Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam: Luận văn Thạc sĩ Quản lý kinh tế chuyên ngành Quản lý kinh tế [60340410]

Về con ngƣời: Việc ước lượng không chính xác khối lượng công việc từng giai đoạn của dự án dẫn đến việc có thời điểm khối lượng công việc ít.. Điều này dẫn đến rủi ro không đ[r]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

HOÀNG THÀNH SƠN

QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN

VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

HOÀNG THÀNH SƠN

QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN

VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 60 34 04 10

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN ĐỨC TRUNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các thông tin luận văn tơi thu thập, tìm hiểu, phân tích phản ánh cách trung thực, phù hợp với tình hình thực tế

Trong luận văn có sử dụng tài liệu, số liệu báo cáo tình hình triển khai dự án Công Nghệ Thông Tin Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giáo trình, tài liệu liên quan trình học tập, nghiên cứu khóa 21, cao học, quản lý kinh tế - Trường Đại học kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội

Học viên

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc thầy hướng dẫn TS Nguyễn Đức Trung tận tình hướng dẫn, bảo cho vê chuyên môn, truyền đạt kinh nghiệm q báu cho tơi suốt q trình nghiên cứu hồn thành luận văn

Tơi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo khoa Kinh tế trị phòng Đào Tạo, trường Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình học tập nghiên cứu đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn Trung tâm công nghệ thông tin – Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam cung cấp số liệu, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu thực đề tài

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến người thân gia đình, bạn bè đồng nghiệp giúp đỡ trình thực luận văn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Học viên

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT i

DANH MỤC BẢNG BIỂU ii

DANH MỤC HÌNH VẼ iii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.2 Khái niệm quản lý dự án

1.2.1 Khái niệm dự án

1.2.2 Các thuộc tính dự án

1.2.3 Dự án công nghệ thông tin

1.2.4 Khái niệm quản lý dự án 10

1.2.5 Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin lĩnh vực ngân hàng 10 1.2.6 Mục tiêu quản lý dự án 12

1.3 Các giai đoạn bên tham gia dự án 12

1.3.1 Các giai đoạn dự án 12

1.3.2 Các bên tham gia Dự Án 16

1.4 Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng thương mại 18

1.4.1 Thứ tuân thủ quy trình kế hoạch thực dự án 18

1.4.2 Thứ hai việc hoàn thành mục tiêu dự án 18

1.4.3 Thứ ba hiệu sử dụng nguồn lực dự án 18

1.4.4 Thứ tư lực cán chủ chốt dự án 19

1.4.5 Thứ năm chi phí thực dự án 19

1.4.6 Thứ sáu mức độ hài lòng khách hàng 19

1.5 Các Nhân tố ảnh hưởng kỹ cần có Quản Lý Dự Án 20

1.5.1 Quản lý vĩ mô 20

1.5.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án 20

1.5.3 Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 22

1.6 Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin 23

1.6.1 Quản lý phạm vi 23

1.6.2 Quản lý thời gian 29

1.6.3 Quản lý chi phí 38

1.6.4 Quản lý chất lượng 42

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 48

2.1 Phương pháp phân tích tổng hợp 48

2.2 Phương pháp điều tra khảo sát 49

CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM 52

3.1 Tổng quan ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 52

3.1.1 Lịch sử phát triển 52

3.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 53

3.1.3 Cơ cấu tổ chức ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 54

3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 55

3.2.1 Tổng quan quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 55

3.2.2 Phân tích thực trạng quản lý dự án công nghệ thông tin Vietinbank 66

3.2.3 Đánh giá chung công tác quản lý dự án Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 95

4.1 Định hướng phát triển công nghệ thông tincủa ngân hàng TMCP Công

Thương Việt Nam 98

4.1.1 Định hướng phát triển công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 98

4.1.2 Định hướng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 99

4.2 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án cơng nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 99

4.2.1 Giải phải chung hồn thiện cơng tác quản lý dự án 100

4.2.2 Giải pháp hoàn thiệnquản lý phạm vi 101

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện quản lý thời gian 102

4.2.4 Giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí 103

4.2.5 Giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng 103

4.2.6 Giải pháp hoàn thiện kiểm tra, giám sát dự án CNTT 104

4.3 Một số kiến nghị với Ngân hàng nhà nước Việt Nam 104

KẾT LUẬN 106

i

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT Ký hiệu Nguyên nghĩa

1 CNTT Công nghệ thông tin

2 QLRRTD Quản lý rủi ro tín dụng

3 TMCP Thương mại cổ phần

4 TTCNTT Trung tâm công nghệ thông tin

5 Vietinbank Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

6 CAM Centre Application Management - Quản lý ứng dụng tập trung

7 ECM Enterprise Content Management - Quản lý nội dung

doanh nghiệp

8 EDW Enterprise Datawarehouse – Kho liệu doanh nghiệp

9 ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

10 ESM Enterprise Security Management - Quản lý bảo mật doanh nghiệp

11 LOS Loan Original System - Hệ thống khởi tạo khoản vay

12 PM Project Manager – Cán quản lý dự án

13 PBS Product Break-down Structure - Cấu trúc phân rã sản phẩm

14 SDLC System Development Life Cycle – Vòng đời phát triển hệ thống

ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Stt Bảng Nội dung Trang

1 Bảng 1.1 Chi phí thời gian Lập trình viên 26

2 Bảng 1.2 Chi phí thời gian Lập trình viên (Điều tra

của IBM) 26

3 Bảng 1.3 Ảnh hưởng môi trường tới ước lượng thời gian 27

4 Bảng 1.4 Ảnh hưởng số năm kinh nghiệm tới ước lượng

thời gian 27

iii

DANH MỤC HÌNH VẼ

Stt Hình Nội dung Trang

1 Hình 1.1 Cấu trúc bảng kê cơng việc chi tiết 21

2 Hình 2.1 Các bước thực phương pháp phân tích tổng hợp 42

3 Hình 2.2 Các bước thực nghiên cứu định tính 43

4 Hình 3.1 Hình 3.1 Mơ hình quản trị Vietinbank 47

5 Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức máy điều hành Vietinbank 48

6 Hình 3.3 Mơ hình khối Cơng Nghệ Thơng Tin Vietinbank 49

7 Hình 3.4 Mơ hình quản lý dự án Vietinbank 51

8 Hình 3.5 Lịch trình triển khai dự án trọng điểm CNTT

Vietinbank giai đoạn 2011 - 2015 59

9 Hình 3.6 Quy trình định nghĩa dự án Vietinbank 62

10 Hình 3.7 Quy trình lập kế hoạch dự án Vietinbank 63

11 Hình 3.8 Quy trình quản lý sản phẩm Vietinbank 69

12 Hình 3.9 Quy trình quản lý thay đổi Vietinbank 71

13 Hình 3.10 Lịch trình dự án Ngân hàng lõi (file Microsoft Project) 77

14 Hình 3.11 Quy trình quản lý chất lượng Vietinbank 83

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết đề tài:

Công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai khơng thể thiếu phát triển xã hội đại Trong thực tế ngành nghề, lĩnh vực, doanh nghiệp nắm tay mạnh CNTT có lợi cạnh tranh vượt trội so với đối thủ Vì việc đẩy mạnh, nâng cao khả ứng dụng CNTT vào hoạt động, quản trị điều hành xu hướng tất yếu doanh nghiệp thức thời Việt Nam

Khơng nằm ngồi xu trên, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) với tư cách bốn Ngân hàng thương mại nhà nước lớn đứng trước nhiều thách thức việc đổi mới, nâng cao lực tồn diện hệ thống cơng nghệ thông tin xứng tầm ngân hàng đại hàng đầu Việt Nam vươn tầm giới nhằm khẳng định, nâng cao tầm vóc thương hiệu Vietinbank nói riêng ngành ngân hàng Việt Nam nói chung

2

sinh trình thực hiện, triển khai dự án,Vietinbank đứng trước xúc tránh công tác quản lý dự án công nghệ thơng tin

Xuất phát từ thực tế đó, tơi chọn đề tài: “Quản lý dự án Công Nghệ Thông Tin Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam”

Đề tài phù hợp với chương trình đào tạo chuyên ngành quản lý kinh tế mà học Trường Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội

Câu hỏi nghiên cứu đề tài là: “Làm để Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Cơng Thương Việt Nam hồn thiện công tác quản lý các dự án công nghệ thơng tin?”

2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục Đích: Trên sở nghiên cứu lý thuyết quản lý dự án công nghệ thông tin thực trạng dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, luận văn đề xuất phương hướng giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu, hệ thống hoá sở lý luận quản lý dự án quản lý dự án công nghệ thông tin

- Nghiên cứu, phân tích thực trạng cơng tác quản lý dự án công nghệ thông tin Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giai đoạn 2010 – 2015

- Đề xuất phương hướng, giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu:

3 Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian nghiên cứu: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Thời gian: Các nội dung nghiên cứu tập trung giai đoạn 2010-2015 4 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn trình bày chương:

Chương Tổng quan nghiên cứu sở lý luận quản lý dự án công nghệ thông tin

Chương Phương pháp thiết kế nghiên cứu luận văn

Chương Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ởngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

4

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Có số báo, đề tài viết quản lý dự án công nghệ thông tin, nhiên số lượng đề tài nghiên cứu chuyên sâu quản lý dự án CNTT khơng nhiều, chủ yếu mang tính định hướng, khuôn khổ luận văn này, tác giả nêu vài tiêu biểu:

(1)– Đàm Lê Anh, 2013, Quản trị dự án công nghệ thông tin

5

xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi dự án kiểm soát thực hiện, quản lý thay đổi, kết thúc dự án, đánh giá hoàn thành dự án

Kiến thức kiểm soát tiến độ: Quản lý nguồn lực, quản lý tổ chức nhân viên, quản lý mua sắm, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro

(2) – Trương Vĩnh Hảo, 2011 Phương pháp Quản lý dự án Công nghệ

thông tin

Nội dung đề tài bao gồm: Khái niệm quản lý dự án công nghệ thông tin; Quy trình quản lý chi phí dự án, phần mềm quản lý chi phí dự án, mơ hình COCOMO

Khái niệm quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Chi phí tài nguyên hy sinh hay tính trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi thường đo đơn vị tiền tệ Đề tài giải số vấn đề khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án, xác định phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên phục vụ cho dự án, tổ chức thực dự án

(3) – Nguyễn Hữu Quốc, 2007, Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thông Quản lý dự án

6

một mức độ chất lượng để phục vụ nhu cầu kinh doanh để đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn kỳ vọng công tác quản lý Định nghĩa dự án bị thất bại không đạt mục tiêu dự án bị vượt q ngân sách 30%, khơng rõ ràng mục tiêu 18%, thiếu thông tin 17%, quản lý dự án không tốt 32%, lý khác 12% Những nguyên nhân thất bại nhà cung cấp phần cứng/phần mềm kém, nhân viên cao cấp nhóm làm việc khơng hiệu quả, lập kế hoạch mục tiêu không rõ ràng, đầy đủ, đáp ứng số liệu đầu vào không đạt yêu cầu Tác giả nêu sáng kiến việc cải tổ công tác quản lý dự án công nghệ thông tin Trong đặc biệt lưu ý trọng tâm nắm thuộc tính đặc trưng dự án công nghệ thông tin

Bên cạnh đề tài cịn có số báo, đề tài nghiên cứu dự án liên quan đến quản lý dự án công nghệ thông tin

Như vậy, năm qua có vài cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề quản lý dự án nói chung quản lý dự án cơng nghệ thơng tin nói riêng Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu cách toàn diện quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng Thương mại Cổ phần Cơng Thương Việt Nam Vì vậy, với đề tài luận văn “Quản lý dự án Công nghệ thông tin Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt

Nam” học viên mong muốn góp phần nhỏ vào khoảng trống nghiên

cứu lại cho vấn đề quản lý dự án cơng nghệ thơng tin qua hi vọng giúp ích cho mục tiêu giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hệ thống, quy trình nhằm mục tiêu phát triển bền vững Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam

1.2 Khái niệm quản lý dự án

7

Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt động quản lý dự án (cụ thể dự án công nghệ thông tin), trước tiên cần nắm rõ kiến thức, khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án

1.2.1 Khái niệm dự án

Theo quan điểm chung, dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm

Theo PMBOK® Guide 2000, trang 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất”

Với cách định nghĩa hiểu hoạt động dự án tập trung vào hai đặc tính chính:

Thứ nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại

Thứ hai sản phẩm dịch vụ dự án nhất: điều thể khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác

Tóm lại,dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách

1.2.2 Các thuộc tính dự án

8

dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí) chất lượng

Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: Dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc, kết dự án chuyển giao, đưa khai thác, sử dụng, tổ chức dự án giải tán

Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo lạ: Khác với trình sản xuất liên tục, có tính di truyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác Từ cho thấy dự án giống hồn tồn khơng tạo giá trị nào, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung dự án CNTT nói riêng

9

Dự án thường mang tính chất khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi liên tục (định luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao

Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo chuyển giao Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp lãnh đạo ban quản lý dự án có quan điểm lập trường khác dẫn đến việc cấp phải thực theo mệnh lệnh lãnh đạo Từ thấy mơi trường pháp lý dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp động

1.2.3 Dự án công nghệ thông tin

Công nghệ Thông Tin nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thơng tin (Trích Wikipedia tiếng Việt)

Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin hiểu định nghĩa Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số”

10

1.2.4 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án ngành khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề

Theo PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide, 2000, trang 6), Quản lý dự án việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thoả mãn yêu cầu dự án

Xét khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép

Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: Thứ nhất,nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hố, dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức, quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm dịch vụ

Thứ hai,kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật

1.2.5 Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin lĩnh vực ngân hàng

Quản lý dự án công nghệ thơng tin lĩnh vực ngân hàng có số đặc điểm sau:

11

Ngân hàng nhà nước Một số dự án quy mô lớn cần có phê duyệt trực tiếp Ngân hàng nhà nước để triển khai

Thứ hai là, sử dụng cho đặc thù nghiệp vụ ngành ngân hàng Nghiệp vụ ngân hàng bao gồm nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay, quản lý khách hàng, chuyển tiền, tài trợ thương mại, kinh doanh ngoại tệ, giao dịch thị trường liên ngân hàng … Các dự án phát sinh trực tiếp từ yêu cầu nghiệp vụ hoàn thiện, tối ưu, tự động hóa nghiệp vụ có sẵn phải tuân thủ kiến trúc phận chiến lược công nghệ thông tin ngân hàng đề

Thứ ba là, địi hỏi tính ứng dụng tự động hóa cao, kết nối với hệ thống cơng nghệ thông tin liên ngân hàng Trong thời đại với tốc độ phát triển vũ bão công nghệ thông tin canh tranh cao độ ngành ngân hàng khối ngân hàng cổ phần khối ngân hàng nhà nước, khối ngân hàng nước ngân hàng ngoại quốc, dự án công nghệ thơng tin ngân hàng địi hỏi phải có tính ứng dụng cao thực tiễn hoạt động, địi hỏi tính tự động hóa cao, giảm thiểu tối đa thao tác thủ công nghiệp vụ Đồng thời phải tương thích với chuẩn kết nối liên ngân hàng tổ chức kết nối liên ngân hàng đề hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng, hệ thống kết nối thông minh SmartLink, Banknet

12

Thứ năm hoạt động 24/7 không phụ thuộc vào múi để đảm bảo tính liên tục thời gian thực giao dịch liên châu lục Hệ thống giao dịch tài giới hoạt động liên tục từ châu lục sang châu lục khác địi hỏi hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng Việt Nam nói chung ngân hàng thương mại nói riêng muốn hội nhập với thị trường giới cần phải đáp ứng giao dịch liên ngân hàng từ ngân hàng múi khác địi hỏi việc hạch tốn vào tài khoản khách hàng hướng tới mục tiêu thời gian thực

1.2.6 Mục tiêu quản lý dự án

Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành cơng việc dự án theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực ) chất lượng có quan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án, thời kỳ dự án, nói chung, muốn đạt tốt mục tiêu thường phải hi sinh hai mục tiêu Cụ thể trình quản lý dự án thường diễn hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hi sinh mục tiêu để thực tốt mục tiêu lại ràng buộc không gian thời gian Nếu công việc dự án diễn theo kế hoạch đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, thông thường nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan cơng việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹ quan trọng quản lý dự án

1.3 Các giai đoạn bên tham gia dự án

1.3.1 Các giai đoạn dự án

13

giai đoạn để quản lý thực Mỗi giai đoạn đánh dấu việc thực hay nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ hay vòng đời dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc thời gian thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực giai đoạn tham gia thực Nó cơng việc cịn lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm sau:

Thứ mức chi phí yêu cầu nhân lực thường thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, giảm nhanh dự án bước vào giai đoạn kết thúc

Thứ hai làxác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp mức độ rủi ro cao dự án bắt đầu thực Xác suất thành công tăng lên dự án bước qua giai đoạn sau

Thứ ba làkhả ảnh hưởng nhà tài trợ tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án tiếp tục giai đoạn sau

Vòng đời dự án xác định giai đoạn mà dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu kết thúc dự án Các giai đoạn thường có chế kiểm sốt quản lý thơng qua cơng việc giám sát, đánh giá Điển hình, chuyển tiếp giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu kết chuyển giao cụ thể, kèm theo phê duyệt nhà tài trợ trước bước sang giai đoạn

14

Giai đoạnthứ nhất, xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng việc xác định tranh toàn cảnh mục tiêu, kết cuối dự án phương pháp thực dẫn tới kết Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu từ hình thành dự án Khảo sát, tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, công việc triển khai cần quản lý giai đoạn Quyết định lựa chọn dự án định chiến lược dựa mục đích, nhu cầu mục tiêu lâu dài tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn nội dung xét đến mục đích yêu cầu dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độ rủi ro ước lượng nguồn lực cần thiết Đồng thời cần làm rõ ý tưởng dự án cách phác thảo kết phương pháp thực điều kiện hạn chế nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án khơng cần thiết phải lượng hố hết tiêu phải ngắn gọn, diễn đạt sở thực tế Kết thúc giai đoạn phê duyệt chủ trương thực dự án

Giai đoạn thứ hai, phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần thực nào, nội dung chủ yếu giai đoạn tập trung vào công tác thiết kế lập kế hoạch Đây giai đoạn chứa đựng công việc phức tạp dự án Nội dung chủ yếu bao gồm:

Phần một: Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức Phần hai: Lập kế hoạch tổng thể

Phần ba: Phân tích, lập bảng chi tiết công việc Phần bốn: Lập kế hoạch tiến độ thời gian Phần năm: Lập kế hoạch ngân sách

Phần sáu: Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết Phần bảy: Lập kế hoạch chi phí

15

Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án bắt đầu Thành cơng dự án phụ thuộc lớn vào chất lượng chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch giai đoạn

Giai đoạn thứ ba, thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai nguồn lực bao gồm công việc cần thiết xin trụ sở, hệ thống, lựa chọn công cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt Đây giai đoạn chiếm nhiều thời gian nỗ lực Những vấn đề cần xem xét giai đoạn yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống Kết thúc giai đoạn này, hệ thống xây dựng kiểm định sau chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm

Giai đoạn thứ tư, kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc chu kỳ dự án, cần thực cơng việc cịn lại hồn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực Một số việc cụ thể hoàn chỉnh lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án, kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao báo cáo, toán tiền, phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị sử dụng, bàn giao dự án, lấy chữ ký khách hàng việc hồn thành, bố trí lao động, giải công ăn việc làm cho người tham gia dự án, giải phóng bố trí lại thiết bị

16

Thứ khởi tạo: Sự phê duyệt dự án phê duyệt giai đoạn định dự án

Thứ hai làlập kế hoạch: Sàng lọc mục tiêu dự án lựa chọn phương án hành động tốt để đạt mục tiêu

Thứ ba thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ nguồn lực để thực kế hoạch

Thứ tư kiểm soát: Giai đoạn giám sát xem xét mức độ tiến hành sở nguyên tắc nhằm xác định điểm khác biệt so với kế hoạch đề để thực hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án hướng, đáp ứng mục tiêu dự án ban đầu

Thứ năm kết thúc: Đạt ký kết hoàn tất từ chủ đầu tư đưa dự án giai đoạn dự án đến kết thúc

1.3.2 Các bên tham gia Dự Án

Các bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án, cụ thể người có lợi ích nghiệp vụ kết dự án liên quan trực tiếp tới dự án đóng góp nguồn lực cho dự án

Các bên liên quan dự án có lợi ích, nhu cầu ưu tiên khác Họ có quan điểm khác mục tiêu dự án Do đó, việc xác định bên liên quan dự án sớm tốt, đặc biệt giai đoạn xây dựng ý tưởng Không lường trước bên liên quan rủi ro lớn đến việc tổ chức thực dự án Thông thường, dự án, bên tham gia bao gồm:

17

án.Trong trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiến trình chất lượng, ký công bố tôn dự án

Thứ hai quản lý dựán: Là người có trách nhiệm làm việc với đối tượng liên quan để định nghĩa dự án, lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; huy nhóm dự án thực thi kế hoạch, giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh Quản lý dự án định kỳ phải thông báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan đến dự án, đưa yêu cầu, trình bày thay đổi phạm vi Quản lý dự án đồng thời đóng vai trị người trung gian nhóm dự án đối tượng liên quan

Thứ ba quản lý chức năng: Các đối tượng chịu ảnh hưởng hoạt động hay kết dự án Quản lý chức thực kiểm soát đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị .) Quản lý chức có yêu cầu ngược với kết dự án.Trong số trường hợp quản lý chức cấp nhà quản lý dự án

Thứ tư khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ đơn vị triển khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tượng có nhiệm vụ nhận đầu dự án, toán cho đầu dự án, xác định nhu cầu cho đầu dự án .Có thể nhiều cơng ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngược

18

1.4 Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng thƣơng mại

1.4.1 Thứ tuân thủ quy trình kế hoạch thực dự án

- Có kế hoạch dự án và hoàn chỉnh (cho tất cả các dự án Kế hoa ̣ch tổng thể về công nghê ̣ thông tin)

- Các phụ thuộc li ̣ch trình được xác ̣nh rõ và theo dõi bởi quản tri ̣ dự án

- Lộ trình trọng yếu được sử du ̣ng để lâ ̣p kế hoa ̣ch và giảm thiểu tổn thất rủi ro

- Nhiệm vu ̣ lũy kế k ế hoạch sở được hoàn thành mô ̣t đơn vị thời gian

- Các mốc dự án hoàn thành đúng thời ̣n (% sản phẩm bàn giao lịch trình)

- Sự biến đô ̣ng của các mốc dự án - Chất lượng của các mốc dự án

- Các nhiệm vụ lũy kế thực tế đã hoàn thành

1.4.2 Thứ hai việc hoàn thành mục tiêu dự án

Hoàn thành dự án việc hoàn thành chuỗi mục tiêu cụ thể đề ra, cơng tác quản lý dự án đạt hiệu hoàn thành chuỗi mục tiêu xác định

1.4.3 Thứ ba hiệu sử dụng nguồn lực dự án

- Tỷ lệ quay vòng nhân lực dự án

- Nguồn lực kế hoa ̣ch so với nguồn lực thực tế

19

- Phần trăm hoặc số lượng nguồn lực có /không có báo cáo thời gian làm việc cho dự án

1.4.4 Thứ tư lực cán chủ chốt dự án

Chất lượng nguồn nhân lực vấn đề then chốt công việc nào, đặc biệt lực cán chủ chốt dự án Công tác quản lý dự án nói chung quản lý dự án cơng nghệ thơng tin nói riêng khơng thể hồn thành tốt lực cán không đạt yêu cầu

1.4.5 Thứ năm chi phí thực dự án

- Ngân sách được phân bổ và quản lý chính xác - Tổng nguồn lực tích lũy thực tế được sử du ̣ng - Tổng chi phí dự án tới thời điểm hiê ̣n ta ̣i

- Phần trăm ngân sách để hoàn thành dự án đã được sử du ̣ng - Phần trăm lệch chi phí so với dự tính

- Ngân sách dự phòng rủi ro của dự án - Chi phí dự phòng rủi ro tính đến - Phần trăm quỹ dự phòng rủi ro còn la ̣i

1.4.6 Thứ sáu mức độ hài lòng khách hàng

- Thăm dò sự hài lòng của khách hàng đối với các dự án /tiểu dự án theo quý (3 tháng lần)

- Việc giao tiếp của NHCT (nhà tài trợ chương trình dự án ) được quản lý tốt

1.4.7 Thứ bảy phối hợp phận dự án

20

1.5 Các Nhân tố ảnh hƣởng kỹ cần có Quản Lý Dự Án

1.5.1 Quản lý vĩ mô

Quản lý vĩ mơ cịn gọi quản lý nhà nước dự án bao gồm tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án

Trong trình triển khai dự án, nhà nước theo dõi chặt chẽ, định hướng chi phối hoạt động dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực gián tiếp hay trực tiếp vào phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô nhà nước bao gồm sách, kế hoạch, quy hoạch sách tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, sách đầu tư, sách thuế

1.5.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án

Quản lý dự án tầm vi mô quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, Quá trình quản lý thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết dự án

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu:

21

Thứ hai làquản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, cơng việc nằm ngồi phạm vi dự án

Thứ ba làquản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó rõ cơng việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc tồn dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành

Thứ tư làquản lý chi phí: Là q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc tồn dự án Cụ thể tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo thơng tin chi phí

Thứ năm làquản lý chất lượng: Là trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng kết dự án phải đáp ứng mong muốn nhà tài trợ

Thứ sáu làquản lý nhân lực: Là trình hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến đâu

Thứ bảy làquản lý thông tin (truyền thông): Là q trình bảo đảm dịng thơng tin thơng suốt, nhanh chóng xác thành viên dự án với cấp quản lý, tổ nhóm quản lý dự án Thơng qua quản lý thơng tin trả lời câu hỏi: Ai cần thông tin dự án? Mức độ chi tiết? Các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào?

Thứ tám làquản lý rủi ro: Là việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, sử dụng phương pháp định tính, định lượng để xác định tính chất, mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lý loại rủi ro

22

nhằm giải vấn đề: cách cung cấp hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu?

1.5.3 Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án

Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành quản lý dự án Ngoài ra, người quản lý dự án cịn phải có kiến thức, kinh nghiệm trongquản lý tổng quát lĩnh vực ứng dụng dự án

Các kỹ cần thiết nhà quản lý dự án gồm:

Thứ làkỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ quan trọng nhất, địi hỏi quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án

Thứ hai làkỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hoàn thành Đồng thời, quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành cơng kế hoạch đề

23

Thứ tư làkỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc: Quản lý dự án trình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, với phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm quản lý dự án ngày tăng quyền lực họ thường không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc quản lý phải có kỹ thương lượng giỏi với quản lý cấp người đứng đầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ cấp để giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án

Thứ năm làkỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý dự án giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị giúp đơn vị giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiềm

Thứ sáu làkỹ định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thông tin có nhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổng hợp quản lý như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, động viên tinh thần nhóm dự án, kỹ công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức dự án

1.6 Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin

Quản lý dự án gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu, nhiên phạm vi luận văn này, sâu nghiên cứu lĩnh vực sau:

1.6.1 Quản lý phạm vi

24

Các kết chuyển giao sản phẩm dự án thực chuyển giao: Như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo phương thức chuyển giao Nhóm dự án bên liên quan phải hiểu sản phẩm kết dự án chúng tạo

Quy trình quản lý phạm vi bao gồm:

Bước một,khởi tạo: Bắt đầu dự án chuyển tiếp sang giai đoạn

Bước hai, lập kế hoạch phạm vi: Phát triển tài liệu làmcơ sở cho định dự án tương lai

Bước ba,xác định phạm vi: Chia nhỏ sản phẩm trung gian dự án thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý

Bước bốn,kiểm tra phạm vi: Hợp thức hoá việc chấp nhận phạm vi dự án

Bước năm, điều khiển thay đổi phạm vi: Điều khiển thay đổi phạm vi dự án

1.6.1.1 Khởi tạo

Phạm vi cơng cụ quan trọng q trình lập khung dự án, quy định phạm vi giúp ta trả lời câu hỏi liệu chuyện xảy ra, lỗi có sửa hay khơng, đặc tính có tạo hay khơng, giao diện có thay đổi hay khơng, người dùng có đào tạo hay khơng Phạm Vi dự án dùng để kiểm tra yêu cầu thay đổi mà bạn nhận Trong dự án CNTT việc mở rộng Phạm Vi gần điều chắn xảy việc xây dựng tốtPhạm Vi dự án giúp làm giảm khả mở rộng Phạm Vi dự án

25

lượng theo yêu cầu, việc thay đổi ràng buộc kéo theo thay đổi ràng buộc khác

Tam giác thép CNTT: Là tiền đề quản lý dự án CNTT phát biểu ba ràng buộc dự án thời gian, nguồn lực chất lượng, thay đổi mối ràng buộc kéo theo thay đổi hai ràng buộc cịn lại Ba ràng buộc thời gian, nguồn lực chất lượng dự án tạo thành ba cạnh tam giác Phạm vi dự án Diện tích tam giác Nếu phạm vi hay diện tích khơng thay đổi có biến động giá trị ba cạnh yêu cầu biến đổi hai cạnh cịn lại Nếu diện tích tam giác mở rộng hay thu nhỏ lại cạnh tạo nên tam giác phải mở rộng hay thu nhỏ lại phù hợp tính tốn thực tế

Ma trận trách nhiệm: Là tài liệu quản lý dự án xác định xem người liên quan đến dự án bên chịu trách nhiệm công việc Tài liệu giúp tránh sai sót q trình thực dự án, đảm bảo bên có quyền hạn phải chịu trách nhiệm giai đoạn dự án Trong dự án lớn hay phức tạp, ma trận dùng để phần chuyển giao cấu trúc phân việc Ma trận mức độ thấp xây dựng để vai trị gói cơng việc trách nhiệm sản phẩm chuyển giao

1.6.1.2 Lập kế hoạch

26

thời điểm bắt đầu hoàn tất dự án, xác định hậu trường hợp dự án bị trễ mốc quan trọng cụ thể

Để xây dựng phạm vi dự án, Quản lý dự án cầnxác lập rõ trách nhiệm bên liên quan, đảm bảo tất bên liên quan hiểu vai trò trách nhiệm họ dự án, sử dụng ma trận trách nhiệm cho rõ ràng Đồng thời cần xác định rõ có quy định, tiêu chuẩn phủ ảnh hưởng tới sản phẩm chuyển giao giao trách nhiệm cho cán dự án thích hợp

Để xây dựng phạm vi dự án cần lưu ý tới tam giác thép CNTT, cần làm rõ tiêu chí ưu tiên ba tiêu chí thời gian, chi phí chất lượng Ở thời điểm cần làm rõ rủi ro liên quan tới dự án, sử dụng ma trận rủi ro để đề phòng vấn đề phát sinh

Sản phẩm quan trọng việc lập kế hoạch dự án bảng kê cơng việc.Bảng kê cơng việc tài liệu kiểm sốt dự án có thơng tin cơng việc cần thực hiện, thời gian, địa điểm, phận thực cơng việc đó, cơng cụ, chi phí, nguồn lực dùng để thực công việc tiêu chí chấp nhận sản phẩm Bảng kê cơng việc bước quan trọng việc lập kế hoạch dự án thường sử dụng làm sở pháp lý để ký kết với nhà thầu Trong trường hợp này, bảng kê công việc bao gồm điều kiện toán, thưởng phạt theo hiệu tiêu chí chấp nhận hay từ chối sản phẩm

Để xây dựng bảng kê công việc, quản lý dự án cần thực theo số nguyên tắc sau:

27

Thứ hai, quản lý dự án cần nắm rõ thông tin việc tổ chức có sẵn mẫu bảng kê cơng việc hay không dự án khác sử dụng bảng kê công việc

Thứ ba, việc xây dựng bảng kê công việc cần cụ thể, đảm bảo chứa đầy đủ thông tin cần thiết, tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật, từ viết tắt, định nghĩa riêng

Thứ tư, sau xây dựng xong bảng kê cơng việc, cần có xác nhận bên để đảm bảo bảng kê cơng việc mang tính ràng buộc

Bảng kê cơng việc có chiều hướng từ xuống, sản phẩm chung chia thành phần nhỏ Việc xây dựng bảng kê công việc tương tự việc chuẩn bị dàn cho văn Mỗi chủ đề chia thành chủ đề con, chủ đề lại chia thành phần nhỏ Bảng kê cơng việc phân thành nhiều mức, liệt kê“cái gì” khơngnêu việc thực “như nào”, trình tự cơng việc khơng quan trọng, việc xác định trình tự nằm giai đoạn lập kế hoạch

Bảng kê cơng việc bao gồm hai thành phần

Thứ danh sách sản phẩm,danh sách sản phẩm mơ tả theo trình tự từ xuống phân cấp tuỳ theo mức độ phức tạp sản phẩm, sản phẩm phức tạp số mức lớn, sản phẩm mô tả danh từ

Thứ hai danh sách công việc,danh sách công việc xác định công việc cần thực để xây dựng sản phẩm từ hình thành nên sản phẩm chung dự án Danh sách công việc chia thành nhiều mức mô tả từ xuống Mỗi công việc mô tả động từ

28

Hình 1.1 Cấu trúc bảng kê công việc chi tiết

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

1.6.1.3.Kiểm soát phạm vi

29

đổi phạm vi, không chấp nhận thay đổi không tuân theo quy trình quản lý thay đổi phê duyệt

Kiểm soát thay đổi kỹ thuật dùng để đảm bảo thay đổi đưa nằm quy trình quản lý thay đổi phê duyệt hay từ chối cấp có thẩm quyền Nếu phê duyệt, thay đổi đưa vào kế hoạch dự án Quy trình quản lý thay đổi định nghĩa trước tài liệu phạm vi Trong trình thực hiện, quản dự án phải giám sát chặt chẽ tuân thủ quy trình quản lý thay đổi để đảm bảo yêu cầu thay đổi không phù hợp không thực dự án Các yêu cầu thay đổi xuất liên tục vòng đời dự án xuất thông tin công nghệ Trước chấp nhận thay đổi cần phải chắn ảnh hưởng thay đổi tới phạm vi, lịch trình chi phí dự án cân nhắc kỹ

Một kế hoạch quản lý thay đổi tuân thủ tốt chặt chẽ ngăn chặn việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng dự án.Để quản lý hiệu việc mở rộng phạm vi dự án cần tuân thủ nguyên tắc sau: Thứ nhất, phân tích liệu dự án để tìm thay đổi phép không phép Dựa vào báo cáo, đánh giá trạng, hiệu suất dự án để xác định dấu hiệu việc mở rộng phạm vi

Thứ hai,ghi nhận, sàng lọc yêu cầu thay đổi, loại bỏ thay đổi phạm vi trừ quan trọng cho dự án Với thay đổi có khả phê duyệt, cần đánh giá ảnh hưởng việc sửa kế hoạch liệt kê vấn đề có, tuỳ vào mức độ ảnh hưởng thay đổi để có phương thức xử lý thích hợp

1.6.2 Quản lý thời gian

30

xảy Các vấn đề lịch trình lý dẫn đến xung đột dự án, đặc biệt nửa phía sau dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ quy định dự án

Quản lý thời gian dự án gồm cơng việc để bảo đảm hồn tất dự án hạn, công việc bao gồm:

Thứ Xác định công việc

Thứ hai Ước lượng thời gian cho cơng việc Thứ ba Triển khai lịch trình

Thứ tư Kiểm sốt lịch trình

1.6.2.1 Xác định cơng việc

Trong tình bị giao công việc chưa làm bao giờ, ta thường phải trả lời sớm câu hỏi bắt đầu hoàn thành Vấn đề chưa trả lời chưa xác định công việc cần thiết ước lượng thời gian để hồn thành cơng việc Để thực xác định công việc ta cần xác định thông tin sau

Thứ xác địnhcông việc phụ thuộc vào nỗ lực hay phụ thuộc vào thời gian Ví dụ ngơi nhà xây dựng hai tháng với 10 thợ xây tháng với 20 thợ xây, dự án phụ thuộc vào nỗ lực, nhiên để trồng xà cừ có bóng mát cần 10 năm, dự án phụ thuộc thời gian

31

Thứ ba làcác dự án tuân theo hướng lịch trình hay hướng nguồn lực Các dự án cơng nghệ thơng tin thường xun tình trạng thiếu hụt thời gian bị ràng buộc nguồn lực Để thực ước lượng xác cho dự án, cần phải nắm mối quan hệ yếu tố

Dự án hướng theo lịch trình dự án mà thời hạn chuyển giao sản phẩm cuối ràng buộc quan trọng nhất, chi phối định dự án Các dự án theo lịch trình dùng tất nguồn lực để đảm bảo chuyển giao sản phẩm thời hạn định

Dự án hướng theo nguồn lực giá trị nguồn lực, cụ thể nguồn nhân lực chi phí ràng buộc quan trọng nhất, chi phối định dự án Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian nới lỏng tiêu chí chất lượng để giữ ràng buộc nguồn lực

Thứ tư làxây dựng nguyên tắc ước lượng thời gian, việc xây dựng ước lượng thời gian cần dựa việc đánh giá tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu chức năng, yêu cầu kỹ thuật Người quản lý dự án cần có thơng tin khoảng thời gian, phạm vi biến động cho phép ước lượng đưa để phù hợp với thực tế Người quản lý dự án cần hiểu đầy đủ mục đích dự định ước lượng sử dụng kỹ thuật ước lượng phù hợp, xác lập mức độ ưu tiên mục tiêu, từ đưa ước lượng phù hợp

1.6.2.2 Xây dựng ước lượng thời gian

Để ước lượng thời gian cho cơng việc dự án có số kỹ thuật sau để thực ước lượng

32

nghiệm, có kỹ cao phối hợp làm việc với khoảng thời gian dài

Ước lượng PERT: Với ước lượng PERT, công việc cần làm ước lượng Thứ ước lượng hợp lý (ML): Thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện bình thường

Thứ hai ước lượng lạc quan (MO): Thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện lý tưởng (khơng có trở ngại nào)

Thứ ba ước lượng bi quan (MP): Thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện khó khăn

Ước lượng cuối tính theo cơng thức (MO + 4(ML) + MP)/6 Ước lượng PERT có ưu điểm người quản lý dự án phải tính đến nhiều yếu tố, phải trao đổi với nhiều thành viên dự án để xác định giá trị ba loại ước lượng đồng thời tìm kiếm đồng thuận dự án Việc tính đến tình xấu tốt giúp cho giá trị ước lượng thu cân bằng, đáng tin cậy Tuy nhiên nhược điểm ước lượng PERT phương pháp thời gian để tìm đồng thuận thành viên tham gia ước lượng Vì phương pháp ước lượng thường thích hợp với dự án đòi hỏi yếu tố chất lượng kết công việc yếu tố thời gian hoàn thành dự án

Bên cạnh ước lượng trên, quản lý dự án sử dụng số cách thức ước lượng khác hỏi ý kiến chuyên gia, tư vấn Hoặc so sánh với dự án tương tự, nhiên thông thường dự án CNTT thường có dự án tương tự triển khai thành cơng để dựa vào thực ước lượng Bên cạnh Cơ Sở Dữ Liệu báo cáo kết dự án Công Nghệ Thông Tin chưa phổ biến Việt Nam giới

33

Bảng 1.1 Chi phí thời gian Lập trình viên

Viết chương trình 13%

Đọc tài liệu hướng dẫn 16%

Thông báo, trao đổi, viết báo cáo 32%

Việc riêng 13%

Việc khác 15%

Đào tạo 6%

Gửi mail, chat 5%

(Nguồn: Điều tra Bell Labs - 2010)

Bảng 1.2 Chi phí thời gian Lập trình viên

Làm việc 30%

Trao đổi công việc 50%

Làm công việc khác, không phục vụ trực tiếp cho công việc

20%

(Nguồn: Điều tra IBM - 2011) Việc ước lượng thời gian để thực phần mềm thường gặp phải nhiều khó khăn phần mềm chưa làm bao giờ, khó áp dụng kinh nghiệm dự án trước đây, công nghệ thay đổi liên tục gây ảnh hưởng lớn đến việc ước lượng Ngoài yếu tố ảnh hưởng liên quan tới loại dự án số năm kinh nghiệm người tham gia dự án

Bảng 1.3 Ảnh hƣởng môi trƣờng tới ƣớc lƣợng thời gian

Loại dự án Môi trƣờng áp dụng Hệ số nhân dự phòng

Cũ Cũ

Cũ Mới 1.4

Mới Cũ 1.4

Mới Mới

34

(Loại dự án cũ có năm kinh nghiệm;Mơi trường áp dụng là cũ có năm kinh nghiệm)

Cơng sức thời gian cịn phụ thuộc vào tay nghề nhóm phát triển

Bảng 1.4 Ảnh hƣởng số năm kinh nghiệm tới ƣớc lƣợng thời gian

Số năm kinh nghiệm Hệ số nhân

10 0.5

8 0.6

6 0.8

4

2 1.4

1 2.6

(Nguồn: Điều tra Bell Lab - 2010)

1.6.2.3 Triển khai lịch trình

Sau lên lịch trình dự án, để đưa vào triển khai, quản lý dự án cần phải nắm phương pháp giám sát lịch trình, từ có đánh giá xác tình trạng dự án để có điều chỉnh phù hợp lịch trình hay chi phí

Một cách thức để giám sát lịch trình hiệu quản lý giá trị thu

35

xác so với việc dựa biến động lịch trình hay chi phí cách tách biệt Thơng tin cảnh báo cho quản lý dự án biết liệu dự án có gặp vấn đề hay khơng, đồng thời cung cấp thông tin giá trị vấn đề dự án để có điều chỉnh cần thiết nhằm hồn thành dự án

Chi phí bản khoản ước lượng tính cách cộng tất chi phí từ chi phí lao động trang thiết bị, nguyên vật liệu tổng chi phí cho gói cơng việc bao gồm chi phí dự phịng Chi phí sử dụng để đo hiệu suất chi phí

Các quy tắc áp dụng vào việc lập kế hoạch

Phần trăm hồn thành khoản ước tính lượng cơng việc hồn thành hoạt động hay nhóm hoạt động biểu diễn phần trăm Có số cách tính phần trăm hồn thành:

Quy tắc phần trăm 0/100: Công việc không công nhận hồn thành Khi hồn tất, 100% giá trị cơng việc đóng góp vào hoạt động

Quy tắc phần trăm 0-50-100 50-50: Một nhiệm vụ có ba điều kiện:

+ Hoàn thành 0% = Nhiệm vụ chưa bắt đầu

+ Hoàn thành 50% = Nhiệm vụ bắt đầu chưa hoàn thành

+ Hoàn thành 100% = Nhiệm vụ hoàn thành Quy tắc không mô tả chi tiết tiến triển hiệu suất 15%, thấy hồn thành nhiệm vụ mô tả theo hai giai đoạn

36

Các mốc quan trọng: Phương pháp áp dụng thành công cho gói cơng việc có thời gian dài nhiều hoạt động Tổng giá trị gói cơng việc chia phân thành cột mốc quan trọng q trình thực gói cơng việc Mỗi cột mốc có giá trị dự tốn Giá trị đạt dự án hồn thành cột mốc

Biểu đồ theo dõi Gantt:Biểu đồ Gantt biểu đồ dùng để hiển thị hiệu suất thực tế so với hiệu suất dự toán; đồng thời hiển thị cơng việc hồn thành với khoảng trễ cho hoạt động Tuy không hiển thị cách rõ ràng mối quan hệ phụ thuộc hoạt động hay đường tới hạn, biểu đồ Gantt cơng cụ có hiệu việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật có ích phân tích tổng hiệu suất thời gian dự án Biểu đồ Gantt hiển thị thời gian cột mốc quan trọng cho biết liệu có theo kịp thời hạn không

Để giám sát lịch trình, ta cần thực tính tốn giá trị thu Để tính tốn giá trị thu ta thực bước sau:

Bước một: Tính chi phí dự tốn theo lịch cho giai đoạn định Bước hai: Ước tính phần trăm hồn thành cơng việc dự tốn khoảng thời gian

Bước ba: Xem xét yếu tố để xác định phần trăm hồn thành cơng việc Bước bốn: Tính tốn chi phí dự tốn thực (BCWP), hay gọi giá trị thu khoảng thời gian cách lấy phần trăm hồn thành cơng việc nhân với chi phí dự tốn theo lịch (BCWS)

Bước năm: Tính tốn chi phí thực tế thực cơng việc (ACWP) khoảng thời gian cách xác định số lượng tiền thực tế chi

1.6.2.4 Kiểm sốt lịch trình

37

khoảng 10% dự án CNTT hồn thành kế hoạch kinh phí, dự án theo sát lịch trình suốt nửa chặng đầu dự án Dự án dài dễ bị thay đổi nguồn lực dễ bị dịch chuyển sang dự án khác Để xác định dự án có đạt tiến độ hay khơng cần có cơng cụ để kiểm sốt lịch trình, ta sử dụng phương pháp tính Hiệu suất lịch trình (SPI) biến động lịch trình (SV) để xác định tiến độ dự án trạng thái

Biến động theo lịch trình (SV) độ chênh lệch đo khoảng thời gian dự tốn thực cơng việc so với khoảng thời gian thực để thực cơng việc Nói cách khác, chênh lệch Chi phí dự tốn cơng việc thực (BCWP) chi phí dự tốn cơng việc theo lịch (BCWS), SV = BCWP - BCWS Nếu kết biến động lịch trình dương có nghĩa cơng việc vượt tiến độ, kết số âm đồng nghĩa với việc thời gian thực cơng việc khơng đạt kế hoạch

Hiệu suất tính theo lịch trình (SPI) tỷ số cơng việc hồn thành với cơng việc dự tốn Nếu giá trị SPI lớn có nghĩa công việc vươt tiến độ ngược lại giá trị SPI nhỏ có nghĩa công việc bị chậm tiến độ

Các bước để cập nhật lịch trình dự án sau:

Bước làsử dụng thông tin cập nhật lịch trình dự án để xác định mốc thời gian tương ứng

Bước hai tính tốn chi phí dự tốn theo lịch (BCWS) Bước ba làtính tốn chi phí dự tốn thực (BCWP)

38

1.6.3 Quản lý chi phí

Các dự án CNTT thường gặp nhiều khó khăn việc quản lý chi phí Theo nghiên cứu CHAOS thơng thường chi phí trung bình dự án CNTT thường vượt dự toán ban đầu khoảng 150% thập niên 2000 Ở Mỹ, dự án CNTT thất bại gây tổn thất hàng chục tỷ đô la Để giảm thiểu lãng phí trên, cần nghiên cứu lĩnh vực quan trọng quản lý dự án CNTT quản lý chi phí

Chi phí tài nguyên đem vào sử dụng, tiêu hao kết chuyển giá trị vào sản phẩm Chi phí cần tính tốn trước để đạt mục tiêu, chi phí thường đo đơn vị tiền tệ

Quản lý chi phí quy trình, bước đảm bảo cho dự án hoàn tất ngân sách cho phép Các bước quản lý chi phí bao gồm

Bước một,lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: Xác định tài nguyên cần thiết để thực dự án

Bước hai,ước lượng chi phí: Ước tính chi phí nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án

Bước ba,dự tốn chi phí: Phân bổ chi phí ước tính vào hạng mục cơng việc để thiết lập đường sở đo lường việc thực

Bước bốn,kiểm sốt vàđiều chỉnh chi phí: Điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án

1.6.3.1 Lập kế hoạch nguồn tài nguyên

Việc lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức, người quản lý dự án cần cân nhắc trả lời số câu hỏi sau:

- Các khó khăn gặp thực cơng việc dự án? - Có phạm vi dự án ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên không? - Tổ chức thực dự án tương tự chưa?

39 Các chi phí cần tính tới bao gồm:

Chi phí nguyên liệu loại chi phí dùng để chi cho tất thành phần, phận nguồn cung cấp dùng dự án trở thành phận sản phẩm chuyển giao Các công cụ dùng để thực công việc nguyên liệu chúng không trở thành phận sản phẩm chuyển giao

Chi phí sở vật chất loại chi phí dùng để công cụ, thiết bị vật chất hay sở hạ tầng dùng suốt dự án không trở thành phận sản phẩm chuyển giao Trong nhiều tổ chức, mục đơn xem chi phí cố định

1.6.3.2 Ước lượng chi phí

Đặc thù dự án CNTT thường có hướng nguồn lực hướng lịch trình Điều có nghĩa việc tăng cường nguồn lực khó khăn gia hạn thời gian trình triển khai dự án Đầu quan trọng việc quản lý chi phí dự án ước lượng chi phí Có nhiều loại phương pháp cơng cụ kỹ thuật giúp tính tốn ước tính chi phí, liệt kê phương pháp sau:

- Ước lượng quy

- Ước tính sử dụng kết chào thầu - Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án - Ước lượng theo tham số

- Ước lượng lên - Ước lượng xuống

Ƣớc lƣợng quydùng để ước lượng gần đúng, dựa phân tích yếu tố ảnh hưởng đến dự án Ước lượng gồm phần chính:

Thứ làdanh sách giả định sử dụng để xây dựng ước lượng Thứ hai làphạm vi biến động ước lược đưa

40 Ƣớc lƣợng sử dụng kết chào thầu:

Ước lượng tài liệu dự án dùng để dự đoán thời gian tổng số nguồn lực mà dự án cần đến Chào thầu tài liệu thương mại xác định thời gian tiền bạc cần dùng để hồn tất cơng việc dự án Chào thầu định hướng khách hàng, chủ đầu tư tính đến lãi rịng dự án, ước tính thường dùng nội dự án để thể chi phí thực tế

Ƣớc lƣợng dựa vào thông tin lịch sử hay sở liệu dự án

Nếu dự án thực trước quản lý dự án có nhiều kiến thức tài liệu liệu liên quan tới dự án

Thông tin lịch sử liệu lịch sử hay tài liệu tồn từ dự án trước tương tự cho dự án gồm tổng hợp báo cáo cố, yêu cầu kỹ thuật, chức nhiệm vụ, ước tính dùng, kinh phí dự án, cấu trúc chi tiết công việc, học kinh nghiệm rút

Thông tin tương tự liệu thu từ tình giống khơng hồn tồn so với tình xét đến Nếu tình giống hồn tồn xem thơng tin lịch sử Thông tin tương tự xuất phát từ thành phần dự án khác tương tự thành phần dự án Thông tin tương tự xuất phát từ kinh nghiệm điều hành

Ƣớc lƣợng theo giai đoạn:Các dự án CNTT thường chưa thực trước đây, việc đưa ước lượng xác khó, chí với người có kinh nghiệm Vì ước lượng theo giai đoạn sử dụng

Xác định giai đoạn phương pháp chia công việc dự án thành loạt giai đoạn liên tiếp Việc đánh giá hiệu sản phẩm chuyển giao diễn cuối giai đoạn

41

Ƣớc lƣợng theo tham số kỹ thuật ưu tiên cho dự án CNTT chưa thực trước khơng có liệu lịch sử Ước lượng tham số lấy thông tin thu từ dự án tương tự, đồng thời sử dụng tham số để ước tính

Ước lượng theo tham số sử dụng cho dự án lớn cách phân chia chúng thành đơn vị công việc nhỏ đưa vào mơ hình tốn học Phương pháp ước lượng có hiệu liệu lịch sử có sẵn Ước lượng theo tham số địi hỏi có đầu vào quan trọng:

- Thông tin lịch sử đơn vị công việc sử dụng để tính tốn - Tập hợp đặc tả, u cầu kế hoạch chi tiết

- Mơ hình tốn học tham số đầu vào liên quan Các phương pháp ước lượng tham số phổ biến là: - Phương pháp COCOMO dựa số lượng dòng mã - Phương pháp điểm chức (Function Point) - Phương pháp điểm tình (Usecase Point) - Phương pháp COSMIC FFP (Full Function Point)

Ƣớc lƣợng từ dƣới lênlà kỹ thuật ước lượng nhiều thời gian có độ xác cao Ước lượng lên ước tính chi phí lịch trình mức chi tiết cơng việc sau tổng hợp số để tính tổng dự án

Ƣớc lƣợng từ xuống kỹ thuật ước tính cho tồn dự án sau chia theo tỷ lệ phần trăm giai đoạn phần việc nhỏ Điều thực dựa vào công thức thu từ liệu lịch sử dự án tương tự cung cấp

1.6.3.3 Kiểm sốt chi phí

42

BCWP – ACWP Nếu kết Biến động chi phí dương nghĩa dự án chưa sử dụng hết chi phí ngược lại nghĩa dự án vượt q kinh phí dự tốn

Hiệu suất chi phí (CPI) tỷ số Chi phí dự tính cho cơng việc (BCWP) chi phí thực tế cơng việc (ACWP) theo cơng thức CPI = BCWP/ACWP Nếu CPI lớn nghĩa chi phí dự án chưa sử dụng hết ngược lại CPI nhỏ nghĩa chi phí dự án vượt dự toán

Dựa vào biến số Biến động chi phí Hiệu suất chi phí ta biết chi phí dự án trạng thái để từ đưa điều chỉnh thích hợp

1.6.4 Quản lý chất lượng

1.6.4.1 Xác định chất lượng dự án

Chất lượng nhân tố quan trọng dự án, nhiều tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tổng thể coi chất lượng q trình phát triển liên tục thực lần Việc áp dụng vào quy trình quản lý dự án

Kế hoạch quản lý chất lượng tài liệu dự án định nghĩa tiêu chuẩn chát lượng áp dụng cho dự án cách thức đạt tiêu chuẩn này.Kế hoạch quản lý chất lượng hợp kế hoạch tổng thể dự án Nó xây dựng trình lập kế hoạch chất lượng phải bao gồm kế hoạch đảm bảo chất lượng, kiểm sốt chất lượng, nâng cao chất lượng vịng đời dự án Nó bao gồm phương thức trao đổi thông tin dùng để báo cáo ma trận hiệu hoạt động cho chủ đầu tư, đội dự án Kế hoạch quản lý chất lượng có vai trò quan trọng dự án CNTT Cần phải duyệt cập nhật kế hoạch quản lý chất lượng thường xuyên nhằm đảm bảo kế hoạch phản ánh yêu cầu người liên quan đến dự án

43

Bước kiểm duyệt tài liệu yêu cầu xác nhận với khách hàng để đảm bảo yêu cầu xác định rõ

Bước hai làxác định thước đo chất lượng dùng cho dự án, đặt tiêu chuẩn, mục tiêu hiệu quả, tuân theo tiêu chuẩn quy tắc chung

Bước ba làthiết lập lịch trình kiểm định, kiểm thử dựa vào đặc điểm dự án

Bước bốn làthiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa cơng việc vào lịch trình dự án

Bước năm thiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa công việc vào lịch trình dự án

Bước sáu so sánh báo cáo hiệu hoạt động kết kiểm định thực tế tiêu chuẩn chất lượng

Bước bảy xây dựng vòng lặp cho việc điều chỉnh thay đổi tiêu chí chất lượng

Bước tám làxây dựng phương pháp giải bất đồng thành viên sản phẩm chuyển giao

Bước chín làlập kế hoạch báo cáo hiệu hoạt động cách xác định chế phản hồi cho khách hàng, người có liên quan đến dự án

Bước mười làbảo đảm tuân thủ yêu cầu khách hàng, thực kiểm thử chấp nhận người sử dụng để chuyển giao dự án kết thúc

1.6.4.2 Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng dự án hoạt động thường xuyên đánh giá cách có hệ thống chất lượng tổng thể dự án trình thực để đảm bảo dự án đạt tiêu chuẩn chất lượng đề

44

các bước xác định yêu cầu, ngưỡng chất lượng, rủi ro, kiểm định kiểm tra để đảm bảo chất lượng

Sau lên kế hoạch, dự án bước vào giai đoạn thực hiện, sau đến giai đoạn kiểm tra Ở giai đoạn kiểm tra tiến hành kiểm tra chất lượng dựa việc kiểm định, kiểm chứng để xem có ngưỡng giới hạn chất lượng bị vượt qua không.Sau kiểm tra, ngưỡng kiểm tra chất lượng bị vượt qua dự án cần có điều chỉnh cho phù hợp quy trình lặp lặp lại đến thoả mãn yêu cầu đảm bảo chất lượng Sự chênh lệch chất lượng thực tế vượt mức giới hạn cho phép tiêu chí chất lượng gọi biến động chất lượng

Mức độ điều chỉnh dự án biến động phụ thuộc vào tầm quan trọng biến động chất lượng Tầm quan trọng biến động mức độ quan trọng đặt cho biến động để xác định điều chỉnh cần thiết mà Quản lý Dự Án phải thực Quản lý dự án phải xác định ngưỡng giới hạn mà khách hàng đặt cho biến động phạm vi dự án

Lý thuyết quản lý dự án đưa quy trình Quản lý chất lượng dự án với bước sau:

Bước làtiến hành kiểm định gói cơng việc hồn thành thực để đảm bảo với kế hoạch chất lượng dự án

Bước hai làtiến hành kiểm định việc quản lý phiên bản, quản lý cấu hình nhằm đảm bảo tất thành viên sử dụng phiên Đảm bảo cấu hình ban đầu lưu lại thay đổi cấu hình phải phê duyệt ghi chép lại

45

Bước bốn làphân tích tầm quan trọng biến động Mức độ chấp nhận rủi ro nhà tài trợ xác định trình lập kế hoạch người quản lý dự án phải dựa vào để quản lý dự án Tập trung nhiều vào biến động không quan trọng dẫn tới lãng phí nguồn lực Ngược lại với biến động quan trọng, khơng phản ứng nhanh dẫn tới kết tồi tệ dự án

Bước năm làxác định cần có biên kiểm thử, biên chấp nhận người sử dụng để thực lấy cho phù hợp

Kiểm định chất lượng: Công việc trình đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng Kiểm định chất lượng kiểm tra độc lập nhân có đủ trình độ chun mơn thực nhằm đảm bảo quy định chất lượng tuân thủ

Kế hoạch kiểm thử: Thông thường áp lực việc phải đưa sản phẩm thị trường đưa ứng dụng vào sử dụng làm giảm thời gian trình kiểm thử Điều dẫn tới hàng loạt vấn đề chất lượng sản phẩm hài lòng khách hàng Thực tế đòi hỏi quản lý dự án phải sẵn sàng đầu tư thời gian tài vào chức kiểm thử để đảm bảo chất lượng

Kế hoạch kiểm thử tài liệu mô tả phương thức kiểm thử theo trường hợp, tích hợp, hệ thống chấp nhận người sử dụng Có nhiều phương pháp kiểm thử Trong phương pháp sử dụng dự án CNTT bao gồm:

Thứ làkiểm thử biên dịch (Compile Test) cho hoạt động phát triển

46

Thứ ba làkiểm thử vận hành - phần mềm có chạy mơi trường thực khơng, có tương thích hoạt động tương tác với ứng dụng khác không

Sau lựa chọn phương pháp kiểm thử, cần thiết lập môi trường kiểm thử cách xác định mua tài nguyên cần thiết để hoàn thành việc kiểm thử Giai đoạn cuối việc kiểm thử kiểm thử chấp nhận người sử dụng (thực khách hàng)

1.6.4.3 Kiểm soát chất lượng dự án

Kiểm soát chất lượng dự án trình đánh giá kết chất lượng cụ thể dựa tiêu chuẩn chất lượng xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ nguyên nhân làm chất lượng không đảm bảo, thực suốt quy trình kiểm sốt dự án

Hiện có nhiều cơng cụ kiểm soát chất lượng dự án bao gồm biểu đồ, sơ đồ phân tán nhiều loại biểu đồ kiểm sốt khác Cơng cụ thường sử dụng biểu đồ

Một vấn đề dự án trình triển khai liên tục phiên để cập nhật tính sửa lỗi phát sinh phiên cũ, để kiểm soát chất lượng hiệu phiên ta sử dụng phương phápQuản lý cấu hình Quản lý cấu hình kỹ thuật kiểm sốt thay đổi phiên dự án Những thay đổi phiên xảy thường xuyên môi trường CNTT cần phải kiểm tra liên tục

47

48

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phƣơng pháp phân tích tổng hợp

Khái niệm: Phân tích tổng hợp hai phương pháp gắn bó chặt chẽ

quy định bổ sung cho nghiên cứu, có sở khách quan cấu tạo, tính quy luật thân vật Trong phân tích, việc xây dựng cách đắn tiêu thức phân loại làm sở khoa học hình thành đối tượng nghiên cứu phận ấy, có ý nghĩa quan trọng Trong nghiên cứu tổng hợp vai trò quan trọng thuộc khả liên kết kết cụ thể (có lúc ngược nhau) từ phân tích, khả trừu tượng, khái quát nắm bắt mặt định tính từ nhiều khía cạnh định lượng khác

Phương pháp phân tích tổng hợp sử dụng để thẩm định, giải vấn đề cịn tranh cãi, chưa có thống nhà khoa học Phân tích tổng hợp giúp ta tìm lỗ hổng nghiên cứu trước, lĩnh vực cần phải nghiên cứu chứng minh thêm

Thơng thường phân tích tổng hợp hai trình vấn đề, chúng tách rời mà hợp lại để bổ trợ cho Phân tích giai đoạn cần thiết trình nghiên cứu Tổng hợp việc xác định thuộc tính, mối liên hệ chung, quy luật tác động qua lại yếu tố cấu thành dự án CNTT Tổng hợp có nhờ kết nghiên cứu phân tích, sau kết hợp chúng lại với thành chỉnh thể hoàn chỉnh, thống

49

Phương pháp phân tích tổng hợp thực qua bước sau:

Tìm kiếm

nguồn tài

liệu

→ Thu xử lý số thập liệu

→ Thực phân tích tổng hợp

Hình 2.1 Các bƣớc thực phƣơng pháp phân tích tổng hợp

(Nguồn: Tác giả thực hiện)

Bước 1: Tìm kiếm nguồn tài liệu

Đối với số liệu thứ cấp, luận văn sử dụng nguồn số liệu là: báo cáo tháng cơng tác triển khai dự án chiến lược công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Đối với liệu sơ cấp sử dụng đề tài tơi thu thập thơng qua hình thức điều tra khảo sát bandự án, thành viên trực tiếp tham gia dự án

Bước Thu thập xử lý số liệu

Từ nguồn tài liệu trên, sử dụng phương pháp tổng hợp thu thập số liệu gốc nguồn tài liệu Kết trình xử lý số liệu, bảng biểu phân tích sử dụng đề tài nghiên cứu

Bước 3: Thực phân tích tổng hợp

Từ số liệu, bảng biểu xử lý, đề tài tập trung phân tích q trình thực cơng tác quản lý dự án ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, tồn tại, hạn chế công tác quản lý dự án ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam; sở tổng hợp kết phân tích đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác quản lý dự án công nghệ thông tin Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

2.2 Phƣơng pháp điều tra khảo sát

Khái niệm: Phương pháp điều tra khảo sát phương pháp

50

sẵn Người hỏi trả lời ý kiến cách đánh dấu vào tương ứng theo quy ước

Phương pháp điều tra khảo sát sử dụng luận văn để xác định câu hỏi nghiên cứu, xác định tiêu chí đánh giá quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, thu thập ý kiến thành viên trực tiếp tham gia dự án vấn đề tồn trình triển khai dự án đồng thời trao đổi số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Phương pháp điều tra khảo sát thực qua bước:

Dự kiến vấn đề cần nghiên cứu

→ Thiết kế câu

hỏi →

Thực

phỏng vấn →

Phân tích, tổng hợp thơng tin từ nội dung vấn

Hình 2.2 Các bƣớc thực nghiên cứu định tính

(Nguồn: Tác giả thực hiện)

Bước Dự kiến vấn đề cần nghiên cứu

Từ kết bước đầu thực phương pháp phân tích tổng hợp báo cáo, tài liệu có liên quan đến việc quản lý dự án Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, bước đầu xác định số vấn đề cần nghiên cứu đề tài sau:

- Công tác quản lý dự án Ngân hàng TMCP Công Thương thời gian qua nào? Các quy trình ban hành để hỗ trợ? Việc tuân thủ quy trình sao?Kết triển khai dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam sao?

51

- Các giải pháp khắc phục tồn công tác quản lý dự án CNTT gì? Nội dung cụ thể biện pháp?

Bước Thiết kế câu hỏi vấn đối tượng điều tra

Căn vào vấn đề nghiên cứu dự kiến, thiết kế lưới câu hỏi vấn đối tượng thành viên dự án gồmchuyên viên nghiệp vụ, chuyên viên kỹ thuật, quản lý dự án ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Phụ lục) Nội dung câu hỏi thiết kế cho đối tượng vấn

Bước Thực vấn.

Trong buổi họp báo cáo tiến độ dự án chiến lược CNTT mà trực tiếp tham dự, thực vấn số thành viên số dự án gồm chuyên viên nghiệp vụ, kỹ thuật, hỗ trợ quản lý dự án, giám đốc dự án theo câu hỏi thiết kế

Bằng phương pháp vấn, bước đầu xác định câu hỏi nghiên cứu đề tài, câu hỏi là:

i) Đòi hỏi dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam nào?

ii) Thực trạng công tác quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam sao? Những kết đạt gì? Những hạn chế cịn tồn nguyên nhân sao?

iii) Các giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam gì?

52

CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM

3.1 Tổng quan ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam

3.1.1 Lịch sử phát triển

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) thành lập ngày 26/03/1988 sau tách từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam theo nghị định số 53/HĐBT Hội Đồng Bộ Trưởng Chặng đường phát triển Vietinbank chia làm giai đoạn chính:

Giai đoạn I: Từ 1988 – 2000: Xây dựng chuyển đổi từ ngân hàng cấp thành ngân hàng hai cấp, đưa ngân hàng Công Thương Việt Nam vào hoạt động

Giai đoạn II: Từ 2001 – 2008: Thực thành công đề án tái cấu ngân hàng Công Thương xử lý nợ, mơ hình tổ chức, chế sách hoạt động kinh doanh

Giai đoạn III: Từ 2009 đến nay: Thực thành cơng cổ phần hố, đổi mạnh mẽ, đại hoá, chuẩn hoá mặt hoạt động ngân hàng Chuyển đổi mơ hình tổ chức, quản trị điều hành theo thông lệ quốc tế

53

trong nước vươn quốc tế với 152 chi nhánh, gồm 149 chi nhánh nước, chi nhánh Đức chi nhánh Lào với 1000 phòng giao dịch / Quỹ tiết kiệm Vietinbank doanh nghiệp thực tốt trách nhiệm an sinh xã hội, hoạt động cộng đồng lớn ngành tài – ngân hàng

Hiện nay, Vietinbank triển khai đồng dự án CNTT, chuẩn bị điều kiện tốt cho việc chuyển đổi Core Bank vào năm 2016 Đây bước chiến lược nhằm tối ưu hoá, triển khai nhanh hiệu dự án CNTT, hỗ trợ toàn diện cho hoạt động Vietinbank

3.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh

Tổng tài sản Vietinbank tính đến thời điểm 31/12/2014 đạt 661.132 tỷ đồng, tăng 14,7% so với năm 2013 đạt 103% kế hoạch Đại hội Cổ Đông Huy động vốn tính đến 31/12/2014 595 nghìn tỷ đồng, tăng 16,3% so với năm 2013, đạt 104% kế hoạch Đại Hội Cổ Đông

Quy mô đầu tư đến cuối năm 2014 Vietinbank 177 nghìn tỷ đồng, tăng 10,5% so với năm 2013, chiếm 26,8% tổng tài sản Trong đầu tư kinh doanh thị trường Liên Ngân Hàng chiếm 43%, đầu tư giấy tờ có giá chiếm 55%, góp viến liên doanh mua cổ phiếu chiếm 2% Danh mục đầu tư liên tục điều chỉnh theo hướng tăng khả sinh lời, đảm bảo dự trữ khoản cho toàn hệ thống nâng cao vai trò, vị Vietinbank thị trường

54

Về hoạt động tài trợ thương mại: Năm 2014, Vietinbank tiếp tục đẩy mạnh kinh doanh sản phẩm truyền thống, đồng thời mở rộng triển khai sản phẩm Doanh số Tài Trợ Thương Mại tăng 14%, dịch vụ nhờ thu tăng 38%, doanh số phát hành LC tăng 17%, doanh số tốn nhập tăng 13% Được tạp chí The Asset Triple trao tặng giải thưởng Ngân hàng cung cấp dịch vụ TTTM tốt Việt Nam

3.1.3 Cơ cấu tổ chức ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Vietinbank với nhân 20 000 cán bộ, tiến tới mơ hình tập đồn tài chínhvới mơ hình tổ chức đầy đủ ngành nghề kinh doanh lĩnh vực tài ngân hàng Ngân hàng thương mại, ngân hàng đầu tư, dịch vụ tài chính, bảo hiểm, kinh doanh vàng bạc

Hình 3.1 Mơ hình quản trị Vietinbank

55

Cơ cấu tổ chức nội Vietinbank bao gồm khối nghiệp vụ, phòng ban trực thuộc trụ sở chính, chi nhánh, đơn vị nghiệp với đầy đủ mảng bán lẻ, bán buôn, thị trường vốn, ngân quỹ, tốn, tài trợ thương mại

Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức máy điều hành Vietinbank

(Nguồn: Báo cáo thường niên 2014 Vietinbank) Định hướng chiến lược ban lãnh đạo đưa Vietinbank trở thành tập đồn tài vươn tầm giới với quy mô lớn, mạng lưới rộng, hoạt động nhiều ngành nghề lĩnh vực tài nên nhữngnhu cầu thiết lúc Vietinbank phải đại hoá hệ thống CNTT để bước hỗ trợ cho hoạt động nghiệp vụ hồ nhập với mơi trường tài giới

3.2 Thực trạng cơng tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam

3.2.1 Tổng quan quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

3.2.1.1 Mơ hình quản lý dự án cơng nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

56

Khối CNTT thành lập vào tháng 07/2014 sở tái cấu lại Trung tâm Công Nghệ Thông Tin Ban Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Hình 3.3 Mơ hình khối Cơng Nghệ Thơng Tin Vietinbank

(Nguồn: Thông báo thành lập khối CNTT - 2014 ) Trung tâm CNTT có chức tham mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị, ban điều hành việc xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển CNTT phục vụ cho chiến lược kinh doanh sản phẩm dịch vụ công tác quản trị điều hành Vietinbank Là đơn vị đầu mối nghiên cứu, đề xuất, thiết kế, triển khai quản lý dự án CNTT Vietinbank theo uỷ quyền Chủ tịch Hội đồng quản trị Ban lãnh đạo, đảm bảo thống kiến trúc hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật CNTT Vietinbank phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ đại thời kỳ

Cơ cấu tổ chức Trung tâm CNTT Vietinbank bao gồm 12 phòng kỹ thuật ban chuyên môn với chức nhiệm vụ sau:

- PhòngQuản lý ứng dụng sản phẩm: Chịu trách nhiệm quản lý, phát triển, chỉnh sửa sản phẩm hệ thống ngân hàng lõi

- Phòng Quản lý ứng dụng kênh dịch vụ toán: Chịu trách nhiệm quản lý, phát triển, chỉnh sửa kênh dịch vụ tốn

- Phịng Quản lý liệu báo cáo quản trị: Chịu trách nhiệm quản lý, phát triển, chỉnh sửa phần mềm liên quan đến kho liệu, sổ cái, báo cáo quản trị, báo cáo tuân thủ

Khối CNTT (Trung tâm CNTT)

Phòng QLUD Kênh dịch vụ

tốn

Phịng QL Dữ Liệu & Báo cáo quản trị Phòng QLUD Sản

Phẩm (Core)

Phịng Kế tốn tổng hợp

Phịng Kiến trúc Tích hợp

Phịng An ninh & Quản lý rủi ro CNTT

Phòng Bảo trì Hỗ trợ ứng dung

Phịng Quản lý dự án CNTT

Phòng Quản lý hạ tầng CNTT

Phòng CNTT miền trung

Phòng CNTT miền nam Trung tâm liệu

và Trang thiết bị

Ban dự án Ciputra Data Centre Ban dự án Chuẩn hóa qui

57

- Phòng Kiến trúc Tích hợp: Chịu trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất, thiết kế, triển khai quản lý giải pháp, kiến trúc tích hợp hệ thống CNTT

- Phòng Quản lý dự án CNTT: Chịu trách nhiệm quản lý tồn q trình triển khai dự án CNTT

- Phòng An ninh Quản lý rủi ro CNTT: Chịu trách nhiệm an ninh, an tồn bảo mật, an tồn thơng tin cho hệ thống CNTT

- Phòng Quản lý hạ tầng CNTT: Chịu trách nhiệm vấn đề hạ tầng CNTT

- Phòng Quản lý trang thiết bị trung tâm liệu: Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động trung tâm liệu, cung cấp dịch vụ phần cứng

- Phịng Bảo trì Hỗ trợ ứng dụng: Chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống ứng dụng CNTT hỗ trợ tương tác với người dùng cuối

- Phòng CNTT miền Trung phòng CNTT miền Nam: Hỗ trợ vấn đề CNTT khu vực miền Trung miền Nam

- Phịng Kế tốn Tổng Hợp: Phụ trách vấn đề kế toán, hành - Ban chuẩn hố quy trình CMMI: Chuẩn hố quy trình CNTT Vietinbank theo chuẩn CMMI

- Ban dự án Trung tâm liệu Ciputra: Xây dựng Trung tâm liệu cho Vietinbank

Để thực dự án CNTT Vietinbank, dự án thành lập ban dự án riêng với cấu tổ chức bao gồm Bảo trợ dự án (Thông thường thành viên HĐQT Ban điều hành đại diện), Giám đốc dự án (Trưởng phòng ban nghiệp vụ, Ban giám đốc khối CNTT chí thành viên Ban điều hành) nhóm chun mơn bao gồm:

58

- Nhóm nghiệp vụ: Trưng tập nhân phòng, ban, khối nghiệp vụ phụ trách vấn đề yêu cầu, đặc tả nghiệp vụ

- Nhóm quản lý dự án: Trưng tập nhân phòng Quản lý dự án Trung tâm CNTT gồm cán Quản Lý Dự Án (PM), hỗ trợ dự án (PC) phụ trách vấn đề liên quan đến quản lý dự án

Hình 3.4 Mơ hình quản lý dự án Vietinbank

(Nguồn: Tác giả thực hiện) Nhân trưng tập lên dự án vừa chịu trách nhiệm với dự án, vừa chịu quản lý phịng ban chun mơn trực thuộc Một nhân lúc tham gia vào nhiều dự án khác Ví dụ cán kỹ thuật quản lý hạ tầng, máy chủ lúc quản lý hạ tầng cho nhiều dự án khác

3.2.1.2 Khái quát Dự Án Công Nghệ Thông Tin Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giai đoạn 2011 – 2015

59

án nâng cao quản trị điều hành nhóm dự án cơng nghệ Trung tâm CNTT lập kế hoạch chi tiết lịch trình triển khai xây dựng kế hoạch nhân cho dự án

Trong năm 2011 dự án tiến hành triển khai song song bước xây dựng yêu cầu, lập báo nghiên cứu khả thi, lập kế hoạch đấu thầu hồ sơ mời thầu Vietinbank thành lập Ban giám sát tuân thủ kiến trúc doanh nghiệp nhằm đảm bảo dự án CNTT triển khai theo lộ trình kế hoạch, tuân thủ tiêu chuẩn kiến trúc chung đảm bảo tính thống cao

Năm 2012, Trung tâm tích cực tham gia dự án mặt kỹ thuật, hỗ trợ kịp thời mặt nghiệp vụ đồng thời phát triển giao diện, chương trình, góp phần hồn thành dự án đạt tiến độ, chất lượng tốt như: Phần mềm lớp giữa, Khởi tạo khoản vay, Module Ngân quỹ Hoàn thành dự án hạ tầng công nghệ tăng cường an tồn bảo mật hệ thống thơng tin, cung cấp tảng công nghệ triển khai sản phẩm dịch vụ ngân hàng

Trung tâm CNTT với vai trò đầu mối kỹ thuật triển khai dự án với phối hợp triển khai phòng ban nghiệp vụ triển khai chiến lược CNTT đạt kết sau

* Nhóm dự án ngân hàng lõi

60

Thực kế hoạch mở rộng mạng lưới nước ngoài, TTCNTT lập kế hoạch triển khai hệ thống hạ tầng CNTT gồm mạng truyền thông, trang thiết bị kế hoạch triển khai chương trình phần mềm Hệ thống phần mềm giao dịch Ngân hàng lõi Chi nhánh Đức triển khai hoàn thành kế hoạch khai trương hoạt động FrankFurt ngày 6/9/2011 Ngày 28/05/2012, chi nhánh thứ hai mở thủ đô Berlin - Đức sau tháng khai trương chi nhánh Frankfurt, ghi nhận nỗ lực mở rộng mạng lưới VietinBank môi trường kinh doanh ngân hàng đầy khắt khe nhiều khác biệt Vượt qua nhiều khó khăn, dự án triển khai chi nhánh Vietinbank Đức hoàn thành nhiệm vụ giao, đối tác Oracle hoàn thành xây dựng hệ thống Ngân hàng lõi cho chi nhánh Đức, vận hành theo yêu cầu nghiệp vụ mở rộng hệ thống Ngân hàng lõi Chi nhánh Berlin

61

* Nhóm dự án nâng cao quản trị điều hành

Năm 2011 Ngân hàng Công thương triển khai dự án Hoạch định Nguồn lực Doanh Nghiệp (ERP) tối ưu hố cơng tác quản trị nguồn lực ngân hàng ERP định nghĩa “hệ thống ứng dụng đa phân hệ” giúp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp ERP liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động hoá Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp nguồn vốn, nhân lực, máy móc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Tại VietinBank, hệ thống ERP triển khai theo module, xây dựng tảng ERP Oracle: module Hệ thống thông tin quản lý/báo cáo (MIS), module Quản lý Tài nội (Triển khai Oracle EBS), module Quản lý nguồn nhân lực/bảng lương (Triển khai Oracle PeopleSoft) module Quản lý tài ngân hàng (gồm tiểu cấu phần OFSAA, Reveleus, Hyperion)

62

Quản lý nguồn nhân lực Hệ thống khai thác hiệu quả, cung cấp tính đánh giá hoạch định nguồn lực kinh doanh đơn vị

Để nâng cao chất lượng Quản lý rủi ro tín dụng (QLRRTD), kiểm sốt chất lượng tín dụng, VietinBank tiến hành triển khai Dự án xây dựng hệ thống QLRRTD theo Basel II từ ngày 14/03/2012 Đây dự án dài hạn mang tính chiến lược, nhằm cải tổ toàn hệ thống QLRRTD VietinBank theo Basel II từ cấu tổ chức, mơ hình hoạt động, sách, quy định, quy trình cấp tín dụng QLRRTD đến xây dựng hệ thống đo lường rủi ro tín dụng VietinBank hướng tới xây dựng hệ thống đo lường rủi ro tín dụng theo phương pháp thống kê, cải thiện tính xác hiệu lực mơ hình đo lường rủi ro cho khách hàng hệ thống chấm điểm tín dụng cho định chế tài theo phương pháp tiếp cận nội Đồng thời tăng cường hiệu công tác quản lý danh mục tín dụng sở quản lý giới hạn tín dụng, quản lý tài sản bảo đảm, sách thu hồi quản lý nợ xấu; Hỗ trợ theo dõi kiểm sốt chất lượng tín dụng thơng qua tiêu chí, dấu hiệu cảnh báo sớm trường hợp suy giảm chất lượng tín dụng

* Nhóm dự án cung cấp sản phẩm dịch vụ khách hàng

63

Chính thức khởi động từ 14/06/2012, dự án Khởi tạo khoản vay (LOS) có ý nghĩa quan trọng việc đưa CNTT ứng dụng vào chuẩn hóa nghiệp vụ ngân hàng Dự án triển khai hệ thống Khởi tạo khoản vay Ban QLDA, cán kỹ thuật nghiệp vụ triển khai theo kế hoạch đến tháng 7/2013 Việc triển khai LOS góp phần tạo tảng vững cho hoạt động tín dụng, tăng hiệu chất lượng xử lý khoản vay, chun nghiệp hóa quy trình tác nghiệp phục vụ khách hàng Qua nâng cao suất lao động, tiết giảm chi phí, nhân cơng hoạt động; quản lý hiệu rủi ro tác nghiệp, rủi ro tín dụng; nâng cao tính minh bạch an tồn hệ thống Đến tháng 12/2013 hệ thống LOS vận hành thức 46 chi nhánh, đến hoạt động tồn hàng

* Nhóm dự án cung cấp hạ tầng thông tin, công nghệ

64

đến tháng 6/2013 hoàn thành cơng tác tích hợp hệ thống ngân hàng điện tử VietinBank iPay lên tảng SOA

Bên cạnh triển khai sản phẩm dịch vụ mới, dự án Kho liệu tập trung (EDW) có mức độ ưu tiên cao tổng thể chiến lược CNTT nhằm cung cấp nguồn liệu quán toàn diện cho đơn vị việc khai thác, phân tích thơng tin phục vụ công tác quản trị điều hành hỗ trợ định, góp phần tích cực việc nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh VietinBank tương lai Trong Quý I/2013 VietinBank tiến hành mời thầu lựa chọn nhà cung cấp giải pháp Kho liệu tập trung Theo kế hoạch dự án Kho liệu tập trung triển khai song song với dự án thay Ngân hàng lõi Việc đầu tư giải pháp EDW mang lại giá trị cho VietinBank như: Có kho liệu tập trung chủ đạo; Khả truy xuất liệu đầy đủ, nhanh chóng xác; Khả mở rộng cao phù hợp với tăng trưởng liệu tương lai; Thiết lập từ điển liệu để định nghĩa thông tin thống quán toàn hệ thống; Áp dụng sách, cơng cụ quản trị liệu toàn liệu doanh nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng liệu, đáp ứng thông tin tin cậy phục vụ tốt công tác quản trị điều hành hỗ trợ định; Áp dụng thành tựu CNTT lĩnh vực EDW để nâng cao khả phân tích thơng tin chun sâu theo nhiều chiều

65

Nhằm tăng cường đảm bảo an tồn thơng tin, đảm bảo tính sẵn sàng hệ thống CNTT, VietinBank triển khai hoàn thành giải pháp Giám sát An ninh doanh nghiệp (ESM) giải pháp Giám sát ứng dụng tập trung (CAM) Dự án ESM triển khai tháng hoàn thành vào tháng 5/2012 với tính Quản lý định danh truy cập tập trung Quản lý kiện an ninh tập trung Triển khai dự án CAM thành công tháng 3/2013 cung cấp hệ thống giám sát hoạt động tồn dịch vụ ngân hàng Qua người quản trị nắm bắt nhanh chóng tình trạng hoạt động ứng dụng, dịch vụ, thành phần hạ tầng hệ thống CNTT, khắc phục cố kịp thời, nâng cao tính sẵn sàng hiệu suất hoạt động hệ thống CNTT Cùng với giải pháp giám sát an ninh hạ tầng mạng truyền thông, VietinBank ln hướng tới cung cấp giải pháp an tồn đại, mang lại niềm tin cho khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ Hệ thống thông tin ngân hàng trao giải thưởng “Hệ thống an ninh thông tin ngân hàng tiêu biểu 2012” Diễn đàn Ngân hàng Đơng Nam Á bình chọn dựa tiêu chí bảo mật an tồn thơng tin, ứng dụng công nghệ hoạt động kinh doanh ngân hàng có hiệu Việc đoạt Giải thưởng Hệ thống an ninh thông tin ngân hàng tiêu biểu khẳng định lực cạnh tranh, lực quản trị, quản lý rủi ro bảo mật thông tin ngân hàng VietinBank

66

ngân hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng theo chuẩn quốc tế, nâng cao lực cạnh tranh hội nhập VietinBank

Trung tâm CNTT tiếp tục tập trung nguồn lực chất lượng cao triển khai dự án quan trọng Dự án thay Ngân hàng lõi, dự án SOA mở rộng, dự án Kho liệu tập trung, dự án LOS Đồng thời thực tốt công tác quản trị vận hành hệ thống, trì, đảm bảo hạ tầng hệ thống CNTT hoạt động liên tục 24/7, phục vụ hiệu hoạt động kinh doanh ngân hàng Toàn thể cán kỹ thuật Trung tâm CNTT tâm triển khai thực hoàn thành dự án thuộc Chiến lược CNTT, góp phần vào kết hoạt động kinh doanh VietinBank

Hình 3.5: Lịch trình triển khai dự án trọng điểm CNTT Vietinbank giai đoạn 2011 – 2015

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

3.2.2 Phân tích thực trạng quản lý dự án cơng nghệ thông tin Vietinbank

67

Manager)có kinh nghiệm với đối tác triển khai chuyên nghiệp chủ yếu nước nên việc lập kế hoạch lĩnh vực quản lý dự án quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng thực cách với đầy đủ mẫu biểu quy định quy trình quản lý dự án Tuy nhiên trình thực kế hoạch kiểm tra kiểm soát kế hoạch, lĩnh vực quản lý dự án có phát sinh vấn đề tuỳ thuộc vào thực trạng dự án Ở phần sau vấn đề thực trạng lĩnh vực quản lý dự án phân tích cách chi tiết

3.2.2.1 Thực Trạng Quản Lý Phạm Vi

a) Về mặt Quy Trình: Sau thời gian phòng Quản Lý Dự Án thành lập vào triển khai số dự án chiến lược Phòng Quản lý dự án xây dựng quy trình Định Nghĩa Dự Án quy trình Quản Lý Kế Hoạch nhằm mục đích chuẩn hố vấn đề liên quan đến Phạm Vi dự án chiến lược, đòi hỏi tất dự án phải tuân thủ quy trình để đảm bảo xác định đầy đủ phạm vi dự án, giảm thiểu tối đa yêu cầu thay đổi yêu cầu phát sinh trình thực dự án Trong q trình thực dự án trường hợp có phát sinh thêm yêu cầu yêu cầu thay đổi, luồng quy trình chuyển sang Quy Trình Thay Đổi, trường hợp đối tác thực không đúng, không đủ yêu cầu đề ra, dựa việc quản lý Sản Phẩm Bàn Giao, luồng quy trình chuyển sang quy trình Quản Lý Chất Lượng nằm luận văn

68

Quy trình quy định rõ bước thực để định nghĩa xác định phạm vi dự án xác định rõ:

Phạm vi dự án làtất công việc liên quan đến tạo sản phẩm dự án quy trình sử dụng để tạo sản phẩm Phạm vi dự án xác định điều cần làm điều khơng cần làm Để làm rõ phạm vi dự án, PM thực công việc sau:

Thứ làtiến hành phẫn rã yêu cầu sản phẩm cấp độ cao tính chức mà sản phẩm đạt triển khai dự án Đây công việc quan trọng tạo tiền đề cho việc xây dựng tiêu chí nghiệm thu sản phẩm

Thứ hai làchỉ công việc, sản phẩm thuộc dự án công việc, sản phẩm không thuộc dự án

69

Hình 3.6 Quy trình định nghĩa dự án Vietinbank

(Nguồn: Quy trình định nghĩa dự án – Vietinbank 2013) Sản phẩm quy trình định nghĩa dự án tài liệu Định Nghĩa Dự Án sử dụng cho nhiều mục đích sau dự án

Để đảm bảo xác định tối đa yêu cầu phạm vi quản lý phạm vi trình thực dự án, Vietinbank đưa vào sử dụng quy trình Quản Lý Kế hoạch Dự Án

70

cũng công cụ kiểm sốt dự án Kế hoạch ln cập nhật theo thay đổi điều chỉnh dự án

Quy trình quản lý kế hoạch dự án tạo sản phẩm chính:

Một làcấu trúc phân rã sản phẩm (PBS): Thể sản phẩm chia thành cấu phần nhiều cấp độ

Hai cấu trúc phân rã công việc (WBS): Cho thấy tất hoạt động cần thực suốt dự án

Ba tài liệu kế hoạch: Kế hoạch tổng thể, kế hoạch công việc

Hình 3.7 Quy trình lập kế hoạch dự án Vietinbank

71 Các bước thực sau:

Bƣớc 1: Xây dựng Cấu trúc phân rã sản phẩm (PBS):PBS phân cấp cơng việc thành cấu phần mà dự án phải xây dựng, mua sử dụng lại Thêm vào cấu trúc phân cấp cung cấp khả gộp thàn nhóm sản phẩm cơng việc cấu phần theo nhiều hạng mục khác như: ưu tiên, tổ chức thực công việc, chế triển khai, định xây dựng mua

Đầu vào quy trình xây dựng PBS là: tài liệu Định Nghĩa Dự Án, bảng phân rã sản phẩm cấp độ cao thực giai đoạn Định nghĩa dự án.Việc xây dựng PBS cần có tham gia tư vấn nhân có kinh nghiệm kỹ lĩnh vực công nghệ liên quan: bao gồm cán phụ trách kỹ thuật nghiệp vụ dự án

Quy trình quy định rõ hoạt động cần thực để tạo PBS:

Thứ nhất, hệ thống mong muốn: liệt kê sản phẩm theo cấu trúc hệ thống, áp dụng kinh nghiệm trường hợp tương tự, xác định cấu phần sản phẩm, mô tả vắn tắt cấu phần

Thứ hai, lặp lại quy trình thiết kế theo cấp độ, thiết lập tên mô tả cho cấu phần khối sản phẩm hình thành

Thứ ba, tối ưu hoá điều chỉnh cấu phần việc xác định cấu phần: mua mới, tái sử dụng lại cho công việc tương lai, tái sử dụng từ dự án cũ, xây dựng Các cấu phần xây dựng lập chi tiết so với cấu phần mua ngồi có sẵn để dùng

Thứ tư, Mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp sản phẩm Thứ năm, Sử dụng biểu mẫu định nghĩa sẵn để hồn thiện PBS Bƣớc 2: Rà sốt PBS

72

Bƣớc 3: Xây dựng cấu trúc phân rã công việc WBS

WBS danh sách chi tiết cơng việc cần để hồn thành dự án Đây cấu trúc phân cấp tất hoạt động dự án cơng việc dự án phân rã theo cấp độ thành đơn vị công việc nhỏ WBS tiền đề để kế hoạch chi tiết lập, việc xây dựng WBS đòi hỏi Quản Lý Dự Án phải hiểu công việc cần phải làm để kết thúc dự án Một WBS tốt giúp Quản Lý Dự Án nhìn nhận vấn đề phát sinh trình triển khai dự án sớm

WBS bao gồm tham chiếu tới danh mục sản phẩm công việc WBS tổ chức theo số cách: theo dự án phụ, theo tổ chức dự án, theo giai đoạn dự án, theo thứ tự hoạt động Trong trường hợp nên liên hệ WBS với định nghĩa công việc theo hợp đồng Để hỗ trợ việc chuyển giao phát triển WBS việc tạo lịch trình quản lý dự án, ,cần xác định phụ thuộc công việc thực Các phụ thuộc thường mô tả sơ đồ Mỗi hoạt động đại diện hình chữ nhật phụ thuộc đại diện mũi tên hình chữ nhật

Cách thức xây dựng WBS:

- Từ PBS, mô tả nhiệm vụ sản phẩm mức thấp - Phân rã công việc thành mức thấp hơn, xác định mức độ ưu tiên cho đầu công việc

- Tại cấu phần công việc, đưa tiêu chí hồn thành, lưu ý đến trách nhiệm rõ ràng tổ chức triển khai nhà tài trợ, PM cần đưa ngày công dự kiến cho công việc bước

73

- Sử dụng biểu mẫu định nghĩa sẵn để hồn thiện WBS Bƣớc 4: Rà sốt WBS

Cấu trúc phân rã công việc gửi đến đơn vị có liên quan thực rà sốt: Phịng ban nghiệp vụ, Trung tâm CNTT Sau đóquản lý dự án tập hợp ý kiến đóng góp, rà sốt chỉnh sửa WBS

Bƣớc 5: Lập kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án lập để chuyển đơn vị công việc phân rã thành hoạt động dự án phụ thuộc hoạt động Có ba loại phụ thuộc:

Thứ Phụ thuộc bắt buộc, vốn thuộc chất công việc thực (Trong phần mềm cần tn theo trình tự phân tích, thiết kế, cài đặt, kiểm thử )

Thứ hai phụ thuộc tuỳ ý, xác định nhóm dự án (năng suất dự án) Thứ ba làcác phụ thuộc bên ngoài, áp dụng bên tổ chức triển khai (Các việc bàn giao thiết bị phần cứng bên)

Cũng việc tạo PBS, WBS lập kế hoạch dự án phải trải qua giai đoạn: Xây dựng kế hoạch sơ rà soát phạm vi, cân đối kế hoạch Một dự án gồm kế hoạch sau:

Kế hoạch tổng thể: Căn vào tài liệu định nghĩa dự án, PM tiến hành lập kế hoạch tổng thể cho dự án có cơng việc.Trình bày tổng quan dự án: Ở cấp độ chi tiết so với định nghĩa dự án cấu tổ chức, vai trò chi tiết cấu trúc định, giả thiết ràng buộc, sản phẩm bàn giao giai đoạn, mốc dự án

Kế hoạch chất lƣợng: Sẽ nghiên cứu chi tiết phần thực trạng quản lý chất lượng

74 Kế hoạch quản lý rủi ro

Kế hoạch tiến độ công việc: Sẽ nghiên cứu chi tiết phần thực trạng quản lý thời gian

Kế hoạch quản lý cấu hình Kế hoạch quản lý nhân lực Kế hoạch kiểm thử

Bƣớc 6: Rà soát kế hoạch

- Việc rà soát kế hoạch phạm vi PM thực trước, thông qua trả lời câu hỏi, sử dụng danh sách kiểm tra kế hoạch dự án định sẵn

- Sau hoàn thiện kế hoạch theo tiêu chí định ra, PM gửi kế hoạch dự án cho bên liên quan xem xét đóng góp ý kiến: phịng ban nghiệp vụ, trung tâm CNTT

- PM tổ chức họp, mời bên liên quan tham gia rà sốt Thơng thường họp khởi động tiền khởi động dự án

- PM tập hợp ý kiến đóng góp để hồn thiện tài liệu kế hoạch dự án - Việc rà soát kế hoạch dự án thực đồng để tránh mâu thuẫn kế hoạch dự án

- Trong trình triển khai, PM tiến hành rà soát kế hoạch với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp Với lần điều chỉnh, PM thực lặp lại bước quy trình

Bƣớc 7: Phê duyệt kế hoạch dự án

- Tài liệu kế hoạch dự án chuyển lên Giám đốc chủ đuầ tư phê duyệt

- Giám đốc/chủ đầu tư rà soát phê duyệt tài liệu kế hoạch dự án Bƣớc 8: Truyền thông kế hoạch

75

Bên cạnh quy trình quản lý kế hoạch hỗ trợ xác định phạm vi dự án, để đảm bảo phạm vi dự án tuân thủ, Quản lý Dự Án Ngân hàng Công Thương sử dụng quy trình Quản Lý Sản Phẩm để theo dõi tình trạng sản phẩm bàn giao đảm bảo tuân thủ phạm vi dự án

Quy trình Quản Lý Sản Phẩm dự án Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam gồm bước:

Bước 1: Rà soát mục tiêu sản phẩm dự án theo định nghĩa dự án Bước 2: Xác định tiêu chí nghiệm thu

Bước 3: Xây dựng tài liệu Định nghĩa sản phẩm Bước 4: Kiểm soát tiến độ thiết kế sản phẩm

Bước 5: Rà soát tài liệu định nghĩa sản phẩm (Cập nhật có mở rộng) Bước 6: Chuẩn bị nghiệm thu sản phẩm

Bước 7: Nhận đánh giá sản phẩm từ nhà cung cấp Bước 8: Báo cáo trạng thái sản phẩm

Bước 9: Xử lý vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm Bước 10: Xử lý lỗi gây tranh cãi

76

Hình 3.8 Quy trình quản lý sản phẩm Vietinbank

77

Quy trình quản lý sản phẩm Vietinbank giúp cho dự án có sở để đối chiếu, tham chiếu nghiệm thu sản phẩm để từ đảm bảo tuân thủ phạm vi dự án

Trong trình thực dự án, phát sỉnh nhiều thay đổi ảnh hưởng tới phạm vi dự án Để giải vấn đề này, Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam ban hành quy trình Quản Lý Thay Đổi, quy trình mơ tả chi tiết cơng đoạn, hoạt động quản lý, phân tích, phân loại đánh giá, xử lý thay đổi Đồng thời phân định rõ vai trò, chức năng, phương thức quản lý phê duyệt thay đổi mối tương quan, liên hệ phận tham gia dự án quản lý thay đổi, đảm bảo tất bên liên quan, người bị ảnh hưởng thay đổi tham gia đầy đủ Quản lý thay đổi bao gồm quy trình chi tiết, đầy đủ cần thiết để kiểm soát, theo dõi thay đổi không lường trước phát sinh giai đoạn dự án, gây ảnh hưởng tới phạm vi (chi phí, doanh thu, chất lượng thời gian) dự án

78

Hình 3.9 Quy trình quản lý thay đổi Vietinbank

(Nguồn: Quy trình quản lý thay đổi Vietinbank - 2013) Quy trình Quản Lý thay đổi Vietinbank gồm bước sau:

Bƣớc 1: Ghi nhận đánh giá yêu cầu thay đổi

79

- Phân tích phân loại, đánh giá sơ mức độ rủi ro, chi phí phát sinh trước đưa định chấp nhận hay từ chối

- Chi tiết hoá yêu cầu thay đổi lên kế hoạch khung thời gian thực - Cập nhật yêu cầu thay đổi với kết phân tích để Ban kiểm sốt thay đổi xem xét

Bƣớc 2: Chỉ định thay đổi

- Ban kiểm soát thay đổi dựa vào phân tích dự án, tiến hành đánh giá định xử lý yêu cầu thay đổi (Đồng ý từ chối) Nếu đồng ý định thay đổi bạn hành

- Thông báo định tới tất bên liên quan bao gồm người khởi tạo yêu cầu thay đổi, chủ đầu tư, tổ chức thực nhà cung cấp

- Quản lý dự án chỉnh sửa kế hoạch dự án cho phù hợp với khối lượng công việc phát sinh thay đổi gây

Bƣớc 3: Rà soát yêu cầu thay đổi

- Định kỳ kiểm tra tiêu chí hồn thành, quy định yêu cầu thay đổi đáp ứng chưa Nếu đáp ứng, thực công việc sau:

- Cập nhật yêu cầu thay đổi định thay đổi tương ứng để phản ánh kết quả.Thông báo cho người khởi tạo tất bên liên quan việc thay đổi thực

- Định kỳ báo cáo, xem xét lại Nhật ký thay đổi trích xuất cá thơng tin cần thiết cho mục đích lập báo cáo tình hình

Như dựa lý thuyết quản lý dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ban hành đầy đủ quy trình để hỗ trợ cho việc Quản Lý Phạm Vi Dự Án

b) Về mặt thực tiễn triển khai dự án:

80

liệu đảm bảo tuân thủ quy trình, bước thực dự án từ bước chuẩn bị dự án, xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi, làm hồ sơ thầu, xây dựng tài liệu phạm vi cơng việc.Tuy nhiên q trình thực tiễn tiến hành triển khai dự án, đặc biệt dự án trọng điểm với quy mô lớn, nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan tác động, dự án CNTT Vietinbank liên tục bị rơi vào tình trạng “khủng hoảng phạm vi”

Bảng 3.1 Số lƣợng yêu cầu phạm vi dự án

STT Tên dự án Số lƣợng yêu

cầu (NR)

Số lƣợng yêu cầu thay đổi (CR)

1 Core Đức 13 25

2 Core Bank 104 203

3 Treasury

4 SOA 15 21

5 Quản Lý Rủi Ro Tín Dụng 11

6 Kho liệu doanh nghiệp 52 69

7 ERP-MIS 36 52

(Nguồn:Báo cáo dự án chiến lược CNTT Vietinbank 08/2014)

Khủng hoảng phạm vi xảy số lượng lớn yêu cầu yêu cầu thay đổi so với phạm vi ban đầu dự án làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới thời gian, chi phí, chất lượng dự án Các yêu cầu thay đổi xảy nhiều nguyên nhân nhiên phân tích dựa theo tiêu chí sau:

Nguyên nhân chủ quan:

81

Điều dẫn đến trình triển khai thực hiện, nhiều vấn đề phát sinh dẫn tới số lượng lớn yêu cầu thay đổi tác động vào dự án

Điển hình dự án Core Đức: Thực triển khai chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương Đức, nhiên thực chất việc triển khai Ngân hàng độc lập thuộc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam thị trường Đức Các kinh nghiệm triển khai mặt kỹ thuật quy trình nghiệp vụ Việt Nam gần khơng có có giá trị việc triển khai thị trường tài thuộc top đầu giới Với yêu cầu nghiêm ngặt thị trường Đức, việc bắt buộc phải xây dựng yêu cầu yêu cầu thay đổi so với ước lượng phạm vi ban đầu dự án gần điều chắn xảy

Về công nghệ: Công nghệ thay đổi liên tục, thông thường sau khoảng 1,5 năm công nghệ bị coi lỗi thời Các dự án chiến lược thường kéo dài từ năm đến năm rưỡi, thực bàn giao sản phẩm cơng nghệ sử dụng pham vi ban đầu bị lỗi thời Điều khiến cho trình triển khai dự án để tăng cường chất lượng dự án, Ban dự án có yêu cầu thay đổi cơng nghệ để phù hợp với tiêu chí ln đầu cơng nghệ Bên cạnh vấn đề cơng nghệ phát sinh trường hợp ước lượng công nghệ ban đầu không đáp ứng yêu cầu dự án, việc dẫn tới yêu cầu thay đổi

82 Nguyên nhân khách quan:

Về sáchcủa NHNN: Sự thay đổi sách, luật pháp NHNN khiến cho dự án gặp phải rủi ro thay đổi phạm vi để đáp ứng yêu cầu

Trong dự án Ngân hàng lõi, phạm vi ban đầu dự án thực xây dựng báo cáo dựa theo thông tư 21/2010/TT-NHNN Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 08/10/2010 Tuy nhiên đến ngày 13/12/2013, NHNN lại ban hành thông tư số 31/2013/TT-NHNN quy định lại biểu mẫu, tiêu chí báo cáo Điều dẫn đến việc Ban Dự Án Ngân hàng Lõi buộc phải đưa yêu cầu thay đổi để trình ban quản trị thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu NHNN

Về dự án phụ thuộc: Thông thường dự án khơng đứng độc lập mình, việc triển khai dự án phụ thuộc nhiều vào dự án khác nên trường hợp dự án thay đổi tính chất dự án phụ thuộc vào bị thay đổi theo dẫn tới việc phát sinh yêu cầu yêu cầu thay đổi

Trong dự án kho liệu doanh nghiệp: Đầu vào dự án liệu tất hệ thống hoạt động Vietinbank, thời gian triển khai dự án, hệ thống hoạt động Vietinbank hệ thống toán điện tử Liên Ngân Hàng thay đổi theo mơ hình Điều kéo theo thay đổi cấu trúc liệu gây yêu cầu thay đổi cho Ban dự án Kho Dữ Liệu Doanh Nghiệp

3.2.2.2 Thực Trạng Quản Lý Thời Gian

83 a) Về mặt quy trình:

Để thực chuẩn hoá việc quản lý thời gian dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đưa quy trình quản lý kế hoạch (đã nêu trên), quy trình quản lý kế hoạch bao hàm quy trình quản lý tiến độ cơng việc

Sau thực xây dựng tài liệu cấu trúc phân rã sản phẩm (PBS) cấu trúc phân rã công việc (WBS) bước lập kế hoạch tiến độ PM tiến hành thiết lập nhiệm vụ (task) vào khung thời gian kế hoạch khung dự án, PM phân bố thời gian thực công việc cách hợp lý Kế hoạch tiến độ cần liệt kê đầy đủ đầu mục cơng việc (là cơng việc quan trọng mốc dự án) mặt thời gian Trước mốc dự án ngắn tối thiệu trước tháng tiến hành công việc dự án dài, PM tiến hành lập chi tiết cơng việc thực hiện: Nhóm cơng việc chạy song song thành gói cơng việc (tốt từ 1-5 cơng việc tổng thời gian tháng) phân bổ gói cơng việc cho cá nhân nhóm nhỏ liệt kê kế hoạch nhân

Ở bước rà soát kế hoạch, PM thông qua việc trả lời câu hỏi sau để đảm bảo kế hoạch tiến độ:

- Các cơng việc có qn với khơng? - Có cơng việc, nhiệm vụ chồng chéo khơng?

- Có bỏ sót ràng buộc công việc, nhiệm vụ không? - Thời gian hồn thành nhiệm vụ hợp lý chưa, có công việc không khả thi thời gian thực không?

84

Như dự án SOA, thực họp dự án theo tuần để đảm bảo tiến độ dự án đảm bảo truyền thông tất vấn đề dự án đến thành viên dự án

Việc lập kế hoạch quản lý thời gian Ngân hàng TMCP Công Thương thực phần mềm Microsoft Project dạng file mpp, công cụ quản lý tiến độ đại chuyên nghiệp, phổ biến dễ sử dụng cho loại đối tượng

Hình 3.10 Lịch trình dự án Ngân hàng lõi (file Microsoft Project)

85

thời gian chủ yếu dựa vào kinh nghiệm người lập mang tính chủ quan cao, hồn tồn bị động phụ thuộc vào đề xuất đối tác Điều dẫn đến có phần cơng việc khối lượng thấp ước lượng dài phần công việc khối lượng cao lại ước lượng ngắn, từ việc cập nhật kế hoạch nội dự án thường diễn liên tục, gây ổn định dẫn tới nhiễu loạn thông tin thành viên dự án

Vietinbank chưa có sở liệu thơng tin dự án để từ hỗ trợ cho việc ước lượng thời gian Quản lý dự án người có chun mơn liên quan

b) Về mặt thực tiễn triển khai

Tiến độ, thời gian yếu tố coi trọng công tác quản lý dự án Ngân hàng TMCP Công Thương Khi kế hoạch tiến độ hoàn thiện phê duyệt, việc đánh giá dự án có thành cơng hay khơng, kết thực công việc thành viên dự án phụ thuộc lớn vào tiến độ dự án, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt tiến độ dự án thực thường xuyên kỹ tuân thủ quy trình

Với chế thực hiện, kiểm soát tầm quan trọng quản lý thời gian dự án CNTT trên, 12 dự án chiến lược Vietinbank thực có dự án hồn thành tiến độ ban đầu đề ra, cá biệt có dự án Ngân quỹ Quản Lý Rủi Ro Tín Dụng hồn thành vượt tiến độ

Tuy nhiên có dự án phải xin trình phê duyệt lại kế hoạch tiến độ khơng thể hồn thành kịp so với tiến độ đề xuất ban đầu.Bên cạnh nguyên nhân thay đổi yêu cầu thêm yêu cầu (thay đổi phạm vi dẫn tới thay đổi tiến độ dự án phân tích trên), việc thay đổi tiến độ dự án phát sinh nguyên nhân chủ quan khách quan sau đây:

Thứ nhất, nguyên nhân chủ quan:

86

nhưng thời gian dài khối lượng cơng việc nhiều thời gian lại ngắn Điều dẫn đến rủi ro không đảm bảo tiến độ dự án

Đặc điểm thành viên tham gia dự án nhân thuộc phòng ban cụ thể, chịu điều phối, đánh giá phân cơng lãnh đạo phịng chun mơn Như họ vừa phải thực công việc dự án, vừa phải thực cơng việc phịng nên nguồn nhân lực nhiều lúc tập trung cho dự án dẫn đến dự án bị chậm tiến độ Bên cạnh thành viên dự án thường có “hiệu ứng sinh viên” tức ln dành nỗ lực lớn để thực công việc đoạn cuối lịch trình bàn giao sản phẩm, điều gây rủi ro lớn cho tiến độ dự án đến tự co kéo, điều chỉnh tiến độ dự án Ban dự án buộc phải trình ban lãnh đạo để gia hạn tiến độ

Về công nghệ: Một dự án triển khai thơng thường phải tích hợp với nhiều hệ thống hoạt động môi trường vận hành, công nghệ chọn cho dự án triển khai khơng phải lúc tương thích hồn tồn hệ thống hoạt động Việc phát sinh vấn đề khơng tương thích hồn tồn xảy dự án dẫn đến tiến độ dự án không đảm bảo

Về mô hình: Với mơ hình quản lý dự án Vietinbank, nhóm nghiệp vụ kỹ thuật nằm quản lý trực tiếp Giám Đốc dự án, phận Quản Lý Dự Án gồm người có chuyên mơn Quản Lý Dự Án lại khơng có quyền quản lý định nhóm chun mơn Từ nảy sinh vấn đề mâu thuẫn Quản lý Dự Án nhóm chun mơn việc ước lượng, giám sát, kiểm soát tiến độ dự án

Thứ hai, Nguyên nhân khách quan:

87

là sách vĩ mơ nhà nước sách nội Vietinbank làm cho dự án phụ thuộc bị trì hỗn

Điển hình dự án Quản lý Nguồn Nhân lực - Bảng lương, năm 2015 Vietinbank dự định đưa chế lương mới, nhiên việc liên tục bị trì hỗn có nhiều yếu tố khách quan tác động, điều khiến cho dự án Quản lý Nguồn nhân lực - Bảng lương giai đoạn bị trì hỗn theo

Về đối tác: Việc chậm bàn giao sản phẩm chuyển giao theo tiến độ phía đối tác dẫn đến việc chậm tiến độ chung toàn dự án

Về dự án phụ thuộc: Các dự án có liên quan chặt chẽ với tổng thể kiến trúc CNTT Vietinbank, việc chậm chễ dự án kéo theo việc dự án khác bị chậm theo Dự án kho liệu với đầu vào thông tin hầu hết hệ thống Vietinbank, hệ thống hệ thống quản lý nguồn nhân lực bảng lương, nhiên nói trên, hệ thống quản lý nguồn nhân lực bảng lương phải tạm dừng cấu phần tích hợp dự án kho liệu với hệ thống quản lý nguồn nhân lực, bảng lương bị trì hỗn theo, từ ảnh hưởng tới tiến độ chung dự án Kho liệu

3.2.2.3 Thực Trạng Quản Lý Chi Phí

Chi phí yếu tố quan trọng cấu thành nên dự án, việc không quản lý chi phí nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thất bại dự án.Sau số phân tích thực trạng quản lý chi phí Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

a) Về mặt quy trình:

Tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam nay, việc quản lý chi phí dự án CNTT chưa chuẩn hố thành quy trình cụ thể

Chi phí dự án bao gồm loại: - Chi phí thể tiền

88

Đối với chi phí thể tiền, dự án chưa có quy trình cụ thể ban hành, nhiên thành phần chủ chốt dự án chiến lược ngầm định với bước để thực xác định chi phí sau:

Bước 1: Sau có báo cáo nghiên cứu khả thi dự án, đội dự án phối hợp với tư vấn (nếu có) để chuẩn bị rà sốt Hồ sơ mời thầu trước tiến hành việc bán HSMT mở thầu

Bước 2: Chấm thầu: Các phận tham gia lên kế hoạch POC (Chứng minh lực nhà thầu) thực chấm thầu dựa tiêu chí lực, kinh nghiệm, báo giá đề xuất

Bước 3: Căn kết chấm thầu, Ban dự án đối tác xây dựng, hoàn thiện hợp đồng Phịng Quản Lý Kế Tốn Tài Chính - Trụ Sở Chính xây dựng điều khoản tốn tương ứng với giá trị hợp đồng

Như dự án CNTT lớn Vietinbank nay, chi phí dự án phụ thuộc phần lớn vào ước lượng phía đối tác tham khảo dựa theo tư vấn Vietinbank chưa có chế ước lượng chi phí cho dự án CNTT để làm sở khởi động, xây dựng kế hoạch chi phí cho dự án

Đối với chi phí nguồn nhân lực, ước lượng chi phí nhân lực hầu hết dựa cảm tính kinh nghiệm lãnh đạo dự án Việc trưng tập người dự án từ phòng ban chi nhánh để tham gia dự án chưa có tính tốn cụ thểđể xác định, đưa vào chi phí thực tế dự án, chưa có chế tài cụ thể đánh giá cán đểđảm bảo quyền lợi cho cá nhân trưng tập tham gia dự án

89

hướng dẫn cụ thể để Giám Đốc Dự Án cấp có nhìn đầy đủ trạng thái Chi phí dự án

b) Về mặt thực tiễn triển khai:

Các dự án chiến lược CNTT Vietinbank giai đoạn 2011 đến 2015 có chi phí đầu tư lớn, nhà thầu tham gia xây dựng triển khai nhà thầu chất lượng có uy tín giới khả thực đầy đủ yêu cầu dự án khoản ngân sách dự toán phê duyệt cao

Có 9/12 dự án triển khai thành cơng hồn thành đầy đủ yêu cầu

phạm vi ban đầu mà khơng phải bổ sung thêm chi phí Có dự án buộc phải

trình nâng dự tốn so với dự toán ban đầu Bên cạnh nguyên nhân mở rộng phạm vi phân tích trên, việc chi phí thực tế vượt dự tốn phát sinh số nguyên nhân khách quannhưtrượt giá, chi phí phần cứng bên thứ tăng đột biến nhà thầu ước lượng chi phí dự tốn thấp so với chi phí thực tế, dự án buộc phải kéo dài bị phụ thuộc vào tiến độ dự án khác dẫn tới việc bị nhà thầu tính thêm chi phí chậm tiến độ

Tuy nhiên với việc phát sinh yêu cầu yêu cầu thay đổi phạm vi so với kế hoạch dự án ban đầu, chi phí chuyển hoá thành tiền Điều dẫn tới 11/12 dự án triển khai thành cơng có chi phí thực tế lớn chi phí dự tốn ban đầu

3.2.2.4 Thực Trạng Quản Lý Chất Lượng

90

a) Về mặt quy trình: Để đảm bảo kiểm sốt chất lượng dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương thành lập nhóm Đảm bảo chất lượng dự án (QA) thuộc phịng Quản lý dự án, nhóm kiểm sốt chất lượng dự án (QC) trực thuộc phịng Hỗ Trợ Bảo Trì Ứng Dụng Bên cạnh Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam ban hành quy trình Quản Lý Chất Lượng để đảm bảo dự án tuân thủ tiêu chí chung chất lượng ngân hàng tiêu chí đặc thù cho dự án

Hình 3.11 Quy trình quản lý chất lƣợng Vietinbank

91

Quy trình quản lý chất lượng dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam xác định hoạt động đảm bảo chất lượng cho sản phẩm dự án bao gồm hoạt động xem xét kiểm thử chất lượng sản phẩm giám sát thực hoạt động trình dự án

Quy trình gồm bước sau:

Bƣớc 1: Lập kế hoạch chất lƣợng: Quản lý dự án xây dựng mục tiêu, tiêu chí đo lường chất lượng cho dự án, đưa phương án theo dõi giám sát chất lượng dự án Xác định mục tiêu chất lượng dự án vào yêu cầu chung dự án chiến lược CNTT điều chỉnh tuỳ theo đặc thù dự án Mọi điều chỉnh cần phê duyệt lãnh đạo PMO trưởng nhóm QA Xác định hoạt động quản lý chất lượng cần thực để đạt mục tiêu bao gồm hoạt động xem xét kiểm thử chất lượng sản phẩm, hoạt động giám sát chất lượng QA, QC

Bƣớc 2: Thực hoạt động chất lƣợng

Các hoạt động xem xét kiểm thử thực theo kế hoạch Chỉ số thường dùng để kiểm soát hoạt động tỷ lệ lỗi sản phẩm xem xét kiểm thử

Song song với việc thực hoạt động chất lượng, việc kiểm soát đánh giá độc lập thực QA để đảm bảo tính tuân thủ việc thực hiện, phát vấn đề rủi ro

Hành động khắc phục phòng ngừa phải thực để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh đảm bảo dự án điều chỉnh quỹ đạo hướng tới mục tiêu đề điều chỉnh mục tiêu phù hợp với thực tế dự án

Bƣớc 3: Lãnh đạo xem xét

92

Quy trình quy định rõ biểu mẫu kế hoạch chất lượng cho dự án yêu cầu tuân thủ nêu rõ sách, thủ tục, chiến lược mục tiêu chất lượng bắt buộc tổ chức, mục tiêu chất lượng dự án, mục tiêu chất lượng đặc thù khách hàng , chế đảm bảo, theo dõi, kiểm soát chất lượng sản phẩm dự án

Bên cạnh quy trình quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng chung dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ban hành Quy trình Quản Lý Kiểm Thử giúp nhóm dự án lập kế hoạch kiểm thử, kết hợp với quy trình Quản Lý Sản Phẩm đảm bảo chất lượng sản phẩm bàn giao

Quy trình gồm bước sau: Bước 1: Lập kế hoạch kiểm thử Bước 2: Thiết kế kịch kiểm thử Bước 3: Thực kiểm thử

Bước 4: Thẩm tra đánh giá kết kiểm thử Bước 5: Tiếp nhận xử lý lỗi phát

93

Hình 3.12 Quy trình quản lý kiểm thử Vietinbank

(Nguồn: Quy trình quản lý kiểm thử Vietinbank - 2013) Bên cạnh việc ban hành quy trình cụ thể liên quan đến việc Quản Lý Chất Lượng, ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam cịn sử dụng số cơng cụ lưu nhật ký kiểm thử JIRA đưa vào sử dụng công cụ kiểm thử tải HP Openview

94 b) Về mặt triển khai thực tiễn:

Với quy trình hỗ trợ cho cơng tác quản lý chất lượng trên, dự án CNTT triển khai thành công đảm bảo chất lượng mức độ phù hợp Tuy nhiên phân tích trên, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, yếu tố cấu thành nên phạm vi dự án, yếu tố chất lượng xác định yếu tố phải chịu điều chỉnh nhiều để đảm bảo cho yếu tố thời gian chi phí hồn thành theo kế hoạch đề Trong số dự án, chất lượng sản phẩm bàn giao chưa đạt cán kiểm thử thành viên liên quan đến việc đảm bảo chất lượng buộc phải chấp nhận kết dự án đảm bảo yêu cầu thời gian, chi phí

Đối với việc đảm bảo chất lượng dự án sau triển khai, Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam có kênh hỗ trợ dịch vụ CNTT, tất yêu cầu, lỗi phát sinh trình vận hành hệ thống gửi tới kênh gán cho nhóm hỗ trợ phù hợp để hỗ trợ kịp thời cho nghiệp vụ đồng thời đưa cảnh báo trường hợp việc hỗ trợ bị chậm Tuy nhiên công tác đánh giá chất lượng, hiệu sản phẩm dự án sau triển khai cịn thiếu Việc dẫn đến tình trạng dự án báo cáo hoàn thành tiến độ đạt mục tiêu chi phí, nhiên sản phẩm q trình vận hành khơng đạt u cầu chất lượng không báo cáo cụ thể để lãnh đạo nắm tình hình chất lượng thực tế có nhìn xác dự án

3.2.2.5 Thực trạng kiểm tra giám sát dự án công nghệ thông tin Vietinbank

95

án trực thuộc dự án Bên cạnh để đảm bảo xử lý kịp thời vấn đề phát sinh trình triển khai dự án, hàng tuần dự án thực họp giao ban chủ trì giám đốc dự án Trong họp giao ban, tất vấn đề phát sinh nêu lên để rà soát đánh giá đảm bảo dự án đạt tiến độ, hạn chế phát sinh chi phí đảm bảo việc tuân thủ chất lượng dự án chất lượng quản trị dự án Việc giám sát báo cáo với cấp có thẩm quyền thực trực tiếp khơng cần thơng qua họp tuần nhóm quản lý dự án giám đốc ban dự án, việc giúp giám đốc dự án có đủ thơng tin để điều phối kịp thời vấn đề phát sinh.Tuy nhiên, thời điểm Vietinbank chưa có quy trình cụ thể để thực kiểm tra công tác quản lý dự án CNTT, việc kiểm tra hoàn toàn kiểm tra nội dự án Ban dự án phụ trách, chưa có phận độc lập với dự án chuyên trách việc kiểm tra tuân thủ quy trình quản lý dự án Việc dẫn tới việc báo cáo cho Ban lãnh đạo Vietinbank khơng phản ánh đầy đủ thực trạng dự án từ dẫn tới rủi ro khơng lường trước

3.2.3 Đánh giá chung công tác quản lý dự án Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

96

hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam Các quy trình phù hợp với lý thuyết quản lý dự án CNTT

Về tuân thủ quy trình kế hoạch dự án: 16/16 dự án chiến lược CNTT có đầy đủ kế hoạch dự án hoàn chỉnh nằm tổng thể chiến lược CNTT Vietinbank 16/16 dự án có nhóm quản lý dự án chuyên trách nên lịch trình dự án theo dõi giám sát đầy đủ báo cáo thông suốt cho Ban dự án Về kế hoạch dự án lập cách đầy đủ với lộ trình trọng yếu mốc quan trọng Tuy nhiên số dự án kho liệu doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý, … mốc thời gian chưa tuân thủ đầy đủ phụ thuộc vào dự án triển khai song song dự án ngân hàng lõi

Về việc hoàn thành mục tiêu dự án, 12/12 dự án triển khai thành cơng thơng báo hồn thành mục tiêu thời gian đề ban đầu có dự án dự án ngân quỹ dự án quản lý rủi ro tín dụng hoàn thành vượt tiến độ Ở thời điểm triển khai, 12/12 dự án báo cáo hoàn thành mục tiêu chất lượng dự án

Về hiệu sử dụng nguồn lực dự án, với dự án với quy mô lớn dự án ngân hàng lõi có 384 thành viên, dự án kho liệu doanh nghiệp 122 thành viên … quyền tự chủ việc đánh giá cán trưng tập 100%, điều khuyến khích động viên tinh thần làm việc cán tham gia dự án Tuy nhiên Vietinbank chưa có chế cụ thể để đánh giá hiệu sử dụng nguồn lực dự án phối hợp phận nội dự án

97

Về hài lòng khách hàng, dự án dùng để phục vụ nghiệp vụ ngân hàng nên xét dự án triển khai với đối tượng khách hàng nghiệp vụ, số dự án sau triển khai thành cơng nhận hài lịng lớn từ nghiệp vụ dự án Ngân quỹ, dự án khởi tạo khoản vay, số dự án vấp phải phản hồi tiêu cực từ phía nghiệp vụ dự án MIS (tốc độ hiển thị báo cáo bị chậm, thời gian lưu trữ ngắn không đồng đều), nhiên đánh giá hồn tồn mang tính chất định tính Vietinbank chưa có kênh tiếp nhận phản hồi cụ thể từ nghiệp vụ để nắm phản hồi nghiệp vụ có điều chỉnh phù hợp

98

CHƢƠNG 4: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG

TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM

4.1 Định hƣớng phát triển công nghệ thông tincủa ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam

4.1.1 Định hướng phát triển công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Trong giai đoạn 2015 – 2020, định hướng phát triển Công Nghệ Thông Tin Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam sau

Thứ nhất,phát triển ứng dụng, thúc đẩy kênh phân phối đưa Mobile Banking trở thành kênh ngân hàng tương lai; tăng cường khai thác thông tin khách hàng qua hệ thống mạng xã hội, mở rộng thực cơng nghệ hóa, số hóa chi nhánh

Thứ hai,chú trọng phát triển ứng dụng quản lý thông tin khách hàng, thúc đẩy quản lý quan hệ khách hàng bán chéo, phân khúc giá phí dịch vụ theo nhóm khách hàng, thu thập thơng tin khách hàng qua mạng xã hội

Thứ ba,đẩy mạnh hiệu xử lý nghiệp vụ thông qua việc đẩy mạnh khả toán, cung cấp chức tốn lĩnh vực Cùng với cung cấp cơng cụ để tối ưu hóa, tăng suất lao động khối nghiệp vụ, tích hợp hệ thống ERP với thông tin khách hàng

Thứ tư,tận dụng chức ngân hàng lõi để cung cấp gói sản phẩm, linh hoạt sách phí, đầu tư thêm hệ thống quản lý dòng tiền, sản phẩm chuỗi cung cấp, chuỗi sản xuất, xử lý nợ…

99

Thứ sáu,định hướng quy hoạch hạ tầng theo hướng ảo hóa máy tính cá nhân, áp dụng công nghệ lưu trữ đám mây, mở rộng phạm vi cung cấp hạ tầng cho công ty con, tăng cường đầu tư an tồn bảo mật thơng tin

Thứ bảy,đảm bảo quản trị vận hành hệ thống CNTT thơng suốt, an tồn bảo mật, đáp ứng yêu cầu kinh doanh

Thứ tám,hoàn thành triển khai dự án Chiến lược CNTT đầu năm 2016, đảm bảo chuyển đổi an toàn, tiếp quản làm chủ hệ thống Đặc biệt dự án trọng điểm: Thay Core Banking Kho liệu doanh nghiệp

Với định hướng phát triển Công Nghệ Thơng Tin địi hỏi việc Quản lý dự án CNTT phải tiếp tục hoàn thiện để triển khai thành cơng dự án CNTT đáp ứng kỳ vọng Ban Lãnh Đạo Vietinbank

4.1.2 Định hướng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Đối với công tác Quản lý dự án Vietinbank, Ban lãnh đạo Trung tâm CNTT có định hướng sau:

Thứ nhất, đẩy mạnh hoạt động ban Cải Tiến Quy Trình CMMI, ban CMMI hoạt động tích cực nhằm đánh giá đầy đủ trạng đưa lộ trình, định hướng thích hợp để đề xuất với Ban Lãnh Đạo NHTMCP Công Thương Việt Nam nhằm nâng cao chất lượng hoạt động Công Nghệ Thơng Tin nói chung Quản Lý Dự Án nói riêng

Thứ hai, tiếp tục chuẩn hố, hồn thiện quy trình, tn thủ chức hoạt động khơng cho dự án mà cịn cho hoạt động các phòng ban TTCNTT

4.2 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án công nghệ thông tin ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam

100

công tác quản lý dự án Vietinbank, luận văn đề xuất số giải phải để hồn thiện cơng tác Quản Lý Dự Án Vietinbank sau

4.2.1 Giải phải chung hồn thiện cơng tác quản lý dự án

Một số giải pháp chung hồn thiện cơng tác quản lý dự án Vietinbank:

Thứ nhất,rà soát đánh giá tổng thể hiệu dự án công nghệ thông tin thực giai đoạn 2011-2015 để từ có điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế Những dự án đem lại hiệu thực tế cao cần khen thưởng, động viên, dự án chi phí cao thực tế đem lại hiệu thấp cần rà soát kỹ lưỡng để rút học kinh nghiệm việc triển khai dự án sau

Thứ hai, xây dựng kiến trúc tổng thể CNTT Vietinbank nhằm tận dụng tối đa hiệu dự án CNTT đem lại Mạnh dạn loại bỏ hệ thống không cần thiết lạc hậu để tránh lãng phí nguồn lực trì tích hợp tương thích với hệ thống

Thứ ba, đạo phòng, ban, khối nghiệp vụ hệ thống phối hợp chặt chẽ với khối Công Nghệ Thông Tin việc triển khai dự án Công Nghệ Thông Tin nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng thực tế dự án Đưa việc tham gia triển khai dự án CNTT thành tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ phòng ban liên quan

Thứ tư, tăng cường đào tạo, truyền thông cho cán dự án kiến thức quy trình Quản Lý Dự Án, tăng cường đào tạo Công Nghệ kiến thức nghiệp vụ, văn sách Nhà nước Vietinbankcó liên quan tới dự án nhằm đáp ứng yêu cầu trình khởi tạo, triển khai dự án

101

khen thưởng riêng đặc thù dành cho cán dự án để đảm bảo chất lượng nhân mức độ tập trung tham gia dự án Đồng thời cần đảm bảo tính ổn định cấu tổ chức nhân dự án Những nhân tham gia xây dựng phạm vi dự án cần tham gia dự án từ bắt đầu đến lúc kết thúc để đảm bảo tất yêu cầu dự án đáp ứng đầy đủ

Thứ sáu, sát nhập chức danh Giám Đốc Dự Án Quản Lý Dự Án, để đảm bảo người Giám Đốc Dự Án vừa có kiến thức chuyên mơn Quản Lý Dự Án, vừa có thực quyền đánh giá, định nhóm chuyên mơn, kỹ thuật nghiệp vụ từ hồn thiện cơng tác Quản lý dự án Bên cạnh hạn chế tối đa việc đưa thành viên cấp cao Ngân hàng (Ban điều hành, Hội Đồng Quản Trị) vào chức danh Giám Đốc dự án để đảm bảo tính sát thường trực Giám Đốc Dự Án

Thứ bảy, thực ký kết bảo lãnh hợp đồng nhà thầu tham gia triển khai dự án để đảm bảo chế tài xử phạt trường hợp nhà thầu vi phạm tiến độ, chi phí chất lượng, sử dụng tiền đặt cọc thay hợp đồng bảo lãnh

Thứ tám, yếu tố cấu thành tam giác CNTT (chi phí, thời gian, chất lượng) cần tập trung trọng vào yếu tố chất lượng thay hai yếu tố thời gian chi phí, chất lượng dự án giá trị sử dụng sau người dùng cuối mục đích sở việc hình thành dự án Vì cần đẩy mạnh, kiểm soát chặt chẽ vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng

Thứ chín, xây dựng hệ thống sở liệu triển khai dự án CNTT Vietinbank để quản lý dự án tiện tra cứu thông tin phục vụ cho dự án sau

4.2.2 Giải pháp hoàn thiệnquản lý phạm vi

Một số giải pháp hoàn thiện quản lý phạm vi Vietinbank:

102

vi dự án CNTT phụ thuộc nhiều vào yếu tố nghiệp vụ nên với việc tăng cường hiểu biết công nghệ cho thành viên nhóm nghiệp vụ, việc thiết lập tài liệu phạm vi yêu cầu xác

Thứ hai, đẩy mạnh rà soát thực kỹ càng, chi tiết công tác chấm thầu chứng minh lực nhà thầu Chú trọng vấn đề nhân tham gia chấm thầu, lựa chọn người có chun mơn, lực, có tâm có tầm để đảm bảo chất lượng công tác chấm thầu Các điều khoản hợp đồng cần làm rõ sở để nghiệm thu sản phẩm, đặc biệt ý đến nguồn gốc xuất xứ nguyên liệu cấu thành sản phẩm (Ví dụ hệ thống máy tính Dell nguồn gốc xuất xứ Malaysia khác với nguồn gốc Trung Quốc)

Thứ ba, xây dựng khung tiêu chí bổ sung vào tài liệu Định nghĩa dự án để hỗ trợ cho Quản Lý Dự Án trường hợp chủ động ký kết chấp thuận xử phạt nhà thầu việc thay đổi phạm vi dự án, trường hợp cần phải trình cấp (BLD Vietinbank) phê duyệt, tránh tình trạng thay đổi phạm vi phải trình lên cấp phê duyệt gây chậm trễ tiến độ dự án

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện quản lý thời gian

Thứ nhất, hoàn thiện quy trình quản lý thời gian theo hướng rõ phương pháp ước lượng thời gian sử dụng cho đặc thù loại dự án

Thứ hai, tăng cường mối liên hệ nhóm nghiệp vụ, nhóm kỹ thuật phận Quản lý dự án để lên kế hoạch tiến độ chuẩn xác

103

Thứ tư, thực phương án dự phòng 20% mặt thời gian dự án thực ước lượng thời gian dự án để có vùng đệm thời gian an tồn trường hợp tiến độ dự án không đáp ứng

Thứ năm, xây dựng phần mềm cảnh báo cảnh báo sớm tự động cho lãnh đạo thành viên ban dự án thơng qua tín hiệu (email, tin nhắn điện thoại) trường hợp tiến độ dự án bị vi phạm để có điều chỉnh kịp thời

4.2.4 Giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí

Thứ nhất, ban hành quy trình quản lý chi phí Vietinbank dựa lý thuyết quản lý chi phí quản lý dự án,trong bao gồm chi phí nguồn nhân lực Trong cần làm rõ cách thức tính tốn giá trị thu giai đoạn dự án nhằm có đánh giá xác trạng thái chi phí thực tế dự án Cách thức ước lượng với dự án quy mô nhỏ ưu tiên ước lượng từ xuống, quy mô lớn ưu tiên ước lượng từ lên

Thứ hai, dự phịng chi phí cho yếu tố trượt giá lạm phát trượt giá tỷ giá, trích dự phịng 10% với dự án có giá trị hợp đồng nhỏ 15 tỷ 5% với cácdự án có giá trị hợp đồng lớn 15 tỷ)

Thứ ba, quản lý chênh lệch chi phí dự tốn chi phí thực tế, gắn trách nhiệm từ đầu đến cuối người lập dự toán, buộc người lập dự toán phải theo sát từ đầu đến cuối dự án, phải chịu trách nhiệm giải trình trường hợp chi phí thực tế vượt q nhiều so với chi phí dự tốn

4.2.5 Giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng

Thứ nhất, trì quan điểm đại quản lý chất lượng dự án chất lượng sản phẩm phải đạt đủ tiêu chí dự án đặt ra, khơng khuyến khích việc bàn giao sản phẩm có chất lượng vượt tiêu chuẩn đềra

104

Thứ ba, giải mối quan hệ chi phí, thời gian chất lượng dự án yếu tố chất lượng phải đặt lên hàng đầu phải gắn trách nhiệm trực tiếp Giám đốc dự án với chất lượng sản phẩm dự án

Thứ tư, xây dựng kênh thu thập thông tin, đánh giá chất lượng sản phẩm dự án sau triển khai để có nhìn đầy đủ chất lượng thực tế dự án có điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng

4.2.6 Giải pháp hoàn thiện kiểm tra, giám sát dự án CNTT

Thứ nhất, đề xuất thành lập phận kiểm tốn cơng nghệ thơng tin chun trách trực thuộc phịng Kiểm tốn nội chịu trách nhiệm việc thanh, kiểm tra, giám sát hoạt động dự án CNTT Vietinbank

Thứ hai, đề xuất nhóm đảm bảo chất lượng (QA) độc lập với dự án chịu trách nhiệm phối hợp với kiểm toán CNTTgiám sát vấn đề chất lượng tất dự án CNTT Vietinbank

Thứ ba, đề xuất dự án cần có phận độc lập để giám sát, kiểm soát phạm vi, tiến độ, chi phí chất lượng dự án, đề xuất phòng Quản lý rủi ro an ninh hệ thống Vietinbank cử dự án người tham gia phận giám sát để đảm bảo tính độc lập khách quan việc đánh giá dự án

4.3 Một số kiến nghị với Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam

Thứ nhất, kiến nghị Ngân hàng nhà nước định hướng đẩy mạnh việc đại hố hệ thống Cơng Nghệ Thơng Tin Ngân hàng Thương Mại, đưa các tiêu chuẩn hệ thống Ngân hàng Thương Mại Việt Nam vươn tới tầm quốc tế, từ nâng cao lực cạnh tranh hệ thống

105

lực Ngân hàng Thương Mại việc xây dựng hệ thống CNTT đáp ứng yêu cầu.Việc ổn định sách vĩ mơ yếu tố quan trọng hỗ trợ cho thành công công tác Quản Lý Dự Án

106

KẾT LUẬN

Định hướng Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) năm tới trở thành tập đồn tài cung cấp đa dạng sản phẩm dịch vụ thuộc lĩnh vực tài ngân hàng Để thực định hướng đó,Vietinbank bước đại hoá hệ thống sở hạ tầng Công Nghệ Thông Tin (CNTT)bằng cách triển khai đồng nhiều dự án chiến lược CNTT quy mô lớn đồng thời đại hố quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý dự án có liên quan Tuy nhiên trình triển khai dự án chiến lược CNTT, bên cạnh kết khả quan đạt được, gặp phải số tồn tại, hạn chế xuất phát từ nguyên nhân chủ quan khách quan khiến cho kết số dự án không đạt kỳ vọng

Với mong muốn hồn thiện cơng tác quản lý dự án CNTT Vietinbank giúp cho việc triển khai dự án chiến lược CNTT đạt kết quan nữa, luận văn thực phân tích thực trạng công tác quản lý dự án CNTT Vietinbank dựa sở lý thuyết quản lý dự án CNTT, kết đạt được, tồn hạn chế nguyên nhân Từ đề xuất số giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm nhằm hồn thiện cơng tác quản lý dự án CNTT Vietinbank đóng góp vào việc triển khai thành cơng dự án CNTT Vietinbank nói chung

107

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1 Đàm Lê Anh, 2013, Quản trị dự án công nghệ thông tin Hà Nội

2 Đảng TTCNTT – Vietinbank, 2015 Tham luận Đại hội Đảng

Vietinbank lần thứ IX 06/2015. Hà Nội

3 Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam, 2013 Quy trình quản lý dự

án công nghệ thông tin Hà Nội

4 Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, 2015 Báo cáo thường niên

năm 2014. Hà Nội

5 Nguyễn Hữu Quốc, 2007 Quản lý dự án. Học viện cơng nghệ bưu viễn thơng Hà Nội

6 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, 2006 Luật Công

Nghệ Thông Tin số 67/2006/QH11 ngày 06/2006. Hà Nội

7 Trương Vĩnh Hảo, 2011 Phương pháp Quản lý dự án Công nghệ thơng tin

Tiếng Anh

8 PMBOK® Guide, 2000 Project Management Body of Knowledge

Các website:

PHỤ LỤC

Mẫu vấn thành viên dự án Chiến lƣợc Công Nghệ Thông Tin (CNTT) 1 Giới thiệu

Tên tơi Hồng Thành Sơn, học viên trường đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nghiên cứu đề tài công tác quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Thưa ông/bà, để có đủ sở liệu phục vụ nghiên cứu viết luận văn, xin ơng/bà dành phút để tơi hỏi số vấn đề có liên quan đến thực trạng công tác quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam số giải pháp để hồn thiện

Tơi xin bảo bảm thông tin mà ông/bà cung cấp để tham khảo phục vụ mục đích nghiên cứu tơi, khơng sử dụng vào mục đích khác

2 Nội dung vấn

2.1 Ông/Bà có nhận xét dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giai đoạn 2011-2015?

2.2 Ơng/Bà có nhận xét việc quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam lĩnh vực quản lý phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý chất lượng?

2.3 Theo Ơng/Bà, cần có giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự án CNTT Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam?

http://www.vietinbank.vn