- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu tr[r]
(1)0
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ
BÀI GIẢNG
TIN HỌC KẾ TOÁN
(Dùng cho đào tạo tín chỉ)
Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát
(2)1
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
1.1 Thơng tin kế tốn định
1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Những người sử dụng thơng tin kế tốn
1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính
1.2.1 Khái niệm
1.2.2 Vai trị hệ thống thơng tin kế toán quản trị doanh nghiệp
1.3 Tiến trình kế tốn
1.4 Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế toán
CHƯƠNG 11
XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 11
2.1 Các yếu tố hệ thống xử lý nghiệp vụ kế tốn 11
2.1.1 Các dịng liệu nghiệp vụ doanh doanh nghiệp sản xuất điển hình 11 2.1.2 Các yếu tố hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán 12
2.2 Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán 13
2.2.1 Giai đoạn nhập liệu 13
2.2.2 Giai đoạn xử lý 13
2.2.3 Giai đoạn lưu trữ 13
2.2.4 Giai đoạn phân phối truyền đạt thông tin 14
2.3 Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán 14
2.3.1 Khái niệm mục đích mã hố xử lý nghiệp vụ kế toán 14
2.3.2 Xác định hệ thống đối tượng kế toán cần quản lý 14
2.3.3 Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý 15
2.3.4 Các hình thức mã hoá 19
2.3.5 Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán 19
2.4 Chứng từ kế toán 20
2.4.1 Khái niệm 20
2.4.2 Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống chứng từ kế toán 20
CHƯƠNG 23
CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VỚI KẾ TỐN DOANH NGHIỆP 23
3.1 Khái niệm kế toán máy 23
3.1.1 Khái niệm 23
(3)2
3.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông
tin doanh nghiệp 24
3.1.4 u cầu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 25
3.1.5 Các nhân tố tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin 25
3.2 So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy 26
3.3 Phần mềm kế toán 27
3.4 Cơ sở liệu kế toán 28
3.5 Hệ thống danh mục từ điển kế toán 29
3.5.1 Khái niệm 29
3.5.2 Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán 29
3.5.3 Những danh mục từ điển kế toán hệ thống kế toán 30
3.6 Quy trình áp dụng kế tốn máy 35
3.6.1 Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng 35
3.6.2 Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt 35
3.6.3 Tổ chức công tác quản trị người dùng bảo mật thông tin 41
3.6.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn 43
(4)3
CHƯƠNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1 Thơng tin kế tốn định
1.1.1 Khái niệm
Thông tin phạm trù khoa học, thông báo đối tượng khách quan, phản ánh mặt số lượng chất lượng đặc tính đối tượng thực, khả không gian thời gian định Nói cách khác, thơng tin kế toán liệu kế toán qua trình gia tăng giá trị
Thơng tin kế tốn thơng tin động tuần hồn tài sản, phản ánh đầy đủ chu trình nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp Đó thông tin hai mặt tượng, q trình Thơng tin kế tốn mang lại hai đặc trưng thông tin kiểm tra Thông tin kế toán cung cấp sở cho nhà quản lý định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực kế hoạch, đưa định tất mức quản lý Thông tin kế toán sở cho nhà đầu tư định nhà đầu tư Thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin để Nhà nước hoạch định sách, soạn thảo văn pháp luật…
Hệ thống thơng tin kế tốn tập hợp nguồn lực người, quy trình, thủ tục thiết kế nhằm biến đổi kiện tài kiện khác thành thơng tin kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý đáng tin cậy cho đối tượng sử dụng thơng tin Do đó, tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn, việc phân tích xác định nhu cầu thơng tin nội dung có ý nghĩa quan trọng Khi phân tích xác định nhu cầu thơng tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý doanh nghiệp mối quan hệ doanh nghiệp với đối tượng khác Nhu cầu thông tin doanh nghiệp bao gồm nhóm thơng tin kế tốn sau:
- Thơng tin kế tốn tài chính; - Thơng tin kế toán quản trị
