Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã đào hữu cảnh

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ XÃ ĐÀO HỮU CẢNH Chuyên ngành : Tài doanh nghiệp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Hạnh Lớp:TCCP khoá II– Mã số SV: DTC069427 Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Vũ Thùy Chi An Giang, tháng 12 năm 2009 LỜI CÁM ƠN Học đôi với hành, kiến thức trao dồi, học hỏi từ thầy, cô bạn để lại kinh nghiệm thực tế để em có điều kiện vận dụng vào thực tiễn suốt thời gian thực tập đơn vị xã Đào Hữu Cảnh, huyện Châu Phú, tỉnh An Giang Em hồn thành báo cáo thực tập nhờ giúp đỡ hỗ trợ nhiều từ thầy cô, cán Văn phòng Ủy ban nhân dân xã cán lãnh đạo địa phương, đặc biệt: Cô Nguyễn Vũ Thùy Chi hướng dẫn nhiệt tình hỗ trợ cho em nhiều kiến thức quan trọng thời gian em làm chuyên đề tốt nghiệp Tất giảng viên khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh hỗ trợ cho em kiến thức năm qua để em ứng dụng vào thực tế hoàn thành đề tài tốt nghiệp Một lần xin kính chúc tất thầy cô, anh chị cán xã Đào Hữu Cảnh tận tình giúp đỡ suốt thời gian qua nhiều sức khỏe thành công sống Xin cám ơn! Trân trọng kính chào! MỤC LỤC ** & ** LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC i DANH MỤC BIỂU BẢNG iii DANH MỤC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT iv Chƣơng MỞ ĐẦU 1.1-Cơ sở hình thành: 1.2-Mục tiêu: 1.3-Phương pháp nghiên cứu: 1.4-Phạm vi nghiên cứu: 1.5- Nội dung nghiên cứu: Chƣơng 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ: 2.1 Cơ sở pháp lý: 2.2 Cơ sở lý luận: 2.2.1- Khái niệm công tác văn thư: 2.2.2- Vai trị cơng tác văn thư: 2.2.3- Ý nghĩa công tác văn thư: 2.2.4- Những yêu cầu công tác văn thư: 2.3 Nội dung công tác văn thư: 2.3.1- Xây dựng ban hành văn 2.3.2- Quản lý văn tài liệu khác 2.3.2.1/ Quản lý giải văn đến 2.3.2.2/ Quản lý văn đi: 2.3.3- Quản lý sử dụng dấu quan 11 2.3.3.1/ Khái niệm: 11 2.3.3.2/ Nguyên tắc đóng dấu: 11 2.3.3.3/ Chế độ quản lý bảo quản dấu quan 12 2.3.4- Lập hồ sơ hành giao hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan ………………………………………………………………………………12 2.3.4.1/ Lập hồ sơ hành: 12 2.3.4.2/ Chế độ giao hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan ……………………13 2.3.5- Trang thiết bị công tác văn thư: 14 Chƣơng 3: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƢ CỦA XÃ ĐÀO HỮU CẢNH 16 i 3.1 Lịch sử hoạt động văn thư xã 16 3.2 Kết đạt 16 3.3 Thuận lợi khó khăn 16 3.3.1- Thuận lợi: 16 3.3.2.- Khó khăn 17 Chƣơng 4: THỰC TRẠNG VÀ NGUYÊN NHÂN VỀ 18 CÔNG TÁC VĂ N THƢ XÃ ĐÀO HỮU CẢNH QUA 03 NĂM 2007-2009 4.1 Về nguồn nhân lực trình thực nghiệp vụ cơng tác văn thư xã: 18 4.1.1- Cơ cấu tổ chức quản lý 18 4.1.2- Về trình độ 19 4.2 Trang thiết bị công tác văn thư: 21 4.2.1- Trang thiết bị chổ làm việc: 21 4.2.2- Trang bị phương tiện kỹ thuật công tác văn thư:……………22 4.3 Nội dung công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh 22 4.3.1- Công tác xây dựng ban hành văn bản: …………………………… 22 4.3.2- Quản lý văn tài liệu khác: 23 4.3.2.1/ Đối với công văn đi: 23 4.1.2.2- Quản lý giải văn đến: 26 4.4 Bảo quản sử dụng dấu quan: 30 4.1.4- Lập hồ sơ hành giao hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan: 31 Chƣơng 5: GIẢI PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở XÃ ĐÀO HỮU CẢNH TRONG THỜI GIAN TỚI 33 5.1 Phương hướng 33 5.2 Giải pháp 34 Chƣơng 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Error! Bookmark not defined.36 6.1 Kết luận: 36 6.2 Kiến nghị 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO ii DANH MỤC BIỂU BẢNG ** & ** Bảng 2.1: Tổng hợp chế độ phụ cấp cán kiêm nhiệm công tác văn thư qua 03 năm từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.2: Số liệu văn từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.3: T lệ văn đ ng th i hạn tr hạn từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.4: T lệ văn đ ng thể thức sai thể thức từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.5: Số liệu văn đến từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.6: T lệ văn đến đ ng th i hạn qui định sai th i hạn qui định từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.7: Tổng hợp VB đóng dấu đ ng sai quy cách từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 iii DANH MỤC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT ** & ** VB: Văn CV: Công việc THCS: Trung học sở BB: Biên CB: Cán VT: Văn thư iv DANH MỤC BIỂU BẢNG ** & ** Bảng 2.1: Tổng hợp chế độ phụ cấp cán kiêm nhiệm công tác văn thư qua 03 năm từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.2: Số liệu văn từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.3: T lệ văn đ ng th i h n v tr h n từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.4: T lệ văn đ ng th th c v sai th th c từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.5: Số liệu văn đến từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.6: T lệ văn đến đ ng th i h n qui đ nh v sai th i h n qui đ nh từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Bảng 2.7: Tổng hợp VB đóng dấu đ ng v sai quy cách từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 DANH MỤC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT ** & ** VB: Văn CV: Công việc THCS: Trung học sở BB: Biên CB: Cán VT: Văn thư Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Chƣơng MỞ ĐẦU 1.1-Cơ sở hình thành: Xã Đào Hữu Cảnh tách từ xã Thạnh Mỹ Tây vào ngày 20 tháng năm 1984, xã vùng huyện Châu Phú nên việc tiếp cận cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế so với tình hình phát triển ngày Bộ máy hành xã vận hành tổ chức thực đạt nhiều hiệu cải cách cửa, đổi lề lối làm việc, chế quản lý nhà nước bên cạnh cơng tác văn thư có vai trị quan trọng góp phần nâng cao hiệu quản lý hành Nhà nước đáp ứng phát triển đất nước, việc quản lý văn thư xã nhiều hạn chế phần trình độ chưa đảm bảo, chưa chuyên môn chưa qua đào tạo nên việc quản lý hồ sơ, tài liệu cịn thất thốt, mát, không ngăn nắp ảnh hưởng đến việc tra cứu tài liệu công việc liên quan cần đến Từ vấn đề nên đưa số giải pháp giải thuận lợi khó khăn cơng tác văn thư xã thời gian qua nhằm đạt kết tốt thời gian tới lý chọn đề tài “ Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ xã Đào Hữu Cảnh qua 03 năm 2007-2009“ 1.2-Mục tiêu: - Phân tích thực trạng hoạt động văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Đề xuất giải pháp cho công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh 1.3-Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập số liệu: + Số liệu thứ cấp: Số liệu lưu trữ loại văn giai đoạn 2007-2009 + Số liệu sơ cấp: Phương pháp thu thập số liệu từ nắm thông tin, tham khảo ý kiến phận chuyên môn, tham khảo tài liệu có liên quan đến đề tài: vấn đề đặt nhằm làm sáng tỏ nội dung phạm vi nghiên cứu - Phương pháp xử lý số liệu: + Phân tích thống kê mô tả 1.4-Phạm vi nghiên cứu: - Công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh qua 03 năm 2007 – 2009 - Thời gian nghiên cứu từ ngày 30/9/2009 – 30/11/2009 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Địa điểm nghiên cứu: Bộ phận văn thư -Văn phòng Ủy ban nhân xã Đào Hữu Cảnh 1.5- Nội dung nghiên cứu: Chƣơng Mở đầu Khái quát sở hình thành đề tài, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu trình thực chuyên đề “ Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh qua 03 năm 2007 – 2009” Chƣơng Những vấn đề chung công tác văn thư Cơ sở pháp lý hoạt động văn thư, sở lý luận bước thực nội dung nhiệm vụ hoạt động văn thư xây dựng, quản lý, giải văn vấn đề trọng tâm văn thư Chƣơng Tổng quan hoạt động văn thư xã Đào Hữu Cảnh Giới thiệu khái quát lịch sử hoạt động công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh, Những kết đạt được, thuận lợi khó khăn từ thành lập xã đến Chƣơng Thực trạng nguyên nhân công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh qua 03 năm 2007 – 2009 Nhìn nhận thực trạng nguyên nhân hoạt động văn thư xã qua bước thực từ khâu xây dựng văn bản, tổ chức công tác liên quan giải văn Chƣơng Giải pháp để thực tốt công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh thời gian tới Rút kết từ thực trạng nguyên nhân hoạt động văn thư xã Đào Hữu Cảnh từ đưa phương hướng giải pháp thực công tác văn thư xã cách tốt thời gian tới Chƣơng Kết luận kiến nghị Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh cách khoa học, nhanh chóng kịp thời làm cho hiệu công việc đem lại đạt chất lượng khơng cao Từ vấn đề ta nhìn nhận thiếu đầu tư chuyên môn lãnh đạo qua 03 năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 nhận thấy chất lượng văn nhiều hạn chế Nhìn chung cán thực cơng tác chưa qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư, thiếu kinh nghiệm công tác, luân chuyển cán thường xuyên bàn giao nhiệm vụ chưa rõ ràng nên số cán nhận nhiệm vụ lúng túng với nghiệp vụ chuyên môn thể thức văn Bảng 2.2: T lệ văn thời hạn tr hạn từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 2007 Biến 2008 11/2009 Số lượng % Số lượng % Số lượng % VB gởi thời hạn 168 75 256 85,6 204 84,6 VB gởi trễ hạn 56 25 43 14,4 37 15,4 Tổng cộng 224 100 299 100 241 100 (Nguồn: Số liệu điều tra) Như từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 tỷ lệ văn sai thể thức có giảm so chất lượng văn sai thể thức tỷ lệ cao từ 9,5% đến 12,1% công tác soạn thảo văn có số chưa thể thức “Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP”, làm giá trị văn bị hạ thấp, thiếu độ tin cậy khơng có ký hiệu, đóng dấu sai quy cách, dấu câu sai thể thức, sai thẩm quyền ký Vì thế, làm ảnh hưởng đến chất lượng văn mặt quản lý, có việc ngồi ý muốn xảy thừa hành công việc theo yêu cầu văn mà văn lại sai thể thức vào văn khơng có giá trị pháp lý để giải 25 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Bảng 2.3: T lệ văn thể thức sai thể thức từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 2007 Biến Số lượng 2008 % Số lượng 11/2009 Số % lượng % VB thể thức 197 87,9 268 89,6 218 90.5 VB sai thể thức 27 12,1 31 10,4 23 9,5 Tổng cộng 224 100 299 100 241 100 (Nguồn: Số liệu điều tra) - Tuy nhiên số ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân có văn liên quan đến Ủy ban nhân dân không đưa qua phận văn thư kiểm tra vào sổ, mà tự ý soạn thảo văn tắt trình lãnh đạo ký Cho nên việc theo dõi số, kí hiệu văn đơi khơng xác có trường hợp khơng điền số, thể thức văn không qui định, cách trình bày văn cịn luộm thuộm thiếu sót - Nhìn chung bước quản lý văn đơn vị thời gian qua có tiến triển tích cực hoạt động, tích cực, nhiệt tình cơng tác cán kiêm nhiệm văn thư cố gắng học hỏi, nghiên cứu tài liệu liên quan đến bước thao tác văn thư đạt kết cao Sắp xếp công văn theo loại văn riêng, giúp cho việc tra cứu tài liệu cách nhanh chóng 4.1.2.2- Quản lý giải văn đến: - Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, người làm văn thư phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu, tình trạng bì khơng cịn nguyên vẹn phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn - Tiến hành phân loại sơ văn vào bì có đóng dấu độ khẩn hay khơng phân biệt nên bóc loại cần giải trước, bóc bì phải cẩn thận khơng gây hư hại văn bì, cần phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì 26 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến - Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn mật đến - Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người đứng đầu quan xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn - Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải 27 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Việc tiếp nhận văn đến thường tiếp nhận trực tiếp người “đơn vị khác” gởi đến Từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Ủy ban nhân xã Đào Hữu Cảnh tiếp nhận 1.664 văn đến với thể loại như: Bảng 2.5: Số liệu văn đến từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 Năm Loại văn Tổng cộng 2007 2008 11/2009 Báo cáo 79 48 56 183 Kế hoạch 65 51 42 158 Quyết định 115 145 108 368 Tờ trình 23 38 35 96 Cơng văn 86 79 65 230 Thông báo 127 102 116 345 Khác 72 98 114 284 Tổng cộng 567 561 536 1664 (Nguồn: Số liệu tra) - Từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 loại văn gởi đến từ nhiều quan khác vào tính chất nhiệm vụ công tác nên hàng năm số lượng văn đến mà quan nhận tùy theo yêu cầu công việc năm, cụ thể số lượng văn đến từ 536 đến 567 loại văn phục vụ cho cơng tác Qua việc tiếp nhận văn đến đơn vị cán kiêm nhiệm cơng tác văn thư tiến hành bóc bì cơng văn quy định - Văn đến có vào sổ ghi chép nội dung VB đến mẫu vào sổ công văn đến tạo mẫu không theo yêu cầu hướng dẫn việc xếp bảng lưu chưa theo trình tự quy định mà tất văn đến theo dõi vào sổ như: thứ tự, tên, ngày-tháng, nội dung, người ký, tra tìm văn đến khó biết nguồn từ đâu lục sổ lưu, không lập sổ chuyển giao văn đầy đủ - Sau bóc bì, kiểm tra văn đến yêu cầu, thường tiếp nhận văn cán khơng đóng dấu đến lên văn Đơi khơng dùng kéo cắt mà xé tay làm rách văn bên 28 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Cơng văn đến có thơng qua thủ trưởng quan xem xét để có sở xây dựng chuyển giao cho cá nhân phận liên quan đến văn - Người nhận công văn đến thường không ký nhận vào sổ rõ ràng chuyển giao công văn, văn thư không ghi vào sổ để theo dõi Đồng thời chưa trọng đến việc kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ thực công văn chuyển giao thực hiện, giải đạt hiệu hay khơng Vì thế, cán văn thư phải nắm bắt, nghiên cứu tài liệu liên quan đến việc quản lý giải văn đến nắm rõ bước thao tác xử lý với nguyên tắc yêu cầu từ khâu cách hợp lý nhằm tạo điều kiện giải cơng việc có liên quan cách nhanh chóng, xác, kịp thời Đối với cấp lãnh đạo xã, cần quản lý, kiểm tra việc xử lý văn đến cán văn thư có với thời hạn, nguyên tắc Từ có biện pháp khắc phục kịp thời để chắn chỉnh thiếu sót nhằm đưa cơng tác văn thư đơn vị ngày nề nếp, khoa học chất lượng Bảng 2.6: T lệ văn đến thời hạn qui định sai thời hạn qui định từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 2007 Biến 2008 11/2009 Số lượng % Số lượng % Số lượng % VB gởi đến thời hạn qui định 533 94 532 94,8 505 94,2 VB gởi đến sai thời hạn qui định 34 29 5,2 31 5,8 567 100 561 100 536 100 Tổng cộng (Nguồn: Số liệu điều tra) Nhưng đơn vị thuộc xã vùng Huyện Châu Phú tuyến đường tham gia cơng tác cấp cịn gặp nhiều khó khăn thời gian nhận văn đến thường gởi chậm so với thời gian xã tuyến Quốc lộ, ảnh hưởng đến nhận văn tiến hành triển khai văn thực thi văn đến chậm Một số văn đến cấp xảy tình trạng gởi đến nơi người nhận người gởi văn đến người nhận văn không thời hạn 29 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh quy định tỷ lệ qua 03 năm tương đối cao từ 5,2% đến 6% chất lượng quản lý nhiều lõng lẽo nên việc giải quyết, xử lý đến tay người cần giải chậm trễ so với yêu cầu; việc vào văn đến mà đơn vị thừa hành triển khai xây dựng không đạt hiệu quả, chất lượng xử lý công việc không thời hạn quy định Trong thời gian qua việc theo dõi giải văn đến thông thường không quan tâm đến cá nhân, đơn vị thừa hành khoảng 60% tỷ lệ văn đến không lãnh đạo theo dõi, đôn đốc việc giải thừa hành văn Do khơng thể đánh giá tiến độ giải đến đâu, khơng có phân cơng đạo đơn vị, cá nhân kiểm tra việc tổ chức giải theo dõi vấn đề liên quan đến văn xử lý có yêu cầu đề ra, nhằm kịp thời phản hồi, báo cáo lãnh đạo quan có biện pháp giải điều chỉnh kịp thời để xử lý vấn đề nảy sinh đột xuất xảy Từ làm ảnh hưởng đến tác phong, trách nhiệm thực công văn số cá nhân hay phận thừa hành không sức phấn đấu để hồn thành nhiệm vụ có tư tưởng chông chờ ỷ lại cấp đùng đẩy trách nhiệm với chưa có quy định rõ ràng hai bên, chưa phân công, phân nhiệm rõ ràng, không đánh giá chất lượng xử lý văn 4.4 Bảo quản sử dụng dấu quan: - Con dấu đồng chí cán văn phòng Ủy ban nhân dân quản lý, sử dụng đồng chí trực tiếp đóng dấu, có học tủ riêng để bảo quản dấu, học tủ có khóa cẩn thận, chìa khóa cán văn phòng giữ bảo quản theo quy định Việc đóng dấu văn phịng Ủy ban nhân dân khơng có trường hợp đóng dấu khống Bảng 2.7: Tổng hợp VB đóng dấu sai quy cách từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 2007 Biến 2008 11/2009 Số lượng % Số lượng % Số lượng % VB đóng dấu 314 87,5 405 92,3 349 92 VB đóng dấu sai 45 12,5 34 7,7 28 Tổng cộng 359 100 439 100 377 100 (Nguồn: Số liệu điều tra) 30 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Công tác quản lý dấu chưa chặc chẽ, lẽ có 01 đồng chí cán văn thư sử dụng, cán văn thư đôi lúc công việc bận nên nhờ người khác đóng dấu dùm, số văn đóng dấu sai qui cách đóng dấu khơng ngắn, chiều Cũng khó quản lý cán quản lý dấu công tác mà không bàn giao lại dấu cho cán khác đống dấu thay Khi công tác hội họp, tập huấn thơng thuờng có 80% cán văn thư nhờ đồng chí quan trực làm công việc không bàn giao trách nhiệm nhiệm vụ việc sử dụng dấu Cũng khó quản lý cán quản lý dấu công tác mà không bàn giao lại dấu cho cán khác đóng dấu thay dẫn đến việc sử dụng dấu vào mục đích cá nhân Từ bảng số liệu trên, thấy việc đóng dấu sai quy cách chiếm tỷ lệ cao qua 03 năm từ 7,7% đến 12,5% chưa có quy định rõ ràng trách nhiệm quản lý dấu đốI vớI nguờI phụ trách, nên việc bảo quản dấu lỏng lẻo, tủ khố khơng an tồn dể dấu Vì cơng tác, hội họp, tập huấn đồng chí văn thư đuợc giao trách nhiệm quản lý dấu phải đuợc thủ truởng quan trực tiếp cho phép bàn giao văn đuợc nhờ cán khác tạm thời sử dụng dấu thời gian khơng xảy truờng hợp sử dụng dấu không quy định 4.1.4- Lập hồ sơ hành giao hồ sơ, tài liệu hành vào lƣu trữ quan: - Đơn vị phải lập danh mục hồ sơ đơn vị để làm lập hồ sơ; danh mục hồ sơ để xác định hồ sơ phải lập chuẩn bị bìa hồ sơ Trong q trình giải quyết, theo dõi cơng việc thu thập tài liệu vào hồ sơ - Văn thư quan vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “Lưu hồ sơ” sổ đăng ký văn đi, đến dấu đến Ngoài lập hồ sơ thuộc trách nhiệm văn thư quan - Cuối năm, cá nhân, đơn vị vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ lập, xếp lại hoàn chỉnh, đến hạn nộp lưu nộp vào lưu trữ quan Những hồ sơ cần sử dụng lâu dài, chưa nộp vào lưu trữ ghi vào danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ dự kiến trước chưa hồn tồn với thực tế Vì vậy, trình giải cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình công việc giải công việc quan 31 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Nếu có việc phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ Ngược lại, công việc dự kiến nhường thực hiện, khơng hình thành hồ sơ ghi rõ vào cột ghi “Không thành hồ sơ” - Tất tài liệu quan qua năm cán Kiêm cơng tác văn thư có lập thành hồ sơ quản lý năm riêng theo loại công văn đến, công văn đi, định xử phạt, định luân chuyển bổ nhiệm cán Đồng thời xếp theo thứ tự riêng biệt thuận tiền cho việc tìm kiếm văn qua năm - Việc lập hồ sơ lưu nhiều hạn chế đa phần văn văn đến loại cho vào sơ mi quản lý chung bao gồm kế hoạch, công văn, báo cáo không tách riêng loại văn với nội dung riêng Việc lập hồ sơ hành đơn vị từ năm 2007 đến tháng 11 năm 2009 khơng đảm bảo qui trình cán kiêm nhiệm công tác văn thư thường luân chuyển theo hàng năm nên không nắm chức vấn đề cơng việc, nhiệm vụ, chương trình…các mặt hoạt động đơn vị năm Do bước lập danh mục hồ sơ chưa xây dựng cụ thể nên hình thành cơng việc chưa đảm bảo theo nhiệm vụ chức hàng năm mà đơn vị thực công tác, nên công việc đến cán giải xử lý không kịp thời chất lượng không cao, lúng túng thực công tác 32 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Chƣơng 5: GIẢI PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở XÃ ĐÀO HỮU CẢNH TRONG THỜI GIAN TỚI 5.1 Phƣơng hƣớng (trích từ Nghị thực kế hoạch Nhà nước nhiệm kỳ 2004 – 2009 Ủy ban nhân dân xã Đào Hữu Cảnh) - Xây dựng công tác văn thư theo phương châm “giữ gìn tất công văn, tài liệu cấm không hủy bỏ cơng văn tài liệu khơng có lệnh cho phép hủy”, “chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành văn phịng đại” nhằm nâng cao sức tổng hợp, góp phần nâng cao suất lao động, tạo hiệu thiết thực, đảm bảo sống phát triển quan - Tập trung nâng cao chất lượng tổng hợp trước hết chất lượng trị thân người làm cơng tác văn phịng, văn thư; qn triệt sâu sắc đường lối quan điểm Đảng, nâng cao giác ngộ trị, giác ngộ giai cấp nhận thức đắn nhiệm vụ giao; xây dựng lĩnh trị vững vàng, kiên định mục tiêu độc lập dân tộc gắn liền với xây dựng chủ nghĩa xã hội - Tăng cường lãnh đạo Đảng văn thư, làm cho đội ngũ vừa đội ngũ trung thành Đảng, Nhà nước nhân dân vừa đội ngũ xung kích tình hình - Tổ chức kiện tồn đội ngũ cán văn phịng, văn thư đủ mạnh, có tỷ lệ phù hợp theo địa phương công tác, tiếp tục củng cố nâng cao chất lượng để đáp ứng ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nước ngày vào chiều sâu - Làm tốt công tác tư tưởng nội bộ, tạo đoàn kết thống ý chí lẫn hành động cho cán công chức, tạo môi trường thuận lợi không ngừng cải tiến lề lối làm việc, nghiệp vụ chuyên môn, nhằm nâng cao hiệu hoạt động, phát huy vai trị trách nhiệm cá nhân góp phần xây dựng đơn vị vững mạnh Cán làm việc phải người có phẩm chất đạo đức tốt, có lập trường trị vững vàng; nhạy bén trị; có lực chun mơn lưu trữ học cơng bố học Ngồi cần phải trang bị kiến thức định lịch sử, văn học, ngoại ngữ, tin học… 33 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh 5.2 Giải pháp Trong phần thực trạng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh để phát huy ưu điểm hạn chế khuyết điểm, đồng thời góp phần nâng cao cơng tác văn thư tốt Theo xin nêu số giải pháp thực thời gian tới cụ thể sau: - Thường xuyên giáo dục cán công chức học tập theo đường lối chủ nghĩa Mác Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; phải thấm nhuần sâu sắc quan điểm Đảng, sách pháp luật Nhà nước cơng tác văn phịng, văn thư; nâng cao tinh thần tự giác, tích cực học tập, rèn luyện khả tham gia lĩnh vực công tác giao - Về sở vật chất: nhà nước cần có kế hoạch sửa chữa mua sắm thay đổi trang thiết bị củ, hết hạn sử dụng Nhất đầu tư kinh phí cho việc biên soạn xuất ấn phẩm lưu trữ có giá trị - Cán văn thư phải đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, xếp, bố trí ổn định cơng tác, nhằm nâng cao lực kinh nghiệp trình thực nhiệm vụ Đồng thời cán làm công tác văn thư phải có tính tự giác cao, có tính tổ chức kỷ luật để hồn thành nhiệm vụ cách tốt - Có nhận thức vai trị, vị trí cơng tác văn thư quan Trên sở thủ trưởng cần quan tâm đạo sâu sát cơng tác nầy; văn phịng Ủy ban nhân dân thực tốt chức trách công tác văn thư - Cần đổi quy chế cơng tác văn thư phù hợp với tình hình phát triển xã hội Thủ trưởng quan, đơn vị phải nắm vững quy định nhà nước ban hành điều lệ công tác văn thư - Cán văn thư phải nắm vững nguyên tắc, chế độ quy định nhà nước thực công tác văn thư quan - Thực nguyên tắc, chế độ văn thư hạn chế lạm dụng giấy tờ, vi phạm qui định Nhà nước Vì khơng để người khơng có trách nhiệm quan xử lý văn thư quan, không cho người khác dùng dấu đóng văn bản, giấy tờ khơng có giá trị pháp lý theo qui đinh - Thủ trưởng quan, đơn vị phải thường xuyên có biện pháp kiểm tra, giám sát theo dõi thực định kỳ bất thường để kịp thời phát yếu kém, tồn Từ tìm nguyên nhân dẫn đến yếu để có phương hướng sát hợp thực có hiệu cơng tác văn thư Phải quan tâm chế độ khen thưởng cho cán hoạt động tốt, có nhiều thành tích tiêu biểu, mặt khác có hình thức xử lý nghiêm trường hợp vi phạm 34 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Về cải cách thể chế hành Ủy ban nhân dân xã Đào Hữu Cảnh ý cải cách thủ tục hành chính, loại bỏ khâu bất hợp lý phiền hà, kịp thời ngăn chặn cán cửa quyền, tham nhũng, hối lộ…vi phạm pháp luật - Về tổ chức máy, chấn chỉnh cấu tổ chức, biên chế, quy chế hoạt động máy hành xã Bộ máy phải tinh gọn đảm bảo điều hành tập trung thống nhất, thơng suốt có hiệu lực từ xuống - Về đội ngũ cán công chức xã, qui định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm, thẩm quyền, quyền lợi kỹ thuật cơng chức hành Ủy ban nhân dân xã xây dựng đội ngũ cán cơng chức hành nhà nước vừa có trình độ chun mơn kỷ nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm, tận tụy với công việc có đạo đức trị, liêm khiết lúc thưà hành công vụ 35 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Chƣơng 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 Kết luận: Công tác văn thư công việc quan trọng qúa trình quản lý Nhà nước Cơng tác văn thư cần thiết cho đơn vị, quan, xí nghiệp Nhưng phải ln có tính sáng tạo có hệ thống khoa học để vận dụng, sử dụng tốt văn lĩnh vực công tác văn thư Thường xuyên thực tốt chủ trương, đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Thực tốt công tác văn thư đáp ứng nhu cầu cần thiết kịp thời trước mắt vấn đề cần giải lâu dài việc tra cứu hồ sơ Thực tốt công tác nầy giải vấn đề tồn đọng, ách tắc quan, tăng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho cơng tác quản lý Đảm bảo giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn Nhà nước, dấu quan vào mục đích phi pháp Cơng tác văn thư công cụ đắc lực thiếu quan quản lý nhà nước, văn giúp cho quan quản lý Nhà nước tiến hành giải công việc nhanh chóng, xác có suất chất lượng, đường lối, sách đảm bảo bí mật Đảng Nhà nước, góp phần tiết kiệm tiền của, công sức nhà nước nhân dân Làm tốt công tác nầy phân biệt loại văn giúp cho việc thu thập bảo quản sử dụng đạt hiệu cao Đồng thời giúp cho lãnh đạo cán chuyên môn thực tốt công tác hàng ngày phục vụ việc xây dựng chương trình, kế hoạch, sơ kết, tổng kết…của quan Đây công việc quan trọng, đòi hỏi cán văn thư tất cán phải hiểu hết tầm quan trọng nó, phải học tập cơng tác chun mơn, để sau dù phụ trách công việc nào, soạn thảo ban hành văn thực qui định Thực tế chứng tỏ rằng, cơng tác quan tâm thích đáng, đầu tư hợp lý vai trị tính chất xã hội ngày tăng lên tác dụng xã hội ngày lớn Đó số quan trọng để nói lên trình độ phát triển ngành văn thư Trên số vấn đề mà thân đúc kết từ trình thực tập xã Đào Hữu Cảnh công tác văn thư thời gian qua 36 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh 6.2 Kiến nghị Qua trình thực tập đơn vị xã Đào Hữu Cảnh nhận thấy công tác văn thư có bước phát triển định, nhiên phần khâu nghiệp vụ hạn chế cần khắc phục việc cần đổi công tác văn thư thời gian tới nên có kiến nghị sau: - Lãnh đạo quan cần quan tâm, trọng công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác nầy đáp ứng với trình phát triển giai đoạn - Cần có kế hoạch đào tạo cán làm công tác văn thư với chuyên môn nghiệp vụ, lý luận trị phải có A tin học để đảm bảo cơng tác tốt - Xây dựng biên chế phù hợp cán văn thư, đồng thời phải có sách hợp lý với cơng việc nhằm kích thích tinh thần, tồn tâm, tồn ý cán góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Cần xây dựng phòng văn thư riêng, trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật đảm bảo cho việc quản lý văn thuận lợi thực công tác văn thư Đưa tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán phân công kiêm nhiệm hoạt động văn thư + Phân phối xếp công việc cách hợp lý khoa học, cần đánh giá giải công việc nên làm trước, việc làm sau + Xây dựng lịch hoạt động giải quyết, xử lý, phân loại theo dõi công việc đề giao cho ngành đơn vị trực thuộc + Sắp xếp ngăn nắp, phân loại theo loại văn đến có trình tự Quản lý chặt chẽ cách thức đóng dấu với qui cách Khơng nhờ người khác đóng dấu dùm cho dù bận cơng việc Lãnh đạo cần phải quan tâm điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn thư, kiểm tra thường xuyên bước lập hồ sơ, quản lý nộp hồ sơ vào lưu trữ Để đưa kinh nghiệp biện pháp khắc phục thời gian tới, phân công trách nhiệm cụ thể đồng chí văn thư để có ý thức cơng tác - Hàng năm có kế hoạch kiểm tra định kỳ công tác văn thư như: ban hành văn bản, lưu công văn đến công văn đi, cơng tác lập hồ sơ…phải có chế độ khen thưởng cá nhân, đơn vị thực tốt cơng tác văn thư có biện pháp xử lý nghiêm cá nhân, đơn vị vi phạm công tác nầy 37 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh - Cần xây dựng qui chế hoạt động công tác văn thư quan, đơn vị nhằm hướng dẫn cụ thể cho tất quan, đơn vị có trách nhiệm thực thơng suốt, cán trực tiếp thực công tác văn thư - Trong điều kiện cần phải bố trí cán văn thư chun trách có phẩm chất trị tốt, có trình độ chun mơn cơng tác văn thư có đức tính cần thiết mà nghiệp vụ chun mơn địi hỏi như: kín đáo, kiên trì, chịu khó, tỉ mỉ, thận trọng, ngun tắc, ngăn nắp sức học hỏi kinh nghiệm để không ngừng nâng cao chất lượng công tác - Nếu cán văn thư đào tạo có tinh thần trách nhiệm cao hồn thành tốt cơng tác văn thư Cán văn thư đào tạo thao tác nghiệp vụ phải xử lý qui định Nhà nước như: phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, dấu đi, vào sổ, trình cơng văn chuyển giao công văn…Như công tác nầy vào nề nếp, khoa học, đạt suất, chất lượng hiệu cao 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định 142/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 1963 ban hành điều lệ chung công tác văn thư - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ văn thư - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu - Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 nội vụ văn phịng Chính phủ, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật - Công văn 425/VTLT-NN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn văn đi, văn đến - Thông tư 21/2005/BNV ngày 01 tháng 01 năm 2005 Bộ nội vụ việc hướng dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ, Bộ, quan ngang Ủy ban nhân dân - Báo cáo tổng kết tình hình thực Nghị nhà nước năm 2009 phương hướng, nhiệm vụ năm 2010 Ủy ban nhân dân xã Đào Hữu Cảnh ... thực công tác, nên công việc đến cán giải xử lý không kịp thời chất lượng không cao, lúng túng thực công tác 32 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Chƣơng 5: GIẢI... nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh chức lập phận văn thư chuyên trách (phòng văn thư, tổ văn thư) Bộ phận văn thư chuyên trách gọi văn thư quan Văn thư quan phận thực công tác. .. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Đào Hữu Cảnh Chƣơng 3: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƢ CỦA XÃ ĐÀO HỮU CẢNH 3.1 Lịch sử hoạt động văn thƣ xã Ngày 20 tháng năm 1984 xã Đào