Nhân viên kinh doanh xuất khẩu tại công ty cổ phần dầu cá châu á

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NGỌC LỢI MSSV: DKQ141512 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ An Giang, ngày 09 tháng 04 năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NGỌC LỢI MSSV: DKQ141512 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS NGUYỄN THỊ PHƢỢNG An Giang, ngày 09 tháng 04 năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG i DANH MỤC HÌNH i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ii CHƢƠNG 1: KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á 2.1 Thông tin chung 2.2 Khái quát trình hình thành phát triển 2.3 Sơ đồ cấu tổ chức 2.4 Chức nhiệm vụ phòng ban CHƢƠNG 3: HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á 11 3.1 Hoạt động bán hàng Công ty 11 3.1.1 Giới thiệu sản phẩm 11 3.1.2 Thông tin đối thủ cạnh tranh 12 3.1.3 Thông tin khách hàng 13 3.2 Môi trƣờng làm việc đội ngũ nhân viên kinh doanh xuất 14 3.2.1 Cơ cấu phòng kinh doanh 14 3.2.2 Hoạt động nhân viên kinh doanh xuất 15 3.2.3 Quy trình tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân viên bán hàng 18 3.2.4 Môi trƣờng làm việc nội nhân viên kinh doanh xuất 19 CHƢƠNG 4: CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO 21 CHƢƠNG 5: PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 22 CHƢƠNG 6: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP 25 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 25 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 26 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Kế hoạch thực tập 01 Bảng 2: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao 21 Bảng 3: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc phân công 22 DANH MỤC HÌNH Hình 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á 06 Hình 2: Hình ảnh sản phẩm 12 Hình 3: Sơ đồ cấu phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á 14 Hình 4: Quy trình bán hàng xuất Cơng Ty Cổ Phần Dầu Cá Châu Á 15 i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt STT Diễn giải P.TC Phịng Tài Chính KD.XK Kinh Doanh Xuất Khẩu QLCL Quản Lý Chất Lƣợng P.MKT Phịng Marketing P.HCNS Phịng Hành Chính Nhân Sự R&D Phòng Nghiên CứuVà Phát Triển VPĐD Văn Phịng Đại Diện PGĐ.P.KDXK Phó Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Xuất Khẩu B.TGĐ Ban Tổng Giám Đốc 10 EPA Axit Béo Thuộc Nhóm Omega-3 11 DHQ Axit Béo Thuộc Nhóm Omega-3 12 HĐBH Hợp Đồng Bán Hàng 13 C/O Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ Kinh Doanh 14 Packing List Phiếu Đóng Gói 15 Invoice Hóa Đơn Thƣơng Mại 16 L/C Thƣ Tín Dụng 17 ĐH Đại Học 18 B/L Vận Đơn Đƣờng Biển 19 PR Quan Hệ Công Chúng 20 SP Sản Phẩm 21 DV Dịch Vụ ii CHƢƠNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á Họ tên sinh viên: Trần Ngọc Lợi Mã số SV: Ngành: Kinh tế quốc tế DKQ141512 Địa đơn vị thực tập: QL80, ấp An Thạnh, xã Bình Thành, huyện Lấp Vị, Tỉnh Đồng Tháp Vị trí thực tập: Nhân viên Kinh doanh Xuất Ngƣời hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Kiều Diễm Chức danh: PGĐ.P.KDXK Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018 đến 01/04/2018 Bảng 1: Kế hoạch thực tập Tuần (Từ 22/01/2018 đến 29/01/2018) Mục tiêu Làm quen với môi trƣờng thực tập, tìm hiểu thơng tin sơ lƣợc