngời sử dụng cũng có thể chọn lại vị trí lu file văn bản 4 Mở một tập tin văn bản đã tồn tại trên đĩa Sau khi lu văn bản Word, ngời... chỉnh đoạn văn bản a Căn chỉnh nhanh đoạn văn bản: Dùng các nút chức năng nằm trên thanh công cụ định dạng Formatting Căn lề văn bản theo lề trái (Ctrl + L) Căn giữa văn bản (Ctrl + E) Căn lề văn bản theo lề phải (Ctrl + R) Căn đều 2 bên lề phải và lề trái (Ctrl + J) b Căn chỉnh đầy đủ đoạn văn bản Vào menu Format \ Paragraph Hộp thoại Paragraph xuất hiện Alignment: Căn lề cho đoạn văn bản Justified:... Go To 4 Chèn kí hiệu toán học Để chèn công thức toán học trong văn bản ta chọn Insert\Object\Microsoft Equation 3.0\OK Cửa sổ soạn thảo mới xuất hiện Ta chọn và nhập kiểu công thức cần thiết ở trong hộp Equation Giáo trình Microsoft Word 35 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Thoát khỏi vùng soạn thảo công thức bằng cách đa con trỏ ra vị trí bất kì và Click trái chuột Giáo trình Microsoft Word 36 ...Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Thanh Formatting - Hộp chọn khuôn mẫu Style - Hộp chọn phông chữ - Font - Hộp chọn cỡ chữ - Size - Tắt bật in đậm Bold - Tắt bật in nghiêng Italic - Tắt bật in có gạch chân Underline - Căn lề văn bản theo lề trái - Căn lề văn bản theo giữa - Căn lề văn bản theo lề phải - Căn lề văn bản theo hai lề trái, phải - Di chuyển sang trái 1 Tab khối văn bản đã chọn -... bên lề phải và lề trái Left: Căn lề văn bản theo lề trái Right: Căn lề văn bản theo lề phải Centered: Căn giữa văn bản Indentation: Thiết lập khoảng cách từ mép đoạn văn bản so với lề trang giấy Left: Khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang giấy Right: Khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang Giáo trình Microsoft Word 18 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Special First line:... nhận Giáo trình Microsoft Word 19 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Bài 3 Các tiện ích trang trí văn bản 1 Thiết lập Bullets and Numbering Công dụng: Dùng để đánh dấu thứ tự, chữ hoặc ký hiệu đầu của các đoạn văn bản B1: Đánh dấu (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đánh số thứ tự hoặc ký hiệu đầu đoạn B2: Dùng một trong cách sau: C1: Vào menu Format \ Bullets and Numbering C2: Kích chuột phải lên phần văn. .. chọn 2 Thao tác sao chép (Copy) khối, đoạn văn bản B1: Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản cần sao chép B2: Copy khối văn bản đã đánh dấu bằng một trong các cách sau: Giáo trình Microsoft Word 15 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải C1: Vào Menu Edit\ Copy C2: Nhấn vào biểu tợng Copy trên thanh Standard C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C C4: Kích phải chuột lên khối văn bản vừa đánh dấu chọn Copy C5: Nhấn tổ hợp... Microsoft Word 33 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Cách dùng: Gõ nhóm từ viết tắt/ Nhấn F3 3 Chức năng tìm kiếm và thay thế Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lợng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn) a Tìm kiếm văn bản Để tìm kiếm một cụm... next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm b Thay thế Vào menu Edit, chọn Replace (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H) - Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what - Gõ từ cần thay thế vào ô Replace - Nhấn nút Replace: Thay thế từ đầu tiên tìm thấy trong văn bản Replace All: Thay thế tất cả các từ tìm thấy trong văn bản Giáo trình Microsoft Word 34 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải c Di chuyển... sau: Vào Menu View/Toolbars, chọn các thanh công cụ muốn sử dụng (Các thanh công cụ thờng dùng là: Standard, Formatting, Drawing, Tables and Borders) Giáo trình Microsoft Word 11 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Bài 2 Các thao tác soạn thảo định dạng văn bản I Các thao tác cơ bản 1 Tạo văn bản mới Thông thờng sau khi Word khởi động xong, một tài liệu trống xuất hiện, đó cũng là tài liệu mới mà Word . thông tin một cách tự động với độ chính xác cao và tốc độ cực nhanh. 4. Tin học Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu lý thuyết về xử lý thông tin. Formatting, Drawing, Tables and Borders). Giáo trình Microsoft Word 11 Trung tâm dạy nghề huyện Tiền Hải Bài 2. Các thao tác soạn thảo định dạng văn bản