Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục sản xuất tại công ty cổ phần PRESENiUS KABI BIDIPHAR

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM KHOA KẾ TỐN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA VÀ THANH TỐN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHƠNG PHỤC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR Ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Chuyên ngành: KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn: Ths Trịnh Ngọc Anh Sinh viên thực : Lê Thanh Đại MSSV: 1054030092 TP Hồ Chí Minh, 2014 Lớp: 10DKKT01 LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đề tài nghiên cứu em Những kết số liệu luận văn tốt nghiệp thực công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, không chép nguồn khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014 Sinh viên thực tập (ký tên) ii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô tận tình dạy em suốt thời gian qua, đặc biệt cô Ngọc Anh Cô giúp cho em hiểu cách thức để trình bày báo cáo, cách thức để nghiên cưu hoạt động doanh nghiệp thực tế cách áp dụng kiến thức mà học vào thực tế nhu nào, giúp cho em hiểu cơng việc mà làm tương lai Thứ hai, em xin cảm ơn đến anh chị, cô công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar hướng dẫn em nhiều suốt hai tháng thực tập vừa qua Nhờ có bảo chị Dương phịng xuất nhập khẩu, chị Thư phịng nhân sự, chi Gấmvà Mai phịng kế tốn hổ trợ em nhiều việc thu thập giải thích thông tin, số liệu công ty Cuối cùng, em xin cảm ơn bạn bè, gia đình giúp em suốt thời gian qua Tp Hồ Chí Minh, ngày 20.tháng 07 năm 2014 (SV Ký ghi rõ họ tên) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN Tp.Hồ Chí Minh , ngày 20 tháng 07 năm 2014 Giảng viên hướng dẫn iv MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ…… 1.1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………………… 1.1.1.1 Định nghĩa……………………………………… …………………………… 1.1.1.2 Các phận cấu thành………………………….…………… … ………….4 1.1.2 Tổng quan mua hàng hóa, dịch vụ tốn.………………………….6 1.1.2.1 Đặc điểm………………………………………………………………… 1.1.2.2 Sai phạm xảy ra…………………………………………………… … 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TỐN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT…………… ………… 1.2.1 Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………….7 1.2.1.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ……………………………… …… ……… 1.2.1.2 Kiểm soát trình xử lý thơng tin………………………………… ………8 1.2.2 Kiểm tra độc lập việc thực hiện…………………………………………………8 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………………… ……… v 1.2.3.1 Kiểm sốt q trình mua hàng………………………… ……………… … 1.2.3.2 Kiểm sốt q trình nhận hàng……………………… ………………… 11 1.2.3.3 Kiểm sốt q trình toán…………… …………………… ……… 11 KẾT LUẬN CHƢƠNG I…………………………………………………………….…13 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TỐN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHƠNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……….15 2.1.1 Lịch sử hình thành …………………………………………………………… 15 2.1.2 Thông tin chung……………………………………………… …………… 15 2.1.3 Tổ chức máy quản lý…………………………… ……………… 17 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức…………………………………………………… 17 2.1.3.2 Chức phòng ban……………………………… …… ……… .19 2.1.4 Tổ chức máy kế toán………………………………………………….…… 20 2.1.4.1 Cơ cấu phòng……………………………………………… … ………….….20 2.1.4.2 Chức phịng……………………………………………………….…21 2.1.4.3 Hình thức kế tốn phƣơng pháp hạch tốn cơng ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar…… …………………………………………………… … 22 2.1.4.4 Nhận xét tổ chức công tác kế tốn……………………………….……………23 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TỐN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……………………………………………………………… ………25 vi 2.2.1 Mục tiêu kiểm soát ………………………………………………………….… 25 2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chung………………………………………………… 25 2.2.2.1 Phân chia trách nhiệm…………………………………………… ……….…25 2.2.2.