Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn

TRUỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LUU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng Học viên thực hiện: Nguyễn Thu Loan Hà Nội - 2007 Chƣơng Khái quát hoạt động NCKH tài liệu NCKH Trƣờng ĐH KHXH&NV 1.1 Vài nét Trƣờng ĐH KHXH&NV 1.1.1 Sơ lƣợc lịch sử hình thành Sau Cách mạng tháng Tám, ngày 10/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh kí Sắc lệnh số 45/SL thành lập Đại học Văn khoa Hà Nội với mục đích đưa khoa học nước nhà “theo kịp bước nước tiên tiến hoàn cầu” Đây tiền thân Trường ĐH KHXH&NV Kháng chiến chống Pháp thắng lợi, nghiệp giáo dục đại học Việt Nam tiếp tục phát triển mở rộng Ngày 04/6/1956, Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 2183/CP thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội Giai đoạn 1956 - 1995 thời kì phát triển mạnh mẽ Trường với tư cách trung tâm nghiên cứu đào tạo khoa học hàng đầu nước, phục vụ đắc lực nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Đội ngũ giáo sư, nhà khoa học hàng đầu đất nước làm việc, cống hiến sức lực trí tuệ cho nghiệp đào tạo đất nước Tại nơi đây, tảng khoa học Việt Nam xây đắp khẳng định giá trị Quá trình xây dựng phát triển nhà trường gắn liền với tên tuổi nhà giáo, nhà khoa học tiếng như: Đặng Thai Mai, Trần Văn Giàu, Đào Duy Anh, Trần Đức Thảo, Cao Xuân Huy, Hoàng Xuân Nhị, Đinh Xuân Lâm, Phan Huy Lê, Hà Văn Tấn, Trần Quốc Vượng, Nguyễn Tài Cẩn, Đinh Gia Khánh, Phan Cự Đệ, Hà Minh Đức, Đến nay, Nhà trường có giáo sư tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh; 11 giáo sư tặng Giải thưởng Nhà nước; 10 nhà giáo phong tặng danh hiệu Nhà giáo nhân dân; 43 nhà giáo phong tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú Đứng trước nhu cầu phát triển đất nước, Đại học Quốc gia Hà Nội thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 Chính phủ sở chia tách phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao gồm Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Ngoại ngữ Tháng 9/1995, tảng ngành khoa học xã hội nhân văn Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV thành lập, trở thành thành viên ĐHQGHN thức vào hoạt động từ ngày 19/9/1995 Phát huy truyền thống Trường Đại học Văn khoa Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Nhà trường tiếp tục phát triển trưởng thành tất lĩnh vực để giữ vững vị trí hàng đầu nước đào tạo đại học sau đại học ngành khoa học xã hội nhân văn, tiến tới ngang tầm trường đại học tiên tiến khu vực giới 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Là sở đào tạo đầu ngành, có uy tín truyền thống, Trường ĐH KHXH&NV có sứ mệnh đầu sáng tạo, truyền bá tri thức đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao khoa học xã hội nhân văn, phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước Trường có chức đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trình độ đại học sau đại học ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn, nghiên cứu triển khai hoạt động khoa học – công nghệ hệ thống chung Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước Trường ĐH KHXH&NV giao đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Đào tạo chuyên gia chất lượng cao khoa học xã hội nhân văn theo danh mục ngành đào tạo thuộc tất loại hình đào tạo bậc đại học sau đại học - Nghiên cứu triển khai nghiên cứu lĩnh vực thuộc khoa học xã hội nhân văn hệ thống chung ĐHQGHN nhằm phục vụ nghiệp xây dựng phát triển đất nước - Hỗ trợ trường đại học, cao đẳng liên kết với ngành, địa phương hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên phát huy mạnh mẽ vai trò trường đại học đầu ngành nước Như vậy, nghiên cứu khoa học nhiệm vụ Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy học tập, góp phần giải yêu cầu thực tiễn, thúc đẩy tiến khoa học – công nghệ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trong trình hoạt động, cấu tổ chức Trường khơng ngừng kiện tồn để phù hợp với phát triển giai đoạn Nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo nhân lực cho xã hội, số khoa môn trực thuộc điều chỉnh thành lập Hiện nay, cấu tổ chức Trường bao gồm: - Ban Giám Hiệu - Các