Cơng ty sản phẩm Công việc Thời gian Ghi Tìm hiểu thơng tin Cơng ty Thứ Đọc đăng ký kinh doanh Cơng ty Tìm hiểu chủng loại sản phẩm Thứ Tham quan chỗ trƣng bày sản phẩm Công ty Photo tài liệu Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ thứ Tìm hiểu chức lợi sản phẩm Thứ Tìm hiểu thơng qua Internet trang: http://ranee.com.vn/gio i-thieu.html Tìm hiểu quy trình tạo sản phẩm Thứ Tài liệu cung cấp từ Cơng ty ngƣời hƣớng dẫn Tìm hiểu quy trình đóng gói, (Từ lƣu trữ 29/01/2018 sản phẩm đến tìm 04/02/2018) thơng tin cấu tổ chức Tìm hiểu quy trình đóng gói, bao bì sản phẩm Thứ Tham quan phận đóng gói, bao bì sản phẩm Cơng ty Tìm hiểu hình thức lƣu trữ sản phẩm Thứ Tham quan nhà kho dƣới đạo ngƣời hƣớng dẫn Tìm hiểu cách bố trí nhân Cơng ty Thứ Thông qua tài liệu Công ty cung cấp Tìm hiểu sơ đồ cơng việc Thứ Thơng qua tài liệu Công ty cung cấp Photo tài liệu Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thứ Tìm hiểu cơng nghệ - kỹ thuật Thứ Thông qua tài liệu Công ty cung cấp Tiếp tục tìm hiểu quy trình tạo sản Tìm hiểu phẩm cơng nghệ (Từ Photo tài liệu môi 05/02/2018 trƣờng đến làm việc 11/02/2018) Cơng ty Tìm hiểu sách lao động Thứ Thông qua tài liệu Công ty cung cấp Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thông qua tài liệu Cơng ty cung cấp Tìm hiểu văn hóa ứng xử Công ty Thứ Thông qua tài liệu Công ty cung cấp quan sát thân Thứ Thứ Tiếp tục tìm hiểu mơi trƣờng (Từ làm việc 26/02/2018 tìm đến thêm 04/03/2018) thơng tin sơ đồ phịng kinh doanh Tìm hiểu sách vệ sinh, an tồn Thứ Thơng qua tài liệu Cơng ty cung cấp Tìm hiểu sách bảo mật thơng tin Thứ Thơng qua tài liệu Cơng ty cung cấp Tìm hiểu sơ đồ phịng kinh doanh Thứ Thơng qua dẫn ngƣời hƣớng dẫn Photo tài liệu Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thứ Tìm hiểu thơng tin phƣơng thức xuất Tìm hiểu thơng tin (Từ Xem số giấy tờ 05/03/2018 phƣơng xuất thức xuất đến 11/03/2018) Công ty Photo tài liệu Thứ Thông qua trao đổi với nhân viên Công ty tìm hiểu thêm trang: https: //vi scribd.com/document/7 3663017/CACPHƢƠNG_ THỨC _XUẤT_KHẨU Thứ Thông qua tài liệu Công ty cung cấp Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thứ Tham quan khu kho xuất hàng Thứ Thực dƣới dẫn ngƣời hƣớng dẫn Tham quan khu vực đóng gói bao bì Tiếp tục tìm hiểu Xem số giấy tờ (Từ sản xuất 12/03/2018 phẩm Photo tài liệu đến quy trình 18/03/2018) bán hàng Thứ Thực dƣới dẫn ngƣời hƣớng dẫn Thứ Thông qua tài liệu Cơng ty cung cấp Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thứ Thực công việc (Từ mà ngƣời 19/03/2018 hƣớng đến dẫn yêu 25/03/2018) cầu Tìm hiểu quy trình bán hàng Thứ Thông qua trao đổi với nhân viên Công ty Photo tài liệu Thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Thứ Photo tài liệu Thứ Hoàn (Từ thành 26/03/2018 báo cáo đến Gửi báo cáo thực thực tập 01/03/2018) tập đến Công ty Thứ thứ Làm theo ngƣời hƣớng dẫn yêu cầu Thứ Giáo viên hƣớng dẫn Long Xuyên, ngày 09 tháng 04 năm 2018 Giảng viên hƣớng dẫn Sinh viên thực tập 3.2 Môi trƣờng làm việc đội ngũ nhân viên kinh doanh xuất 3.2.1 Cơ cấu phòng kinh doanh PHÕNG KINH DOANH PKD NỘI ĐỊA TRƢỞNG PHÕNG KD PHÓ PHÕNG KD TRƢỞNG PHÕNG KD PKD QUỐC TẾ PKD TT TRUNG QUỐC PHÓ PHÕNG KD PKD TT QUỐC TẾ TRƢỞNG PHÕNG KD NHÂN VIÊN KD PHÓ PHÕNG KD NHÂN VIÊN KD Hình 3: Sơ đồ cấu phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á - Nhiệm vụ Trƣởng Phòng Kinh Doanh: + Lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực báo cáo kết hoạt động kinh doanh + Đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh + Quản lý, điều hành phân phối công việc cho nhân viên + Thực nhiệm vụ mà Giám đốc Công ty phân cơng - Nhiệm vụ Phó Phịng Kinh Doanh: + Thực nhiệm vụ mà Trƣởng phòng kinh doanh Giám đốc Cơng ty phân cơng + Tìm kiếm, thu hút nhà đầu tƣ nƣớc + Hỗ trợ cơng việc với Trƣởng phịng kinh doanh - Nhiệm vụ Nhân Viên Kinh Doanh: + Tìm kiếm khách hàng tiềm 14 + Liên hệ, tƣ vấn giới thiệu sản phẩm với khách hàng + Thuyết phục, đàm phán chốt đơn hàng + Lập kế hoạch kinh doanh hàng tuần, tháng, quý…, + Báo cáo doanh số, kết kinh doanh + Thuyết phục khách hàng mua hàng, chốt hàng lập hợp đồng kinh doanh 3.2.2 Hoạt động nhân viên kinh doanh xuất Quy trình bán hàng xuất B1: Chuẩn bị thơng tin SP B2: Tìm kiếm khách hàng tiềm B3: Tiếp cận khách hàng B4: Giới thiệu SP, DV B5: Báo giá, thuyết phục khách hàng mua SP B6: Chốt đơn hàng/ hợp đồng B7: Lập HĐBH chuyển hàng B8: Thanh tốn Hình 4: Quy trình bán hàng xuất Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á Bước 1: Chuẩn bị thông tin sản phẩm Đây bƣớc quy trình bán hàng bƣớc quan trọng nhất, yếu tố đảm bảo cho việc bán hàng đạt hiệu Trong bƣớc này, nhân 15 viên bán hàng cần có chuẩn bị kỹ thơng tin sản phẩm, dịch vụ, ƣu nhƣợc điểm sản phẩm, đặc biệt đặc điểm đem lại lợi ích lớn cho khách hàng Nhân viên bán hàng phải tinh thần phục vụ cho khách hàng, đảm bảo thơng tin mà khách hàng hỏi để chuẩn bị cung cấp Trong trƣờng hợp gặp khách hàng trực tiếp, nhân viên cần mặc trang phục lịch sự, chuyên nghiệp phải giữ vững tin thần tự tin Vì đối tƣợng khách hàng mà nhân viên tiếp xúc chủ yếu khách hàng quốc tế, việc tìm hiểu văn hóa nƣớc bạn điều quan trọng, góp phần cho nói chuyện diễn thuận lợi Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm Sau chuẩn bị đầy đủ thơng tin bƣớc tìm kiếm khách hàng tiềm Muốn thực bƣớc hiệu cần xác định rõ thị trƣờng khách hàng mà ta tiến tới, sau tìm kiếm thơng tin khách hàng thơng qua website, kiện,… Bước 3: Tiếp cận khách hàng Đây bƣớc quan trọng thể chuyên nghiệp nhƣ thái độ nhân viên công việc, nhân viên cần giữ vững tự tin, chủ động tìm kiếm thơng tin khách hàng chuẩn bị tiếp cận, khách hàng nƣớc ngồi nên thơng tin tìm hiểu chủ yếu múi hoạt động đối tác để tìm thời điểm giao thiệp hợp lý, ngôn ngữ đƣợc sử dụng chủ yếu họ, vài thói quen giao tiếp để tránh nhầm lẫn khơng đáng có tạo đƣợc thoải mái cho khách hàng Khơng ngừng tìm hiểu họ cần tự hỏi liệu sản phẩm Cơng ty đáp ứng đƣợc điều cho họ khơng, việc tiếp cận thƣờng thực cách gửi thƣ chào hàng, gọi điện thoại trực tiếp tới quốc gia có múi tƣơng đồng với Cơng ty, quốc gia có Cơng ty chi nhánh hoạt động Việt Nam ta tùy vào tình mà liên hệ gặp trực tiếp ngƣời đại diện để bàn bạc Phải nhớ “một nhân viên bán hàng thành công họ bán hàng dựa nhu cầu khách hàng”, trả lời đƣợc lý khách hàng nên sử dụng sản phẩm Công ty lúc việc tiếp cận đạt đƣợc hiệu 16 Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ Do khách hàng chủ yếu tiếp xúc khách nƣớc ngồi, điều địi hỏi nhân viên phải có vốn ngoại ngữ có phong thái tự tin, lịch giao