Ứng dụng mô phỏng để cải tiến quy trình làm việc tại chi nhánh công ty dịch vụ tiết kiệm bưu điện tp hồ chí minh

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ Áp dụng những kiến thức được học vào thực tiễn tại Chi nhánh Công ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện trong việc thiết kế lại mặt bằng và mô phỏng nhằm tìm ra số lượng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

NGUYỄN VĂN ANH

ỨNG DỤNG MÔ PHỎNG ĐỂ CẢI TIẾN QUY TRÌNH LÀM VIỆC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY DỊCH VỤ TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN

TP HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành : Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Tp Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2008 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán bộ hướng dẫn khoa học : Tiến sĩ Nguyễn Tuấn Anh

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 1 : Tiến sĩ Nguyễn Văn Hợp

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 2 : Tiến sĩ Huỳnh Thị Thu Thủy

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày 13 tháng 09 năm 2008

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tp HCM, ngày 21 tháng 01 năm 2008

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên : Nguyễn Văn Anh Phái : Nam

Ngày, tháng, năm sinh : 25/ 07/ 1978 Nơi sinh : Đà Nẵng Chuyên ngành : Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp

I- TÊN ĐỀ TÀI : Ứng dụng mô phỏng để cải tiến quy trình làm việc tại Chi Nhánh

Công ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện Tp Hồ Chí Minh

II- NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

Nghiên cứu ứng dụng mô phỏng để tìm ra cách cải tiến quy trình làm việc tại Chi Nhánh Công ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện Tp Hồ Chí Minh

III- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 21/ 01/ 2008

IV- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ : 30/ 06/ 2008

V- CÁN BỘ HƯỚNG DẪN : Tiến Sĩ Nguyễn Tuấn Anh

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CN BỘ MÔN

(Học hàm, học vị, họ tên và chữ ký) QL CHUYÊN NGÀNH

TS Nguyễn Tuấn Anh

Nội dung và đề cương Luận văn Thạc Sĩ đã được Hội đồng chuyên ngành thông qua

Ngày tháng năm 2008 TRƯỞNG PHÒNG ĐT- SĐH TRƯỞNG KHOA QL CHUYÊN NGÀNH

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ 7

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 8

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ : 8

1.2 MỤC TIÊU : 9

1.3 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 9

1.4 PHẠM VI VÀ GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU 9

1.5 TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC ĐỒ ÁN 9

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT 11

2.1 MƠ PHỎNG 11

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG 11

PHẦN 2 CHỌN PHÂN BỐ XÁC SUẤT ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG 15

PHẦN 3 PHƯƠNG PHÁP TỔNG QUÁT PHÁT BIẾN NGẪU NHIÊN 16

PHẦN 4 PHÂN TÍCH SỐ LIỆU ĐẦU RA 18

2.2 MẶT BẰNG 23

PHẦN 1 TỒNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 23

1.1 TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN MÔ HÌNH: 23

1.2 CÁC LOẠI CHI PHÍ: 23

1.3 KIỂM CHỨNG MÔ HÌNH: 23

1.4 QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ: 24

1.5 LỰA CHỌN NHỮNG THIẾT KẾ THÍCH HỢP: 24

1.6 XÁC ĐỊNH NHỮNG GIẢI PHÁP: 24

PHẦN2 BỘ KHUNG LÝ THUYẾT NGHIÊN CỨU VẬN DỤNG THỰC TẾ 24

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT BÀI TOÁN: 24

2.2 XEM XÉT MỘT SỐ QUY TRÌNH THIẾT KẾ MẶT BẰNG CỔ ĐIỂN: 25

2.4 NHỮNG RÀNG BUỘC TẤT ĐỊNH: 27

2.5 THIẾT KẾ ĐỒ THỊ QUAN HỆ KHÔNG GIAN, SƠ ĐỒ KHỐI & MẶT BẰNG CHI TIẾT: 28

2.6 TRÌNH BÀY PHƯƠNG ÁN & LỰA CHỌN: 28

CHƯƠNG 3 : GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN 29

3.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN (VPSC) : 29

3.2 GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CƠNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN TẠI TP HỒ CHÍ MINH (CN TP.HCM) 32

3.3 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ : 32

CHƯƠNG 4 : PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ MƠ PHỎNG 46

4.1 ĐẶT VẤN ĐỀ : 46

4.2 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH HIỆN TẠI : 46

4.3 CÁC QUY ƯỚC VÀ ỨNG DỤNG MƠ PHỎNG PHÂN TÍCH MƠ HÌNH : 49

4.3.1 Xây dựng mơ hình : 49

4.3.2 Dữ liệu đầu vào : 52

4.3.3 Kết quả chạy mơ hình : 54

4.4 KẾT LUẬN : 58

CHƯƠNG 5 : GIỚI THIỆU MẶT BẰNG CƠNG TY 59

5.1 ĐẶT VẤN ĐỀ : 59

5.2 GIỚI THIỆU MẶT BẰNG HIỆN TẠI VÀ CÁC ĐẶC TÍNH : 59

5.3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ MẶT BẰNG MỚI : 69

5.4 KẾT LUẬN : 77

CHƯƠNG 6 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 79

Tài liệu trích dẫn : 80

PHỤ LỤC : KẾT QUẢ MƠ PHỎNG 81

Tôi cũng xin cám ơn Ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện tại Tp Hồ Chí Minh đã hỗ trợ điều kiện cho tôi hoàn thành công việc ngày hôm nay

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn của mình dến các Thầy, Cô trong Bộ môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp đã giảng, dạy chúng tôi - Lớp Cao Học khóa 2006 Và tôi cũng xin đặc biệt bày tỏ sự kính trọng của mình đến PGS TS Hồ Thanh Phong, người có công sáng lập Bộ môn Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp (ISE) tại Trường Đại Học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh

Đồng thời, tôi cũng xin cám ơn các bạn bè đã giúp đỡ và chia sẽ khó khăn với tôi trong suốt khóa học và quá trình thực hiện đề tài