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin……………… …………………….… 26 2.2.2.3 Ủy quyền xét duyệt…………………………… …… ……………….… 28 2.2.2.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện……………………………………….………28 2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt chi tiết………………………………………….……… 29 2.2.3.1 Kiểm sốt q trình mua hàng…………… …………………………….… 29 2.2.3.2 Kiểm sốt q trình nhận hàng………………… ……………………….… 35 2.2.3.3 Kiểm sốt q trình tốn……………… …………………………… 39 2.2.4 Ví dụ thực tế………………………………………………………………….….46 2.2.4.1 Mua/thuê hàng hóa dịch vụ nhà cung cấp mới…… ………… 46 2.2.4.2 Mua/thuê hàng hóa dịch vụ nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên (“preferred vendors)……………………………… ……… …… ………….56 KẾT LUẬN CHƢƠNG II…………………………………….……………………… 66 CHƢƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét……………………………………………………………… …….68 3.1.1 Về thủ tục kiểm soát chung………….………………………… … 68 3.1.2 Với thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………….………… ….68 3.2 Kiến nghị……………………………………………………………………… 69 3.2.1 Đối với thủ tục kiểm soát chung……………………………… ………….… 69 3.2.2 Đối với kiểm soát chi tiết……………………………………………….… ….70 vii KẾT LUẬN CHƢƠNG III…………………………………….…… ………….…… 72 PHỤ LỤC 73 KÝ HIỆU BẢNG BIỂU 74 viii Bảng biểu sơ đồ Bảng 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ…………………… …….2 Bảng 1.2: Bảng sai phạm xảy quy trình mua hàng tốn……… Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh…………………………………………………16 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty…………………………………………… 18 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn………………………………………….20 Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế tốn máy vi tính……………………………… 21 Bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ phép mua phận… 24 Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp……………………………………… 30 Bảng 2.6: Trình tự đánh giá nhà cung cấp…………………………………………32 Bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá………………………………………………33 Bảng 2.8: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua)…… .37 Bảng 2.9: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu trực tiếp mua)………………… 38 Sơ đồ 2.10: Quy trình tốn………………………………………………… 45 ix LỜI MỞ ĐẦU Đối với doanh nghiệp, việc có mức lợi nhuận cao, danh tiếng thương trường điều mong muốn Nhưng kèm với nhiều vấn đề xảy ra, khiến cho mục tiêu doanh nghiệp bị đe doạ triển vọng phát triển không mong muốn Vì vậy, để giảm thiểu bớt rủi ro khách quan hay chủ quan cần phải có hệ thống kiểm sốt nội vững Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững đơi với đầu tư vơ lớn để có hồn thiện hệ thống, đồng nghĩa với việc lợi nhuận giảm Do đó, có nhiều doanh nghiệp bỏ qua lợi ích hệ thống kiểm sốt đem lại, không quan tâm đến quản trị rủi ro, dẫn đến việc kinh doanh thất bại Thơng qua việc tìm hiểu nghiên cứu hệ thống kiểm sốt q trình mua/th hàng hóa dịch vụ khơng phục vụ sản xuất công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, giúp rút điểm hay điểm thiếu từ việc áp dụng cơng cụ, lí thuyết nghệ thuật lãnh đạo việc quản trị kiểm sốt rủi ro cơng ty Mục tiêu nghiên cứu:  Tìm hiểu cách thức xây dựng hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua tốn cơng ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar  Thông qua nghiên cứu thực tế xây dựng hệ thống kiểm sốt cơng ty so sánh với sở lý luận kiểm sốt nội quy trình mua toán, em rút nhận xét đưa kiến nghị cho cơng ty để hồn thiện hệ thống kiểm soát Phạm vi nghiên cứu  Bài nghiên cứu thực trụ sở công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar thành phố Hồ Chí Minh  Hàng hóa/ dịch vụ q trình nghiên cứu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp bán hàng, không liên quan đến hoạt động sản xuất Bố cục gồm có ba phần sau: Cơ sở lý luận kiểm soát nội mua hàng toán Nêu lên kiến thức bản, làm tiền đề cho luận văn 60 61 62 63 64 65 KẾT LUẬN CHƢƠNG II Quy trình mua/th hàng hóa dịch vụ khơng phục vụ cho sản xuất công