1.1.2 Những người sử dụng thơng tin kế tốn
(5)4
Khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định đối tượng sử dụng thông tin kế tốn ngồi doanh nghiệp
- Đối với đối tượng sử dụng thông tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin cần cung cấp thơng tin tài theo luật định, thể thông qua hệ thống tiêu hệ thống báo cáo tài theo quy định chế độ kế toán
- Đối với đối tượng sử dụng thông tin doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý Mỗi cấp độ quản lý cần xác định hoạt động, định mà cấp quản lý cần đưa ra, cần thực hiện; từ xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc định Sau xác định yêu cầu thông tin doanh nghiệp, trình bày dạng bảng mơ tả sau:
Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán
TT Người sử dụng
Mục tiêu
Nội dung thông tin
Bộ phận cung cấp
Phạm vi sử dụng
Trong DN Ngồi DN
Khi trình bày cần lưu ý xếp theo thứ tự cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, xếp theo phận Phịng, Ban Xác định xác nhu cầu thơng tin doanh nghiệp làm sở cho việc xác định đối tượng kế toán doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận dụng phương pháp kế toán phù hợp tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn
1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính 1.2.1 Khái niệm
- Hệ thống thông tin (information system) hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động người tổ chức Đó hệ thống mà mối liên hệ thành phần mối liên hệ với hệ thống khác trao đổi thơng tin
(6)5 tồn cầu hố
Sơ đồ 1.1: Mơ tả cách thức nhìn nhận hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính tập hợp nguồn lực người, máy móc thiết bị thiết kế nhằm biến đổi kiện tài kiện khác thành thơng tin có ích cho quản lý Mơ hình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mơ loại hình khác tương tự góc độ sau:
+ Phương pháp xử lý thông tin + Phương pháp kế tốn
+ Mục đích
1.2.2 Vai trị hệ thống thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp
Do tính chất quy mô hoạt động nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày mở rộng dẫn đến lượng liệu hoạt động kinh tế, tài tăng nhanh Điều gây nhiều khó khăn cơng tác tổ chức lưu trữ liệu xử lý liệu nhằm cung cấp thơng tin hữu ích, kịp thời cho trình định lãnh đạo doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị to lớn nhằm giải khó khăn tạo cầu nối hệ thống quản trị hệ thống tác nghiệp cho tổ chức, doanh nghiệp Vai trị chủ yếu hệ thống thơng tin kế tốn thu thập lưu trữ thông tin kinh tế tài cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin nhằm đưa báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn giảm chi phí lưu trữ xử lý thông tin tác nghiệp doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian sai sót lưu trữ xử lý thơng
Dữ liệu kế tốn (chứng từ, số
liệu)
Các thủ tục Cơ sở
liệu
Thơng tin kế tốn (Báo cáo
KTTC, Báo cáo
KTQT) Con
người
Phần cứng MVT
Phần mềm KT
(7)6
tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu thúc đẩy nhanh trình phát triển tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thơng tin chun chức Nó cung cấp:
+ Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng;
+ Báo cáo vật tư tồn kho thơng tin chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất; + Báo cáo lương thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực;
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dõi cơng nợ cho hệ thống thơng tin tài
Hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin chức khác tạo nên hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vận hành chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt mục tiêu đề
1.3 Tiến trình kế tốn
Tiến trình kế tốn xác định tiêu hạch toán, lập chứng từ lập báo cáo định kỳ Tiến trình kế tốn thực thủ cơng hay tự động hố phải vận dụng hình thức kế tốn phù hợp
Bước 1: Ghi nhật ký kế toán Bước 2: Ghi sổ
Bước 3: Thực bút toán điều chỉnh cuối kỳ Bước 4: Khoá sổ
Thứ nhất, nhập liệu đầu vào: Trong công đoạn người sử dụng phải tự
