Môn TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ MỤC: Kế hoạch tự động hóa thư viện đại học Lao động xã hội

MÔN: TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ MỤC Đề bài: Xây dụng kế hoạch tự động hóa 1 thư viện cụ thể. Phần I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH 1. Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện đại học Lao động xã hội Trung tâm Thông tin – Thư viện (TTTV) Trường Đại học Lao Động Xã Hội là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên, phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường. Trung tâm TTTV Trường ĐHLĐXH đã từng bước chuyển biến và đổi mới nhằm hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng và khả năng phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc.

BÀI ĐIỀU KIỆN MƠN: TỰ ĐỘNG HĨA HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN THƯ MỤC Đề bài: Xây dụng kế hoạch tự động hóa thư viện cụ thể Phần I TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH Lý tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện đại học Lao động xã hội Trung tâm Thông tin – Thư viện (TT-TV) Trường Đại học Lao Động Xã Hội thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin chuyên ngành xã hội chuyên ngành tự nhiên, phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập cán bộ, giảng viên sinh viên trường Trung tâm TT-TV Trường ĐHLĐXH bước chuyển biến đổi nhằm hoàn thiện khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng khả phục vụ nhu cầu tin bạn đọc Thư viện trường đại học Lao động xã hội bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện như: sử dụng phần mềm Ilib-me xây dựng quản lý biểu ghi thư mục tài liệu, in mã vạch số đăng kí cá biệt cho tài liệu… nhiên, việc ứng dụng công nghệ chưa thực khai thác triệt để, chưa tiến hành đồng dẫn đến hoạt động khơng hiệu quả, gây lãng phí nhiều Trong xu chung giới nghành thư viện Việt Nam, việc tiến hành tự động hóa thư viện việc làm cần thiết phù hợp với xu thế, nhằm khắc phục hạn chế lối làm việc truyền thống, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ thư viện, giúp thư viện hoạt động tốt hơn, đáp ứng tối đa nhu cầu tin bạn đọc mà cụ thể sinh viên, cán giảng viên trường Tự động hóa thư viện việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông trang thiết bị đại nhằm tăng cường chất lượng hiệu hoạt động thông tin thư viện Đây khát vọng thư viện nói chung thư viện Đại học Lao động xã hội nói riêng Tuy nhiên, dự án phức tạp cần phải lập kế hoạch cách thận trọng Việc lập kế hoạch đảm bảo thành công phát triển tương lai Mục đích việc tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện - Xây dựng Thư viện ĐHLĐXH thành thư viện tiên tiến đại, đồng bộ, toàn diện, tự động hóa hoạt động nghiệp vụ quan trọng thư viện, đưa Thư viện trở thành trung tâm thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc, trở thành giảng đường thứ sinh viên trường, nơi nghiên cứu thực nghiên cứu sinh, cán giảng viên, nhân viên nhà trường - Tiến hành tự động hóa thư viện tiến tới xây dựng thư viện số, với thiết bị công nghê đại, có khả kết nối với hệ thống thư viện trường đại học khối chuyên nghành đào tạo đồng thời hướng đến nhu cầu liên kết, chia sẽ, trao đổi nguồn lực thông tin thư viện nước, khu vực giới, mở hội cho sinh viên, giảng viên trường tiếp cận với tri thức khổng lồ nhân loại Mục tiêu cụ thể: - tự động hóa khâu cơng việc nghiệp vụ cán thư viện, cụ thể: + Tự động hóa hoạt động bổ sung tài liệu + Tự động hóa khâu biên mục tài liệu + Tự động hóa khâu quản lý bạn đọc + Khâu tra cứu thông tin truy tìm tài liệu + tự động hóa công tác phục vụ bạn đọc => giảm thiểu cường độ làm việc CBTV nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ thư viện - Xây dựng hệ thống thơng tin chia sẻ trực tiếp nguồn lực thông tin với thư viện đại học nước: TVđại học Lao động xã hội Hồ Chí Minh., Đại học khoa học xã hội nhân văn, trường đại học khối ngành đào tạo… => đáp ứng tối đa nhu cầu tin bạn đọc - Dịch vụ thư viện tự động