phòng ban chức - Các Khoa Bộ môn trực thuộc - Các Trung tâm - Bảo tàng nhân học 10 1.2 Hoạt động NCKH Trƣờng ĐH KHXH&NV Trong năm qua, với đơn vị thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội, kế thừa kết to lớn hoạt động nghiên cứu đào tạo Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV bước đưa hoạt động nghiên cứu đào tạo theo hướng chuẩn hóa đại hố Nhà trường xác định nhiệm vụ hàng đầu nâng cao chất lượng đào tạo nghiên cứu khoa học, phấn đấu đưa Trường trở thành trung tâm đào tạo nghiên cứu chất lượng cao nước Chính vậy, từ ngày đầu thành lập, hoạt động NCKH coi hai nhiệm vụ Trường Các Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án Đảng uỷ, Hội đồng Khoa học – Đào tạo Ban Giám hiệu xác định trọng tâm đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học nhằm không phục vụ nhiệm vụ đào tạo mà phục vụ công đổi mới, xây dựng đất nước thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hố; đáp ứng u cầu có tính chiến lược q trình hoạch định sách đào tạo nghiên cứu khoa học trường đại học – xây dựng đại học nghiên cứu Trong giai đoạn, để đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động đào tạo nghiên cứu, Trường kịp thời xây dựng ban hành văn đạo mang tính chiến lược Nhằm đưa định hướng cho hoạt động NCKH Trường, phục vụ có hiệu cho đào tạo; giải vấn đề đặt lĩnh vực tư tưởng, xã hội đất nước thời kỳ đổi mới; Trường xây dựng “5 chương trình xây dựng phát triển Trường ĐH KHXH&NV, giai đoạn 1997-2000” Một nội dung quan trọng chương trình xác định định hướng, mục tiêu nhiệm vụ công tác nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa học gắn liền với đào tạo, với nhu cầu xã hội, gắn với hợp tác quốc tế 11 Tiếp đó, với tư cách Đại học nghiên cứu, đứng trước nhiệm vụ nặng nề đào tạo nghiên cứu; với mục đích xây dựng kế hoạch NCKH dài hơi, phù hợp với phát triển quy mô chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu thực tiễn xu hướng hội nhập, năm 2001, Trường đưa “Những định hướng chủ yếu công tác nghiên cứu khoa học Trường ĐHKHXH&NV từ 2001 đến 2010” Văn xác định mục tiêu nhiệm vụ NCKH Trường tập trung nghiên cứu bản, nghiên cứu vấn đề lịch sử, văn hóa, tư tưởng, người, nghiên cứu lý luận thực tiễn xã hội; thông qua hoạt động nghiên cứu đào tạo đội ngũ cán giảng dạy nghiên cứu có chất lượng cao Những mục tiêu nhiệm vụ nói nhằm xây dựng Trường ĐH KHXH&NV trở thành đại học nghiên cứu, đào tạo đa ngành với chất lượng cao, phát huy tiềm lực khoa học đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi đại hóa đất nước Trong q trình bước hồn thiện hoạt động Nhà trường, năm 2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, đại hóa hoạt động Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 2003-2010.” Trong đó, nhiệm vụ công tác NCKH nâng cao chất lượng hiệu công tác NCKH, đẩy mạnh hợp tác quốc tế nghiên cứu; tập trung nghiên cứu vấn đề lý luận phương pháp nghiên cứu, tổng kết lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn kỷ XX, nghiên cứu lĩnh vực liên quan đến đời sống văn hóa tinh thần người dân Hệ thống văn mang tính chất định hướng nói khẳng định phát triển mang tính bền vững hoạt động NCKH Trường ĐH KHXH&NV Nhằm triển khai thực định hướng đó, vào kế hoạch hoạt động NCKH Bộ Khoa học – Công nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội, định kỳ hàng năm, Trường chủ động xây dựng kế hoạch NCKH hàng 12 năm để trình Đại học Quốc gia xét duyệt, sau tổ chức triển khai phổ biến đến đơn vị xây dựng hệ thống đề tài cấp, tổ chức nghiên cứu khoa học sinh viên vấn đề liên quan mật thiết đến hoạt động Những kế hoạch xây dựng triển khai đến đơn vị trước bắt đầu năm học, dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký xét duyệt đề tài Nội dung nhiệm vụ NCKH phải nằm định hướng nghiên cứu giai đoạn 2001-2010; đáp ứng đủ tiêu chí xét chọn Đại học Quốc gia Hà Nội Trong giai đoạn 1996 đến hết tháng 12/2006, tổng số đề tài cấp thực 956 đề tài, có đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài cấp ĐHQGHNHN (đặc biệt, trọng điểm, cấp ĐHQGHNHN), 34 đề tài bản, dự án sản xuất thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường 291 đề tài NCKH sinh viên tham