Và cuối cùng, tôi thực sự biết ơn các thành viên trong gia đình tôi, đã chia sẽ một phần gánh nặng cuộc sống trong thời gian tôi tham gia khóa học và thực hiện đề tài tốt nghiệp

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Áp dụng những kiến thức được học vào thực tiễn tại Chi nhánh Công ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện trong việc thiết kế lại mặt bằng và mô phỏng nhằm tìm ra số lượng nhân viên đủ để đáp ứng đủ khối lượng công việc

Lời giải đạt được phải thoả mãn hai mục tiêu là giảm khoảng cách di chuyển

và xác định số lượng nhân viên để đáp ứng với nhu cầu công việc hiện tại đồng thời cũng xác định thời điểm để tăng số lượng nhân viên khi khối lượng công việc tăng đến một mức tới hạn đã xác định Cụ thể trong luận văn này, sau khi sắp xếp lại và thực hiện mô phỏng, kết quả : giảm được 70% nhân viên làm việc trực tiếp và 38,67% tổng khoảng cách di chuyển

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

Bố trí xắp sếp các quá trình trên một mặt bằng thực để cho thấy khoảng cách, không gian cần thiết cho sự hoạt động Bước này còn gọi là Lập Mô hình vật

lý (physical) Việc thành lập một bộ phận công tác còn yêu cầu phải thỏa mãn một

số mục tiêu và ràng buộc nào đó, chẳng hạn như :

Cực tiểu chi phí vận chuyển trong bộ phận công tác

Cực đại Độ hiệu dụng các quá trình, máy,

Cực tiểu số tài nguyên tiêu tốn như nhân lực, máy móc, vật tư,

Để giải quyết vấn đề trên, có thể dùng các phương pháp như sau:

Phương pháp Mô phỏng (simulation method)

Phương pháp tối ưu (optimalzation method)

Phương pháp kinh nghiệm (heuricstic method)

Phương pháp Kết hợp (hybird method)

Trong Luận văn tốt nghiệp này, sẽ sử dụng phương pháp Mô phỏng và phương pháp kinh nghiệm để giải quyết bài toán thực tế tại Chi Nhánh Công Ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện Tp Hồ Chí Minh là cải tiến hoạt động của chi nhánh công ty

1.2 MỤC TIÊU :

Nghiên cứu thiết lập mơ hình luận lý bằng phương pháp mơ phỏng cho hoạt động tại Chi nhánh Cơng Ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện Tp Hồ Chí Minh để

từ đĩ đề xuất hướng cải tiến qui trình này

Dựa trên kết quả mơ hình luận lý được cải tiến ta thiết lập mơ hình vật lý bằng phương pháp kinh nghiệm để bố trí lại các quá trình hay bộ phận trong Chi nhánh Cơng Ty Dịch Vụ Tiết Kiệm Bưu Điện Tp Hồ Chí Minh

1.3 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

1.4 PHẠM VI VÀ GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU

Mơ phỏng chỉ tập trung vào một phịng của chi nhánh Mặt bằng chỉ nghiên cứu, thay đổi dựa trên quan hệ giữa các phịng ban tính trên trung bình số lần di chuyển qua lại

Chỉ được dùng cho cơng ty Dịch vụ Tiết Kiệm Bưu Điện tại

Tp Hồ Chí Minh

1.5 TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC LUẬN ÁN

Luận án gồm 6 chương và một phần phụ lục

Chương 1: Giới thiệu : lý do hình thành đề tài, nội dung nghiên cứu, phạm

vi và giới hạn của đồ án, tổng quan về cấu trúc của đồ án

Chương 2: Giới thiệu các cơ sở lý thuyết về mặt bằng về mô phỏng

Chương 3: Giới thiệu về công ty DV TKBĐ

Chương 4: Phân tích hiện trạng quy trình nghiệp vụ và kết quả sau mơ phỏng

Chương 5: Phân tích mặt bằng hiện tại và kết quả sau thay đổi

Chương 6: Kết luận và kiến nghị

Phụ lục

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 MƠ PHỎNG

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG

Mô phỏng là phương pháp thể hiện một hệ thống thực thông qua chương trình máy tính và những đặc tính của hệ thống được trình bày thông qua một nhóm các biến thay đổi theo thời gian để mô hình hóa bản chất động của hệ thống Kỹ thuật mô phỏng được sử dụng khi việc mô hình hóa các hệ thống thực bằng các phương pháp giải tích gặp khó khăn hay khi không thể mô hình hóa được đầy đủ các yếu tố ngẫu nhiên của hệ thống

Mô phỏng được ứng dụng rộng rãi và đa dạng trong tất cả các lĩnh vực như:

- Thiết kế và phân tích hệ thống sản xuất

- Đánh giá những yêu cầu về phần cứng cũng như phần mềm của một hệ thống máy tính

- Đánh giá một hệ thống vũ khí quân sự

- Xác định chính sách đặt hàng trong hệ thống tồn kho

- Thiết kế và vận hành thiết bị và hệ thống giao thông

- Đánh giá và thiết kế hệ thống dịch vụ

- Phân tích hệ thống tài chính và kinh tế

- Và nhiều ứng dụng khác

Hệ thống, mô hình và mô phỏng

Hệ thống (system) được định nghĩa là sự tập hợp của các phần tử mà tương tác với nhau để hoàn thành một nhiệm vụ logic nào đó

Trạng thái (state) của một hệ thống là sự tổng hợp các biến cần thiết để mô tả hệ thống ở một thời điểm nhất định, có liên quan đến mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống gián đoạn (discrete model): đây là hệ thống mà biến trạng thái của chúng thay đổi ở các thời điểm xác định và sự biến thiên các trang thái này là rời rạc

- Hệ thống thực và hệ thống mô hình: khi nghiên cứu một hệ thống thực thì khó khả thi do tốn nhiều chi phí, gây gián đoạn cho hệ thống Do đó, nếu có thể thay đổi hệ thống một cách vật lý và cho nó vận hành dưới những điều kiện mới Điều này có thể thực hiện được bằng cách mô hình và mô phỏng hệ thống

