TỔ CHỨC QUẢN lý và NHÂN sự TRONG GIAI đoạn vận HÀNH

PHẦN 1 : TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN DỰ ÁN I. CƠ SỞ PHÁP LÝ • Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày 0/04/2003 của Chính phủ qui định chính chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ xây dựng • Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình • Nghị định 112/2006 NĐ-CP ngày 29/09/2996 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình II. HÌNH THỨC,CƠ CẤU VÀ NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.Hình thức,cơ cấu tổ chức quản lý . Do đặc thù của một dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư cao tầng nên có thể nói hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất trong giai đoạn thực hiện là : Tổ chức quản lý theo chức năng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau : Giám đốc và phó giám đốc Bộ phận kỹ thuật Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận hành chính tổ chức 1 2. Nhiệm vụ quyền hạn của ban quản lý dự án - Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phụ vụ cho việc xây dựng công trình . - Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định. - Lâp hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu . - Đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo ủy quyền của chủ đầu tư. - Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực - Nghiệm thu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết - Quản lý chất lượng khối lượng tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn vệ sinh môi trường của công nhân xây dựng. - Nghiệm thu bàn giao công trình - Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm , báo cáo quyết toán khi dự án đưa vào khai thác sử dụng 3.Vai trò của ban quản lý dự án - Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án - Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết các vấn đề tiềm tàng, thúc đẩy dự án phát triển. - Rút ngắn thời gian thực hiện dự án - Giảm chi phí tăng lợi ích của dự án. - Hoàn thành các hạng mục công trình với chất lượng và dịch vụ cao. - Tăng cường sự điều phối giữa các bộ phận của dự án . 2 4.Chức năng của ban quản lý dự án a. Lập kế hoạch gồm các nội dung sau : - Xác định mục tiêu của dự án - Xác định phạm vi của dự án - Xác định thời hạn hoàn thành của từng công việc và toàn bộ dự án - Xác đinh các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án - Xác định các yêu cầu về cấp kinh phí cho dự án b.Tổ chức thực hiện gồm các nội dung sau - Thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án - Xác định nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân tham gia vào dự án - Lựa chọn sử dụng và đào tạo các cán bộ quản lý dự án - Lựa chọn các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện dự án c.Điều hành thực hiện gồm các nội dung - Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án - Thiết lập và tạo những môi trường thuận lợi cho dự án - Thu thập thông tin , đề ra các quyết định để giải quyết kịp thời những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án d.Kiểm tra thực hiện gồm các nội dung - Xác định các sai sót và ách tắc - Xử lý các sai sót và ách tắc được phát hiện 5.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong ban quản lý a.Giám đốc ban quản lý Là người chỉ huy cao nhất trong quá trình giám sát việc thực hiện dự án .Chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về chất lượng của dự án. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhà thầu thực hiện dự án để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình. 3 b.Phó giám đốc ban quản lý Là người thay mặt giám đốc ban quản lý giai quyết các công việc khi giám đốc đi vắng .Là người trực tiếp quản lý giám sát tiến độ thi công và chất lượng công trình mà nhà thầu đang thực hiện . c.Bộ phận kỹ thuật Là người trực tiếp giám sát về mặt kỹ thuật tại công trường thi công để chắc chắn nhà thầu thực hiện thi công công trình đúng yêu kỹ thuật đã vạch ra trong hô sơ dự án.Tư vấn cho giám đốc và phó giám đốc ban quản lý về kỹ thuật công trình trong quá trình giám sát . d.Bộ phận tài chính kế toán Thực hiện việc quyết toán tổng chi phí cho toàn bộ khu chung cư trong giai đoạn thực hiện. Xem xét và đánh giá chi tiêt cụ thể chi phí thi công. Sau đó cung cấp vốn cho bên thi công thoe từng hạng mục thực hiện công trình. Kiểm tra, giam sát chi phí thực hiện công trình nhằm đảm bảo bên thi công không có hoạt động gian lận trong hoạt động tài chính. e. Bộ phận hành chính tổ chức: Thực hiện các chức năg hành chính bao gồm các giấy tờ xin cấp phép. Giải phóng mặt bằng, …Đồng thời giám sát các tổ chức cá nhân tham gia thực hiện dự án. 4 III. NHÂN SỰ 1. Nhân sự dự kiến: Thứ tự Chức vụ và bộ phận Số lượng 1 Giám đốc ban quản lý dự án 1 2 Phó giám đốc ban quản lý dự án 1 3 Trưởng bộ phận kế hoạch-Kỹ thuật 1 4 Trưởng bộ phận tài chính kế toán 1 5 Bộ phận kế hoạch kỹ thuật 3 6 Bộ phận tài chính kế toán 2 7 Bộ phận hành chính tổ chức 1 8 Lái xe 1 Tổng Cộng 11 Trong quá trình triển khai cụ thể có thể có những điều chỉnh thích hợp để giám sát và quản lý có hiệu quả 2.Yêu cầu đối với các vị trí trong ban quản lý a Đối với giám đốc : - Quốc tịch Việt Nam - Giới tính : Nam - Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học - Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án ,Kỹ sư kinh tế xây dựng có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, thường là các kỹ sư bậc 3 - Trình độ chính trị : Trung hoặc cao cấp lý luận chính trị b.Phó giám đốc: - Quốc tịch : Việt Nam - Giới tính : Nam - Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học 5 - Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án, kỹ su ư kinh tế xây dựng ( có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ) c.Đối với các trưởng bộ phận Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, có chuyên môn và có sức khỏe theo yêu cầu của công việc cụ thể d. Đối với nhân viên các bộ phận : Có trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực và công việc cụ thể 3.Chế độ làm việc Giờ làm việc hành chính theo quy định của luật lao động 8h/ngày. Nghỉ thứ 7,chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định.Có chế độ nghỉ phép theo định kỳ và khối lượng công việc đã hoàn thành… Chức vụ Lương (Triệu đồng /Tháng ) Giám đốc 10,5 Phó giám đốc 7 Trưởng bộ phận 5 Nhân viên 2 đến 3,5 Lương thưởng tuỳ theo công trình và khối lượng công việc hoàn thành. 6 PHẦN 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH I. LÝ DO LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ THEO CHỨC NĂNG Khu chung cư Linh Đàm mà chúng tôi dự kiến đầu tư là một khu chung cư cao cấp dành cho những người có thu nhập cao. Do đó có yêu cầu khắt khe trong việc tổ chức, quản lý các toà nhà đó để đảm bảo vệ sinh, an toàn, thoáng mát. Vì vậy, chúng tôi đã lựa chọn mô hình quản lý theo chức năng để phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân: Quản lý theo chức năng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá trong các khâu tổ chức, tránh chồng chéo giữa các bộ phận. Mỗi bộ phận có một ban quản lý riêng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao. Đây là khu chung cư cao cấp 14 tầng với 104 căn hộ. Người dân có mức sống cao nên nhu cầu an toàn là rất quan trọng. Do đó cần có một đội bảo vệ có kinh nghiệm, thường xuyên tuần tra để giữ vững an ninh trật tự. Các bộ phận phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân sẽ được bố trí ở tầng một và tầng hai để đảm bảo khâu vận chuyển một cách dễ dàng. Cần có một khu vui chơi sạch sẽ cũng như một bầu không khí trong lành cho cả toà nhà, do đó đội vệ sinh cần đảm bảo đó là những người có trách nhiệm với công việc và nguyên tắc kỉ luật cao. Vì quản lý theo chức năng nên giữa các bộ phận, các phòng ban cần đảm bảo mối liên hệ, gắn bó chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban cần phải tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác thực hiện tốt nhiệm vụ. của mình. 7 Tiêu chuẩn của một khu trung cư cao cấp: theo thông tư 11/2005/TT_BXD Một chung cư cao tầng có chất lượng khi nó thoả mãn một số yêu cầu cụ thể sau: Về quy hoạch: Tuân thủ không gian, bảo đảm hệ số sử dụng đất, diện tích cây xanh, bãi đỗ xe phù hợp với quy hoạch xây dựng các khu đô thị trong giai đoạn dài hạn. Về kiến trúc: Lựa chọn các giải pháp kiến trúc ngoài nhà bảo đảm yêu cầu về an toàn, thẩm mỹ, bền lâu, phù hợp với khí hậu Việt Nam. Bên trong căn hộ phải được bố trí thuận tiện, giải quyết nhu cầu thân thiện với môi trường, đảm đảm thông thoáng và có ánh sáng tự nhiên. Về kết cấu: Đặc biệt coi trọng công tác khảo sát địa chất để lựa chọn giải pháp thiết kế bảo đảm các yêu cầu tuổi thọ sử dụng, ổn định, an toàn, hiệu quả. Tính toán thiết kế kết cấu phải quan tâm đến tác động của trọng tải ngang (gió, bão, động đất ) có tính đến khả năng chịu tải của công trình khi có sự gia tăng thêm tải trọng Ngoài ra còn có các yêu cầu khác như hệ thống cơ điện trong nhà cao tầng đòi hỏi bảo đảm độ tin cậy và an toàn cao và được kiểm tra thường xuyên. Công trình chung cư phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về phòng chống cháy nổ, phải có hệ thống xử lý nước thải, thu gom và vận chuyển chất thải rắn Khi nói về chất lượng của một khu đô thị mới một khu chung cư thì thông thường nhóm tiêu chí chất lượng cần bao gồm các yêu cầu: Chất lượng bản thân toà nhà chung cư và từng căn hộ; sự đồng bộ hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội; có chủ quản lý và bảo trì trong suốt quá trình sử dụng chung cư. 8 II.TỔ CHỨC QUẢN LÝ 1.Sơ đồ tổ chức 9 Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh Phòng hành chính _nhân sự Phòng tài chính_ kế toán Phòng dịch vụ Khu nhà cho thuê Khu nhà trẻ Khu siêu thị Khu vui chơi giải trí Phòng hành chính Phòng nhân sự Phòng kế toán Phòng tài chính An Ninh Vệ sinh Lễ tân 10 [...]