phân loại chứng từ phát sinh trình hoạt động kinh tế sau nhập tay vào hệ thống tuỳ theo đặc điểm phần mềm cụ thể Các chứng từ sau nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tệp liệu;
Thứ hai, xử lý: Công đoạn thực việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn
(8)7
bút toán hạch toán sổ tính tốn, lưu giữ kết cân đối tài khoản;
Thứ ba, kết xuất liệu đầu ra:
- Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v Từ đó, người sử dụng xem, lưu trữ, in ấn, xuất liệu…để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị, kết nối với hệ thống phần mềm khác
Sơ đồ 1.2: Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán
Để kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, phải thiết lập đưa vào vận hành hệ thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế Việt Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế kế toán phù hợp với Luật Kế toán
Trong điều kiện nay, kinh tế thị trường ngày phát triển, quy mô hoạt động doanh nghiệp ngày lớn, mối quan hệ kinh tế ngày mở rộng, tính chất hoạt động phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế hội nhập cao việc thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin ngày khó khăn phức tạp, u cầu kiểm sốt sử dụng thơng tin kế tốn đối tượng sử dụng thơng tin mà hệ thống thơng tin kế tốn phân chia thành hệ thống thơng tin kế tốn tài hệ thống thơng tin kế tốn quản trị
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam thời gian qua việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn tất yếu khách quan Vấn đề đặt ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng
Chứng từ kế tốn:
- Phiếu thu, chi
- Phiếu nhập, xuất
- Hóa đơn mua, bán
hàng,
- Hóa đơn GTGT,
- v.v
-Dữ liệu đầu vào Xử lý liệu
Cơ sở liệu
Nhật ký
Sổ Cái
Cân đối thử
- Báo cáo tài
- Báo cáo kế toán quản
trị
(9)8
tác kế toán cho hợp lý, khoa học hiệu công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mơ Nhà nước
1.4 Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn
Nghiệp vụ kiện việc diễn hoạt động sản xuất kinh doanh mà làm thay đổi tình hình tài hay số lãi lỗ thu Các nghiệp vụ ghi vào sổ nhật ký sau chuyển vào sổ Một chu trình nghiệp vụ hiểu lưu lượng hoạt động lặp lặp lại doanh nghiệp hoạt động Đa phần tổ chức có hoạt động kinh tế Các hoạt động phát sinh nghiệp vụ chúng xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau:
(1) Chu trình tiêu thụ: Gồm kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ với tổ chức đối tượng khác, vận chuyển hàng, khoản phải thu
Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu
Các kiện kinh tế:
- Nhận đơn đặt hàng khách hàng
- Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng - Nhận tiền toán
Các phân hệ nghiệp vụ
- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ
(2) Chu trình cung cấp: gồm kiện liên quan đến mua hàng hoá, dịch vụ từ tổ chức đối tượng khác, khoản phải trả tốn
Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ
Các kiện kinh tế:
(10)9
- Xác định nghĩa vụ toán với nhà cung cấp - Tiến hành toán theo hoá đơn
Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng
- Hệ thống toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền
(3) Chu trình sản xuất: gồm kiện liên quan đến việc biến đổi nguồn nhân lực thành hàng hoá, dịch vụ dự trữ kho
Chức
Chu trình sản xuất ghi chép xử lý nghiệp vụ kế toán liên quan đến kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu chi phí sản xuất chung để tạo thành phẩm dịch vụ
Các kiện kinh tế: - Mua hàng
- Bán hàng
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động chi phí sản xuất khác trình sản xuất
- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh tốn lương
Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí
- Hệ thống tài sản cố định
(4) Chu trình tài chính: gồm kiện liên quan đến việc huy động quản lý vốn Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm hay nhiều phân hệ nghiệp vụ Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác
(11)10 Các kiện kinh tế:
- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư từ vay - Sử dụng vốn để hình thành tài sản
Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ
(5) Chu trình báo cáo tài
Bốn chu trình liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu tác động nhiều yếu tố bên ngồi Chu trình (chu trình báo cáo tài chính) phận kế tốn doanh nghiệp tự đảm nhận Chu trình báo cáo tài xử lý tất liệu liên quan đến bốn chu trình
Chức năng: Chu trình báo cáo tài thực báo cáo nguồn tài kết đạt từ việc sử dụng nguồn tài
Các phân hệ nghiệp vụ
- Hệ thống sổ
(12)11
CHƯƠNG
XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
2.1 Các yếu tố hệ thống xử lý nghiệp vụ kế tốn
2.1.1 Các dịng liệu nghiệp vụ doanh doanh nghiệp sản xuất điển hình
Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà tổ chức cần thực nhằm giúp cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Các doanh nghiệp vào điều kiện cụ thể mà có cách xử lý liệu nghiệp vụ riêng, có nghiệp vụ xử lý tương tự Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm:
+ Đơn đặt hàng
+ Lệnh bán hàng chấp thuận phận bán chịu + Lệnh bán chưa xử lý
+ Hoá đơn bán hàng
+ Giấy báo công nợ phải thu khách + Lệnh bán hàng
+ Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Phiếu giao nộp thành phẩm + Đơn đặt hàng sản xuất
+ Phiếu gửi hàng hàng hoá gửi cho người mua + Kế hoạch sản xuất
+ Báo cáo tình hình sản xuất + Yêu cầu mua hàng hoá hay dịch vụ
+ Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm + Đơn đặt mua hàng
+ Phiếu gửi hàng hàng hoá nhà cung cấp gửi + Hoá đơn bán hàng nhà cung cấp
(13)12 + Thanh toán với nhà cung cấp
+ Báo cáo chi tiền, ghi nhận toán với nhà cung cấp 10 + Séc toán lương cho nhân viên
+ Bảng toán lương
+ Séc toán kèm giấy báo trả tiền người mua
+ Báo cáo nhận tiền kèm giấy báo trả tiền người mua + Báo cáo nhận hàng hàng đặt mua
2.1.2 Các yếu tố hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán
2.1.2.1 Nhập liệu
Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng…) nguồn liệu đầu vào hệ thống xử lý nghiệp vụ, thường mẫu biểu đặc trưng, thiết kế chuẩn để dễ dàng ghi nhận xử lý liệu Tài liệu gốc sử dụng vào mục đích khác nhau:
+ Thu thập liệu
+ Hỗ trợ chuẩn hoá hoạt động nghiệp vụ
+ Là phương tiện lưu giữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau 2.1.2.2 Xử lý
Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng sổ sách kế toán để ghi chép có hệ thống thơng tin kế tốn theo thời gian theo đối tượng Quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc hay chứng từ, sổ sách trung gian thực thủ cơng hay sử dụng máy tính
2.1.2.3 Lưu trữ
Sổ tệp liệu phương tiện lưu giữ liệu hệ thống kế tốn thủ cơng hệ thống kế toán máy Mọi nghiệp vụ kế toán phản ánh sổ Từ sổ tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính xác q trình ghi chép kế tốn Tệp liệu lưu giữ có tổ chức liệu Có nhiều loại tệp khác nhau:
+ Tệp giao dịch liệu đầu vào, chứa liệu mà nhu cầu sử dụng tức thời lâu dài
(14)13 2.1.2.4 Đưa kết sau xử lý
Đầu hệ thống xử lý nghiệp vụ phong phú đa dạng Bất tài liệu cung cấp hệ thống đầu hệ thống Có tài liệu vừa đầu vào, vừa kết đầu hoá đơn bán hàng kết đầu hệ thống bán hàng nguồn liệu đầu vào người mua Các kết đầu khác:
+ Báo cáo tài + Hố đơn tốn + Phiếu gửi hàng…
2.2 Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán 2.2.1 Giai đoạn nhập liệu
Là giai đoạn kế toán thực việc chuyển liệu chứng từ vào máy tính - Dùng bàn phím
- Bán thủ cơng
+ Dùng máy quét-scan
+ Thời điểm bán hàng thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) - Tự động
+ Số liệu truyền vào máy từ hệ thống liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước)
2.2.2 Giai đoạn xử lý
- Sử dụng sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian theo đối tượng (tổng hợp chi tiết)
- Phần mềm kế toán thể ưu điểm lớn xử lý liệu: + Sắp xếp liệu (phục vụ tìm kiếm)
+ Tính tốn
+ Tổng hợp số liệu theo nhóm
2.2.3 Giai đoạn lưu trữ
- Sổ kế toán tệp liệu phương tiện lưu trữ liệu hệ thống kế tốn thủ cơng hệ thống kế tốn máy
- Tệp liệu lưu trữ có tổ chức liệu, gồm:
(15)14
+ Tệp giao dịch liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời
2.2.4 Giai đoạn phân phối truyền đạt thơng tin
