Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ văn phòng chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chun ngành: Lưu trữ Hà Nội- 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 62320301 Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội- 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu sử dụng luận văn trung thực Luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học, số thông tin từ văn Nhà nước có thích rõ ràng, đầy đủ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BT, CN: Bộ trưởng, Chủ nhiệm CP: Chính phủ NĐ: Nghị định QĐ: Quyết định TTgCP: Thủ tướng Chính phủ VPCP: Văn phịng Chính phủ MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo 11 Đóng góp đề tài 12 Kết cấu đề tài 12 CHƯƠNG 1: KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 13 1.1 Khái quát VPCP 13 1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển VPCP 13 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn VPCP 15 1.1.2.1 Vị trí chức 15 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 15 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 19 1.2 Khái quát Lưu trữ VPCP 24 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 24 1.2.2 Đội ngũ cán 26 1.2.3 Cơ sở vật chất 27 1.3 Nguồn thu thập, bổ sung vào Lưu trữ VPCP 28 1.4 Thành phần tài liệu hình thành trình hoạt động CP, Thủ tướng Chính phủ VPCP 29 Tiểu kết Chương 43 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 45 2.1 Cơ sở lý luận, pháp lý việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 45 2.1.1 Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu 45 2.1.2 Ý nghĩa công tác thu thập, bổ sung tài liệu 49 2.1.3 Những quy định Nhà nước công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 50 2.1.4 Những quy định VPCP thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 56 2.2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP 59 2.2.1 Những kết đạt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP 59 2.2.2 Chất lượng tài liệu, hồ sơ thu thập, bổ sung vào Lưu trữ VPCP 63 2.3 Một số nhận xét, đánh giá công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP 64 2.3.1 Những thuận lợi công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP 65 2.3.2 Khó khăn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP 65 Tiểu kết Chương 68 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 69 3.1 Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức công tác thu thập, bổ sung tài liệu 69 3.2 Bổ sung, hoàn thiện quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 70 3.3 Nâng cao trách nhiệm Lưu trữ VPCP công tác thu thập, bổ sung tài liệu 76 3.4 Tăng cường số lượng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ 81 3.5 Tập huấn, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu 83 3.6 Đầu tư kinh phí, sở vật chất cho công tác lưu trữ quan 86 Tiếu kết Chương 88 KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 94 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lưu trữ có vai trị giá trị to lớn đối đời sống xã hội trình phát triển kinh tế đất nước Điều khẳng định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 sau: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [29, tr.01] Tài liệu lưu trữ ghi lại khứ hào hùng, phản ánh chiến đấu anh dũng nhân dân ta nghiệp đấu tranh dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ có giá trị tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng, ngoại giao…Vì vậy, giá trị tài liệu lưu trữ vô giá, đưa khai thác, sử dụng mục đích góp phần tạo cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân dân ta Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công mở thời kỳ cho dân tộc Việt Nam, thời kỳ độc lập, tự tiến lên xây dựng xã hội Chiến tranh qua mát, tổn thất để lại cho nhân dân ta vơ to lớn, số mát, hủy hoại nghiêm trọng tài liệu lưu trữ Đây tổn thất mà mãi khắc phục Ý thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, từ ngày đầu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đời, Nhà nước ta ban hành nhiều văn đạo, điều hành hoạt động đất nước có việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ Ngày 03/01/1946, Hồ Chủ tịch Thông đạt Số 1C/VP gửi Bộ trưởng Chính phủ Thơng đạt nêu rõ công văn hồ sơ cũ tài liệu “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” “cấm khơng hủy cơng văn, tài liệu ấy, khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ” “những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” [07, tr.01] Những nội dung Thông đạt