MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG 1. Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ nhập nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Tiến Hưng. Qua thời gian thực tập tại công ty, trên cơ sở những kiến thức đã được trang bị tại trường, yêu cầu của công tác quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay và tình hình thực tế của công tác kế toán tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chức kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty như sau: 1.1 Ưu điểm : Thứ nhất: Mặc dù là một doanh nghiệp mới được thành lập, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống. Mô hình kế toán tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý doanh nghiệp đồng thời phát huy tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh. Thứ hai: Các công việc kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho kế toán viên trong phòng kế toán, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các bộ phận với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp trung thực thông tin giúp ban lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty có trình độ cao, thành thạo, có kinh nghiệm trong công tác. Bên cạnh đó, công ty luôn tạo điều kiện và tổ chức bồi dưỡng đào tạo các nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Hơn nữa, phòng kế toán còn được trang bị một hệ thống máy tính tương đối đồng bộ với phần mềm kế toán được thiết kế riêng giúp việc xử lý thông tin một cách nhanh chóng, giảm nhẹ công việc ghi chép, tính toán cho các kế toán viên. Thứ ba: Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: công ty chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng và nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh theo thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra các con số, các chữ ký, kiểm tra các định khoản Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Do đặc điểm của hoạt động nhập khẩu là thực hiện theo từng hợp đồng nên công ty quản lý chứng từ, hoá đơn theo từng hợp đồng , từng khoản mục, từng khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Quy trình luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện theo đúng quy định của chế độ hiện hành trong nước cũng như phù hợp với thông lệ quốc tế. Bên cạnh việc tổ chức, kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và xử lý chứng từ như: Giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh. Thứ tư: Về hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản của công ty đang sử dụng về cơ bản được dựa trên hệ thống tài khoản chung do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định . Để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của công ty, kế toán mở ra các tài khoản cấp hai, cấp ba nhằm phản ánh cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của đơn vị và giúp cho kế toán thuận tiện trong việc ghi chép đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào công việc kế toán góp phần tăng năng suất lao động của nhân viên kế toán. Việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán nên công nợ quản lý ngoại tệ và công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp rất đơn giản và thuận tiện, có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Thứ năm : Về phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để tiến hành hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo việc kiểm tra, thông tin thường xuyên một cách chính xác về sự biến động của tài sản, hàng hoá của công ty tạo điều kiện tốt cho công tác quản lý cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Để xác định giá vốn hàng bán Công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền, điều này rất phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty. Thứ sáu : Công tác quản lý và tổ chức hoạt động nhập khẩu tại công ty tương đối chặt chẽ, một hợp đồng nhập khẩu được phòng kế hoạch cung ứng thực hiện, chuyển kế toán kiểm tra, xem xét tình hình tài chính, sau đó trình Tổng giám đốc xét duyệt. Cuối cùng đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, các chế độ tài chính và thanh toán, có trình độ ngoại ngữ và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán. Đặc biệt, các cán bộ kế toán là những người nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc. 1.2. Những tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất: Trong chế độ kế toán mới, theo quy định của Bộ Tài Chính trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá, trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh thì phải hạch toán vào tài khoản 1562 - "Chi phí thu mua hàng hoá", đến cuối kỳ tiến hành phân bổ cho hàng hoá bán ra. Trên thực tế, những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng nhập khẩu lại được phản ánh vào tài khoản 642 chứ không được phản ánh vào tài khoản 1562. Ví dụ chi phí giao dịch qua ngân hàng trong quá trình nhập hàng như: phí mở L/C, phí sửa L/C, điện phí, phí chuyển tiền, phí telex, được phản ánh vào tài khoản 642. Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, chứ không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay hàng tồn kho. Do hạch toán chi phí như vậy nên khó có thể xác định được chính xác trị giá vốn hàng hoá tiêu thụ, dẫn đến kết quả kinh doanh từng mặt hàng không chính xác. Đồng thời sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra biện pháp giảm thiểu các khoản chi phí cụ thể phát sinh trong quá trình mua hàng. Thứ hai : Phần sổ kế toán có phát sinh ngoại tệ như : Sổ chi tiết tài khoản 112, 144, 311, 331 . công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để hạch toán, tuy nhiên trên sổ chỉ thể hiện số phát sinh theo tiền VNĐ nên khó theo dõi được lượng ngoại tệ cụ thể một cách nhanh chóng mà thường phải nhìn vào nội dung ghi trên phần hạch toán để tính chênh lệch tỷ giá. Đồng thời trên cả hai sổ không có cột tỷ giá. Do vậy khi phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ ta lại phải tính tỷ giá lại. Đồng thời công ty không mở tài khoản 007 để theo dõi sự tăng giảm của ngoại tệ, dẫn tới khó khăn trong việc theo dõi số ngoại tệ phát sinh. Thứ ba : Phòng Kế hoạch cung ứng và phòng Kế toán chưa kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu. Các hợp đồng mua bán lúa mỳ giá trị rất lớn, tuy nhiên phòng Kế hoạch cung ứng thường chỉ căn cứ vào lượng hàng tồn và kế hoạch sản xuất để ký kết hợp đồng, không kết hợp với phòng kế toán về vấn đề tài chính. Thường ký kết hợp đồng, sau đó chuyển sang phòng kế toán để thực hiện, không làm theo quy trình mua bán của công ty, gây khó khăn về quản lý tài chính. Thứ tư: Với quy mô công ty lớn, nhân viên phòng kế toán ít nên khối lượng công việc nhiều nên khó kiểm soát được chi phí. Phòng kế toán thực hiện quá nhiều công đoạn không cần thiết như : viết phiếu nhập, xuất, hoá đơn, mở L/C, theo dõi, thanh toán L/C. Thứ năm:Các nhân viên trong phòng có chuyên ngành kế toán, không được đào tạo về nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên chưa được thành thạo, ít kinh nghiệm trong quá trình thanh toán quốc tế. Đôi khi dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình thanh toán. Ví dụ như : Khi ngân hàng thông báo bộ chứng từ về nhưng có sai sót về chất lượng hàng hoá so với L/C. Nhân viên thực hiện do không có kinh nghiệm đã trình Tổng giám đốc duyệt chấp nhận thanh toán. Điều này gây thiệt hại rất lớn cho công ty. Nếu bộ chứng từ sai sót như vậy, công ty có thể đàm phán yêu cầu giảm giá hoặc không nhận lô hàng trên. Tuy nhiên khi đã chấp nhận thanh toán thì công ty không thể đòi giảm giá lô hàng trên mà bắt buộc phải chấp nhận lô hàng có chất lượng xấu, gây ảnh hưởng đến sản xuất sản phẩm. 2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Tiến Hưng. Trong quá trình hội nhập của nền kinh tế nước ta vào nền kinh tế Thế Giới cũng như bối cảnh chung tình hình kinh tế quốc tế, hiện nay hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở nên đa dạng, phức tạp và mang tính cạnh tranh rất cao. Trong tình hình như vậy, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải thường xuyên đối mặt với sự thay đổi của chính sách quản lý của Nhà nước, sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh quốc tế. Chính vì vậy muốn đạt hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức quản lý ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán tài chính phải không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Hoàn thiện công tác kế toán trước hết đó là việc nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phương pháp kế toán và bộ máy kế toán nhằm cung cấp thông tin một cách tốt nhất phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Kế toán hoạt động nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể từ khi tiến hành mua hàng, trả tiền cho bên nước ngoài đến khi hàng về, chuyển quyền sở hữu và thu được tiền bán hàng. Đồng thời phản ánh và truy cứu trách nhiệm, đôn đốc và xử lý kịp thời các trường hợp thiếu, tổn thất hàng hoá theo đúng chế độ quy định. Hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động của chúng phù hợp với đặc điểm nhập khẩu của doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, toàn diện cho quản lý và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Hơn nữa, việc hoàn thiện công tác kế toán hoạt động nhập khẩu còn tạo ra sự vận hành của toàn bộ hệ thống kế toán một cách nhịp nhàng, ăn khớp và đạt hiệu quả cao. Song thực tiễn cho chúng ta thấy nền tài chính của nước ta chưa phát triển, việc tổ chức kế toán nói chung và kế toán hoạt động nhập khẩu nói riêng ở các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu còn nhiều tồn tại và vướng mắc cả về khâu tổ chức và nghiệp vụ hạch toán, đặc biệt là đối với việc sử dụng tỷ giá ngoại tệ. Thêm vào đó, trong điều kiện nền kinh tế thị trường sống động, các doanh nghiệp có điều kiện liên doanh liên kết với nước ngoài, thu hút vốn đầu tư để mở rộng phạm vi kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ. Trước yêu cầu của thực tiễn và xuất phát từ các vấn đề về lý luận mà ta có thể khẳng định rằng công tác kế toán hoạt động nhập khẩu phải không ngừng được hoàn thiện để phục vụ kịp thời cho quản lý tốt hoạt động nhập khẩu và sử dụng ngoại tệ một cách có hiệu quả nhất. 3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty TNHH Tiến Hưng. Đối với một doanh nghiệp, việc hoàn thiện bất cứ một khâu nào trong cả hệ thống kế toán của doanh nghiệp là một việc làm rất khó, đòi hỏi chính tự bản thân doanh nghiệp phải nỗ lực nhiều. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận kết hợp với việc tìm hiểu thực tế ở Công ty TNHH Tiến Hưng về công tác kế toán hoạt động nhập khẩu, em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác này ở công ty. Giải pháp 1: Khi hạch toán các khoản chi phí liên quan đến thu mua hàng hoá, công ty lại hạch toán vào tài khoản 642 chứ không được phản ánh qua tài khoản 156, 153, 152, 157. Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, chứ không phân biệt chi phí cho hàng tiêu thụ hay hàng tồn kho. Do hạch toán như vậy nên khó có thể xác định chính xác trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Đồng thời chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra biện pháp giảm tối thiểu các khoản chi phí cụ thể phát sinh trong quá trình mua hàng và bán hàng cũng như khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý. Để giải quyết vấn đề này, theo tôi nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 642. Các chi phí liên quan đến mua hàng, công ty có thể tập hợp vào tài khoản 142, sau khi hàng về nhập kho, kế toán phân bổ vào trị giá hàng hoá: Ví dụ : Chi phí thanh toán L/C, điện phí . Kế toán ghi : Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 112 Nên ghi thành : Nợ TK 142 Nợ TK 133 Có TK 112 Khi hàng về, kế toán phân bổ vào trị giá tiền hàng : Nợ TK 152, 153 Có TK 142 Giải pháp 2 : Sự phối hợp giữa Phòng Kế hoạch cung ứng và phòng Kế toán cần chặt chẽ hơn. Khi phòng Kế hoạch xác định lượng hàng cần nhập khẩu cần phải thông báo xuống phòng kế toán để cân đối tình hình thu chi, xem xét khả năng tài chính như : Nợ đến hạn phải trả, tình hình hạn mức tín dụng có đủ để quyết định việc có ký kết hợp đồng nhập khẩu đó hay không. Tránh tình trạng mất khả năng tài chính do không có khả năng thanh toán. Giải pháp 3 : Công ty cần cần phải tuyển thêm nhân sự trong phòng để chia sẻ bớt công việc, để kiểm soát công việc, tránh sai sót trong quá trình hạch toán, kiểm soát tốt chi phí. Mặt khác nên chia sẻ một số công việc cho phòng kinh doanh và phòng kế hoạch cung ứng như : viết phiếu nhập, xuất, hoá đơn chuyển sang phòng kinh doanh. Mở L/C, theo dõi, thanh toán L/C giao cho phòng kế hoạch thực hiện. Giải pháp 4 : Hiện nay, nước ta đang trong quá trình hội nhập quốc tế, gia nhập vào WTO nên quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá có sự thay đổi rất lớn. Đồng thời nhân viên phòng kế toán chưa được đào tạo về nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên chưa được thành thạo, ít kinh nghiệm trong quá trình thanh toán quốc tế. Đôi khi dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình thanh toán. Vì vậy, đòi hỏi công ty cần cử cho các nhân viên đi đào tạo thêm về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, tránh những sai sót không đáng có, gây thiệt hại về tài chính cho công ty. PHẦN KẾT LUẬN Cùng với đà phát triển kinh tế của đất nước hiện nay. Công ty TNHH Tiến Hưng đang dần khẳng định mình. Trong điều kiện kinh tế khó khăn với sự cạnh tranh gay gắt của các công ty trong nghành, tuy là một công ty còn non trẻ nhưng Tiến Hưng đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Việt Nam. Thể hiện ở sự phát triển về quy mô và uy tín của công ty. Với sự quản lí khoa học, sáng suốt của Ban giám đốc, sự đồng sức đồng lòng của toàn thể cán bộ công nhân viên đã đưa Công ty TNHH Tiến Hưng thật sự trở thành một trong những doanh nghiệp triển vọng của tỉnh Bắc Ninh. Tin rằng trong tương lai Công ty TNHH Tiến Hưng sẽ trở thành một công ty được mọi người biết đến và góp phần nâng cao uy tín cho Ngành Công nghệ thực phẩm. Bên cạnh những thuận lợi và thành tích đã đạt được, Công ty còn gặp phải không ít những khó khăn tồn tại trong vấn đề tìm kiếm nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh và quản lý tốt hơn về chi phí, đòi hỏi phải không ngừng nỗ lực cố gắng phấn đấu hơn nữa để đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận của mình. Trong thời gian thực tập, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn và các anh chị phòng Tài chính kế toán, phòng Kế hoạch cung ứng, phòng hành chính nhân sự Công ty. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giáo viên hướng dẫn, ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng ban trên và đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Với trình độ và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Tôi rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, đánh giá, góp ý của thầy cô và các anh chị để hoàn thiện, nâng cao chất lượng chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn ! . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG 1. Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ nhập nhập khẩu. toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty TNHH Tiến Hưng. Đối với một doanh nghiệp, việc hoàn thiện bất cứ một khâu nào trong cả hệ thống kế toán