MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO

Giữ Ctrl + Bấm vào dòng cần chọn Khi xong bấm "Về đầu file"để trang Phụ lục VII MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO (Kèm theo Quy định công tác văn thư Viện Cơ khí Năng lượng MỏVINACOMIN) Tham khảo văn pháp quy, bổ sung cho phù hợp với điều kiện Viện THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012 Mẫu 1.1 Mẫu 1.2 Mẫu 1.3 Mẫu 1.4 Mẫu 1.5 Mẫu 1.6 Mẫu 1.6.1 Mẫu 1.6.2 Mẫu 1.6.3 Mẫu 1.6.4 Mẫu 1.6.5 Mẫu Mẫu 3.1 Mẫu 3.2 Mẫu Mẫu trình bày văn hành - Mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) - Mẫu Quyết định (cá biệt) (ban hành phê duyệt văn khác) - Quy chế, quy định (ban hành kèm theo định) - Văn khác (ban hành/phê duyệt kèm theo Q.định) - Mẫu Công văn hành - Các hình thức văn hành khác Chỉ thị hành (cá biệt), Thơng báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Báo cáo, Tờ trình v.v - Mẫu Thơng báo nội Viện - Mẫu Tờ trình Viện (gửi cấp trên) - Mẫu Tờ trình đơn vị gửi Viện - Mẫu Biên - Mẫu văn chung - Mẫu Bản văn - Mẫu thư mời họp - Mẫu báo hỗn họp - Mẫu cơng văn đính văn Trang 11 13 15 17 19 20 21 22 Chú ý: File sử dụng gõ TELEX cho phông (font) Unicode (dựng sẵn) dùng phông TimeNewRoman Bộ phông TCVN(ABC) phông chữ trước tương đối thông dụng, nhiên đến có nhiều nhược điểm, số khả tương thích trao đổi thơng tin Vì phơng chữ khuyến cáo quy định dùng cần trao đổi thông tin qua mạng font chữ Unicode (thông dụng ưu việt hơn) Nếu bạn dùng máy mới, không sử dụng văn cũ, nên lấy mẫu theo font Unicode Cách chuyển đổi file đoạn văn (đã có) từ phơng TCVN(ABC) sang phơng chữ Unicode trình bày file có CD THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012 Mẫu 1.1 Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN (6) Căn định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 Tập đồn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam việc phê duyệt Đề án chuyển Viện khí lượng mỏ sang hoạt động theo chế tự trang trải kinh phí theo quy định Nghị định 115/2005/NĐ-CP; Căn Điều lệ Tổ chức hoạt động Viện khí lượng mỏVinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 Hội đồng thành viên Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam; Căn (7) .; (dấu chấm phẩy, đầu dịng khơng gạch) Căn ; (dấu chấm phẩy) Xét đề nghị , (dấu phẩy) QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm) Điều (8) (dấu chấm) Điều (dấu chấm) Điều / (dấu chấm) Nơi nhận: VIỆN TRƯỞNG (9) - ., (dấu phẩy) - , (dấu phẩy) - Lưu: VP (dấu chấm) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A -2- Ghi chú: (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc Cơng ty , Viện trưởng Viện , Chủ tịch UBND Quận ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban chấp hành Cơng đồn…, Uỷ ban nhân dân ) (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn -3- Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) (ban hành, phê duyệt văn khác)(*) Về đầu file TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (1) …… …… VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN (HOẶC BAN CHẤP HÀNH ) Căn định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 Tập đồn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam việc phê duyệt Đề án chuyển Viện khí lượng mỏ sang hoạt động theo chế tự trang trải kinh phí theo quy định Nghị định 115/2005/NĐ-CP; Căn Điều lệ Tổ chức hoạt động Viện khí lượng mỏVinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 Hội đồng thành viên Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam; Căn .; (dấu chấm phẩy, đầu dòng không gạch) Xét đề nghị , (dấu phẩy) QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm) Điều Ban hành kèm theo Quyết định (Phê duyệt) (1) (dấu chấm) Điều (dấu chấm) Điều / (dấu /.) Nơi nhận: - ., (dấu phẩy) - ., (dấu phẩy) - Lưu: (Đvị soạn thảo),VP (dấu chấm) VIỆN TRƯỞNG (HOẶC TM BAN CHẤP HÀNH ) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A -4- Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Tên văn ban hành kèm theo định phê duyệt -5- Mẫu 1.3 Quy chế, quy định ban hành kèm theo định (*) Về đầu file TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ-VCNM (1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (2) (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VCNM ngày tháng năm 201 Viện trưởng Viện Cơ khí Năng lượng Mỏ- VINACOMIN) Chương (canh giữa,viết thường, đứng, đậm) TÊN CHƯƠNG (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm) Mục I (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".") TÊN MỤC (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm) Điều (đánh số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".", điều có đặt tên tên viết đậm, nội dung điều: canh hai bên,viết thường, đứng) Khoản (đánh số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".") a) Điểm (đánh kí tự a,b,c viết thường, sau có dấu ngoặc ")" ) - Ý nhỏ (đánh dấu gạch ngang "-") Nội dung ý Điều (Khơng ghi Nơi nhận, có Quyết định ban hành) VIỆN TRƯỞNG (HOẶC TM BAN CHẤP HÀNH ) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng quy chế, quy định ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Số quy chế, quy định: thống dùng chung kí hiệu với định, lấy số thứ tự theo Sổ ghi Quyết định Viện, không lấy trùng số với QĐ ban hành, VD: Số: /QĐ-VCNM (2) Trích yếu nội dung quy chế (quy định ) -6- 1.4 Mẫu văn khác, ban hành phê duyệt kèm theo định (*) TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /(*)-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 TÊN LOẠI VĂN BẢN (1) (2) (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VCNM, ngày tháng năm 201 Viện trưởng Viện Cơ khí Năng lượng Mỏ- VINACOMIN) (Nội dung văn bản: chương trình, kế hoạch, đề án, phương án có cấu trúc phúc tạp áp dụng bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm đây) Chương (canh giữa,viết thường, đứng, đậm) TÊN CHƯƠNG (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm) Mục I (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".") TÊN MỤC (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm) Điều (đánh số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".", điều có đặt tên tên viết đậm, nội dung điều: canh hai bên,viết thường, đứng) Khoản (đánh số Ả-rập, sau số có dấu chấm ".") a) Điểm (đánh kí tự a,b,c viết thường, sau có dấu ngoặc ")" ) - Ý nhỏ (đánh dấu gạch ngang "-") Nội dung ý VIỆN TRƯỞNG (HOẶC TM BAN CHẤP HÀNH )(4) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng văn ban hành phê duyệt kèm theo định chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (*) Ghi tên tắt thể loại văn Ví dụ: Số: /PA-VCNM (phương án); Số: /CTr-VCNM (chương trình) (1) Ghi tên loại văn ban hành chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (2) Trích yếu nội dung văn (3) Nội dung văn Bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (4) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký định -7- Mẫu 1.5 Công văn hành TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /VCNM- .(1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 V/v … …(2)……… Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dịng) - ; (dấu chấm phẩy) - .; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân) (4) (4) (4) / Nơi nhận: (5) - Như trên, (6) - , - Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP (7) VIỆN TRƯỞNG (8) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG) (9) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A(10) Phần thêm vào thấy cần thiết: Viện Cơ khí Năng lượng Mỏ- VINACOMIN Địa chỉ: Số 565 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội ĐT: (04) 38545 224, Fax: (04) 38 543 154 E-mail: ; Website: iemm.com.vn (11) Ghi chú: (1) Số văn bản, gồm chữ viết tắt tên Viện "/VCNM-"và chữ tắt viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn Ví dụ: Số: /VCNM-TC-KT (cơng văn Phịng TC-KT chủ trì soạn thảo); Số: /VCNM-KHTH (cơng văn phịng KHTH soạn thảo): cỡ 13, chữ thường, khơng đậm, đứng; (tiếp trang sau ) -8- Chú ý: - Không viết chữ tắt "CV" - Công văn Lãnh đạo Viện ghi: Số: /VCNM Số: /VCNM-VP (2) Trích yếu nội dung cơng văn: đoạn văn ngắn tóm tắt nội dung cơng văn: cỡ 12, chữ thường, khơng đậm, đứng; (3) Tồn dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân (4) Nội dung công văn (5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (6): Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách dấu phẩy, kết thúc dấu chấm