cho thấy Chủ tịch Hồ Chí Minh- người đứng đầu Nhà nước ý thức giá trị to lớn tài liệu lưu trữ Người khẳng định sách Nhà nước phải thu thập toàn tài liệu vào quan lưu trữ, cấm tuyệt đối việc tiêu hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện để Nhà nước bảo vệ quản lý thống tài liệu lưu trữ Nhà nước đời đồng nghĩa với đời máy để phục vụ cho nhà nước Trong trình hoạt động, quan, tổ chức sản sinh khối lượng văn bản, hồ sơ định để giải công việc Tùy thuộc vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức mà tài liệu lưu trữ có giá trị khác Để tài liệu lưu trữ phát huy hết vai trò giá trị đời sống xã hội trước hết người làm công tác lưu trữ phải thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu cách khoa học Nếu không làm tốt công tác này, nhiều tài liệu có giá trị Do vậy, nội dung nghiệp vụ quan trọng nhiệm vụ thiếu công tác lưu trữ nước ta VPCP quan ngang bộ, máy giúp việc CP TTgCP Đây quan có chức tham mưu, tổng hợp giúp CP tổ chức hoạt động chung CP; tham mưu, tổng hợp giúp TTgCP (bao gồm Phó TTgCP) lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động CP hệ thống hành nhà nước từ Trung ương đến sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác đạo, điều hành CP, TTgCP cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động CP TTgCP Như vậy, VPCP quan có vị trí quan trọng máy nhà nước Chính nhờ công tác tham mưu, tổng hợp VPCP, công tác đạo, điều hành CP TTgCP (bao gồm Phó TTgCP) mặt đời sống xã hội nhanh chóng, xác, hiệu Tại VPCP, hàng ngày có số lượng lớn văn bản, hồ sơ sản sinh để giải công việc bộ, quan ngang bộ, quan thuộc CP, Ủy ban nhân dân cấp, quan có liên quan, tổ chức cá nhân trình đến CP, TTgCP xem xét, định Vì vậy, văn bản, hồ sơ VPCP đa dạng loại hình phong phú nội dung đòi hỏi lưu trữ quan phải thu thập, bổ sung tồn tài liệu Nếu cơng tác thực tốt đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu chuyên viên VPCP quan có liên quan Qua góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, tổng hợp VPCP, giúp CP TTgCP đưa định đạo, điều hành đắn, đưa đất nước ta ngày phát triển hội nhập nhanh với bạn bè quốc tế Hiện nay, công tác lưu trữ VPCP đạt thành tựu định Bên cạnh cịn tồn hạn chế có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Những hạn chế thể số mặt như: hệ thống văn cơng tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng VPCP chưa hồn chỉnh; hàng năm, nhiều chuyên viên chưa tự giác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; thành phần tài liệu giao nộp cịn thiếu; nhiều hồ sơ giao nộp khơng đầy đủ ý thức lập hồ sơ chuyên viên chưa cao làm mát tài liệu hồ sơ…gây khó khăn cho việc thực nội dung nghiệp vụ khác công tác lưu trữ Năm 2012, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải công việc, tất chuyên viên VPCP phải lập hồ sơ điện tử, việc thu thập loại hình hồ sơ cho hiệu vấn đề cần quan tâm Xuất phát từ thực trạng trên, lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phịng Chính phủ” để làm luận văn cao học Thông qua đề tài này, mong muốn giúp công tác thu thập, bổ sung nói riêng cơng tác lưu trữ VPCP nói chung hồn thiện + Về chất lượng: - Tại VPCP, đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư nhìn chung chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đào tạo chun mơn song lại tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng để trao đổi kinh nghiệm, nâng cao kiến thức…Điều gây khó khăn không nhỏ cho công tác lưu trữ đặc biệt công tác thu thập, bổ sung tài liệu Để thời gian tới công tác lưu trữ VPCP thực tốt quan cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ cách cử cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ quan tham gia lớp bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ ngồi nước cơng tác lưu trữ Ngồi quan cần quan tâm đến số vấn đề khác như: - Chú ý đến công tác tuyển dụng cán bộ, công chức Tại VPCP, việc tuyển dụng cán bộ, công chức nội dung quan trọng quản lý công chức, định đến chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức thực thi cơng vụ Vì vậy, muốn nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ, thu hút người có phẩm chất, lực vào làm cơng việc quan cơng tác tuyển dụng công chức phải quan tâm mức Để làm tốt công tác tuyển dụng nay, cần phải thực số giải pháp như: cần trao cho quan quyền tự chủ việc xác định nhu cầu tuyển dụng để đảm bảo hồn thành khối lượng cơng việc với số lượng người nhất; xác định tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển rõ ràng, bao gồm tiêu