... nghiệp,bảo đảm an toàn về mọi mặt cho trẻ nhỏ và có thể phục vụ ăn uống cho trẻ nhỏ vào bữa trưa,vui chơi theo đúng chế độ quy định + Khu nhà cho thuê :quản lý các căn phòng cho thuê,thu tiền và quản lý đối tượng thuê.tạo sự tiện ích giảm bớt các thủ tục thuê nhà rườm rà tạo cảm giác như ở nhà 3.2.Phòng hành chính _nhân sự: + Nhân sự : chịu trách nhiệm nhân sự của toàn bộ công ty.Tuyển chọn huấn luyện... quyền quản lý trực tiếp của các trưởng phòng +Quản lý các nhân viên trực tiếp dưới sự quản lý của mình +Đưa ra các giải pháp kịp thời khi có các sự cố đột biến (đối vói các vân đề quan trọng cần có sự thông qua của trưởng phòng) +Trực tiếp đỉều động nhân viên làm việc +Kiểm tra giám sát nhân viên 2.4.Các nhân viên +Hoàn thành các nhiệm vụ đựoc giao bởi các tổ trưởng trực thuộc +Thực hiện các quy tắc... định về sự thay đổi quản lý trong bộ phận của mình, +Thay mặt giám đốc trả lời các ý kiến của khách hàng về vấn đề thắc mắc và đưa ra các giải pháp tạm thời và sau đó phải được sự thông qua của giấm đốc Đối với các vấn đề quan trọng phải đựoc giám đốc trực tiếp thông qua +Chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề mình quản lý 2.3.Các tổ trưởng : Đứng đầu các tổ trực thuộc quyền quản lý trực tiếp... 2.4.Phòng hành chính _nhân sự a.Trưởng phòng hành chính _nhân sự (1 người) Yêu cầu công việc 19 - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và văn hoá doanh nghiệp cho cán bộ nhân viên - Giám sát việc thực hiện HĐLĐ, Luật Lao và Nội quy lao động của Công ty - Triển khai và giám sát việc thức hiện chế độ chính sách đối với người lao động: tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp, thưởng - Tổ. .. định đối với người lao động - Các công việc hành chánh khác - Có kinh nghiệm trong công tác nhân sự: tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi nhân sự, Yêu cầu trình độ Tốt nghiệp từ Cao Đẳng trở lên - Có từ 1-2 năm kinh nghiệm - Anh văn trình độ C trở lên, nghe nói viết thông thạo - Có tinh thần trách nhiệm trong công việc - Chịu khó học hỏi và siêng năng trong công việc - Có khả năng giao tiếp,... thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong giai đoạn vận hành dự án + Đảm bảo các nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty + Quản lý theo dõi nguồn vốn của công ty trong vận hành dự án + Lập kế hoạch tài chính theo tháng,quý, năm, đồng thời định kỳ báo cáo theo yêu cầu của giám đốc điều hành + Ghi chép và hạch toán đúng, đủ, các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh... việc trong lĩnh vực quản trị Hành chính – Nhân sự và ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tương; - Nắm vũng các nguyên tắc, quy định nghiệp vụ trong lĩnh vực làm việc; hiểu biết pháp luật lao động; - Có khả năng lãnh đạo, điều hành tập thể; - Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình tốt; - Có khả năng làm việc độc lập với độ tin cậy cao - Có khả năng quản lý, phân công và hướng dẫn nhân. .. án kinh doanh và hồ sơ bán hàng - Tổ chức và quản lý bán hàng - Quản lý kinh doanh dịch vụ và các loại hình dịch vụ khác của khu chung cư - Các Công tác khác khi Tổng giám đốc yêu cầu yêu cầu trình độ : tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh của các trường kinh tê,ngoại thương, thương mại…Có kỹ năng giao tiếp (trình bày,đàm phán ,thuyết phục…)có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo... cấu lao động Tổng số cán bộ công nhân viên và lao động trong công ty là: 124 người Trong đó: Bộ phận cán bộ quản lý chiếm 10% Bộ phận lao động trực tiếp chiếm 65% Bộ phận lao động gián tiếp chiếm 25% Lao động trên đại học là 5 người chiếm 4% Lao động trình độ đại học là 34 người chiếm 28% Lao động có trình độ dưới đại hoc là 85 người chiếm 68% 1: Nhân viên quản lí 2: Nhân viên gián tiếp 3: Nhân viên trực...2 .Chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí 2.1.Giám đốc điều hành: Đây là vị trí có vai trò đặc biệt quan trọng Quản lý cả khu chung cư cần: + Nắm được tình hình hoạt động của cả chung cư thông qua kết quả báo cáo của từng bộ phận trong từng thời kỳ (tháng,quý,hoặc năm) + Đề ra các điều lệ ,quy tắc hoạt động cho các bộ phận + Có đựoc sự giám sát thích hợp cho từng bộ phận trong từng thơì điểm giai đoạn