Lời giải của mô hình toán học có thể là lời giải giải tích hoặc lời giải mô phỏng Các loại mô hình mô phỏng:

- Mô hình mô phỏng tĩnh và mô hình mô phỏng động

- Mô hình mô phỏng tất định và mô hình mô phỏng ngẫu nhiên

- Mô hình mô phỏng liên tục và mô hình mô phỏng rời rạc

Ưu, nhược và điểm dễ nhầm lẫn của kỹ thuật mô phỏng

- Có thể điều chỉnh được thời gian để tăng tốc hoặc làm chậm quá trình

- Có thể nhìn thấy những sự thay đổi quan trọng của hệ thống

- Xác định được các điểm tắc nghẽn của hệ thống

- Giúp hiểu được quá trình vận hành của hệ thống

- Có thể đánh giá và so sánh thậm chí với những hệ thống ngẫu nhiên phức tạp

- Có thể nghiên cứu hệ thống trong thời gian dài

- Có thể tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí

- Mô phỏng tuy không phải là công cụ tối ưu hiệu quả, nhưng lại hiệu quả trong việc so sánh các mô hình thay đổi

Xây dựng mô hình có giá trị thuyết phục

Thời gian và những mối quan hệ của sự đánh giá, xác nhận và độ tin cậy của một mô hình được cho trong hình 3.1

Hệ

thống Phân

tích dữ

liệu

Sự đánh giá thiết

lập độ tin cậy

Mô hìnhkhái niệm Lập

chươngtrình

Chươngtrình môphỏng

Xác nhận

Điều chỉnhvới kết quảcó sẵn

Thực hiện mô phỏng

Sự đánh giá

Ứng dụng

Thiết lậpđộ tin cậy

Chuyển

KQ đếnứng dụng

Hình 3.1 Mối quan hệ giữa xác nhận, đánh giá và thiết lập độ tin cậy

Sự xác nhận là chứng minh rằng chương trình mô phỏng đúng như dự định, có nghĩa là kiểm tra quá trình chuyển từ mô hình khái niệm sang chương trình mô phỏng có đúng hay không Sự đánh giá là xác nhận có hay không mô hình khái niệm phản ánh đúng với hệ thống đang nghiên cứu Khi một mô hình mô phỏng và kết quả của nó được chấp nhận thì mô hình được gọi là mô hình đáng tin cậy Việc xây dựng một mô hình của hệ thống đang tồn tại sẽ:

- Có thể có những đề nghị cải thiện hệ thống

- Nếu kết quả mô hình là đúng sẽ làm gia tăng độ tin cậy của mô hình nghiên cứu

Một mô hình hệ thống đang tồn tại cần phải so sánh với hệ thống thực và hệ thống được đề nghị về số liệu có thể thu thập được từ hệ thống thực

PHẦN 2 CHỌN PHÂN BỐ XÁC SUẤT ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG

Để thực hiện việc mô phỏng hệ thống sử dụng những biến ngẫu nhiên đầu vào chúng ta cần phải xác định phân bố xác suất của chúng Sau đó đưa chúng vào mô hình mô phỏng dưới dạng hàm phân bố xác suất, khi đó chương trình mô phỏng sẽ tạo ra những giá trị ngẫu nhiên từ những phân bố đó Trong chương này giới thiệu cách xác định hàm phân bố xác suất đầu vào của hệ thống

Nếu có thể thu thập dữ liệu đầu vào thì ta có thể sử dụng vài phương pháp sau để xác định phân bố của nó:

- Phương pháp 1: những dữ liệu thường được sử dụng một cách trực tiếp

vào mô phỏng Phương pháp này được gọi là mô phỏng theo vết Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp này thì mô phỏng chỉ mang tính tái diễn lại gì đã xảy ra trong quá khứ không thể thực hiện mô phỏng mong muốn vì không đủ dữ liệu

- Phương pháp 2: xây dựng một phân bố thực nghiệm từ dữ liệu có sẵn Ở

phương pháp này có thể khắc phục được khó khăn của phương pháp 1, chúng ta có thể tạo được những dữ liệu đầu vào theo phân bố bằng suy luận Tuy nhiên, phương pháp 1 sẽ giúp ta dễ dàng thực hiện bước xác định tính hiệu lực của mô hình khi so sánh kết quả mô phỏng với hệ thống thực

- Phương pháp 3: xây dựng một phân bố lý thuyết cho bộ dữ liệu và sử dụng

phương pháp kiểm định giả thuyết để xác định tính phù hợp của phân bố

PHẦN 3 PHƯƠNG PHÁP TỔNG QUÁT PHÁT BIẾN NGẪU NHIÊN Phương pháp biến đổi ngược

1- Biến X liên tục và có hàm phân bố F liên tục và tăng F khi 0 < F(x) < 1

Biến ngẫu nhiên X được tạo ra theo thuật toán sau:

0 1

)

x

x e

x

Vì thế để tạo ra những biến ngẫu nhiên, chúng ta tạo ra U U(0, 1) và

Cách xác định hiệu lực của phương pháp trong trường hợp rời rạc được trình bày như sau:

- Với i = 1: X = x1 nếu và chỉ nếu U <= F(x1) = p(x1) vì x1 < x2 < x3 <…

PHẦN 4 PHÂN TÍCH SỐ LIỆU ĐẦU RA

Trong những nghiên cứu về mô phỏng, thường thì phải tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc trong phát triển mô hình và viết chương trình, nhưng việc phân tích số liệu đầu ra không được chú ý một cách thích hợp

Trong thực tế, chỉ thực hiện một quá trình mô phỏng đơn với chiều dài tùy

ý nào đó và sau đó xem xét những ước tính từ kết quả mô phỏng để kiểm tra tính đúng đắn của mô hình Do những mẫu ngẫu nhiên lấy từ phân bố xác suất thì mang tính đặc trưng cho mô hình mô phỏng nên những ước tính có thể rất khác nhau từ mô hình