chuẩn cứng (trình độ, lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức, độ tuổi sức khỏe) tiêu chuẩn mềm (do quan sử dụng công chức quy định phù hợp với đặc thù công việc ngành tình hình thực tế quan thông qua mô tả công việc cho vị trí cụ thể); việc tuyển dụng theo quy trình công khai, minh bạch theo bước: thông báo tuyển 82 dụng công khai phương tiện thông tin đại chúng; nhận hồ sơ; tiến hành sơ tuyển; tổ chức thi tuyển (thành lập Hội đồng tuyển dụng gồm thành phần quy định chuyên môn tổ chức để xem xét tuyển dụng xác) Việc thi tuyển theo hình thức cạnh tranh để chọn người cho vị trí trống; cơng bố kết tuyển dụng định tuyển dụng Việc tuyển dụng phải thực theo nguyên tắc đảm bảo khách quan, công chọn người tốt cho cơng việc - Quan tâm đến chế độ, sách cho người làm công tác lưu trữ để cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ quan yên tâm công tác Hiện nay, chế độ tiền lương yếu tố quan trọng q trình xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức quy Tiền lương phải đảm bảo cho người cán bộ, cơng chức nói chung, cán bộ, cơng chức làm cơng tác lưu trữ nói riêng có sống đầy đủ mức tối thiểu yếu tố ràng buộc người công chức với chế độ công vụ Vì vậy, tiền lương cán bộ, cơng chức vấn đề cần đặc biệt quan tâm ý Nhà nước cần đổi sách tiền lương mà cụ thể đổi sách tiền lương tối thiểu nhằm góp phần nâng cao đời sống của cán bộ, cơng chức nói chung cán bộ, cơng chức làm cơng tác lưu trữ nói riêng Nghiên cứu, trình TTgCP ban hành chế độ phụ cấp ngành nghề cho người làm công tác lưu trữ, chế độ bồi dưỡng vật cho phù hợp với tình hình thực tế 3.5 Tập huấn, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trong công tác lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu nội dung quan trọng, định đến số lượng chất lượng cơng tác lưu trữ Chính vậy, việc tổ chức buổi tập huấn, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung cho cán bộ, công chức, viên chức quan việc làm cần 83 thiết Để làm tốt công tác này, quan quản lý nhà nước lưu trữ cần thực số việc sau: + Phổ biến, hướng dẫn văn Nhà nước liên quan đến cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng Hiện nay, nước ta có hệ thống văn liên quan đến công tác lưu trữ như: Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; Thông tư ban hành quy chế cơng tác văn thư lưu trữ…Vì vậy, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nên tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn để phổ biến văn có liên quan đến cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng tới cán bộ, công chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cử cán đến khảo sát thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu số quan cụ thể Trên sở đánh giá ưu điểm hạn chế để rút học kinh nghiệm, đưa mơ hình chuẩn để quan khác tới tham khảo, học tập, giúp cơng tác quan thực tốt Thời gian qua, công tác tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, công chức VPCP tổ chức đạt kết quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, giúp họ nâng cao trình chun mơn Tuy nhiên, công tác lưu trữ, vấn đề tập huấn, hướng dẫn chưa quan quan tâm mức, chưa tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Vì thời gian tới, quan nên tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn công tác để phổ biến văn mục đích, quy trình, ý nghĩa việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Có đội ngũ cán bộ, cơng chức quan hiểu ý nghĩa tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 84 Từ giúp nhận thức cán bộ, công chưc nâng cao hơn, giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu tốt Đối với công tác lập hồ sơ: Đầu năm 2013, quan tổ chức lớp tập huấn việc lập hồ sơ hành Tuy buổi tập huấn số hạn chế như: thời gian tập huấn ngắn; nhiều cán bộ, công chức đăng ký không tham gia Cũng năm này, VPCP ban hành văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ, xây dựng Danh mục hồ sơ Trong thời gian tới, để công tác thực tốt, cán lưu trữ nên tổ chức buổi hướng dẫn cụ thể văn tới tồn cán bộ, cơng chức quan nhằm giúp họ hiểu rõ, thực tất nội dung văn hướng dẫn, qua góp phần giúp cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ ngày tốt + Xác định đối tượng đưa chế tài đối tượng tham gia lớp tập huấn, hướng dẫn Trước tiến hành buổi tập huấn, hướng dẫn, người làm công tác tổ chức buổi buổi tập huấn, hướng dẫn phải xác định đối tượng tham gia buổi tập huấn, hướng dẫn để đem lại hiệu cao Nếu buổi tập huấn, hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức đối tượng lãnh đạo Văn phịng Trưởng phịng Hành Tổ chức cán làm công tác lưu trữ quan Đây người có vai trị quan trọng cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan nói riêng Nếu tập huấn, hướng dẫn, họ có thêm nhận thức sâu sắc cơng tác này, từ tham mưu với thủ trưởng quan xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn tổ chức thực công tác quan xác, khoa học Nếu buổi tập huấn, hướng dẫn quan tổ chức đối tượng tham gia lớp tập 85 huấn, hướng dẫn toàn cán bộ, công chức quan Đây người sản sinh tài liệu nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan Xác định xác đối tượng tham gia lớp tập huấn, hướng dẫn góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan, tránh tình trạng mát, thất lạc tài liệu Đối với cán bộ, công chức đăng ký tham gia tập huấn, hướng dẫn vắng khơng có lý do, quan cần có chế tài xử lý cụ thể để tránh tình trạng đăng ký không học Sau tập huấn, hướng dẫn cần tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu buổi tập huấn, hướng dẫn nhằm rút kinh nghiệm cho lần 3.6 Đầu tư kinh phí, sở vật chất cho công tác lưu trữ quan Kinh phí cơng tác lưu trữ vấn đề Nhà nước ta quan tâm Ý thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, Nhà nước ta đầu tư kinh phí cho nhiều Đề án sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm, tu bổ phục chế, số hóa tài liệu….Nhờ đó, đạt kết quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, giữ gìn bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan nói chung VPCP nói riêng việc đầu tư kinh phí vấn đề cần quan tâm Tại VPCP, việc đầu tư kinh phí cho kho tàng phải lãnh đạo quan quan tâm Hàng năm, số lượng tài liệu thu nhiều mà diện tích kho nhỏ gây ảnh hưởng lớn đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu Tài liệu thu khơng có chỗ để, phải phải tận dụng sàn kho, gây ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu Để giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu khoa học, quan cần bố trí thêm kho đồng thời đầu tư kinh phí mua 86 sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu như: hệ thống giá phù hợp với diện tích kho, điều hịa, máy hút ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm… để kéo dài tuổi thọ tài liệu Hiện nay, kho lưu trữ VPCP bị bố trí phân tán chưa hợp lý, lãnh đạo quan cần quan tâm tạo điều kiện giúp Phịng Lưu trữ bố trí cho kho lưu trữ tập trung nhằm tạo thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung công tác khai thác, sử dụng tài liệu, giúp cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đỡ nhiều thời gian, công sức Mặt khác, kho lưu trữ VPCP tận dụng từ phịng làm việc nên khơng đạt tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng, trang thiết bị bảo quản so với diện tích kho chưa tương xứng Vì điều kiện bảo quản tài liệu kho chưa đảm bảo Trong tương lai, Nhà làm việc quan xây dựng, kho lưu trữ cần bố trí hợp lý, có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu thu hàng năm phải xây dựng theo tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng Khi đó, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan thực đạt hiệu cao Ngồi tài liệu hành chính, Lưu trữ VPCP bảo quản loại hình tài liệu nghe nhìn (chủ yếu băng ghi âm họp CP họp TTgCP, Phó TTgCP chủ trì cịn tài liệu ảnh có thu thập ít) Hiện nay, quan chưa có kho tiêu chuẩn để bảo quản loại hình tài liệu này, chúng bảo quản với tài liệu hành Trong thời gian tới, quan nên quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng bố trí thêm kho tiêu chuẩn để tạo thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung bảo quản tài liệu nghe nhìn Cơ quan nên đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, bảo quản loại hình tài liệu điện tử Trong tương lai loại hình tài liệu trở nên phổ biến chiến ưu thế, 87 việc cần có nơi lưu giữ, thiết bị lưu giữ tiêu chuẩn phải quan quan tâm từ Ngồi ra, để cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ VPCP thực tốt việc đầu tư kinh phí cho người vấn đề cần quan tâm Cơ quan nên đầu tư kinh phí để nâng cao lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ như: đầu tư kinh phí để cử cán bộ, công chức lưu trữ tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng trong, nước; đầu tư kinh phí để tổ chức buổi tập huấn, hướng dẫn dành riêng cho cán bộ, công chức lưu trữ để cập nhật vấn đề mới, quan trọng, cần thiết công tác lưu trữ nay; đầu tư kinh phí để cử cán lưu trữ học tập, tham quan quan bạn công tác lưu trữ để học hỏi kinh nghiệm nhằm áp dụng