CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ở CÔNG TY 20

CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ở CÔNG TY 20. 1. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty 20 1.1. Những thành tựu Công ty đạt được trong công tác quản lý và kế toán nguyên liệu – vật liệu Trong 47 năm xây dựng và trưởng thành từ một xưởng may đo kỹ nghệ đến một Công ty với 10 xí nghiệp thành viên, trung tâm thương mại, trung tâm dạy nghề ct 20 đã gặp không ít khó khăn trong việc tổ chức sản xuất ban đầu, đặc biệt là khó khăn về vốn sản xuất, tình hình thị trường tiêu thụ có những biến động rất lớn, Công ty phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng nghành dẫn đến việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm của Công ty gặp khó khăn, cơ sở vật chất kỹ thuật còn chưa hoàn thiện. Nhưng cho đến nay Công ty 20 đã dần khắc phục được và đi vào ổn định, đã có chỗ đứng trên thị trường trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty ngày càng được người tiêu dùng tin tưởng, chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, mẫu mã phong phú đa dạng, Công ty không ngừng đầu tư trang thiết bị, dây chuyền công nghệ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất sản phẩm, năng lực sản xuất sản phẩm của Công ty ngày càng được nâng lên tạo thế mạnh cho sản phẩm Công ty có thể cạnh tranh trên thị trường và đảm bảo có đủ điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao. Quy mô sản xuất của Công ty được mở rộng đồng thời Công ty không những giữ vững được thị trường truyền thống mà còn tiếp tục mở rộng được thị trường tiêu thụ trong nước, nước ngoài và hoạt động liên tục có lãi trong những năm gần đây, công ăn việc làm của cán bộ công nhân viên trong Công ty đã đảm bảo với mức thu nhập tương đối ổn định. Cùng với sự phát triển của Công ty bộ máy quản lý của Công ty đã dần được kiện toàn, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng không ngừng được cải tiến về mọi mặt đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán của các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan, số liệu kế toán được phản ánh chính xác, trung thực rõ ràng… Trong cơ chế thị trường hiện nay phấn đấu hạ giá thành sản phẩm là một trong những mục tiêu hàng đầu của các nhà quản lý do vậy đòi hỏi phải tìm mọi biện pháp hạch toán các chi phí cho phù hợp mà chủ yếu là chi phí sản xuất trong đó chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lơn. Chính vì vậy nhận thức được sự ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm ban lãnh đạo Công ty đã đặc biệt quan tâm đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua, dự trữ, bảo quản, đến khâu sử dụng. Khâu thu mua: Việc tổ chức thu mua vật liệu do bộ phận kế hoạch vật tư đảm nhiệm, đội ngũ cán bộ tiếp liệu của Công ty có năng lực, hoạt bát, nắm bắt nhanh sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, linh hoạt trong việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Về khâu tổ chức bảo quản, dự trữ: Việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu luôn được quan tâm, nguyên vật liệu nhập kho luôn được luôn được xắp xếp hợp lý theo từng thứ, từng loại tránh được hư hỏng mất mát, thuận tiện cho việc bảo quản cung cấp nguyên vật liệu, kho tàng bến bãi được tổ chức tương đối tốt. Về khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng được định mức sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm, trước khi tiến hành sản xuất phải có đề xuất nhu cầu sản xuất của các xí nghiệp căn cứ vào định mức kỹ thuật, số lượng sản phẩm sản xuất để phòng kế hoạch lên kế hoạch cấp vật tư sau đó phải được lãnh đạo Công ty xem xét ký duyệt. Như vậy việc quản lý nguyên vật liệu tiêu dùng trong sản xuất sẽ được quản lý chặt chẽ hơn góp phần vào việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “nhật ký chung” để hạch toán, nhìn chung hình thức này là phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty, phù hợp với việc thực hiện hạch toán kế toán trên máy vi tính. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Đội ngũ cán bộ kế toán trẻ, năng động nhiệt tình, có tình thần trách nhiệm cao. Toàn bộ cán bộ kế toán đều có trình độ đại học trở lên, trình độ nghiệp vụ tương đối vững vàng… Về công tác kế toán nguyên vật liệu: ở Công ty việc vận dụng chế độ kế toán mới là tương đối nhanh, kế toán đã vận dụng các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty từ đó có thể cung cấp được các thông tin cần thiết chính xác, giúp các nhà quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý và công tác tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính giá thành. Việc tiến hành ghi sổ hợp lý, dễ đối chiếu đáp ứng yêu cầu kiểm tra kiểm soát của đơn vị. Việc áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư tiền vốn. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là rất thuận tiện trong việc ghi chép, tính toán dễ kiểm tra đối chiếu giữa kế toán và thủ kho, giữa kế toán vật liệu với kế toán thanh toán trong khâu nhập nguyên vật liệu do mua ngoài, giữa kế toán vật liệu với ban tài chính các xí nghiệp. Việc Công ty áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho thep phương pháp bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất giúp cho kế toán có thể xác định được giá thực tế xuất kho ngay mà không phải đợi đến cuối kỳ hạch toán, giá thực tế xuất kho cũng không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán. vì vậy góp phần tích cực đến công tác quản lý của Công ty, kế toán có thể tính giá thành một cách chính xác hợp lý cho từng đơn đặt hàng, từng lô hàng, từng đơn vị sản phẩm… Việc áp dụng máy tính trong hạch toán kế toán là điều kiện tốt cho công tác kế toán thuận lợi dễ dàng. Chương trình kế toán máy BALANCE mà Công ty đang áp dụng đã có tác dụng thúc đẩy thực hiện các phần hành kế toán, nâng cao hiệu quả lao động, giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán, giảm bớt số lượng các sổ sách không cần thiết, tránh được một số sai sót chủ quan… 1.2. Một số tồn tại trong tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 20 Qua thời gian tìm hiểu thực tế về thực tại Công ty 20, em nhận tháy cán bộ phòng kế toán của Công ty nói chung và bộ phận kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và đã đạt được những thành tích đáng kể. Nhưng bên cạnh những thành tích đạt được em thấy vẫn còn một số hạn chế nhất định cần được cải thiện nhằm đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đó là: 1.2.1. Về thủ tục nhập xuất kho của Công ty - Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Như đã nói trong phần thực trạng kế toán của Công ty 20, thủ tục nhập kho nói chung là hợp lý. Thế nhưng trong thực tế không phải lúc nào trình tự nhập kho nguyên vật liệu của Công ty cũng như vậy mà thủ tục đó chỉ áp dụng đối với nguyên vật liệu nhập kho với số lượng và giá trị lớn, một số lần nhập kho với khối lượng và giá trị nhỏ. Có một số nguyên vật liệu nhập kho với giá trị nhỏ khác thì không tuân thep thủ tục đó mà chỉ làm đơn giản là: khi nguyên vật liệu về đến kho cán bộ tiếp liệu mang hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho lập thành hai liên, một liên kế toán giữ lại, một liên cán bộ tiếp liệu mang xuống cho thủ kho làm căn cứ nhập kho và ghi vào thẻ kho sau đó thủ kho ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Đây là mặt hạn chế của công tác kế toán nguyên vật liệu vì những lần nhập kho không tuân thep những quy định, không kiểm nghiệm vật liệu nhập kho sẽ có thể dẫn đến những kết quả xấu như: một số vật liệu kiếm phẩm chất, hư hỏng, mất mát… mà thủ kho vẫn cho nhập kho; trách nhiệm của cán bộ tiếp liệu (người đi mua) sẽ không cao… có thể dẫn đến những thiệt hại cho công ty. - Về xuất kho nguyên vật liệu: Về cơ bản thủ tục xuất kho là hợp lý, là khi có giấy đề xuất nhu cầu sử dụng và kế hoạch xuất vật tư được lãnh đạo duyệt kế toán viết phiếu xuất kho. Nhưng ở Công ty có trường hợp cán bộ tiếp liệu mua vật tư về chuyển thẳng cho xí nghiệp mà không làm thủ tục nhập- xuất kho qua phòng kế toán mà chỉ ký giấy biên nhận với cán bộ xí nghiệp hoặc có trường hợp kế toán căn cứ vào yêu cầu của xí nghiệp cần sử dụng viết phiếu xuất kho sau đó sẽ thanh toán vật tư sau. Như vậy kế toán nguyên vật liệu không thực hiện được chức năng giám sát của mình trong khâu sử dụng nguyên vật liệu, công tác hạch toán nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn. 1.2.2. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, điều này nhìn chung là phù hợp với trình độ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản theo dõi chặt chẽ tình hình biến động số liệu của từng thứ vật liệu theo từng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng còn có một số hạn chế là việc ghi chép còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng vật liệu giữa thủ kho và kế toán. Mặt khác các nhiệp vụ nhập xuất của Công ty hàng ngày có một số kho diễn ra nhiều lần trong ngày mà thủ kho cứ ba ngày mới tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất để gửi lên cho kế toán vật liệu. Như vậy sẽ dẫn việc kế toán khó theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thường xuyên, chặt chẽ. 1.2.3. Phế liệu thu hồi Tại Công ty phế liệu thu hồi nhập kho không làm thủ tục nhập kho trong khi các loại phế liệu thu hồi (vải vụn các loại) có thể tận thu để tái sản xuất đối với các mảnh vải to còn tận dụng được, chỉ một ít loại vải vụn rất nhỏ mới loại bỏ, thải loại. Phế liệu của Công ty đưa về nhập kho không được phản ánh cả về chỉ tiêu số lượng trên một sổ sách nào cả. Như vậy sẽ dẫn đến tình trạng hao hụt mất mát, hư hỏng. Số phế liệu thu hồi cứ để trong kho đến cuối mỗi quý kế toán mới đánh giá theo giá ước tính của tổng số phế liệu trong kho khi kiểm kê để tính vào thu nhập bất thường sau đó cho xuất kho để tái sản xuất. Việc hạch toán như thế là không phù hợp với giá trị phế liệu thu hồi sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm sản xuất, nếu hạch toán như thế việc tính toán giá thành sẽ không được chính xác và ảnh hưởng tới mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của Công ty. 1.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu - Về mở tài khoản 002 “vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” Công ty có một khối lượng lớn sản phẩm là hàng gia công cho bên ngoài. Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu gia công cung cấp. Công ty cung cấp những nguyên vật liệu phụ và nguyên vật liệu phụ gia. Công ty đã mở sổ theo dõi riêng cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Khi thanh toán hợp đồng gia công thì bên yêu cầu gia công tính toán số lượng vật liệu xuất dùng vào sản xuất, số chưa xuất dùng trả lại cho bên yêu cầu gia công. Hiện nay ở Công ty kế toán chưa mở tài khoản ngoài bảng để theo dõi riêng TK 002 mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi chỉ tiêu số lượng. Như vậy kế toán không theo dõi được giá trị nhận gia công do đó sẽ khó theo dõi, phản ánh được tình hình biến động về giá trị cảu vật liệu nhận gia công. Mà đối với vật liệu nhận gia công đòi hỏi Công ty phải quản lý, bảo quản chặt chẽ như đối với tài sản của Công ty và sử dụng theo hợp đồng ký kết. Vì vậy Công ty nên mở tài khoản 002 để kế toán theo dõi tình hình biến động của vật liệu này một cách chính xác, chặt chẽ để từ đó có biện pháp quản lý tốt hơn. - Về lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, kế toán vật liệu Công ty không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, việc quản lý nguyên vật liệu chủ yếu là dựa vào định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm làm căn cứ cho việc tính giá thành do đó không thấy được kết cấu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất thực tế như thế nào. Vì vậy sẽ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp. 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty 20. Thứ nhất: Hoàn thiện thủ tục nhập kho- xuất kho nguyên vật liệu - Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Thực tế việc nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty còn chưa đúng với quy định Công ty cần xây dựng một quy chế cụ thể, quy rõ trách nhiệm cho từng phòng ban cá nhân từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng nguyên vật liệu. Theo em dù nhập với giá trị ít hay nhiều, mua của khác hàng quen hay mua ở thị trường tự do thì vẫn phải tiến hành đúng với thủ tục nhập kho đúng theo quy định trừ một số trường hợp nhập kho vật liệu với giá trị rất nhỏ nhằm phục vụ cho công tác quản lý như mua chổi quét, bút bi, băng dính… thì có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho theo đúng thủ tục là quy định sẽ hạn chế được kết quả xấu, nâng cao trách nhiện của cán bộ tiếp liệu và kế toán nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời, khi hàng đã nhập kho thì cũng có hoá đơn mua hàng nhập kho tránh tình trạng hàng nhập rồi một thời gian sau cán bộ tiếp liệu mới đưa hoá đơn cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Về xuất kho nguyên vật liệu. Theo em khi nguyên vật liệu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất kho cho các xí nghiệp sản xuất, căn cứ vào kế hoạch cấp vật tư do phòng kế hoạch xây dựng dựa trên định mức, nhu cầu sản xuất của các xí nghiệp để xuất công trình chứ không xuất vật tư luôn khi các xí nghiệp yêu cầu sau đó mới thanh toán sau. Có như vậy kế toán mới thực hiện được việc kiểm tra kiểm soát của mình trong việc sử dụng nguyên vật liệu tại cac xí nghiệp và hạch toán một cách chính xác phí nguyên vật liệu tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Thứ hai: Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như đăc điểm của nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng đến tính hiệu quả của công tác kế toán. Theo em việc áp dụng phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết nguyên liệu- vật liệu ở Công ty 20 là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hiện nay. Phương pháp này cho phép việc kiểm tra đối chiếu được diễn ra dễ dàng. Mặc dù phương pháp này còn có nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng nguyên vật liệu giữa thủ kho và kế toán nhưng với viêc sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán ở Công ty 20 đã khắc phục được nhược điểm này. Tuy nhiên vì nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày có kho diễn ra nhiều lần nên theo em, để đảm bảo cho công tác kế toán vật liệu được chặt chẽ thì thủ kho nên tập hợp các chứng từ nhập - xuất sau khi phân loại ghi vào thẻ kho thì sẽ chuyển cho kế toán vật liệu vào cuối mỗi ngày chứ không phải ba ngày một lần như hiện nay. Làm như vậy việc theo dõi nguyên vật liệu sẽ chặt chẽ sát sao hơn, tránh được tình trạng bỏ sót hay thiếu chứng từ gốc làm cơ sở lập vào máy vi tính. Thứ ba: Đối với phế liệu thu hồi Sau quá trình sản xuất, lượng phế liệu thu hồi còn lại rất nhiều, đặc biệt là các loại vải vụn. Đối với các mảnh vải to còn có thể tận dụng được, kế toán nguyên vật liệu nên làm thủ tục nhập kho và theo dõi trên một sổ sách riêng. Còn đối với các mảnh vải vụn không thể tận dụng được, kế toán có thể thanh lý, khoản này sẽ được tính vào thu nhập bất thường. Công việc này nên được tiến hành vào cuối mỗi tháng. Thứ tư: Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Do Công ty có một khối lượng lớn sản phẩm là hàng nhận gia công cho bên ngoài. Kế toán Công ty đã mở sổ theo dõi riêng cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Song kế toán nên mở TK002 để theo dõi tình hình biến động của vật liệu nhận gia công một cách chính xác, chặt chẽ… Hiện nay kế toán công ty không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Việc quản lý nguyên vật liệu chủ yếu dựa vào định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Do đó không thấy được kết cấu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất thực tế như thế nào. Kế toán Công ty có thể sử dụng mẫu biểu phân bổ nguyên vật liệu, dạng như sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng…năm… Ghi có các TK TK152 TK153 TT Đối tượng sử HT TT HT TT dụng (ghi Nợ các TK) 1 2 3 4 5 6 1 TK621: Chi phí NVL trực tiếp - Phân xưởng (sản phẩm) … 2 TK627: Chi phí sản xuất chung - Phân xưởng … Do Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế xuất kho nên sau khi tính giá thực tế nguyên vật liệu sẽ được ghi vào cột giá thực tế trên bảng phân bổ nguyên vật liệu. KẾT LUẬN Kế toán nguyên vật liệu là một hoạt động đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để cạnh tranh và giữ được chỗ đứng trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào quan trọng tạo nên quá trình sản xuất. Vì vậy, công táckế toán nguyên vật liệu góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Công ty 20 luôn chú trọng tới công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Mặc dù còn một số hạn chế song về cơ bản, kế toán Công ty đã đảm bảo được vai trò quan trọng của mình, đóng góp vào thành công chung trong nhiều năm của Công ty, giúp Công ty tạo được uy tín lớn trên thị trường và ngày càng phát triển. Sau thời gian thực tập tại Công ty 20, với sự hạn chế vốn có của một sinh viên thực tập nhưng được sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty và sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Hà, em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp có tính khả thi và phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của công ty, nhằm hoàn thiện hơn nữa khâu hạch toán nguyên vật liệu của Công ty. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hà cùng toàn thể cán bộ nhân viên Công ty 20 đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày16/8/04 Sinh viên Hoàng Thị Thuý Vinh . CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ở CÔNG TY 20. 1. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty. phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty 20. Thứ nhất: Hoàn thiện thủ tục nhập kho- xuất kho nguyên vật liệu