- AIS cung cấp thông tin nhiều cách: + Đưa hình
+ In báo cáo
+ Gởi tệp qua mạng
2.3 Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế tốn
2.3.1 Khái niệm mục đích mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán
Mã hoá cách thức thể việc phân loại, xếp lớp sử dụng tất hệ thống, đặc biệt hệ thống thông tin kế toán ký tự để nhận diện đối tượng cần quản lý
Mục đích mã hố đối tượng kế tốn: - Tránh nhầm lẫn đối tượng kế toán - Truy cập liệu nhanh chóng dễ dàng
- Phân định tổ chức phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng cách khoa học, tạo thuận lợi tốt công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hố
Ngồi thơng qua mã hố, việc truy tìm số liệu khó khăn, chậm chạp khơng nắm mã kế tốn Điều này, giúp ta bảo mật thông tin cần quản lý đối tượng bên
2.3.2 Xác định hệ thống đối tượng kế toán cần quản lý
Một công việc quan trọng việc ứng dụng phần mềm kế toán máy xác định hệ thống đối tượng kế toán tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý Xác định hệ thống đối tượng kế toán cần quản lý định mức độ chi tiết thơng tin cần cập nhật có nghiệp vụ kế tốn phát sinh thơng tin cập nhật sở cho việc ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Việc xây dựng hệ thống đối tượng cần quản lý doanh nghiệp phải dựa nguyên tắc sau:
- Phải phù hợp với chế độ tài kế tốn quy định;
(16)15
- Phải thống đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp; - …
Trong chương trình kế tốn máy thiết kế tệp tin "Danh mục" quan trọng liên quan đến thuộc tính hệ thống thiết kế nhằm quản lý đối tượng kế toán, tệp tin thay đổi, bổ sung, sửa chữa sử dụng cho nhiều kỳ kế toán
Mỗi danh mục quản lý loại đối tượng kế toán cụ thể như: Danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ); danh mục kho; … đại diện cho yếu tố đặc trưng cơng việc kế tốn danh mục tài khoản kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục…
Hệ thống danh mục đối tượng cần quản lý thường sử dụng doanh nghiệp cụ thể sau:
- Danh mục tài khoản; - Danh mục khách hàng; - Danh mục vật tư /hàng hoá; - Danh mục kho vật tư/ kho hàng; - Danh mục TSCĐ;
- Danh mục khoản mục chi phí (chi phí thu mua, kho bãi, phí kiểm định…) - Danh mục đơn vị, phận;
- Danh mục ngoại tệ; - Danh mục chứng từ; ………
2.3.3 Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý
- Mã hoá trình ký hiệu tập hợp xuất phát đối tượng hay bảng tin ký hiệu bảng chữ cho sở quy tắc xác định Yêu cầu việc mã hoá ký hiệu đơn trị phần tử tập hợp mã hoá: Mỗi phần tử tập hợp tương ứng với ký mã
(17)16
Có hai loại phân loại phân loại “thứ bậc” phân loại theo “pha” Trong phân loại theo thứ bậc, tập hợp phần tử xuất phát chia liên tiếp thành nhóm mức phân chia lập thành hệ thống thứ bậc hình
Để mã hố tính chất đối tượng chia thành mức độ: Mức đơn giản mức phức tạp (kết hợp) Nhóm thứ bao gồm phương pháp mã hoá bản, nhóm thứ hai phương pháp xây dựng kết hợp từ phương pháp nhóm thứ
Hai phương pháp mã hoá song song mã hoá liên tiếp thu kết phân loại sơ tập hợp tính chất đối tượng
Sơ đồ 2.1: Các phương pháp mã hố tính chất
Tính chất đối tượng phân chia theo tiêu thức độc lập (pha) điều tương ứng với phân loại theo pha Để ký hiệu tiêu thức riêng biệt dùng ngăn mã Nếu số lượng tính chất cho tiêu thức riêng biệt vượt bảng mã chữ để mã hố tiêu thức cần dùng số ngăn Phương pháp mã hoá gọi song song
Khi dùng phân loại thứ bậc, đối tượng mô tả tính chất Giá trị tính chất ghi ngăn xác định chữ số phụ thuộc vào giá trị chữ số ngăn trước Phương pháp mã hoá gọi mã hoá
Các phương pháp mã hóa tính chất
Đơn giản (1) Phức tạp (Kết hợp) (2)
(18)17
liên tiếp Ví dụ việc phân loại tài khoản vật tư, hàng hoá chi tiết cho đối tượng doanh nghiệp
Khi mã hoá đối tượng sử dụng phương pháp đăng ký thứ tự, đồng phạm vi phân loại, đồng phân loại tách biệt
Nếu mã hoá đối tượng không chứa phần đồng mà phần thơng tin người ta phân thành phương pháp mã hoá:
Phương pháp đồng phân loại tách biệt
Phương pháp đồng phân loại tách biệt tách riêng phần đồng phần thơng tin mã Có thể dùng tách biệt dùng phối hợp với phần đồng thông tin mã