dự đạt giải thưởng sinh viên NCKH cấp trường Những thành kết huy động nguồn nhân lực tham gia tích cực vào hoạt động nghiên cứu đội ngũ cán bộ, giảng viên Trường Đội ngũ cán khoa học với hàng chục giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ khoa học hàng trăm tiến sĩ, thạc sĩ công tác Trường thể lực nghiên cứu mạnh so với đơn vị đào tạo nghiên cứu khác nước Đội ngũ có khả đảm nhiệm nhiệm vụ công tác đào tạo nghiên cứu ngành khoa học xã hội nhân văn So với ngày đầu thành lập Trường, hệ thống ngành, chuyên ngành đào tạo nghiên cứu Nhà trường mở rộng phát triển theo hướng chuyên sâu Với số lượng, trình độ học vấn hệ thống chuyên ngành, ngành đào tạo tạo điều kiện động lực thúc đẩy phát triển mang tính bền vững hoạt động NCKH Trường ĐH KHXH&NV 13 1.3 Tài liệu NCKH Trƣờng ĐH KHXH&NV 1.3.1 Khái niệm tài liệu NCKH Theo Luật Khoa học Cơng nghệ, “NCKH hoạt động phát tìm hiểu tượng, vật, quy luật tự nhiên, xã hội tư duy, sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn NCKH bao gồm nghiên cứu nghiên cứu ứng dụng” Toàn trình thực kết hoạt động ghi lại tài liệu NCKH Cho đến nay, chưa có định nghĩa hoàn chỉnh tài liệu NCKH, khái niệm đề cập đến Nghị định số 110/2004/NĐCP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác lưu trữ thơng qua khái niệm hồ sơ NCKH: hồ sơ NCKH tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết thúc vấn đề, việc, công việc, nhiệm vụ khoa học Theo trình tự thực chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành nhóm tài liệu sau: * Nhóm tài liệu pháp lý, gồm - Văn đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề tài chủ trì đề tài - Quyết định quan quản lý khoa học giao đề tài - Hợp đồng triển khai nghiên cứu * Nhóm tài liệu nghiên cứu, gồm: - Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm - Các báo cáo chuyên đề - Tài liệu toạ đàm, hội thảo nằm phạm vi nghiên cứu đề tài - Báo cáo tổng quan kết nghiên cứu đề tài, báo cơng bố liên quan đến đề tài 14 * Nhóm tài liệu nghiệm thu: - Cơng văn cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu - Biên họp nghiệm thu đề tài - Phiếu nhận xét, đánh giá kết nghiên cứu đề tài - Các nhận xét, đánh giá phản biện, thành viên khác Hội đồng nghiệm thu (nếu có) Theo lĩnh vực nghiên cứu, chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành loại: * Tài liệu nghiên cứu khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu cơng trình nghiên cứu tốn học, vật lý, hóa học, sinh học * Tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội bao gồm tài liệu cơng trình nghiên cứu lĩnh vực văn học, ngôn ngữ học, sử học, triết học, tơn giáo, văn hóa * Tài liệu nghiên cứu kỹ thuật công nghệ bao gồm tài liệu cơng trình nghiên cứu nơng nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ thuật quân sự, chế tạo máy * Tài liệu nghiên cứu phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật bao gồm tài liệu phát minh sáng chế nông nghiệp, công nghiệp , thường sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất 1.3.2 Số lƣợng, thành phần nội dung tài liệu NCKH Trƣờng ĐH KHXH&NV * Số lƣợng tài liệu Tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV bao gồm tài liệu đề tài nghiên cứu thuộc nhiều cấp, bao gồm: đề tài cấp Nhà nước (mã số KX), đề tài trọng điểm (mã số QGTĐ), đề tài đặc biệt (mã số QG), đề tài cấp Đại học Quốc gia (mã số QX), dự án sản xuất thử nghiệm, đề tài cấp Trường (mã số T) 15 đề tài NCKH sinh viên đạt giải Sinh viên NCKH cấp Trường dự thi cấp Bộ Tính đến thời điểm tháng 12/2006, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH thu thập lưu giữ khối lượng lớn tài liệu cơng trình NCKH cán sinh viên Dưới bảng thống kê số lượng công trình nghiên cứu bảo quản Trường ĐH KHXH&NV 64 nộp Thời gian giao nộp xác định dựa đặc thù riêng tài liệu, bao gồm thời gian thực đề tài, cấp độ đề tài Căn vào vấn đề lý luận sau nghiên cứu tình hình thực tế hoạt động triển khai NCKH Trường, dự kiến thời gian giao nộp hồ sơ đề tài NCKH vào lưu trữ quan năm sau đề tài nghiệm thu Sở dĩ đưa mốc thời gian theo Nghị định 110/2004/-CP Chính phủ có quy định thời hạn giao nộp tài liệu NCKH vào lưu trữ hành "sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức" Do