Nhân viên kinh doanh chưng từ tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại và dịch vụ gia hưng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH - CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRIỆU HỨA NGỌC TIÊN MSSV: DKQ141542 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ AN GIANG, NGÀY 10 THÁNG NĂM 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH – CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRIỆU HỨA NGỌC TIÊN MSSV: DKQ141542 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ThS TRẦN THỊ TUYẾT NHI AN GIANG, NGÀY 10 THÁNG NĂM 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i LỜI CẢM ƠN Thực tập là quãng thời gian cực kỳ đáng giá, giúp cho sinh viên vận dụng, củng cố và bổ sung kiến thức chuyên ngành và các kỹ để hỗ trợ cho công việc sau này Với khoảng thời gian chỉ vỏn vẹn tháng, em đã tích luỹ được khá là nhiều những kinh nghiệm, những gì mà thầy cô đã truyền dạy cho mình Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô trường Đại Học An Giang nói chung, các Thầy Cô ở khoa Kinh Tế nói riêng, những người đã quan tâm, hỗ trợ và giúp đỡ cho em rất nhiều suốt quá trình thực tập vừa qua Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến GVHD của mình- cô Trần Thị Tuyết Nhi, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ tận tình cho em suốt tuần thực tập vừa qua Cô đã giúp em nhận những mặt còn hạn chế, những điều còn thiếu sót để em có thể hoàn thiện bài báo cáo thực tập của mình một cách tốt Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các Anh chị công ty TNHH Một thành viên Thương mại Dịch Vụ Gia Hưng đã hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thành kỳ thực tập của mình Và cuối cùng, bước đầu tập làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp, bài bản nên em còn nhiều bỡ ngỡ Do đó, bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót ,nên em rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Quý Thầy Cô để em có thể bổ sung và nâng cao kiến thức của mình cho công việc sau này Em xin chân thành cảm ơn và chúc Quý Thầy Cô thật nhiều sức khoẻ! An Giang, ngày 10 tháng 04 năm 2018 Sinh viên thực hiện Triệu Hứa Ngọc Tiên ii MỤC LỤC Trang ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU .iv DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỊCH LÀM VIỆC GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.3 NHÂN SỰ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY 3.1 HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH 3.1.1 Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty 3.1.3 Qui trình giao- nhận hàng 3.1.4 Vị trí công việc được đảm nhận: Nhân viên kinh doanh-Chứng từ 10 3.2 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 11 3.2.1 Điều kiện làm việc 11 3.2.2 Không gian làm việc 11 3.2.3 Chế độ làm việc 11 3.2.4 Văn hoá doanh nghiệp 11 3.2.5 Các thủ tục hành chính 12 3.2.6 Chế độ đãi ngộ 12 3.3 NHẬN XÉT 13 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 14 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 15 KẾT QUẢ THU ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 17 6.1 NHỮNG KIẾN THỨC ĐƯỢC CỦNG CỐ 17 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN ĐÃ HỌC HỎI ĐƯỢC 17 6.3 KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN ĐÃ TÍCH LUỸ ĐƯỢC 18 6.4 KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ ĐÓNG GÓP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP 19 iii DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Bảng 1: Lịch làm việc Bảng : Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Trang Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức Hình 2: Gạo Hình 3: Rau củ Hình 4: Cát Hình 5: Ống nước Hình 6: Cám Hình 7: Bột mì Hình 8: Tàu Hình : Sà lan Hình 10: Sơ đồ qui trình giao- nhận hàng v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Th.S : Thạc Sĩ GVHD : Giảng viên hướng dẫn TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TMDV : Thương mại dịch vụ MTV : Một thành viên STT : Số thứ tự vi LỊCH LÀM VIỆC Bảng 1: Lịch làm việc Tuần Nội dung cơng việc Tự nhận xét mức độ hồn thành Nhận xét và chữ ký của GVHD - Tiếp nhận vị trí thực 29/01/2018 tập, làm quen với công việc, các phòng ban đến ngày - Được hướng dẫn công 03/02/2018 việc Từ ngày Hoàn thành tốt công việc Trần Thị Tuyết Nhi Từ ngày 05/02/2018 - In ấn, photo tài liệu, hỗ trợ các anh chị ở bộ đến ngày phận Hành chính 10/02/2018 Hoàn thành tốt công việc Trần Thị Tuyết Nhi Từ ngày - Làm quen với qui trình 26/02/2018 giao nhận hàng hoá Hoàn thành đến ngày - Ghi sổ các đơn hàng đã tốt công việc được duyệt và photo 03/03/2018 giấy xác nhận đơn hàng Trần Thị Tuyết Nhi - Tìm hiểu các thông tin Từ ngày về khách hàng địa chỉ, số điện thoại và 05/03/2018 ngày giao hàng đến ngày - Gọi điện và nhận điện Hoàn thành tốt công việc 10/03/2018 thoại xác nhận đơn hàng Trần Thị Tuyết Nhi - Kiểm tra lại danh sách Từ ngày các phương tiện chuyên chở và người điều khiển 12/03/2018 phương tiện đến ngày - Sắp xếp lịch chuyên 17/03/2018 chở của các phương tiện vận tải Hoàn thành tốt công việc Trần Thị Tuyết Nhi - Được thực tế tại các kho của khách hàng ở 19/03/2018 Đồng Tháp, Long An đến ngày Từ ngày Hoàn thành tốt công việc Trần Thị Tuyết Nhi 24/03/2018 Từ ngày - Nộp bản nháp cho 26/03/2018 GVHD đến ngày - Chỉnh sửa bản nháp và hoàn thiện báo cáo thực 31/03/2018 tập cuối cùng Hoàn thành tốt công việc Trần Thị Tuyết Nhi An Giang, ngày 10 tháng 04 năm 2018 GVHD Trần Thị Tuyết Nhi            Nhân viên kinh doanh Nắm bắt được thị hiếu của khách hàng từ đó tìm kiếm đối tác, thiết lập mối quan hệ với họ,đàm phán ký kết hợp đồng cho công ty; Lập các kế hoạch bán hàng và tham mưu với Giám đốc để hoàn thiện kế hoạch và áp dụng cho công ty; Ghi nhận tất cả thông tin của khách hàng; Giữ mối liên hệ với khách hàng và thường xuyên cập nhật tình hình nhu cầu của họ Nhân viên hành chính nhân sự Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý tình hình nhân sự của công ty, sắp xếp lịch công tác; Đưa các chính sách, các văn bản Giám đốc ban hành; Theo dõi và lập các văn bản liên quan đến các quy định, nội quy của công ty Nhân viên chứng từ Soạn thảo hợp đồng, hoá đơn, chứng từ có liên quan đến đơn hàng; Lưu trữ các biểu mẫu cần thiết để cung cấp cho nhân viên kinh doanh; Xếp lịch thuê tàu, ghe; kiểm soát lịch chuyển hàng và giao nhận hàng; Giải quyết thông tin phát sinh liên quan giao nhận hàng HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY 3.1 HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH 3.1.1 Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu Bảng 2: Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu STT Tên ngành Mã ngành Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống G4620 Bán buôn gạo G46310 Bán buôn thực phẩm G4632 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác G4659 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan G4661 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu G4669 Vận tải hàng hoá bằng đường bộ H4933 Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa H5022 (Chính) (Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng) 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty Khi nhắc đến vận tải, chúng ta thường nhắc nhiều đến phương thức vận tải nổi bật là đường bộ, đường sắt, đường hàng không…và đó, vận tải thuỷ nội địa là phương thức vận tải hiện được chú trọng khá nhiều Mặc dù có nhiều lợi thế về mặt sông ngòi dày đặc, hầu hết các tỉnh ở Đồng bằng sông Cửu Long vẫn chưa khai thác và đầu tư tốt nhất cho vận tải thuỷ nội địa Vì còn nhiều bất cập xếp, dỡ hàng hoá, các vấn đề về kết cấu hạ tầng giao thông đường thuỷ Và công ty Gia Hưng cũng thế, còn nhiều những mặt hạn chế bước đầu tham gia vào lĩnh vực kinh doanh này, trải qua gần năm hoạt động, công ty đã gặt hái cho mình khá nhiều những kinh nghiệm và sở hữu một lượng khách hàng trung thành và thân thiết Căn cứ vào nhu cầu khách hàng về thời gian, khối lượng và địa điểm vận chuyển hàng hoá, công ty sẽ thực hiện việc vận chuyển dưới hình thức chủ yếu: Vận chuyển từ kho - kho: vận chuyển hàng hoá theo lịch trình đã được sắp xếp, thường là vận chuyển cùng một đơn vị hàng hoá cho mỗi lần vận chuyển, khối lượng hàng hoá lớn, yêu cầu về thời gian giao hàng chậm, tuyến đường dài cát, sắt, thép, gạch Vận chuyển hàng hoá từ nhiều đơn hàng cùng thời điểm: vận chuyển các hàng lẻ ở nhiều địa điểm khác cùng một tuyến đường, với khối lượng hàng hoá nhẹ, không chiếm nhiều không gian tàu bao bì, thức ăn gia súc,…Đòi hỏi thời gian giao hàng nhanh, và tuyến đường ngắn  Các mặt hàng nhận chuyên chở bằng đường thuỷ của công ty bao gồm:  Mặt hàng nông sản: gạo, bắp, các loại rau củ, khoai, sắn… Hình : Gạo Hình 3: Rau củ  Mặt hàng vật liệu xây dựng: sắt, thép, cát, xi măng Hình 4: Cát Hình 5: Ống nước  Mặt hàng khác : cám, tấm, thức ăn gia súc, bột mì… Hình 6: Cám Hình 7: Bột mì  Phương tiện chuyên chở là ghe, tàu, sà lan…tuỳ vào khối lượng hàng hoá mà công ty sẽ trao đổi, thương lượng với khách hàng để sử dụng phương tiện chuyên chở một cách hợp lý Đối với các mặt hàng nặng, khối lượng lớn thì phương tiện chuyên chở được sử dụng là sà lan, còn lại thường sử dụng tàu với trọng tải 20 tấn và ghe với trọng tải 10 tấn để chuyên chở Hình 8: Tàu Hình 9: Sà lan Qua những kiến thức đã được học, cũng những điều đã quan sát được thực tập tại công ty, em nhận thấy những ưu điểm nổi bật của vận tải bằng đường thuỷ:  Tiết kiệm chi phí so với các phương thức vận chuyển khác  Vận chuyển được một khối lượng lớn hàng hoá, bao gồm các loại hàng hoá siêu trọng, hàng cồng kềnh  Không phải trải qua những giai đoạn bị kiểm tra về thủ tục rườm rà  Tốc độ di chuyển khá là ổn định, giúp phương tiện ít gặp rủi ro Tuy nhiên, vẫn có những nhược điểm cần phải lưu ý:  Vận tải bằng đường thuỷ phụ thuộc khá nhiều vào điều kiện thời tiết, nên những điều kiện thời tiết không tốt, phương tiện chuyên chở sẽ gặp nhiều khó khăn  Tốc độ vận chuyển hàng chậm  Có thể gặp sự cố ngoài ý muốn quá trình vận chuyển hàng hoá 3.1.3 Qui trình giao- nhận hàng NHÂN VIÊN KINH DOANH (1) NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ (2) (5) CHỦ TÀU (3) KHO NGƯỜI MUA/ BÁN (4) KHO / NHIỀU KHO Hình 10 : Sơ đồ qui trình giao-nhận hàng Các bước của qui trình sau:  Bước 1: Nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng vừa nhận cho nhân viên chứng từ Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp giao dịch với khách hàng, tư vấn chi tiết về dịch vụ của công ty giá cả,hình thức toán và phương tiện chuyên chở Sau hoàn tất việc thương lượng và đồng ý ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ ghi lại các thông tin cần thiết của khách hàng về địa chỉ, số điện thoại, khối lượng hàng hoá, địa điểm, số tiền toán và thời gian giao hàng, thì sẽ chuyển cho nhân viên chứng từ  Bước 2: Nhân viên chứng từ xác nhận đơn hàng và đặt lịch tàu Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ photo giấy xác nhận đơn hàng và lưu trữ toàn bộ dữ liệu hệ thống máy tính của mình Sau đó, liên hệ với chủ tàu để sắp xếp lịch tàu chạy Kế đến, báo cho khách hàng biết được lịch tàu chạy  Bước và 4: Ngày tàu chạy Đối với hình thức vận chuyển từ kho-kho: Ngày giao hàng, chủ tàu sẽ nhận hoá đơn từ nhân viên chứng từ để xác nhận và ký tên, theo đó họ sẽ giao hàng đến địa điểm giao-nhận hàng đã được khách hàng chỉ định Đối với hình thức vận chuyển hàng hoá từ nhiều đơn hàng cùng một thời điểm: Cũng giống hình thức vận chuyển từ kho-kho, chủ tàu sẽ nhận hoá đơn và ký xác nhận Nhưng lúc này, hàng hoá được gom từ nhiều hàng lẻ đến từ nhiều khách hàng khác vận chuyển cùng một tuyến đường 3.1.4 Vị trí công việc được đảm nhận: Nhân viên kinh doanh-Chứng từ Nhân viên kinh doanh- Chứng từ ở công ty Gia Hưng với hoạt động chính là tiếp xúc với khách hàng và ghi nhận lại toàn bộ thông tin của khách hàng, tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm Đồng thời, là người lập các bản kế hoạch bán hàng cho công ty, tham mưu với Giám đốc để hoàn thiện và triển khai thực hiện kế hoạch mình đã xây dựng Mặt khác, quá trình làm việc còn soạn thảo các giấy xác nhận thông tin khách hàng, soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, và lưu trữ thông tin khách hàng phần mềm của cơng ty 10 3.2 MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC 3.2.1 Điều kiện làm việc Mặc dù diện tích công ty không lớn, hệ thống phòng ốc khang trang với những trang thiết bị hiện đại máy lạnh, máy photo, máy in và scan tài liệu Ngoài ra, bàn làm việc của mỗi nhân viên đều có máy tính bàn phục vụ cho công việc của từng cá nhân Hơn nữa, còn có thêm một bình nước nóng lạnh và hộp café gói để giúp nhân viên có thể sử dụng mỗi làm việc căng thẳng 3.2.2 Không gian làm việc Đủ rộng rãi và thoáng mát giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái Thiết kế không gian không quá cầu kỳ, màu chủ đạo của màu tường vẫn là màu xanh lá, giúp tạo được cảm giác thoáng đãng 3.2.3 Chế độ làm việc Thời gian bắt đầu làm việc:  Buổi sáng: 7h30 – 11h30  Buổi chiều: 13h00 – 17h00  Làm từ thứ đến thứ hàng tuần, được nghỉ chủ nhật và không có chế độ tăng ca 3.2.4 Văn hoá doanh nghiệp Môi trường làm việc Lành mạnh, công khai, dân chủ và tạo điều kiện làm việc hiệu quả cho mọi người Môi trường làm việc được xây dựng dựa qui định làm việc công khai, minh bạch của công ty, được mọi người tham gia ý kiến, xây dựng và hoàn thiện Từ đó, góp phần phát huy được tinh thần tự giác và ý thức trách nhiệm của tất cả nhân viên Tác phong Có tác phong chuyên nghiệp, điều này được thể hiện qua: Luôn tuân thủ các qui định của công ty, có tinh thần làm việc tốt, phát huy được lực của mình công việc Thái độ coi trọng thời gian làm việc của mọi người là rất cao, tất cả đều là việc theo kế hoạch và đảm bảo đúng giờ Mặt khác, về giao tiếp và ứng xử của mọi người rất lịch sự, văn minh mặc dù cũng có những lúc căng thẳng công việc quá nhiều, mọi người vẫn giữ được sự đúng mực cách giao tiếp Luôn niềm nở, nhiệt tình và thân thiện không chỉ đối với khách hàng mà còn cả những đồng nghiệp công ty 11 Trang phục làm việc Không quá gò bó về mặt kiểu mẫu, phải đảm bảo chỉnh tề và lịch sự Bởi vì trang phục có tác động mạnh đến thị giác người, vì vậy làm hay gặp khách hàng đều phải gọn gàng và tươm tất, không quá màu mè Đối với nữ công ty, họ thường mặc áo sơ mi đơn giản, không kiểu cách kết hợp với quần tây hoặc jeans tối giản nhất, cùng với đó là trang điểm vừa phải và phù hợp với tính chất công việc Đối với nam, họ thường mặc áo sơ mi kết hợp với quần tây đơn giản, tạo được cảm giác dễ chịu và gần gũi cho người đối diện Giữ gìn tài sản chung Mỗi cá nhân đều có ý thức giữ gìn tài sản chung của công ty, sắp xếp các chứng từ, hoá đơn một cách gọn gàng, ngăn nắp để thuận tiện cho việc tìm kiếm Bàn làm việc của mỗi người cũng được vệ sinh sạch sẽ, tươm tất, điều này không chỉ giúp tạo sự phấn chấn công việc mà còn tạo được thiện cảm gặp gỡ khách hàng 3.2.5 Các thủ tục hành chính Tất cả các giấy tờ, hồ sơ, chứng từ đều được thực hiện theo trình tự, theo qui định của pháp luật và quy chế của công ty, vẫn đảm bảo sự nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng 3.2.6 Chế độ đãi ngộ Chính sách lương – phụ cấp  Lương tuỳ theo lực, tuỳ vị trí và hiệu quả công việc  Có các chính sách phụ cấp theo tính chất công việc: công việc đòi hỏi phải di chuyển nhiều, công tác, gặp gỡ khách hàng ở xa Phụ cấp chỉ dành cho nhân viên kinh doanh với mức 300.000 đồng/tháng Chính sách khen thưởng Thưởng cho các cá nhân đạt được hiệu quả công việc cao, có thành tích xuất sắc với mức thưởng tuỳ vào mức độ hoàn thành công việc và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Chế độ bảo hiểm  Được cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo qui định  Bảo hiểm tai nạn 24/24  Bảo hiểm về sức khoẻ đối với cấp quản lý 12 Chế độ phúc lợi khác  Chính sách phúc lợi về ốm đau, thai sản ( nhân viên được nghỉ 06 tháng)  Các dịp Lễ-Tết sẽ được công ty tặng quà và tiền tưởng  Được hưởng lương tháng 13 3.3 NHẬN XÉT Qua những gì được tìm hiểu và quan sát được tham gia vào quá trình học tập thực tế tại công ty Gia Hưng, có thể thấy công ty có quy trình làm việc chuyên nghiệp, chuẩn mực; mỗi cá nhân đều có ý thức trách nhiệm về công việc mà mình đảm nhận Là một công ty có môi trường làm việc tốt, cởi mở và minh bạch, với sự tận tình, tận tâm của Giám đốc và các anh chị nhân viên Không những thế, công ty còn tạo nhiều điều kiện cho những sinh viên thực tập có thể cọ sát được với công việc thực tế để tích luỹ được kiến thức và kinh nghiệm cho công việc tương lai 13 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG Trong quá trình thực tập tại công ty, thực tập viên nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo của các anh chị đơn vị và được phân công các công việc liên quan đến vị trí thực tập Dưới là các công việc, nhiệm vụ được giao: Tiếp nhận và ghi thông tin đơn hàng Sau các anh chị đơn vị xác nhận đơn đặt hàng, thì thực tập viên ghi lại các thông tin của khách hàng vào sổ tên khách hàng,địa chỉ, số điện thoại, địa điểm giao-nhận hàng, số tiền và khối lượng hàng hoá In, photo tài liệu Các tài liệu được photo như: danh sách đơn hàng, khách hàng, giấy xác nhận và lịch tàu Cập nhật các thông tin về bảng giá dịch vụ vận chuyển của công ty Thường xuyên theo dõi bảng giá dịch vụ, cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng Liên hệ khách hàng Thông báo cho khách hàng qua email hoặc điện thoại về ngày tàu chạy, tên hàng hoá, số lượng và số tiền cần toán Sắp xếp các chứng từ Hỗ trợ anh chị nhân viên sắp xếp các chứng từ, hoá đơn hàng hoá ngày, tháng và lưu trữ lại khay đựng các chứng từ của cơng ty 14 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG Bất kì mợt cơng việc nào bắt tay vào thực hiện đều phải có phương pháp thực hiện một cách rõ ràng và chi tiết, lặp lặp lại thao tác đó nhiều lần mới có thể giúp công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và nhuần nhuyễn hơn, dưới là các phương pháp thực hiện công việc được giao tháng thực tập vừa qua: Đối với công việc tiếp nhận và ghi thông tin đơn hàng  Quan sát người hướng dẫn thực hiện các bước quá trình tư vấn cho khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty  Lắng nghe và ghi chép lại các thông tin trọng yếu người hướng dẫn trao đổi với khách hàng  Thực hành một cách nghiêm túc những gì được quan sát và chỉ bảo Đối với công việc scan, in, photo tài liệu  Quan sát anh chị hướng dẫn về cách in, photo tài liệu bao gồm: in,photo mặt, mặt hay chọn trang để in,photo  Ghi chép lại các thao tác bản máy in,photo : các phím chức máy, cách photo giấy ngang hay dọc, photo thu nhỏ hay phóng to  Thực hành thử các thao tác máy  Trao đổi kịp thời với các anh chị nếu có sự cố kẹt giấy, hết mực hay các trường hợp khác xảy Đối với công việc cập nhật bảng giá dịch vụ của công ty  Lắng nghe và quan sát những thông tin mà các anh chị nhân viên trao đổi với khách hàng về giá cả  Ghi chép lại các thông tin về giá tương ứng với khối lượng hàng hoá, các phụ phí kèm theo Đối với công việc liên hệ khách hàng  Quan sát và lắng nghe những thông tin cần thiết các anh chị nhân viên trao đổi với khách hàng  Ghi chép lại email, số điện thoại và tên khách hàng để liên hệ thông báo lịch tàu  Thực hành theo sự hướng dẫn của anh chị 15 Đối với công việc sắp xếp các chứng từ  Quan sát cách sắp xếp chứng từ của các anh chị: sắp theo ngày, tháng để thuận tiện cho việc tìm kiếm  Thực tập thường xuyên công việc sắp xếp các đơn hàng được xác nhận ngày, tháng 16 KẾT QUẢ THU ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NHỮNG KIẾN THỨC ĐƯỢC CỦNG CỐ Kiến thức tin học văn phòng : Vận dụng được các kỹ tin học văn phòng việc trình bày văn bản bằng word hay nhập dữ liệu bằng excel; thực hiện các lệnh máy tính dễ dàng; nắm rõ các thao tác chỉnh sửa văn bản Củng cố các kiến thức về vận tải- giao nhận: Các bước quá trình xác nhận đơn hàng, xem lịch tàu chạy, khối lượng hàng hoá phải phù hợp với trọng tải của phương tiện chuyên chở Thực hành các kỹ truyền thông: Luôn vui vẻ, hoà đồng và đúng mực việc giao tiếp hằng ngày với các anh chị đơn vị Đối với khách hàng, niềm nở nhiệt tình giao tiếp cũng tư vấn cho khách hàng Nắm rõ các kiến thức về pháp luật kinh tế: Xem xét các trường hợp nếu khách hàng huỷ đơn hàng mà không báo trước, hoặc các trường hợp vi phạm hợp đồng của một hai bên thì cần giải quyết Thực hành các kỹ tính toán: Thực hiện được các bước tính bản về khối lượng hàng hoá ứng với trọng tải phương tiện chuyên chở và số tiền khách hàng cần toán 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN ĐÃ HỌC HỎI ĐƯỢC Kỹ tư và phân tích vấn đề Việc đọc nhiều tài liệu và các chứng từ sổ sách sẽ không tránh khỏi sự nhầm lẫn và sai sót, vì vậy cần phân tích những vấn đề mấu chốt quan trọng việc tiếp nhận thông tin Biết cách nâng cao hiệu quả việc giải quyết các vấn đề phát sinh quá trình thực tập Kỹ giao tiếp Cách giao tiếp, ứng xử với mọi người công ty và đối với khách hàng Kỹ làm việc nhóm Thái độ nghiêm túc và hợp tác giúp cho quá trình làm việc nhóm được tốt và hoàn thành công việc được nhanh Kỹ thuyết phục khách hàng Cảm nhận và đánh giá được tâm lý của khách hàng thông qua việc trao đổi về các dịch vụ của công ty, từ đó đưa được những ý kiến để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình 17 6.3 KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN ĐÃ TÍCH LUỸ ĐƯỢC Trải qua kì thực tập với những khó khăn và trở ngại bước đầu quá trình va chạm thực tế, lại được tiếp thu thêm nhiều kiến thức mới, tích luỹ thêm được nhiều kinh nghiệm rất bổ ích cho công việc tương lai Thực tập chính là hội để có thể quan sát được công việc hằng ngày tại một công ty, văn hoá và môi trường làm việc tại công ty đó; là hội để hiểu được về lĩnh vực, ngành nghề mà mình định hướng,có thể tận dụng khoảng thời gian quý báu này để làm quen với các anh chị đồng nghiệp, học hỏi từ họ và xây dựng được nhiều mối quan hệ Và dưới là các bài học mà em đã đúc kết được thực tập tại công ty: Sự chủ động và tự giác chính là yếu tố quan trọng giúp tạo được thiện cảm đối với mọi người Bởi vì mỗi người đều có công việc của riêng mình, không phải lúc nào cũng có thời gian để quan tâm, theo sát sinh viên được Vì vậy, chính sự tự giác và chủ động việc làm quen và học hỏi từ các anh chị sẽ giúp nắm bắt được công việc nhanh Trải nghiệm được môi trường làm việc thực tế là điều cần thiết cho một sinh viên sắp trường, vì khoảng thời gian này giúp thực tập viên nhận được những điểm hạn chế về mặt kiến thức chuyên ngành, những lỗ hỏng của bản thân việc áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị đồng nghiệp tại nơi thực tập đã giúp bản thân tránh những sai sót không đáng có và hoàn thiện bản thân Nâng cao và hoàn thiện nữa các kỹ mềm bao gồm : kỹ giao tiếp, ứng xử và làm việc nhóm, điều này giúp dần dần rèn luyện, trau dồi và hoàn thiện kỹ mềm của bản thân Hơn nữa, sự tập trung và nghiêm túc cũng là chìa khoá quan trọng giúp thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả Phải giữ được thái độ tôn trọng và cách cư xử đúng mực với mọi người, có tinh thần chịu khó, ham học hỏi Công việc nào cũng phải chứa đựng những áp lực, vì vậy cần phải rèn luyện và tạo cho mình một tinh thần làm việc thật sảng khoái để đương đầu với khó khăn và thử thách Điều khá quan trọng và không thể bỏ qua đó là sự cẩn thận, tỉ mỉ Bởi vì điều này sẽ giúp tránh khỏi những sai sót làm việc đặc biệt là việc tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty 18 6.4 KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ ĐÓNG GÓP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP (1) Ghi chép và lưu trữ các thông tin về khách hàng máy tính để tiện cho việc theo dõi đơn hàng (2) Soạn thảo được các giấy xác nhận đơn hàng cho công ty và chuyển chúng cho nhân viên chứng từ để sắp xếp lịch tàu và liên hệ chủ tàu (3) Hỗ trợ các anh chị đồng nghiệp in, ấn, photo tài liệu bao gồm: danh sách khách hàng, giấy xác nhận đơn hàng, lịch tàu chạy (4) Sắp xếp các hoá đơn và chứng từ theo ngày,theo tháng cho công ty để thuận tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm (5) Kiểm tra và phát hiện được chứng từ sai sót về ngày tháng và hoá đơn sai về cước phí vận chuyển 19 ...TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH – CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRIỆU HỨA... nghề kinh doanh chủ yếu 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty 3.1.3 Qui trình giao- nhận hàng 3.1.4 Vị trí công việc được đảm nhận: Nhân viên kinh doanh- Chứng... 1: Nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng vừa nhận cho nhân viên chứng từ Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp giao dịch với khách hàng, tư vấn chi tiết về dịch vụ của công