Trong chương này giới thiệu vài phương pháp phân tích thống kê đối với kết quả mô phỏng

Phân tích thống kê hệ mô phỏng có kết thúc

Giả sử rằng chúng ta thực hiện mô phỏng n lần độc lập của một hệ mô

phỏng có kết thúc, trong đó mỗi lần thực hiện được kết thúc bằng điều kiện E và

được bắt đầu ở điều kiện ban đầu giống nhau Sự độc lập của những lần thực hiện được chứng minh bằng cách sử dụng n số ngẫu nhiên khác nhau

1- Ước tính trị trung bình

Giả sử chúng ta xây dựng được giá trị ước lượng tới hạn và khoảng tin cậy

cho trị trung bình = E(X) với X là biến ngẫu nhiên trong một lần thực hiện mô

biến kết quả ngẫu nhiên độc lập và đồng nhất thì ta có khoảng tin cậy 100(1 – )% cho được định nghĩa như sau:

n

n S t

n

X( ) n 1,1 /2 2( )

Khoảng tin cậy được tạo ra theo “qui trình có kích thước mẫu cố định”

2- Những ước tính khác

Trong phần này giới thiệu vài thông số trình bày hệ thống khác

- Ước tính xác suất p

Đặt X là biến ngẫu nhiên trong một lần thực hiện mô phỏng Khi đó p =

nhị thức (binomial) với dãy số n và p và một ước tính tới hạn không lệch của p

được cho bởi

n

S

Chú ý: khoảng tin cậy cho p có thể được xây dựng theo phương pháp

Welch hay Conover

0 ]),

1 ([

0 ),

( ˆ

nq nq

X

nq nq

X

3- Chọn điều kiện ban đầu

Trong hệ mô phỏng có kết thúc, những thông số trình bày hệ thống phụ thuộc vào tình trạng của hệ thống ở thới điểm 0, do đó cần phải cẩn thận trong việc chọn điều kiện ban đầu

Phân tích thống kê hệ mô phỏng với các thông số đạt trạng thái ổn định

1- Sự không ổn định ban đầu

Giả sử chúng ta muốn ước tính giá trị trung bình ở trạng thái ổn định =

E(Y), được thể hiện như sau:

) ( lim i

i E Y

Khi đó những giá trị trung bình không ổn định sẽ hội tụ về điểm ổn định Vấn đề này được gọi là “mô hình khởi động” hoặc là “sự loại bỏ dữ liệu ban đầu”

Việc loại bỏ vài dữ liệu quan sát lúc đầu và chỉ sử dụng những quan sát còn lại để ước tính giá trị được trình bày như sau:

l m

Y l

m Y

m

l

i 1 i)

, (

phỏng không đại diện cho trạng thái ổn định Tuy nhiên, vấn đề khó khăn là làm

l được đề nghị: trong phần này giới thiệu một phương pháp đơn giản nhất và tổng

quát nhất để xác định giá trị l là phương pháp biểu đồ Welch

Giả sử có n lần mô phỏng độc lập, khi đó phương pháp Welch thực hiện

theo bốn bước sau:

1

thị trung bình không ổn định như chuỗi dữ liệu ban đầu nhưng phương sai chỉ

bằng (1/n)

w i i

Y

w m w

i w

Y w

i

1 ,

1 2

, , 1 ,

1 2 )

) 1 (

1

2- Phương pháp loại bỏ và tái tạo cho trị trung bình

Giả sử rằng chúng ta muốn ước tính giá trị trung bình quan sát ở trạng thái

giai đoạn khởi động l Một cách cụ thể, giả sử rằng chúng ta thực hiện n’ lần mô phỏng với chiều dài là m’ > l (l được xác định bởi phương pháp đồ thị Welch)

l m

Y X

tính tới hạn không lệch của và một khoảng tin cậy (1- )100% của là:

'

) ' ( )

' ( ' 1,1 /2 2

n

n S t

là một trường hợp đặc biệt của trị trung bình Đặt biến ngẫu nhiên z ở tình trạng

ổn định sau

B Y

B Y Z

, 0

, 1

Khi đó P(P B) = P(Z = 1) = 1 P(Z = 1) + 0 P(Z = 0) = E(Z)

Vì thế sự ước tính p giống như đối với ước tính trị trung bình E(Z), do đó đặt

B Y

B Y

Z i

, 0

, 1

hạn và khoảng tin cậy cho E(Z) = p

2.2 MẶT BẰNG

PHẦN 1 TỒNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

1 XEM XÉT VÀ PHÂN LOẠI MÔ HÌNH BÀI TOÁN MẶT BẰNG:

- Mô hình định hình:Thể hiện mô hình thấy được

- Mô hình tương tự: Thay thế một đặc tính cho một đặc tính khác

- Mô hình đặc trưng: Chính là mô hình toán học – là các diễn đạt trừu tượng hệ thống

1.1 TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN MÔ HÌNH:

- Xem xét một số hàm mục tiêu, phổ biến nhất là giảm thiểu quãûng

đường đi Nghiên cứu giảm thiểu chi phí tồn kho vật liệu, giảm thiểu việc phân

cách giữa những khu mặt bằng

- Thay vì cực tiểu đường đi, chúng ta xem xét việc cực tiểu quãng đường

đi cực đại (Minimax location)

