ĐẶCĐIỂMVÀ TỔ CHỨCQUẢNLÝ THANH TOÁNVỚIKHÁCHHÀNGVÀNHÀCUNGCẤPTẠICÔNGTYGS–GROUPJSC 1.1 ĐặcđiểmkháchhàngvànhàcungcấptạiCôngty 1.1.1. ĐặcđiểmnhàcungcấptạiCôngtyVớiđặcđiểm sản phẩm và dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầu vào sản xuất trong nước còn hạn chế, ngay từ khi thành lập Côngty đã hướng tới các nhàcungcấp nước ngoài có uy tín trên thế giới như: Nohma (Nhật), Hochiki (USA)… Ngoài ra để tận dụng lợi thế của việc sử dụng hàng trong nước Côngtycũng thực hiện mua hàng hóa của những nhàCungcấp trong lãnh thổ Việt Nam tuy nhiên việc lựa chọn nhàcungcấp rất cẩn thận, Côngty xây dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác nhau. Các nhàcungcấp của Côngty hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cungcấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hệ thống thông tin, bảo mật, tích hợp hệ thống… Côngty dùng phương pháp mã hóa nhàcung cấp, mỗi nhàcungcấp ứng với một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thực hiện tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòng ban trong Công ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cả nhân viên sử dụng Ngoài việc mã hóa nhàcungcấpCôngty còn tiến hành mở chi tiết cho từng đối tượng nhàCung cấp, đối vớinhàCungcấp nước ngoài bắt buộc mở chi tiết mỗi nhàcungcấp một tiểu khoản. Đối vớinhàcungcấp Việt Nam Côngty tiến hành mở chi tiết cho những đối tượng nhàcungcấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn các nhàcungcấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận này chiếm số lượng ít) Côngty tiến hành mở chung cho một tiểu khoản Côngty tiến hành phân loại nhàcungcấp theo lớp nhàcungcấp theo địa bàn trụ sở của nhàcungcấp bao gồm: - Lớp 01: các nhàcungcấp trong nước - Lớp 02:các nhàcungcấp nước ngoài: tại nhiều nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga… Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể cả thanhtoán trả ngay hoặc trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhàcungcấp Là một Côngty nhỏ giá trị các hợp đồng nhập khẩu không lớn nhưng Côngty luôn giữ được mối quan hệ tốt với các nhàcungcấp nước ngoài, ngày càng tạo được uy tín và nhận được những sự ưu đãi trong các giao dịch, thanhtoán của các nhàcungcấp trong nước 1.1.2. ĐặcđiểmkháchhàngtạiCôngty Ngược lại vớinhàcung cấp, kháchhàng của Côngty chủ yếu nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Đặcđiểm nổi bật của kháchhàngtạiCôngty là các doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng đều có chung nhu cầu về bảo mật thông tin, hoặc an toàn về hệ thống như các siêu thị, các ngân hàng hoặc các chương trình của Chính phủ…. Với sự phát triển của đất nước nhu cầu về an toàn trong sản xuất kinh doanh, bảo mật thông tin ngày càng tăng cao, số lượng kháchhàng của Côngty ngày càng nhiều.Với các chính sách để khuyến khích bán hàngCôngty ngày càng có được những kháchhàng lâu dài và trở thànhCôngty có sức cạnh tranh cao trong lĩnh vực hệ thống thông tin, tích hợp hệ thống. Tương tự vớinhàcungcấpCôngtycũng tiến hành phân loại kháchhàng theo địa bàn kinh doanh: - Lớp 01: Kháchhàng trong nước. - Lớp 02: Kháchhàng nước ngoài. Côngtycũng thực hiện mã hóa các kháchhàng tương tự như vớinhàcung cấp. Đối với các kháchhàng có khối lượng giao dịch nhiều, hoặc giá trị hợp đồng lớn Côngty tiến hành mở riêng cho mỗi kháchhàng một tiểu khoản, đối với các trường hợp còn lại Côngty tiến hành theo dõi chung trên một tiểu khoản 131 – Phải thu kháchhàng lẻ. Đối với nhóm kháchhàng trong nước Côngty còn tiến hành phân loại theo lĩnh vực kinh doanh như: tin học, bảo hiểm, giáo dục, ngân hàng…đây là một bộ phận cấu thành nên mã số của khách hàng. Các nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ đầu ra trường hợp kháchhàngthanhtoán trả ngay hay trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. 1.2. Đặcđiểmthanhtoánvớikháchhàngvànhàcungcấp của CôngtyGS–GROUPJSC 1.2.1. Hình thức thanhtoánCôngty sử dụng 2 hình thức thanhtoán là thanhtoán dùng tiền mặt vàthanhtoán không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanhtoán không dùng tiền mặt được sử dụng phổ biến hơn. - Phương thức thanhtoán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thanhtoán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Thanhtoán bằng tiền mặt bao gồm: + Thanhtoán bằng tiền VNĐ. + Thanhtoán bằng ngoại tệ. - Phương thức thanhtoán không dùng tiền mặt: đây là phương pháp thanhtoán thông qua các trung gian như các ngân hàng hoặc các tổchứctài chính trung gian khác. Phương thức này khắc phục được những yếu điểm của việc thanhtoán dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch nội địa phương thức này có nhiều hình thức như: thanhtoán bù trừ, thanhtoán bằng ủy nhiệm chi (thu), thanhtoán bằng séc…Đối với các giao dịch thanhtoánvới đối tác nước ngoài Côngty sử dụng hình thức thanhtoán bằng thư tín dụng. 1.2.2. Đặcđiểmthanhtoánvớinhàcungcấp Đối với các nhàcungcấpCôngty chủ yếu sử dụng hình thức thanhtoán không dung tiền mặt. Đối với các nhàcungcấp trong nước Côngty tiến hành thanhtoán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng. Đối với các nhàcungcấp nước ngoài Côngty tiến hành mở L/C để thanh toán. Để thuận lợi cho việc thanhtoán cho nhàcungcấp được nhanh tróng và bảo đảm an toàn về vốn Côngty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng như : Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt… Tiền gửi ngân hàng dung để thanhtoán của Côngty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các loại như EUR, USD… nhưng số lượng ngoại tệ USD gửi tại các ngân hàng là lớn nhất. Thời hạn thanhtoánvớinhàcungcấp được quy định cụ thể trong hợp đồng thường là sau 30 ngày hoặc 45 ngày từ ngày hóa đơn. Vào các ngày 15 và 25 hàng tháng Côngty tiến hành xem xét, cân đối các khoản phải thu và phải trả sau đó tiến hành thanhtoán cho các nhàcungcấp đến hạn, ngoài ra hình thức thanhtoán trả ngay cũng thường xuyên được sử dụng trong trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ, côngty có sẵn khả năng thanh toán. Côngty luôn có những biện pháp huy động vốn để thanhtoán cho nhàcungcấp đúng và trước hạn. 1.2.3. Đặcđiểm thanh toánvớikhách hàng. Đối với từng kháchhàngCôngty có những chính sách thu hồi nợ khác nhau tùy thuộc vào đặcđiểm của khách hàng, trong từng điều kiện kinh doanh và yêu cầu về vốn. Đối với các kháchhàng có mối quan hệ lâu năm Côngty thường áp dụng chính sách trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định do hai bên thỏa thuận, đối với đối tượng khách lẻ Côngty thường yêu cầu kháchhàng chi trả ngay khoản nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi nhằm giảm rủi ro thất thoát về vốn. Hính thức thanhtoán được sử dụng chủ yếu là qua ngân hàng. Đối với các nghiệp vụ có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, khi có sự thỏa thuận giữa hai bên Côngty áp dụng hình thức thu tiền hàng trực tiếp bằng tiền mặt từ khách hàng. 1.2.4. Quy định về thanhtoántạiCôngty Dưới đây là một vài quy định cụ thể về thanhtoánvớikháchhàngvànhàcungcấptạiCông ty: a. Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đ (Hai mươi triệu đồng) trở lên bắt buộc phải thanh toán qua Ngân hàng. b. Trường hợp thanhtoán bằng tiền mặt tại đơn vị bán: Khi thanhtoán bằng tiền mặt tại đơn vị bán hàng, người trả tiền phải yêu cầu đơn vị bán hàng viết “Phiếu thu tiền” hoặc “Biên nhận nhận tiền” cho số tiền thanhtoán này hoặc yêu cầu người bán đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” trên hóa đơn. c. Trường hợp thanhtoán bằng tiền mặt tạiCông ty: Khi thanhtoán bằng tiền mặt tạiCôngty , Côngty chi nhánh, Trung tâm hay bộ phận trực thuộc, người nhận tiền phải có Giấy giới thiệu, Giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân khác để chứng minh nhân thân. Khi làm phiếu chi, thủ quỹ cần ghi đầy đủ thông tin của người nhận tiền trên phiếu chi kèm theo giấy giới thiệu và photocopy giấy tờ tùy thân của người nhận tiền. d. Trường hợp thanhtoán bằng séc hoặc chuyển khoản: Người thụ hưởng phải là đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT. Nghiêm cấm việc chuyển tiền cho bên thứ ba mà không có quy định trên hợp đồng hoặc chỉ định chuyển tiền bằng văn bản hợp lệ (ký, đóng dấu…) do đơn vị bán hàng phát hành. e. Trường hợp thanhtoán bằng thẻ tín dụng: Yêu cầu về chứng từ thanhtoán được áp dụng giống như trường hợp thanhtoán bằng tiền mặt. Thời hạn thanhtoán áp dụng đối với trường hợp này không có gì thay đổi so với các trường hợp khác. 1.3. Tổ chứcquảnlý thanh toánvớikháchhàngvànhàcungcấptạiCôngty Việc quảnlý thanh toánvớikháchhàng và nhàcungcấp chủ yếu là do phòng tài chính kế toán thực hiện. Kế toán trưởng cùng các nhân viên trong phòng cụ thể là kế toán mua hàngvà bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết của các kháchhàngvànhàcung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hàng hóa về số liệu, về thời hạn thanh toán, thời gian nợ quá hạn….để quảnlýcũng như phát hiện những trường hợp xảy ra nhằm đưa ra phương án xử lý kịp thời. Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các Hóa đơn GTGT bán hàng hóa dịch vụ dựa vào các thông tin trên Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợp đồng,… và kiểm tra sự tồn tại của doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trên Website của Tổng Cục Thuế ở địa chỉ http://www.gdt.gov.vn. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quảnlývà nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ…thanh toán cho kháchhàngvànhàcung cấp. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ. Nếu có sự chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tiến hành rà soát để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. Ban giám đốc tiến hành quảnlý trung hoạt động thanhtoán của Công ty. Thông qua việc yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanhtoán định kỳ, nợ quá hạn, nợ khó đòi…của kháchhàngvànhàcung cấp, ban giám đốc đưa ra những quyết định cuối cùng trong việc xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi. Ban kiểm soát định kỳ thường là theo quý tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán: kiểm tra về tính chính xác hợp lý hợp lệ về thủ tục, chứng từ, tính đúng đắn về số liệu của các hóa đơn và số liệu trong sổ sách kế toán. Do các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên ban kiểm soát chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu (thường là xác suất) khi phát hiện ra sai sót ban kiểm soát tiến hành tìm hiểu nguyên nhân vàcùngvới kế toán trưởng và ban giám đốc đưa ra biện pháp giải quyết. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty. hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. 1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty GS – GROUP JSC 1.2.1. Hình thức thanh