Thực tập vị trí nhân viên quản lí kho công ty TNHH đại tín

TRƢỜN N GIANG O N T – QU N TR N O NH BÁO ÁO T ỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP V TRÍ N ÂN V ÊN QU N LÍ O ƠN TY TN TÍN S N V ÊN T ỰC HIỆN: TRẦN TH THANH TH O MSSV: DQT141843 LỚP: DH15QT N ÀN : QU N TR KINH DOANH N N , N ÀY 10 T ÁN NĂM 2018 TRƢỜN N GIANG O N T – QU N TR N DOANH BÁO ÁO T ỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP V TRÍ N ÂN V ÊN QU N LÍ O ƠN TY TN TÍN S N V ÊN T ỰC HIỆN: TRẦN TH THANH TH O MSSV: DQT141843 LỚP: DH15QT N ÀN : QU N TR KINH DOANH GI NG V ÊN N ƢỚNG DẪN: ThS N , N ÀY 10 T ÁN i OM N TOÀN NĂM 2018 ÁN Á BÁO ÁO T ỰC TẬP i LỜI C M ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập này, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến tất Thầy, Cô trƣờng Đại Học An Giang, tận tình giảng dạy, truyền đạt hiểu biết, kiến thức kinh nghiệm q báo cho tơi suốt bốn năm học vừa qua Tôi xin chân thành cảm ơn q Thầy Cơ khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh, dành nhiều thời gian, tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức nghiệp vụ cho suốt thời gian theo học trƣờng Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Cao Minh Tồn, tận tình hƣớng dẫn, góp ý bổ sung cho kiến thức vô bổ ích q trình thực tập, để tơi hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc Phịng Ban Cơng ty TNHH Đại Tín, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi giúp thu thập thông tin thực tiễn thực hành công việc đƣợc giao để viết đề tài này, nhƣ mở rộng kiến thức mà tiếp thu đƣợc trƣờng Sau xin cảm ơn bạn lớp, bạn đồng nghiệp, đóng góp ý kiến cho tơi việc hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Long Xuyên, ngày 10 tháng 04 năm 2018 Ngƣời thực Trần Thị Thanh Thảo ii MỤC LỤC L V ÊN LÀM V Ệ Ó N ẬN XÉT VÀ Í XÁ N ẬN CỦA GI NG ƢỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ƠN V THỰC TẬP 2.1 Tổng quan lịch sử hình thành phát triển công ty 2.2 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ 2.2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 2.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban BÁO ÁO T QU TÌM HIỂU VỀ HO T ỘN UYÊN N ÀN VÀ MÔ TRƢỜN LÀM V ỆC CỦ ƠN TY TN I TÍN 10 3.1 Hoạt động chuyên ngành 10 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị 11 3.2.1 Môi trƣờng tác nghiệp 11 3.2.2 Văn hóa doanh nghiệp 13 3.3 Nhận xét 14 NỘ UN ÔN VỆ ƢỢ P ÂN ÔN 14 4.1 Công việc thƣờng ngày 14 4.2 Công việc làm theo đợt 15 4.3 Công việc khảo sát khách hàng 16 P ƢƠN P ÁP T ỰC HIỆN ÔN V Ệ ƢỢ P ÂN ÔN 17 5.1 Đối với công việc thƣờng ngày 17 5.2 Đối với công việc làm theo đợt 18 5.3 Đối với công việc khảo sát 18 K T QU T ƢỢ QU ỢT THỰC TẬP 18 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 18 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 19 iii 6.3 Những kinh nghiệm, học tích lũy đƣợc 20 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho Cơng ty TNHH Đại Tín 20 TÀ L ỆU THAM KH O 22 iv L CH LÀM V Ệ Ó N ẬN XÉT VÀ V ÊN ƢỚNG DẪN MỖI TUẦN Tuần Tuần từ 22/01/2018 đến 28/01/2018 Tuần từ 29/01/2018 đến 04/02/2018) Tuần từ 05/02/2018 đến ơng việc Í XÁ N ẬN CỦA GI NG Nhận xét GVHD - Làm quen với môi trƣờng làm việc doanh nghiệp - Tạo mối quan hệ với ngƣời doanh nghiệp - Quan sát cách thức làm việc nhân viên quản lí kho - Tìm hiểu qui định doanh nghiệp - Tìm hiểu lịch sử hình thành doanh nghiệp - Tìm hiểu cấu tổ chức máy làm việc doanh nghiệp - Xem đơn đặt hàng - Nhận biết mã hàng sản phẩm in đối chứng với sản phẩm thực tế - Xem cách xếp hàng kho - Quan sát họp quản lí khu vực với đội ngũ nhân viên tiếp thị - Quan sát nhân viên soạn hàng soạn đơn hàng để giao cho khách hàng Đƣợc nhân viên quản lí kho hƣớng dẫn: - Kiểm tra hàng tồn kho - Kiểm tra chƣơng trình khuyến í tên 11/02/2018 Tuần từ 26/02/2018 đến 04/03/2018 Tuần từ 05/03/2018 đến 11/03/2018 - Cách thức nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị - Kiểm tra chƣơng trình trƣng bày sản phẩm cửa hàng, đại lí - Xem mẫu phiếu trả hàng nhân viên tiếp thị Mọi thao tác công việc đƣợc thực máy tính thơng qua phần mềm cơng ty cấp có cài đặt sẵn máy tính Thực hành cơng việc: - Kiểm tra hàng tồn kho - Kiểm tra chƣơng trình khuyến - Nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị, tổng hợp lại báo cáo với quản lí kho - Giao đơn hàng cho phận soạn hàng, giao hàng - Kiểm tra đơn hàng so với số hàng mà phận soạn hàng soạn ra, với đơn hàng nhân viên giao hàng vận chuyển giao đến khách hàng - Nhận hình ảnh trƣng bày sản phẩm đại lí mua hàng từ nhân viên tiếp thị sau tổng hợp thành file Đƣợc nhân viên quản lí kho hƣớng dẫn: - Tổng hợp doanh số bán hàng ngày nhân viên tiếp thị - Tổng hợp doanh số bán hàng ngày Tuần từ 12/03/2018 đến 18/03/2018 nhà phân phối - Tổng hợp doanh số bán hàng từ đầu tháng đến ngày - Cách thức chốt đơn hàng ngày - Cách xuất đơn hàng bán lẻ đơn hàng tổng ngày (hƣớng dẫn cách in giấy) Cùng với quản lí khu vực đến cửa hàng, đại lí nằm danh sách khách hàng doanh nghiệp Hỏi thăm cửa hàng, đại lí tình hình mua bán loại sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh Khảo sát hài lòng khách hàng việc nhận hàng từ nhà phân phối nhƣ có hài lịng khơng, có vấn đề khách hàng chƣa hàng hài lịng, ý kiến đề xuất khách hàng việc giao hàng nhà phân phối Sau ba ngày khảo sát cửa hàng, đại lí phụ với quản lí khu vực tổng hợp lại vấn đề mà khách hàng chƣa hài lòng với nhà phân phối nhƣ với việc nhận hàng họ Tham khảo đề xuất mà khách hàng đƣa Cuối tuần trình bày Tuần từ 19/03/2018 đến 25/03/2018 Tuần từ 26/03/2018 đến 01/04/2018 với doanh nghiệp tìm biện pháp khắc phục khuyết điểm, phát huy ƣu điểm nhằm tạo hài lòng khách hàng doanh nghiệp để khách hàng gắn bó lâu dài việc mua hàng Cơ hội để đƣa doanh nghiệp phát triển tƣơng lai Thực hành công việc: - Kiểm tra hàng tồn kho - Kiểm tra chƣơng trình khuyến - Nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị - Xuất hóa đơn bán lẻ nhân viên tiếp thị, sau đƣa cho quản lí kho kiểm tra lại - Tính tổng doanh số bán hàng ngày nhân viên tiếp thị - Tính tổng doanh số bán hàng ngày nhà phân phối - Tính tổng doanh số bán hàng từ đầu tháng đến ngày Thực hành công việc ngày nhân viên quản lí kho: - Kiểm tra hàng tồn kho - Kiểm tra chƣơng trình khuyến - Nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị - Xuất hóa đơn bán lẻ hóa đơn tổng ngày f) Quyết định mức lƣơng, thƣởng lợi ích khác Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc Tổng giám đốc, Kế toán trƣởng ngƣời quản lý khác quy định Điều lệ công ty; g) Thông qua báo cáo tài hàng năm, phƣơng án sử dụng phân chia lợi nhuận phƣơng án xử lý lỗ công ty; h) Quyết định cấu tổ chức quản lý công ty; i) Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; j) Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; k) Quyết định tổ chức lại công ty; l) Quyết định giải thể yêu cầu phá sản công ty Chủ tịch Hội Đồng Thành viên: a) Chuẩn bị tổ chức việc chuẩn bị chƣơng trình, kế hoạch hoạt động Hội đồng thành viên; b) Chuẩn bị tổ chức việc chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên để lấy ý kiến thành viên; c) Triệu tập chủ trì họp Hội đồng thành viên tổ chức việc lấy ý kiến thành viên; d) Giám sát tổ chức giám sát việc thực định Hội đồng thành viên; e) Thay mặt Hội đồng thành viên ký định Hội đồng thành viên; f) Các quyền nhiệm vụ khác theo quy định Luật Điều lệ công ty; g) Chủ tịch HĐTV nhiệm kỳ năm Chủ tịch HĐTV đƣợc bầu lại Giám đốc Cơng Ty: A/ Giám đốc có quyền hạn sau đây: a) Giám đốc Tổng giám đốc có quyền nhiệm vụ sau đây: b) Tổ chức thực định Hội đồng thành viên; c) Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty; d) Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phƣơng án đầu tƣ công ty; e) Ban hành quy chế quản lý nội công ty; f) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng thành viên; g) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trƣờng hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch Hội đồng thành viên; h) Kiến nghị phƣơng án cấu tổ chức công ty; i) Trình báo cáo tốn tài hàng năm lên Hội đồng thành viên; j) Kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận xử lý lỗ kinh doanh; k) Tuyển dụng lao động; l) Các quyền nhiệm vụ khác đƣợc quy định Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc Tổng giám đốc ký với công ty theo định Hội đồng thành viên B/ Giám đốc có nghĩa vụ sau đây: a) Thực quyền nhiệm vụ đƣợc giao cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa cơng ty chủ sở hữu công ty; b) Trung thành với lợi ích cơng ty chủ sở hữu cơng ty; khơng sử dụng thơng tin, bí quyết, hội kinh doanh công ty; không đƣợc lạm dụng địa vị, chức vụ tài sản công ty để tƣ lợi phục vụ lợi ích tổ chức, cá nhân khác; c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, xác cho cơng ty doanh nghiệp mà họ ngƣời có liên quan họ làm chủ có cổ phần, phần vốn góp chi phối Thơng báo đƣợc niêm yết trụ sở chi nhánh công ty; d) Thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Điều lệ công ty; e) Giám đốc Tổng giám đốc không đƣợc tăng lƣơng, trả thƣởng công ty khơng có khả tốn đủ khoản nợ đến hạn; f) Mức lƣơng Giám đốc Công ty HĐTV định Phó Giám đốc Kế tốn trƣởng: a) Là ngƣời giúp việc cho Giám đốc HĐTV định bổ nhiệm; b) Bị miễn nhiễm vụ theo định HĐTV; c) Mức lƣơng Phó Giám đốc, Kế toán trƣởng HĐTV định BÁO ÁO T QU TÌM ỂU VỀ O T ỘN UYÊN N ÀN VÀ MÔ TRƢỜN LÀM V Ệ Ủ ƠN TY TN TÍN 3.1 Hoạt động chun ngành Cơng ty TNHH Đại Tín tiền thân nhà phân phối đƣợc thành lập năm 2010 hai thành viên ông Dƣơng Huy Đức ông Dƣơng Văn Trung Hình thức kinh doanh nhập loại sản phẩm tã Huggies băng vệ sinh Kotex phân phối cho cửa hàng, đại lí, tiệm tạp hóa khu vực Hàng hóa đƣợc nhập từ cơng ty TNHH Kimberly – Clark Việt Nam có nhà máy đặt khu công nghiệp Việt Nam – Singapore, số 32 Đại lộ Hữu Nghị, phƣờng Bình Hịa, thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dƣơng Hình thức mua hàng nhà phân phối đặt hàng thơng qua phần mềm máy tính đƣợc kết nối công ty tổng nhà phân phối Nhà phân phối cần gửi mã hàng số lƣợng hàng cho công ty, sau kiểm duyệt đơn hàng công ty thông báo số cần tiền tốn trừ hoa hồng, chiết khấu (nếu có) Nhà phân phối chuyển tiền cho công ty thông qua tài khoản ngân hàng, công ty giao hàng đến tận kho cho nhà phân phối chậm hai ngày kể từ ngày nhập hàng Thông qua đội ngũ nhân viên tiếp thị chuyên bán sản phẩm tã Huggies dành cho trẻ em ngƣời già; sản phẩm băng vệ sinh kotex chăm sóc bảo vệ thoải mái cho phụ nữ Công ty TNHH Đại Tín với vai trị nhà phân phối, nhập sản phẩm từ công ty tổng lƣu trữ kho cung ứng sản phẩm cho đội ngũ bán hàng phân phối đến đại lí, cửa hàng, tiệm tạp hóa nhỏ lẻ khu vực nhƣ: thành phố Long Xuyên, huyện Thoại Sơn, huyện Châu Thành, huyện Chợ Mới Hằng ngày nhân viên tiếp thị đến nhà phân phối nhận hàng mẫu để đến tuyến khu vực chào hàng với đại lí, cửa hàng hay tiệm tạp hóa Mỗi nhân viên tiếp thị đƣợc phân chia tuyến bán hàng khác đƣợc cấp máy tính bảng có cài đặt sẵn phần mềm bán hàng Khi khách hàng đặt hàng nhân viên tiếp thị nhập mã sản phẩm số lƣợng hàng khách hàng đặt thông qua phần mềm bán hàng gửi cho nhân viên quản lí kho Giám sát khu vực ngƣời giám sát điều hành đội ngũ nhân viên tiếp thị, chia tuyến bán hàng cho nhân viên tiếp thị, giám sát hoạt động nhân viên tiếp thị đặt tiêu bán hàng cho cá nhân Ngồi ra, 10 giám sát khu vực cịn phải thƣờng xuyên khảo sát khách hàng (cửa hàng, đại lí) xem họ có hài lịng với thái độ giao hàng nhà phân phối không, nhân viên tiếp thị có cập nhật chƣơng trình khuyến cho khách hàng khơng, họ cịn điều chƣa hài lịng hay có ý kiến đóng góp cho nhà phân phối khơng Giám sát khu vực có nhiệm vụ giám sát đội ngũ nhân viên tiếp thị tổng hợp ý kiến khách hàng để điều chỉnh nhân viên làm việc tốt nhằm giữ chân khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Kế tốn thuế tháng đến doanh nghiệp lần, tổng hợp tất vấn đề liên quan đến thuế nhà phân phối tháng Làm xong gửi cho cấp xem phê duyệt nộp thuế cho quan thuế Nhân viên quản lí kho làm việc nhà phân phối, công việc nhân viên quản lí kho kiểm tra hàng tồn kho, xuất kho, nhập hàng vào kho; tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị thông qua phần mềm bán hàng; lập đơn hàng, lập phiếu xuất kho; tồ chức xếp cho ngƣời soạn hàng, giao hàng đến khách hàng; tính tổng doanh số bán hàng cho nhân viên tiếp thị tính tổng doanh số bán hàng cho nhà phân phối Một tháng nhà phân phối đặt hàng từ – lần, nhân viên quản lí kho ngƣời chịu trách nhiệm việc đặt hàng Các hóa đơn đặt hàng nhân viên tiếp thị đƣợc giao cho khách hàng qua ngày hôm sau, quản lí kho sau phê duyệt đơn hàng giao đơn hàng cho phận soạn hàng, giao hàng đảm nhận chịu trách nhiệm Bộ phận giao hàng có nhiệm vụ giao hàng đến khách hàng thu tiền đơn hàng cho nhà phân phối Cách thức nhập hàng nhà phân phối: trung bình tháng nhà phân phối nhập hàng – lần tùy thuộc vào hàng tồn kho nhiều hay Có phần mềm đặt hàng nhà phân phối công ty tổng, cần nhập mã hàng số lƣợng chốt đơn hàng, chuyển tiền cho công ty tổng Trong vịng – ngày hàng đƣợc vận chuyển tới kho nhà phân phối Nhà phân phối có nhiệm vụ kiểm tra sản phẩm trƣớc cho vào kho, có sản phẩm bị lỗi trả lại cho cơng ty tổng 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị 3.2.1 Môi trƣờng tác nghiệp - Đối thủ cạnh tranh: nhà phân phối mặt hàng hãng tã Bobby + So sánh tã Huggies tã Bobby 11 Huggies Phân loại Bobby - Gồm tã quần, tã dán - Gồm tã quần, tã dán và miếng lót miếng lót - Có hai loại: Tã ban - Có hai loại tã: Tã cho ngày tã ban đêm bé trai tã cho bé gái - Mặt đáy thiết kế - Hình dáng mỏng, chất thống khí liệu nhẹ Thiết kế - Thiết kế chiều ngang - Thiết kế chiều ngang rộng, chống tràn tã hẹp - Phần keo dán có độ - Phần keo dán dính kém, gây tiếng chắn, nhiên phần động mở mở vào lƣng thun tã cứng ộ thấm hút - Độ thấm hút ổn, dễ - Độ thấm hút tốt, khơng bị vón cục thấm hút bị vón cục Khử mùi - Khử mùi tốt có mùi - Khử mùi tốt thơm nhẹ dễ chịu + Ƣu điểm tã Bobby:  Thống khí, phần đáy rộng đảm bảo chống tràn hiệu cho bé Mùi hƣơng dịu nhẹ, lƣu lại hƣơng thơm da bé  Có hai loại tã ban ngày ban đêm để mẹ dễ dàng lựa chọn cho bé Tã ban đêm có độ thấm hút tốt so với tã ban ngày  Giá thành thấp so với tã Huggies + Nhƣợc điểm tã Bobby:  Độ thấm hút không tốt Huggies, tã dễ bị vón cục bé tè nhiều 12  Keo dán khơng chắc, khó giữ bé hoạt động mạnh Ngoài phần keo gây tiếng động mở, dẫn đến việc thay tã cho bé ban đêm dễ làm bé thức giấc - Khách hàng: đại lí, cửa hàng, tiệm tạp hóa khu vực thành phố Long Xuyên, huyện Thoại Sơn, huyện Châu Thành, huyện Chợ Mới - Nhà cung ứng: công ty TNHH Kimberly – Clark Việt Nam có nhà máy đặt khu công nghiệp Việt Nam – Singapore, số 32 Đại lộ Hữu Nghị, phƣờng Bình Hịa, thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dƣơng - Đối thủ tiềm ẩn: nhà phân phối cho hãng tã Pampers, tã Goon, tã sensi thành lập thời gian tới 3.2.2 Văn hóa doanh nghiệp Văn hóa ứng xử doanh nghiệp: - Mọi ngƣời tuân thủ theo quy tắc, quy định doanh nghiệp - Làm việc theo quy trình doanh nghiệp đề - Nhân viên đặt quyền lợi doanh nghiệp lên quyền lợi cá nhân - Mọi ngƣời môi trƣờng làm việc thân thiện, thoải mái - Mọi ngƣời sẵn sàng hỗ trợ lẫn cơng việc Văn hóa ứng xử cấp cấp dƣới: - Đối với cấp dƣới: + Thể tôn trọng, cƣ xử mực với cấp + Hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao + Là trợ thủ đắc lực cho cấp + Thể hết lực thân để cấp nhìn nhận đánh giá + Có tinh thần chịu khó, ham học hỏi - Đối với cấp trên: + Là gƣơng tốt để cấp dƣới noi theo + Hòa đồng với nhân viên + Công bằng, thẳng + Luôn tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhân viên + Đề chế độ thƣởng phạt để khuyến khích nhân viên làm việc tích cực + Động viên, giúp đỡ nhân viên gặp khó khăn Văn hóa ứng xử nhân viên: 13 - Mọi ngƣời tạo mơi trƣờng làm việc hịa đồng, thân thiện, vui vẻ, đoàn kết - Các nhân viên giúp đỡ, hỗ trợ công việc - Biết thấu hiểu tin tƣởng - Nhân viên cũ tận tình giúp đỡ nhân viên 3.3 Nhận xét - Tình hình hoạt động doanh nghiệp ngày phát triển, mở rộng đƣợc thị trƣờng kinh doanh - Mơi trƣờng làm việc tích cực, thoải mái tạo động lực cho nhân viên làm việc có hiệu - Thƣờng xuyên đến thăm hỏi lấy ý kiến phản hồi từ khách hàng làm cho khách hàng có lịng tin gắn bó lâu dài với doanh nghiệp - Nhân viên doanh nghiệp hòa đồng sẵn sàng giúp đỡ lẫn công việc - Cấp công công tâm nhân viên, có chế độ thƣởng phạt rõ ràng NỘ UN ÔN VỆ ƢỢ P ÂN ÔN 4.1 ông việc thƣờng ngày Kiểm tra hàng tồn kho: cách kiểm tra phần mềm máy tính cơng ty cấp cho nhà phân phối, xem mặt hàng với số lƣợng nhiều hay thơng báo cho nhân viên tiếp thị biết số lƣợng, tránh trƣờng hợp nhân viên tiếp thị bán sản phẩm nhƣng kho lại hết hàng Ngoài ra, xem sản phẩm bán chạy nhập hàng sản phẩm nhiều cho lần sau Kiểm tra chƣơng trình khuyến mãi: thƣờng xuyên truy cập vào trang cơng ty tổng xem có chƣơng trình khuyến nào, thông báo đến nhân viên tiếp thị tập trung giới thiệu sản phẩm đƣợc khuyến để thu hút khách hàng mua với số lƣợng lớn Nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị: nhân viên tiếp thị đến đại lí, cửa hàng hay tiệm tạp hóa khu vực đƣợc phân cơng chào hàng sản phẩm kinh doanh, khách hàng đặt hàng mua sản phẩm Khi đó, nhân viên tiếp thị nhập mã hàng số lƣợng hàng khách hàng đặt mua vào phần mềm gửi cho quản lí kho tổng hợp Xuất hóa đơn bán lẻ hóa đơn tổng: sau nhận đƣợc đơn hàng từ nhân viên tiếp thị quản lí kho nhập mã hàng số lƣợng đơn hàng vào phần mểm hàng tồn kho để trừ lại số lƣợng hàng bán In hóa đơn lẻ nhân viên tiếp thị sau cho họ kiểm tra lại, có thiếu sót có 14 thể bổ sung chỉnh sửa Sau nhân viên tiếp thị kiểm tra xong đơn hàng bán lẻ quản lí kho tổng hợp lại hóa đơn lẻ thành hóa đơn tổng in hóa đơn tổng làm hai giao cho bên soạn hàng, giao hàng giữ lại Kiểm tra hàng trƣớc giao cho khách hàng: kiểm tra xem bên soạn hàng có soạn mặt hàng, số lƣợng hàng hóa đơn khơng; thiếu khách hàng khiếu nại đòi thêm, soạn dƣ nhà phân phối lƣợng hàng hàng kho không khớp với lƣợng hàng phần mềm máy tính Vì thế, nhân viên quản lí kho cần phải kiểm tra hàng lại trƣớc giao cho khách hàng tránh trƣờng hợp hàng mà không rõ nguyên nhân Tồng hợp doanh số bán hàng nhân viên tiếp thị: tính tổng doanh số bán hàng nhân viên tiếp thị ngày, xem họ bán đƣợc phần trăm doanh số tháng mà công ty đƣa Điền doanh số vào bảng tiêu để nhân viên tiếp thị biết đƣợc doanh số họ cần bán sản phẩm để đạt đƣợc tiêu tháng Tổng hợp doanh số bán hàng nhà phân phối: tính tổng doanh số bán hàng nhà phân phối từ đầu tháng đến ngày xem bán đƣợc so với tiêu mà công ty tổng đề Để nhà phân phối biết đƣợc doanh số cần phấn đấu để đạt đƣợc tiêu đề Chốt đơn hàng ngày: cuối ngày nhân viên quản lí kho tổng hợp lại tất đơn hàng ngày sau chốt hóa đơn gửi lên cho cơng ty Sau chốt hóa đơn khơng đƣợc chỉnh sửa thơng tin nhân viên quản lí kho tổng hợp chốt đơn hàng cần phải kĩ lƣỡng, thận trọng, tránh sai sót 4.2 ơng việc làm theo đợt Kiểm tra chƣơng trình trƣng bày: đại lí, cửa hàng hay tiệm tạp hóa trƣng bày sản phẩm cơng ty theo quy định đƣợc nhận tiền thƣởng từ cơng ty Nhân viên quản lí kho có nhiệm vụ nhận hình ảnh trƣng bày từ nhân viên tiếp thị chụp hình đại lí tổng hợp gửi cho cơng ty tổng phê duyệt Cơng ty tổng có đợt thơng báo đại lí đƣợc đạt giải thƣởng gửi tiền thƣởng cho nhà phân phối chi lại cho đại lí đạt yêu cầu trƣng bày sản phẩm Lập phiếu trả hàng: trƣờng hợp khách hàng đặt hàng xuất hóa đơn nhƣng khách hàng hủy đơn hàng muốn đổi sang sản phẩm khác phải lập phiếu trả hàng Khách hàng nhân viên tiếp thị trả hàng nhân viên tiếp thị tự lập phiếu trả hàng sau nộp cho quản lí kho phê duyệt, kiểm tra lại nhập liệu vào máy tính 15 Xin ngân sách từ công ty tổng: công ty tổng cho nhà phân phối số tiền để chạy chƣơng trình khuyến mà cơng ty đƣa Trong trƣờng hợp cịn thời hạn chạy chƣơng trình khuyến mà nhà phân phối hết tiền chi, nhân viên quản lí kho phải viết gmail gửi cho công ty xin thêm ngân sách để chi cho chƣơng trình khuyến Khi hết hạn chƣơng trình khuyến mãi, số tiền cịn dƣ cơng ty tổng thu hồi lại Kiểm tra hàng kho: trực tiếp vào kho kiểm tra hàng (2 lần/ tháng) xem có với số lƣợng hàng tồn kho nhập máy tính khơng Nếu thừa hay thiếu báo cáo với cấp tìm nguyên nhân điều chỉnh lại số lƣợng hàng tồn kho cho với thực tế Hƣớng dẫn phận soạn hàng xếp lại sản phẩm, ƣu tiên sản phẩm bán chạy xếp chỗ dễ lấy hàng vào Lập danh sách đặt hàng: trƣớc đặt hàng phải hỏi ý kiến cấp xem chi cho đơn hàng lần Sau thông qua cấp xem lại số lƣợng hàng tồn kho tiến hành lập danh sách đặt hàng Danh sách đặt hàng bao gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lƣợng, thành tiền Sau gửi đơn hàng lên công ty tổng thông qua phần mềm máy tính Tổng số tiền đặt hàng phải nằm giới hạn mà cấp đƣa không đƣợc vƣợt mức Nhận hàng vào kho: tháng nhập hàng khoảng – lần tùy thuộc vào lƣợng hàng bán Khi hàng đƣợc vận chuyển tới kho, nhân viên quản lí kho kiểm tra lại số lƣợng hàng có khớp với đơn hàng đặt chƣa Nhân viên soạn hàng, giao hàng ngƣời đem hàng vào kho xếp lại gọn gàng 4.3 ông việc khảo sát khách hàng Cùng với giám sát khu vực đến cửa hàng, đại lí khu vực: thành phố Long Xuyên, huyện Thoại Sơn, huyện Châu Thành, huyện Chợ Mới Trƣớc hết, thăm hỏi tình hình mua bán cửa hàng, đại lí nhƣ nhằm tạo mối quan hệ thân thiết khách hàng Sau đó, khảo sát xem mức độ hài lịng khách hàng (cửa hàng, đại lí) nhà phân phối nhƣ nào: thái độ phục vụ việc giao hàng có làm hài lịng khách hàng chƣa, tiếp thị bán hàng có cập nhật chƣơng trình khuyến cho khách hàng khơng, cịn điều mà khách hàng chƣa hay lịng, lắng nghe ý kiến đóng góp từ khách hàng Sau khảo sát khách hàng tổng hợp lại ý kiến đóng góp khách hàng, vấn đề khách hàng chƣa hài lòng với nhà phân phối Báo cáo với cấp tìm cách khắc phục điểm yếu tổ chức họp để lắng nghe ý kiến từ phía nhân viên doanh nghiệp 16 P ƢƠN P ÁP T ỰC HIỆN ÔN V ỆC ƢỢ P ÂN ÔN 5.1 ối với công việc thƣờng ngày - Kiểm tra hàng tồn kho: làm quen với mặt hàng mã hàng, cách sử dụng phần mềm để kiểm tra hàng tồn kho ngày để kiểm tra số lƣợng hàng tồn kho xem mặt hàng gần hết hàng, mặt hàng cịn nhiều thơng báo đến nhân viên tiếp thị - Kiểm tra chƣơng trình khuyến mãi: vào trang wed công ty tổng xem chƣơng trình khuyến cập nhật, thơng báo cho nhân viên tiếp thị thời gian sớm in treo lên bảng thơng báo - Nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị: thƣờng xun kiểm tra máy tính xem có nhận đƣợc đơn hàng khơng, có phải xử lí nhập số liệu sau hồn tất thơng báo đến nhân viên tiếp thị nhận đƣợc đơn hàng Tránh trƣờng hợp mạng bị kẹt, nhân viên tiếp thị gửi đơn hàng mà quản lí kho chƣa nhận đƣợc mà hai bên khơng biết cần phản hồi để nhân viên tiếp thị biết đơn hàng đƣợc xử lí - Xuất hóa đơn: kiểm tra kĩ thơng tin hóa đơn lẻ vừa nhập so với đơn đặt hàng nhân viên tiếp thị sau xuất hóa đơn lẻ Tổng hợp tất hóa đơn lẻ thành hóa đơn tổng sau in làm hai bản: giữ lại, giao cho nhân viên soạn hàng - Kiểm tra hàng trƣớc giao: cần phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận kiểm tra mặt số lƣợng hóa đơn so với hàng soạn chuẩn bị giao xem có chƣa - Tổng hợp doanh số bán hàng: dựa vào đơn đặt tính doanh số bán hàng cho nhân viên tiếp thị tính doanh số bán hàng nhà phân phối - Chốt đơn hàng: tổng hợp tất đơn hàng ngày, có chỉnh sửa bổ sung phải thực trƣớc gửi đơn hàng lên công ty tổng Khi gửi đơn hàng lên công ty tổng đơn hàng chốt khơng đƣợc chỉnh sửa bổ sung, có sai sót phải chịu trách nhiệm Cần phải kĩ lƣỡng, cẩn thận, tránh sai sót 5.2 ối với cơng việc làm theo đợt - Kiểm tra chƣơng trình trƣng bày: nhận hình ảnh từ nhân viên tiếp thị tổng hợp lại gửi lên cho công ty tổng - Kiểm duyệt lại phiếu trả hàng (nếu có) nhập liệu vào máy tính 17 - Khi hết ngân sách cho chƣơng trình khuyến phải viết gmail gửi lên cơng ty tổng để xin thêm ngân sách đáp ứng cho chƣơng trình khuyến - Kiểm tra hàng kho: in file hàng tồn kho máy tính trực tiếp vào kho kiểm tra xem hàng thực tế có cịn với hàng tồn kho máy tính khơng - Lập danh sách đặt hàng: trƣớc lập danh sách đặt hàng cần tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng thơng qua nhân viên tiếp thị Từ đó, lập danh sách đặt hàng cho công ty - Khi nhận hàng vào kho cần kiểm tra hàng kĩ lƣỡng, biết cách tổ chức xếp hàng hóa, hƣớng dẫn cho nhân viên soạn hàng xếp hàng ngăn nắp, gọn gàng, nhanh chóng 5.3 ối với cơng việc khảo sát - Thích nghi với mơi trƣờng làm việc bên - Ứng dụng kỹ giao tiếp để khảo sát khách hàng, nắm bắt đƣợc tâm lí khách hàng - Biết cách xử lí tình khách hàng phàn nàn, lắng nghe khách hàng nói - Ghi nhận ý kiến đóng góp từ khách hàng xem xét lại từ nhiều khía cạnh - Tổng hợp vấn đề khảo sát K T QU T ƢỢ QU ỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Trong trình thực tập đơn vị, số môn học, kiến thức đƣợc củng cố ứng dụng vào thực tiễn nhƣ: - Kiến thức tâm lý quản lí nghệ thuật lãnh đạo: dựa vào kiến thức nắm bắt đƣợc tâm lí ngƣời hƣớng dẫn cơng việc; biết cách cƣ xử với cấp trên, cấp dƣới công ty nhƣ cho phải; thông qua gƣơng mặt hành động đốn đƣợc phần đốn đƣợc tính cách ngƣời ứng dụng tính cách phù hợp để dễ dàng giao tiếp; biết cách hịa nhập thích nghi với mơi trƣờng làm việc mới; cách để trở thành ngƣời lãnh đạo tốt - Kiến thức marketing: giúp hiểu đƣợc nhu cầu, mong muốn hài lòng khách hàng Biết đƣợc cách thức tổ chức bán hàng, quảng cáo, 18 tiếp thị, nghiên cứu thị trƣờng Biết cách thức tổ chức mạng lƣới trung gian bán hàng, hình thức phân phối, cách tổ chức kênh phân phối, địa điểm bán hàng, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu - Kiến thức quản trị hành văn phịng: thơng qua kiến thức biết cách trình bày thể thức văn bản; cách trình bày phiếu xuất kho; cách phân biệt mộc, dấu đơn vị - Kỹ truyền thông: giúp tự tin giao tiếp; có khả trình bày ý kiến trƣớc tập thể; ứng dụng kỹ nghe ghi chép thông tin; thuyết phục ngƣời khác thông qua cách dẫn câu chuyện ấn tƣợng - Kiến thức quản trị hệ thống thông tin: biết cách sử dụng máy tính, sử dụng phần mềm cơng ty; cách thức thu thập xử lí thơng tin; lƣu trữ bảo quản thơng tin khách hàng; tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc - Kỹ phẩm chất cá nhân: + Kỹ sử dụng máy tính: học đƣợc cách sử dụng phần mềm máy tính; in hóa đơn; kiểm tra chƣơng trình khuyến mãi, hàng tồn kho; biết cách tính doanh số bán hàng; xử lí phiếu trả hàng; biết đƣợc cách thức đặt hàng + Kỹ thích nghi với mơi trƣờng làm việc: học đƣợc cách thích nghi với mơi trƣờng làm việc mới, làm việc phải theo qui định theo nguyên tắc công ty; làm việc tập thể phải hịa đồng, thân thiện, giúp đỡ lẫn công việc + Kỹ giao tiếp: ăn nói lịch sự, nhã nhặn, lời lẽ phù hợp cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng tình Ăn nói vui vẻ, hịa đồng, thân thiện với ngƣời + Kỹ nhẫn nhịn, có trách nhiệm: kiềm chế đƣợc cảm xúc, gạt bỏ tôi, biết cách thành thật sẵn sàng nói lời xin lỗi, chịu trách nhiệm trƣớc sai thân Làm việc cách tự giác, không để nhắc nhở + Kỹ quản lí thời gian cơng việc: biết cách xếp logic, lên bảng thời gian công việc cụ thể để thực hiện, hạn chế để thời gian deadline để cân đối lại thời gian thực cách hiệu đạt suất cao + Kỹ giải vấn đề: khơng nản chí, cố gắng tìm giải pháp khắc phục hậu quả, khơng né tránh gặp việc khó, bình tĩnh tình xảy - Kỹ phẩm chất cá nhân: 19 + Kỹ làm việc nhóm: biết cách xếp, tổ chức phân công công việc cụ thể, rõ ràng, biết lắng nghe tôn trọng ý kiến thành viên nhóm, đừng đánh giá cao tơi thân tập thể, biết hòa đồng, cởi mở + Kỹ thuyết trình: học đƣợc kỹ đứng trƣớc đám đơng thuyết trình với ngƣời cơng ty vấn đề đƣợc tổng hợp sau đợt khảo sát khách hàng; đề xuất biện pháp khắc phục cho khó khăn nêu + Kỹ giao tiếp cá nhân: học đƣợc cách giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với đồng nghiệp, giao tiếp với khách hàng - Kỹ thực hành nghề nghiệp: + Hiểu biết đƣợc lịch sử hình thành phát triển doanh nghiệp + Có thể thích nghi với mơi trƣờng làm việc hồn cảnh khác + Hiểu đƣợc cách thức làm việc nơi công sở phải có nề nếp, làm việc theo qui định cơng ty đề + Hiểu biết đƣợc vai trị trách nhiệm thân nơi làm việc, phải có trách nhiệm, tƣ sáng tạo trình làm việc 6.3 Những kinh nghiệm, học tích lũy đƣợc - Làm việc có trách nhiệm, nguyên tắc biết tự giác công việc - Học hỏi đƣợc kinh nghiệm từ việc nhập số liệu; xuất hóa đơn; kiểm tra hàng hóa nhập kho, xuất kho; học đƣợc cách sử dụng phần mềm máy tính - Thích nghi với mơi trƣờng làm việc nơi công sở; học đƣợc cách giao tiếp cấp dƣới cấp trên, cá nhân với - Biết lắng nghe ngƣời khác, khơng nhỏ nhen, ích kĩ - Biết chỉnh chu cách ăn mặc - Học đƣợc kinh nghiệm thực tế tiếp xúc với khách hàng, bình tĩnh giải tình khơng nên nóng nảy - Học đƣợc cách phân tích, tổng hợp, trình bày ý kiến với cấp 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho ơng ty TN ại Tín Đi đến cửa hàng, đại lí khảo sát vấn đề mà họ chƣa hài lòng nhà phân phối: - Về phía nhân viên giao hàng: 20 + Thái độ giao tiếp thiếu lịch nhân viên bị nhiều khách hàng phàn nàn + Một số lần nhân viên không mang hàng vào kho phụ với khách hàng mà để hàng trƣớc cửa tiệm + Đôi hàng mạnh tay làm nhăn, rách bao bì sản phẩm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm - Về phía nhân viên tiếp thị: lúc chạy doanh số năn nỉ khách hàng mua với số lƣợng lớn khách hàng hết sản phẩm bán mà chẳng thấy nhân viên tiếp thị đến giới thiệu sản phẩm đặt hàng cho khách hàng - Về phía nhà phân phối: giao tiền thƣởng chƣơng trình khuyến mãi, chƣơng trình trƣng bày cho khách hàng cịn chậm so với thông báo Hƣớng giải cho vấn đề trên: - Đối với nhân viên giao hàng: + Nhắc nhở nhân viên thái độ phục vụ bị khách hàng phàn nàn cần phải thay đổi để không làm ảnh hƣởng đến việc kinh doanh nhà phân phối Nếu không thay đổi đƣợc thái độ phục vụ khách hàng buộc thơi việc + Nhân viên giao hàng phải có nhiệm vụ đem hàng vào kho phụ với khách hàng + Nhân viên giao hàng cần cẩn trọng sản phẩm, nhẹ tay tránh làm nhăn, rách sản phẩm khách hàng - Đối với nhân viên tiếp thị: nhân viên tiếp thị phải tuyến đƣợc giao, không đƣợc tập trung vào cửa hàng, lơ cửa hàng nhỏ lẻ Cần tránh trƣờng hợp khách hàng phải đợi nhân viên tiếp thị đến đặt hàng họ hết sản phẩm để bán - Đối với nhà phân phối: cần phải báo cáo với công ty tổng vấn đề khách hàng phàn nàn việc nhần tiền thƣởng chậm trễ, không đụng thời gian Đề nghị công ty tổng chi tiền thời hạn cho chƣơng trình khuyến mãi, chƣơng trình trƣng bày khách hàng Kết công việc: sau tuần làm việc, quản lí khu vực có điện thoại hỏi thăm số cửa hàng mà họ chƣa hài lòng nhà phân phối lần khảo sát trƣớc Khách hàng cảm nhận đƣợc thay đổi cách phục vụ nhân viên cảm thấy hài lòng với nhà phân phối, họ hứa hẹn gắn bó lâu dài với nhà phân phối thời gian tới 21 TÀ L ỆU THAM KH O Đối thủ cạnh tranh (k.n) Truy cập từ https://www.bachhoaxanh.com/kinh-nghiem-hay/nen-chon-ta-bobby-hayhuggies-1053438 Đối thủ tiềm ẩn (k.n) Truy cập từ https://websosanh.vn/review/so-sanh-gia-cac-loai-bim-dung-bim-c3220180126040545517.htm Giấy phép đăng kí kinh doanh CƠNG TY TNHH ĐẠI TÍN (2010) Phịng đăng kí kinh doanh tỉnh An Giang Nhà cung ứng (k.n) Truy cập từ https://www.kimberly-clark.com.vn/vn/our-company/history/ Quách Thị Bửu Châu, Đinh Tiên Minh, Nguyễn Cơng Dũng, Đào Hồi Nam, Nguyễn Văn Trƣng (2010) Marketing NXB Lao Động 22 ... thuế cho quan thuế Nhân viên quản lí kho làm việc nhà phân phối, công việc nhân viên quản lí kho kiểm tra hàng tồn kho, xuất kho, nhập hàng vào kho; tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên tiếp thị thông... đa công ty chủ sở hữu công ty; b) Trung thành với lợi ích cơng ty chủ sở hữu công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, hội kinh doanh cơng ty; khơng đƣợc lạm dụng địa vị, chức vụ tài sản công. .. lỗ công ty; h) Quyết định cấu tổ chức quản lý công ty; i) Quyết định thành lập cơng ty con, chi nhánh, văn phịng đại diện; j) Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; k) Quyết định tổ chức lại công ty;