Xây dựng mô hình hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container tại cảng nhà rồng khánh hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP.HCM VÕ ĐỨC THÀNH XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý LUẬN VĂN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, Tháng Năm 2009 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học : TS Nguyễn Đức Trí Cán chấm nhận xét : TS Võ Thị Ngọc Châu Cán chấm nhận xét : TS Nguyễn Thanh Bình Luận văn thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG TP HCM, ngày 05 tháng 09 năm 2009 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: TS Võ Văn Huy (Chủ tịch hội đồng) TS Nguyễn Quỳnh Mai (Thư ký hội đồng) TS Võ Thị Ngọc Châu (Giáo viên phản biện 1) TS Nguyễn Thanh Bình (Giáo viên phản biện 2) PGS TS Nguyễn Thống (Ủy viên) TS Nguyễn Đức Trí (Ủy viên) Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá luận văn Bộ môn quản lý chuyên ngành sau luận văn sửa chữa (nếu có) Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -oOo Tp HCM, ngày 10 tháng năm 2009 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: VÕ ĐỨC THÀNH Giới tính : Nam Ngày, tháng, năm sinh : 17/11/1983 Nơi sinh : Đà Lạt Chuyên ngành : Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý Khố (Năm trúng tuyển) : 2007 1- TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI 2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN: Nghiên cứu, xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container phù hợp với thực trạng cảng Nhà Rồng – Khánh Hội đồng thời đưa đề xuất nghiệp vụ, tổ chức, sở hạ tầng 3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/02/2009 4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 10/07/2009 5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS NGUYỄN ĐỨC TRÍ Nội dung đề cương Luận văn thạc sĩ Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH LỜI CẢM ƠN  Trước hết, xin tỏ lòng biết ơn gửi lời cám ơn chân thành đến TS Nguyễn Đức Trí, người trực tiếp hướng dẫn luận văn, tận tình bảo hướng dẫn tơi tìm hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài liệu, xử lý phân tích, giải vấn đề… nhờ tơi hồn thành luận văn cao học  Ngồi ra, trình học tập, nghiên cứu thực đề tài tơi cịn nhận nhiều quan tâm, góp ý, hỗ trợ q báu q thầy cơ, đồng nghiệp, bạn bè người thân Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến:  Cha mẹ người thân gia đình hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt thời gian qua đặc biệt thời gian theo học khóa thạc sỹ trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM  Quý thầy cô Khoa Quản Lý Công Nghiệp trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM truyền đạt cho tơi kiến thức bổ ích suốt hai năm học vừa qua  Ban giám đốc Công ty GENSOFT đặc biệt anh Nguyễn Văn Thành giám đốc công ty GENSOFT hỗ trợ giúp đỡ suốt thời gian thực luận văn bạn bè, đồng nghiệp động viên, hỗ trợ trình học tập nghiên cứu  Ban lãnh đạo cảng Nhà Rồng – Khánh Hội nhiệt tình tham gia trả lời vấn nghiên cứu cho đề tài Tác giả Võ Đức Thành TÓM TẮT Hệ thống thơng tin ngày giữ vị trí quan trọng định thành công hay thất bại doanh nghiệp cơng cụ hỗ trợ, giúp nhà quản lý biết hoạt động cơng ty, từ dự báo tình hình tương lai, góp phần quan trọng việc định, nắm bắt hội kinh doanh Tuy nhiên, vài tổ chức coi xu hướng “theo thời”, thiếu đánh giá mức vai trò thiếu suy xét định thực phương án áp dụng hệ thống thông tin chưa nắm rõ yêu cầu hệ thống thực chưa hoàn toàn nắm rõ yêu cầu thân hệ thống doanh nghiệp vận hành, khơng phát huy tính ưu việt hệ thống thơng tin mà cịn khó khăn, trở ngại cho hệ thống Đề tài nhằm mục đích đánh giá trạng Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội, đề xuất điều kiện chuẩn bị để triển khai hệ thống phần mềm quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container CATOS cảng Nhà Rồng – Khánh Hội Tôi đánh giá đề xuất dựa vào: - Hiện trạng sở hạ tầng, Quy trình quản lý-điều hành, Tổ chức Cơng việc phận cảng Nhà Rồng – Khánh Hội liên quan đến xếp dỡ container mà thu thập, quan sát vấn cảng Nhà rồng – Khánh hội (Ngày 25/09/2008 ngày 26/09/2008) - Mục tiêu mong đợi Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội mà thu thập qua Ban Tổng Giám đốc Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội - Kinh nghiệm chuyên gia phát triển phần mềm Cảng việc triển khai thành công hệ thống phần mềm điều hành cảng container Cảng Tân thuận - Tham chiếu đến quy trình khai thác container chuẩn quốc tế, cảng áp dụng quy trình khai thác container Việt nam Quốc tế cảng áp dụng quy trình thác xây dựng Việt Nam ABSTRACT Information systems nowadays plays an important role in deciding success or failure of a business It is a useful supporting instrument for a businessman to understand clearly present activities of his company, since then he can forecast future businesss conditions contributing chiefly in his making decision as well as catching business opportinities easily However, some businesses consider it as a “fashionable” trend; they don’t realize the importance and requirements of a coming Information System and even the current operating one Consequently, the new system can’t develop to a high degree and sometimes it causes some troubles to the existing one This thesis aims to evaluate the current status of the Nha Rong - Khanh Hoi port, proposed conditions to prepare for implementing the new system software container management CATOS at the port Nha Rong - Khanh Hoi I evaluate and propose based on: - The current status of infrastructure, the process management, organization and tasks of the department of the Nha Rong – Khanh Hoi port related to the arrangement container that I collect, observe and interview at the port Nha Rong Khanh Hoi Assembly (On 25/09/2008 and 26/09/2008) - The Objectives and expectations of the Nha Rong - Khanh Hoi Assembly that I collected through the General Director of the Nha Rong - Khanh Hoi port - The Experience of specialist software development in the Port implementing successful system software operating container ports at Tan Thuan port - References to the exploitation of the international standard containers, the port is applied container exploitation in Vietnam as well as International and the port will apply to the exploitation of new construction in Viet Nam DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 HTTT sử dụng nguồn tài nguyên người, liệu, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông công nghệ 18 Hình 2.2 Ba vai trị hệ thống thơng tin quản lý 19 Hình 2.3 Các yếu tố hệ thống 20 Hình 2.4 Đầu vào, đầu hệ thống 20 Hình 2.5 Cấu trúc hệ thống 21 Hình 2.6 Quá trình hệ thống thông tin doanh nghiệp 22 Hình 2.7 Phân loại Hệ thống thơng tin theo hoạt động quản lý 27 Hình 2.8 Vịng đời Hệ thống thơng tin 28 Hình 2.9 Phương pháp để giải vấn đề 30 Hình 2.10 Giải pháp phát triển Hệ thống thơng tin 34 Hình 2.11 Các hoạt động thiết kế hệ thống 35 Hình 2.12 Sơ lược trình thực hệ thống 37 Hình 2.13 Các thành tố tổ chức 38 Hình 2.14 Nguồn: Burch J., Information System – Theory and Practice, 198938 Hình 2.15 Các phân hệ cấu thành tổ chức 39 Hình 2.16 Các yếu tố tổ chức 41 Hình 2.17 Vị trí hệ thơng tin điển hình 45 Hình 2.18 Các thuộc tính chất lượng thơng tin 46 Hình 2.19 Các vấn đề giải môi trường cạnh tranh Nguồn: John Burch, 1989 46 Hình 2.20 Mơ hình nghiên cứu 47 DANH MỤC BẢNG Bảng 5.1 Cần cẩu bờ làm hàng container (Quay Crane) 137 Bảng 5.2 Cần cẩu bãi (Yard Carne) 137 Bảng 5.3 Đầu kéo (Yard Tractor) dành để kéo container bãi (nội thuê từ bên ngoài) 138 Bảng 5.4 Cầu bến: 139 Bảng 5.5 Qui hoạch bãi Container 140 Bảng 5.6 Yêu cầu nhân chi tiết 147 MỤC LỤC CHƯƠNG TỔNG QUAN 12 1.1 Lý hình thành đề tài 12 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 13 1.3 Phạm vi nghiên cứu đề tài 13 1.4 Phương pháp nghiên cứu 14 1.5 Ý nghĩa thực tiễn đề tài 14 1.6 Bố cục luận văn 16 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT – MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU 17 2.1 Tìm hiểu hệ thống 17 2.1.1 Khái niệm hệ thống 17 2.1.2 Khái niệm thông tin 18 2.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin 18 2.1.4 Vai trị hệ thống thơng tin 19 2.1.5 Các yếu tố hệ thống 20 2.1.6 Cấu trúc hệ thống 21 2.1.7 Mục tiêu hệ thống 21 2.2 Hệ thống thông tin doanh nghiệp 21 2.2.1 Q trình hệ thống thơng tin doanh nghiệp 22 2.2.2 Các thành phần hệ thống thông tin quản lý 25 2.2.3 Mục tiêu hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp 26 2.2.4 Các yêu cầu thông tin điều hành doanh nghiệp 26 2.2.5 Phân loại hệ thống thông tin 27 2.2.6 Chu kỳ sống hệ thống thông tin 27 2.2.7 Những rủi ro hệ thống thông tin 29 2.3 Các giải pháp hệ thống thông tin 30 2.3.1 Tiếp cận hệ thống 30 2.3.2 Phát triển giải pháp hệ thống thông tin 32 2.3.2.1 Điều tra hệ thống 32 2.3.2.2 Phân tích hệ thống .35 2.3.2.3 Thiết kế hệ thống .35 2.3.2.4 Thực hệ thống: 36 2.3.2.5 Bảo trì hệ thống: 37 2.4 Vấn đề tổ chức 37 2.4.1 Các thành tố tổ chức 37 2.4.2 Các phân hệ liên quan đến định 39 2.4.3 Tóm tắt 40 2.5 Vấn đề công nghệ 40 2.5.1 Ý nghĩa 40 2.5.2 Tóm tắt 45 2.6 Vấn đề hệ thông tin nghiệp vụ 45 2.6.1 Ý nghĩa 45 2.6.2 Tóm tắt 47 2.7 Mơ hình nghiên cứu 47 CHƯƠNG PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 49 10 3.1 Nghiệp vụ kinh doanh 49 3.1.1 Giới thiệu chung phương hướng hoạt động Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội 49 3.1.2 Giải thích thuật ngữ 49 3.1.3 Nghiệp vụ kinh doanh Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội: 55 3.2 Quản lý sách 55 3.2.1 Quản lý tàu cập bến, lên kế hoạch tàu 57 3.2.2 Quản lý hàng xuất: 58 3.2.3 Tìm hiểu phát hành EIR 58 3.2.4 Tìm hiểu chi tiết báo cáo biến động, báo cáo sản lượng 58 3.2.5 Khảo sát bãi 59 3.2.6 Cơng việc bãi có hàng: 59 3.2.7 Quản lý bãi rút hàng kho hàng CFS 60 3.2.8 Quản lý Bãi rỗng 60 3.2.9 Quản lý bãi lạnh 60 3.2.10 Phát hành hóa đơn 61 3.2.11 Tính phí lưu bãi 61 3.3 Tổ chức – nhân 61 3.4 Hệ thống thông tin hành 62 3.5 Năng suất sản lượng 64 3.6 Cần phải có hệ thống thơng tin 65 3.7 Mơ hình tham chiếu cảng Tân Thuận 68 3.7.1 Mơ hình tham chiếu 68 3.7.2 Nhận xét: 82 3.8 Giới thiệu CATOS 83 3.8.1 Giới thiệu chung 83 3.8.2 Lợi ích – sở hạ tầng công nghệ thông tin 83 3.8.3 Đặc điểm chung ưu điểm CATOS 84 3.8.3.1 Thời gian thực tính hỗ trợ module cao .84 3.8.3.2 Tối thiểu hóa việc nhập liệu .84 3.8.3.3 Tính bảo mật cao 84 3.8.3.4 Giao tiếp cách dễ dàng 85 3.8.3.5 Giao diện đồ họa GUI (Graphical User Interface) 85 3.8.3.6 Ngôn ngữ sử dụng .85 3.8.4 Các đặc điểm đặc biệt CATOS 85 3.8.4.1 Mã an toàn ISPS 85 3.8.4.2 Giám sát kiểm soát liệu 86 CHƯƠNG XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG TƯƠNG LAI 88 4.1 Mơ hình nghiệp vụ hệ thống 88 4.1.1 Qui trình nâng container từ bãi lên xe chủ hàng (GATE-OUT) (giao container nhập, cấp container rỗng, container xuất rớt tàu) 88 4.1.2 Quy trình hạ container từ xe chủ hàng xuống bãi (Container xuất, container nhập từ cảng khác, trả container rỗng ) 92 4.1.3 Qui trình giao thẳng container từ tàu lên xe chủ hàng 95 4.1.4 Qui trình giao thẳng container từ xe chủ hàng xuống tàu 95 4.1.5 Qui trình giao thẳng container từ tàu xuống sà lan 96 4.1.6 Qui trình giao thẳng container từ sà lan lên tàu 97 4.1.7 Qui trình giao nhận container bãi – sà lan 98 149 Bộ Phận - Yêu cầu Hành Theo tàu Số lượng /ca Tổng cộng Nắm vững nghiệp vụ Container cảng 24 Điều độ số liệu văn phòng bãi Chỉ huy bãi hàng Điều độ bãi hàng - Có yêu cầu gần tương đương kế 01 01 04 02 06 hoạch – điều hành văn phịng Có u cầu tương tự kế hoạch điều hành văn phịng Thơng thạo bãi trạng thiết bị Nắm vững nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, container Chỉ huy bãi rỗng Điều độ bãi rỗng - Có yêu cầu gần tương đương kế 02 02 hoạch – điều hành văn phịng Có u cầu tương tự kế hoạch điều 02 06 hành văn phịng Thơng thạo bãi trạng thiết bị Nắm vững nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, container Chỉ huy bãi lạnh - Có yêu cầu gần tương đương kế hoạch – điều hành văn phòng 02 02 150 Bộ Phận Điều độ bãi lạnh - Yêu cầu Có yêu cầu tương tự kế hoạch điều Hành Theo tàu Số lượng /ca Tổng cộng 01 01 04 hành văn phịng Thơng thạo bãi trạng thiết bị Nắm vững nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, container 10 Tính cước – Kế tốn Tính cước - Có nghiệp vụ dịch vụ khai thác 01 02 07 01 03 container - Nắm biểu cước sách cước áp dụng cho hàng container cảng - Cẩn trọng nhanh nhẹn, có kinh nghiệm tính cước phát hành hoá đơn Kế toán - Nắm nghiệp vụ giao nhận hàng hóa - Nắm container nghiệp vụ vận tải container - Sử dụng tốt chương trình cân hàng kiểm sốt cổng 151 CHƯƠNG KẾ HOẠCH CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG CŨ SANG HỆ THỐNG MỚI 5.1.Đào tạo định hướng người sử dụng Để hiểu rõ hệ thống, chuẩn bị cho cơng việc tiếp theo, tìm hiểu u cầu nghiệp vụ cách hiệu quả, điều cần thiết người sử dụng có chung tiếng nói, cách hiểu nghiệp vụ nêu Điều đạt thơng qua việc trình diễn sản phẩm theo qui trình nghiệp vụ mà hệ thống đáp ứng, hay đào tạo định hướng Người sử dụng thơng qua buổi trình diễn này, bước đầu nhìn thấy nghiệp vụ thể hệ thống nào, sở đó, bước đầu có hình dung điểm cần hiệu chỉnh, chuẩn bị cho việc phát triển yêu cầu nghiệp vụ Sau trình diễn sản phẩm, người sử dụng bước đầu làm quen với ngơn ngữ hệ thống ứng dụng, đó, việc phát triển yêu cầu nghiệp vụ công việc sau hiệu Đào tạo người sử dụng công việc xem qua có cảm tưởng dễ, thực tế hay nhận phàn nàn từ phía khách hàng Một điểm mấu chốt góp phần thành cơng cho đợt đào tạo tài liệu hướng dẫn sử dụng Thông thường, tài liệu hướng dẫn sử dụng tổ chức theo chức ứng dụng, người sử dụng lại muốn đọc hướng dẫn cho phần việc mà họ phải thực Giải pháp đưa bổ sung tài liệu hướng dẫn thực theo qui trình Trong giai đoạn đào tạo, cần chuẩn bị giảng, môi trường, tập để người dùng thực hành Môi trường phải môi trường cài đặt cho khách hàng, với việc cài đặt user học viên, với vai trò mà họ đảm nhận tương lai Khi thực khóa học vậy, thực chất học viên – người sử dụng – bước đầu làm quen với hệ thống, chưa thể yêu cầu họ thành thạo với hệ thống Công việc đào tạo bổ trợ công việc kiểm tra chấp nhận hệ thống quy trình, lúc đó, người sử dụng thực tế đối chiếu hệ thống với cơng việc làm, bước đầu hình dung tới thực công việc hệ thống Thực việc đào tạo người sử dụng tất module lập trình tùy biến lập trình kiểm tra xong, việc thiết đặt ứng dụng hoàn tất, tài liệu 152 hỗ trợ đào tạo chuẩn bị xong Các công việc chuẩn bị cho đào tạo người sử dụng bao gồm: - Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người sử dụng - Dữ liệu cho việc đào tạo - Nhập username va password gán quyền cho người tham gia đào tạo Bên cạnh đào tạo cho người sử dụng, người sử dụng chính, cần thực việc đào tạo quản trị hệ thống cho chuyên viên công nghệ thông tin Nhà Rồng-Khánh Hội , bao gồm quản trị ứng dụng, quản trị sở liệu, chế độ lưu phục hồi Cách tiếp cận đào tạo Nhà Rồng-Khánh Hội thực sau: đào tạo người sử dụng chính, người sử dụng đào tạo lại người sử dụng Điều tăng khả thành công việc triển khai hệ thống cho người dùng, lực người sử dụng việc vận hành, hỗ trợ sử dụng hệ thống tăng lên đáng kể, trách nhiệm đào tạo người sử dụng đặt lên vai người sử dụng chính, thế, chủ động tăng lên nhiều Điều đẩy nhanh q trình chuyển giao cơng nghệ sang người sử dụng Như nắm được, việc đưa hệ thống ứng dụng vào vận hành, địi hỏi khơng hệ thống ứng dụng, mà quan trọng hơn, người hệ thống qui trình cơng việc vận hành theo hệ thống Việc chuẩn bị nhân vận hành hệ thống cần thực song song với việc chuẩn bị hệ thống, 5.2.Công tác tư tưởng đạo lãnh đạo tổ chức - Chỉ đạo định hướng chiến lược theo phạm vi - Chỉ định nhóm định cho vấn đề cần xử lý, đặc biệt thay đổi qui trình quản lý (thể việc bổ nhiệm người có trách nhiệm định khâu nghiệp vụ) - Giải kịp thời phát sinh phạm vi - Giải kịp thời vấn đề tái cấu trúc tổ chức – người - Hoạch định, xây dựng sở hạ tầng cảng phù hợp quy trình mới, đảm bảo điều kiện tốt để đưa hệ thống phần mềm vào hoạt động 153 5.3.Xây dựng ban hành qui trình nghiệp vụ - Bắt đầu cơng việc qui trình nghiệp vụ thời, tiếp nối qui trình nghiệp vụ tương lai, mà khách hàng hướng tới Sau đó, qui trình nghiệp vụ tương lai cụ thể hóa thơng qua mơ tả kiện quy trình, liệt kê bước qui trình để tương ứng với kiện quy trình đó, hay nói cách khác, tổ chức lại qui trình theo kịch quy trình chi tiết so với qui trình Từng bước qui trình hệ thống hỗ trợ không Trường hợp hệ thống hỗ trợ, cần nêu cách thực cụ thể hệ thống - Ban hành qui trình nghiệp vụ tương lai cho Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội - Đào tạo qui trình nghiệp vụ tương lai cho người sử dụng nắm rõ 5.4.Xây dựng sách - Xây dựng sách hệ thống thơng tin, chuẩn hệ thống thông tin, phần cứng, mạng, ứng dụng nghiệp vụ chuẩn công nghệ, chuẩn phát triển, chuẩn quản trị hệ thống - Chính sách, định hướng nội dung trọng tâm, tảng cho công việc thiết kế kiến trúc Các sách, định hướng dẫn, nguyên tắc thiết kế cấu hình hệ thống thơng tin mới, nhiều khả năng, công nghệ Các định hướng, sách tảng sở cho chiến lược hệ thống thông tin mới, phải sở vững cho thiết kế kiến trúc cho hệ thống Việc lựa chọn ứng dụng hay công nghệ cụ thể phần đáp ứng yêu cầu chiến lược hệ thống thông tin 5.5.Thơng báo qui trình thủ tục cho khách hàng - Thơng báo qui trình cho khách hàng cảng biết rõ - Thông báo thủ tục để khách hàng biết - Thông báo định dạng liệu mà khách hàng gửi cho cảng để phù hợp với qui trình thủ tục - Thông báo thông tin khác mà khách hàng cần gửi thêm cho cảng để nhân viên cảng có thêm thơng tin bổ sung đầy đủ vào hệ thống cho qui trình thủ tục 154 - Cung cấp cho khách hàng mẫu Forms báo cáo hệ thống liên quan đến khách hàng để khách hàng biết 5.6.Chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống - Xác định liệu cần chuyển đổi người sử dụng thành viên kỹ thuật giúp xác định liệu cần chuyển đổi có ý nghĩa Cần thu thập số liệu mẫu Khi xác định liệu hệ thống thời, liệu chuyển đổi lên hệ thống ứng dụng cần đáp ứng ghi nhận qui tắc nghiệp vụ doanh nghiệp Khi trao đổi cách tiếp cận, nên xem xét thực số lần chuyển đổi trước lần chuyển đổi cuối - Bước qui trình khai báo rõ ràng đối tượng quy trình yêu cầu chuyển đổi hệ thống nguồn lưu giữ đối tượng - Dữ liệu chuyển đổi cần thiết cho việc kiểm tra hệ thống, đào tạo kết kiểm tra chấp nhận cần thiết cho đưa vào sử dụng - Cần có chiến lược tổng thể xác định chuyển đổi để đáp ứng yêu cầu Cả hai phương thức chuyển đổi tự động hay thủ công nên xem xét giải pháp thực Qui trình chuyển đổi liệu bao gồm thiết kế, xây dựng kiểm tra chương trình chuyển đổi mong muốn chuyển đổi liệu thực tế hệ thống có - Cần phân biệt liệu chủ (master data) liệu cuối kỳ (ending balance data) Dữ liệu chủ liệu hệ thống đưa vào hệ thống phục vụ cho việc nhập liệu giao dịch hàng ngày sau này, chuyển đổi thời gian tương đối dài, khơng ảnh hưởng đến quy trình hàng ngày Dữ liệu chủ phục vụ cho việc thiết lập ứng dụng Dữ liệu cuối kỳ số dư tài khoản, số tồn kho, giá thành vật tư hàng hóa tháng, có thời điểm đưa vào sử dụng, cần đưa vào hệ thống thời gian ngắn Do tính chất quy trình, số dư tài khoản khơng cần ngay, thông tin số tồn kho, giá thành vật tư hàng hóa cần đưa nhanh vào hệ thống (mà cần đảm bảo tính xác) để phục vụ cho hoạt động hệ thống vào đầu kỳ Do tính cấp bách việc chuyển đổi liệu cuối kỳ, nên 155 cần tập dượt qui trình chuyển đổi liệu cuối kỳ cho thành thạo , trước tiến hành thật : o Cung cấp template cho NSD o NSD kiểm tra liệu chuyển đổi - Cần đưa chiến lược chuyển đổi tích hợp hệ thống rõ ràng thống - Dữ liệu liên quan đến thiết lập hệ thống (master data) bến, bãi, tàu, đội/ tổ/ nhóm xếp dỡ, mã phương án giao nhận container, mã khách hàng, mã hàng hóa, mã tài khoản (doanh thu, cơng nợ/tiền mặt), mã cảng, mã hành trình tàu, biểu cước chuẩn, ngày freeday… phải xác định rõ ràng - Dữ liệu giao dịch dở dang như: tồn container bãi, vị trí bãi container… phải xác định thời điểm, cung cấp kịp thời, xác trước hệ thống vào hoạt động thức - Trên sở giải thích liệu hệ thống, người sử dụng chuẩn bị liệu hệ thống Đây liệu cho hệ thống hoạt động, sơ đồ tàu, sơ đồ bến bãi (bến, block, thiết bị xếp dỡ…), danh sách khách hàng (hãng khai thác, hãng tàu, chủ hàng…), danh sách chuẩn trao đổi EDI, biểu cước xếp dỡ container, mã số tài khoản, phân nhóm doanh thu/dịch vụ, … - Một cơng việc khác có khó khăn phải thực theo lịch chặt chẽ Đó việc cung cấp liệu cuối kỳ Chẳng hạn, muốn đưa vào sử dụng ngày 1/1/2009, Nhà Rồng-Khánh Hội cần chuẩn bị liệu cuối kỳ ngày 31/12/2008 Vấn đề khó khăn : thời gian ngắn vậy, khoảng 1-2 ngày, liệu Nhà RồngKhánh Hội chốt liệu tồn bãi container cuối kỳ không (đặc biệt vị trí container) , với việc hồn tất kiểm tra số liệu cần chuyển đổi số liệu chuyển đổi, với việc nhập đuổi biến động bãi sau chuyển đổi Có số gợi ý sau : nên chọn ngày cuối tuần hay đợt nghỉ lễ để thực việc này, ta có 2-3 ngày để thực Nhà Rồng-Khánh Hội cần cung cấp số liệu kiểm kê, kiểm tra số liệu Sau load liệu vào hệ thống truy vấn liệu file excel, chuyển cho Nhà Rồng-Khánh Hội kiểm tra Nhà Rồng-Khánh Hội sau xác nhận kiểm tra 156 liệu, lúc người sử dụng bắt đầu nhập liệu hệ thống Và tất cơng việc thực vòng 2-3 ngày, đặc biệt hệ thống có tính trực tuyến cao Trong trường hợp khác, chọn phương án nhập đuổi liệu, lượng liệu ngày khơng nhiều 5.7.Dự phịng cố chuyển đổi Lập kế hoạch dự phịng cho q trình chuyển tiếp u cầu, bước đầu tiên, xác định rủi ro điểm có khả thất bại q trình Sau đó, cần đưa phác thảo danh sách hành động cần thực để chế ngự rủi ro Việc xác định phép đo dự phòng khơng phổ biến kế hoạch nói thất bại khả khơng kiểm sốt được, kế hoạch dự phòng thấu đáo, kỹ lưỡng giúp giảm thiểu công sức việc không lường trước xảy Phối hợp nhịp nhàng chuyển đổi hệ thống người, bao gồm tất bước công việc cần thiết, sang hệ thống Cần nên ý đến vấn đề sau: - Các cấp độ dịch vụ hạ tầng sở hỗ trợ sử dụng hệ thống - Trạng thái triển khai phần lập trình tùy biến - Trạng thái học tập người sử dụng Nên xem xét khía cạnh sau triển khai tổ chức: - Môi trường – hệ thống chủ, sử dụng, phát triển, đào tạo hỗ trợ - Phần mềm – phiên bản, tương thích, tích hợp module lập trình tùy biến - Các phần cứng khác – mạng, liên lạc, máy tính cá nhân, thiết bị ngoại vi - Tổ chức – vai trò mới, trách nhiệm, cấu trúc báo cáo - Phương pháp học – tự học, học lớp, học nhắc lại - Dữ liệu – liệu lịch sử, giao dịch, thiết đặt - Forms – mẫu biểu trước in, gửi bên ngoài, mẫu biểu nội Đối với yêu cầu chuyển tiếp, ghi nhận tất thủ tục chi tiết, thứ tự , vai trò chịu trách nhiệm thực công việc Cần xem xét thất bại qui trình tiềm thiết kế sai phép đo ngăn ngừa lựa chọn hợp lý để tránh 157 tình trạng lỗi Kế hoạch dự phòng cho triển khai cần xác định tổ chức làm trường hợp chuyển sang hệ thống thất bại Công việc thể thách thức sau: - Hệ thống có (hệ thống cũ) sẵn sàng hoạt động tốt? - Nếu đơn vị thực kế hoạch dự phịng, có bị hay hỏng liệu khơng ? - Thời gian tối đa kế hoạch dự phòng sử dụng mà khơng gây nguy hại tới tổ chức ? - Thủ tục lưu thủ công nào? Các thành phần hệ thống bắt buộc phải có quyền để ép buộc thực kế hoạch ? - Người sử dụng đào tạo để nhận biết tình trạng dự phòng bắt đầu hoạt động hiệu chỉnh hay chưa? 5.8.Đánh giá rủi ro xây dựng hệ thống STT Rủi ro 01 02 Sự trì trệ thói quen trình độ nhân viên Cản trở thay đổi tổ chức Mức độ ảnh hưởng Cao Khả xảy Cao Cao Trung bình Cao Trung bình 03 Ngại thay đổi quy trình cơng việc 05 Hệ thống cũ có Trung bình danh mục phi chuẩn rời rạc khó tích hợp CATOS Cao 06 Dữ liệu tồn container lớn khơng có vị trí Cao Cao Biện pháp xử lý Cam kết lãnh đạo thay đổi, tuyên truyền đào tạo Cam kết lãnh đạo nhà quản lý cấp cao tái cấu trúc máy Cam kết lãnh đạo tâm cán chịu trách nhiệm mảng nghiệp vụ Hỗ trợ IT cảng + phận nghiệp vụ chuẩn hóa danh mục, tích hợp hệ thống chỉnh sửa chương trình cũ Kẻ bãi quản lý vị trí dần Hỗ trợ cảng kiểm kê điều chỉnh dần vị trí, container tồn 158 STT Rủi ro Mức độ ảnh hưởng Cao Khả xảy Cao 07 Kiểm tra nhập đuổi liệu sau chuyển đổi 08 Phản ứng khách Trung bình hàng thói quen cũ Cao 09 Cán nhân viên Trung bình sai sót khơng ghi đầy đủ thơng tin chứng từ luân chuyển Bãi phản ánh không Trung bình kịp thời biến động Cao Cơ sở hạ tầng khơng phù hợp kịp thời Mạng máy tính không kết nối đầy đủ Quyết tâm tham gia người dùng Cao Trung bình Trung bình Trung bình Cao Trung bình 10 11 12 13 14 Trung bình Trình độ kỹ Cao sử dụng máy tính nhân viên Trình độ nghiệp vụ Trung bình kỹ quản lý Thấp 16 Yêu cầu phạm vi Cao khơng rõ ràng Trung bình 17 Thời gian triển khai eo hẹp Cao 15 Trung bình Trung bình Biện pháp xử lý Lựa chọn chiến lược triển khai thay đồng Cảng bố trí cán kiểm tra nhập liệu Có thộng báo hướng dẫn trước cho khách hàng Quán triệt tinh thần cho cán nhân viên Giao quy trách nhiệm rõ ràng chứng từ Rút ngắn định kỳ thu thập chứng từ nhập liệu Đầu tư triển khai sớm sở hạ tầng Chuẩn bị sau có đề xuất trang thiết bị phần cứng Cảng có sách khuyến khích, kỷ luật động viên, tuyên truyền hợp lý Cảng phổ biến sử dụng tốt Đào tạo sớm kỹ, tiếp cận dần với quy trình chương trình Tham khảo cảng bạn tư vấn từ nhà cung cấp giải pháp Cảng có biện pháp tiến hành nhanh thủ tục đầu tư mua sắm 159 Các rủi ro cần phải quan tâm, kiểm soát thực thi biện pháp sớm để ngăn ngừa Tất rủi ro địi hỏi có can thiệp đạo lãnh đạo trình triển khai Tuy nhiên, tư vấn đánh giá rủi ro có khả khắc phục ngăn ngừa để bảo đảm tính khả thi thành cơng triển khai hệ thống 160 CHƯƠNG KẾT LUẬN 6.1.Kết nghiên cứu Kết nghiên cứu đề tài tài liệu tư vấn tốt cho ban lãnh đạo cảng Nhà Rồng – Khánh Hội việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container cảng Chọn lựa giải pháp phù hợp để phát triển hệ thống phù hợp với mục tiêu phát triển Cảng Định hướng tư tưởng tham gia tích cực người để xây dựng hệ thống thành công Một hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container xây dựng thành công đem lại số lợi ích cho cảng khách hàng sau: Một số lợi ích cho cảng:  Đổi quy trình, nâng cao trình độ quản lý tác nghiệp: Việc áp dụng quy trình chuẩn với đầy đủ nghiệp vụ container, giúp cho Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội tự điều chỉnh vận hành theo quy trình chuẩn quốc tế  Tối đa hóa hiệu suất khai thác Cảng  Tiết kiệm nguồn lực thời gian cho việc truy xuất, tập hợp, tổng hợp container Đáp ứng yêu cầu thông tin thời gian nhanh  Sử dụng triệt để tài nguyên Cảng: cầu bến, bãi container, cẩu Grantry, cẩu RTG, RMG, Reach Stacker, Xe kéo, phương tiện xếp dỡ khác…  Mềm dẻo dễ mở rộng cho nhu cầu tương lai  Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời giám sát/đánh giá phân tích cho nhà quản lý lãnh đạo  Giảm tối đa công tác nhập liệu trùng lắp, không quán thông tin Một số lợi ích cho khách hàng:  Giúp cho khách hàng trao đổi thông tin, đặt hàng với Cảng nhanh chóng dễ dàng 161  Nâng cao chất lượng dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng  Giúp cho việc giao hàng cho khách hàng nhanh chóng, an tồn xác 6.2.Các giới hạn hướng phát triển 6.2.1 Các giới hạn: Do thời gian nghiên cứu hạn hẹp nên học viên chưa làm vấn đề sau đề tài :  Chưa đưa chiến lược xây dựng hệ thống cho Cảng  Chưa phân tích khác biệt mơ hình nghiệp vụ tương lai chương trình CATOS nghiệp vụ thời Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội  Chưa thiết kế bảng câu hỏi qui trình để thu thập thơng tin hệ thống qui trình thời tiến hành vấn 6.2.2 Hướng phát triển:  Đưa chiến lược xây dựng hệ thống cho Cảng  Phân tích khác biệt mơ hình nghiệp vụ tương lai theo chương trình CATOS mơ hình nghiệp vụ thời cảng Nhà Rồng – Khánh Hội Từ tùy biến chương trình để phù hợp với cảng  Xây dựng hệ thống cộng đồng cảng để có phối hợp trao đổi thông tin cảng 162 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Anh Asian and Pacific Center for Transfer of Technology, A Framework for Technology – Based Development, 1989 Bradley S.P, Hausman J.A and Nolan R.L, Global Competition and Technology, Harvard Business School, 1993 Burch J., Information Systems – Theory and Pracice, John Wiley & Sons, 1989 Coleman David, Groupware – Technology and Applications, Prentice Hall Ghezzi Carlo, Fundamentals of Software Engineering, Prentice Hall James A O’Brien, Management Information System Managin Information Technology in the InternetWorked Enteprise Ed Irvin/Mc Graw – Hill Tiếng Việt Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất Thống kê, năm 2000 Hoàng Tụy, Phân tích hệ thống ứng dụng, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật Lê Đình Long Nguyên Xây dựng phát triển hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động kinh doanh ngân hàng TMCP Sài Gòn Luận văn thạc sĩ, chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, Đại học bách khoa, TP.HCM, 2005 10 Nguyễn Mạnh Tn Xây dựng mơ hình hệ thống hệ thông tin nghiệp vụ cho tổ chức bối cảnh thương mại điện tử Luận án cao học kinh tế, chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, Đại học kỹ thuật, TP.HCM, 1999 11 Nguyễn Thanh Hùng, Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất Thống kê, năm 2000 12 Nguyễn Trọng Nam Thiết lập hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp công ty viễn thông sài gòn Luận án cao học, chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, Đại học kỹ thuật, TP.HCM, 1999 13 Trần Thành Trai, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất Thống kê, năm 2007 163 LÝ LỊCH TRÍCH NGANG Họ tên : VÕ ĐỨC THÀNH Giới tính : Nam Ngày sinh : 17-11-1983 Nơi sinh : Đà Lạt Chỗ : 373/238 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình, Tp HCM Dân tộc : Kinh Điện thoại : 0919440127 E-mail : voducthanh17111983@yahoo.com QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO  2001 đến 2005: Sinh viên ngành Toán-Tin Học, trường Đại học Đà Lạt  2007 đến 2009: Học viên cao học ngành Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, trường Đại học Bách Khoa, Tp Hồ Chí Minh Q TRÌNH CƠNG TÁC  2005 đến Tháng 7/2007: nhân viên IT công ty TMA Solutions  Tháng 8/2007 đến tháng 12/2007: nhân viên IT công ty S3 Solutions  Tháng 1/2008 đến tháng 6/2008: giảng viên trường đại học HUFLIT  Tháng 7/2008 đến nay: chuyên viên IT công ty GENSOFT ... Hệ hỗ trợ quản lý: Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quản lý, hệ thống hỗ trợ định hệ thống thông tin thực Các loại hệ thống thông tin khác hệ chuyên gia, hệ quản lý kiến thức, hệ thông. .. ngành : Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý Khố (Năm trúng tuyển) : 2007 1- TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI 2-... triển hệ thống thông tin quản lý hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container Tìm yếu tố định thành công việc xây dựng hệ thống Xây dựng mơ hình hệ thống tương lai gồm: mơ hình nghiệp vụ, mơ hình