Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán.

Chương 3 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức 3.1. Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. * Đánh giá chung: Công ty Phú Đức đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Cùng với việc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng từng bước được hiện đại hóa và không ngừng phát triển. Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao có sự phân công công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng. Công tác kế toán được tổ chức tốt, đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của Công ty. 3.1.1 Những ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau: - Về Công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của Công ty, chính vì vậy công việc được nhanh chóng hơn. - Về chứng từ, sổ sách sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các chứng từ, hóa đơn được kế toán các phần hành lưu trữ. Mỗi tháng bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đưa vào lưu trữ. - Về phương thức hạch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán thông qua ngân hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán bự trừ lẫn nhau đảm bảo việc thanh toán được kiểm soát dễ dàng hơn. - Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh toán theo dõi mà được phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này được chính xác hơn. 3.1.2 Những tồn tại: Ngoài những ưu điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục. - Khi mua hàng hóa đơn về rồi nhưng hàng thì chưa. Trong một số trường hợp đến cuối tháng hàng vẫn chưa về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đường điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán và cũng không phản ánh được chính xác tình hình tài chính của Công ty. - Hiện nay sổ sách kế toán vẫn chưa được bảo vệ đúng mức, thực tế mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định nhưng do trong công ty tất cả các máy tính được nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của Công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu. - Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Về nguyên tắc những chứng từ là chứng từ không hợp lệ. 3.2 Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu công việc kế toán thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và được quản lý một cách chặt chẽ thì sẽ giải quyết được vấn đề công nợ. Các khoản nợ phải thu sẽ được đốc thúc nhanh, không để xẩy ra tình trạng nợ khó đòi hay không thu hồi được nợ, các khoản phải trả cũng được nhanh chóng thực hiện, tránh được tình trạng nợ đọng trì trệ làm mất lòng tin của các đối tác. Khả năng thanh toán sẽ quyết định tình hình tài chính của Công ty, vì vậy kế toán thanh toán đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành mà cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn, nghị định làm nền tảng để hoàn thiện chế độ kế toán tại công ty. Việc tận dụng tối đa công nghệ thông tin mà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty. 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán: Các thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quan tâm phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Nhưng sự kịp thời phải đi kèm với mức độ chính xác của thông tin. Các thông tin phải được cập nhật một cách chính xác từ các chứng từ gốc khi đó có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Tính kịp thời kết hợp với tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin thực sự có giá trị. Khi làm thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ cần phải chú ý quy trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lí và hợp lệ. Việc cập nhật chứng từ phải được làm thường xuyên hơn, không nên để dồn các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ vào cuối tháng nhằm tránh sự chậm trễ, bỏ sót nghiệp vụ. Các hợp đồng mua bán hàng phải được ký kết cẩn thận nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xẩy ra. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản: Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 331và TK 131 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán như sau: - Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311 . - Bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK 111, 112 . Có TK 511 Có TK 3331 Công ty nên mở thêm TK151 để phản ánh đúng bản chất về tài sản của công ty. Trong trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về điều đó sẽ giúp cho kế toán công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng là tương đối tốt, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Đây là một lợi thế mà công ty cần phát huy. Kế toán nên mở sổ chi tiết phải thu và phải trả cho nhà cung cấp qua đó thấy rõ được nội dung nghiệp vụ phát sinh đến số dư cuối kỳ một cách chi tiết hơn. Và sổ cái nên tuân theo chế độ là sổ tổng hợp số liệu theo tháng dễ dàng kiểm soát, đối với những khách hàng thương xuyên thì nên mở sổ chi tiết để dễ dàng kiểm soát những khoản nợ. 3.2.4 Kiến nghị về báo cáo kế toán dưới góc kế toán tài chính và kế toán quản trị: Hiện nay, công tác tổ chức bộ phận kế toán quản trị của công ty được thực hiện chưa tốt, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị về tình hình tài chính của Công ty, Công ty nên có sự chuyên biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính nhằm phân tích kịp thời, chính xác khách quan về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty. Từ đó các nhà quản trị mới có được các biên pháp kịp thời, sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định đầu tư kinh doanh. Kế toán thanh toán cần phải đảm nhận vai trò kế toán quản trị vì xuất phát từ vai trò của kế toán thanh toán. Trong nền kinh tế thị trường thì nguồn vốn là rất quan trọng mà để có được nguồn vốn kinh doanh thì điều đó là không đơn giản chính vì vậy kế toán thanh toán cần làm cho luồng tiền của công ty càng nhanh càng tốt, lấy được luồng tiền vào bù đắp cho luồng tiền ra phù hợp nhất để hạn chế được mức tối đa phải đi vay từ bên ngoài và số vồn bị chiếm dụng để từ đó tham mưu cho các nhà lãnh đạo có biện pháp tài chính có lợi nhất cho công ty. Các phần mềm kế toán phục vụ cho kế toán quản trị cũng cần được nghiên cứu và khai thác, nó không chỉ phục vụ cho chức năng cung cấp thông tin tài chính mà còn thực hiện cả chức năng dự báo, phân tích sự biến động về tình hình tài chính trong tương lai. Trong điều kiện hội nhập vào nền kinh tế thế giới như hiện nay của nước ta, thì các Công ty không thể không có sự phân tích các thông tin của thị trường. Vì vậy công việc xây dựng mô hinh kế toán quản trị đối với công ty là một yêu cầu tất yếu và khách quan. 3.2.5 Các kiến nghị khác Việc cập nhật các chế độ và quy định kế toán cũng cần phải được chú ý nhằm thích ứng với quy luật kinh tế thị trường hiện nay và tuân thủ theo đúng pháp luật. Điều đó sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo động lực cho nền kinh tế nước nhà tiến kịp với các nước khác trên thế giới. Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành cũng như với các nội quy, quy định, điều lệ của công ty. Không chỉ có vậy, việc hoàn thiện còn trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất giữa công tác quản lý với công tác kế toán, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, phải đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với kế toán các phần hành khác: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tiền vay, kế toán hàng tồn kho ., tính thống nhất giữa các kỳ kế toán. Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức, ngành nghề kinh doanh và phương pháp quản lý khác nhau, vì vậy kế toán ở từng doanh nghiệp cũng được tổ chức một cách khác nhau để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp đó. Hoàn thiện công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở khắc phục các nhược điểm mà công ty đó mắc phải và phát huy những ưu điểm đã đạt được của Công ty. Công ty nên có những biện pháp thu hồi công nợ phù hợp để giảm tình hình bị chiếm dụng vốn và đảm bảo tốt tình hình thanh toán công nợ, tài chính ổn định. Công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán cho khách hàng do mua thanh toán ngay tiền hàng như chiết khấu thanh toán, giảm gía hàng bán của những khách hàng mua với số lượng nhiều để tăng cương sức tiêu thụ hàng hoá của công ty. Những việc làm như vậy là nhằm kích thích khách hàng thanh toán ngay tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Nhưng công ty nên có một tỷ lệ chiết khấu thanh toán hấp dẫn tỷ lệ đó phải cao hơn lãi suất của ngân hàng. Để đảm bảo tính bảo mật về thông tin kế toán cho từng phần hành kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý khi có sai sót xảy ra thì mỗi phần hành kế toán được cung cấp cho một password riêng cho một phần hành nhất định với nó, mỗi người chỉ được phép nhập hay sửa dữ liệu ở một số phần hành nhất định. Với chức năng này khi xảy ra sai sót hay gian lận có thể xác định được nguyên nhân. Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều, công ty có chính sách tuyển dụng thêm nhân lực tạo điều kiện để công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời, tránh tình trạng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc. Hơn nữa, việc bổ sung thêm nhân lực, nhất là đội ngũ lao động trẻ những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán. KẾT LUẬN Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để luôn đứng vững trong nên kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải luôn phải không ngừng nâng cao chất lượng cũng như hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, sức cạnh tranh kinh tế của mỗi nước được quyết định bởi hoạt động và tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp. Để tham gia hội nhập, hội nhập được với nên kinh tế khu vực và quốc tế thì doanh nghiệp phải có đủ sức cạnh tranh với quy mô lớn hơn. Để làm được điều đó Doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lý và điều hành vốn của mình một cách hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã phần nào thấy được những thành tựu mà Công ty đã và đang đạt được trong những năm vừa qua cũng như những hạn chế còn tồn tại cần khắc phục trong thời gian tới để Công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình nhằm góp phần đưa đất nước tiến vào xu thế hội nhập. Tuy nhiên, do trình độ lý luận và thời gian thực tập ít ỏi nên chắc chắn em còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang và các anh chị kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức để em có thể hoàn thành bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Thu Tran