vậy, hồ sơ đề tài đảm bảo thu thập bổ sung đầy đủ theo trình tự hình thành, triển khai nghiên cứu nghiệm thu đề tài Thời hạn lưu giữ 01 năm Phòng QLNCKH&ĐTSĐH hoàn toàn phù hợp Thời hạn áp dụng cho hồ sơ tất cấp độ đề tài, từ đề tài cấp sở, đề tài cấp Đại học Quốc gia, đề tài trọng điểm, đề tài đặc biệt Phịng QLNCKH&ĐTSĐH có trách nhiệm thu thập toàn tài liệu liên quan đến đề tài sau nghiệm thu hồ sơ đề tài phải hoàn chỉnh giao nộp vào lưu trữ Giai đoạn tiếp theo, hồ sơ đề tài NCKH phận lưu trữ Trường quản lý Gắn liền với việc xác định trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đề tài, Trường cần xây dựng quy chế cơng tác lưu trữ nói chung có điều khoản quy định cụ thể lưu trữ tài liệu NCKH Thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu NCKH * Nghiệp vụ thu thập, bổ sung Thực trạng lưu trữ tài liệu NCKH Trường ĐH KHXH&NV khẳng định yêu cầu cấp thiết phải thu thập, bổ sung khối hồ sơ đề tài NCKH bảo quản Phòng QLNCKH&ĐTSĐH để đưa vào lưu trữ hành Việc thu thập, bổ sung tài liệu NCKH Trường ĐH 65 KHXH&NV thực dựa sở pháp lý: Bộ Luật Dân sự, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Tại Điều 747 Bộ Luật Dân nước CHXHCN Việt Nam quy định loại hình tác phẩm bảo vệ cơng trình khoa học Điều đồng nghĩa với việc tài liệu NCKH trường đại học nói chung Trường ĐH KHXH&NV nói riêng pháp luật bảo vệ Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động trường đại học thành phần quan trọng Phông Lưu trữ Quốc gia, di sản quý báu nhiều phương diện kinh tế, khoa học, văn hóa Tại Điều 27 Pháp lệnh quy định quan, tổ chức phạm vị nhiệm vụ, quyền hạn mình, có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ quy định thu thập, quản lý bảo vệ tài liệu lưu trữ quan nêu rõ Điều 11 Điều 15 Pháp lệnh Nhằm mục đích bảo vệ an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu NCKH đáp ứng yêu cầu quản lý, đáp ứng nhu cầu xã hội phận lưu trữ Trường ĐH KHXH&NV có đủ thẩm quyền thực việc thu thập quản lý toàn khối tài liệu hình thành hoạt động khoa học Nhà trường Việc thu thập cần tiến hành hồ sơ đề tài NCKH từ năm 1996 đến hồ sơ hình thành thời gian tới Nếu Nhà trường xây dựng quy chế thu thập tạo nếp cơng tác giao nộp tài liệu góp phần bước tập trung quản lý thống hồ sơ lưu trữ NCKH Trường Việc thu thập bổ sung tài liệu NCKH tạm phân chia thành hai giai đoạn Giai đoạn thứ q trình triển khai, nghiệm thu đề tài, Phịng QLNCKH&ĐTSĐH có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu liên quan đến đề tài chậm 30 ngày sau cơng trình thức 66 nghiệm thu Trên sở tài liệu có gồm phiếu đăng ký, thuyết minh đề tài; định giao đề tài bổ nhiệm chủ trì đề tài, hợp đồng triển khai nghiên cứu; công văn định liên quan đến nghiệm thu cơng trình; sản phẩm nghiên cứu; chuyên viên quản lý có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu liên quan đến nghiệm thu đề tài biên họp Hội đồng, phiếu đánh giá, cơng trình sửa theo ý kiến Hội đồng (nếu có) Hồ sơ sau thu thập cần đảm bảo tính hồn chỉnh hồ sơ, phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc cơng trình nghiên cứu Giai đoạn thứ hai thu thập hồ sơ đề tài NCKH vào lưu trữ hành Sau năm kể từ công trình nghiệm thu, hồ sơ giao nộp cho phận lưu trữ quan Lưu trữ hành thu hồ sơ đề tài vào lưu trữ hồ sơ có đầy đủ thành phần tài liệu theo quy định * Nghiệp vụ phân loại tài liệu Về mặt lý thuyết, phân loại tài liệu vào đặc trưng tài liệu để phân chia chúng thành nhóm để tạo điều kiện cho bảo quản, thống kê, tra tìm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Trên thực tế, nghiệp vụ phân loại làm tốt tạo tiền đề thuận lợi cho nghiệp vụ khác Do vậy, mắt xích quan trọng thiếu công tác lưu trữ tài liệu NCKH Tiến hành phân loại tài liệu NCKH có tác dụng quan trọng trình tổ chức khoa học tài liệu, giải triệt để tình trạng bó gói cơng trình NCKH, chuẩn bị tốt cho việc xã hội hóa tri thức khoa học cơng nghệ, phục vụ cho nghiệp giáo dục đào tạo Trường nói riêng phục vụ cho phát triển đất nước nói chung 67 Nếu thực phân loại xác định giá trị tài liệu đưa vào lưu trữ, từ lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Ngoài ra, thực tốt việc phân loại tài liệu phục vụ thiết thực cho tra tìm tài liệu nhanh chóng Việc phân loại khối hồ sơ đề tài NCKH thực hai phận, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH phận lưu trữ trường Theo chúng tơi, Phịng QLNCKH&ĐTSĐH, việc phân loại mang tính chất tạm thời nhằm phục vụ việc quản lý tài liệu giai đoạn văn thư Tại đây, hồ sơ đề tài phân loại theo phương án sau: Năm Cấp độ đề tài - Mã số đề tài Tại phận lưu trữ, khối tài liệu NCKH Trường dự kiến phân loại theo phương án: Năm - Cấp độ đề tài - Mã số đề tài Tài liệu chia thành nhóm lớn theo năm, sau chia theo cấp độ đề tài - Nhóm 1: Hồ sơ đề tài cấp Nhà nước (KX) - Nhóm 2: Hồ sơ đề tài trọng điểm cấp Đại học Quốc gia (QGTĐ) - Nhóm 3: Hồ sơ đề tài đặc biệt cấp Đại học Quốc gia (QGĐB) - Nhóm 4: Hồ sơ đề tài cấp Đại học Quốc gia (QX) - Nhóm 5: Hồ sơ đề tài cấp Trường (T) - Nhóm 6: Hồ sơ đề tài NCKH sinh viên dự thi giải cấp Trường, cấp Bộ Trong nhóm, hồ sơ đề tài phân chia thành đơn vị bảo quản theo thứ tự mã số đề tài Sắp xếp tài liệu hồ sơ: Hồ sơ lưu trữ tài liệu NCKH có đặc điểm riêng tồn hồ sơ hình thành q trình đăng ký, phê duyệt, triển khai nghiên cứu 68 nghiệm thu đề tài, cán quản lý NCKH thu thập đầy đủ xếp theo trật tự định Các văn hồ sơ bao gồm: - Phiếu đăng ký đề tài - Quyết định phê duyệt giao đề tài - Hợp đồng nghiên cứu - Cơng văn cấp quản lý có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài - Báo cáo trình thực đề tài - Tóm tắt kết nghiên cứu (tiếng Việt tiếng Anh) - Báo cáo tổng quan đề tài - Các báo công bố liên quan đến đề tài - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu - Các nhận xét phản biện thành viên khác Hội đồng (nếu có) - Phiếu đánh giá kết nghiên cứu đề tài - Biên họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu - Các tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực đề tài, đơn đề nghị thay đổi nội dung nghiên cứu đề tài…) *Nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu Trên thực tế, tài liệu sản sinh mang giá trị định Để lựa chọn tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ phải tiến hành xác định giá trị tài liệu hay gọi đánh giá giá trị tài liệu Trong Từ điển Thuật ngữ lưu trữ xuất năm 1988 Hội đồng Lưu trữ Quốc tế có định nghĩa: “Đánh giá tài liệu chức công tác lưu trữ nhằm định số phận cuối tài liệu dựa vào giá trị lưu trữ chúng” 69 Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam có nêu xác định giá trị tài liệu trình nghiên cứu sử dụng nguyên tắc tiêu chuẩn khoa học lưu trữ để lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản loại huỷ tài liệu khơng có giá trị Đối với loại hình tài liệu NCKH trước đưa vào lưu trữ cần thiết phải tiến hành xác định giá trị Tuy nhiên, tài liệu NCKH có đặc thù riêng quy định q trình hình thành tài liệu tính chất tài liêu nên áp dụng tiêu chuẩn hay phương pháp xác định giá trị thông thường tài liệu hành Trước hết, mặt thành phần tài liệu, tài liệu hồ sơ đề tài NCKH hình thành dựa bước quy trình đề xuất, xét duyệt, triển khai nghiệm thu đề tài Bản thân quy trình chặt chẽ nên tài liệu hình thành nên có giá trị cao mặt pháp lý, thơng tin tài liệu đảm bảo xác không trùng lặp Mặt khác, đề tài NCKH đánh giá thông qua Hội đồng nghiệm thu đề tài Mỗi báo cáo tổng quan cơng trình nghiên cứu phải đảm bảo chất lượng nội dung hình thức theo quy chuẩn hoạt động NCKH Nếu cơng trình khơng đảm bảo chất lượng khơng nghiệm thu có trường hợp thông qua sau sửa chữa theo ý kiến đóng góp Hội đồng Do vậy, toàn tài liệu hồ sơ NCKH giữ lại tồn kể từ chủ trì đề tài hoàn tất văn cần nộp theo quy định sau nghiệm thu đề tài Mặt khác, xác định giá trị hồ sơ đề tài NCKH dựa cấp độ đề tài khơng thể đánh giá đề tài cấp độ cao có giá trị khoa học đề tài cấp độ thấp Cụ thể đề tài trọng điểm có giá trị đề tài đặc biệt đề tài cấp Đại học Quốc gia có giá trị đề tài cấp Trường Mặc dù, mức độ quy mơ 70 loại hình đề tài khác nhau, song đề tài phải thực nghiêm túc, đạt quy chuẩn mặt nghiên cứu khoa học Có khác phạm vi nghiên cứu cịn chất lượng khoa học khó xác định đề tài tốt Do vậy, tiêu chuẩn cấp độ đề tài yếu tố để xác định đề tài cần đưa vào lưu trữ đề tài cần loại huỷ Ngoài ra, số đề tài NCKH Trường ĐH KHXH&NV có đề tài NCKH sinh viên Những đề tài cần xác định giá trị xác định thời hạn bảo quản Theo chúng tôi, cơng trình NCKH sinh viên cần giữ lại cơng trình có giá trị khoa học tiêu biểu Trên thực tế, tất hồ sơ đề tài NCKH cơng trình NCKH sinh viên lưu giữ toàn từ hồ sơ đến tài liệu bên hồ sơ Cũng đặc điểm riêng loại hình tài liệu gắn với chủ trì đề tài nên thời hạn bảo quản không quy định Kết công tác xác định giá trị bảo quản khối lượng tài liệu tối thiểu phải chứa đựng lượng thông tin tối đa nhằm phục vụ hiệu cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Để tránh tình trạng cơng trình nghiên cứu khoa học có giá trị khác lại bảo quản thời gian, địa điểm, xác định giá trị tài liệu nghiên cứu khoa học cần tôn trọng nguyên tắc tiêu chuẩn chung xác định giá trị tài liệu lưu trữ Theo chúng tôi, tài liệu nghiên cứu khoa học có đặc điểm riêng có giá trị nhiều mặt nên xác định giá trị cần xem xét tiêu chuẩn riêng như: + Tiêu chuẩn hiệu kinh tế: kết nghiên cứu cơng trình phải phát minh, cải tiến kỹ thuật đem lại hiệu kinh tế cao lao động sản xuất, cụ thể hiệu cho hoạt động đào tạo Trường hiệu xã hội 71 + Tiêu chuẩn mẻ: kết nghiên cứu cơng trình lần cơng bố, thừa nhận cấp quốc gia quốc tế Cũng cơng trình nghiên cứu khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu trước + Tiêu chuẩn chất lượng: kết nghiêu cứu công trình phải hội đồng khoa học đánh giá cao + Tiêu chuẩn tác giả: cơng trình nghiên cứu sản phẩm tác giả nhà khoa học có uy tín, có nhiều cơng trình nghiên cứu, đạt nhiều thành công lĩnh vực nghiên cứu * Nghiệp vụ thống kê Khi tiến hành phân loại khoa học hồ sơ đề tài, phận lưu trữ cần xây dựng công cụ thống kê tài liệu NCKH bao gồm loại sổ nhập, xuất tài liệu NCKH, sổ thống kê hồ sơ đề tài NCKH Những loại sổ cần làm tách rời sổ thống kê tài hiệu hành khối tài liệu phải lưu trữ riêng Tuy nhiên, bên cạnh sổ thống kê hồ sơ đề tài theo phương án phân loại, phận lưu trữ cần xây dựng sổ thống kê theo chuyên đề Loại sổ thống kê vào lĩnh vực nghiên cứu đề tài để thống kê bổ sung hàng năm sau thu thập hồ sơ đề tài lưu trữ hành *Bảo quản tài liệu Cần bố trí phịng kho, giá tài liệu phương tiện máy hút ẩm, điều hòa , đầu tư nhiều phòng kho trang thiết bị để bảo quản cơng trình nghiên cứu khoa học lâu dài đưa sử dụng hiệu cho mục đích khác Trường Cụ thể, giai đoạn tài liệu quản lý Phòng QLNCKH&ĐTSĐH, hồ sơ đề tài cần bảo quản phòng, lưu giữ tủ sắt đảm bảo chất lượng vật lý hồ sơ Nếu 72 toàn hồ sơ đề tài giao nộp vào lưu trữ hành năm sau đề tài nghiệm thu hàng năm số hồ sơ đề tài hình thành bảo quản phòng khoảng 200 hồ sơ Do vậy, quan cần bố trí 02 tủ sắt để bảo quản hồ sơ Tài liệu hồ sơ cần tập trung túi hồ sơ, xếp theo trật tự định theo trình tự hình thành tài liệu Bìa túi hồ sơ cần ghi thông tin sau: TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HỒ SƠ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 01 Tên đề tài: 02 Mã số đề tài: 03 Tên chủ trì đề tài Đơn vị 04 Quyết định công nhận đề tài số ngày 05 Hợp đồng nghiên cứu số ngày 06 Quyết định nghiệm thu số ngày 07 Ngày nghiệm thu: 08 Kết nghiệm thu: Ghi chú: 73 Bên túi hồ sơ cần có kê mục lục tài liệu bên hồ sơ có tờ kết thúc Tài liệu hồ sơ cần đánh số theo trật tự xếp cố định 3.3 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu NCKH *Xây dựng công cụ tra cứu Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH phương tiện tra tìm hồ sơ nhằm cung cấp cho đối tượng khai thác tài liệu thoả mãn yêu cầu khai thác nhanh chóng xác Về bản, cơng cụ tra cứu thường sử dụng bao gồm sổ thống kê tài liệu, thẻ tra tìm tài liệu sở liệu đề tài NCKH Hiện công cụ tra cứu hồ sơ đề tài chủ yếu danh mục đề tài phê duyệt hàng năm Loại cơng cụ phục vụ có hiệu hồ sơ đề tài lưu giữ Phòng QLNCKH&ĐTSĐH Tuy nhiên, hồ sơ giao nộp vào lưu trữ danh mục sở để xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ lưu trữ đề tài NCKH Như phân tích trên, hồ sơ đề tài thu kho tiến hành nghiệp vụ lưu trữ, cán lưu trữ xây dựng sổ thống kê hồ sơ đề tài để phục vụ tra cứu hồ sơ Ngồi ra, loại cơng cụ tra cứu hiệu khác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đề tài NCKH Phần mềm phải có sản phẩm đầu thông tin về: mục