- Một số tiêu chuẩn được chọn dựa trên lý do chính trị hoặc yếu tố

khách quan

1.2 CÁC LOẠI CHI PHÍ:

Chi phí gia tăng: Chi phí quan tâm nhiều tới vị trí đặt kho

1.3 KIỂM CHỨNG MÔ HÌNH:

- Thể hiện chính xác lý tính hệ thống qua nghiên cứu, chủ yếu tập trung

vào kiểm chứng giả thiết của mô hình

- Dùng những mô hình nghiên cứu tương tự để so sánh với mô hình đó

- Dùng những mô hình đơn giản, sau đó sử dụng những mô hình phức tạp

hơn, tìm kiếm độ vững chắc của giải pháp cải tiến đề ra

1.4 QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ:

- Xác định vấn đề: tức là chúng ta nghiên cứu vị trí tốt nhất cho một

thiết bị trong mặt bằng

- Phân tích vấn đề: xem xét những khía cạnh của vấn đề và những ràng

buộc của nó

- Tìm kiếm những giải pháp thay thế: nghiên cứu những khả năng vị trí

có thể có được cho thiết bị trong mặt bằng thông qua những ràng buộc tất định

- Đánh giá những giải pháp thay thế: gồm liệt kê những ưu khuyết điểm,

xếp hạng phương án, phân tích những nhân tố, so sánh những chi phí

1.5 LỰA CHỌN NHỮNG THIẾT KẾ THÍCH HỢP:

Ta tiến hành lựa chọn những thiết kế mà ta đã phân tích ở trên bằng

những yếu tố khách quan của cấp trên

1.6 XÁC ĐỊNH NHỮNG GIẢI PHÁP:

Tiến hành thể hiện phương án bằng cách chạy thử bằng một công cụ là

mô phỏng, nhằm khảo sát lần cuối sau đó tiến hành bố trí thực tế

PHẦN2 BỘ KHUNG LÝ THUYẾT NGHIÊN CỨU VẬN DỤNG THỰC TẾ

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT BÀI TOÁN:

- Bài toán mặt bằng của chúng ta là bài toán đặt thiết bị, máy móc, phòng ban vào mặt bằng của chúng ta với những ràng buộc là không gian vị trí,

nhân công, các hàm mục tiêu về chi phí, khoảng cách…

- Bài toán cũng quan tâm tới mặt bằng kho – Tức vị trí đặt các điểm

xuất nhập, vị trí đặt thành phẩm, bán nguyên liệu cũng như nguyên vật liệu

- Mục tiêu thỏa mãn về các hàm mục tiêu: khoảng cách, chi phí, nhân công cũng như một số mục tiêu khách quan khác của người ra quyết định Quan

trọng là tuân theo đúng quy trình kỹ thuật sản xuất của sản phẩm đã được đề ra

2.2 XEM XÉT MỘT SỐ QUY TRÌNH THIẾT KẾ MẶT BẰNG CỔ

ĐIỂN:

a Phương pháp hệ thống lý tưởng của NADLLER:

b Theo IMMER:

c Theo APPLE: ( tham khảo sách: Facility layout and location )

d Theo REED: ( tham khảo sách: Facility layout and location )

e Phương pháp SLP: ( tham khảo sách: Facility layout and location )

2.3 CÁCH TIẾP CẬN HỆ THỐNG VỀ BÀI TOÁN MẶT BẰNG:

a Hoạch định mặt bằng hệ thống theo SLP của Muther:

b Thu thập thông tin:

+ PARTS LIST (Danh sách chi tiết): gồm tất cả các thông tin liên

quan tới những chi tiết cần lắp ráp,cũng như là nguyên vật liệu: Tên, mã số, số tên bản vẽ, làm bằng chất liệu gì, kích thước…

+ BILL OF MATERIALS (BOM –nguồn gốc chi tiết): gồm mức,

mã chi tiết, tên chi tiết, số bản vẽ, số lượng, mua hay tự sản xuất và một số ghi chú…

+ ASSEMBLY CHART (Lắp ráp): Một biểu đồ thể hiện sự hình

thành chi tiết cũng như sản phẩm bằng việc tuần tự lắp ghép cái nào trước hay sau để cho ta cái nhìn tổng quát về quy trình lắp ghép

+ ROUTE SHEET (Bảng thao tác): bao gồm những nguyên công

làm những gì của chi tiết đó, nó phải qua những máy nào, những công cụ cần thiết và những kích thước gia công những chi tiết đó Thời gian gia công chi tiết

đó bao lâu (Operation time), thời gian chuẩn bị bao lâu (Setup time) Bảng thao tác này giúp ta định hình được chi tiết chúng ta cần phải làm gì

+ OPERATION PROCESS (Quy trình): biểu đồ với những cây có

hình dáng giống như biểu đồ lắp ráp nhưng nó thể hiện quy trình chi tiết đi trong mặt bằng trước khi lưu kho thành phẩm Tức là nó thể hiện một chi tiết nguyên vật liệu cần phải làm gì khi thành phẩm Nó cũng có thểà hiện chi tiết nào cần phải mua không gia công được

+ GANTT PROJECT PLANNING (Kế hoạch làm thành công sản

phẩm): với biểu đồ này không quan trọng lắm trong quá trình thu thập thông tin về mặt bằng, tuy nhiên nó thể hiện tiến độ của sản phẩm

c Các loại dòng thông tin

- Dạng đường thẳng: Dùng khi mô hình không phù hợp với mặt bằng xây dựng

- Dạng chữ U: Dễ quản lý, kết hợp được nhận và chuyển hàng hoá

- Dạng hình tròn: dùng khi dòng di chuyển kết thúc tại điểm xuất phát

- Dạng uốn khúc: Khi dây truyền sản xuất quá dài

d Các loại mặt bằng cần nghiên cứu:

- Mặt bằng sản phẩm cố định: lúc này tất cả các máy tập trung quanh sản phẩm gia công

- Mặt bằng theo sản phẩm: Là mặt bằng có bao nhiêu sản phẩm là có bấy nhiêu dây chuyền cho sản phầm đó (Flow shop), máy móc không hạn chế

- Mặt bằng theo nhóm: dùng khi sản phẩm riêng lẻ không đủ lớn, nhưng chúng ta có thể nhóm các sản phẩm thành họ sản phẩm để có thể sử dụng mặt bằng theo sản phẩm

- Mặt bằng theo quy trình: có sự tranh chấp về thứ tự gia công trên một máy hoặc nhiều máy – có sự giới hạn về máy móc, nên một máy làm nhiều nguyên công Dùng với sản phẩm sản lượng thấp, cấu trúc sản phẩm thay đổi

e Phân tích dòng thông tin & mối quan hệ công việc:

