THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI VIỆT NHẬT CMT.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI VIỆT NHẬT CMT. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Việt Nhật CMT. 1.1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của bộ máy kế toán. Kế toán như định nghĩa căn bản ngắn gọn về nó là nghệ thuật ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phản ánh thông tin kinh tế tài chính chủ yếu của đơn vị. Vì thế mà ở mỗi doanh nghiệp, bộ máy kế toán được thành lập và đi vào hoạt động cũgn bởi chức năng và nhiệm vụ trên, trỏ thành bộ phận không thể thiếu trong bộ máy tổ chức và quản lý của đơn vị. Nó thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng liên quan phục vụ cho việc ra quyết định. Cụ thể là: - Tổ chức hạch toán kế toán, ghi sổ, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ hiện hành khi cần thiết hoặc khi được yêu cầu. - Tổ chức công tác phân tích tài chính, đề xuất những biện pháp kịp thời tham mưu hỗ trợ ban giám đốc phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản hệ thống sổ sách chứng từ của đơn vị theo quy định của chế độ hiện hành. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ, các quy định kế toán tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao kinh nghiệm, trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 1.2. Mô hình bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận. 1 1 Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hợp với cơ cấu quản lý hiệu quả. Toàn bộ phòng kế toán có 6 thành viên gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. - Kế toán trưởng: là người giúp việc, tham mưu và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty về việc tổ chức bộ máy kế toán, quyết định sa thải, tiếp nhận nhân sự trong phòng kế toán và các chính sách liên quan đến kế toán tài chính được áp dụng tại công ty, thường xuyên đôn đốc, giám sát các nhân viên trong việc thực hiện các chức năng chung của phòng kế toán cũng như những nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ cung cấp, báo cáo mọi số liệu và tình hình tài chính chính xác kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý nhất là việc ra quyết định. - Kế toán quỹ: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý,… và các khoản liên quan tới tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. - Kế toán kho: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá của công ty về mặt số lượng cũng như giá trị làm căn cứ kiểm kê, quản lý hàng hoá và tính giá vốn hàng bán. - Kế toán thuế: chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến nghĩa vụ của công ty với nhà nước, tổng hợp tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng, hàng quý. Đồng thời thực hiện theo dõi chi tiết việc thực hiên các nghĩa vụ về thuế. - Kế toán thanh toán- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới thanh toán qua ngân hàng như phải thu khách hàng, khách hành ứng trước, phải trả nhà cung cấp, ứng trước người bán, vay, trả nợ vay ngân hàng, các hoá đơn thu chi khác liên quan tới chuyển khoản đông thời kiểm tra tính chính xác của Giấy báo Có, Giấy báo Nợ các Ngân hàng. Vì là công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu nên tỷ giá ngoại tệ là 2 2 Kế toán trưởng Kế toán quỹ Kế toán thuế Kế toántổng hợp Kế toán kho Kế toán TT Kế toán NH một trong những vấn đề được quan tâm hàng ngày, hàng giờ. Vì vậy mà kế toán thanh toán- kế toán ngân hàng còn phải thường xuyên theo dõi và nắm bắt thông tin về tỷ giá giao dịch các ngân hàng phục vụ cho việc ra quyết định các vấn đề liên quan tới ngoại tệ. - Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm về các mảng còn lại trừ các phần đã nêu. Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán 3 3 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Việt Nhật CMT. 2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng. - Chuẩn mực kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. * Hệ thống tài khoản áp dụng theo chế độ 48. * Hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn và quy định của chế độ 48. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ theo hướng dẫn và theo quy định hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Các chứng từ là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi sổ. Chứng từ kế toán được bảo quản và lưu trữ theo quy định. Thời gian lưu trữ tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng nội dung kinh tế phát sinh lập chứng từ đó. * Hệ thống sổ kế toán. Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Nhật kí đặc biệt. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ chi tiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, tuỳ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp mà có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt, theo trình tự phát sinh và theo nội dung kinh tế (định 4 4 Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung BCTC Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ NK đặc biệt khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào các sổ Cái có liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán tại đơn vị được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Việt Nhật CMT. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: 5 5 * Hệ thống Báo cáo tài chính Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện nhất tình hình về tài sản, nguồn vốn, công nợ cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng các báo cáo tài chính sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Bảng cân đối kế toán. - Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng. - Kỳ kế toán ( năm tài chính ) bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch tương ứng. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh cho đến ngày 31/12 năm đó. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). 2.3. Nguyên tắc kế toán áp dụng 2.3.1. Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền. - Tiền và các khoản tương đương tiền được ghi theo giá gốc( giá thực tế tại thời điểm phát sinh). - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng hoặc liên quan tới ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỷ giá trong kỳ được ghi nhận vào Doanh thu tài chính ( Có TK 515) hoặc Chi phí tài chính ( Nợ TK 635 ). Cuối kỳ tổng hợp xác định chênh lệch tỷ giá và hạch toán vào bên Có hoặc Nợ của TK Chênh lệch tỷ giá 413. 2.3.2. Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho. 6 6 - Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, giá trị Hàng tồn kho nhập được ghi nhận theo giá thực tế phát sinh, tính giá Hàng tồn kho xuất theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên. - Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được lập theo quy định và hạch toán vào các TK có liên quan. 2.3.3. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao Tài sản cố định( TSCĐ). - TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình, vô hình và thuê tài chính được ghi nhận theo giá gốc( chuẩn mực số 03). - Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng( Theo quyết định 206 năm 2003 của Bộ Tài chính). 2.3.4. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư. 2.3.5. Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính. - Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát. - Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn. - Các khoản đầu tư tài chính dài hạn và ngắn hạn khác. 2.3.6. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay. - Chi phí đi vay được ghi nhận chính xác, đầy đủ bắt đầu từ khi phát sinh nghiệp vụ vay. - Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hoá trong kỳ. 2.3.7. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác. - Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ, các chi phí trả trước khác được ghi nhận dựa vào chế độ và nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ. 7 7 - Phương pháp phân bổ các loại chi phí kể trên theo nguyên tắc đường thẳng. 2.3.8. Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả Chi phí phải trả được ghi nhận căn cứ vào nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ theo các hợp đồng ký kết, dự kiến chi phí có thể phát sinh liên quan đến các hợp đồng. 2.3.9. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng các khoản phải trả. 2.3.10. Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu. - Vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu được ghi nhận theo số thực góp. - Lợi nhuận chưa phân phối được ghi nhận theo lợi nhuận thực tế phát sinh cuối năm tài chính. - Chênh lệch đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỷ giá được hạch toán và ghi nhận theo quy định số thực tế phát sinh trong kỳ. 2.3.11. Nguyên tắc ghi nhận Doanh thu. - Doanh thu bán hàng tuân thủ loại 10 chuẩn mực số 14. - Doanh thu cung cấp dịch vụ tuân thủ loại 16 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hoạt động tài chính tuân thủ loại 24 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hợp đồng xây dựng tuân thủ các quy định có liên quan. 2.3.12. Nguyên tắc ghi nhận Chi phí. - Chi phí tài chính được ghi nhận theo nguyên tắc chi phí thực tế phát sinh trong kì theo phương pháp trực tiếp kể cả đánh giá lại. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và hoãn lại được ghi nhận theo chuẩn mực số 18. 2.3.14. Nguyên tắc lập dự phòng rủi ro hối đoái. 2.3.15. Các nguyên tắc kế toán khác. 8 8 3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Việt Nhật CMT. 3.1. Hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. 3.1.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ gồm đôla Mỹ và yên Nhật sẽ được quy đổi ra VNĐ theo các nguyên tắc sau: * Đối với DT, chi phí, tài sản hình thành có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ. * Đối với ngoại tệ mua bằng tiền VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là giá mua thực tế. * Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. * Khi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá đã dùng để ghi nhận nợ( nếu thời điểm dùng để ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm tài chính) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước nếu thời điểm ghi nhận nợ và trả nợ ở hai năm khác nhau. * Đối vói ngoại tệ tại quỹ hoặc ở ngân hàng xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định là tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào DT Tài chính hoặc Chi phí Tài chính. Cuối kỳ tổng hợp hạch toán chênh lệch vào TK Chênh lệch tỷ giá 413. 9 9 - Cuối năm tài chính phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ở thời điểm cuối năm tài chính do Ngân hàng nhà nước công bố để xác định lãi lỗ tỷ giá. 3.1.2.TK sử dụng. - TK 111 chi tiết TK 111(1), TK 111(2). - TK 112 chi tiết TK 112(1), TK 112(2). TK 111(1), TK 112(2) được chi tiết cho đôla Mỹ và yên Nhật. - Các TK khác có liên quan: TK 156, 131, 331, 334, 311, 511, 711, 141, 515, 635, 413 … 3.1.3. Chứng từ sử dụng. - Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng. - Giấy uỷ nhiệm chi, phiếu chuyển khoản. - Giấy ghi nhận nợ. - Hoá đơn GTGT, các hợp đồng kinh tế, …. 3.1.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Mua ngoại tệ bằng tiền VN: * Căn cứ vào lượng ngoại tệ mua vào kế toán quỹ ghi vào bên Nợ TK 007 (Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá mua thực tế, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1112, 1122: Chi tiết cho từng ngoại tệ. Có TK 1111,1121. - Bán ngoại tệ thu bằng tiền VN: * Căn cứ số ngoại tệ đem bán, kế toán quỹ ghi vào bên Có TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá bán thực tế và giá xuất quỹ, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1111.1121: Giá bán thực tế. 10 10 [...]... 156, 157 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BCTC Sơ đồ 05: Trình tự hạch toán Hàng tồn kho 16 16 3.3 Kế toán thanh toán 3.3.1 Thanh toán vói nhà cung cấp nước ngoài 3.3.1.1 Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài - Công ty thanh toán theo 3 hình thức là thanh toán bằng L/C trả trước, thanh toán ngay bằng L/C và trả chậm - Đồng tiền dùng để thanh toán theo yêu... tệ 3.3.1.5 Quy trình hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Hợp đồng mua- Hoá đơn GTGT Sổ NK Mh Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp SC 331 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BCTC Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài 3.3.2 Kế toán thanh toán với đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác 3.3.2.1 Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán thanh toán với đơn vị nhận... thanh toán bằng ngoại tệ thì được phản ánh tương tự như trên nếu có chênh lệch tỷ giá cho hạch toán vào chi phí tài chính hoặc doanh thu tài chính 3.3.2.5 Quy trình hạch toán Quy trình hạch toán vói đơn vị nhận uỷ thác giống với quy trình hạch toán với các nhà cung cấp nước ngoài (Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) 3.3.3 Kế toán thanh toán với khách hàng 3.3.3.1 Đặc điểm và nguyên tắc hạch. .. tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, đóng dấu, họ tên) 5 Tìm hiểu quy trình lập các BCTC của đơn vị: Lập BCTC là công đoạn cuối cùng của quá trình hạch toán kế toán BCTC phản ánh các thông tin tổng hợp quan trọng, là kết quả kinh doanh trong 1 kỳ kế toán 27 27 hay phản ánh các thông tin tài chính khác phục vụ hữu ích cho quá trình ra quyết định của Ban GĐ BTTC được tổng hợp vào cuối kỳ kế toán. .. 3.2.5 Quy trình hạch toán - Kế toán kho mở thẻ kho cho từng loại máy móc, thiết bị, phụ tùng theo phương pháp thẻ song song 15 15 - Kế toán kho mở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ Cái các TK có liên quan - Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và phần mềm kế toán tự động nhập dữ liệu theo trình tự sau: Phiếu NK- XK,… Sổ NK Mh- Bh Sổ Nhật ký chung... uỷ thác - Trưòng hợp giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại cửa khẩu nhập hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 151: Chi tiết cho từng mặt hàng - Xuất hàng bán tại kho cho khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156: Chi tiết cho từng mặt hàng - Nếu gửi hàng tới điểm hẹn của khách hàng thì kế toán thực hiện theo dõi trên TK Hàng gửi bán: Nợ TK 157: Chi... khách hàng ghi giá bằng ngoại tệ: * Tại thời điểm ghi nhận doanh thu và khách hàng chấp nhận nợ, kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 * Tại thời điểm khách hàng trả nợ, một mặt kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ) mặt khác dựa vào tỷ giá thực tế lúc khách hàng ghi nhận nợ hoặc tỷ giá thực tế cuối năm tài chính trước và tỷ giá hiện hành, kế toán ghi: Nợ TK 1112, 1122( Chi... khách hàng được nhận CK thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 635: CK thanh toán Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ) - Khi khách hàng trả nốt số còn thiếu, kế toán định khoản: Nợ TK 1112, 1122 Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (): Số còn thiếu - Bán hàng giá tính bằng ngoại tệ, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số đã thanh toán Nợ TK 131( Chi tiết cho... thức trực tiếp, trả trước tiền hàng cho người bán kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Có TK 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá xuất quỹ Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá - Khi nhập khẩu hàng trực tiếp theo phương thức trả chậm đến thời hạn thanh toán một mặt kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) mặt khác định... hàng bằng ngoại tệ thì lượng ngoại tệ vay kế toán ghi đơn vào TK 007( Chi tiết) đồng thời dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 1112, 1122( Chi tiết): Tỷ giá hiện hành Có TK 311, 341: Tỷ giá hiện hành - Trường hợp vay bằng ngoại tệ nhưng thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản, kế toán dựa vào tỷ giá hiện hành và tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ hoặc cuối năm tài