Chú ý lưu văn thư kí hiệu "VP" (7) Nếu văn quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu người đánh máy, số (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Chủ tịch, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký cơng văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn (9)(10) Thẩm quyền tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, Viện in đóng dấu chức danh; (9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số fax; địa E-mail; Websitel; Lô gô (nếu cần) -9- Mẫu 1.6.1 Các hình thức văn hành khác: Thơng báo nội bộ(*)Về đầu file TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /TB-VCNM(1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 THÔNG BÁO Về (2) Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - .; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) (Các thông báo) (4) (Nội dung thơng báo, trình bày theo Điều (Mục), Khoản, Điểm, ý ) (4) (Trách nhiệm thực hiện; phạm vi, đối tượng, thời hạn hiệu lực, cách thức trao đổi (4) / thông tin .) Nơi nhận: (5) - Như trên, - , (6) - Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP (7) VIỆN TRƯỞNG (8) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG) (9) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A(10) Ghi chú: (1) Số văn bản, thống ghi "/TB-VCNM", khơng có tên đơn vị phận soạn thảo (2) Trích yếu nội dung thơng báo: cỡ 14, canh dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền mảnh, dài 1/2 chiều dài trích yếu; (3) Tồn dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân Néu - 10 - thơng báo chung ghi "Kính gửi: Các đơn vị Viện" (4) Nội dung thông báo, không nên đưa nhiều nội dung vào thông báo (5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (6): Đơn vị, cá nhân nhận văn (ngồi danh sách liệt kê sau "Kính gửi "): cỡ 11, in thường, đứng; cách dấu phẩy, kết thúc dấu chấm Chú ý lưu văn thư kí hiệu "VP" (7) Nếu văn quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu người đánh máy, số (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký (9)(10) Thẩm quyền tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, Viện tùy chọn: in đóng dấu chức danh; (9)Thẩm quyền kí: cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; - 11 - Về đầu file Mẫu 1.6.2 Các hình thức văn hành khác: Tờ trình Viện gửi cấp (*) TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /TTr-VCNM (1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 TỜ TRÌNH Về (2) Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - .; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, không gạch chân) Phần (Nêu lý viết tờ trình hay sở để đưa đề nghị mới) (4) Phần (Nội dung vấn đề cần đề xuất, đề nghị Trong trình nhiều phương án để cấp lựa chọn phê chuẩn Cần phân tích ý nghĩa đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn biện pháp để khắc phục thực Cũng cần phân tích chứng minh tính khả thi với phương án), Phần (Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu đề nghị để cấp phê chuẩn Kiến nghị cấp trên, chẳng hạn hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần v.v ./ Nơi nhận: (5) VIỆN TRƯỞNG (8) - Như trên, - , (6) - Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP (7) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A(10) Ghi chú: (1) Số văn bản, thống ghi "/TTr-VCNM", khơng có tên đơn vị phận soạn thảo (2) Trích yếu nội dung tờ trình: cỡ 14, canh dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền mảnh, dài 1/2 chiều dài trích yếu; - 12 - (3) Tồn dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân Nếu gửi nhiều nơi theo thứ tự cấp trước, cấp sau, cấp đơn vị chủ quản, quan trọng ghi trước (5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (6): Đơn vị, cá nhân nhận văn (ngồi danh sách liệt kê sau "Kính gửi "):: cỡ 11, in thường, đứng; cách dấu phẩy, kết thúc dấu chấm Chú ý lưu văn thư kí hiệu "VP" (7) Nếu văn quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu người đánh máy, số (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký Tờ trình cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký (9)(10) Thẩm quyền tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, Viện in đóng dấu chức