Nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH TM DV in ấn bao bì tín thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -› - ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng SVTH : Vương Ngọc Hoa MSSV : 09B4010009 Lớp : 09HQT1 TP.Hồ Chí Minh, 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -› - ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng SVTH : Vương Ngọc Hoa MSSV : 09B4010009 Lớp : 09HQT1 TP.Hồ Chí Minh, 2011 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận thực Cơng ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH, khơng chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011 Tác giả SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp LỜI CẢM ƠN Lời xin gởi lời cảm lời chúc sức khỏe đến toàn thể thầy giáo trường ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TPHCM, đặc biệt thầy cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh Những người hết lòng, tận tâm giảng dạy truyền đạt kiến thức suốt năm theo học trường Các thầy cô người trang bị kiến thức kinh nghiệm quý báu để làm hành trang cho em bước vào sống mai sau Vì điều kiện hạn chế thời gian, tài liệu kinh nghiệm thực tế mà nội dung đề tài lại rộng, có nhiều cố gắng, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp q thầy Để hồn thành đề tài em nhận hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cơ Giáo Thạc sỹ LÊ THỊ NGỌC HẰNG Cán Bộ Nhân Viên Cơng ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH suốt q trình viết khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý báu ! Một lần cho em xin gửi lời cảm ơn đến tồn thể thầy chúc cho thầy cô thật nhiều sức khỏe để tiếp tục dạy dỗ hệ mai sau nên người SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC i DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT iv DANH SÁCH CÁC BẢNG v DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ vi LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Hoạt động mua hàng doanh nghiệp sản xuất 1.1.1 Tầm quan trọng hoạt động quản trị mua hàng 1.1.2 Các phương pháp quy tắc mua hàng .3 1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng doanh nghiệp 1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu 1.2 Vai trò nội dung quản trị mua hàng 1.2.1 Mục tiêu vai trò hoạt động mua hàng .7 1.2.1.1 Khái niệm quản trị mua hàng 1.2.1.2 Mục tiêu quản trị mua hàng 1.2.2 Nội dung quản trị mua hàng 1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 1.2.2.2 Tìm lựa chọn nhà cung cấp 11 1.2.2.3 Thương lượng đặt hàng 13 1.2.2.4 Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng 14 1.2.2.5 Đánh giá kết thu mua 14 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng 15 1.3.1 Các nhân tố bên ảnh hưởng 15 1.3.2 Các nhân tố bên ảnh hưởng 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 18 SVTH: Vương Ngọc Hoa i Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Vài nét sơ lược Công ty Tín Thành 18 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty 18 2.1.2 Chức năng, quyền hạn lĩnh vực hoạt động Công ty 19 2.1.2.1 Chức ngành nghề kinh doanh 19 2.1.2.2 Quyền hạn Công ty 19 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty 19 2.1.4 Kết hoạt động kinh doanh Công ty 24 2.2 Phân tích đánh giá tình hình mua hàng Cơng ty 26 2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư 03 năm (2008, 2009, 2010) 26 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng 28 2.2.2.1 Các nhân tố bên Công ty 28 2.2.2.2 Các nhân tố bên ngồi Cơng ty 29 2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng Cơng ty Tín Thành 31 2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa Cơng ty Tín Thành 31 2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu Cơng ty 36 2.3.3 Tìm lựa chọn nhà cung cấp mua hàng Công ty 37 2.3.4 Thương lượng đặt hàng Công ty 38 2.3.5 Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng mua Công ty 40 2.4 Nhận xét chung công tác quản trị mua hàng Công ty 40 2.4.1 Ưu điểm 40 2.4.2 Khuyết điểm 41 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 44 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển Công ty Tín Thành 44 3.1.1 Mục tiêu phát triển Công ty 44 3.1.2 Phương hướng phát triển Công ty 44 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác 46 3.2.1 Hồn thiện quy trình mua hàng 46 3.2.1.1 Công tác xác nhận nhu cầu 46 3.2.1.2 Cũng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp 47 SVTH: Vương Ngọc Hoa ii Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp 3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng 48 3.2.1.4 Công tác kiểm tra theo dõi giao nhận hàng 49 3.2.2 Tổ chức nhân thực trình mua hàng 49 3.3 Các kiến nghị 51 3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 51 3.3.2 Cơ quan nhà nước 51 KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 SVTH: Vương Ngọc Hoa iii Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Stt Chữ viết tắt Giải thích TNHH TM - DV Trách nhiệm hữu hạn thương mại - Dịch vụ MHCƯVT Phòng mua hàng cung ứng vật tư ĐĐKHSX - KTCL Phòng điều độ kế hoạch sản xuất - Kiểm tra chất lượng KTTV Phịng kế tốn tài vụ CB CNV Cán công nhân viên HĐKT Hợp đồng kinh tế ĐĐH Đơn đặt hàng NXB Nhà xuất SVTH: Vương Ngọc Hoa iv Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Tổng số nhân Cơng ty Tín Thành Trang 20 Bảng 2.2 Tóm tắt kết hoạt động kinh doanh Cơng ty Tín Thành 24 Bảng 2.3 Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu Cơng ty Tín Thành 26 Bảng 2.4 Danh sách số nhà cung cấp chọn mua Công ty Tín Thành thời gian qua 30 Bảng 2.5 Nhân Bộ phận cung ứng mua hàng Công ty Tín Thành 31 SVTH: Vương Ngọc Hoa v Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Sơ đồ 1.1 Quy trình mua hàng doanh nghiệp Trang Sơ đồ 2.1 Tổ chức quản lý Cơng ty Tín Thành 21 Sơ đồ 2.2 Quy trình mua hàng vật tư nội địa Cơng ty Tín Thành 33 SVTH: Vương Ngọc Hoa vi Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp mua thấp giá cũ, hạn mức toán cũ nhà cung cấp cho hạn toán dài lâu điều kiện khác điều kiện khác: Chất lượng, thời gian giao đáp ứng theo yêu cầu công ty MHCƯVT tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp cũ Ngược lại, nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng mua, tăng giá, khơng có hàng, , thơng thường cơng ty dựa vào thơng tin hàng hóa mà nhà cung cấp cũ vừa báo để có thêm sở thương lượng nhà cung cấp khác lấy thêm thông tin hỏi giá điều kiện mua hàng tối thiểu 02 nhà cung cấp khác, để so sánh so với nhà cung cấp cũ mà chọn lựa đặt hàng Trong thời gian qua, Cơng ty Tín Thành chưa thương lượng đàm phán với số nhà cung cấp việc giao hàng miễn phí vận chuyển, Cơng ty Tín Thành lần đặt mua số lượng với số vật tư sắt thép, inox, mua lắc nhắc nhiều lần, điều góp phần làm tăng thêm chi phí mua hàng Cơng ty chủ động việc thương lượng đám phán đặt mua hàng với nhà cung cấp mới, trừ có biến động thông tin mua hàng với nhà cung cấp cũ tiến hành làm, nhân viên mua hàng ngại, khơng tích cực đàm phán làm việc với nhà cung cấp mới, thương lượng dùng thử mẫu miễn phí, , điều gây bất lợi bị động việc chọn mua hàng, bổ sung thêm danh sách nhà cung cấp cho công ty Tuy nhiên, việc mua hàng nhà cung cấp khác có ưu điểm đánh giá thực lực kỹ thương lượng đàm phán nhân viên mua hàng sâu sắc Ngồi ra, Cơng ty gặp khó khăn hạn chế việc lấy thơng tin mua hàng so sánh nhà cung cấp khác, khó trì tạo thêm mối quan hệ với nhà cung cấp, công ty liên tục lấy thông tin hỏi hàng từ nhà cung cấp khác, như: Giá, chất lượng hàng, mà công ty khơng mua hàng nhà cung cấp họ không cung cấp thông tin lần hỏi tiếp theo, tức hỏi hồi mà khơng mua SVTH: Vương Ngọc Hoa 39 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp 2.3.5 Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng mua Cơng ty Tín Thành thời gian qua Thực trạng việc theo dõi kiểm tra hàng vật tư mua công ty thực ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho bên giao hàng nhà cung cấp, mà chưa có giám sát bên thứ ba, điều dễ xảy tượng tiêu cực thông đồng bên nhận bên giao hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng, số lượng hàng vật tư mua không đạt yêu cầu thực mua công ty Vì vậy, Cơng ty nên xếp thêm nhân Bảo vệ để giám sát việc kiểm tra nhận hàng vật tư mua ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua với thiết bị cịn thủ cơng sơ sài cảm tính, cơng ty chưa đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng đạt kết xác Ngồi ra, việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng mua ĐĐKHSX – KTCL đảm trách chậm chạp, dễ gây ách tắc việc làm thủ tứ chứng từ nhập kho toán tiền hàng mua ĐĐKHSX – KTCL nên hỗ trợ kết hợp với MHCƯVT tìm kiếm vật tư, hàng thay tương đương chọn mua nhà cung cấp khác, để dự phòng trường hợp nhà cung cấp cũ giao đổi hàng lại nhiều lần mà không đáp ứng theo yêu cầu sản xuất công ty Sau lần mua hàng Cơng ty Tín Thành thường đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất yêu cầu mà Công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại, nhà cung cấp cũ Cơng ty trì tiếp tục ưu tiên đặt hàng cho đợt mua hàng Cịn hàng hóa mua có sai sót lỗi nhà cung cấp lỗi sản phẩm cơng ty tìm lựa chọn nhà cung cấp khác cho lần mua hàng tiếp sau Mặt khác, Nhân viên mua hàng ngại việc đàm phán tìm thêm nhà cung cấp 2.4 Nhận xét chung với công tác quản trị mua hàng nội địa Cơng ty Tín Thành 2.4.1 Ưu điểm SVTH: Vương Ngọc Hoa 40 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Ngày có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn quan hệ hợp tác với công ty, thời gian qua có nhiều nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng chào bán hàng cho cơng ty Vì cơng ty ngày có nhiều hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu Công ty mua hàng nội địa nước, nên tìm kiếm dễ dàng nhà cung cấp bán vật tư nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu công ty, điều giúp cơng ty có thêm thơng tin đối thủ cạnh tranh khác từ nhà cung cấp Phịng MHCƯVT dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu cần mua loại vật tư mà Công ty thường xuyên mua dùng, Nhân viên MHCƯVT thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho kiểm sốt tình hình tồn kho ngun vật liệu Với quy mô hoạt đông vừa nhỏ, đội ngũ nhân ít, nên cơng ty có ưu điểm dễ quản lý, kiểm sốt tình hình hoạt động công ty, dễ dàng phân chia, quản lý phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với công việc giao phó cho nhân phịng, cơng tác tổ chức nhân phịng đơn giản Việc quy định trách nhiệm rõ ràng việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung ứng hàng vật tư mua phải thực theo yêu cầu công ty Nếu CBCNV chủ quan, thiếu trách nhiệm công việc mà gây thiệt hại cho công ty tuỳ theo mức độ gây mà Cơng ty xử lý phù hợp với quy định 2.4.2 Khuyết điểm Trong cơng tác tìm chọn nhà cung cấp chủ lực, công ty chưa thường xuyên tuyển chọn thêm nhà cung cấp chủ lực, nên công ty gặp khó khăn mua hàng thị trường có biến động giá hàng hóa nhà cung cấp cũ hữu khơng có hàng bán, nhà cung cấp cũ giải thể, , cơng ty q bị động việc lựa chọn nhà cung cấp mua hàng, nhân viên e dè, ngại thương lượng đàm phán tìm nhà cung cấp mới, lực nghiệp vụ mua hàng cịn yếu, chưa chuyên nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa 41 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Đối với công tác thương lượng đặt hàng cơng ty chưa tận dụng ưu người mua Thượng Đế, số lượng đặt mua số vật tư hạn chế, số lượng ít, đặt mua lắc nhắc Do việc mua hàng phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh công ty, nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng công ty chưa đầy đủ, kế hoạch mua hàng không sát với thực tế tình hình sản xuất Và cơng ty thường phải dùng hàng tồn kho cho kỳ sản xuất tiếp theo, phải mua theo số lượng bán tối thiểu nhà cung cấp, dẫn tới công ty mua hàng dư gây tồn kho nhiều vật tư, làm phát sinh nhiều chi phí, như: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm vịng quay vốn cho cơng ty, , làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà MHCƯVT chưa thỏa thuận thương lượng với nhà cung cấp giao miễn phí Vì vậy, nhân viên MHCƯVT nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương lượng đàm phán giao tiếp với nhà cung cấp Công tác kiểm tra chất lượng vật tư mua với thiết bị kiểm tra thủ cơng cảm tính, cơng ty cần phải trang bị đầu tư thêm thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để kiểm tra chất lượng hàng mua đạt kết xác Ngồi ra, Cơng ty phải tăng cường nhân cử nhân viên Bảo vệ giám sát tiến trình việc kiểm tra giao nhận phận công ty với bên giao hàng nhà cung cấp Việc phân tích, đánh giá liệu phục vụ cho công tác quản lý mua hàng hoạt động kinh doanh công ty chưa ý, công tác Công ty Tín Thành thực theo dõi máy vi tính (MS Office: Excel, Word), cơng cụ như: Các file, mẫu văn - bảng biểu phục vụ cơng tác theo dõi, quản lý cịn thủ công, công ty chưa trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng phục vụ công tác mua hàng cho cơng ty Do Cơng ty Tín Thành doanh nghiệp có qui mơ vừa nhỏ, nên hạn chế số lượng nhân viên phận mua hàng cung ứng vật tư Đây hạn chế lớn công tác mua hàng Công ty cần tổ chức đào tạo, tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách mua hàng cơng tác quản trị mua hàng Công ty SVTH: Vương Ngọc Hoa 42 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp hoạt động có hiệu cao, điều phù hợp Công ty mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh Nhân viên công ty cịn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chun mơn yếu, nên khả phản ứng giải với tình phát sinh bất ngờ xảy cịn kém, khả giải tình chưa linh hoạt, nên làm cho trình thương lượng, đặt hàng đạt hiệu không cao nghiệp vụ kỹ mua hàng nhân viên chưa chun nghiệp, cịn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế Ngồi ra, Cơng ty chưa xây dựng hệ thống quản lý chất lượng mua hàng hồn chỉnh chun nghiệp, nói chung q trình mua hàng cơng ty gặp vướng mắc phát sinh chổ gỡ rối điều chỉnh khắc phục chổ SVTH: Vương Ngọc Hoa 43 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng CHƯƠNG 3: Khóa Luận Tốt Nghiệp GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển Cơng ty Tín Thành tương lai 3.1.1 Mục tiêu phát triển Cơng ty Tín Thành tương lai Cơng ty Tín Thành hướng đến mục tiêu phát triển ngắn hạn dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn – 01 năm (2011) Hạ giá thành sản phẩm, để cạnh tranh với đối thủ doanh nghiệp lớn khác phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Công ty mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thị trường nước Để đạt mục tiêu trên, từ cuối năm 2008 Cơng ty liên tục thực hình thức quảng cáo, mở rộng phát triển nhiều khách hàng mới, như: Mobifone, Marsk Line, JTI, Đối với khách hàng tại, cơng ty ln cố gắng mang lại hài lịng từ khách hàng chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng đúng, đủ theo hợp đồng Mục tiêu dài hạn – 03 năm (2011- 2013) Đầu tư công nghệ, tập trung chuyên sâu vào thiết kế sản xuất Đảm bảo chất lượng sản phẩm, để nhằm thỏa mãn mong đợi khách hàng chất lượng, giá dịch vụ Đầu tư, mở rộng, tăng cường lực sản xuất, nâng cao vị hàng ngũ doanh nghiệp Việt Nam xuất Đầu tư nguồn nhân lực chất lượng cao để nâng tầm phát triển công ty hướng đến mở rộng xuất cho năm Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3.1.2 Phương hướng phát triển Cơng ty Tín Thành tương lai Lĩnh vực in ấn bao bì thị trường Việt Nam dù có lịch sử lâu, đến chưa thức có tên đồ thị trường bao bì giới Vì vậy, chắn người Việt Nam mong muốn ngành in ấn bao SVTH: Vương Ngọc Hoa 44 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp bì nước nhà phát triển nhanh chóng, cơng nghiệp hóa, đại hóa, hội nhập với giới Cơng ty Tín Thành cơng ty TNHH với quy mô vừa nhỏ, thời gian hoạt động chưa lâu dài, nên Công ty tất yếu phải chịu sức ép với tác động cạnh tranh liệt đối thủ lâu năm kinh tế thị trường Tuy từ thành lập, Công ty Tín Thành khơng ngừng vươn lên giành thị trường thời gian ngắn đạt hiệu kinh doanh đáng kể Trong thời gian đầu sau thành lập, Cơng ty kinh doanh lợi nhuận, năm gần công ty cố gắng nổ lực thực phương hướng đề ra, nên góp phần làm cho cơng ty tăng lợi nhuận đáng kể Công ty TNHH SX – DV In Ấn Bao Bì Tín Thành từ thức thành lập với nỗ lực khơng ngừng, dù có bước thăng trầm công ty vững vàng phát triển Cơng ty Tín Thành nhà sản xuất dịch vụ in ấn bao bì quảng cáo hàng đầu, thương hiệu lớn không Việt Nam mà cịn khu vực Cơng ty nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tạo sản phẩm chất lượng, an toàn cho người, thân thiện với môi trường phát huy nguồn nội lực nhân sự, công nghệ, , mối quan hệ hợp tác với khách hàng, nhà cung cấp để phát triển bền vững lâu dài Cơng ty Tín Thành trân trọng tình cảm, thiện chí, ủng hộ, hợp tác Qúy khách hàng, Qúy đối tác, cộng đồng xã hội thời gian qua mong muốn tiếp tục thắt chặt mối quan hệ tốt đẹp tương lai để phát triển Cơng ty Tín Thành mái nhà chung, nơi hội tụ người ưu tú, giàu kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết sáng tạo, biết đồn kết sẻ chia, có ý chí vươn lên mạnh mẽ nhằm mang lại giá trị tốt đẹp Cơng ty Tín Thành xác định đặc tính sau đây: Khách hàng tiên Chất lượng lẽ sống Sáng tạo khơng có điểm dừng SVTH: Vương Ngọc Hoa 45 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Giá trị truyền thống song hành phát triển 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng cơng ty thời gian tới 3.2.1 Hồn thiện quy trình mua hàng Xin đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục khuyết điểm tồn tại, để hồn thiện tốt cơng tác quản trị mua hàng công ty 3.2.1.1 Công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty Xác định nhu cầu mua hàng cơng ty phải xác định lượng cần dùng, như: Chủng loại, quy cách,…, sản xuất ứng với khoảng thời gian sản xuất so với lượng hàng tồn kho Do đó, cơng ty cần trọng cơng tác phân tích, đánh giá dự đoán nhu cầu dùng sản xuất loại mặt hàng hố từ có kế hoạch mua hàng hợp lý phù hợp với kế họach sản xuất kinh doanh công ty thời gian tới Cần phải có dự báo trước số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý, năm vật tư chủ lực thường dùng sản xuất, giấy in, sắt thép,…, để MHCƯVT chủ động công tác chuẩn bị nhập mua hàng, : Thông báo đến KTTV ngân sách chi tiêu mua vật thời gian tới, MHCƯVT có nhiều thời gian để thuận lợi công tác lấy thông tin hỏi hàng từ nhiều nhà cung cấp,…, Ngồi ra, Cơng ty nên tăng lượng lượng hao hụt vật tư: Giấy, decal, mực in, hóa chất in sản xuất lên 15%/ Lượng thực dùng sản xuất, nhằm hạn chế rủi ro thiếu hụt lượng vật tư cần dùng đủ để sản xuất cho lô sản phẩm, lượng hao hụt tăng nhiều 10% hao hụt dự tính ban đầu Ngồi ra, Cơng ty Tín Thành có điều kiện tài phù hợp, Cơng ty Tín Thành nên trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng cho cơng tác mua hàng, để nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị mua hàng công ty đạt hiệu Chẳng hạn, Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh công ty theo thời kỳ phát triển sau: SVTH: Vương Ngọc Hoa 46 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Với quy mơ nay, mở rộng quy mô sản xuất theo mục tiêu dài hạn Cơng ty trang bị mua phần mềm mua hàng FAST, với giá mua khoảng gần 10 000 USD Với quy mô mở rộng sản xuất cơng ty bao bì đối thủ lớn mạnh, như: Cơng ty cổ phần bao bì Biên Hịa (SOVI); Cơng ty cổ phần giấy Sài Gịn, , Cơng ty trang bị mua phần mềm mua hàng ORACLE Công ty FPT, với giá mua khoảng gần 01 Triệu USD 3.2.1.2 Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp chủ lực Để có hệ thống nhà cung cấp hợp lý đảm bảo cho trình mua hàng diễn cách thường xuyên, đặn cơng ty cần phải cải thiện điểm: Công ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp có uy tín, nhà cung cấp đảm bảo hàng kịp thời gian giao, đảm bảo số lượng chất lượng mà công ty u cầu Tuy nhiên, Cơng ty ln phải có kiểm tra, giám sát chặt chẽ chất lượng hàng hoá, giá cả, dịch vụ sau bán hàng, so với nhà cung cấp khác Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với nhà cung cấp từ tìm nhà cung cấp tối ưu chủ lực để cung cấp hàng hố cho cơng ty Cơng ty nên cố gắng tìm kiếm sản phẩm nguyên vật liệu mới, hàng thay tương đương, để đảm bảo có lợi mặt Nếu cơng ty cần trì phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nhanh chóng nắm bắt nhiều thông tin mua hàng thị trường nhà cung cấp ưu tiên việc đặt mua hàng Ví dụ: Nhân dịp cuối năm, Cơng ty tổ chức Tiệc Tất Niên MHCƯVT nên đề xuất mời số nhà cung cấp chủ lực thường mua nhằm tạo mối quan hệ hợp tác tốt công ty đối tác nhà cung cấp Cơng ty phải đảm bảo giữ uy tín với nhà cung cấp, như: Công ty phải tốn hẹn, phải có cơng văn/văn bản, email thơng báo đến nhà cung cấp toán trễ, … SVTH: Vương Ngọc Hoa 47 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Để tìm lựa chọn nhà cung cấp ổn định nguồn, chất lượng hàng hóa tốt, giá hợp lý,… Công ty nên cần bổ sung vào tiêu chí sau: Uy tín tài chính, dịch vụ sau bán hàng nhà cung cấp Giá sách chiết khấu phải hợp lý Giá phải theo giá thị trường phải đảm bảo hai bên có lợi Vị trí địa lý nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả giao hàng, như: Nhà cung cấp gần cơng ty giao hàng giảm chi phí vận chuyển, Chính sách bán hàng nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu sách mua hàng quy định cơng ty có biến động giá cả, nguồn hàng hóa nguyên vật liệu thị trường 3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng đặt hàng Hiện nay, công ty chưa thực quan tâm tới vấn đề này, công ty thường xuyên mua hàng nhà cung cấp cũ hữu hàng vật tư thường xuyên mua Nguyên nhân chủ yếu hạn chế công tác thương lượng đặt hàng MHCƯVT chưa có nghiệp vụ chun mơn, kinh nghiệm yếu, nên kết giao dịch đàm phán khơng cao Để khắc phục tình trạng cơng ty nên có biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ mặt cho đội ngũ nhân viên mua hàng, đặc biệt chuyên sâu công tác đàm phán, giao dịch Bằng cách tài trợ toàn học phí cho nhân viên MHCƯVT tham gia khóa học nghiệp vụ mua hàng trung tâm/ trường doanh nhân tổ chức giảng dạy, Trường doanh nhân PACE,…, cơng ty tuyển thêm nhân có lực, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm giỏi, để nhằm đào tạo, hướng dẫn lại nghiệp vụ chuyên môn , kinh nghiệm làm việc cho nhân viên cũ, tức cầm tay việc cho nhân viên cũ Phòng MHCƯVT nên cố gắng thương lượng đàm phán đặt hàng nhà cung cấp vài ĐĐH sau vài lần hỏi hàng nhà nhà cấp đó, nhằm tạo lập, trì mối quan hệ hỗ trợ lấy thơng tin hỏi hàng cho lần có nhu cầu SVTH: Vương Ngọc Hoa 48 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Mặc khác, BGĐ công ty cần quan tâm hướng dẫn, đạo nhân viên cấp thương lượng đàm phán mua hàng theo cách thức mà BGĐ gợi ý hướng dẫn 3.2.1.4 Công tác kiểm tra theo dõi giao nhận hàng hố Cơng ty nên đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo kiểm tra chuyên dùng sớm tốt, để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng hàng mua đạt kết xác hơn, như: Máy đo định lượng giấy, đồng hồ đo độ dày micron, Thơng qua để cơng ty sử dụng chi phí cách tiết kiệm nhằm góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh với đối thủ khác Công ty cần quan tâm đến việc kiểm tra giám sát nhân viên mua hàng, nhân viên kiểm tra giao nhận hàng Sự kiểm tra, kiểm soát tiến hành nghiêm túc, giải pháp bổ sung thêm nhân Bảo Vệ để giám sát việc kiểm tra giao nhận hàng nhân viên MHCƯVT, ĐĐKHSX – KTCL, KHO với bên giao hàng nhà cung cấp Đồng thời, Công ty cần trang bị lắp đặt Camera quan sát nơi giao nhận hàng, cổng vào công ty,…, để BGĐ Trưởng phận kiểm tra giám sát gián tiếp nhân viên cấp làm việc Ngoài ra, để hạn chế bớt trạng tiêu cực nhân viên trình mua hàng Trưởng phịng mua hàng BGĐ cơng ty cần cập nhật thêm thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư, giá cả, tình hình cung cầu hàng hóa vật tư thị trường, tỷ giá USD/VNĐ,…, thông qua báo đài, internet, mối quan hệ bạn bè, , để quản lý kiểm tra tính xác thực thông tin chọn mua nhân viên cấp trình 3.2.2 Tổ chức nhân thực trình mua hàng Trong doanh nghiệp người đóng vai trị chủ chốt hoạt động doanh nghiệp Vì muốn quản trị tốt lĩnh vực trước tiên phải quản trị tốt người hoạt động lĩnh vực Nhân viên phận mua hàng giao trách nhiệm mua danh mục hàng hố định Cơng ty nên quy định rõ quyền hạn trách nhiệm họ văn cụ thể, gắn trách nhiệm họ với công việc giao Nếu hoạt động sản xuất kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá nhân SVTH: Vương Ngọc Hoa 49 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp viên mua hàng phụ trách nhân viên phải chịu trách nhiệm Đồng thời, Cơng ty nên có phần thưởng vật chất tinh thần để khuyến khích nhân viên hồn thành tốt cơng việc nhằm đem lại lợi ích cho cơng ty, mua hàng giá rẻ cịn hưởng sách chiết khấu cao, tìm nguồn hàng vật tư thay tương đương làm giảm chi phí mua, nhằm giảm thiểu trạng tiêu cực nhân viên trình mua hàng Lực lượng lao động công ty vừa đủ với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty nên có công tác chuẩn bị tuyển dụng đạo tạo thêm nhân mua hàng công ty hướng đến mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh nước xuất thời gian tới, đào tạo lại nâng cao trình độ tay nghề đội ngũ nhân viên hữu Ngoài biện pháp đào tạo tuyển dụng nhân sự, công ty phải ý tới việc nâng cao hiệu sử dụng lao động Cơng ty phải có chế độ sách đãi ngộ nhân hợp lý Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần nhân viên, hàng năm kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán công nhân viên công ty nghỉ dưỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí Giải pháp chế độ đãi ngộ nhân thơng qua hình thức mà như: Thưởng cho người có cơng sức đóng góp lớn cho cơng ty, người trung thành tận tuỵ với công ty, ví dụ: Tăng hệ số thưởng cuối năm cho số năm thâm niên làm việc, Tiền thưởng cho nhân viên mua hàng mà đảm bảo hàng mua chất lượng tốt, giao hàng thời hạn, mua hàng với giá rẻ hưởng sách chiết khấu cao,…, nhằm giảm thiểu tượng tiêu cực nhân viên trình mua hàng Tuy nhiên, chế độ thưởng đãi ngộ phải dựa nguyên tắc công hợp lý Bởi vì, cơng ty làm tốt cơng tác tạo nên bầu khơng khí làm việc tin cậy lẫn Trợ cấp khoản thu nhập khác: Trợ cấp y tế, giáo dục, thai sản, tặng quà ngày lễ tết, , thực đầy đủ chế độ sách bảo hiểm y tế xã hội cho người lao động SVTH: Vương Ngọc Hoa 50 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng 3.3 Khóa Luận Tốt Nghiệp Một số kiến nghị 3.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật Với máy móc thiết bị cũ khơng cịn giá trị sử dụng, Cơng ty nên lý bán, nhằm hỗ trợ phần chi phí đầu tư trang bị đổi mua máy móc thiết bị đại, để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Ngồi ra, Cơng ty nên tổ chức cho CB CNV tham gia buổi hội chợ triển lãm máy móc thiết bị ngành in ấn bao bì, để CB CNV cơng ty có dịp nắm bắt cập nhật trau dồi thêm kiến thức công nghệ thiết bị tân tiến 3.3.2 Cơ quan nhà nước Chính sách nhà nước yếu tố khách quan, có tác dụng mạnh mẽ tới tồn phát triển Cơng ty Vì vậy, vấn đề nóng liên quan đến sánh nhà nước mà doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều biến động tăng mạnh giá xăng dầu, nên kéo theo tăng giá hàng loạt vật tư, hàng hóa khác thị trường Do đó, xin kiến nghị quan nhà nước nên có sách bình ổn hỗ trợ giá xăng dầu cho doanh nghiệp vận tải, dẫn đến góp phần hỗ trợ quản lý chi phí mua hàng Cơng ty ổn định Hiện nay, nhà nước đầu tư xây dựng nhiều sở hạ tầng, mọc nhiều lô cốt đường, nên thường xuyên gây ách tắt giao thông, nạn kẹt xe kéo dài, điều làm ảnh hường lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, như: Không kịp tiến độ mua hàng công ty, trễ lịch giao hàng nhà cung cấp,… Cho nên, nhà nước nên ý đến hồn thiện hệ thống giao thơng vận tải, đường xá, cơng trình cơng cộng sớm tốt Nhà nước nên đơn giản hố thủ tục hành rườm rà, làm nhiều thời gian doanh nghiệp Hồn thuế cách nhanh chóng giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh để tiếp tục đầu tư cho trình kinh doanh Tránh tình trạng doanh nghiệp phải ngồi chờ nhà nước hoàn lại vốn làm gián đoạn trình kinh doanh doanh nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa 51 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu trình mua hàng nội địa Cơng ty Tín Thành nhận thấy Cơng ty Tín Thành doanh nghiệp họat động kinh doanh hiệu Tuy nhiên, Công ty thành lập chưa lâu nên cơng ty có nhiều khó khăn sức cạnh tranh cơng ty đối thủ lâu năm lớn mạnh thị trường, với quản lý Ban giám đốc kết hợp với phịng ban cơng ty, nên đưa họat động sản xuất kinh doanh công ty đạt lợi nhuận mong muốn Nhìn chung, tình hình kinh doanh công ty đà phát triển hứa hẹn gặt hái nhiều thành công tương lai Tuy nhiên, công ty cần cắt giảm khoản chi phí khơng hợp lý mà chủ yếu chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí vận chuyển (gồm mua hàng bán hàng), chi phí khác phát sinh q nhiều Nếu cơng ty khắc phục điều làm cho công ty đạt lợi nhuận cao Do thời gian thực tập có hạn thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, nên nhận xét kiến nghị nêu chắn trách khỏi sai sót em cố gắng hồn thành tốt đề tài Em mong nhận góp ý chân thành Thầy Cơ Cơng ty Tín Thành để chuyên đề hoàn thiện SVTH: Vương Ngọc Hoa 52 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đồng Thị Thanh Phương (2008) Quản Trị Sản Xuất Dịch Vụ NXB Thống Kê ThS Nguyễn Thị Mai Trâm (2010) Tài liệu giảng Môn Quản Trị Sản Xuất Giảng dạy Lớp 09HQT1 GS.TS Nguyễn Kế Tuấn (2004) Quản Trị Chức Năng Thương Mại Doanh Nghiệp Cơng Nghiệp NXB Thống Kê PGS.TS Hồng Minh Đường; Phó Giáo Sư Tiến Sỹ Nguyễn Thừa Lộc (2005) Quản Trị Doanh Nghiệp Thương Mại NXB Lao Động – Xã Hội Web site: www.thuvienluanvan.com Các thông tin, tài liệu Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành SVTH: Vương Ngọc Hoa 53 Lớp 09HQT1 ... CỦA CƠNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM- DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH 2.1 Vài nét sơ lược Cơng ty TNHH TM- DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Tín Thành Ngày... công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH TM- DV In Ấn Bao Bì Tín Thành Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty TNHH TM- DV In Ấn Bao Bì Tín Thành Do kiến thức đề... ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -› - ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH GVHD : TH.S Lê Thị