CHUONG I
n a + ` >
TONG QUAN VE DU AN VA QUAN TRI DU AN I DU AN:
1 Định nghĩa dự án:
s* Theo từ điển tiếng anh OXFORD:
~ Dự án là một chuỗi các sự việc tiếp nối được thực hiện trong khoảng thời gian giới hạn và ngân sách được xác định nhằm mục tiêu là đạt được một kết qủa duy nhất nhưng được xác định rõ
s* Theo viện quản trị dự án:
7 Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hay một dịch vụ duy
nhất
s* Theo đại bách khoa toàn thư:
Dự án ( PROJECT) là điều người ta có ý định làm hay đặt kế hoạch cho một ý đổ, một
quá trình hành động v v
— Dự án là một nỗ lực tổng hợp bao gồm các nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện trong giới hạn về thời gian, ngân sách và với những mục tiêu được định nghĩa một cách rõ ràng
— Dự án là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực
hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác
định trước
2 Các đặc tính cơ bản của dự án:
Trong các định nghĩa vừa nêu trên bất kể chúng ta chọn định nghĩa nào thì bản thân mỗi định nghĩa về dự án đều có những đặc tính cơ bản sau đây:
% Một dự án thực tế là sự đáp ứng một nhu câu, là giải pháp cho một vấn dé cụ thể
Trên thực tế chúng ta thường hay nói: khơng có cái gì tự nhiên mà sinh ra cả hay khơng có lửa
làm sao có khói |
Thật vậy bất kỳ một cái gì, một vấn dé gì xuất hiện trên thực tế cũng đều bắt nguồn từ những ý
tưởng và khát vọng ban đầu vận động thành một mong muốn, từ mơ hồ đến cụ thể từ đó tạo nên sự cần thiết như một nhu cầu để rồi dự án được hình thành và kết thúc như một cuộn phim vậy
Ví dụ: người phụ trách thanh thiếu niên nhi đồng của phường hoặc quận mong muốn cho các em có được một nơi vui chơi, rèn luyện và phát triển năng khiếu trong những ngày nghỉ hèsau một năm
học căng thẳng Xuất phát từ sự mong muốn này nên một đề nghị được dé đạt lên cấp trên có thẩm
quyền làxây dựng một khu vui chơi giải trí hay nhà văn hố thiếu nhi chẳng hạn
Mặt khác dự án còn là một giải pháp hứa hẹn một tương lai tươi sáng hơn hoặc một lợi ích thường là lợi ích tài chính đó là làm ra tiền hoặc tiết kiệm tiền
Ví dụ: một dự án sản xuất kinh doanh, đự án thành lập công ty hoặc một kế hoạch học tập tu nghiệp Ở nước ngoài
* Dự án bị khống chế bởi kỳ hạn:
tức là nó có điểm xuất phát và điểm kết thúc cụ thể
Bất kỳ một dự án nào cũng phải được đặt vào một khoảng thời gian xác định trước hết sức nghiêm ngặt, bởi lẽ bất cứ một sự cố trễ hạn nào dù ngắn hay dài cũng đều kéo theo một chuỗi nhiều biến cố bất lợi như: bội chỉ ngân sách, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung ứng vật tư, thiết bị và tất nhiên không đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm, thời điểm bàn giao cơng trình v.v như dự kiến ban đầu
Trang 2*,
* Dự án là một công việc duy nhất, một lần :
Tất cả các dự án là những sự kiện chỉ một lần, chúng đến và đi, xuất hiện và biến mất, để lại sau
là là các sản phẩm cụ thể của sức lao động Nó sẽ khơng bao giờ được thực hiện lại y chang như vậy,
bởi những con người như vậy và trong một môi trường như vậy một lần nữa
Ví dụ: kim tự tháp ở ai cập, lăng LÊ NIN, lăng CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH, đê chắn lũ sông THAMES ở ANH v.v
* Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực:
Tất cả mọi dự án đều sử dụng các tài nguyên như: tiền bạc, vật tư, lao động, thời gian, trí tuệ v.v các nguồn lự này được ràng buộc một cách chặt chẽ và phải được sử dụng một cách dè xẻn và có
hiệu qủa Bởi vì khối lượng chỉ phí về các nguồn lực cho dự án là một thông số then chốt phản ánh
mức độ thành công của dự án, đặc biệt là những dự án lớn như các công trình tam cỡ quốc gia như: cầu
cống, bến cảng, đường xá, cơng trình thuỷ và nhiệt điện v.v tuy nhiên có một số dự án nhỏ không gặp phải sự ràng buộc khắt khe về nguồn lực như dự án cải tiến tổ chức quản lý doanh nghiệp, xây dựng quy chế quản lý kỹ thuật v.v
* Dự án luôn tổn tại trong một môi trường không chắc chắn:
Tất cả mọi dự án đều được triển khai trong một môi trường hoạt động mà trong đó ln ln có
những thay đổi và đây nghỉ vấn Do vậy người điều hành dự án phải nắm bắt và am hiểu được những
biến đổi này để:
—_ Phân tích và ước lượng các rủi ro
—_ Chọn lựa các giải pháp cho một tương lai bất định
~ _ Đảm nhận và dự kiến những trường hợp phòng thủ cần thiết cũng như luôn theo đõi, canh chừng, cảnh giác và có những phản ứng thích hợp, kịp thời nhằm đưa dự án đến thành
cơng
Tóm lại: dù có theo quan điểm nào thì nội dung của định nghĩa dự án vẫn toát lên các đặc trưng
rất cơ bản như sau:
e Đáp ứng một nhu cầu đã được để ra e - Duy nhất và không bao giờ lặp lại
e - Chịu sự ràng buộc bởi thời hạn và các nguồn lực e _ Thực hiện trong một bối cảnh không chắc chắn
3 Phân biệt chương trình - dự án ~ nhiệm vụ:
Chương trình là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án
Ví dụ: chương trình phát triển nơng nghiệp của quốc gia bao gồm các dự án như: nghiên cứu
giống cây trồng vật nuôi, thuỷ lợi, chăn nuôi gia súc gia cầm, chế biến các sản phẩm từ nguyên liêu
nông nghiệp
Dự án là một qúa trình bao gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện
nhằm đạt được mục tiêu đã để ra trong điều kiện ràng buộc về ngân sách, thời gian và nguồn lực Nhiệm vụ: là những nỗ lực trong ngắn hạn( ngày, tuần, tháng) được thực hiện bởi một cá nhân
hay một nhóm người, một tổ chức nào đó Các nhiệm vụ này có liên quan với nhau để thực hiện một dự án
4 Các sơ đồ phân loại dự án:
Trang 3
DA thông thường Đa DA Siêu DA
Xã hội Kinh tế Tổ chức Kỹ thuật Hỗn hợp
v +> Loại hình DA ’ Ỳ Ỳ Ỷ Ỳ
& đào tạo Giáo dục & phát triển Nghiên cứu Đổi mới Đầu tư Tổng hợp
|
»ị ThờihanDA leq
’ Ỳ Y
Ngắn hạn Trung hạn Dài hạn
I>2năm 3 > 5năm > 5 năm
Dự án xã hội: là các dự án cải tổ hệ thống chế độ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ an ninh trật tự cho tất cả các tầng lớp dân cư, xố đói giảm nghèo,khắc phục hậu qủa thiên tai v.v
Dự án kinh tế: là các dự án về cổ phần hoa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu bán đấu
giá các loại tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới, phát triển ngành nghề mới v.v
Dự án tổ chức: là các dự án về cải tổ bộ máy quản lý, cải cách hành chính, tổ chức các hội nghị quốc
tế, đổi mới hoặc thành lập các tổ chức xã hội, các hội nghề nghiệp v.v
Dự án nghiên cứu và phát triển: là các dự án nghiên cứu và sản xuất sản phẩm mới, các kết cấu
xây dựng mới, xây dựng các chương trình phần mềm tự động hoá, phần mềm ứng dụng.v.v
Dự án đầu tư xây đựng: là các cơng trình đân dụng, cơng trình cơng nghiệp, cơng trình cơng cộng
và cơ sở hạ tầng v.v
Trang 4
TAP HOP CAC DA TRONG DIEU KIEN ĐỐI MỚI NÊN KINH TẾ
Ỳ SIÊU DỰ ÁN Các chương trình tổng thể phát triển vùng kinh tế trọng điểm v ĐA DỰ ÁN Chuyển dịch
cơ cấu quản lý
z n 4
các tổ chức doanh nghiệp
c) Sơ đồ phân loại siêu dự án:
SIÊU DỰ ÁN Ỳ DA THÔNGTHƯỜNG PHỨC HỢP VÀ CHUYÊN NGÀNH CÁC CHƯƠNG TRÌNH TỔ HỢP, Phát triển sản xuất kinh doanh, đổi mới
công nghệ kỹ thuật ’ ’ Vv
QUỐC QUỐC MIỄN LIÊN ĐỊA
TE GIA VUNG NGANH PHƯƠNG
[ XÃ HỘI | [ KINH [ TỔ CHỨC J[ K ' Ỹ | | HON HOP |
d) Sơ đồ phân loại đa dự án:
Trang 5DA DU AN CÁC CHƯƠNG TRÌNH TỔ CHỨC TỔNG THỂ Các loại hình cơ bản Ỷ v Thành lập các tổ chức DN mới, các chiến lược phát triển KD
trong chuyển dịch
Cải tổ tổ chức quản
lý và chiến lược
phát triển quản lý các dự án trong
Thiết kế hệ thống
nội bộ doanh nghiệp
Các tổ chức doanh nghiệp hiện hữu
trong dịch chuyển cơ cấu kinh tế
TỔ CHỨC
e) Sơ đồ phân loại dự án thơng thường:
DA THƠNG THƯỜNG Kiểu! DA v v v v Ỳ KỸ TỔ KINH TẾ XÃ HỒN Loại hình DA Ỳ v Vv v v
Đầu tư Đổi mới Nghiên cứu và Giáo dục và Tổ hợp phát triển đào tạo
5 Vòng đời dự án:
Tất cả chúng ta đều trải qua tuổi sơ sinh - tuổi dậy thì ~ tuổi trưởng thành - tuổi già và cái chết
lúc này hay lúc khác
Với dự án cũng vậy bao giờ dự án cũng có điểm khởi đầu và kết thúc Quá trình này được chia
thành bốn giai đoạn
> _ Giai đoạn khởi đầu:
Trang 6> Giai doan hoach dinh:
Đề ra chiến lược sản xuất bắt đâu bằng việc định nghĩa các phần tử công việc bắt buộc và trình tự tốt nhất để thực hiện chúng ( lịch biểu)
Các bán ước tính nguồn lực, ngân sách được hoạch định
Ước đoán các rủi ro có thể sẽ xay ra
> Giai đoạn thực hiện dự án:
Mọi công việc đã quy định được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ của nhà quản trị dự án như:
tiến độ thực hiện công việc, các điều chỉnh, chất lượng và các mục tiêu đạt được so với dự kiến ban
đầu
> Giai đoạn kết thúc dự án:
Tập trung vào việc xác minh dự án đã hoặc sẽ đáp ứng nhu cầu ban đầu như thế nào? Về mặt lý
tưởng kết qủa cuối cùng của giai đoạn này là bàn giao dự án cho khách hàng Khách hàng chấp nhận và sử dụng các thành phẩm bàn giao, giải phóng nguồn lực, đánh giá và rút ra bài học
6 Môi trường dự án:
Quá trình thực hiện dự án diễn ra trong một môi trường luôn ln có những thay đổi khó lường
trước và vì thế nó đã ảnh hưởng đến dự án có thể biểu diễn quá trình tác động của các yếu tố môi
trường đến dự án qua sơ đồ sau đây:
Z | | _»| QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN Z
Trong đó: | X | là véc tơ các yếu tố đầu vào |Y | là véc tơ các yếu tố đầu ra
| Z | là véc tơ tác động của môi trường Do
Tuy theo từng loại dự án mà các yếu tố môi trường tác động lên từng dự án có khác nhau Vấn đề đặt
ra ở đây là phải phân tích kỹ lưỡng các yếu tố đó để có những giải pháp hữu hiệu nhằm tận dụng tốt nhất những ảnh hưởng có lợi và hạn chế đến mức thấp nhất ảnh hưởng bất lợi của chúng đến dự án
Trang 7
MOI TRUONG MOI TRUONG XUNG MÔI TRƯỜNG
_ DA NOI VI Bén ngoai Bén trong Dự án
doanh nghiệp + doanh nghiệp
|
F Chính sách - Lãnh đạo ~~ Phong cach quản lý
- Kinh te — Tài chính — Tổ chức
:: Xã hội — Ngân sách t- Cac thành viên
- Pháp lý — Trang thiết bị - Đội dự án
'- KH - KT - Nguyên vật liệu — Thông tin
Văn hóa - Cơ sở hạ tầng — Giao tiếp liên lạc
_ Thiên nhiên _ kỹ thuật - Điều kiện KT - XH
- Hạ tầng cơ sở - Nhân sự - Các điều kiện khác Kỹ thuật công cộng — Các điều kiện khác
I QUAN TRI DU AN:
1) Dinh nghia:
“ Quan trị dự án là ứng dụng kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và các kỹ thuật vào các
hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án
“ Quan tri dự án là tiến trình phối hợp tất cả mọi thứ cần được thực hiện ( sử đụng một số kỹ thuật quản lý dự án đặc biệt) để thúc đẩy các hoạt động của dự án tiến triển xuyên suốt chu kỳ hoạt động của nó (từ hình thành đến chuyển giao) để nhằm đạt được mục tiêu đã để ra
s%% Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nỗ lực và nguồn lực ( thời gian,
ngân sách, nhân tài vật lực) để hoàn thành một dự án đặc biệt theo một trình tự có hiệu quả, đáp ứng
những mục tiêu dự án và sự thỏa mãn của những người có liên quan đến dự án
Dù theo định nghĩa nào thì quần trị dự án cũng bao gồm các khía cạnh cơ bản sau đây:
— _ Định ra mục tiêu dự án tức là kết qủa cuối cùng cần đạt được — _ Xác định các phương tiện cần huy động
- Đánh giá các rủi ro
— Theo dõi, động viên phối hợp
— _ Kết thúc bàn giao dự án cho khách hàng
2) Tiến trình quản trị dự án:
Tiến trình này được thực hiện qua bốn giai đoạn cơ bản:
Khởi đầu > hoạch định— tổ chức ~ thực hiện và kiểm soát -> kết thúc
Để có thể nắm và hiểu được một cách chỉ tiết, rõ ràng hơn các công việc trong từng giai đoạn ta
trình bày tiến trình trên theo 8 bước sau đây:
> Bước một: Định danh và đóng khung các vấn dé hoặc cơ hội:
Ở bước này nhu câu cơ bản được xác định như: quy mô, hình dáng, kích cỡ của nhu cầu Bước này rất
quan trọng vì có nhiều dự án thất bại là do “nhảy giải pháp” Nhảy giải pháp tức là khuynh hướng con người nói về những việc sẽ làm trước khi phân tích tình huống một cách thích đáng, cố gắng phát triển một giải pháp trong khi chưa hiểu rõ vấn để Theo nghĩa đơn giản điều này xảy ra khi bạn cố gắng trả lời một câu hỏi mà không hiểu câu hỏi đó muốn hỏi cái gì
> Bước hai: Định danh và định nghĩa giải pháp tốt nhất:
Bước này xác định nhóm tham gia làm việc để hình thành một đội có nhiệm vụ:
Trang 8Liệt kê những cách làm hợp lý có thể được sử dụng
Dùng kỹ thuật lấy ý kiến hoặc tiếp nhận những sáng kiến tương tự để xác định những giải pháp
thay thế
Dùng các quy chuẩn đã được đồng ý trước đó đội sẽ chọn ra giải pháp tốt nhất, trình bày rõ các quy chuẩn hoàn thành dự án và tiêu chuẩn thành công của dự án Kết thúc bước này là một đề nghị chính thức được trình lên cấp trên và nhóm nhận nhiệm vụ thực hiện dự án nếu dự án được chấp nhận
Ngược lại nếu dự án khơng được chấp thuận thì nó có thể được kết thúc sớm
Lưu ý: kết thúc sớm là một thành công? Hay thất bại? Thật đáng tiếc trên thực tế một số người
lại xem cái chết sớm của một dự án ngang bằng với sự thất bại Điều này có thể khơng đúng vì nếu tiến trình đang làm việc đúng đắn nhưng các dự án khơng mang lại lợi ích cho tổ chức sẽ được loại trừ
sớm trước khi đầu tư một lượng tiền bạc và thời gian đáng kể, như vậy kết qủa ở đây không thể coi
việc kết thúc sớm là sự thất bại mà ngược lại phải được coi là thành cơng vì việc kết thúc sớm đã tránh
cho tổ chức những thiệt hại về tiên bạc, thời gian và nhân lực
Kết luận: bước một và hai là công việc thuộc giai đoạn khởi đầu > Bước ba: Định danh công việc và các yêu cầu về tài nguyên
Nội dung của bước này là xác định tồn bộ cơng việc sẽ được thự hiện Các phương pháp tốt
nhất để thực hiện công việc Các cam kết về tài nguyênđảm bảo cho tồn bộ cơng việc
> Bước bốn: Chuẩn bị lịch kiểm soát và kế hoạch phân bổ tài nguyên
Hình thành sơ đồ mạng lưới thể hiện trình tự các công việc sẽ được thực hiện
Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành dự án
> Bước năm: Ước tính chi phí và chuẩn bị nhân sự cho dự
Chuẩn bị bảng dự trù chi phí thực hiện dự án Kế hoạch phân bổ chi phí cho từng cơng việ
Giám sát và kiểm tra các khoản chỉ tiêu
Kết luận: các bước ba, bốn và năm là thuộc giai đoạn hoạch định
> Bước sáu: Phân tích rủi ro và thiết lập các mối quan hệ bên quyền lợi
Bên quyên lợi bao gồm: những ai có khả năng được hoặc mất quyền lợi thông qua sự thành công
hay thất bại của dự án
Những ai cung ứng tài nguyên cho dự án
Những ai bị tác động bởi kết quả của dự án
> Bước bảy: Duy trì quyền điều khiển và giao tiếp khi cần trong quá trình thực hiện dự
án
Qua thông tin về tiến độ thực hiện để duy trì quyển diéu khiển, chỉnh sửa nếu có sai lệch nhằm
đưa dự án trở về như dự tính ban đầu
Các báo cáo về tình trạng dự án: chỉ phí, lịch biểu, chất lượng của các thành phần bàn giao phải
được cập nhật và thông báo đều đặn cho các bên, các tổ chức có liên quan
> Bước tám: Kết thúc dự án
Nội dung của bước này là lập một danh sách các công việc mà đội cân hồn thành để có thể kết
thúc được dự án a
Tiến hành các cuộc họp để rút kinh nghiệm Những kinh nghiệm có giá trị sẽ được chuyển giao
cho các tổ chức dự án nhằm giúp các nhóm trong tương lai làm việc tốt hơn
II TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG DỰ ÁN
1/ Định nghĩa sự thành công của dự án -
Định nghĩa về sự thành công của dự án là một điêu hiển nhiên và rất quan trọng Tuy nhiên mỗi tổ chức lại có cách nhìn riêng về các nội dung trọng yếu trong các kết quả của dự án, vì vậy có nhiều dự án được đưa ra.nhưng nếu chúng ta xem xét nhiều cách khác nhau với các dự án thành công chúng
Trang 9ta sé dễ dàng nhận thấy thành công của dự án tổn tại trên 4 cấp Và bất kỳ các giá trị cụ thể nào được
dùng để định lượng sự thành công hay thất bại của dự án nguyên tắc vẫn không thay đổi
« Cấp một: Đáp ứng các đích của dự án: ở cấp này câu hỏi được đặt ra là dự án có đáp ứng được các đích ban đầu về chỉ phí, lịch biểu, chất lượng và công năng hay khơng?
« Cấp hai: Hiệu năng của dự án: dự án được quần lý tốt đến mức nào?
Nếu dự án đáp ứng được các đích của nó song các nhóm khách hàng, đội dự án, hoặc những người khác bị tác động ngược lại thì tất yếu dự án không được coi là thành công
Hiệu năng của dự án có thể được ước tính nhờ dùng các quy chuẩn sau: — Mức độ phân hoá đối với hoạt động của khách hàng
~ Cac tai nguyén dude sử dụng hiệu qủa tới mức nào?
— _ Lượng tăng trưởng và phát triển của các thành viên trong đội dự án —_ Các mâu thuẫn đã được quản lý hiệu quả đến mức nào?
—_ Chi phí cho các chức năng quản trị dự án
« Cấp ba: Tiện ích của khách hàng hoặc người sử dụng
Ước tính sự thành công ở cấp này được trả lời theo các câu hồi sau —_ Vấn đề ban đầu có được giải quyết không?
—_ Sự gia tăng có thể xác minh: doanh thu, thu nhập, lợi nhuận v.v
—_ Có tiết kiệm được khoản tiền như dự kiến hay không?
— Thực tế khách hàng có đang sử dụng sản phẩm của dự án khơng?
« Cấp bốn: Cải tiến tổ chức, tức là tổ chức có học được gì từ dự án không đối với công tác tổ chức của mình
2/ Những yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công dự án:
Một dự án có thực hiện thành cơng được hay không thường tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố then chốt đó là năng lực của cá nhân và tổ chức, mơi trường có thể ( sự ủng hộ của các nhà quản lý cấp cao và các thành viên quan trọng khác có liên quan đến dự án), sự mong muốn ( hiểu biết, thái độ, lợi ích )
tất cả những điều đó được thể hiện một cách chỉ tiết và cụ thể như:
—_ Sứ mệnh của dự án có được xác định rõ ràng, có được hiểu một cách thấu đáo và cặn kẽ hay khơng? Có nhận được sự cam kết cho việc thực hiện dự án không?
— Thiết kế dự án có đây đủ và phù hợp với thực tế triển khai dự án
— Nhà quản lý và các thành viêncủa dự án —_ Lịch trình thực hiện dự án
— Sự ủng hộ của các nhà quản trị ở cấp cao nhất
—_ Phân phối nguồn lực: đúng, đủ và kịp thời theo yêu cầu
— Các kênh cung cấp thông tin trong quá trình triển khai dự án — Cơ chế và các nguyên tắc kiểm soát dự án
~_ Khả năng xử lý các sự cố xảy ra
— Phản ứng trước các yêu cầu của khách hàng
3/ Các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án:
—_ Không có sự liên kết chặt chẽ giữa các bên có liên quan đến dự án
— Không xác định được nhu cầu thực của dự án tức không xác định được đúng vấn dé cần
giải quyết
— Không chỉ ra được sự khác biệt giữa mục tiêu cụ thể và phương thức tiến đến mục tiêu đó
— Phân tích khơng đầy đủ tư tưởng của dự án trước khi quyết định chuyển sang giai đoạn
nghiên cứu khả thi
Trang 10—_ Sử dụng các kỹ thuật không phù hợp với thực tế
— Không xem xét đây đủ và kỹ lưỡng nang luc cua nhà quản trị dự án
— Không lường trước được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện — Không thảo luận cụ thể và chỉ tiết về ngân sách cho dự án
— Thiếu thông tin cho nên đã khơng có những phản ứng linh hoạt và kịp thời khi rủi ro xay ra — C6 qua nhiều người quản lý ở các khâu khác nhau khi chỉ đạo cùng một tiến trình của dự án
IV SU KHAC BIET GIUA CONG VIỆC QUẦN TRỊ DỰ ÁN VÀ CÔNG VIỆC CỦA CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP
CÔNG VIỆC QUẦN TRI DU AN CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG BAN
Mục tiêu và hạn chót là cụ thể Mục tiêu và hạn chót làchung chung
Các hoạt động có liên quan với nhau Các hoạt động khơng có liên quan với nhau Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được quy định rõ trong quy mơ của phịng ban
Kết quả mong muốn đã được xác định rõ Không có kết quả cụ thể nào được quy định rõ
Sự khác biệt này có thể được phân tích cụ thể hơn như sau: ` Dự án là một công việc khác thường:
Mỗi dự đều kéo theo công tác nghiên cứu, soạn thảo, xắp xếp và báo cáo thơng tin ngồi phạm
vicác hoạt động thông thường trong khi công việc thường nhật chỉ gói gọn trong khn khổ của từng phịng ban
Ví dụ: trưởng phòng kỹ thuật của một công ty lập báo cáo hàng tháng nêu rõ các thông tin tiếp xúc với khách hàng như là một công việc thường nhật nhưng khi được giao nhiệm vụ thẩm định hồ sơ
thiết kế một cơng trình thì người trưởng phịng này lại chịu trách nhiệm về một dự án
s Các hoạt động của dự án có liên quan với nhau:
Công việc trong phòng ban chức năng chỉ liên quan đến các hoạt động của phòng ban đơ trong
khi các công việc của dự án lại có liên quan chắt chẽ với nhau để hướng đến kết quả cuối cùng cần đạt Như vậy công việc của dự án đồi hỏi phải có sự kết hợp khơng chỉ với một phòng ban mà còn với
các phòng ban khác cũng như với các nguồn lực bên ngồi
Ví dụ: người quản lý phòng kế hoạch được giao nhiệm vụ đắm nhận một dự án là “ khảo sát và đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế với khách hàng thì đòi hỏi phải làm việc với phòng
MARKETING, KINH DOANH, TAI CHINH và các đối tác của công ty
s* Mục tiêu và hạn chót là cụ thể:
Mục tiêu của phòng ban có xu hướng ổn định hoặc chỉ tiến triển theo thời gian Hạn chót cũng
vậy có thể hồn thành linh động hơn tuần hay tháng tuỳ thực tế ** Kết quả cần đạtđã được định rõ:
công việc thường nhật không nhằm vào một kết quả mà nhằm vào việc duy trì các quá trình trong khi dự án tạo ra một kết quả cụ thể
Tóm lại các dự án được phân biệt với công việc thường nhật ở chỗ nó phải hoạt động trong một khuôn khổ với ba điều kiện áp đặt đó là thời gian, ngân sách và kết quả
V SỰ KHÁC BIỆT GIỮA TỔ CHỨC VÀ DỰ ÁN:
Khi so sánh dự án với tổ chức chúng ta thấy dường như chúng có nhiều điểm chung tức là cả hai
đều có kết quả, mục tiêu, là một hệ thống và đều có nhà lãnh đạo Tuy nhiên chúng có những khác
biệt rất cơ bản ;
— Phạm vi thời gian: dự án có khoảng thời gian xác định và hữu hạn tức không vượt qua điểm mà tại đó kết quả dự án được giao cho thân chủ Trái lại tổ chức khơng có giới hạn đó
—_ Tham vọng của tổ chức là lâu dài, là sự tổn tại tiếp tục và sự sống còn trong khi dự án là
tạm thời
Trang 11~Mục tiêu dự án là thời gian chính xác tức phải đạt được mục tiêu vào ngày hay thời gian nào đó được xác định từ lúc dự án mới ra đời và khi đạt được điều này thì dự án chấm dứt Kết qua dự án là duy nhất, đơn lẻ và không có cái thay thế, cịn kết quả của dự án là bản sao chính xác của kết qua da được tao ra tại thời điểm nào đó trong lịch sử
Dự án có thể được áp dụng để tạo ra sự thay đổi đảm bảo cho tổ chức hoạt động đạt hiệu quả
cao hơn thậm chí còn được dùng để định hướng lại hay cơ cấu lại tổ chức vì mục đích tổn tại và phát triển
Tóm lại trong chương một chúng ta đã nghiên cứu những vấn đề rất cơ bản có liên quan đến dự ánvà quản trị dự án.phân biệt sự khác nhau giữa công việc dự án và cơng việc của các phịng chức năng trong doanh nghiệp, sự khác biệt giữa tổ chức và dự án làm cơ sở cho việc nghiên cứu các chương tiếp theo được thuận lợi
