Thực trạng giải pháp đơi mơ hình tổ chức quản lý phrơìig thức hoạt động th í viện Việt Nam H Ư Ớ N G ĐÉN T R IÉ T LÝ QUẢN T R Ị C H Ấ T LƯ Ợ N G TO À N D ĨỆN CH O V IỆ C Ứ N G DỤNG B ộ T IÊ U CH U Ả N QU Ó C TÉ ’’ISO 9001 - 2000” T R O N G CÁ C CO QUAN T H Ô N G TIN , T H Ư VIỆN V IỆ T NAM PGS.TS Trần Thị Qúy Khoa Thông tin - Thu viện Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQG H N ội Đ ặt v ấn đề Trong bối cảnh thành tựu khoa học công nshệ thôna tin, truyền thôns xu hướng hội nhập quốc tế ngày phát triển mạnh mẽ, hoạt động tổ chức/cơ quan cần phải hướna đến chuẩn hoá quốc tế để dễ dàng việc quản trị nhàm đảm bảo chất lượng đầu ra, trì phát triển năns lực cạnh tranh ngày gay gắt, quan thông tin thư viện (TT - TV) giới nói chung Việt Nam nói riênơ chắn khơng năm neồi xu hướns Việc quản trị quan TT - TV Việt Nam cần phải hướng đến áp dụng cặp đơi triết lý “Quản trị chất lượng tồn diện” trons việc thực “tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000” Do vậy, tác giả báo muốn làm rõ triết lý “Quản trị chất lượng tồn diện” lại theo “tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000” đưa sô giải pháp áp dụng cho quan thông tin, thư viện Việt Nam Những khái niệm Khái niệm “Quản trị - managemet ", “Chất lượng - quality" ”Quản trị chất lượng toàn diện - Total Quality M anagement - T O M ” có nhiều cách hiểu khác tùy thuộc cách tiêp cận Với nhừna đối tượng, môi trường đánh giá, sử dụna sản phẩm, dịch vụ khác chất lượng có yêu cầu ý nghĩa khác Dưới cách tiếp cận cho hoạt động TT - TV ta nghiên cứu số quan điếm tương đồng sau: Theo từ điển tiếng Việt, ’'Quản trị” quản lý điều hành công việc thường ngày” Theo Từ điển giải nghĩa Thư viện học & tin học Anh Thfc trạng giải pháp đôi mơ hình tỏ chức qn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam - Việt ’’Quản trị - m ột trình phổi hợp tồn tài nguyên tổ chức nhằm thực mục tiêu mong muốn tổ chức đó, cách thi hành chức có liên hệ với hoạch định, tổ chức, bo trí nhân viên, điều hành kiểm s o t” Theo Mary Parker Follett ’’Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người kh c’’ Theo xu hướng này, James Stoner Stephen Robbins cho ràna ''Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiếm soát hoạt động cùa thành viên tổ chức sử dụng tất cà nguồn lục khác tổ chức nhằm nhằm đạt đirợc mục tiêu đề Như vậy, hiểu quản trị dạng tương tác đặc biệt người với môi trường xung quanh nhằm đạt mục tiêu tổ chức sở sử dụng nguồn lực Quá trình quản trị m ột tập hợp hoạt động định hướng có mục tiêu xác định mục tiêu; Xây dựng chiến lược, sách lược, sách; Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện; Kiểm tra Điều chỉnh Khái niệm "chất lượng" có nhiều cách hiểu khác Năm 1988, Garvin phân ioại cách tiếp cận định nghĩa thành năm nhóm: Cảm nhận “tiên nghiêm Dựa sản phâm ; Hướng người sử dụng; Dựa hoạt động sản xuất; Dựa giá trị Với ý nghĩa Chất lượng vượt trội so với tiêu chuẩn yêu cầu đề đồng thời cịn đảm bảo tính n định; S ự phù hợp với mục tiêu; Có hiệu hiệu suất cao; Có thay đoi vê chât ỉượng Chât lượng có tính tuyệt đổi, tính tương đối, q trình inột văn hố Theo từ điển tiếng Việt ’’chất lượng" tạo nên phẩm chất, giả trị người, vật, việc” Theo Viện tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standards Institution - BSI) “Chất lưọmg toàn đặc ìrung nhu tỉnh chất sán phẩm dịch vụ giúp có khả đáp ímg yêu cầu xác định rõ ngầm hiểu ” Theo Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization - ISO) cho ”Chất licọmg khả tập hợp đặc tính sản phẩm, hệ thong hay trình đê đáp ứng yêu câu khách hàng bên có liên quan” v ề khái niệm "Quan trị chất lượng toàn diện - Total Quality M anagement TQM ”, Jean M ontaigne Gilbert Stora cho ràng TQM kết hợp ba từ T Tỉĩực trạng giải pháp đối mơ hình tơ chícc quản lý phirơng thức hoạt động thư viện Việt Nam (Total): tức bao eồm tất cône việc thành viên có trách nhiệm đảm bảo chất lượns hoạt động Q (Quality): nhấn mạnh đến chất lượng quản trị ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ Chất lượng sản phẩm/dịch vụ thể qua Hiệu năng; Độ tin cậy; An toàn; Giá hợp lý; Đáp ứng m ona đợi naười sử dụng sản phẩm/dịch vụ M (Management): Quản trị cần Lập kế hoạch; Tổ chức thực Lãnh đạo; Chỉ đạo; Kiểm soát, Điều chỉnh trình nhàm đảm bảo hoạt động từ đầu vào đến đẩu tổ chức p h ả i thơng qua tiêu chuẩn hố chất lượng quy trình hố hoạt động để đảm bảo chất lượng TQM triết lý vê quản trị chất lượng khônơ phải tiêu chuẩn hệ thốnơ quản trị chất lượng Vì vậy, T Q M triết lý quản trị m quan T T - T V cần p h ả i hướng tới với việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 - 2000 nhằm hướng đến mục tiêu không đạt “chuẩn mực” mà tiến gần tới ”xuất sắc - chuẩn m ực” kết mong đợi tổ chức nước phát triển đạt áp dụns C sở khách quan để triển khai ứng dụng Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quản trị hoạt động thông tin - thư viện Việt Nam - Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 dam bảo kiểm soát hoạt động quan TT - TV có hiệu lực Giúp quản trị vận hành qua ổn định, đảm bào đạt chất lượng cao điều kiện có biến đổi nguồn lực Cán TT - TV có ý thức kỷ luật lao độna tốt, làm việc có khoa học thôns qua việc quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi vị trí cơng việc Giúp quan TT - TV đạt mục tiêu cuối thỏa mãn tối đa nhu cầu naười dùng tin qua tác động tích cực đến phát triển xã hội - Tiêu chuẩn ISO ứns đụng nhiều giới lĩnh vực TT - TV Cụ thể n hỏm tiêu chuẩn liên quan đến công tác biên m ục có ISO 214:1976: Tiêu chuẩn trình bày hướns dẫn cho việc chuẩn bị trình bày tóm tắt tài liệu; ISO 8:1977: Tư liệu - Trình bày xuất phẩm định kỳ; ISO 5122:1979: Tư liệu - Tờ tóm tắt trons xuất phẩm nhiều kỳ ISO 7154:1983: Tư liệu - Nguyên tắc xếp thư mục ISO 5123: 1984: Tư liệu - Phần đầu đề cho vi phiếu sách xuất phẩm nhiều kỳ ISO 5963:1985: Tư liệu - Phươns pháp Thực trạng giãi pháp đơi mỏ hình tỏ chức qn lý plnivng thức hoạt động thư viện Việt Nam khảo sát tài liệu, xác định đề lựa chọn thuật nsữ mục; ISO 5964:1985: Tư liệu - Hướng dẫn xây (lima phát triển từ điển, rù’ chuẩn đa ngữ; ISO 6357:1985: Tư liệu - Nhan đề gáy sách xuất phẩm khác ISO 7275: 1985: Tư liệu - Trình bày thơng tin nhan đề tùng thư; ISO 215:1986: Tư liệu - Trình bày thơna tin đóng góp cho xuất phẩm định kỳ xuất phẩm nhiều kỳ; ISO 7144:1986: Tư liệu - Trình bàv luận án tài liệu tương tự; ISO 1086:1991: Thông tin tư liệu (TT&TL) - Tờ nhan đề sách ISO 832:1994: TT&TL - Mô tả thư mục tham chiếu - Quy tắc viết tắt thuật n sừ thư mục ISO 999: 1996: TT&TL - Nhữne hướne dẫn cho nội dung, tổ chức trình bày bảng tra mục; ISO 7220:1996: TT &TL - Trình bày mục lục tiêu chuẩn; ISO 4:1997: TT&TL - Quy định viết tắt từ nhan đề nhan đề ấn phẩm; ISO 5127:2001: TT&TL - Từ vựng; ISO 2709:2008: TT&TL định dạng trao đổi thông tin; ISO 15836:2009: TT&TL - Các yếu tố siêu liệu Dublin Core ISO 690:2010: TT&TL - hướng tham chiếu thư mục trích dẫn