ty xây dựng cách chặt chẽ, phù hợp với tình hình hoạt động thực tế doanh nghiệp Tuy nhiên, cách tổ chức phận, quy trình cịn có nhiều phần bất cập, làm nảy sinh nhiều rủi ro xảy việc mua hàng hóa, dịch vụ Hệ thống quản lý tốt, bảo mật cao thiếu buổi/tài liệu hướng dẫn sơ cách thức làm việc Việc mua hàng bị phân tán, trao quyền cho nhiều phận thực việc mua/thuê hàng hóa, dịch vụ Ngoài ra, xét duyệt nhà cung cấp chấp nhận xét duyệt trường hợp nhà cung cấp có mối quan hệ với nhân viên cơng ty Các chứng từ theo chiều phận thực mua làm cung cấp từ đầu đến cuối nên dể dàng xãy gian lận Các bất cập trên, nhiều lý khách quan hay chủ quan mà công ty chấp nhận Tuy chưa có tác động mạnh mẽ, lâu dài dẫn đến rủi ro, ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình hoạt động công ty 66 CHƢƠNG III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 67 3.1 NHẬN XÉT 3.1.1 Ƣu điểm  Kiểm sốt chung o Các nhân viên có nhiều kinh nghiệm ngành trải qua nhiều buổi huấn luyện công ty o Môi trường làm việc thân thiện, động o Bộ máy quản lý xây dựng theo hình thức nhóm (mỗi nhóm có người quản lý riêng) thuận lợi cho việc phân chia công việc, dễ dàng quản lý chia sẻ bớt công việc cho nhà quản lý cấp cao o Sử dụng chương trình phần mềm quản lý tối ưu SAP, IBM lotus giúp cho thông tin quản lý chặt chẽ truyền thơng nội bộ; với tập đồn, chi nhánh trở nên đa dạng dễ dàng o Các loại chứng từ quy định đầy đủ hệ thống, có sẵn, thuận tiện cho việc lập chứng từ cho nhân viên o Phân chia trách nhiệm, phân quyền truy nhập rõ ràng o Hệ thống nâng cấp, làm mới, lưu liên tục giúp cho tính bảo mật ln cao hệ thống ngày chặt chẽ  Kiểm sốt chi tiết o Quy trình xây dựng cụ thể, rõ ràng phân bổ đến phịng ban có liên quan o Tập trung đầu mối thu chứng từ giúp hạn chế vấn đề thất lạc chứng từ o Cơng việc hạch tốn, ghi sổ toán dễ dàng với hỗ trợ phần mềm 3.1.2 Nhƣợc điểm 68  Kiểm soát chung o Thay đổi hệ thống bảo mật liên tục gây phiền toái cho nhân viên o Chưa có bảng hướng dẫn phần mềm  Kiểm sốt chi tiết o Phân tán trách nhiệm mua hàng cho nhiều phận thực dẫn đến việc khó kiểm sốt q trình mua hàng o Phân quyền mua hàng cho thư ký phận dẫn đến việc tồn ứ mua hàng thiếu thư ký o Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp đề nghị nhà cung cấp phận yêu cầu mua hàng đứng thực hiện, dẫn đến việc ưu tiên nhà cung cấp thân o Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa bảng giá chưa đủ sở để đánh giá o Đánh giá nhà cung cấp phận yêu cầu đánh giá dễ dẫn đến việc thông đồng thiên vị cho nhà cung cấp quen thuộc o Việc đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ cịn mang tính chất đối phó (in mẫu có sẵn, đánh giá theo cảm tính….) o Quy trình mua/th hàng hóa kèm theo chứng từ theo chiều, khơng có đối ứng qua lại khâu yêu cầu, đặt hàng, mua hàng toán 3.2 KIẾN NGHỊ 3.2.1 Đối với thủ tục kiểm soát chung  Đối với vấn đề thay đổi bảo mật hay nâng cấp hệ thống, nên thông báo sớm trước thay đổi, thực hướng dẫn trước cho nhân viên thay đổi thực tương lai 69  Viết hướng dẫn làm việc chương trình cho nhân viên để tham khảo thêm lúc làm việc 3.2.2 Đối với kiểm soát chi tiết  Nên xây dựng chế mua hàng mà có phận mua hàng Khi phận yêu cầu mua hàng lập giấy đề nghị mua hàng (hai liên), gửi cho phận mua hàng liên Khi hàng đến phận mua hàng trực tiếp nhận, ký phiếu giao hàng làm phiếu đánh giá Đối với dịch vu hàng hóa chuyên cho phận yêu cầu quảng cáo, sửa chữa máy…thì nên để phận yêu cầu trực tiếp xuống kiểm tra, xác nhận làm phiếu đánh giá  Phân công cho nhiều nhân viên phận mua hàng đảm trách công việc mua hàng hóa/dịch vụ khác Ví dụ: nhân viên An đảm trách việc mua hàng cho phần A với B  Việc lựa chọn đánh giá nhà cung cấp nên đưa cho phận độc lập thực Đối với việc lựa chọn, phận xét duyệt nhà cung cấp nên thực việc điều tra thêm thông tin nhà cung cấp lực cung cấp, cung cách phục vụ, khách hàng họ… Không nên chấp nhận nhà cung cấp có liên hệ với nhân viên xét duyệt , nhân viên yêu cầu mua hàng hay cấp lãnh đạo để tránh trường hợp ưu nhà cung cấp  Việc đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ nên đánh giá với thực tế mà phận có nhu cầu mua hàng nhận nên thực hai đánh giá từ phận mua hàng phận yêu cầu mua hàng  Quy trình mua hàng nên thực theo phương thức hai chiều, dễ dàng cho việc kiểm soát mua hàng, giúp cho kế tốn tốn xác minh tính chân thật việc mua hàng 70 Đối với khâu yêu cầu hàng, nên có hai liên yêu cầu hàng hóa, cho phận yêu cầu, cho phận mua hàng “Bảng báo giá”sẽ trực tiếp phận mua hàng mua yêu cầu Đối với khâu đặt hàng, “Đơn đặt hàng” nên có bốn liên, cho phận đặt hàng (lưu lại làm đối chiếu mua hàng), liên cho phận yêu cầu (lưu lại để xác nhận mua hàng), cho nhà cung cấp cho kế toán toán Đối với khâu nhận hàng, “Phiếu đánh giá hàng hóa/dịch vụ” nên có hai liên, cho phận mua hàng, cho phận yêu cầu Nếu thủ kho nhận hàng yêu cầu thêm “Phiếu nhập kho” (hai liên) Đối với khâu toán, kế toán nhận chứng từ liên quan từ phận có liên quan  Các chứng từ lưu phận yêu cầu, phận mua hàng thủ kho nên đánh số thứ tự để lưu lại 71 KẾT LUẬN Hoạt động mua tốn hoạt động đóng vai trị quan trọng hoạt động doanh nghiệp Mọi biến động giá thành, chất lượng hàng hóa ảnh hưởng lớn đến phát triển doanh nghiệp tương lai Việc đòi hỏi phải có hệ thống kiểm sốt quy trình mua toán vấn đề cấp thiết nhiều doanh nghiệp Một hệ thống kiểm sốt tốt khơng giúp cho doanh nghiệp phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro xảy ra, mà cịn góp phần vào việc xây dựng, điều tiết hoạt động doanh nghiệp cách đặn linh hoạt Thông qua việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội mua toán hàng hóa dịch vụ khơng phục vụ sản xuất công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar (chương 2) dựa vào sở lý luận hệ thống kiểm sốt quy trình mua tốn, tập trung phần nhỏ hệ thống kiểm soát kiến thức hạn chế, em rút vài nhận xét thực tế với lý thuyết mà em học (chương 3) từ đề số kiến nghị nhằm giúp cho công ty phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tuy nhiên, việc cơng ty thực việc cho phép tất phận mua hàng, tự tìm nhà cung cấp kiểm sốt chứng từ dẫn đến việc thơng đồng nhân viên hệ thống nhà cung cấp với phận, dẫn đến việc thất tiền bạc cơng ty Do đó, cơng ty nên xây dựng chế mua hàng tập trung phận tách biệt với phận yêu cầu đưa cơng việc tìm kiếm nhà cung cấp cho phận độc lập với hai phận mua hàng yêu cầu, nhằm đảm bảo khách quan công nhà cung cấp với 72 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Đại học kinh tế Tp Hồ Chí Minh, khoa Kế tốn – Kiểm tốn, mơn Hệ thống thơng tin kế tốn (2012), "Hệ thống thơng tin kế tốn" tập 2, nhà xuất Phương Đông Trường Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh, khoa Kế tốn – Kiểm tốn, Bộ mơn Kiểm tốn, "Kiểm sốt nội bộ" (2009), nhà xuất Phương Đông Trường Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh, khoa Kế tốn – Kiểm tốn, Bộ mơn Kiểm tốn, "Kiểm tốn" (2012), nhà xuất Lao động Xã hội Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Bộ Tài Chính việc ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp Thơng tư 244/2009/TT – BTC Bộ Tài Chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp Trang web kế toán, www.webketoan.com.vn 73 KÝ HIỆU BẢNG BIỂU Các hoạt động xử lý có lựa chọn Các hoạt động xử lý thông thường Chứng từ Hướng luân chuyển hoạt động chứng từ 74 ... kế toán tại, nhằm tăng hữu hiệu cơng tác kế tốn cơng ty 24 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TỐN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN... công ty Fresenius Kabi Bidiphar (sẽ trình bày chương sau đây) 13 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ KHƠNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY. .. ba phần sau: Cơ sở lý luận kiểm soát nội mua hàng toán Nêu lên kiến thức bản, làm tiền đề cho luận văn Tìm hiểu kiểm sốt nội chu trình mua/ th hàng hóa dịch vụ không phục vụ sản xuất công ty Rút