tiến vào công tác lưu trữ quan; đầu tư kinh phí dành cho cơng tác khen thưởng người làm công tác lưu trữ quan để cán bộ, công chức lưu trữ động viên, khích lệ, hồn thành tốt nhiệm vụ giao Tiếu kết Chương Trong thời gian tới, để công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP thực tốt hơn, quan nghiên cứu tham khảo giải pháp nêu Xuất phát từ thực trạng công tác thu thập, bổ sung vào Lưu trữ tồn hạn chế định, tác giả đưa giải pháp như: nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, công chức quan; hoàn thiện quy định liên quan đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu; xác định trách nhiệm Lưu trữ quan; tập huấn, hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ, công chức; tăng cường số lượng chất lượng cho đội ngũ cán làm văn thư- lưu trữ; đầu tư kinh phí, sở vật chất cho công tác lưu trữ Các giải pháp góp phần giúp cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan nói riêng, cơng tác lưu trữ quan nói chung hồn thiện 88 KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng VPCP thời gian qua đạt thành tựu định Những kết đạt góp phần khơng nhỏ vào phát triển quan, giúp cho công tác tham mưu, tổng hợp VPCP ln xác, nhanh chóng, hiệu Điều cho thấy giá trị tài liệu lưu trữ không giải cơng việc mà cịn có giá trị lịch sử hệ mai sau Để có kết vậy, quan phải thực tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu Qua việc thực nghiên cứu đề tài này, mong muốn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP hoàn thiện Trong Chương 1: Luận văn vào tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức VPCP đồng thời tìm hiểu vấn đề liên quan đến Lưu trữ VPCP, sở vật chất, đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ Sau tiến hành nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu cần giao nộp vào Lưu trữ VPCP Việc tìm hiểu vấn đề giúp đưa nhìn tổng thể nét chung, từ nghiên cứu sâu vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trong Chương 2: Luận văn vào tìm hiểu khái niệm ý nghĩa công tác thu thập, bổ sung tài liệu, tìm hiểu quy định Nhà nước quan công tác Trên sở tìm hiểu thực trạng, kết cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP thời gian qua, tác giả đưa nhận xét, đánh giá thành tựu hạn chế nhằm đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác Trong Chương 3: Trên sở thực trạng nghiên cứu, tác giả đưa giải pháp phân tích cụ thể đối giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP Trong thời gian tới, quan tham khảo áp dụng giải pháp cách đồng bộ, thực tốt giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP ngày khoa học, xác 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ****** 01 Bộ Nội vụ: Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư- Lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, Kho Lưu trữ VPCP 02 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 176/BT ngày 29/5/1995 quy định Danh mục tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ chế độ bảo quản, sử dụng tài liệu Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 03 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 03/2000/QĐVPCP ngày 24/3/2000 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Văn phịng Chính phủ quản lý, Kho lưu trữ VPCP 04 Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, Kho Lưu trữ VPCP 05 Chính phủ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Kho Lưu trữ VPCP 06 Chính phủ: Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 07 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa: Thơng đạt Số 1C/VP ngày 03/01/1946 giữ gìn công văn hồ sơ cũ, Kho Lưu trữ VPCP 08 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 90 09 Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng: Quyết định số 32/BT ngày 27/02/1979 việc thành lập Phịng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính, Kho Lưu trữ VPCP 10 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Kỷ yếu hội thảo SARBICA: Các sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, Hà Nội 11 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 hướng dẫn thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp, Kho Lưu trữ VPCP 12 Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Chinh (2011), Một vài quan niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 01), tr.09 14 Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính- thực trạng giải pháp, Tư liệu Khoa lưu trữ Quản trị văn phòng, LV71 15 Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, bổ sung vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải-thực trạng giải pháp, Tư liệu Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng, LV41 16 Vũ Dương Hoan (2002), Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ bổ sung cho Phông lưu trữ Quốc gia cần đầu tư thích đáng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 01) 17 Hội đồng Bộ trưởng: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 việc thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Kho Lưu trữ VPCP 18 Trần Quang Hồng (2001), Bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh- thực trạng giải pháp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV10 19 Nghiêm Kỳ Hồng (2008), Soạn thảo văn công tác văn thư- lưu trữ, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh 91 20 Hội nghị SABIRCA (2004), Xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, tháng 21 Dương Văn Khảm (1998), Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 22 Dương Văn Khảm (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội 23 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 24 Quốc hội (2011), Luật lưu trữ, Kho Lưu trữ VPCP 25 Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị số 726/CT-TTg ngày 04/9/1997 tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới, Kho Lưu trữ VPCP 26 Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ VPCP 27 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (2001), Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 28 Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ (1991), Kỷ yếu hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội 29 Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Kho Lưu trữ VPCP 30 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 5091/HC ngày 13/9/1994 việc quản lý văn Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi quan, Ủy ban nhân dân,Kho Lưu trữ VPCP 31 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 6043/HC ngày 26/11/1997 việc thu thập tiêu hủy tài liệu, Kho Lưu trữ VPCP 32 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03/8/2005 ban hành Quy định lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 92 33 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 455/VPCP-HC ngày 24/01/2006 lập, nộp, bảo quản hồ sơ tài liệu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ đơn vị phía Nam, Kho Lưu trữ VPCP 34 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 36/QĐ-VPCP ngày 10/01/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 35 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012 ban hành Quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 36 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 434/QĐ-VPCP ngày 24/5/2012 ban hành Quy định tổ chức phục vụ tiếp khách nước ngồi cơng tác nước ngồi Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 37 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ, Kho Lưu trữ VPCP 38 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 9236/VPCP-HC ngày 01/11/2013 hướng dẫn cơng tác lưu trữ Cục Hành Quản trị II, Kho Lưu trữ VPCP 93 PHỤ LỤC 01 Hình ảnh hồ sơ, tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ VPCP; 02 Sơ đồ máy tổ chức VPCP; 03 NĐ số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức VPCP; 04 QĐ số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 VPCP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục, đơn vị thuộc VPCP; 05 QĐ số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 Vụ Văn thư Hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nguyên tắc làm việc cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn thư Hành chính; 06 QĐ số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013 VPCP ban hành quy định lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ VPCP; 07 NĐ số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 94 HỒ SƠ, TÀI LIỆU KHI ĐƯỢC THU THẬP, BỔ SUNG VÀO LƯU TRỮ VPCP HỒ SƠ SAU KHI ĐÃ ĐƯỢC CHỈNH LÝ ... tài ? ?Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP” làm luận văn cao học Luận văn vào nghiên cứu thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ. .. chất lượng công tác bảo quản tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan 1.3 Nguồn thu thập, bổ sung vào Lưu trữ Văn phịng Chính phủ Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ vấn... PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 2.1 Cơ sở lý luận, pháp lý việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 2.1.1 Khái niệm công tác thu thập,