tiếp với khách hàng quốc tế Nhân viên bán hàng cần lƣu ý q trình giới thiệu này, cần phải ln ln đứng góc độ lợi ích khách hàng mà thuyết phục Việc đặt trọng tâm cho nói chuyện giúp cho trình trao đổi thuận lợi, thuyết phục diễn trôi chảy Đảm bảo thông tin sản phẩm mà nhân viên cung cấp cho khách hàng xác, tránh trƣờng hợp cung cấp thơng tin sai lệch khiến cho khách hàng nghi ngờ lập luận trƣớc ta Bước 5: Báo giá, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm Nếu nói chuyện gần nhƣ thành cơng nhân viên báo giá cho khách hàng, nên hỏi trƣớc họ cần lúc để đảm bảo báo giá thời điểm Khi báo giá cần nhấn mạnh vào nhu cầu khách hàng, ƣu việt sử dụng sản phẩm Công ty việc mà khách hàng thƣờng quan tâm có hƣởng ứng tích cực, tránh trƣờng hợp báo sai giá gửi giá sai thời điểm Bước 6: Chốt đơn hàng/ hợp đồng Lúc khách hàng đồng ý với việc nhập hàng sản phẩm Công ty, nhân viên kinh doanh chốt lại định số lƣợng sản phẩm, loại sản phẩm, phƣơng thức giao hàng, giá bán, thời gian phƣơng thức toán,… định thống bên đƣợc đảm bảo ghi rõ hợp đồng đƣợc ký trực tiếp, gửi mail fax vào thời điểm tùy theo khách hàng yêu cầu Bước 7: Lập HĐBH chuyển hàng Trong trình lập hợp đồng bán hàng cần lƣu ý phƣơng thức toán, thời gian giao nhận hàng, … điều khoản mà bên đề cập thảo luận bƣớc chốt đơn hàng/ hợp đồng Đảm bảo thơng tin ghi hợp đồng xác phù hợp Các giấy tờ lại cần phải đƣợc hồn thành để phục vụ cho q trình chuyển hàng nhƣ Invoice, Packing list, C/O,… nhân viên phận chứng từ giải Bước 8: Thanh toán Thông thƣờng Công ty hay sử dụng phƣơng thức tốn L/C đảm bảo lợi ích đƣợc tốn ngƣời bán Cơng ty xuất mặt hàng dầu 17 ăn Ranee sang thị trƣờng quốc tế nên việc mở L/C ngƣời mua làm, phận chứng từ Công ty đảm bảo làm đầy đủ xác chứng từ giao cho ngân hàng thông báo để chuyển chứng từ toán cho ngân hàng phục vụ ngƣời mua Sau ngân hàng ngƣời mua chấp nhận chứng từ chuyển tiền sang cho ngân hàng ngƣời bán ngân hàng ngƣời bán trả tiền cho ngƣời bán 3.2.3 Quy trình tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân viên bán hàng Tuyển dụng: Trong phận bán hàng Cơng ty đƣợc chia phịng nội địa nƣớc ngồi - Phịng kinh doanh khu vực nội địa u cầu: + Có đại học quy chuyên ngành kinh tế + Có kinh nghiệm bán hàng + Có khả thu thập thơng tin, đánh giá, phân tích thị trƣờng + Khơng có tiền án vi phạm pháp luật - Phòng kinh doanh xuất có u cầu: + Có đại học quy chuyên ngành kinh tế + Có kinh nghiệm bán hàng + Có khả thu thập thơng tin, đánh giá, phân tích thị trƣờng + Khơng có tiền án vi phạm pháp luật + Thành thạo ngoại ngữ (tiếng Hoa tiếng Anh) - Ƣu tiên cho ứng viên tốt nghiệp có kinh nghiệm làm việc từ đơn vị khác, thông thạo ngoại ngữ tốt nghiệp từ ĐH Kinh Tế, ĐH Cần Thơ,… Đào tạo Hình thức đào tạo Công ty dành cho nhân viên nhân viên tự nghiên cứu tài liệu mà Công ty cung cấp, làm luận sản phẩm tiếng Việt, Hoa, Anh, tùy vào phận mà nhân viên bán hàng công tác Thời gian thử việc khoảng tháng có buổi kiểm tra dành cho nhân viên để đảm bảo nhân viên hiểu sản phẩm xác định liệu nhân viên làm việc thức chƣa Chế độ đãi ngộ Trong trình thử việc tháng nhân viên nhận đƣợc lƣơng thử 18 việc sách y tế dành cho nhân viên thức Sau thời gian thử việc tháng có kiểm tra dành cho nhân viên nhân viên thông qua trở thành nhân viên thức Nhân viên thức thƣờng có mức lƣơng bình qn từ triệu/tháng đến 12 triệu/tháng, tiền thƣởng vào dịp lễ, tết, đƣợc hƣởng đầy đủ sách nhƣ: Chính sách thất nghiệp, bảo hiểm y tế bảo hiểm xã hội Ngồi nhân viên cịn đƣợc trợ cấp thêm tiền phà tiền thuê nhà trọ 150.000đồng/ tháng, có khu nhà trọ đầy đủ tiện nghi gần chỗ công tác Công ty cung cấp cho nhân viên xa Khơng thế, Cơng ty cịn có sách tặng quà tiền vật cho nhân viên tình nhƣ: Đang chế độ thai sản, bệnh, nhà có hỷ hay tang sự,… 3.2.4 Môi trƣờng làm việc nội nhân viên kinh doanh xuất Chế độ làm việc Thời gian làm việc: Một tuần làm từ thứ tới thứ 7, 30 phút tới 16 30 phút, có nghỉ trƣa để ăn cơm từ 11 tới 13 Riêng thứ làm từ sáng 30 phút tới 15 Khi nghỉ đột xuất, nhân viên cần phải gửi thƣ xin phép cho phận nhân sự, trƣờng hợp nhà có thân nhân bị bệnh, nhà có ngƣời lập gia đình tùy theo sách Cơng ty mà nhân viên đƣợc nghỉ, tặng vòng hoa gửi phong bì hỗ trợ Cơng ty có quy định rõ ràng tác phong làm việc cho nhân viên, nhân viên làm việc phải mặc áo có in logo Công ty mang bảng tên Công ty cung cấp Mỗi nhân viên đƣợc cung cấp vị trí làm việc sẽ, thống mát, tài liệu phục vụ cho cơng tác, phịng có máy in, điện thoại bàn dùng nhân viên sử dụng cá nhân phải tự trang bị cho thân máy tính xách tay để sử dụng công việc tạo thuận tiện di chuyển bảo mật thông tin cá nhân Mỗi nhân viên cần có tinh thần chủ động việc bảo vệ tài sản cá nhân tài sản Công ty, giữ vệ sinh khu vực làm việc ngày, tắt đèn về, xếp tài liệu gọn gàng, không đƣợc tự ý di chuyển, thay đổi vị trí bàn ghế phịng làm việc khơng có lệnh B.TGĐ ngƣời đƣợc ủy quyền Ngồi Cơng ty tiến hành tổng vệ sinh chiều thứ tuần, bao gồm công việc cụ thể nhƣ: Tắt máy tính thiết bị điện, dọn dẹp tài liệu bàn, khóa tủ bàn làm việc, lau dọn phòng làm việc, đổ rác vào 19 thùng, vệ sinh điện thoại, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ vật dụng khác phục vụ cho công việc ngày Thời gian thực từ 15 30 phút đến 16 Văn hóa giao tiếp ứng xử nội B.TGĐ có thái độ, hành vi ứng xử chuẩn mực cơng việc, tận tình, chu đáo, tạo điều kiện thuận lợi để giải hiệu công việc Đối với cấp quản lý, lãnh đạo: Phải thể tơn trọng, có thái độ, hành vi ứng xử, phát ngơn mực, giữ gìn hình ảnh, uy tín lãnh đạo Cơng ty Đối với đồng nghiệp: + Giao tiếp nhã nhặn, mực, đoàn kết, hợp tác hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ + Nghiêm cấm hành vi, lời nói gây chia rẽ, bè phái, kích động làm đồn kết nội bộ, uy tín xúc phạm đến đồng nghiệp Đối với đối tác, khách hàng: + Khi giao tiếp với khách hàng phải tôn trọng, lịch sự, lắng nghe ý kiến trình bày, phản ánh, đóng góp đáp ứng u cầu đáng đối tác, khách hàng + Nghiêm cấm việc gợi ý, đòi hỏi “hoa hồng”, nhận tiền, quà lợi ích khác từ đối tác, khách hàng có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty 20 CHƢƠNG CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO Trong q trình tuần thực tập Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á, sinh viên thực tập nhận đƣợc giúp đỡ, dẫn tận tình từ cán hƣớng dẫn, ban lãnh đạo, nhân viên Công ty đƣợc giao công việc thể bảng sau: Bảng 2: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao STT Công việc đƣợc giao Ghi Tìm hiểu thơng tin Thơng tin cấu tổ chức pháp lý Công Công ty ty, cấu nhân sự, quy chế làm việc,… Tìm hiểu thơng tin sản Tìm hiểu chủng loại sản phẩm Công ty, phẩm chức lợi sản phẩm so với sản phẩm dầu ăn thị trƣờng, quy trình tạo sản phẩm, quy trình đóng gói, bao bì sản phẩm, hình thức lƣu trữ sản phẩm, cơng nghệ - kỹ thuật Tìm hiểu nhiệm vụ Tìm hiểu cách bố trí nhân sự, sơ đồ phòng kinh hoạt động nhân viên doanh, sơ đồ cơng việc, quy trình bán hàng kinh doanh Tìm hiểu mơi trƣờng Tìm hiểu sách lao động, văn hóa ứng làm việc sách xử Cơng ty, sách vệ sinh, an tồn, dành cho nhân viên sách bảo mật thơng tin Tìm hiểu quy trình Tìm hiểu thơng tin phƣơng thức xuất khẩu, tốn quốc tế điều kiện giao hàng, toán giấy tờ liên quan Xem số giấy tờ xuất Photo tài liệu Tùy theo yêu cầu ngƣời hƣớng dẫn nhân viên phòng kinh doanh việc cung cấp tài liệu chứng từ mà thực thao tác với máy in, máy photo 21 CHƢƠNG PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Trong suốt q trình thực tập, để thực công việc đƣợc ngƣời hƣớng dẫn giao cho góp phần hồn thiện báo cáo thực tập, địi hỏi sinh viên phải có tinh thần tự giác việc tìm hiểu thơng tin Cơng ty sản phẩm,…Đây q trình lâu dài địi hỏi kỹ đƣợc học trƣờng kinh nghiệm trình tiếp xúc trao đổi với nhân viên Công ty phải đƣợc thực cách nhuần nhuyễn Để thực công việc đƣợc giao cách hiệu quả, sinh viên thực tập sử dụng phƣơng pháp thể qua bảng sau: Bảng 3: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc phân công STT Công việc đƣợc phân công Phƣơng pháp thực Ghi Nghiên cứu tài - Nghiên cứu tài liệu Công ty cung liệu cấp, xem tài liệu qua trang web Học thuộc lòng ranee.com.vn - Học thuộc lịng thơng tin sản phẩm để tự tin đàm phán khách hàng Ghi chép Quan sát - Ghi chép, quan sát kiểu dáng, màu Lắng nghe sắc, bao bì,…của sản phẩm Tìm hiểu nắm bắt thông Dùng thử sản - Lắng nghe lời nhận xét khách hàng tin sản phẩm sử dụng sản phẩm thông qua trang web phẩm facebook, tiến hành dùng thử sản Công ty phẩm để hiểu rõ thêm chất lƣợng sản phẩm Nghiên cứu tài - Lắng nghe nhân viên Công ty liệu đọc, nghiên cứu tài liệu quy định, Tìm hiểu thơng sơ đồ cấu tổ chức, chức phịng Lắng nghe tin Cơng ty ban,… 22 Nghiên cứu tài - Tự tìm hiểu thơng qua trang web liệu mạng quy trình bán hàng nhƣ bravo.com.vn Lắng nghe Tìm hiểu thơng - Xem xét quy trình Cơng ty thơng qua tài liệu Cơng ty, tìm hiểu Tìm hiểu qua internet cấu phòng kinh doanh, bổ sung kiến thức nhiệm vụ thông qua việc lắng nghe nhân viên hoạt động phòng kinh doanh, tìm hiểu thứ tự nhân viên kinh bƣớc, cách thực vai trò doanh quan trọng quy trình bán hàng Xem chứng từ Tìm hiểu quy trình tốn quốc tế chứng từ liên quan - Tự nghiên cứu, ôn lại kiến thức quy Tự nghiên cứu trình tốn quốc tế thơng qua trang web mạng để dễ dàng Xem tài liệu nghiên cứu tài liệu Công ty cung cấp, Hỏi ngƣời xem chứng từ nhƣ C/O, B/L,…và hỏi ngƣời hƣớng dẫn có thắc mắc hƣớng dẫn Quan sát Lắng nghe Hỏi nhân viên Thực hành Ghi chép Photo tài liệu - Quan sát cách nhân viên thao tác với máy in, máy photo Công ty, cách mặt, mặt Hỏi nhân viên chăm lắng nghe, ghi chép lại thao tác sử dụng, giải tình máy gặp trục trặc nhƣ kẹt giấy, thiếu mực in, cách vệ sinh thiết bị,… - Thực hành thao tác sử dụng thiết bị in ấn cách thực theo yêu cầu nhân viên phòng kinh doanh 23 Xem tài liệu - Thông qua tài liệu Công ty cung cấp, quan sát lắng nghe nhân viên khác Cơng ty để có hiểu rõ nhiệm vụ nhƣ ƣu đãi mà Công ty dành cho nhân viên, môi trƣờng làm việc, thiết bị phục vụ cho công tác, sách an tồn, vệ sinh khu vực làm việc,… Tìm hiểu Quan sát mơi trƣờng làm Lắng nghe việc sách dành cho nhân viên 24 CHƢƠNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Kỹ truyền thơng: Thơng qua q trình thực tập, từ việc tiếp xúc, khai thác thông tin thông qua trao đổi trực tiếp với nhân viên Công ty, nhƣ học cách để truyền đạt đến khách hàng cách rõ ràng chất lƣợng sản phẩm, giúp khách hàng hiểu rõ nắm đầy đủ thơng tin kiến thức mơn kỹ truyền thông quan trọng nhƣ: + Cách thức truyền thông trực tiếp + Cách thức truyền thông gián tiếp + Cách lập kế hoạch truyền thông + Kỹ nói trƣớc cơng chúng Tiếng anh chun ngành: Là nhân viên kinh doanh xuất việc nắm bắt ngơn ngữ nƣớc ngồi điều kiện để trở thành nhân viên kinh doanh giỏi, kỹ tiếng anh mà nhân viên kinh doanh cần phải có là: Nghe, nói, viết, đọc Phƣơng pháp nghiên cứu khoa học: Để góp phần làm cho báo cáo thực tập đƣợc hoàn thiện tốt mơn học phƣơng pháp nghiên cứu khoa học giúp ích cho sinh viên thực tập nhiều q trình tìm hiểu thơng tin thơng qua lý thuyết thực tiễn nhƣ: + Phƣơng pháp thu thập thông tin: Sinh viên tiến hành thu thập thông tin để phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp thông qua tài liệu Công ty cung cấp, thông tin trang web chủ Cơng ty (rainee.com.vn) sinh viên lấy đƣợc thông tin nhiều cách hỏi trực tiếp anh, chị nhân viên quan sát trình họ làm việc Công ty Quản trị nhân sự: Thơng qua q trình quan sát học hỏi ngƣời quản lý phân phối công việc cho nhân viên phịng kinh doanh xuất khẩu, sinh viên đƣợc ơn lại kiến thức nhƣ: + Dựa ƣu kinh nghiệm kiến thức nhân viên mà có phân cơng cơng việc cho phù hợp + Theo dõi, kiểm tra hoạt động công tác nhân viên, giúp đỡ có sai sót 25 + Luôn tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết tài năng, tạo điều kiện cho cá nhân phát triển + Chính sách làm việc nghỉ ngơi cho nhân viên phù hợp, tạo điều kiện giải trí góp phần giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng, có động lực làm việc Tin học đại cƣơng: Rèn luyện lại thao tác sử dụng Word Excel Marketing quốc tế: Một chƣơng trình marketing thu hút thực tế giúp ích cho q trình nhân viên kinh doanh đàm phán với khách hàng diễn thuận lợi + Cần chƣơng trình marketing gây đƣợc sức hút ý vào sản phẩm Cơng ty + Tìm hiểu thơng tin thị trƣờng giới, đối tác tiềm + Phân tích nhu cầu thị trƣờng mà Cơng ty muốn hƣớng tới 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc Trong trình làm việc, để phục vụ cho công tác đạt hiệu cao nhờ vào kiến thức chuyên môn mà thân sinh viên đƣợc dạy trƣờng mà phần lớn nhờ vào kỹ mềm mà cá nhân tự học đƣợc Thông qua khoảng thời gian thực tập Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á, tiếp xúc với anh, chị nhân viên Công ty giúp cho sinh viên học hỏi thêm đƣợc nhiều kỹ mới, nhƣ cải thiện kỹ vốn có, để trở nên ngày tốt nhƣ: + Kỹ giao tiếp: Đây kỹ nhƣng quan trọng không kém, đặc biệt nhân viên kinh doanh ngơn ngữ thứ vũ khí sắt bén Nó giúp cho đàm phán diễn thành cơng khiến cho ta đối tác tiềm Khi giao tiếp, cần giữ vững phong thái tự tin, lời nói rõ ràng, mạch lạc, thái độ khiêm nhƣờng, lịch sự,…chỉ thực đƣợc điều trình làm việc nhƣ sinh hoạt diễn dễ dàng + Kỹ làm việc nhóm: Làm việc mơi trƣờng cộng đồng, tiếp xúc nhiều cá nhân với thói quen, lối sống sinh hoạt khác nhau, khó tránh khỏi giây phút va chạm Mỗi nhân viên cần có lối cƣ xử mực, lịch phải phép, tránh xung đột để giữ vững mối quan hệ với phịng ban, tạo thuận lợi cho cơng việc + Kỹ làm việc cá nhân: Mỗi cá nhân cần tự ý thức cho thân tinh 26 thần tự giác làm việc, thể kiến thức lực cá nhân, tránh lệ thuộc, bị động,… nhứng yếu tố khiến cho lực thân bị hạn chế + Kỹ thuyết trình: Giữ vững tinh thần tự tin, thoải mái thể thân cách chuyên nghiệp, trình bày rõ ràng ý kiến thân đến cấp cách đầy đủ, có trọng tâm + Kỹ học tự học: Thơng qua q trình học việc để trở thành nhân viên kinh doanh giỏi, thân nhân viên phải có tinh thần khơng ngừng học hỏi kiến thức, nâng cao kỹ khả ngoại ngữ + Kỹ tổ chức công việc hiệu quả: Trong môi trƣờng làm việc bận rộn để tránh khỏi sai lầm bỏ sót hay nhầm lẫn thơng tin, ta cần tự xây dựng cho thân thời khóa biểu, kế hoạch hoạt động làm theo nó, việc giúp cho cơng việc đƣợc thực hiệu logic + Kỹ lắng nghe: Mỗi ý kiến ngƣời trƣớc giống nhƣ trang sách, đúc kết thơng qua q trình trải nghiệm, thực tế gần gũi công việc mà ta tiếp xúc, sinh viên trƣờng, kiến thức mà ta đƣợc thầy cô dạy dỗ khó tránh khỏi sai sót q trình làm việc thiếu kinh nghiệm thực tế Chính lý mà kỹ lắng nghe trở nên quan trọng song thực đƣợc lý cá nhân mà không nhận việc giúp cho thân học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy Thơng qua khoảng thời gian thực tập, sinh viên đút kết đƣợc kinh nghiệm thực tiễn chủ yếu trình giao tiếp nhân viên Cơng ty, phải có thái độ khiêm nhƣờng, cố gắng học hỏi từ cựu nhân viên, tránh việc lƣời biếng, ỷ lại chủ quan q trình cơng tác Hiểu đƣợc nhân viên Công ty có trách nhiệm nhƣ giới hạn tùy thuộc vào chun ngành học cơng việc đƣợc giao, để đảm bảo công việc đạt hiệu quả, tránh việc lặp lại, dƣ thừa Ngồi ra, việc tự học cịn tiền đề để cá nhân tự phát triển.Quá trình cần đƣợc thực cách có kế hoạch nên tiếp xúc định cống hiến lực mình, sinh viên cần lập cho thời khóa biểu cụ thể, xác định mục tiêu làm việc Công ty góp phần làm phát triển kỹ tƣ có hệ thống, làm việc có thứ tự giúp loại bỏ sai sót 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nhật Thƣơng Ngày 19.12.2016 Truy cập từ: https://diaoc.nld.com.vn/tieudung/dau-an-tu-mo-ca-thay-doi-tam-voc-viet-20161219180633669.htm (Truy cập ngày 15.03.2018) Không tác giả, Không ngày tháng Truy cập http://www.dankinhte.vn/chuc-nang-nhiem-vu-cua-cac-phong-ban/ (Truy cập ngày 20.03.2018) từ: Không tác giả, Không ngày tháng Truy cập từ: https://dangkydoanhnghiepmoi.com/tu-van/ban-kiem-soat-cong-ty-la-givai-tro-va-chuc-nang-cua-ban-kiem-soat(Truy cập ngày 20.03.2018) 28 ...TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NGỌC... Hình 3: Sơ đồ cấu phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á 14 Hình 4: Quy trình bán hàng xuất Cơng Ty Cổ Phần Dầu Cá Châu Á 15 i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết... 2018 Giảng viên hƣớng dẫn Sinh viên thực tập CHƢƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á 2.1 Thông tin chung - Tên: Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á (Công ty thành viên Tập đoàn Sao Mai An Giang)