hóa - Tự động hóa hoạt động quản lý thư viện - Ứng dụng thành công chuẩn trao đổi liệu Z39.50 để tìm kiếm khai thác thông tin thư viện với thư viện khác Phần II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI Cơ sở vật chất hạ tầng ICT: - Thư viện bố trí tầng 6, nhà E với tổng diện tích gần 1.000m Tất phòng trang bị đầy đủ bàn ghế, giá sách, hệ thống ánh sáng, điều hòa Phòng đọc tổng hợp với diện tích gần 400m2 , phục vụ lúc khoảng 300 bạn đọc; - Cả thư viện có máy photocopy, máy tính cho cán thư viện phòng, máy tính giúp bạn đọc tra cứu thơng tin - Phần mềm IlipMe ứng dụng với chức hoạt động TT – TV tự động hóa dừng lại biên mục tra cứu trực tuyến - Mạng thư viện sử dụng mạng Internet nhiên việc tra cứu bạn đọc tra cứu offline (khơng có OPAC) - Chưa có chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50 - Chưa đầu tư ứng dụng công nghệ thiết bị chuyên dụng cho hoạt động thư viện Nguồn nhân lực: - Các cán thư viện bao gồm: 14 người bao gồm: 05 cán có trình độ thạc sĩ, 09 cán trình độ cử nhân theo học cử nhân Trong đó, số cán có trình độ cao cơng nghệ thơng tin ngoại ngữ cịn thấp Nguồn lực thơng tin - Hiện tại, thư viện có vốn tài liệu đa dạng, phong phú phục vụ cho công tác đào tạo NCKH trường * Tài liệu truyền thống (sách, báo tạp chí) + Thư viện có 100 loại báo – tạp chí, 50 loại báo tạp chí chuyên ngành đào tạo trường; + Trên 10.000 đầu sách tương đương 150.000 sách bao gồm loại giáo trình – giảng trường in ấn biên soạn, sách chuyên khảo tham khảo; + Trên 3.000 luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài NCKH cấp, báo tạp chí đóng lưu * Tài liệu điện tử: + Từ năm 2004 đến nay, Thư viện xây dựng CSDL sau: CSDL sách, CSDL Báo-tạp chí, CSDL luận án-luận văn với 10.000 biều ghi đáp ứng tốt cho trình tra cứu bạn đọc; + Trên 150 đĩa CD-Rom chuyên đề, chuyên ngành đào tạo trường Công tác phục vụ bạn đọc - Tại phòng đọc, phòng cho mượn cho th giáo trình, phịng báo tạp chí, tất đề phục vụ bạn đọc phương thức truyền thống, ghi sổ cho mượn sách, khơng có hệ thống máy móc hỗ trợ lưu thơng đảm bảo an ninh thư viện Phần III NỘI DUNG KẾ HOẠCH Dựa vào tình trạng tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện thư viện đại học LĐXH, sở va nguyên tắc tự động hóa hoạt động thư viện nói chung, tơi đề xuất chi tiết nội dung kế hoạch sau: Do thư viện tiến hành tự động hóa phần hoạt động nên để thư viện không cần phải đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phần mềm, mang… lại toàn mà cần bổ sung phần cịn thiếu, để hồn thiện việc tự động hóa toàn hoạt động thư viện: Hạ tầng công nghệ thông tin: Đây yếu tố hàng đầu, thiếu sở để xây dựng, vận hành hệ thống TV Cụ thể: - Đầu tư mua hệ thống máy tính: Do thư viện có hệ thống 11 máy tính trạm có máy cho cán thư viện máy dùng để tra cứu, tìm tin, nhận thấy số lượng máy chưa đáp ứng nhu cầu cán bạn đọc nên thư viện bổ sung thêm sau: Tổ chức hệ thống mạng theo mơ hình khách - chủ (Client-Server) có: + máy chủ: máy chủ sở liệu máy chủ dịch vụ + 20 máy trạm: đó, 14 máy cho cán thực công việc nghiệp vụ máy phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác thông tin - Mạng: thiết lập hệ thống mạng Internet cho tất máy tính tồn thư viện * Phần mềm thư viện tích hợp: - Đây thành phần thiếu hệ thống tự động hóa thư viện Nó có khả tích hợp toàn diện chức quản lý hoạt động thư viện theo hướng tự động như: theo dõi bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thong tin thư mục với thư viện khác… - Hiện tại, thư viện áp dụng phần mềm IlibMe công ty CMC cung cấp cho việc lưu trữ, xây dựng quản trị CSDL Theo đánh giá, phần mềm phù hợp thư viện cỡ vừa thư viện đại học LĐXH nên thư viện thay đổi phần mềm thư viện tích hợp Áp dụng chuẩn hoạt động thư viện * chuẩn tổ chức thông tin: - Sử dụng khổ mẫu biên mục MARC, cấu trúc biểu ghi tuân theo chuẩn quốc tế định dạng trao đổi thông tin ISO.2709 * Tiêu chuẩn quy tắc mô tả: Mô tả theo chuẩn AACR2- quy tắc mô tả Anh- Mỹ * Chuẩn tra đổi liệu Z39.50: giúp vieecjm]ợn