nguồn tin N h ó m tiêu chuẩn trình bày d ữ liệu hệ thống có ISO 6630:1986: Tư liệu - Các ký tự kiểm sốt thư mục; ISO 8879:1986: Xử lý thơng tin - văn hệ thống vãn phòng - Ngơn ngữ đánh dấu tổng qt chuẩn hố; ISO 12083:1994: TT&TL - chuẩn bị đánh dấu thảo diện tử; ISO 10754:1996: TT&TL mở rộng ký tự mã hố chữ Kiril ngơn ngữ khơng thuộc họ Kiril để trao đổi thông tin thư mục; ISO 25577:2008: TT&TL - Các yêu cầu cho khổ mẫu trao đổi dựa ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XM L; ISO 8459:2009: TT&TL - Danh mục yếu tố liệu thư mục cho việc sử dụng trao đổi dừ liệu câu hỏi; ISO 21047:2009: TT&TL - Mã văn theo tiêu chuẩn quốc tế; ISO 28560 - 1:2011: TT&TL - Định danh bàng sóng Radio thư viện - Phần 1: Các yếu tố dừ liệu hướng dẫn chung thực hiện; ISO 28560 - 2:2011: TT&TL - Định danh bàng sóng Radio thư viện - Phần 2: Mã hoá yếu tố dử liệu RFID dựa ưên quy tắc ISO/IEC 15962; ISO 28560 - 3:201 1: TT&TL Định danh sóne Radio thư viện - Phần 3: c ố định độ dài mã hố) Nhóm tiêu chuẩn liên kết quan TT - TV có ISO 10160:1997: TTATL Liên kết hệ thống mở - Xác định dịch vụ mượn liên thư viện; ISO 10160 148 Thực trạng giàipháp đơi mơ hình tơ chức qiiàn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam 1:1997: TT &TL - Liên kết hệ thống m - Đặc trưng giao thức ứng dụng mượn liên thư viện - Phần 1: Đặc trưns giao thức; ISO 10160 - 2:1997: TT&TL Liên kết hệ thốna mờ - Đặc trưng giao thức úng dụng mượn liên thư viện Phần 1: Xác nhận ứng dụns giao thức; ISO 23950:1998: TT&TL - Tra cứu thông tin (Z39.50) - Xác định dịch vụ ứns dụng giao thức; ISO 17933:2000: Trao đổi tài liệu điện tử (GEDI) - ISO 2146:2010: TT TL - đăng ký dịch vụ cho thư viện tổ chức liên quan; ISO 15511:2009: TT&TL - Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế thư viện tổ chức liên quan (ISIL) ISO/TR 28118:2009: TT &TL - Các sổ thực đổi với thư viện Quốc gia; ISO 20775/2009: TT&TL Giản đồ thơns tin vổn tư liệu N hóm tiêu chuẩn m ộ t số lĩnh vực khác có ISO/TR 13028:2010: TT&TL - Hướng dẫn thực số hoá hồ sơ; ISO 15489 1:2001: TT &TL - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Đại cương; ISO 15489 - 2:2001: TT&TL - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn; ISO 9706:1994: TT&TL - Giấy tài liệu - Yêu cầu độ bền vĩnh cửu; ISO 11799:2003: TT&TL - Yêu cầu kho tư liệu tài liệu lưu trữ tài liệu thư viện - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 chuyển thành TCVN ISO 9001:2000 nhàm thoa mâm naày cao yêu câu khách hàng, nâng cao hiệu lực, hiệu tổ chức - ISO 9001 - 2000 chuyển thành TCVN như: TCVN ISO 9001:2000 quy định nhữns vêu cầu Hệ thốne quản lý chất lượns tổ chức; TCVN ISO 9001:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hệ thống quản lý chất lượnơ theo tiêu chuẩn - Hệ thống văn pháp quy lĩnh vực TT - TV hướng đến việc thực Tiêu chuẩn quốc tế Pháp lệnh thư viện; Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụna hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 2000 vào hoạt động quan quản lý hành N hà nước (trong có quan TT - TV); Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006; Luật KH&CN năm 2013; Nghị định số 11/2014/NĐ-CP hoạt động thône tin KH&CN; Quv hoạch phát triển nsanh TV VN đến 2010 tầm nhìn 2020; 149 Thực trạng giải pháp đơi mơ hình íơ chícc qn lý phiíong thức hoạt động thư viện Việt Nơm - Thư viện điện tử/thư viện số có khả tạo sản phẩm & dịch vụ thơng tin có giá trị gia tăng cao, sẵn sàng cung cấp theo nhu cầu khác người sử dụng cần phải quản lý chất lượng cách nghiêm túc sở tiêu chuẩn khoa học phù họp - Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 vào quan TT - TV mang lại nhiều lợi ích: Xác định nhiệm vụ cho cán phương thức dẫn đến hoàn thành tốt nhiệm vụ; Ngăn chặn nhiều sai sót nhờ tự kiểm sốt hoạt động nhân lực để ln nâng cao tinh thần trách nhiệm; Chỉ dẫn cách lập văn hoạt động quan TT - TV cách rõ ràns sở đê giáo dục đào tạo nguồn nhân lực cải tiến việc thực cách có hệ thống; Cung cấp đầy đủ liệu để minh chứng chất lượne hoạt động TT - TV kiểm soát đảm bảo chất lượng tối đa trình tạo sản phẩm hay cung cấp dịch vụ nhằm cải tiến chất lượng, thỏa mãn ngày cao nhu cầu người dùng tin; Khi áp dụng cấp chứng nhận ISO minh chứng pháp lý khẳng định vai trò, vị trí, thương hiệu quan TT - T V Kiến nghị giải pháp Trên giới, tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 nhiều quan TT TV nghiên cứu áp dụng Việt Nam đến năm 2003 có Thư viện trường đại học Hàng hải Hải Phòng; Trường Đại học Dân Lập Hải Phịng; Năm 2009 có Đại học Luật Hà Nội Các quan TT - TV áp dụng chung với trường, nên gặp nhiều khó khăn hiệu chưa bao việc tiếp cận nghiên cứu áp dụng nhiều nguyên nhân khác Hiện nay, Việt Nam chưa quan TT - TV áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thể chưa có quan cơng nhận độc lập Đe việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trở thành thực theo quan quản lý Nhà nước mà trước hết Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia; Vụ Thư viện nên xây dựng đề án khoa học vấn đề có lộ trình cụ thể đảm bảo đầy đủ yêu câu cho việc triển khai ứng dụng; Nên lấy Thư viện Quốc gia Việt Nam tô chức mẫu đâu tiên để đầu tư kinh phí cho dự án thực ứri2 dụng trước triển khai đại trà Thực chặt chẽ yêu cầu quy trình từ khâu chuân chuẩn bị đến việc xây dựng hệ Tỉnrc trạng giải pháp đơi mơ hình tơ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam thông văn liên quan; Tiến hành thực hệ thốn quản lý chất lượno ISO 9001 - 2000 cuối cùns đánh giá đề nẹhị chứng nhận Thư viện đạt chuẩn quốc tế / TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Huy Quế Tiếp cận hoạt độns tiêu chuẩn hố lĩnh vực thơna tin tư liệu theo Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuịxỉTạp chí Thơng tin Tư liệu , số 4/2010, từ tr - 16 2.Trân Thị Quý Cơ sở /v luận thực tiên xây dim g tiêu chuẩn cho quan thông tin - thư viện đại học Việt Nam/Đê tài cấp Bộ nghiệm thu năm 2015 H ĐHQGHN, 315tr Lưu Đan Thọ Quản trị học xu hội nhập - H Tài chính, 2013 - 742 tr Bhatt, S Total Quality Management: An Effective Approach for Library System, International Journal o f Information Dissemination and Technology', (4), 2012, 266 - 269 Hệ thong quản lý chat lượnơ toàn diện Truy cập naày 25/9/1014 từ https://www.khcnbinhduong.gov.vn 151 ... thư vi? ??n Vi? ??t Nam - Vi? ??t ’’Quản trị - m ột trình phổi hợp tồn tài ngun tổ chức nhằm thực mục tiêu mong muốn tổ chức đó, cách thi hành chức có liên hệ với hoạch định, tổ chức, bo trí nhân vi? ?n, điều. .. lượng có tính tuyệt đổi, tính tương đối, q trình inột văn hoá Theo từ điển tiếng Vi? ??t ’’chất lượng" tạo nên phẩm chất, giả trị người, vật, vi? ??c” Theo Vi? ??n tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standards... dụng mượn liên thư vi? ??n - Phần 1: Đặc trưns giao thức; ISO 10160 - 2:1997: TT&TL Liên kết hệ thốna mờ - Đặc trưng giao thức úng dụng mượn liên thư vi? ??n Phần 1: Xác nhận ứng dụns giao thức; ISO 23950:1998: