TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TRÍ TUỆ TRẺ VIỆT NAM

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TRÍ TUỆ TRẺ VIỆT NAM. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam. Phòng kế toán của Công ty thực hiện hạch toán ban đầu, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính bằng các phương pháp kế toán đúng với nguyên tắc, chế độ, thể lệ kế toán Nhà nước ban hành. Cơ cấu của bộ máy kế toán thể hiện qua phòng tài chính kế toán của công ty. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán của công ty và để phù hợp với địa bàn sản xuất tập trung, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng tài chính kế toán của công ty gồm 5 người được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán sau: 1 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bộ phận sản xuất Kế toán vật tư Kế toán chi phí- giá thành sản phẩm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ Kế toán phần hành tiền Ghi chú: Quan hệ giữa bộ phận cấp trên và cấp dưới 2 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Quan hệ giữa các bộ phận cùng một cấp Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: + Kế toán trưởng: Có chức năng quản lý hoạt động tài chính kế toán trong toàn Công ty, là người chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác tài chính kế toán của Công ty trước Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các cơ quan quản lý. + Kế toán tổng hợp: Trực tiếp chỉ đạo tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên, kiểm tra về mặt nghiệp vụ về các phần hành cụ thể, chịu trách nhiệm thu thập, ghi chép, xử lý thông tin về tình hình kinh doanh chung trong toàn công ty. Ngoài việc tổng hợp các nghiệp vụ ở ở từng phần hành cụ thể,kế toán tổng hợp còn ghi chép các nghiệp vụ tổng hợp như phải thu, phải trả, thanh toán với Nhà nước… Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ thay mặt kế toán trưởng điều hành công tác kế toán của công ty khi Kế toán trưởng vắng mặt. + Kế toán bộ phận sản xuất: chỉ có một kế toán thực hiện cả 3 công việc là kế toán vật tư, kế toán chi phí – giá thành sản phẩm, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Các nội dung, nghiệp vụ khác do kế toán quỹ hoặc kế toán tổng hợp theo dõi và hạch toán chi tiết (lương, thanh toán bằng tiền…). + Kế toán phần hành tiền: kế toán căn cứ vào những chứng từ phát sinh có liên quan tới các nghiệp vụ về tiền mặt, TGNH như xuất quỹ, chi TGNH để thanh toán và những nghiệp vụ thu tiền, nhận giấy báo Có khi thu tiền bán hàng hay thu được các khoản phải thu…do thủ quỹ chuyển lên để ghi vào sổ sách kế toán có liên quan. + Thủ quỹ: có nhiệm vụ liên quan tới xuất quỹ, nhập quỹ tiền 3 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty Cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam. 2.2.1. Các chính sách kế toán chung. Chế độ kế toán Công ty đang sử dụng được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm tài chính (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12), kỳ hạch toán là 1 tháng.Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: Việt Nam đồng, không có các nghiệp vụ liên quan tới ngoại tệ. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán HTK: + Nguyên tắc ghi nhận HTK: giá mua + chi phí + Phương pháp tính giá trị HTK: Nhập trước – xuất trước +Phương pháp hạch toán HTk: kê khai thường xuyên Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại, đơn vị tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp tuyến tính. Hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung, hạch toán chi tiết vật tư và thành phẩm theo phương pháp thẻ song song. Việc định khoản, ghi nhận doanh thu, chi phí tuân theo quy định, chuẩn mực kế toán chung và đặc thù của từng phần hành. Do đặc thù về quy trình sản xuất qua nhiều công đoạn nên có cả bán thành phẩm nhập trong kho và công ty cũng xuất bán cá bán thành phẩm nên đánh giá cả chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Chứng từ kế toán ban hành trong công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam bao gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ. Các chứng từ trong mỗi chỉ tiêu đều được đánh số hiệu đúng như quy định trong chế độ kế toán hiện hành. Như trong chỉ tiêu 4 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B hàng tồn kho có: Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT, Phiếu xuất kho mẫu số 02- VT; chỉ tiêu bán hàng có: Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT-3LL; chỉ tiêu tiền tệ có: Phiếu thu mẫu số 01-TT, Phiếu chi mẫu số 02-TT… Kế toán từng phần hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ kế toán được lập trong công ty hoặc từ bên ngoài chuyển đến. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán rồi sau đó nhập số liệu vào máy để máy tính tự động chuyển tới các sổ kế toán thích hợp. Cuối cùng chuyển các chứng từ đã lập lên cấp trên để hạch toán tổng hợp. Chứng từ kế toán mỗi khi dùng xong sẽ được lưu giữ lại và bảo quản để đối chiếu khi cần thiết. Hiện tại toàn bộ chứng từ kế toán của công ty vẫn còn được lưu giữ lại chưa bị hủy một chứng từ nào. Trình tự luân chuyển chứng từ có thể tóm tắt như sau: Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. 5 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Người nhập Phiếu nhập kho Phòng tài chính-kế toán Thủ kho Kho Phòng kinh doanh Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Khách hàng Sử dụng chủ yếu là các tài khoản phổ biến trong đơn vị sản xuất sản phẩm. Ví dụ như TK về HTK, chi phí, giá thành, doanh thu, tiền mặt, TGNH, phải thu, phải trả… Công ty không sử dụng các tài khoản liên quan tới ngoại tệ, tài khoản thuế xuất nhập khẩu và các tài khoản đặc thù khác… Các tài khoàn sử dụng chủ yếu ở cấp 1, một số tài khoản chi tiết đến cấp 2, 3. Ví dụ về tài khoản chi phí nhân viên quản lý: TK 6421, tài khoản quản lý KHTSCĐ: TK 6424; Tài khoản cấp 3: tài khoản về doanh thu bán hàng : TK 51101, tài khoản doanh thu cung cấp dịch vụ: TK 51103; tài khoản TGNH bằng tiền mặt được mở tại nhiều ngân hàng. Ví dụ TK 11211 : ngân hàng BIDV, TK 11212 : ngân hàng Công thương Việt Nam, TK 11213 : ngân hàng AGRIBANK… 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán máy ASEAN được thiết kế theo bộ máy của công ty, theo hình thức Nhật ký chung, không sử dụng nhật ký đặc biệt. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ chi tiết NHẬT KÝ CHUNG Sổ Cái Bảng tổng hợp số phát sinh Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 6 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ phát sinh tại bộ phận nào, thuộc phần hành kế toán nào được kế toán viên tương ứng hạch toán vào các sổ chi tiết liên quan. Từ các sổ chi tiết, cuối kỳ lên bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng. Việc hạch toán tổng hợp do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên quy trình ghi sổ kế toán được tiến hành như sau: Trước tiên kế toán xử lý các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ liên quan. Sau đó kế toán nhập dữ liệu căn cứ vào chứng từ (máy sẽ tự định khoản mà kế toán viên không cần phải tự tính) vào các sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản. Cuối tháng hoặc cuối kỳ sẽ in theo yêu cầu của người sử dụng. Và đặc biệt mọi thông tin liên quan cần thiết sẽ được kết xuất ngay khi cần cho mọi đối tượng kể cả khách hàng. Việc ghi vào Nhật ký chung được thực 7 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B hiện hàng ngày. Cuối kỳ, số liệu trên Sổ Cái được tổng hợp lên Bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu tổng cộng với các Bảng tổng hợp chi tiết, nếu khớp đúng thì số liệu được sử dụng làm cơ sở lập các BCTC theo quy định. 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán BCTC tuân theo quy định gồm 4 loại: BCKQKD, BCĐKT, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, còn lập thêm cả bảng cân đối phát sinh các tài khoản nhằm cung cấp các thông tin chi tiết về các nghiệp vụ phát sinh trong năm cho việc lập các BCTC. Nội dung được trình bày trong các BCTC bao gồm các khoản mục được quy định trong chế độ kế toán hiện hành. BCKQKD và BCĐKT được lập 6 tháng một lần vào giữa niên độ báo cáo để tổng hợp kết quả tình hình sản xuất kinh doanh và giá trị của tổng tài sản và nguồn vốn của công ty trong nửa năm tài chính để rút ra những kinh nghiệm đồng thời đưa ra những chiến lược, kế hoạch phát triển mới của công ty trong 6 tháng tiếp theo. Các BCTC khác được lập theo từng niên độ kế toán. BCTC đều do kế toán trưởng và kế toán tổng hợp lập, chịu trách nhiệm về phương pháp kế toán và tính chính xác của các thông tin kế toán, được giám đốc công ty ký duyệt và chịu trách nhiệm chính. BCTC được gửi cho các cổ đông trong công ty, các cơ quan quản lý Nhà nước như cơ quan thuế, cục thống kê, cục nghiên cứu thị trường… Do công ty chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán nên BCTC không bắt buộc được kiểm toán và không phải gửi tới Ủy ban chứng khoán Nhà nước. Ngoài ra, BCTC còn được gửi đến các ngân hàng, minh chứng cho khả năng chi trả của công ty để thuyết phục ngân hàng cho vay vốn. Công ty không lập các báo cáo quản trị, đây là một trong những hạn chế mà công tác kế toán của Công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam chưa 8 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B làm được. Từ đó, chưa phân tích rõ được mối quan hệ giữa chi phí – sản lượng, lợi nhuận – sản lượng ở từng thời điểm cụ thể, không cung cấp đủ thông tin cần thiết để giúp nhà quản trị công ty có thể đưa ra được những quyết định chính xác và hợp lý. 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại công ty Cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam. Với đặc thù là Công ty chuyên sản xuất kinh doanh nên công tác kế toán của Công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam bao gồm các phần hành cụ thể sau: + Tiền và các nghiệp vụ chi trả + Vật tư, nguyên vật liệu + Chi phí, giá thành + Thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm + Các phần hành còn lại có ít nghiệp vụ liên quan, chung cho cả ba lĩnh vực sản xuất như: TSCĐ, lương và các khoản phải trả công nhân viên… nên do kế toán tổng hợp phụ trách. Với TSCĐ, kế toán tổng hợp trực tiếp nhận các chứng từ liên quan (hóa đơn mua, sửa chữa…), ghi sổ chi tiết của các TSCĐ. Với phần hành lương và các khoản phải trả công nhân viên, tổ trưởng các tổ sản xuất lập bảng chấm công, kế toán bộ phận sản xuất hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, kế toán tổng hợp ghi nhận số phải trả công nhân viên, ghi sổ tổng hợp nghiệp vụ liên quan. Sau đây, em xin trình bày đặc điểm về công tác kế toán của một số phần hành cụ thể như: phần hành vật tư, phần hành thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. 9 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B 2.3.1. Tổ chức hạch toán phần hành vật tư - Đặc điểm phần hành: vật tư cho lĩnh vực sản xuất chủ yếu là da, giấy, vải, mủ cao su, gỗ… được mua từ các cơ sở sản xuất chuyên môn trong nội thành Hà Nội. Vật tư được nhập kho khi mua về và được xuất kho chuyển tới phân xưởng sản xuất để sử dụng cho sản xuất sản phẩm. Giá trị nhập ghi theo phương pháp thực tế với nguyên tắc ghi nhận: Giá thực tế NK = giá mua + chi phí thu mua Giá trị xuất ghi theo phương pháp nhập trước xuất trước. Kế toán phần hành này có trách nhiệm ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới vật tư, từ khi mua hàng, nhập kho tới khi xuất cho sản xuất hoặc phục vụ mục đích khác của công ty. - Chứng từ sử dụng: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… - Tài khoản sử dụng: TK152 _ chi tiết từng loại vật tư + TK 1521 : Mủ cao su + TK 1522 : Gỗ + TK 1523 : Da + TK 1524 : Giấy + TK 1525 : Vải - Kế toán chi tiết: theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 2.4. Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song 10 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá) Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu [...]... Huyền Lớp: Kiểm toán 49B 2.3.2 .Tổ chức hạch toán phần hành thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm 2.3.2.1 Tổ chức hạch toán phần hành thành phẩm - Đặc điểm phần hành: sản phẩm của công ty bao gồm: thành phẩm đã hoàn thiện như Album ảnh các loại, valy, túi sách và cả bán thành phẩm như bìa Album các loại… Do công ty đang áp dụng hệ thống kế toán máy nên để thuận tiện cho công việc hác hạch toán và vào sổ sách,... năm 2010 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) 27 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Báo cáo kiến tập GVHD: TS Nguyễn Thu Liên - Kế toán tổng hợp: Khi đã nhận được đơn đặt hàng của khách, kế toán viết phiếu xuất kho và háo đơn GTGT đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm tiến hành ghi vào nhật ký chung Biểu số 11: Công ty CP phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam Số 54c/41/201 – Đội Cấn – HN... phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam bán hàng theo quy trình sau: Sơ đồ 2.7: Quy trình bán hàng của công ty Yêu cầu của khách hàng Phòng kinh doanh-tiếp thị Bán thẳng Đơn đặt hàng Kho Giao hàng Thanh toán 33 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Báo cáo kiến tập GVHD: TS Nguyễn Thu Liên Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạc toán chi tiết và hạc toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm: Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hệ thống. .. Kiểm toán 49B + Xuất kho vật tư phục vụ cho sản xuất – kinh doanh: Nợ TK 621 Nợ TK 627 Có TK 152: chi tiết từng loại vật liệu Sau đó kế toán trưởng và kế toán tổng hợp ghi vào sổ tổng hợp các TK (Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 152, 133…) Cuối kỳ, kế toán bộ phận cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vật tư và các bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư rồi đối chiếu với kế toán tổng... hiện phần hành kế toán vật tư Kế toán lập sổ chi tiết cho từng loại vật tư và nhập dữ liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị dựa trên các chứng từ nhận được ở kho Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành đối chiếu với thẻ kho - Kế toán tổng hợp: kế toán bộ phận sản xuất chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng để định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới nguyên... kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho lên phòng kế toán hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư Ở phòng kế toán: kế toán bộ phận sản xuất thực hiện phần hành kế toán vật tư Kế. .. (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) - Kế toán chi tiết: theo phương pháp thẻ song song 24 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho thành phẩm Sổ chi tiết thành phẩm Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ: Công ty CP pháthệ đối... Thoa AV Phương Thoa nợ tiền hàng + Kế toán phản ánh doanh thu của hàng bán: Nợ TK 131_AV Phương Thoa: 4.290.000 Có TK 51102: 3.900.000 Có TK 33311: 390.000 35 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Báo cáo kiến tập GVHD: TS Nguyễn Thu Liên Mẫu Nhật ký chung, Sổ cái các TK 511, 131 của Công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam 36 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B ... Nhập tại kho : Bộ phận: px sản xuất Thành phẩm STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị Số lượng 17 Đơn giá SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B 18 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Biểu số 3: phiếu xuất kho thành phẩm Công ty CP phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam Mẫu số 02-VT Số 54c/41/210 – Đội Cấn - HN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng... khách hàng - Liên 3:Giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng và vào thẻ kho Mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT: 16 SV: Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kiểm toán 49B Công ty Biểu số triển trí tuệ trẻ Việt Nam CP phát 2: Phiếu nhập kho thành phẩm Số 54c/41/210 – Đội Cấn - HN Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 06 năm 2010 . TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TRÍ TUỆ TRẺ VIỆT NAM. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần phát triển. bộ máy kế toán của công ty Cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bộ phận sản xuất Kế toán vật tư Kế toán chi