danh; (9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; Kỹ thuật viết tờ trình: Tờ trình văn thể mong muốn đơn vị đến lãnh đạo cấp cao Do đó, nội dung tờ trình phải rõ ràng, rành mạch, nêu bật ý kiến đề xuất mình, tránh dài dịng vấn đề xa xơi Tờ trình văn trình từ cấp lên cấp Cấp ngang hàng khơng viết tờ trình Trong phần nêu lý do, cứ: cần dùng cách hành văn để thể đươc nhu cầu khách quan, hồn cảnh thực tế địi hỏi Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ cách hành văn có tính thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để bảo đảm kiện số liệu trung thực Nêu rõ ích lợi, khó khăn phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt Tờ trình đính kèm phụ lục, đề án, phương án, kế hoạch để minh họa cho đề xuất, kiến nghị tờ trình - 13 - Về đầu file Mẫu 1.6.3 Các hình thức văn hành khác: Tờ trình đơn vị gửi Viện (*) VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN (TÊN ĐƠN VỊ TRÌNH) CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 TỜ TRÌNH Về (2) Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - ; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, không nghiêng, không gạch chân) Phần (Nêu lý viết tờ trình hay sở để đưa đề nghị mới) (4) Phần (Nội dung vấn đề cần đề xuất, đề nghị Trong trình nhiều phương án để cấp lựa chọn phê chuẩn Cần phân tích ý nghĩa đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn biện pháp để khắc phục thực Cũng cần phân tích chứng minh tính khả thi với phương án), Phần cấp v.v trên, chẳng (Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu đề nghị để cấp phê chuẩn Kiến nghị hạn hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần / NGƯỜI VIẾT TỜ TRÌNH (5) TRƯỞNG PHỊNG (6) Hoặc KT TRƯỞNG PHỊNG PHĨ PHỊNG (Ký tên, ghi Họ Tên) (Ký tên, ghi Họ Tên) Lê Văn A(7) Nguyễn Văn B Ghi chú: - 14 - (1) Tờ trình mẫu lưu hành nội Viện, nên không lấy số văn bản, khơng đóng dấu Viện, kể Lãnh đạo Viện có ý kiến phê duyệt Đơn vị lập Tờ trình gửi lưu theo nhu cầu cơng việc, khơng lưu Văn thư Viện (2) Trích yếu nội dung tờ trình: cỡ 14, canh dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền mảnh, dài 1/2 chiều dài trích yếu; (3) Tồn dịng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân Nếu gửi nhiều nơi theo thứ tự cấp trước, cấp sau, cấp đơn vị chủ quản, quan trọng ghi trước (4) Nếu Tờ trình liên quan đến người nhóm đề tài ghi rõ Người viết Tờ trình, Nếu cơng việc chung Phịng, đơn vị khơng cần ghi người viết Tờ trình (5) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Trưởng phòng, Giám đốc TT v.v…; người ký Tờ trình cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký (6)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (7) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; Kỹ thuật viết tờ trình: Tờ trình văn thể mong muốn đơn vị đến lãnh đạo cấp cao Do đó, nội dung tờ trình phải rõ ràng, rành mạch, nêu bật ý kiến đề xuất mình, tránh dài dịng vấn đề xa xơi Tờ trình văn trình từ cấp lên cấp Cấp ngang hàng khơng viết tờ trình Trong phần nêu lý do, cứ: cần dùng cách hành văn để thể đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế địi hỏi Phần đề xuất: Cần dùng ngơn ngữ cách hành văn có tính thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để bảo đảm kiện số liệu trung thực Nêu rõ ích lợi, khó khăn phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt Tờ trình đính kèm phụ lục, đề án, phương án, kế hoạch để minh họa cho đề xuất, kiến nghị tờ trình - 15 - Mẫu 1.6.4 Các hình thức văn hành khác: Biên (*) Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: /BB-VCNM Hà Nội, ngày (1) tháng năm 201 (2) BIÊN BẢN (3) Thời gian họp: - Khai mạc: lúc ., ngày tháng năm 201 - Địa điểm: Thành phần dự họp gồm: - Thành viên:  Có mặt: tổng số:  Vắng mặt: tổng số: - Đại biểu (Khách mời có): Chủ trì họp: (ghi rõ họ tên, chức vụ công tác): Thư ký họp: (ghi rõ họ tên, chức vụ công tác): Nội dung họp: a) b) Tổng kết: - Ý kiến kết luận chủ trì: - Biểu (nếu có): % trí; % khơng trí - Ý kiến bảo lưu (nếu có): Cuộc họp kết thúc vào lúc ., ngày Tài liệu kèm theo (nếu có) - THƯ KÝ tháng năm 201 (Ký ghi rõ họ tên) CHỦ TRÌ (4) (Ký ghi rõ họ tên, đóng dấu) Lê Văn A Nguyễn Văn B - 16 - NGƯỜI THAM DỰ (5) (nếu cần) Nguyễn Văn C: (ký tên) Nguyễn Thị D: (ký tên) Nơi nhận: (6) - ; (7) - Lưu: (Đơn vị tổ chức ),VP Ghi chú: (*) Biên văn ghi lại ý kiến kết luận cuối họp, hội nghị buổi làm việc Biên thiết phải có chữ ký người chủ trì thư ký họp, Biên quan trọng phải ghi số lưu Văn thư đóng dấu quan Biên có loại: Biên đầy đủ ghi chi tiết nội dung diễn tiến họp loại Biên tổng hợp (viết vắn tắt) chủ yếu ghi kết luận, định họp (1) Số văn bản, thống ghi "/BB-VCNM", khơng có tên đơn vị phận soạn thảo (2) Ngày, tháng, năm ô để Văn thư ghi phát hành, thư ký để trống khơng ghi (3) Trích yếu nội dung (Hội nghị, Họp, buổi Làm việc: cỡ 14, canh dịng, chữ thường, đậm, đứng, có dịng gạch chân liền mảnh, dài 1/2 chiều dài trích yếu (4) Phần ghi CHỦ TRÌ, khơng ghi chức vụ người kí, đầu Biên ghi (5) Phần đưa vào cần, VD: biên kỷ luật đương sự, người làm chứng, đại diện đơn vị, cơng đồn kí; Chỉ ghi tên người tham dự cần kí, khơng ghi chức vụ (5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (6): Đơn vị, cá nhân nhận biên bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách dấu phẩy, kết thúc dấu chấm Chú ý lưu văn thư kí hiệu "VP" - 17 - Mẫu 1.6.5 Các hình thức văn hành khác (*) Về đầu file CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: / (1) -VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 (TÊN LOẠI VĂN BẢN) (*) (2) (4) ./ Nơi nhận: (5) VIỆN TRƯỞNG(9) (hoặc TM BAN CHẤP HÀNH ) - ., (dấu phẩy) - ., (dấu phẩy) (6) - Lưu: (Đvị soạn thảo),VP (dấu chấm) (7) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A(9) Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng chung đa số hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể thị (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, tờ trình, cơng điện v.v (1) Số văn bản, gồm chữ viết tắt tên loại văn + tên Viện viết tắt "VCNM"; Ví dụ: Số: /BC-VCNM (Báo cáo Viện); Số: /KH-VCNM (Kế hoạch Viện): cỡ 13, chữ thường, khơng đậm, đứng; (2) Trích yếu nội dung văn bản: đoạn văn ngắn tóm tắt nội dung văn bản: cỡ 14, canh trang, chữ thường, đậm, đứng; có dịng gạch chân liền mảnh, dài 1/2 chiều dài trích yếu; (4) Nội dung văn (5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (6): Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách dấu phẩy, kết thúc dấu chấm Chú ý lưu văn thư kí hiệu "VP" - 18 - (7) Nếu văn quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu người đánh máy, số (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Chủ tịch, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký công văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký cơng văn (8)(9) Thẩm quyền tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, Viện in đóng dấu chức danh; (8)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (9) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; - 19 - Mẫu 2.1 - Bản văn (dùng cho trường hợp quan trọng, cần vào sổ văn thư lưu trữ, không sử dụng dấu khắc sẵn "Sao y chính", trường hợp "Trích sao" "Sao lục") Về đầu file Nội dung Bản chính: BỘ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /20 /TT-B Hà Nội, ngày tháng năm 20 THÔNG TƯ (Nội dung văn bản) / Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG - , - , - Lưu: VT, A.120 (Chữ ký, dấu photo copy) hoặc: VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: (2) /SY(3) Nơi nhận: - , - , - Lưu: VT Lê Văn A BỘ TRƯỞNG Lê Văn A (Đã ký) SAO Y BẢN CHÍNH (1) Hà Nội, ngày tháng năm 201 (QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ) (4) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn B Ghi chú: (1) Hình thức sao: Sao y chính, Trích Sao lục (2) Số Lấy theo thứ tự sổ Văn (3) Ký hiệu sao: Sao y (SY), trích (TS) lục (SL) (4) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký - 20 - - 21 - Mẫu 3.1 Thư mời Hội nghị (hoặc mời họp) TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /MH-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 Về mời dự Hội nghị (hoặc mời họp) (1) Kính gửi: (gửi nhiều nơi) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - ; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Trân trọng kính mời đến dự Hội nghị (cuộc họp) (2) Chủ trì: Thời gian: bắt đầu lúc ngày tháng năm 201 Địa điểm: Chuẩn bị báo cáo: (3) Đề nghị (hoặc ghi chú): Nơi nhận: (8) - Như trên, (9) - ………., - Lưu: ĐV tổ chức, VP CHÁNH VĂN PHÒNG (6) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG) Lê Văn A (7) Đề nghị đại biểu … (đi giờ, thành phần, trang phục, gọi điện xác nhận trước, nhận quà lưu niệm, nhận tài liệu, không tặng lẵng hoa vv… mang theo giấy mời họp) * Ghi chú: Đây Thư mời, tính chất trang trọng quan trọng Giấy mời, trường hợp yêu cầu người dự họp phải có mặt, nên dùng mẫu (do có lưu văn thư, minh chứng đối tượng mời) (1) Trích yếu thư mời: cỡ 12, chữ thường, không đậm, đứng; (2) Nội dung: Ghi rõ nội dung Hội nghị, họp (ví dụ: để giải việc đơn vị nào, vấn đề gì); - 22 - (3) Ghi rõ tên đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo Riêng Hội nghị có đính kèm Chương trình Hội nghị; (6) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm; (7) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (8) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (9) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; - 23 - Mẫu 3.2 Mẫu thư hoãn họp Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: Độc lập - Tự - Hạnh phúc /MH-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201 Về hỗn họp Kính gửi: (gửi nhiều nơi) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - ; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (không gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Vì (nêu lý do, lý khó thơng cảm bỏ dòng này) Cuộc họp (chức danh, tên ) chủ trì bàn về: dự kiến họp vào ngày tháng năm theo giấy mời họp số , ngày tháng năm Viện Cơ khí Năng lượng Mỏ- VINACOMIN, hoãn lại/ (lịch họp cụ thể thơng báo sau/ có thư mời sau)/ chuyển thành (ghi rõ thay đổi thời gian, địa điểm nên in đậm thay đổi này) Kính mong (quý vị đại biểu) thơng cảm CHÁNH VĂN PHỊNG (1) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG) Nơi nhận: (3) - Như trên; (4) - ; - Lưu: VT, (5) Lê Văn A (2) * Ghi chú: (1) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm; (2) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (3) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (5) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; - 24 - Mẫu Mẫu đính văn TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ VINACOMIN Số: Về đầu file CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /VCNM-VP Hà Nội, ngày tháng năm 201 Về đính văn Kính gửi: (gửi nhiều nơi) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - ; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, khơng gạch chân) Kính gửi: (khơng gạch đầu dịng) (gửi nơi) (Tồn bộ: Cỡ 14 thường, khơng đậm, khơng nghiêng, không gạch chân) Do sơ suất khâu (2) , Văn phòng Viện Cơ khí Năng lượng Mỏ- VINACOMIN xin đính sai sót văn bản: (3) ( Tên, số, ký hiệu, ngày ban hành trích yếu nội dung văn phải đính chính) sau: Tại trang , dòng thứ từ xuống (hoặc lên), viết là: “ .” Nay sửa lại là: “ .” Văn phòng Viện xin cáo lỗi, mong … thơng cảm giúp Viện khắc phục lỗi nói trên./ Nơi nhận: (6) - Như trên, - ……,(7) - Lưu: VT, (8) CHÁNH VĂN PHÒNG (4) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG) Lê Văn A (5) * Ghi chú: (1) Tên quan, đơn vị, cá nhân phải thực văn bản; (2) Lý phải đính chính, sai sót hay thay đổi hay khác; (3) Tên, số, ký hiệu, ngày ban hành trích yếu nội dung văn phải đính chính; (4) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm; (5) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (6) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng, đậm; (7) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; (8) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo ký hiệu người đánh máy - 25 - ... lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban chấp hành Cơng đồn…, Uỷ ban nhân dân ) (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Giám... TM BAN CHẤP HÀNH ) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A -4- Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Tên văn ban. .. (Không ghi Nơi nhận, có Quyết định ban hành) VIỆN TRƯỞNG (HOẶC TM BAN CHẤP HÀNH ) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng quy chế, quy định ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục