Nhân viên sale admin tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại và dịch vụ hiệp hưng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN SALE ADMIN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HIỆP HƯNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ DIỄM THẢO MSSV: DKQ141531 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ An giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN SALE ADMIN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HIỆP HƯNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ DIỄM THẢO MSSV: DKQ141531 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GVHD Ths ĐOÀN VINH THĂNG An giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018 i ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP ii MỤC LỤC Trang DANH MỤC BẢNG v DANH MỤC HÌNH vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vii LỊCH LÀM VIỆC GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Nhân 2.2.1 Tình hình 2.2.2 Trình độ chun mơn 2.3 Sản phẩm BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUN NGÀNH VÀ MƠI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Hoạt động chuyên ngành 3.1.1 Nhà phân phối 3.1.2 Vai trò nhà phân phối 3.1.3 Nội dung thỏa thuận nhà phân phối 3.2 Môi trường hoạt động công ty 3.2.1 Các yếu tố môi trường bên 3.2.2 Các yếu tố mơi trường bên ngồi 10 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 13 4.1 Công việc phân công 13 4.2 Công việc Sale Admin 13 4.3 Mô tả công việc Sale Admin xử lí đơn hàng 13 4.4 Yêu cầu công việc 14 4.5 Trách nhiệm 14 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 15 5.1 Phương pháp thực cơng việc Sale Admin – Xử lí đơn hàng 15 5.1.1 Quy trình xử lí đơn hàng 15 5.1.2 Mô tả chi tiết 17 iii 5.2 Phương pháp thực công việc phân công phụ giúp 20 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 22 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 22 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 22 6.2.1 Kỹ cá nhân 22 6.2.2 Kỹ cá nhân 23 6.2.3 Kỹ cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 23 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 24 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 iv DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 1: Lịch làm việc Bảng 2: Bảng kết kinh doanh giai đoạn 2016 - 2017 v DANH MỤC HÌNH Trang Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức Hình 2: Trình độ chun mơn nhân Công ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng Hình 3: Sơ đồ xử lí đơn hàng 16 Hình 4: Hóa đơn bán lẻ 17 Hình 5: Xử lí đơn tổng gộp theo nhân viên giao hàng 18 Hình 6: Xử lí phiếu giao nhận tốn 18 Hình 7: Phiếu giao nhận toán 19 Hình 8: Đơn tổng gộp theo nhân viên bán hàng 19 Hình 9: Mẫu đóng dấu 21 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TMDV : Thương mại dịch vụ MTV : Một thành viên vii LỊCH LÀM VIỆC Họ tên sinh viên: Phan Thị Diễm Thảo Cơ quan thực tập: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Hiệp Hưng Vị trí thực tập: Nhân viên Sale Admin – xử lí đơn hàng Cơng ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Hiệp Hưng Họ tên giảng viên hướng dẫn: ThS Đoàn Vinh Thăng Thời gian thực tập: từ ngày 22 tháng 01 năm 2018 đến ngày 01 háng 04 năm 2018 Thời gian làm việc thực tập: Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30 Buổi chiều từ 13h30 đến 17h30 Trang phục: sinh viên thực tập đồng phục lịch áo sơmi, quần tây đen Lịch làm việc chi tiết nội dung thời gian sau: Bảng 1: Lịch làm việc Tuần Công việc dự kiến thực Công việc thực • Làm kế hoạch cho tuần • Đến cơng ty gặp gỡ làm • Đến cơng ty nhận vị trí quen anh chị văn thực tập phân cơng phịng, làm quen với mơi 01 • Tạo mối quan hệ với nhân trường cơng việc viên cơng ty – đơn vị • Tìm hiểu phịng ban, nhân cách hỏi trực thực tập Từ • Tìm hiểu tổng quan tiếp chị hướng dẫn 22/01 công ty – đơn vị thực tập • Quan sát cách thức làm việc anh chị đến văn phịng cơng ty 28/01 Ý kiến GVHD • Làm kế hoạch cho tuần • Tiếp tục tìm hiểu cơng ty – đơn vị thực tập 02 • Tìm hiểu mơi trường làm việc phịng kinh doanh cơng ty – đơn vị Từ thực tập 29/01 • Hỗ trợ thực công việc giao ( photo, đến scan, xếp hóa đơn, 04/02 đơn hàng) • Tìm hiểu giới thiệu ngành hàng, sản phẩm công ty phân phối • Tìm hiểu internet nhà phân phối hàng hóa, nhà phân phối độc quyền • Tìm hiểu khách hàng cơng ty phân phối • Được hướng dẫn sử dụng máy in, máy photo, máy Scan • Làm kế hoạch tuần • Tìm hiểu yếu tố bên trong, bên ngồi ảnh hưởng đến cơng ty 03 • Tìm hiểu chức nhiệm vụ vị trí tiếp nhận Từ • Quan sát cơng việc cụ thể 05/02 nhân viên xử lí đơn hàng đến 11/02 • Hỗ trợ thực cơng việc giao ( photo, scan, xếp hóa đơn, đơn hàng) • Tìm hiểu thơng tin nhà phân phối độc quyền yêu cầu cơng ty • Tìm hiểu cấu tổ chức nhân cơng ty cụ thể • Tìm hiểu quan sát công việc Sales Admin – xử lí đơn hàng • Phụ giúp photo scan tài liệu • Phụ cắt, xếp hóa đơn, đơn hàng 04 Từ 12/02 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 đến 18/02 05 Từ 19/02 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 đến 25/02 rủi ro bị hư hỏng lại sản phẩm tiêu dùng sinh hoạt gia đình nên tốc độ tiêu thụ nhanh, dễ bảo quản dễ vận chuyển, giảm chi phí tổn thất cho doanh nghiệp Về địa hình đường xá, giao thơng, có nhiều bất tiện khơng khó khăn việc mở rộng thị trường tỉnh miền núi, vùng sâu, xùng xa Tuy nhiên công ty bước khắc phục, thị trường tiềm cần khai thác mở rộng 3.2.2.2 Môi trường vi mô ❖ Đối thủ cạnh tranh Đem lại khó khăn cho cơng ty nhà phân phối cho sản phẩm tiêu dùng đối thủ cạnh tranh ngành hàng tiêu dùng Như P&G công ty cạnh tranh chủ yếu với Unilever, P&G đứng vị trí thứ xếp sau Unilever với nhãn hàng Tide, Rejoice, Downy, Pantene Hay công ty Colgate Pamolive cạnh tranh với Unilever ngành hàng chăm sóc miệng Bên cạnh siêu thị Coopmark địa bàn tỉnh, siêu thị Mega Market ❖ Khách hàng Là yếu tố định hội cho công ty Khách hàng công ty phạm vi tỉnh An Giang, bao gồm cửa hàng, tiệp tạp hóa nằm khu vực tỉnh An Giang 12 NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG 4.1 Cơng việc phân cơng - Cơng việc phân cơng thực tập, tìm hiểu công ty nhân viên Sale Admin ngành hàng Jumbo Vape Công việc phân công phụ giúp văn phịng cơng ty: Photo; in ấn; scan tài liệu; xếp hóa đơn, đóng dấu 4.2 Cơng việc Sale Admin Sale Administrator (SA) hay gọi thư ký phòng kinh doanh người làm nhiệm vụ hỗ trợ phận kinh doanh thực hoạt động bán hàng công ty Tùy vào quy mô công ty mà phạm vi quyền hạn nghĩa vụ SA có khác Nhưng thơng thường Sale Admin đảm nhận nhiệm vụ sau: - Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác cho phận kinh doanh, theo dõi tiến độ thực kế hoạch đốc thúc thành viên hoàn thành - Soạn thảo quản lý văn hành liên quan đến hoạt động kinh doanh làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng - Là người đứng liên hệ với khách hàng đối tác, tư vấn hỗ trợ khách hàng trình thực hoạt động kinh doanh với công ty - Cập nhật liệu hoạt động phận kinh doanh để báo cáo kết lên ban lãnh đạo công ty 4.3 Mô tả cơng việc Sale Admin xử lí đơn hàng - Chịu trách nhiệm nhận đơn hàng xử lí đơn hàng theo quy định cơng ty - Tiếp nhận thông tin giá áp dụng cho khách hàng từ phòng kinh doanh, cập nhật vào phần mềm kịp thời cập nhật cho phận có liên quan - Phối hợp với phận liên quan bán hàng (như: kho, giao nhận, kế toán, phát triển khách hàng,…) nhằm đảm bảo cho hoạt động giao hàng tiến độ - Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng Kiểm tra, theo dõi tình hình nhập hàng theo kho, theo tiêu, theo phân bổ - Theo dõi chứng từ giao hàng từ phận kho - Truy suất thông tin khách hàng theo nhu cầu phát sinh - Phối hợp với phận liên quan công tác kiểm tra tồn kho nhà phân phối - Theo dõi công nợ khách hàng, kết hợp với tiếp thị bán hàng phận kế tốn để thu hồi cơng nợ hạn 13 4.4 u cầu cơng việc - Có kỹ làm việc tốt với số liệu, thống kê số liệu xác Có tố chất cẩn thận, tỉ mỉ, có khả tổng hợp tốt Sử dụng tốt tin học văn phòng, email, mạng xã hội Khả làm việc độc lập Có khả xử lí tình nhạy bén Nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu khó, ham học hỏi, thích ứng nhanh với cơng việc Thân thiện, có tinh thần làm việc nhóm, có định hướng làm việc ổn định gắn bó với cơng ty Khả làm việc áp lực cao 4.5 Trách nhiệm - - Chịu trách nhiệm nhận đơn hàng xử lí đơn hàng nhãn hàng ngành hàng Jumbo Vape theo quy định công ty Tiếp nhận thông tin giá áp dụng cho khách hàng từ phòng kinh doanh cập nhật vào phần mềm kịp thời Phối hợp với phận liên quan bán hàng (như: Kho, giao nhận, kế toán) nhằm đảm bảo cho hoạt động giao hàng tiến độ Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng, theo dõi tình hình nhập hàng theo kho để thơng báo cho tiếp thị bán hàng lượng hàng tiếp thị bán ngày để tránh tình trạng âm kho Theo dõi chứng từ, hóa đơn xuất cho phận kho nhân viên tiếp thị để tiến hành giao hàng cho khách hàng tiến độ Truy suất thông tin khách hàng theo nhu cầu phát sinh Phối hợp với phận liên quan công tác kiểm tra tồn kho nhà phân phối 14 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 5.1 Phương pháp thực cơng việc Sale Admin – Xử lí đơn hàng Nhân viên Sale Admin – Xử lí đơn hàng vị trí quen thuộc nhà phân phối hàng hóa Trải qua thời gian thực tập công ty, để hiểu rõ công việc tơi quan sát tìm hiểu, bên cạnh học hỏi người hướng dẫn để tích lũy kiến thức hiểu biết vị trí – vị trí mà tơi phân cơng tìm hiểu công ty Cụ thể sau: - - - Tìm hiểu thơng qua mạng Internet vị trí này, tơi tìm hiểu viết Internet sau ghi yêu cầu, kĩ cần thiết nhân viên xử lí đơn hàng Bên cạnh tơi cịn đọc tham khảo tìm hiểu thêm trang tuyển dụng việc làm vị trí để hiểu nắm điều làm việc vị trí Bên cạnh việc tìm hiểu nắm yêu cầu vị trí này, tơi cịn tiến hành quan sát tìm hiểu trực tiếp nơi thực tập Qua tháng thực tập công ty, quan sát nắm quy trình thực công việc cụ thể nhân viên Sale Admin – Xử lí đơn hàng cụ thể sau: + Quan sát thao tác quy trình thực người hướng dẫn hệ thống máy tính công ty + Quan sát cách giao tiếp người hướng dẫn có khách hàng đặt hàng qua điện thọai Đây kĩ quan trọng giúp giữ mối quan hệ khách hàng với công ty trao đổi thành công giúp tăng doanh số bán hàng cho cơng ty Trong q trình tìm hiểu quan sát công việc, trao đổi trực tiếp với người hướng dẫn thắc mắc mà chưa giải đáp Hay thao tác mà chưa nắm hiểu rõ, đồng thời ghi giải đáp, vấn đề người hướng dẫn trao đổi để bổ sung vào bảng kế hoạch hay báo cáo vị trí nhân viên Sale Admin tơi 5.1.1 Quy trình xử lí đơn hàng Dưới quy trình xử lí đơn hàng Cơng ty TNHH MTV Thương Mại Dịch vụ Hiệp Hưng 15 01 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng Bộ phận bán hàng Bắt đầu 02 Kiểm tra lượng hàng tồn kho 03 Thông báo với kháchhàng 04 Lập hóa đơn bán hàng Đơn hàng đặt bán Bộ phận xử lí đơn hàng – Sale Admin Kết thúc Đơn hàng đặt bán Đơn lẻ Đơn tổng 05 Duyệt đơn đặt hàng bán 06 Lập hóa đơn, in hóa đơn lệnh xuất kho Thủ kho 07 Xuất kho Kết thúc Hình 3: Sơ đồ xử lí đơn hàng 16 Lệnh xuất kho - Tiếp thị bán hàng – nhân viên bán hàng gửi hóa đơn bán lẻ viết tay vào hệ thống cho nhân viên Sale Admin Nhân viên Sale Admin lấy thông tin từ hóa đơn bán hàng mà tiếp thị bán hàng gửi để tiến hành làm phiếu đơn hàng ngày Nhân viên Sale Admin làm phiếu xuất kho hàng hóa Nhân viên Sale Admin kiểm tra lại phiếu in đối chiếu lại với hóa đơn bán lẻ tiếp thị bán hàng - nhân viên bán hàng 5.1.2 Mơ tả chi tiết ❖ Tiếp nhận hóa đơn bán lẻ Đối với ngành hàng Jumpo Vape, khác với ngành hàng Unilever khơng có phần mềm máy bán hàng tích hợp cho tiếp thị, nhân viên bán hàng Do đó, tiếp thị - nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng tiếp thị - nhân viên bán hàng xuất hóa đơn bán lẻ viết tay Khi xuất hóa đơn hồn tất, tiếp thị - nhân viên bán hàng chụp hình gửi hóa đơn bán lẻ cho nhân viên Sale Admin thơng qua mạng xã hội Zalo Hình 4: Hóa đơn bán lẻ 17 ❖ Xuất hàng hóa Để xuất hàng hóa, nhân viên Sale Admin – Xử lí đơn hàng cơng ty xuất hai loại đơn: - Đơn lẻ: Phiếu giao nhận toán Đơn tổng: Đơn tổng gộp theo nhân viên giao hàng Hình 5: Xử lí phiếu giao nhận tốn Hình 6: Xử lí đơn tổng gộp theo nhân viên giao hàng 18 Hình 7: Phiếu giao nhận tốn Hình 8: Đơn tổng gộp theo nhân viên bán hàng 19 Theo quy trình hoạt động công ty, nhân viên Sale Admin phải xuất cụ thể phiếu đơn lẻ phiếu đơn tổng Các phiếu đơn giao cho phận kho, nhân viên giao hàng khách hàng - Đơn lẻ: phiếu cho khách hàng + phiếu cho phận kế tốn cơng nợ Đơn tổng: phiếu cho kho + phiếu cho nhân viên giao hàng + phiếu cho phận kế tốn cơng nợ Nhân viên bán hàng vào cuối ngày phải quay trở lại công ty (16 - 17 giờ) để kiểm tra lại thông tin đơn hàng mà nhân viên Sale Admin xuất, sau nhân viên tiếp thị - bán hàng có nhiệm vụ gộp hai phiếu đơn tổng phiếu đơn lẻ bỏ vào rổ chứa đơn hàng nhân viên giao hàng theo tuyến mà công ty quy định sẵn Phần xuất hàng dành cho kho, đơn để giao xuống kho giao phiếu đơn tổng Đơn tổng chuyển xuống kho vào chiều hôm trước (16 – 17 30 phút) để nhân viên kho soạn hàng hóa theo số lượng kê đơn tổng Phần nhân viên giao hàng, nhiệm vụ nhân viên giao hàng buổi sáng phải đến rổ chứa đơn giao hàng để nhận lệnh giao hàng Sau nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao hàng phải trích đơn hàng tổng đem đến phận kế tốn cơng nợ kí xác nhận để nhận hàng hóa từ kho Khi nhân viên giao hàng nhận số lượng hàng hóa kê đơn tổng nhiệm vụ chia hàng hóa từ đơn tổng đơn lẻ theo đơn hàng có sẵn nhiệm vụ nhân viên giao hàng 5.2 Phương pháp thực công việc phân công phụ giúp Công việc in ấn - scan photo loại giấy tờ, sinh viên chưa trực tiếp tiếp xúc nhiều với loại máy Tôi chủ động tìm hiểu nhờ người hướng dẫn, hướng dẫn cách sử dụng loại máy Quan sát thao tác mà người hướng dẫn thực thấy chưa hiểu nắm rõ thao tác tiến hành hỏi Sau vận dụng hướng dẫn, tiến hành sử dụng thử thao tác thực tất lần Khi nắm rõ cách thao tác máy, chủ động phụ giúp việc in ấn, photo, scan giấy tờ cần thiết Cơng viêc đóng dấu cơng ty vào hóa đơn - phiếu chi, tơi người hướng dẫn dẫn cách đóng dấu vào hóa đơn phiếu chi Sau dẫn với tập trung quan sát tơi nắm nược cách đóng dấu, quy tắc đóng dấu Tơi chủ động liên hệ nhận phụ giúp đóng dấu để phụ giúp anh chị văn phịng cơng ty 20 Hình 9: Mẫu đóng dấu 21 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố Qua thời gian thực tập công ty, với nổ lực cố gắng tơi học nhiều điều bổ ích từ anh chị cơng ty Tơi cảm nhận thống nhất, nhịp nhàng vị trí vị trí làm việc theo chu trình, nghiệp vụ riêng lẻ Cách làm việc anh chị văn phịng cơng ty nghiêm túc đầy trách nhiệm Được hướng dẫn hỗ trợ tận tình Ban lãnh đạo công ty anh chị với nổ lực học hỏi tìm hiểu Tơi học hỏi nhiều nghiệp vụ, quy trình thực nhân viên xử lí đơn hàng, với kỹ năng, tác phong nhân viên văn phịng Qua đợt thực tập, tơi mở rộng kiến thức ngành hàng tiêu dùng, biết nhiều nhãn hiệu sản phẩm công ty Unilever, công ty DKSH Được mở mang kiến thức việc làm Sale Admin, hay quy trình làm việc hàng ngày nhân viên tiếp thị - bán hàng Được củng cố kiến thức môn “Quản trị sản xuất” thông qua việc tìm hiểu quy trình xử lí bán hàng nhân viên phòng kinh doanh Các kĩ môn “Tin học đại cương” củng cố 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 6.2.1 Kỹ cá nhân Kỹ học hỏi, chủ động công việc: Kỹ kỹ vô quan trọng Kiến thức cần có để phục vụ cho cơng việc đa dạng, cần chủ động học hỏi, mở rộng kiến thức thân Kỹ giải vấn đề: Học hỏi cách giải vấn đề có khách hàng phàn nàn giải vấn đề nhanh chóng phù hợp Kỹ nghiên cứu: Qua việc tìm hiểu nghiên cứu nghiệp vụ, thông tin liên quan đến nghiệp vụ giúp củng cố cải thiện kỹ nghiên cứu tìm hiểu thơng tin, giúp tơi bổ sung nhiều kiến thức cho thân Kỹ chịu áp lực cơng việc: Vị trí nhân viên xử lí đơn hàng thường phải chịu áp lực vào buổi chiều ngày làm việc lượng đơn hàng nhân viên bán hàng – tiếp thị gửi hệ thống để xử lí đơn hàng Áp lực thời gian, số lượng đơn hàng phải xuất đơi lúc khiến nhân viên xử lí nhầm lẫn, đơn hàng xuất nhầm lẫn trách nhiệm người xử lí 22 đơn hàng cần phải xuất đơn hàng khác, cần phải giữ bình tĩnh để kết làm việc xác Kỹ nghiệp vụ: Một kỹ cần thiết nhân viên xử lí đơn hàng công ty Một nhân viên Sale Admin – xử lí đơn hàng cần nắm rõ quy trình thực nghiệp vụ để đảm bảo hồn thành tiến độ, tiếp nhận cần nắm rõ thông tin thay đổi giá cấu sản phẩm phân phối, quy định luật lệ công ty nơi làm việc 6.2.2 Kỹ cá nhân Kỹ giao tiếp: Khi giao tiếp cần khéo léo sử dụng từ ngữ, giao tiếp tế nhị lịch Thái độ giao tiếp phải lịch sự, tôn trọng thân thiện với người Học hỏi cách giao tiếp qua điện thoại, email, mạng xã hội zalo cách xưng hơ, hay trình bày văn Kỹ làm việc: Đối với cơng việc giao, tơi cần có kế hoạch thực giải cơng việc thời hạn, đồng thời phải giúp đỡ đồng nghiệp, anh chị chung phịng hồn thành nhiệm vụ chung 6.2.3 Kỹ cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi Trong khoảng thời gian tháng thực tập công ty, bên cạnh việc tìm hiểu học hỏi nghiệp vụ nhân viên xử lí đơn hàng, tơi cịn tham gia hỗ trợ cơng việc văn phịng cơng ty, qua tơi học hỏi tích lũy cho kỹ cần thiết hỗ trợ cho cơng việc xử lí đơn hàng ❖ Cơng việc photocopy, in, scan tài liệu Đối với hoạt động kinh doanh cơng ty tài liệu, nhu cầu photo hóa đơn, phiếu chi để kiểm tra báo cáo vô nhiều Tôi hướng dẫn sử dụng máy in máy photo, cơng việc văn phịng cần thiết Cơng việc in đơn giản, không cẩn thận kiểm tra văn trước in gặp số vấn đề khó khăn Trong in ấn đơn hàng, đơn hàng ngắn in đơn hàng mặt giấy phải biết thao tác in đổi đầu giấy để giúp tiết kiệm giấy in Cần kiểm tra văn lượt để tránh sai xót, nhận thức tài liệu cần in mặt hai mặt để tránh sai xót Đối với photo - scan tài liệu, tránh việc photo hay scan ngược tài liệu, cần canh giấy thẳng khay tránh photo lệch hay scan lệch văn bản, tài liệu Cần kiểm tra số lượng tài liệu đầy đủ sau photo để tránh việc thất lạc hay thiếu tài liệu 23 ❖ Đóng dấu cơng ty vào văn Những phiếu chi hay hóa đơn, thơng báo có chữ kí giám đốc đóng dấu đỏ Khi đóng dấu phải đảm bảo dấu mọc trịn cơng ty phải đóng bên trái đè lên 1/3 chữ kí phía bên trái Chữ kí phải nằm đoạn dấu đỏ ❖ Tin học văn phòng Các kỹ excel để lọc mã code hàng hóa, khách hàng để lập phiếu đơn hàng Cần có tập trung nhanh nhạy để nhập code hàng hóa, khách hàng hốn đơn bán lẻ để lập phiếu đơn hàng cách nhanh chóng xác Đối với xử lí đơn hàng ngành hàng Jumbo Vape, mã code hàng hóa khách hàng hay tên nhân viên bán hàng nhập liệu sẵn tệp liệu excel Nhiệm vụ nhân viên xử lí đơn hàng cần phải cập nhật nhập thật nhanh xác để xuất nhiều phiếu đơn hàng kịp Cẩn ghi nháp danh sách khách hàng kiểm duyệt đơn mạng xã hội zalo theo nhân viên bán hàng để tránh xót đơn dễ dàng cho việc kiểm tra đơn hàng xuất 