- FROM – TO: biểu đồ thể hiện đường đi của sản phẩm qua máy nào với bao nhiêu lần và khoảng cách là bao nhiêu (nguyên vật liệu & chi tiết)

- FLOW PROCESS: thể hiện sự dịch chuyển của sản phẩm – thuận lợi cho việc đánh giá mặt bằng hiện tại Dấu mũi tên thể hiện di chuyển, hình tròn thể hiện sự thực hiện thao tác, ô vuông là kiểm tra, chữ D là trì hoãn

- MULTIPRODUCT PROCESS CHART: biểu đồ quá trình thao tác, biểu đồ quá trình nhiều sản phẩm, nó thể hiện sản lượng

- RELATIONSHIP CHART: nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban hay máy móc (Yêu cầu về công nghệ, điều kiện làm việc …) Với thang điểm A tối cần thiết, E rất cần, I cần thiết, O bình thường, U không cần thiết, X cần phải tránh ra

2.4 NHỮNG RÀNG BUỘC TẤT ĐỊNH:

a Xác định tỷ số sản xuất: ta dùng mô hình lãi kỳ vọng nhằm xác định

số sản xuất

b.Yêu cầu về thiềt bị: Dựa chủ yếu vào quy trình của sản phẩm nhằm

hoạch định nhu cầu về thiết bị với công thức sau :

bằng đơn vị sản phẩm trên đơn vị thời gian

sản phẩm

Hij :Số giờ trong thời đoạn sản xuất để sản xuất sản phẩm i trên máy j

N :Số sản phẩm

c.Yêu cầu về lao động: tính toán nhu cầu về lao động cho một máy hay

nhiều máy.Thể hiện bằng biểu đồ đa nhiệm (Multiple activity chart)

d Xác định không gian :

Phương pháp trung tâm sản xuất

Phương pháp biến đổi

Phương pháp mặt bằng thô

Phương pháp không gian định mức

Phương pháp xu hướng tỷ lệ và dự phòng

2.5 THIẾT KẾ ĐỒ THỊ QUAN HỆ KHÔNG GIAN, SƠ ĐỒ KHỐI & MẶT BẰNG CHI TIẾT:

- Từ những dữ kiện thu thập mong muốn cho mặt bằng thực tế, cũng như

quy trình ta vẽ nên được Rel Chart

- Từ Rel Chart ta tiến hành vẽ sơ đồ khối

- Tiến hành đưa ra các phương án mặt bằng, và một số hàm mục tiêu

mong muốn và tiến hành xếp hạng mặt bằng theo những tiêu chí đó

- Dùng phần mềm máy tính tìm kiếm phương án …

- Đánh giá mặt bằng thiết kế

2.6 TRÌNH BÀY PHƯƠNG ÁN & LỰA CHỌN:

- Tiến hành trình bày phương án, sau đó đưa cho người ra quyết định lựa

chọn phương án họ mong muốn

CHƯƠNG 3 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN

3.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN (VPSC) :

Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC) đã không chỉ là một kênh huy động vốn hữu hiệu cho Chính phủ mà còn tạo nên được một hình ảnh mới cho dịch

vụ Bưu chính của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT)

Đi vào hoạt động được gần 9 năm với nhiệm vụ huy động nguồn vốn tiết kiệm trong dân cư dựa trên hệ thống bưu cục của VNPT, hiện dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện đang có mặt ở trên 800 bưu cục trên cả nước Bên cạnh đó VPSC cũng có

5 chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, Cần Thơ VPSC

có trụ sở chính đặt tại 98 Hoàng Quốc Việt Hà Nội với tổng cộng 173 nhân viên (96% tốt nghiệp đại học và trên đại học) Dự kiến trong năm 2008 VPSC sẽ phát triển thêm 5 chi nhánh mới Tin học hóa mạng lưới giao dịch là mục tiêu lớn VPSC

đề ra nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như đa dạng hóa các dịch vụ mới Tính đến nay VPSC đã nối mạng tin học cho 194 bưu cục Dự kiến quý III/2008, VPSC sẽ tiến hành nối mạng hơn 600 bưu cục còn lại và kế hoạch này sẽ được triển khai trong quý III, IV năm 2008 Như vậy vào năm 2009, bất kỳ bưu cục nào cung cấp dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện đều được nối mạng Hiện tại, bưu cục chưa được nối mạng chỉ cung cấp dịch vụ có kỳ hạn rút một lần và dịch vụ gửi góp, bưu cục nối mạng cung cấp tất cả các dịch vụ

Nhu cầu của người dân về sử dụng dịch vụ của các tổ chức tài chính ngân hàng tại Việt Nam trong những năm gần đây là cơ hội lớn để VPSC phát triển các dịch vụ tài chính, ngân hàng, hướng tới thành lập Ngân hàng thương mại cổ phần Bưu điện Nắm bắt được lợi thế này, mặc dù bị giới hạn trong việc cung cấp một số dịch vụ, thời gian qua VPSC đã tiến hành đa dạng hóa, mở rộng phạm vi phục vụ để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng tại các vùng sâu, vùng xa nơi mà các dịch

vụ tài chính ngân hàng khó tiếp cận Có thể nói, sự đa dạng dịch vụ của VPSC trong những năm qua không chỉ tạo bước phát triển mới trong kinh doanh mà nó còn có ý nghĩa xã hội trong việc phổ cập dịch vụ đến với người dân nông thôn vùng sâu, vùng xa

Bên cạnh một số các dịch vụ truyền thống như dịch vụ tiết kiệm có kỳ hạn, dịch vụ tiết kiệm gửi góp, tài khoản tiết kiệm cá nhân, năm 2007 VPSC đã cung cấp một số dịch vụ mới, được khách hàng đánh giá cao Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện qua điện thoại là tiêu biểu Chỉ cần một cuộc gọi thông thường đến tổng đài

1900545468, khách hàng có thể biết được số dư trong tài khoản tiết kiệm cá nhân của mình Tương tự như vậy, từ khi ra đời, dịch vụ chuyển khoản qua điện thoại giữa hai tài khoản tiết kiệm cá nhân đã trở thành một dịch vụ tiện ích hấp dẫn nhiều khách hàng bởi sự nhanh chóng, tiện lợi Theo đó, khách hàng chỉ cần mở tài khoản tại hệ thống giao dịch của VPSC và thực hiện các thao tác trên máy điện thoại khi muốn chuyển khoản

Mới ra mắt trên thị trường nhưng hai dịch vụ Nhờ thu Nhờ trả, Thẻ tiết kiệm bưu điện đã thu hút sự chú ý của khách hàng Dịch vụ Nhờ thu Nhờ trả giúp cho các

tổ chức, doanh nghiệp trả lương cho cán bộ công nhân viên, thu tiền từ khách hàng, đại lý thông qua VPSC được đánh giá là một dịch vụ có chất lượng cao, nhanh chóng, thuận tiện, an toàn, chính xác với mức cước hợp lý Hiện, VPSC là một trong những doanh nghiệp tiên phong áp dụng công nghệ thẻ Smart để cung cấp dịch vụ Thẻ Tiết kiệm Bưu điện Dịch vụ này hiện được cung cấp trên địa bàn TP

Hồ Chí Minh Dự kiến tháng 12/2007, dịch vụ này sẽ được triển khai toàn quốc

Phát triển dịch vụ gắn liền với hợp tác với các ngân hàng cũng là một hướng

đi mới của VPSC Điển hình mới đây, VPSC và Citibank đã ký hợp đồng hợp tác triển khai dịch vụ Nhờ thu Nhờ trả và dịch vụ chuyển tiền ra nước ngoài Theo đó, khách hàng cá nhân có thể thực hiện chuyển tiền ra nước ngoài ở trên 137 loại tiền

tệ đến hầu hết các quốc gia trên thế giới Dịch vụ này đã đánh dấu một bước phát triển mới của VPSC ngay sau thời điểm Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập ngân hàng thương mại cổ phần từ mô hình VPSC

Về mặt doanh số, trong những năm gần đây, do có sự cạnh tranh quyết liệt từ

2005 2006 2007

Đơn vị : tỷ đồng

3.2 GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TIẾT KIỆM BƯU ĐIỆN TẠI TP HỒ CHÍ MINH (CN TP.HCM)

Là chi nhánh được thành lập đầu tiên trong 5 chi nhánh (27/09/2000), CN TP.HCM hiện nay có tổng cộng 37 nhân viên, trong đó có 2 lái xe và 1 tạp vụ Tuy chỉ có 37 nhân viên nhưng chi nhánh phụ trách dịch vụ tại một nửa đất nước (32 tỉnh) từ Đà Nẵng trở vào miền nam Về mặt kỹ thuật, hiện Chi nhánh đã có 2 chi nhánh khác giúp đỡ là CN Đà Nẵng và chi nhánh Cần Thơ nhưng công việc chính vẫn nằm tại CN TP.HCM Còn về mặt nghiệp vụ, từ lúc thành lập chi nhánh đến nay, CN TP.HCM vẫn đang phụ trách nghiệp vụ và kiểm tra, đối chiếu số liệu, xây dựng và bảo trì hệ thống mạng lưới kỹ thuật cho 32 tỉnh

3.3 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ :

TK5.1,TK5.2, TK7.1, TK8

TK5.3

Tự lưu TK1 TK2,TK4, TK5.1, TK6,TK7.1, TK8

Quầy giao dịch

Hằng ngày

TK1, TK5.1,TK8

TK5.3

TK5.2 TK5.1,

TK7.1,TK8

VPSC

Bưu điện tỉnh

Tự lưu TK1, TK5.1,TK8 Bưu điện huyện

TK7.1,TK7.2, TK9, TK10

TK7.3, TK7.2

Cuối tháng

Tự lưu TK7.1, TK9, TK10, TK11,bảng sao

kê sổ thẻ

Doanh thu, TK7.1, TK9, TK10, TK11, bảng sao kê sổ thẻ

TK7.3, doanh thu, tổng hợp cước

TK7.2 TK7.1,TK9,TK10

VPSC

Bưu điện huyện

Bưu điện tỉnh

Quầy giao dịch

Tự lưu TK7.1, TK7.3,TK9,TK10, TK11, bảng sao kê sổ thẻ, doanh thu, tổng hợp cước

BẢNG LUÂN CHUYỂN CÁC CHỨNG TỪ, GIẤY TỜ KẾ TOÁN

Tên ấn phẩm Thời điểm lập Cơ sở lập SL Dấu Nơi chuyển

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 lưu tại bưu cục

TK2 : Thẻ gốc Khi phát sinh giao dịch gửi

Khi phát sinh giao dịch gửi

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 gửi BĐ Huyện -Liên 3 lưu tại bưu cục

-Liên 2 lưu tại BĐ Tỉnh

TK6 : Bảng kê giao dịch Lập trong ca giao dịch Căn cứ vào TK1 1 Lưu tại bưu cục

TK7.1 : Bảng kê các Sổ/thẻ phát

-Liên 1 đính kèm với sổ thẻ hỏng gửi về BĐ Huyện -Liên 2 lưu tại bưu cục

TK7.2 : Bảng kê các Sổ/thẻ phát

-Liên 1 đính kèm với sổ thẻ hỏng gửi về BĐ Tỉnh -Liên 2 lưu tại Huyện

TK7.3 : Bảng kê các Sổ/thẻ phát

-Liên 1 đính kèm với sổ thẻ hỏng gửi về VPSC -Liên 2 lưu tại Tỉnh

TK8 : Bảng kê lãi nhập gốc

Lập vào cuối ngày giao dịch (TK đến hạn), ngày cuối tháng (TK quá hạn)

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 gửi BĐ Huyện -Liên 3 lưu tại bưu cục

TK9 : Bảng kê các sổ thẻ TK

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 gửi BĐ Huyện -Liên 3 lưu tại bưu cục

TK10 : Bảng kê lãi, gốc tài khoản

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 gửi BĐ Huyện -Liên 3 lưu tại bưu cục

TK11 : Bảng kê lãi nhập gốc của

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 lưu tại bưu cục

Giấy báo mất sổ thẻ tiết kiệm Lập khi khách hàng báo mất

sổ, thẻ

Căn cứ vào nhu cầu của

-Liên 1 chuyển TKBĐ -Liên 2 lưu tại bưu cục

mất

Căn cứ vào giấy báo mất

-Liên 1 giao khách hàng -Liên 2 lưu tại bưu cục

TKBĐ

-Liên 1 đính kèm TK5.1 gửi TKBĐ

-Liên 2 đính kèm TK5.1 gửi BĐ Huyện

Định nghĩa các chứng từ được dùng

TK1 : 2 liên, được lập khi phát sinh giao dịch với khách hàng Một liên được lưu tại bưu cục, một liên được gửi về công ty VPSC hằng ngày Liên gửi về công ty được phòng Thanh toán đối soát nhập vào máy tính làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát giao dịch xảy ra tại các bưu cục cũng như sai sót của giao dịch viên

TK2 : 1 liên, làm chứng từ gốc Là cơ sở để đối chiếu chữ ký và thông tin về khách hàng khi khách hàng tất toán tài khoản Chứng từ này được lưu tại bưu cục

toán tài khoản tại bưu cục mở tài khoản đó

TK3 : 1 liên Được giao cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mở tài khoản

TK4 : 1 liên Được giao dịch viên lập trong khi giao dịch, bao gồm phiếu lĩnh tiền và bảng kê các sổ thẻ trắng (vì sổ thẻ trắng là chứng từ có giá nên phải được quản lý chặt chẽ, phiếu lĩnh tiền nhằm tiếp quỹ để bảo đảm khả năng chi trả)

TK5.1 : 3 liên Bảng kế toán tổng hợp được lập tại bưu cục hàng ngày Một liên gửi về công ty, một gửi về bưu điện huyện, một lưu tại bưu cục

TK5.2 : 2 liên Bảng kế toán tổng hợp được lập tại bưu điện huyện hàng ngày Bảng này thể hiện báo cáo kế toán trong phạm vi một huyện (thông thường trong một huyện có từ 1 đến 3 bưu cục) nên chỉ có thể được lập khi nhận đủ tất cả các TK5.1 của các bưu cục trong huyện gửi về Một liên lưu tại huyện, một gửi về bưu điện tỉnh

TK5.3 : 2 liên Bảng kế toán tổng hợp được lập tại bưu điện tỉnh Bảng này thể hiện báo cáo kế toán trong phạm vi một tỉnh trong một ngày (chỉ có thể làm được khi nhận đủ các TK5.2 của các huyện gửi về của ngày đó) Một liên gửi về công ty, một lưu tại bưu điện tỉnh

TK6 : 1 liên Bảng kê các giao dịch xảy ra trong ngày Được lưu tại bưu cục Đây là một loại chứng từ có cơ sở pháp lý bên cạnh các chứng từ có chữ ký của khách hàng như TK1

TK7.1: 2 liên Bảng kê các sổ thẻ phát hành lần đầu được lập hàng ngày được lập tại bưu cục Vì các sổ thẻ trắng là chứng từ có giá nên cần 2 chứng từ là TK4 và TK7.1 để kiểm soát mức độ hư hỏng cũng như không cho xảy ra thất thoát Một liên gửi bưu điện huyện, một lưu tại bưu cục

TK7.2: 2 liên Bảng kê các sổ thẻ phát hành lần đầu được lập hàng ngày được lập tại huyện Chứng từ này được lập khi nhận được đủ các TK7.1 của các bưu cục trong huyện Một liên gửi bưu điện tỉnh, một lưu tại bưu điện huyện

TK7.3: 2 liên Bảng kê các sổ thẻ phát hành lần đầu được lập hàng ngày được lập tại tỉnh Chứng từ này được lập khi nhận được đủ các TK7.2 của các bưu điện huyện trong tỉnh Một liên gửi về công ty, một lưu tại bưu điện tỉnh

TK8 : 3 liên Bảng kê lãi nhập gốc được lập tại bưu cục hằng ngày nhằm mục đích định lượng mức lưu quỹ nhằm bảo đảm thanh toán cho ngày hôm sau Một liên lưu tại bưu cục, một gửi về bưu điện huyện (để bưu điện huyện chuẩn bị trước cho ngày mai), một gửi về công ty VPSC

TK9 : 3 liên Bảng kê các sổ thẻ tiết kiệm đang lưu hành được lập tại bưu cục vào ngày cuối tháng Nhằm đánh giá số lượng và số serial của các sổ thẻ đang lưu hành có bưu cục gốc là bưu cục lập chứng từ này Một liên gửi công ty VPSC, một lưu tại bưu cục và một gửi về bưu điện huyện

TK10 : 3 liên Bảng kê lãi nhập gốc của tiết kiệm gửi góp được lập tại bưu cục vào ngày cuối tháng Chứng từ này được lập nhằm khả năng định lượng số tiền

có khả năng huy động và khả năng phải chi trả của loại hình tiết kiệm này Một liên gửi công ty VPSC, một lưu tại bưu cục và một gửi về bưu điện huyện

TK11 : 2 liên Bảng kê lãi nhập gốc của tiết kiệm không kỳ hạn được lập tại bưu cục vào cuối tháng Một liên gửi công ty VPSC, một lưu tại bưu cục

Giấy báo mất sổ thẻ tiết kiệm : 2 liên Dành cho khách hàng báo mất sổ thẻ tiết kiệm Một lưu tại bưu cục, một gửi công ty VPSC

Giấy hẹn : 2 liên Trả lời khách hàng khi nhận được giấy báo mất của khách hàng nhằm mục đích hẹn ngày giờ cho khách hàng đến nhận lại sổ thẻ mới thay cho