Phương pháp đồng đối tượng phạm vi nhóm phân loại
Phương pháp đăng ký thứ tự đối tượng thực phạm vi nhóm phân loại Khi phần đăng ký khơng có ý nghĩa độc lập, cịn mã đồng đối tượng tổ hợp mã đầy đủ Biến thể phương pháp đồng đối tượng phạm vi mã đồng đối tượng mức cao Các phương pháp kết hợp với tạo phương pháp mã hoá hỗn hợp
Sơ đồ 2.2: Các phương pháp mã hoá đối tượng
- Xác định đối tượng quản lý cần mã hoá: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết đối tượng cần mã hoá
- Xác định nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hố: Căn vào u cầu thơng tin yêu cầu quản lý đối tượng chi tiết nhận dạng giai đoạn phân tích hệ thống kế tốn
Các phương pháp mã hóa đối tượng
Đồng phạm vi phân loại
Đồng phân loại tách biệt Đăng ký thứ tự
Đăng ký thứ tự theo lô
(19)18
- Xác định nội dung thể mã bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng nội dung quản lý đối tượng
- Lựa chọn phương pháp mã hoá phù hợp: Bộ mã đối tượng quản lý thể nhiều nội dung mô tả quản lý, mã có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hoá Phương pháp mã hố thơng thường sử dụng trường hợp phương pháp mã hoá tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hoá bên mã
- Sử dụng mã gợi nhớ (gán kí tự) tạo thành nhóm mã vị trí đầu tiên, bên trái mã để mô tả cho loại đối tượng mã hố Ví dụ: bắt đầu mã khách hàng KH, nhân viên bán hàng NVBH…
- Sử dụng mã gợi nhớ với kí tự gợi nhớ có độ dài thống để mô tả cho nội dung quản lý có thành phần bên nội dung
- Sử dụng mã số liên tiếp với chữ số có độ dài thống để mơ tả cho nội dung quản lý có nhiều thành phần bên nội dung
- Sử dụng mã phân cấp để xếp trình tự nhóm mã liên quan đến nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải mã
- Xem xét tính lâu dài, ổn định mã trước thiết lập thức
Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập liệu đối tượng quản lý chi tiết thông qua nội dung Bảng 2.1 sau:
Bảng 2.1: Mơ tả đối tượng mã hố
Đối tượng chi tiết
Các nội dung mô tả
Các nội dung quản lý
Mã hoá
Khi thiết kế cấu trúc độ dài mã cần thoả mãn yêu cầu sau: - Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hoá xử lý thông tin;
- Cần lựa chọn hệ thống mã hố, độ dài cấu trúc mã để giải tồn tốn hệ thống;
- Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp nhóm đối tượng đồng nhất;
- Khơng đưa vào hệ thống mã hố dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng không liên quan đến tất phần tử;
(20)19 cần phải cố định;
- Khi lựa chọn hệ thống mã hoá, cấu trúc độ dài mã cần tính đến khả mã hoá cho phần tử tệp
2.3.4 Các hình thức mã hố
+ Mã hoá kiểu số: mã chứa chữ số 0,1,2…,9 Kiểu sử dụng rộng rãi trình xử lý tự động
+ Mã kiểu ký tự sử dụng chữ số, chữ ký tự khác *, +,…
+ Mã kiểu thứ tự: mã dùng số liên trình tự tăng hay giảm dần, thường dùng với hình thức mã hố khác để có tính mô tả uyển chuyển
+ Mã kiểu khối sử dụng để xếp đối tượng vào nhóm nhóm ký tự sử dụng theo trình tự liên tiếp
+ Mã phân cấp mã cho phép phân loại tiếp nội khối liệu chính, theo giá trị vị trí ký tự mang ý nghĩa số ký tự định kế thừa cho cấp
+ Mã gợi nhớ: Mã sử dụng ký tự gồm chữ cái, chữ số, theo chữ kết hợp với để tạo mã tắt, ngắn gọn
2.3.5 Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán
Thiết kế mã hố thơng tin kế tốn, công việc tưởng chừng đơn giản, thực tế phức tạp, chiếm vị trí quan trọng việc xử lý số liệu kế toán máy vi tính, cơng tác mã hố thơng tin máy Mã hố thơng tin kế tốn máy vi tính cách khoa học giúp người quản lý truy cập liệu cách nhanh chóng dễ dàng, giúp tránh nhầm lẫn đối tượng thông tin quản lý giống … Để cơng tác mã hố đối tượng kế tốn mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý liệu, cập nhật số liệu truy xuất thông tin, yêu cầu mã xây dựng phải đảm bảo yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung quán tên gọi đối tượng mã hố
a Có độ dài gọn đủ: yêu cầu đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm loại, loại có đối tượng Vì vậy, muốn xác định độ dài mã ta phải phân loại đối tượng Trên sở phân loại này, ta định độ dài mã gồm ký tự phù hợp