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy Qua thực tập công ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng, thân tơi tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ kiến thức vị trí nhân thực tập - - - Bài học thái độ làm, làm phải cư xử với cấp anh chị hướng dẫn tác phong phải nghiêm chỉnh Để làm nhân viên văn phòng quan trọng phải tuân thủ thời gian, quy định đơn vị, cách hợp tác với đồng nghiệp để đạt hiệu tốt Phải tôn trọng nguyên tắc làm việc cơng ty Cần có chủ động linh hoạt để tiếp nhận hoàn thành tốt công việc giao tạo hội cho thân tìm kiếm cơng việc phù hợp Chủ động liên hệ với anh chị hướng dẫn không nên ngồi thụ động chờ giao nhiệm vụ Cần tinh tế quan sát xung quanh để giúp đỡ chị văn phòng cách nhanh kịp thời để để lại ấn tượng nhìn tốt quan thực tập 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 24 - Phụ giúp photo - scan tài liệu, photo hóa đơn bán hàng, scan photo hóa đơn giá trị gia tăng phụ anh chị văn phịng cơng ty - Đóng dấu cơng ty cho hóa đơn giá trị gia tăng, cho phiếu chi để làm báo cáo kê khai thuế - Phụ giúp cắt xếp phiếu đơn hàng xuất ngày 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Phương (Ngày 18 tháng 06, 2017) Mẫu thực tập báo cáo quản trị nguồn nhân lực hay [Trực tuyến] Truy cập từ https://www.slideshare.net/trongthuy1/mau-cao-cao-thuc-tap-quan-tringuon-nhan-luc-hay-nhat-9-diem Kỹ bán hàng (k.n.) Các vị trí rong nghề sale nhân viên kinh doanh cần biết Truy cập từ http://kynangbanhang.edu.vn/ky-nang-ban-hang/cacvi-tri-trong-nghe-sale-nhan-vien-kinh-doanh-can-biet.html Gia Anh (Ngày 19 tháng 02,2018) Hiểu cho nhà phân phối đại lý trung tâm bảo hành quốc tế [ Trực tuyến ] Truy cập từ http://anhminhcuong.vn/nha-phan-phoi-dai-ly/hieu-the-nao-cho-dungve-nha-phan-phoi-dai-ly-va-trung-tam-bao-hanh-quoc-te CTV Chị Thủy (Ngày 27 tháng 04,2015) điều quan trọng hợp đồng đại lý phân phối doanh nghiệp thường bỏ qua [ Trực tuyến ] Truy cập từ http://cafebiz.vn/phap-luat/7-dieu-quan-trong-trong-hop-dong-daily-phan-phoi-doanh-nghiep-thuong-bo-qua-20150427100848744.chn Tùng Anh (Ngày 16 tháng 1, 2018) An Giang nhiều chế, sách hỗ trợ phát triển doanh nghiệp [Trực tuyến] Truy cập từ http://angiang.gov.vn/wps/portal/!ut/p/c4/04_SB8K8xLLM9MSSzPy8x Bz9CP0os3jPoBBLczdTEwMLRzcDA0cvS_8QFwtDI3djE_2CbEdFA IRhCAQ!/?WCM_GLOBAL_CONTEXT=/wps/wcm/connect/web+co ntent/agportal/sa-tin-tuc/89c749004417a935bf6fbf20a9fea742 26 ... VỊ THỰC TẬP - Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương mại Dịch vụ Hiệp Hưng Tên giao dịch: Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Hiệp Hưng Ngày thành lập: 13/12/2010 Giấy... viên: Phan Thị Diễm Thảo Cơ quan thực tập: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Hiệp Hưng Vị trí thực tập: Nhân viên Sale Admin – xử lí đơn hàng Cơng ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại. .. phẩm Công ty Hiệp Hưng nhà phân phối cho công ty: - Công ty Thực Phẩm Á Châu - Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn DKSH Việt Nam - Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quốc Tế Unilever Việt Nam ❖ Cụ thể sau: o Công