liên thông cá thư viện Công nghệ thiết bị chuyên dụng: Thực trạng cho thấy việc ứng dụng công nghệ thiết bị ngoại vi vào hệ thống tự động hóa thư viện hồn tồn chưa có Dựa vào đặc điểm thư viện, xét thấy nhu cầu lưu thông tài liệu với tần xuất không cao, kế hoạch xin đưa công nghệ phù hợp ứng dụng sau: * Sử dụng cơng nghệ mã vạch q trình lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc kiểm kê, bổ sung: - Máy in mã vạch trang bị đặt phòng xử lý - Tại bàn làm việc cán phòng đọc phòng mượn trang bị máy đọc mã vạch kết nối với máy tính có phần mềm sử lý chuyên dụng CBTV, đảm bảo cán phục vụ có máy đọc máy tính * Sử dụng cơng nghệ từ tính để đảm bảo an ninh cho tài liệu thư viện: Đây cơng nghệ ứng dụng dịng điện từ trường vào hoạt động đảm bảo an ninh, an toàn cho tài liệu thư viện (đặc biệt kho mở) khỏi hành vi mang tài liệu ngồi thư viện cách trái phép Cơng nghệ ứng dụng cho phòng đọc mở thư viện Cụ thể sau: - Tiến hành gắn từ lên tất tài liệu phòng đọc mở - Trang bị cổng từ cửa vào phòng - Tại bàn làm việc cán phịng đọc mở có máy nạp khử từ Nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin ngoại ngữ cho cán thư viện Trong tất yếu tố giúp tiến hành tự động hóa thư viện thành công, yếu tố quan trọng người, bao gồm cán thư viện bạn đọc thư viện Nếu cán thư viện kiến thức kĩ cơng nghệ thơng tin khơng thể vận hành hiệu hệ thống tự động hóa Vì vậy, phải nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cán thư viện cách: - Cử cán học thêm thư viện lớn, đầu ngành thư viện có kinh nghiệm việc vận hành hệ thống tự động hóa - Mở tham quan, khảo sát thực tế cho tất cán thư viện tới thư viện điển hình nước nước - tạo cho cán thư viện: + Tâm sẵn sàng với thay đổi + Kỹ kiến thức nhân viên + Khả sẵn sàng truy cập Internet + Tăng động, sáng tạo Đào tạo người dùng tin Như nói trên, người dùng tin thư viện có vai trị quan trọng khơng hệ thống tự động Họ mục tiêu cuối hệ thống Vì vậy, khơng đào tạo người dùng tin để họ sử dụng hệ thống tự động cách hiệu việc đầu tư cho hệ thống lãng phí Có số hoạt động mà phải tiến hành: - Mở lớp học đào tạo sinh viên đầu năm học để sinh viên nắm kiến thức - Đăng thông tin, kiến thức lên trang Web nhà trường để sinh viên nắm bắt lục Tiếp tục sưu tầm số hóa tài liệu thư viện - Lựa chọn tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài, nhiều người dùng tin sử dụng… để số hóa số hóa hồi cố, xây dựng sưu tập khác có nội dung phong phú, giá trị, nhằm phục vụ nhu cầu bạn đọc lúc nơi, đáp ứng tối đa nhu cầu tin bạn đọc - Từ đó, giúp thư viện tiến dần đến việc xây dựng thư viện số để phục vụ bạn đọc giai đoạn * Thời hạn kinh phí dự trù - thời hạn: tháng từ ngày tháng năm 2014 đến 30 tháng năm 2014 - kinh phí: 600 triệu Bảng phân bố thời gian kinh phí kế hoạch: Thời T1 T2 T3 gian T4 T5 T6 Kinh Người phí thực Bổ sung x hạ tầng 100 Nguyễn triệu Văn A 300 1.Bùi triệu Văn B IT Trang bị x thiết bị chuyên Hoàng dụng Cử cán T x x 100 Nguyễn triệu Thế A 50 triệu Đỗ học Đi tham quan thư viện khác x Nhật C Đào tạo x x x x x x người 20 triệu Hoàng Thị T dùng tin Tiếp tục x x x sưu tầm x x x 30 triệu Hà Thu H số hóa tài liệu - nhóm giám sát, kiểm tra thực kế hoạch: Ban giám hiệu trường đại học lao động xã hội, Ban quản lý kế hoạch Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 20113 Người phê duyệt kế hoạch Nguyễn Văn A Người lập kế hoạch Bùi Thị Anh ... lưu thông đảm bảo an ninh thư viện Phần III NỘI DUNG KẾ HOẠCH Dựa vào tình trạng tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện thư viện đại học LĐXH, sở va nguyên tắc tự động hóa hoạt động thư viện. .. vụ thư viện - Xây dựng hệ thống thơng tin chia sẻ trực tiếp nguồn lực thông tin với thư viện đại học nước: TVđại học Lao động xã hội Hồ Chí Minh., Đại học khoa học xã hội nhân văn, trường đại học. .. thiết bị đại nhằm tăng cường chất lượng hiệu hoạt động thông tin thư viện Đây khát vọng thư viện nói chung thư viện Đại học Lao động xã hội nói riêng Tuy nhiên, dự án phức tạp cần phải lập kế hoạch