lục đề tài NCKH lưu trữ, mục lục đề tài NCKH theo chuyên đề, mục lục đề tài NCKH theo tác giả Cơ sở liệu phải đảm bảo số yêu cầu như: - Lưu trữ tồn thơng tin hồ sơ đề tài - Có thể cập nhật chỉnh sửa thơng tin đề tài sở liệu - Có khả chiết xuất thông tin theo sản phẩm thông tin đầu - Đảm bảo khai thác, tra tìm nhanh chóng 74 - Dễ thao tác, sử dụng, đảm bảo tính bảo mật an tồn liệu Cơ sở liệu hồ sơ đề tài NCKH xây dựng dựa phần mềm quản lý đề tài KHCN Phòng QLNCKH&ĐTSĐH cập nhật thông tin * Xác định trách nhiệm phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Hiện nay, toàn hồ sơ đề tài lưu giữ Phịng QLNCKH&ĐTSĐH Phịng có trách nhiệm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuộc Phòng Cán phụ trách khối hồ sơ đề tài đồng thời phục vụ nhu cầu khai thác liên quan đến hồ sơ Sau phân cấp xác định phận lưu trữ Trường có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hành khối hồ sơ đề tài NCKH trách nhiệm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đương nhiên thuộc phận lưu trữ cán lưu trữ Việc phục vụ khai thác công việc quan trọng mục đích cuối lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH Do vậy, Phịng Hành - Quản trị cần bố trí nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ khai thác có hiệu hồ sơ đề tài * Xác định đối tƣợng khai thác sử dụng tài liệu Để phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả, phận lưu trữ cần xác định đối tượng nhóm nhu cầu mà phục vụ Căn vào ý nghĩa tài liệu NCKH tạm xác định số nhóm đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu sau: - Các cán quản lý: bao gồm cán lãnh đạo, chuyên viên quản lý hoạt động NCKH, quản lý công tác tổ chức cán Trường Nhóm đối tượng có nhu cầu khai thác thông tin đề tài để phục vụ hoạt động quản lý xây dựng kế hoạch khoa học công nghệ, phục vụ thống kê, lập báo cáo định kỳ 75 - Cán giảng viên; nhóm đối tượng chủ thể sản sinh tài liệu Họ có nhu cầu khai thác để phục vụ mục đích cá nhân nghiên cứu hồ sơ phục vụ việc triển khai đề tài nghiên cứu việc hệ thống lịch sử nghiên cứu vấn đề cơng trình nghiên cứu có liên quan, kế thừa tri thức có, sử dụng kết nghiên cứu mang tính liên ngành, tránh trùng lặp với nghiên cứu có Ngồi ra, việc khai thác hồ sơ đề tài phục vụ cho việc biên soạn giáo trình giảng cấp đào tạo Mặt khác, thơng tin từ hồ sơ cịn phục vụ cho việc minh chứng cho hồ sơ đề nghị phong học hàm học vị, xét tặng danh hiệu thi đua chủ trì đề tài - Sinh viên: nay, nhóm đối tượng có nhu cầu khai thác, nhiên tổ chức lưu trữ tốt hồ sơ đề tài có biện pháp giới thiệu thông tin đề tài cách rộng rãi chắn nhóm đối tượng tăng lên cách đáng kể Nhu cầu khai thác dự đoán tập trung vào số loại như: khai thác cơng trình NCKH tiêu biểu sinh viên, cơng trình nghiên cứu giảng viên phục vụ việc làm tiểu luận, khoá luận tốt nghiệp, tập - Những độc giả khác: nhóm đối tượng rộng rãi, bao gồm nhà nghiên cứu, cán giảng viên, sinh viên, học viên sau đại học đơn vị đào tạo, nghiên cứu khác có nhu cầu khai thác đề tài nghiên cứu phục vụ mục đích riêng Tóm lại, đối tượng khai thác sử dụng hồ sơ NCKH phong phú với nhiều mục đích sử dụng khác Nếu lưu trữ tốt có biện pháp thơng báo tài liệu lưu trữ NCKH để độc giả tiếp cận thơng tin đề tài hiệu khai thác lớn Muốn vậy, phận lưu trữ cần xây dựng hình thức giới thiệu tài liệu hiệu quả, phổ biến rộng rãi để nhiều người biết thông tin khối hồ sơ Đồng thời, phận lưu trữ cần tích cực triển khai đồng 76 biện pháp tổ chức phục vụ khai thác xây dựng loại công cụ tra cứu, mở rộng hình thức phục vụ khai thác đọc chõ, mượn cung cấp thông tin qua mạng, viết giới thiệu tổng quan, giới thiệu theo chuyên đề * Biện pháp tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Như phân tích, tài liệu NCKH sử dụng vào nhiều mục đích nên kho lưu trữ quan thường áp dụng nhiều hình thức khác nhau, tập trung số hình thức như: khai thác tài liệu phịng đọc, thông báo tài liệu lưu trữ, cấp phát sao, triển lãm tài liệu, công bố tài liệu Các hình thức phục vụ tổ chức khai thác sử dụng cần đa dạng hóa Hình thức phịng đọc thường bị giới hạn không gian thời gian nên người xa khơng có thời gian vào hành khó tiếp cận tài liệu Ngày nay, với mở rộng hợp tác đào tạo quốc tế, đối tượng cần nghiên cứu loại tài liệu trở nên phong phú đa dạng Vì vậy, hình thức phục vụ cung cấp thơng tin qua hịm thư; cung cấp thông tin qua mạng tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu nơi đâu thời điểm Khối tài liệu NCKH có giá trị lớn hoạt động quản lý Nhà trường, hoạt động NCKH cán bộ, giảng viên sinh viên Cần tích cực thông báo rộng rãi tài liệu cho đối tượng có nhu cầu biết có khả tiếp cận với tài liệu thơng qua hình thức thông báo tài liệu lưu trữ trang Web Trường, cơng bố danh mục tóm tắt nội dung cơng trình khoa học nghiệm thu tháng, năm Hiện nay, việc khai thác hồ sơ chủ yếu để phục vụ hoạt động quản lý phận chức phục vụ cho cá nhân chủ trì 77 đề tài cần tra tìm lại giấy tờ liên quan đến đề tài thực nhằm hồn thiện hồ sơ thi đua khen thưởng, phong học hàm giáo sư phó giáo sư, phong danh hiệu Nhà giáo nhân dân, Nhà giáo ưu tú Việc khai thác nhóm tài liệu cho mục đích nghiên cứu khoa học hạn chế Hầu cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà nghiên cứu khai thác hồ sơ đề tài phục vụ cho hoạt động nghiên cứu Thực tế xuất phát từ chỗ họ đến tài liệu này, chúng lưu đâu, thủ tục khai thác Cán trường vậy, đối tượng độc giả ngồi trường cịn khơng biết đến Trong mười năm qua, thông tin lưu trữ hồ sơ không phục vụ cho đối tượng trường Điều dẫn đến lãng phí tiền bạc, trí tuệ nhà khoa học cơng trình mà họ tâm huyết, say mê nghiên cứu hoàn thiện xong, giải ngân coi kết thúc Cơng trình bó gói cất vào tủ, khả xã hội hóa, nhiều người biết đến hạn chế Nếu chủ trì đề tài kết hợp việc nghiên cứu với xuất giáo trình, giảng, sách tham khảo, chuyên khảo viết công bố tạp chí ngành cơng trình nghiên cứu phát huy giá trị Tuy nhiên phần lớn cơng trình cất kín tủ cán quản lý khoa học khiến cho giá trị chất xám bị lãng phí Ngồi ra, việc lưu trữ tài liệu không thực người, chỗ nên gây khó khăn cho hoạt động quản lý Do chưa có quản lý chặt chẽ nên có yêu cầu cần thống kê thơng tin liên quan đến đề tài phải nhiều thời gian cơng sức để tra tìm thơng tin, đơi cịn cho thơng tin khơng xác Do yêu cầu cấp thiết cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ NCKH nhằm cung cấp thông tin đề tài cách xác nhanh chóng Phải thiết kế 78 phần mềm ứng dụng lưu trữ thơng tin tồn văn đề tài nhằm phục vụ đối tượng có nhu cầu khai thác tồn văn cơng trình nghiên cứu Một biện pháp hiệu phục vụ khai thác tài liệu NCKH đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dưng sở liệu thông tin tài liệu NCKH Ngày nay, phát triển mạnh mẽ công nghệ khiến cho phương tiện lưu trữ thông tin phong phú Kết cơng trình nghiên cứu khoa học khơng có tài liệu chế vi tính mà lưu trữ đĩa mềm, đĩa CD phương tiện ghi tin điện tử khác Do vậy, người có nhu cầu sử dụng khơng tiếp cận trực tiếp tài liệu giấy mà cịn sử dụng kết nghiên cứu dạng tài liệu điện tử Tuy nhiên, để sử dụng kết nghiên cứu khoa học dạng điện tử, cần phải xây dựng thêm quy định chặt chẽ Việc tra tìm thơng tin đề tài nghiên cứu khoa học trở nên dễ dàng thuận tiện hệ thống sở liệu chuẩn bị tốt Người có nhu cầu sử dụng tra tìm theo trường thông tin khác theo tên tác giả, tên đề tài, vấn đề nghiên cứu, năm nghiên cứu, chất lượng đề tài… Tóm lại, biện pháp tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu NCKH có nhiều, song trước mắt, phận lưu trữ Trường cần tập trung vào biện pháp chính: phục vụ đọc chỗ, cho mượn tài liệu, cấp phát tài liệu, xây dựng sở liệu thông tin lưu trữ hồ sơ đề tài, đẩy mạnh thông báo giới thiệu thông tin đề tài trang Web trường Đại học Quốc gia Hà Nội, tổ chức buổi triển lãm tài liệu ... phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao gồm Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Ngoại... cứu khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu tốn học, vật lý, hóa học, sinh học * Tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội bao gồm tài liệu công trình nghiên cứu lĩnh vực văn học, ... Trường đại học, có Trường ĐH KHXH&NV cần tổ chức quản lý phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng để phát huy giá trị tài liệu NCKH 29 Chuơng Thực trạng tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu