Tài liệu Giáo trình quản lý dự án- Chương 7 pptx

Trang 1

CHƯƠNG VII KIEM SOAT DY AN

TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT DU AN:

1 Khái niệm và quy trình kiểm soát dự án:

Bất kỳ một dự án nào cũng có các ràng buộc liên quan đến:

—_ Chỉ phí: đây là yếu tố quyết định số lượng của các nguồn lực được sử dụng -_ Thời gian: yếu tố hiếm khi có đủ

-_ Chất lượng: bao gồm tất cả các đặc tính mà sản phẩm đầu ra của dự án phải hội đủ

Tất cả những ràng buộc này đều đã được các nhà quản trị dự án lập kế hoạch khá kỹ

lưỡng, tuy nhiên như chúng ta đã biết là các dự án khi triển khai thực hiện đều diễn ra trong

một môi trường không chắc chắn Vì thế để dự án thành công cần phải có hoạt động kiểm

soát

Vậy có thể hiểu: kiểm soát là một hoạt động nhằm giảm đến mức tối thiểu những sai lệch

giữa thực tế và kế hoạch để đảm bảo sự thành công cho dự án

Nói cách khác, giám sát là một quá trình bao gồm 3 bước:

Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai

Bước 1: Gidm sát là việc thu thập, phân tích thường xuyên tất cả các thông tin có liên quan đến mọi khía cạnh của dự án

Bước 2: So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra nhằm phát hiện những

sai lệch và nguyên nhân gây ra sai lệch đó

Bước 3: Sửa sai là việc thực hiện các biện pháp chỉnh sửa để giảm thiểu sai lệch nhằm thúc đẩy

sự thành công của dự án

Kiểm soát dự án cũng giống như bất cứ cơng tác kiểm sốt cơng việc nào Tức là kiểm

Trang 2

X Xác định mục tiêu: mục tiêu kiểm soát cần xác định rõ: đối tượng cần kiểm soát là công việc bộ phận hay toàn bộ dự án Kiểm soát cái gì?

> Lập kế hoạch kiểm sốt:

¢ Cu thé hda kiểm soát cái gì?

e - Ai làm việc đó? Tại sao?

« - Cách làm, khi nào? Ở đâu?

> Truyền đạt kế hoạch kiểm soát cho các thành viên: đây là một quá trình 2 chiều tức là thông tin được truyền tải theo 2 hướng nghe và nói, nếu chỉ nói không chưa đủ mà phải xem người nghe có hiểu điểu bạn truyền đạt không? Muốn vậy phải tùy hoàn cảnh mà

chọn phương pháp truyền đạt cho thích hợp (tham khảo tài liệu phương pháp truyền đạt)

» Xây dựng chuẩn mực công việc và kết quả công việc để kiểm soát Rất khó có thể đánh

giá thành công hay thất bại nếu không có một chuẩn mực rõ ràng làm thước đo Tùy theo

đối tượng được kiểm soát mà chuẩn mực được thể hiện bằng định lượng hay định tính

Ví dụ: Kiểm soát chỉ phí: định lượng

Kiểm soát thái độ của khách hàng: định tính

Một điều cần lưu ý là chuẩn mực thường mang tính chủ quan (nói cách khác chuẩn mực là

do ai đó đưa ra), vì thế việc đánh giá về một kết quả hay công việc nào đó thì hiếm khi có sự trùng hợp giữa người này với người kia Do đó bất cứ khi nào có thể cần: xác định rõ và miêu tả một cách chính xác chuẩn mực về kết quả của đối tượng được kiểm soát

>_ Thu thập dữ liệu: đây là công việc không thể thiếu được của quá trình kiểm soát Để thu thập dữ liệu cần sử dụng nhiều phương pháp khác nhau:

—_ Nói chuyện - Hop dinh ky

- _ Yêu cầu nhân viên báo cáo bằng miệng

—_ Đi cùng công việc: đây là cách hữu hiệu nhất - B4o cdo bang văn bản: phải xác định rõ

e Những thông tin họ cần báo cáo cho mình?

e Thông tin này phục vụ cho cái gì?

s Tần suất báo cáo thông tin: số lần / đơn vị thời gian

® Ai chịu trách nhiệm báo cáo những thông tin đó

» _ Thiết kế mẫu báo cáo cụ thể

> So sánh chuẩn mực với kết quả và mục tiêu: phát hiện sai lệch

> Điều chỉnh sai lệch để hoàn thành dự án 2 Nguyên tắc kiểm soát:

Để phục vụ cho mục tiêu thành công của dự án trong mọi tình huống, khi thực hiện cơng

việc kiểm sốt cần qn triệt những nguyên tắc cơ bản sau:

-_ Kiểm soát công việc dự án chứ khơng phải kiểm sốt người thực hiện

~_ Kiểm sốt cơng việc trong suốt quá trình thực hiện dự án: đã, đang và sẽ hoàn thành

—._ Các dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc

~_ Phải sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu

~_ Phải thiết kế một hệ thống kiểm soát rõ rang và cụ thể

3 Các công cụ kiểm soát dự án:

~_ Bản kế hoạch kiểm soát dự án: xác định những nội dung và tiêu chuẩn kiểm soát

- Cac bang bdo cdo:

e Vé thực trạng kết quả, so sánh kết quả với kế hoạch

Trang 3

—_ Sơ đồ tiến trình thực hiện dự án: làm cơ sở cho việc theo đõi và kiểm soát lịch trình thực hiện dự án

-_ Biểu đồ nhân quả: là một công cụ được sử dụng để trình bày mối quan hệ giữa một kết

quả với các nguyên nhân tiểm tàng có thể ghép giống như hình một cái xương cá Nguyên nhân Nhân Phương lực pháp Vấn dé Nguyén Tai vat liéu chinh - Phan mém quan ly dy dn 4 Chat lugng kiểm soát dự án:

Mục tiêu của kiểm soát là phát hiện những sai lệch để chỉnh sửa nhằm thúc đẩy sự thành

công của dự án Vì vậy việc kiểm soát dự án đòi hỏi phải có chất lượng mới có thể có hiệu lực

Chất lượng kiểm soát tùy thuộc rất lớn vào chất lượng của các dữ liệu thu thập được và

các báo cáo về dự án Điều đó có nghĩa là:

—_ Các dữ liệu thu thập được phải chính xác và kịp thời

- Cac dạng dữ liệu phải phù hợp với từng khía cạnh của dự án

Ví dụ: Dữ liệu về chỉ phí phản ánh khía cạnh sử dụng các nguồn lực

Dữ liệu về doanh thu phản ánh khía cạnh tiêu thụ đầu ra của dự án

~ Nguồn cung cấp dữ liệu phải có địa chỉ cụ thể, tin cậy

—_ Các báo cáo phải đáp ứng đúng yêu cầu của nhà quản trị dự án tránh những báo cáo vô nghĩa Trên thực tế các vấn đề về báo cáo thường xảy ra là:

Báo cáo quá chỉ tiết cả đữ kiện lẫn nội dung: báo cáo như vậy sẽ rất khó đọc, cẩn

trở nhân viên trong việc tìm kiếm những thông tin cần thiết, cho thấy sự chuẩn bị

không kỹ Điều đó làm tăng thêm sự nghỉ ngờ về tính chính xác của các đữ liệu

Và cuối cùng chắc chắn rằng loại báo cáo như vậy sẽ rất tốn kém về thời gian Không thích ứng với báo cáo ở cấp quản lý bên trên dự án, điều này gây khó khăn

cho việc theo dõi và kiểm soát dự án của cấp cao

Không có sự tương thích giữa hệ thống hoạch định và hệ thống kiểm soát Điều

này gây khó khăn cho việc truy tìm dữ liệu (tiêu thức cho các hoạt động trong

hoạch định không giống với kiểm soát) Và tất yếu là việc kiểm soát sẽ trở nên

vô nghĩa

Báo cáo quá sơ sài, chung chung, gây khó khăn cho việc đánh giá đúng thực trạng thực hiện của dự án

Để khắc phục tình trạng trên và để cho các báo cáo dự án có hiệu lực thì yêu cầu đối với các báo cáo dự án phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

- Nội dung và số lượng báo cáo phải phù hợp với nhu cầu kiểm soát dự án

Tường trình rõ: tình trạng hiện tại, thời gian và chỉ phí, các mâu thuẫn giữa các bộ

phận, các yếu tố trong khi thực hiện dự án

Các nguyên nhân, kết quả cũng như xu hướng của các sự kiện phải nêu cụ thể, rõ rang

Trang 4

II

« - Các biểu đồ, bảng biểu minh họa phải được cập nhật theo thời điểm thống nhất - Các báo cáo phải được đưa ra đúng thời điểm kiểm tra và những thời điểm có biến cố

quan trọng xảy ra

-_ Các loại biến cố: nên phong phú đáp ứng đúng yêu cầu của công tác kiểm soát

e - Báo cáo hàng kỳ theo lịch trình đã định và theo các mốc đặc biệt quan trọng trong dự án

« - Báo cáo ngoại lệ gắn với tình trạng đột xuất và là loại dữ liệu thông báo tới các

nhà quản trị khác

« - Báo cáo đặc biệt: được sử dụng để phổ biến kết quả nghiên cứu hoặc đối phó với các vấn đề đặc biệt phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

CÁC BƯỚC THIẾT KẾ HỆ THỐNG GIÁM SÁT:

Hệ thống giám sát có thể được miêu tả là một loạt các quy trình giúp cho luồng thông tin được hoạch định trong phạm vi tổ chức tới được các cấp quản lý khác nhau nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định Đối với mỗi dự án thông thường, nó là một tổ chức khá lỏng lẻo vì nó chỉ tổn tại trong một thời gian nhất định để đạt được một mục đích nào đó, vì thế tổ chức này thường gặp

những khó khăn trong việc thiết lập luồng thông tin nội bộ một khi dự án bắt đầu Trong trường

hợp đó, người quản lý dự án không thể chờ đợi và để hệ thống thông tin tự nó phát triển theo

kiểu thử và mắc lỗi mà phải chủ động hơn bởi lẽ có thể vào thời điểm hệ thống thông tin đạt

được chuẩn mực thì dự án đã đến điểm kết thúc Do đó ban quản lý dự án cần phải thiết kế hệ thống giám sát phù hợp với nhu cầu nếu muốn dự án thành công và đạt hiệu quả

Việc thiết kế hệ thống giám sát cần tuân theo các bước sau: Bước l: Xác định cơ cấu quản lý

Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý, do đó cần phải hiểu rõ trách nhiệm của cấp quản lý mà hệ thống này phải phục vụ Do đó phải xác định xem hệ

thống giám sát nhằm vào những đối tượng nào? Ban quản lý có nhiệm vụ gì? Dưới

quyền ai? Thông thường có các cấp quản lý sau:

« - Cấp chiến lược: ban tư vấn

« Cấp giám sát và điều phối: giám đốc quản lý dự án « - Cấp thực hiện: đội ngũ nhân viên thực hiện

© Cap thụ hưởng: nhóm mục tiêu

Bước 2: Làm rõ mục tiêu

Phân tích khung lôgich của dự án gồm mục tiêu tổng thể, mục đích, đánh giá chất

lượng đầu vào, đầu ra

Cùng với cơ cấu quản lý, nội dung khung lôgich giới thiệu bức tranh rõ nét về

những hoạt động mà các cấp khác nhau của tổ chức dự định tiến hành

Trang 5

DỰ ÁN Mục tiêu Giảm tỉ lệ số ` `

và tổng thể | người nhiễm bệnh PHONG ĐÀO TẠO

, Có nước uống Mục tiêu Có nước uống , , +

Mục đích ? 2 2 2

sạch để dùng tổng thể sạch để dùng BẠN QUẦN LÝ NƯỚC XÃ

+ > Xây dựng các Thực hiệ we

Két qua say - š „ „ ˆ He ren Mục tiêu Giềng hoạt dat được giéng cap nước Muc dich công việc tổn ít đông tốt

oS bảo dưỡng bảo dưỡng tốt 6 que vệ

Tiến hành Tiến hành

Các hoạt Kết quả bồi dưỡng cho bồi dưỡng cho

^ 9 Dao tao ` ¬ ích

động cụ thể " dat dudc thanh vién ban Mục đíc thành viên ban

quản lý nước xã quản lý nước xã

Các hoạt động Nâng cao Kết quả Tổ chức ban cụ thể nhận thức đạt được | quản lý nước xã

Các hoạt Lựa chọn động cụ thể thành viên

Bước 3: Phân tích tiến trình

Tiến hành phân tích những bước chính trong quá trình phát triển của dự án, chí ra những khó khăn tiểm ẩn quan trọng, các bước đi chủ yếu, các thời điểm quan trọng

Bước 4: Hình thành bảng câu hỏi lấy thông tin của một người quản lý

Tất cá mọi thông tin chỉ có ý nghĩa khi nó trả lời được câu hỏi đặt ra Đối với hệ thống giám sát, đây là những câu hỏi do người quần lý xây dựng, bởi chính người quản lý phải biết mình cần những thông tin gì? Căn cứ vào mô hình ở bước 3, người quản lý

có khả năng xác định những vấn để mà mình cần được thông báo thường xuyên

Câu hỏi của người quản lý là câu hỏi mở vì không thể trả lời chỉ bằng đúng hoặc sai

mà phải được giải thích bằng thông tin

Câu hỏi có liên quan đến một chuỗi các sự kiện, tức liên quan đến những hoạt động

đã hình thành trong quá khứ

Cái khó trong việc xác định những nhu cầu về thông tin không phải ở chỗ xây dựng câu hỏi càng nhiều càng tốt mà là làm thế nào qua câu hỏi xác định được thông tin nào

cần thiết và thông tin nào không cần thiết Trên thực tế hầu hết các hệ thống kiểm soát

bị sụp đổ là do những câu hỏi đặt ra khó hiểu, mơ hồ, chung chung

Khi thiết kế những câu hỏi cần liệt kê chúng thành những phần riêng biệt như: —_ Giám sát đầu vào của hoạt động

» - Tài chính: tập hợp và xử lý các thông tin tài chính bằng hệ thống kế toán thống kê

riêng nhằm cung cấp cho ban quản lý dự án những thông điệp chỉ tiết tới mức độ cần

thiết

Ví dụ: Chúng ta mua nguyên vật liệu hết bao nhiêu tiền cho 1 hoặc 2 tháng vừa qua? « Trang thiết bị: việc khai thác sử dụng và hoạt động của các trang thiết bị

Ví dụ: Trong 1 tháng có bao nhiêu ngày xe tải được sử dụng hết công suất để vận chuyển vật

liệu cho xây dựng?

« Nguyên vật liệu: liên quan đến hầu hết các don vi quan ly

Ví dụ: Số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu có đáp ứng được yêu cầu sử dụng hay

không?

Trang 6

s - Nhân lực: bao nhiêu người tham gia, mỗi giai đoạn thời gian cần bao nhiêu người? - Gidm sát đầu ra: Người quản lý ở cấp giám sát — điều phối thường quan tâm đến những

thông tin phục vụ cho việc thực hiện trách nhiệm của mình Ví dụ: Đã hoàn thành được bao nhiêu sản phẩm?

—_ Giám sát phản ứng: cấp độ mục đích dự án

Ví dụ: Với dự án cấp nước làng xã thì câu hỏi để giám sát phản ứng là: Có bao nhiêu người lấy nước từ giếng mới xây?

Có bao nhiêu % người dân được đào tạo để tham gia vao ban quản lý dự án cấp nước làng

xã?

—_ Giám sát tác động: cấp độ mục tiêu tổng thể: có sự thay đổi nào về số lượng căn bệnh

liên quan đến việc sử dụng nước ở giếng mới xây?

—_ Giám sát bối cảnh: có sự thay đổi nào về mực nước giếng ở các làng khi có giếng cấp nước mới, dân số tăng lên như thế nào ở các làng có liên quan

Bước §: Xác định mục tiêu: cụ thể hóa bằng chỉ tiêu định lượng càng rõ càng tốt Tuy nhiên có

những chỉ tiêu mang tính định tính Vì vậy để có thể giám sát được thì các chỉ tiêu này

phải có giá trị tức là có mối quan hệ nhân quả với câu hỏi của người quản lý Có thể đo lường với mức độ chính xác chấp nhận được

Có thể thích nghi với sự thay đổi của hiện tượng cần quan tâm

Đơn giản (dễ thu thập), ít tốn kém

Bước 6: Xác định biểu đồ lưu lượng thông tin Biểu đổ này được xây dựng trên nền tắng những

câu hỏi sau:

e - Cần thu thập những dữ liệu nào? Ở đâu? ¢ - Thu thập bằng phương thức gì? Ai thu thập? e Nhận được thông báo bằng cách nào?

e Khi nao nhận được thông báo? Bước 7: Xác định trách nhiệm

e _ Ai sẽ tiến hành thu thập đữ liệu? e Ai sẽ tiến hành xử lý đữ liệu? e Ai viết báo cáo?

se _ Điều phối biểu đồ luồng thông tin như thế nào?

Bước §: Phương tiện và chi phí cho giám sát

Khi tiến hành xử lý thông tin cần xác định rõ: đội ngũ cán bộ chuyên trách cần? Máy tính? Trang thiết bị? Nơi làm việc? v.v Giám sát không nhất thiết cần hoạt động

gay ton kém nhưng đôi khi cũng cần phân bổ ngân sách cho công tác này

Bước 9: Rủi ro và mối đe dọa:

Trong quá trình giám sát, hệ thống giám sát có thể gặp phải những rắc rối như:

-_ Về mặt chuyên môn: khó khăn trong việc xác định những gì mà một người muốn

biết

—_ Yếu tố văn hóa: người thì cho rằng không nên giám sát, người thì cho rằng những gì xảy ra đã quá rõ ràng rồi

- _ Rắc rối mang tính chính trị: sợ đưa ra những số liệu rõ ràng về tiến độ thấp Và còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa Vì thế khi thiết kế hệ thống giám sát, yếu tố then chốt là cố gắng dự đoán trước những rắc rối có thể xảy ra và triển khai các phương án khắc phục

Trang 7

I

Tóm lại việc thiết kế một hệ thống giám sát rõ ràng và cụ thể thì những thông tin bắt nguồn từ hệ thống này có thể được sử dụng vào những mục đích như:

-_ Phát hiện sai lâm để sửa chữa -_ Ngăn ngừa sai lầm

- _ Phát hiện những hạn chế và rào cản để giải quyết kịp thời

—_ Phát hiện những thông tin không trùng với mục tiêu đã xác định để qua đó thực hiện các

hoạt động cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát dự án - Sw dung nhiing thông tin về kết quả thực tế

e Dé khuyén khích, tuyên dương đội ngũ cán bộ nhân viên (tăng cường hình ảnh về mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên với nhau và giữa thành viên với dự án)

e _ Để cải thiện và tăng cường hình ảnh bên ngoài của dự án (đối với chính phủ, nhà tài trợ, V.V )

CHI PHÍ VÀ RỦI RO GIÁM SÁT:

1 Chi phí giám sát:

Công tác giám sát phải hỗ trợ cho việc cải thiện các hoạt động nhằm nâng cao kết quả

của dự án Tuy nhiên trên thực tế đôi khi không phải như vậy, có những dự án có hệ thống

giám sát chặt chẽ nhưng kết quả vẫn rất hạn chế Mặt khác, giảm những hoạt động giám sát không nhất thiết dẫn đến kết quả thấp hơn

Vì thế cần phải tối ưu hố cơng tác giám sát bằng cách đưa ra những câu hỏi như: -_ Liệu chỉ phí của hệ thống giám sát có hợp lý không?

-_ Liệu thông tin giám sát có đóng góp thích đáng vào kết quả của dự án qua việc phát hiện, ngăn ngừa và ghi lại sai lầm không?

Từ những câu hỏi này chúng ta sẽ giảm thiểu được tổng chi phí cho việc triển khai, duy trì

hệ thống giám sát và những chi phí phát sinh do sai lầm bên trong và ngoài tạo ra

> Chi phi giám sát gồm:

e _ Khấu hao hệ thống máy tính, lưu trữ hồ sơ

e Sử dụng nguyên vật liệu (giấy, văn phòng phẩm )

e Phuong tién di lai

e Thdi gian cla d6i ngi cán bộ nhân viên dùng để thu thập, ghi sổ, xử lý đữ liệu,

lập báo cáo

e - Đào tạo cán bộ nhân viên để triển khai và duy trì hệ thống

> Chi phí khắc phục những sai sót bên trong ảnh hưởng tiêu cực đến động cơ thúc đẩy

đội ngũ nhân lực: thời gian giáo dục, đàm phán thuyết phục

> Chi phí khắc phục những sai lầm bên ngoài làm suy giảm hình ảnh của dự án đối với

nhóm mục tiêu và nhóm đối tác

Trên cơ sở phân tích những loại chi phí giám sát và chi phí khắc phục sai lầm, nhà quản

trị dự án phải tối ưu hóa hệ thống giám sát bằng cách đưa ra những câu hỏi sau:

-_ Liệu việc tăng cường chi phí cho giám sát có làm giảm đáng kể chi phí dùng cho việc khắc phục những sai sót bên trong và bên ngồi khơng?

Nếu có thì đây là lý do chính đáng cho quyết định “cần tăng cường các hoạt động giám sat”

- Liéu việc tăng cường giám sát có tăng kết quả không?

- Liệu việc giảm chi phí cho giám sát có dẫn tới gia tăng những sai sót bên trong và bên ngồi khơng?

Nếu không thì giảm các hoạt động giám sát 2 Rui ro trong gidm sat:

Trang 8

b) c) Có rất nhiều yếu tố cản trở quá trình giám sát: Yếu tố kỹ thuật: Khó khăn trong đo lường: đo thái độ, văn hóa của đội ngũ nhân viên trong quá trình làm việc

Khó khăn trong việc xác định nhiệm vụ (ai làm gì trong quá trình giám sát? Ai sẽ

nhận được những thông tin gì? Sự xung đột về quyển lợi của mọi người làm giảm độ tin cậy của thông tin)

Khó khăn trong việc đánh giá tầm quan trọng của thông tin đối với mỗi đối tượng vì

không phải lúc nào cũng có tiêu chí để phân biệt thông tin chính, phụ

Có xu hướng lạm dụng các tiểm năng về kỹ thuật cho dù không hiệu quả hoặc không áp dụng được Chi phí vượt khung và sự phức tạp của hệ thống thông tin - > sử dụng phương pháp không phù hợp và không thực tế Công tác quản lý không thể thể hiện được những nhu cầu về thông tin của mình Yếu tố chính trị:

Bẫy ủng hộ quá mức: tức là tìm cách để chứng minh ý tưởng của mình là đúng - >

thiếu quan tâm giám sát

Đội ngũ cán bộ có trách nhiệm duy trì hệ thống thường sợ bị kiểm soát

Ban quản lý không muốn làm rõ mọi việc vì sợ ảnh hưởng đến vị trí công tác của mình

Yếu tố văn hóa:

Nhảy vọt chiến lược: muốn có sự thay đổi lớn nên ít quan tâm đến những bước tăng

trưởng đệm, thành quả của giám sát

Đánh giá thấp tâm quan trọng của dữ liệu trên thực tế mà để cao những mối quan hệ thế lực liên quan

Hội chứng “càng nhiều thông tin càng tốt” làm lỗng thơng tin, khó phân biệt thông tin dung, sai

Sự khủng hoảng quản lý - > lôi cuốn cán bộ của dự án

Rui ro trong giám sát:

Do hậu quả của những cản trở trên nên hệ thống giám sát có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án đó là:

-_ Quyết định sai của ban quản lý dự án do:

« _ Thơng tin khơng hồn thiện hoặc không đúng

e - Không sử dụng những thông tin đúng và hoàn thiện

e - Giải thích sai lệch những thơng tin đúng và hồn thiện

- Si dụng những thông tin (nhạy cảm) vì lợi ích đi ngược lại với lợi ích của dự án:

lợi ích của cá nhân dự án hoặc của phía đối tác

Những nhân tố rủi ro:

Những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động giám sắt có thể là: -_ Khi thiết kế hệ thống giám sát:

« Quá phức tạp và quá tốn kém ‹ Yêu cầu thông tin q mức cần thiết

« Khơng phát hiện chính xác nhu cầu thông tin

e Không có chỗ lưu những thông tin định tính

Trang 9

d)

¢ - Những cam kết không thực tế, quá nhiễu kỳ vọng

-_ Khi giới thiệu, triển khai hệ thống:

—_ Những người được giới thiệu khơng hồn tồn ủng hộ: ban quản lý, nhân sự

—_ Đối tác (nhà tài trợ), khách hàng không chấp nhận những chỉ phí có liên quan (thời gian, tiền bạc)

— Không được đào tạo để công khai hệ thống

~ Quy trinh vi tính hóa quá nhanh, quá cao cấp không sử dụng được ngay một cách

thuần thục, bị lúng túng

—_ Trong quá trình hoạt động:

« - Những người mới vào không được giới thiệu đầy đủ về hệ thống

» - Đội ngũ cán bộ và ban quản lý dần dần thấy mệt mỏi với hệ thống, thất vọng

về kết quả đạt được

¢ Q nhiều thơng tin được đưa ra -> Không có đủ thời gian để thu thập, ghi

chép, xử lý, báo cáo, đọc và ra quyết định e - Không theo kịp những quyết định đưa ra

¢ Đội ngũ cán bộ và ban quản lý không nhận thức được tầm quan trọng của

thông tin và không quan tâm đến những thông tin được cung cấp

Nguyện tắc chỉ đạo để xử lý những rủi ro:

Khi thiết kế hệ thống: ¢ Dam bao tinh don giản

e Hinh thanh nhifng muc tiéu cé tinh thic tién va cdc thdi diém quan trong

¢ _ Gắn kết nhu cầu thông tin với quy định quản lý

e Tan dung nguồn thông tin hiện có và xác định phương pháp thu nhận thông tin hiệu

quả, không nhất thiết phải chính xác 100% « - Lựa chọn phần cứng và phần mềm phù hợp

e - Phải lôi kéo ban quản lý và cán bộ tham gia tích cực vào quá trình thiết kế và phát

triển hệ thống

Khi giới thiệu, triển khai hệ thống:

e - Ban quản lý thể hiện sự hỗ trợ và chỉ rõ tầm quan trọng của hệ thống

« - Chú ý thích đáng: công tác đào tạo, những khó khăn có thể nảy sinh và khắc phục nó « Quan tâm sát sao nhằm theo dõi liên tục những thông tin được cung cấp

e - Nếu có thể hãy thực hiện từng bước, không nên vội vàng, kỳ vọng quá nhiều Khi hệ thống hoạt động:

e - Giám sát và thường xuyên kiểm tra hệ thống để phát hiện và cải tiến cho phù hợp « - Giao trách nhiệm duy trì hệ thống cho cá nhân cụ thể

« - Những người thụ hưởng tham gia vào quá trình thu thập dữ liệu và phản hồi thông tin

về những kết quả và thông tin nhận được từ dự án

Iv CÁC LOẠI KIỂM SOÁT DỰ ÁN:

1 Kiểm soát tiến độ:

8) Tâm quan trong:

Tiến độ thực hiện dự án có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của toàn bộ dự án: đó là chi

phí, thời hạn chuyển giao dự án cho người sử dụng, uy tín của tổ chức đối với khách hàng

và các đối tác hỗ trợ các yếu tố đầu vào cho tổ chức

Căn cứ vào tiến độ thực hiện dự án để quyết toán chỉ phí và lịch trình thanh toán cho các

đối tác cung cấp vốn

Phân bổ nguồn lực để giảm tình trạng khan hiếm ở từng thời kỳ

Trang 10

-_ Giảm tác động bất lợi do môi trường bên ngoài gây ra bởi lẽ môi trường luôn luôn biến động và vì thế không phải lúc nào môi trường cũng tạo thuận lợi cho việc thực hiện dự án

—_ Chủ động đưa ra những giải pháp để điều chỉnh các hoạt động chậm trễ có nguy cơ làm

cho dự án không thể hoàn thành đúng thời hạn

b)_ Kiểm soát tiến độ bằng sơ đồ mạng:

Thông qua việc phân tích các thông số trên sơ đổ mạng ta có thể xác định được: —_ Tiến độ cho từng hoạt động cụ thể: thời điểm bắt đầu, kết thúc, thời gian thực

hiện

- _ Tổng thời gian thực hiện dự án tối thiểu

—_ Thời gian dự trữ của các hoạt động

-_ Đường găng và các hoạt động găng để có biện pháp đảm bảo cho các công việc

găng hoạt động đúng tiến độ nhằm thực hiện toàn bộ dự án đúng hạn

—_ Hoạt động không găng và thời gian dự trữ của chúng để có thể sử dụng những

nguồn tài nguyên tạm thời của các hoạt động này nhằm thúc đẩy toàn bộ dự án 2 Kiểm soát chỉ phí:

a) Tâm quan trọng:

Việc theo dõi các khoản chi phi thực hoàn toàn khác với chi phí dự kiến Thông qua

việc theo dõi này có thể xác định được các vấn để phi hiệu quả về chỉ phí để đưa ra các biện pháp sửa chữa đúng lúc và hữu hiệu nhất

Giúp xác định mức độ lợi ích thật sự của tổ chức thực hiện dự án đó b) Phân tích các sai lệch: -_ Sai lệch về chỉ phí: tỷ lệ %: _ ACWP- BCIVP _—— BCWP CV Trong đó: CV: tỉ lệ sai lệch chỉ phí

ACWP: thực chi cho công việc đã tiến hành

BCWP: kinh phí dự trù cho công việc đã tiến hành -_ Sai lệch về tiến độ: % _ BCWP - BCWS - BCWS SV Trong đó: SV: tỉTệ sai lệch tiến độ

BCWS: kinh phí dự trù cho công việc theo lịch

Ví du: Chi phí dự trù cho công việc A theo lịch đến tháng 6 là 10.000 USD Thực chi báo cáo cho

tháng 6 là 8.250 USD Khối lượng công việc A thực tế được hoàn thành vào tháng 6 chỉ

bằng 75% khối lượng công việc theo lịch Kinh phí dự trù cho khối lượng công việc thật

sự đã hoàn thành là 7.500 Hãy tinh CV va SV

_ 8250-7500 _ oo, 7500

„ _ 1500-10000 _ <0, 10000

KET LUAN: Dự án đã bị chậm so với tiến độ là 25% và lạm chi 10%

Trang 11

® - Kinh phí dự trù cho công việc theo lich: BCWS

e Kinh phi dy tri: cho céng viéc thc su tiến hành: BCWP e© Thực chi cho công việc thực sự tiến hành: ACWP

- Đánh giá xem có cần đưa ra những hành động điều chỉnh không?

Ví dụ: Bảng so sánh kết quả thực chỉ so với dự kiến

Kinh phí dự trù Thực chi cho Kinh phí dự trù

Tình huống cho công việc theo lịch công việc đã cho công việc | Sai lệch chỉ phí | Sai lệch tiến độ

hoàn thành đã hoàn thành CV SV

BCWS ACWP BCWP (%) (%) — (USD) (USD) (USD)

1 800 800 800 Diing du kién Đúng tiến độ

2 800 800 600 33% lam chi ~25% chậm

3 800 800 1.000 - 20% tiết kiệm chi 25% sớm

4 800 1.000 1.200 - 16% tiết kiệm chi 50% rất sớm 5 800 1.000 1.000 Không đúng dự kiến 20% sớm 6 800 1.000 800 25% lạm chỉ | Đúng tiến độ 7 800 1.000 600 66% lạm chỉ ~ 25% chậm 8 800 600 400 50% lam chi ~ 50% chậm 9 800 600 600 Đúng dự kiến ~ 25% sớm 10 800 600 800 — 33% tiẾt kiệm chỉ sing du kin 1 800 600 1.000 — 66% tiết kiệm chỉ 25% sớm 12 800 400 600 ~ 33% tet kiém chi ~ 25% cham 13 800 1.200 1.000 20% lam chi 25% sớm

3 Kiểm soát chất lượng:

Trong dự án, kiểm soát chất lượng tức là quan tâm đến sự hoàn thành của dự án theo thời

gian, trong mức chi phí cho phép và thỏa mãn nhu cầu của người thụ hưởng

Kiểm soát chất lượng gắn liễn với việc vạch rõ phương pháp kiểm tra, tiến trình kiểm tra

và kiểm tra cuối cùng để sản phẩm đáp ứng được những yêu cầu đã đặt ra

Kiểm soát chất lượng chính là việc giám sát chỉ tiết các kết quả dự án để xác định xem kết quả có tuân theo những tiêu chuẩn chất lượng phù hợp không và nhận dạng những cách ước lượng, nguyên nhân của những kết quả không thỏa mãn tiêu chuẩn yêu cầu

Kiểm soát chất lượng dự án gắn liên với việc hoàn thành mục tiêu dự án Công cụ kiểm tra chất lượng dự án dùng biểu đồ nhân quả